Tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu tại xưởng In NXB văn hoá dân tộc

Tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu tại xưởng In NXB văn hoá dân tộc

Lời mở đầu

Sản xuất kinh doanh đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển về kinh tế của một xã hội Bất kỳ xã hội nào muốn tồn tại và phát triển đều phải sản xuất kinh doanh Sản xuất vật chất là quá trình con ngời sử dụng công cụ lao động, để tác động vào các vật thể dạng vật chất của tự nhiên tạo ra hàng hoá cho con ngời sử dụng, đáp ứng nhu cầu đòi hỏi khách quan của con ngời muốn tồn tại duy trì sự sống.

Muốn đạt đợc mục tiêu các doanh nghiệp phải tổ chức quản trị tốt để tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm Hạch toán kế toán là công cụ quản lý kinh tế tài chính, đảm nhiệm việc cung cấp thông tin kinh tế đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Nó phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác sự tham gia của ba yếu tố cơ bản: Đối tợng lao động, t liệu lao động và sức lao động Hạch toán chi phí sản xuất là bộ phận rất quan trọng trong toàn bộ công tác hạch toán ,trong đó việc hạch toán vật liệu đòi hỏi phải chính xác, khoa học, có phơng pháp hợp lý để vật liệu đợc sử dụng một cách triệt để, có hiệu quả, đem lại lợi ích cao nhất Đồng thời phản ánh cho ngời quản lý những ý kiến, phơng pháp tốt nhất để giảm đợc chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Vì vậy việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu có ý nghĩa và tầm quan trọng rất lớn trong công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu Cho nên qua thời gian nghiên cứu công tác hạch toán tại công ty TNHH Bảo Yến, em đã chọn cho mình đề tài: Hạch toán kế toán vật liệu tại Công ty TNHH Bảo Yến làm đề tài cho báo cáo tốt nghiệp của mình.

Néi dung b¸o c¸o gåm ba ch¬ng

vËt liÖu t¹i C«ng ty TNHH B¶o YÕn

b.Đặc điểm

Nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào quan trọng nhất của quá trình sản xuất kinh doanh, nó chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm về mặt giá trị Nguyên vật liệu chuyển dịch một lần hoàn toàn vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra.

2- Phân loại nguyên vật liệu

* Phân loại

Nguyên vật liệu đợc sử dụng trong các doanh nghiệp thờng có nhiều loại, có vai trò và công dụng khác nhau Trong quá trình sản xuất kinh doanh chúng thờng biến động tăng giảm liên tục, trớc điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu theo từng loại, từng nhóm, từng danh mục, nhằm thống nhất tên gọi, ký- mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán thì mới tổ chức tốt việc quản lý doanh nghiệp Do đó việc phân loại nguyên vật liệu có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau.

* Theo vai trò công dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất

Cách phân loại này dựa vào vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để sắp xếp nguyên vật liệu theo những nhóm nhất định Theo đặc trng này nguyên vật liệu đợc chia thành các loại khác sau:

- Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu sau quá trình

gia công, chế biến, cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm

- Nguyên vật liệu phụ: Là loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ

trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm, để đảm bảo cho công cụ lao động dợc hoạt động bình thờng, hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho nhu cầu kỹ thuật, quản lý (keo hồ, giẻ lau, xà phòng, dầu nhờn )

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong

quá trình sản xuất kinh doanh nh than, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt

- Phụ tùng thay thế : Là loại vật t dùng để thay thế, sửa chữa

máy móc, thiết bị, phơng tiện vạn tải sản xuất Phụ tùng thay thế do doanh nghiệp bỏ tiền mua để dự trữ.

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và

thiết bị ( Cần lấp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ .) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản

- Phế liệu thu hồi : Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình

sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( Phôi bào, vải vụn, gạch sắt )

- Vật liệu khác : Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ

cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng

Việc phân loại nh trên có u điểm là giúp ngời quản lý thấy rõ vai trò và tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Qua đó đa ra quyết định về quản lý và hạch toán từng loại nhằm nâng cao hiệu quả huy động và sử dụng nguyên vật liệu Tuy nhiên cách phân loại này còn bộc lộ một số nhợc điểm: Nhiều khi rất khó phân loại ở một doanh nghiệp, có lúc nguyên vật liệu chính đợc sử dụng nh nguyên vật liệu phụ.

3 - Vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh

3.1 Vai trò của nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu (đối tợng lao động), là nhân tố cấu thành lớn nhất của thực thể sản phẩm Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành đợc đều đặn, liên tục, phải thờng xuyên đảm bảo cho các loại nguyên vật liệu, năng lợng, đủ về số lợng và đúng về quy cách phẩm chất Đây là một vấn đề bắt buộc, nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm đợc.

3.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản Tình hình nhập - xuất - tồn kho, tính giá thực tế của nguyên vật liệu.

- áp dụng đúng phơng pháp và kỹ thuật hạch toán hàng tồn kho theo đúng chế độ, phơng pháp quy định.

- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu.

- Định kỳ tham gia kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ nhà nớc quy định.

3.3. Nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu

Xuất phát từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu, công dụng hạch toán của nguyên vật liệu mà có những nhiệm vụ sau:

-Ghi chép phản ánh kịp thời số hiện có, tình hình luân chuyển của vật liệu cả về giá trị và hiện vật, tính toán đúng giá trị vốn thực tế xuất kho.

-Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu.

-Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho Cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động và sản xuất kinh doanh.

4- Các phơng pháp tính giá nguyên vật liệu

4.1- Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Phải đợc ghi sổ theo giá thực tế

* Với vật liệu nhập kho do mua ngoài

Giá thực Giá mua Chi phí Số tiền chiết khấu tế vật liệu = (ghi trên + thu - thơng mại, giảm mua ngoài hoá đơn) mua giá hàng mua(nếu có)

* Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.

Giá thực Giá thực tế của Tiền công phải Chi phí vậntế nguyên = vật liệu xuất kho + trả cho ngời + chuyển cả đivật liệu thuê ngoài chế biến nhận chế biến và về (nếu có)

* Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.

Giá thực tế Giá thực tế vật Chi phí trong nguyên vật liệu = liệu xuất kho để + quá trình tự tự chế biến tự chế biến chế biến

* Với vật liệu đợc tài trợ, biếu tặng

Giá thực tế nguyên Giá trị hợp lý Chi phí tiếp vật liệu nhận tài = của vật liệu nhận + nhận vật liệu trợ, biếu tặng tài trợ , biếu tặng (nếu có)

4.2.Đối với nguyên vật liệu xuất kho

Nguyên tắc cơ bản là nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá cả đó Nhng thực tế do nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ và thời gian nhập kho khác nhau cho nên phải áp dụng phơng pháp tính giá trị chung cho nguyên vật liệu tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán Có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán Nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.

* Phơng pháp giá đơn vị bình quân

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ đợc tính theo công thức.

Giá thực tế Số lợng Giá đơn vị vật liệu = vật liệu x bình quân vật xuất dùng xuất dùng liệu xuất kho

Cách 1 : Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ.

Giá thực tế Giá thực tế Giáđơn vật liệu tồn + vật liệu nhập vị bình đầu kỳ trong kỳquân cả =

kỳdự Số lợng Số lợng vật trữ vật liệu tồn + liệu nhập kho đầu kỳ trong kỳ

Cách 2 : Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc

Giá đơn Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ vị bình (hoặc cuối kỳ trớc )

quân =

cuối kỳ Lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ trớc (hoặc cuối kỳ trớc )

Cách 3 : Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập

Giá đơn Giá thực tế vật liệu tồn kho vị bình sau mỗi lần quân sau =

mỗi lần Lợng thực tế vật liệu tồn kho nhập sau mỗi lần nhập

* Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ( FIFO)

Phơng pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất ớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ dùng làm giá để tính thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá tự vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.

Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cố định hoặc có xu ớng giảm

h-* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO)

Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cũng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên.

Phơng pháp nhập sau, xuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát.

* Phơng pháp trực tiếp

Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ tr ờng hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy, phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.

* Phơng pháp giá hạch toán

Theo phơng pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá thực tế vật liệu Giá hạch toán vật Hệ số xuất dùng (trong kỳ = liệu xuất dùng (trong kỳ X giá vật hoặc tồn kho cuối kỳ) hoặc tồn kho cuối kỳ) liệu

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu, chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.

Giá thực tế Giá thực tế

số đầu kỳ trong kỳ giá =

vật Giá hạch toán Giá hạch toán liệu vật liệu tồn + vật liệu nhập đầu trong kỳ

II- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.

1- Chứng từ : Vừa là phơng tiện chứng minh tính hợp của nghiệp vụ

kinh tế, vừa là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó Các chứng từ đợc sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp th-ờng bao gồm:

*Chứng từ nhập :

Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng.Hoá đơn mua hàng (Mẫu số 01 - 3LL)

Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu(Mẫu số 05 - BT) Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT)

Biên bản kiểm kê vật t thừa ( Mẫu số 08 - VT)

*Chứng từ xuất :

Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 - VT)Biên bản kiểm nghiệm vật t thiếu (Mẫu số 08 - VT)

2- Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Nhập kho nguyên vật liệu

* Nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài.

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế mà doanh nghiệp ký kết với nhà cung cấp Khi nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp, lập ban kiểm nghiệm vật t để kiểm tra số lợng, chất lợng, mẫu mã, quy cách của vật t và lập biên bản kiểm nghiệm Trên cơ sở hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm, phòng kế hoạch( phòng vật t) lập thành 03 liên phiếu nhập kho, đặt giấy than viết một lần Sau đó ngời lập phiếu ký và chuyển cho ngời phụ trách hoặc thủ trởng đơn vị ký Ngời giao hàng ký vào phiếu nhập kho, thủ kho căn cứ vào số lợng hàng thực tế nhập kho ghi vào cột thực nhập và ký phiếu nhập kho.

Ba liên phiếu nhập kho đợc luân chuyển nh sau:

Liên 1: Lu lại quyển gốc.

Liên 2: Giao cho ngời nhập kho.

Liên 3: Lu chuyển để ghi kho và sổ kế toán.

Cuối ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày, thủ kho tập hợp phiếu nhập kho chuyển cho bộ phận kế toán, (kế toán nguyên vật liệu) ghi đơn giá và ghi số kế toán (số chi tiết nguyên vật liệu) Sau đó kế toán bảo quản và lu giữ phiếu nhập kho:

* Nhập kho nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến trên cơ sở chứng từ giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến vật liệu, phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho Ngời nhập mang phiếu nhập kho xuống kho giao hàng, thủ kho làm thủ tục nhập kho, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho, vào thủ kho Sau đó chuyển cho phòng kế toán.

Xuất kho nguyên vật liệu.

Căn cứ vào nhu cầu vật t, ngời có nhu cầu xin lệnh xuất vật t, phòng kế hoạch (phòng vật t) lập 02 liên (đặt giấy than viết một lần) phiếu xuất kho vật t, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho theo hạn mức Sau khi ngời lập phiếu ký, chuyển cho kế toán tr-ởng và thủ trởng đơn vị (hoặc ngời đợc uỷ quyền) ký duyệt Thủ kho căn cứ vào lợng tồn kho để xuất kho đồng thời ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho và ký vào chứng từ Ngời nhận hàng ký vào phiếu xuất kho.

Hai liên phiếu xuất kho đợc luân chuyển nh sau: Liên 1: Lu tại gốc.

Liên 2: Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho chuyển cho bộ phận kế toán nguyên vật liệu để ghi giá và ghi số kế toán (chi tiết và tổng hợp).

Các ph ơng pháp hạch toán

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc phản ánh cả về giá trị, số lợng, chất lợng của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu theo từng kho và từng ngời phụ trách vật chất Trong thực tế hiện nay có ba phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây:

a- Ph ơng pháp thẻ song song.

* ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất,

tồn kho nguyên vật liệu về mặt số lợng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất, tính ra số tiền kho Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm vật t Cuối tháng, thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tiền kho về

*ở phòng kế toán : Kế toán vật t mở thẻ kế toán chi tiết vật t cho

từng danh điểm vật t tơng ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, kế toán vật t phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật t và tính ra số tiền Sau đó, lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào thẻ kế toán chi tiết vật t có liên quan Cuối tháng, tiến hành cộng thử và đối chiếu với thẻ kho Để đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về giá trị của từng loại vật t Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.

Sơ đồ1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp Thẻ song song

Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập Thẻ xuất ,tồn kho vật t hoặc

Thẻ kho sổ

Chi tiết Kế toán Vật t tổng hợp Phiếu xuất kho

Ghi chú : Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

- Ưu điểm : Đơn giản dễ ghi chép, dễ kiểm tra,dễ đối chiếu

- Nhợc điểm: Ghi chép trùng lập

- Phạm vi áp dụng: Phơng pháp thẻ song song chỉ thích hợp với các doanh

nghiệp có ít loại vật t.

b) Ph ơng pháp sổ số d

2 * ở kho: Giống phơng pháp trên Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ

kho phải tật hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu qui định Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật t Trớc ngày cuối tháng, kế toán giao sổ số d cho thủ kho đẻ ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.

3 * ở phòng kế toán: Định kỳ sau khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất

nguyên vật liệu của thủ kho chuyển đến Kế toán tiến hành kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (Giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn vật t Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ,

Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật t Số d này đợc dùng để đối chiếu với cột “ số tiền” trên sổ số d (Số liệu trên sổ số d do kế toán vật t tính bằng cách lấy số lợng tồn kho x giá hạch toán)

Sơ đồ2 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp Sổ số d

Phiếu giao nhận Chứng từ nhập chứng từ gốc Sổ số d

Bảng luỹ kế nhập Thẻ kho xuất, tồn kho VNL Kế toán tổng hợp

Chứng từ xuất Phiếu giao nhận Chứng từ xuất Ghi chú : Ghi hàng tháng

Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

-Ưu điểm: Để theo dõi cả về số lợng và giá trị.-Nhợc điểm: Công việc phải dồn vào cuối tháng.

-Phạm vi áp dụng: Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có

quy mô sản xuất lớn , nhiều chủng loại nguyên vật liệu.

c) Ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

4 * ở kho: Mở thẻ kho (Số chi tiết) giống phơng pháp thẻ song song

ở trên.

* ở phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở sổ đối chiếu luân

chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật t theo từng kho Số này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật t, mỗi thứ chỉ ghi một lần trong sổ Cuối tháng, đối chiếu số lợng vật t trên

số đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.

Sơ đồ3 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp Sổ đối chiếu luân chuyển

Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu

Luân chuyển Kế toán Thẻ kho tổng hợp

Phiếu xuất kho Bảng kê xuấtGhi chú : Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

- Ưu điểm: phơng pháp này đơn giản, dễ hiểu, dễ đối chiếu và kiểm

- Nhợc điểm: Việc ghi chép vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán

chỉ tiêu số lợng

- Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại

nguyên vật liệu phong phú, đa dạng, mật độ nhập, xuất dày đặc

3 - Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc mở các tài khoản tổng hợp ghi số tình hình biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp Hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phơng pháp hạch toán tổng hợp là phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng nh vào quy định của chế độ kế toán hiện hành

a -Khái niệm và tài khoản sử dụng

*Khái niệm: Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo

dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản, phản ánh từng loại

có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn nói chung và nguyên vật liệu nói riêng

* Tài khoản sử dụng:

+ Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.Kết cấu tài khoản:

Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tăng của nguyên vật liệu trong kỳ, giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh thiêú hụt, giảm giá đợc hởng .)

D nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho (đầu hoặc cuối kỳ) Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh giảm của nguyên vật liệu trong kỳ

+) Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đờng

Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá mà doanh nghiệp mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể cả số đang gửi kho ngời bán)

Kết cấu tài khoản :

Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.

Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

D nợ: Giá trị hàng đi đờng (đầu hoặc cuối kỳ)

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh 133,331,111,112

b - Ph ơng pháp hạch toán

b1- Hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

*Sơ đồ4 : Sơ đồ hạch toán kế toán tổng hợp tình hình biến động của

nguyên vật liệu theo phơng pháp “Kê khai thờng xuyên”

( Doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)

T h u ế G TG T đợ c T h u ế G TGT tơn g ứ n g k h ấu t r ừ k h ôn g đợc k h ấu t r ừ G iá t h ự c t ế c ủ a v ật l iệ u , c ôn g c ụ m u a n g oài Ch iế t k h ấu t hơ n g m ại gi ảm gi á h àn g m u a n h ập k h o t r ả lạ i n gời b án

T K41 1 TK 128, 222 Gi á t h ự c t ế c ủ a v ật l iệ u , c ôn g c ụ n h ập k h o d o G iá t h ự c t ế v ật l iệ u , c ôn g c ụ g óp li ê n d oan h , đợ c c ấp n h ận góp v ốn li ê n d oan h , v ốn c ổ p h ẩn l iê n k ế t

T K12 8,2 22 TK 154 G iá t h ự c t ế v ật l iệ u , c ôn g c ụ n h ận lạ i v ốn Gi á t h ự c t ế v ật l iệ u , c ôn g c ụ xu ất k h o đ ể t ự góp l iê n d oan h , li ê n k ế t c h ế b iế n h oặc t h u ê n goà i c h ế b iế n

T K71 1 T K62 1,62 7,6 41,6 42 G iá t h ự c t ế c ủ a v ật l iệ u , c ôn g c ụ đợ c t à i t r ợ , Gi á t h ự c t ế v ật l iệ u , c ôn g c ụ xu ất d ù n g c h o

b iế u t ặn g s ản xu ất k in h d oan h

T K15 4 T K142 ,24 2 TK 627, 641 ,642 Gi á t h ự c t ế c ủ a vậ t li ệ u t ự c h ế h oặc t h u ê Gi á t h ự c t ế c ôn g c ụ Ph ân b ổ d ần c ôn g c ụ n g oài c h ế b iế n n h ập k h o xu ất k h o 2 l ần h a y và o c h i p h í s ản xu ất TK 632 T K338 ( 1) n h iề u lầ n k in h d o an h Xử lý g iá t r ị vậ t li ệ u ,Gi á t h ự c t ế c ủ a v ật l iệ u Gi á t h ự c t ế c ôn g c ụ xu ất k h o t h e o c ôn g c ụ t h ừ a c ôn g c ụ t h ừ a c h ờ xử lý p hơ n g p h áp p h ân b ổ 1 00%

TK 138( 1) T K3 34,1 38( 8) ,632 TK 412 G iá t h ự c t ế c ủ a Xử lý g iá t r ị v ật l iệ u

Ch ê n h l ệ c h t ăn g d o đ án h g iá l ại v ật v ật l iệ u , c ôn g c ụ c ôn g c ụ t h iế u l iệ u , c ôn g c ụ t h iế u c h ờ xử l ý TK 412 Ch ê n h lệ c h g iảm d o đ án h g iá l ại v ật l iệ u , c ôn g c ụ

b2- Hạch toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Khái niệm và tài khoản sử dụng

*Khái niệm: Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo

dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản không phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của

xác định lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức.

Giá trị vật Giá trị vật Tổng giá trị Giá trị vậtliệu xuất = liệu tồn kho + vật liệu tăng - liệu tồn kho Trong kỳ đầu kỳ thêm trong kỳ cuối kỳ

*Tài khoản sử dụng:

-Tài khoản 611- “Mua nguyên vật liệu” (Tiểu khoản 611.1- mua nguyên vật liệu): Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua)

Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.

Bên có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ, đồng thời phản ánh các khoản giảm giá đợc hởng hay trả lại cho ngời bán.

Tài khoản này không có số d cuối kỳ -Tài khoản: 152: Nguyên vật liệu -Tài khoản: 151: Hàng mua đi đờng

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nh : 133, 331, 111,112 Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.

*Sơ đồ5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp

“Kiểm kê định kỳ”

TK151 TK611 TK515 TK11, 112, 331 Kết chuyển giá thực tế của vật liệu, công Chiết khấu thanh toán

cụ đang đi đờng nhập kho đợc hởng TK133

TK152, 153 Thuế GTGT không Kết chuyển giá thực tế của vật đợc khấu trừ

liệu, công cụ tồn kho đầu kỳ Chiết khấu thơng mại giảm giá

TK111, 112, 311, 331 TK621, 627, 641, 642 Giá thực tế của vật liệu, công cụ mua Giá thực tế của vật liệu đẫ sử dụng

vào trong kỳ trong kỳ do sản xuất kinh doanh TK133

Thuế GTGT đẫ

đợc khấu trừ TK142, 242 TK627, 641, 642 TK411, 711 Giá thực tế của công Phân bổ dần giá Giá thực tế vật liệu, công cụ đợc cấp cụ đã sử dụng trong kỳ trị công cụ, dụng nhận, góp liên doanh, đợc tài trợ, (giá trị lớn) cụ

biếu tặng Giá trị thực tế của công cụ đã sử dụng trong kỳ (Giá trị nhỏ)

TK liên quan khác Tk151, 152, 153 Giá thực tế vật liệu, công cụ nhập Giá thực tế vật liệu, công cụ đang

từ các nguồn khác đi đờng và tồn kho cuối kỳ

4- Tổ chức Sổ sách kế toán trong hạch toán kế toán nguyên vật liệu

Hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp đ ợc xây dựng để theo dõi tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Nhng trong phạm vi đề tài này, em chỉ xem xét hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức sổ kế toán tổng hợp cho phù hợp với mô hình hoạt động của Công ty mình

* Sơ đồ 6 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức

Nhật ký -

b- Hình thức nhật ký chung.

Chứng từ gốcHoá đơn.

- Phiếu nhập, xuất kho

Báo cáo tài chính

Sổ kế toánChứng từ gốc

Bảng tổng hợpNhập, xuất, tồn

NVLBảng tổng hợp

chi tiết NVL

Nhật ký- Sổ cáiTk 152 (611)

: Ghi hàng ngày.: Ghi cuối kỳ.

: Quan hệ đối chiếu

Theo hình thức này, việc hạch toán nguyên vật liệu đợc thực hiện trên “ sổ NKC”, “ Sổ Cái NVL”, “ Sổ chi tiết NVL”, “Sổ nhật ký chuyên dùng”.

Hình thức ghi sổ này có thuận lợi khi đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc cho việc sử dụng máy tính Tuy nhiên một số nghiệp vụ trừng lặp, do vậy cuối tháng mới ghi vào sổ cái.

* Sơ đồ 7 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung"

: Ghi hàng ngày.: Ghi cuối kỳ.

: Quan hệ đối chiếuGhi chú:

Chứng từ gốc- Hoá đơn.

- Phiếu nhập, xuất kho

Báo cáo tài chính

Sổ kế toánNVL

Bảng tổng hợpNhập, xuất, tồnSổ nhật ký chung

Sổ cáiTk 152 (611)Nhật ký mua

Bảng cân đối Số phát sinh

c- Hình thức chứng từ ghi sổ.

Theo hình thức này, việc hạch toán nguyên vật liệu đợc thực hiện trên các chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản nguyên vật liệu, sổ chi tiết.

Với hình thức này, u điểm là dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu

* Sơ đồ 8 : Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo hình thứcChứng từ ghi sổ

Sổ kế toánNVL

: Ghi hàng ngày.: Ghi cuối kỳ.

: Quan hệ đối chiếuGhi chú:

Chứng từ gốc- Hoá đơn.

- Phiếu nhập, xuất kho

Bảng tổng hợpNhập, xuất, tồn

NVLBảng tổng hợp

chứng từ gốc

Chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký Chứng từ ghi

Báo cáo tài chínhBảng cân đối

Số phát sinhSổ cái Tk 152(611)

NVLChứng từ xuất

- Phiếu xuất

Bảng tổng hợpNhập, xuất,

tồnNVLBảng phân bổ

Số 2 (NVL)

Bảng kê số 4, 5, 6

Bảng kê số 3

Báo cáo tài chínhSổ cáI

Tk 152(611)NKCT số 7Chứng từ nhập

Hoá đơnPhiếu nhập

Sổ chi tiết TK 331

NKCT số

1, 2,3,4

NKCT số 5

Tổ 27 Khu Ga- Thị trấn Văn Điển- Thanh Trì -Hà Nội

Nơi Giao dịch phụ:

Dự án khu đô thị mới Đại Kim- Định Công- Xóm mới- Thôn đại Từ- Xã Đại Kim- Thanh Trì -Hà Nội.

* Các ngành nghề kinh doanh của Công ty gồm :

- Xây dựng các công trình giao thông - Sản xuất vật liệu xây dựng

- Kinh doanh t liệu sản xuất , hàng tiêu dùng.

- Xây dựng dân dụng , xây dựng công nghệ , xây dựng hạ tầng kỹ thuật , trang trí nội ngoại thất

- Lắp đặt hệ thống thông gió và cấp thoát nớc - Xây dựng đờng dây và trạm biến áp dới 35 Kv

- Kinh doanh bất động sản , kinh doanh dịch vụ vệ sinh môi trờng - Sản xuất và kinh doanh nớc sạch , nớc tinh khiết

2 - Quá trình hình hành và phát triển của Công ty

- Ngày 31/10/1995 Công ty đợc cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số : 040605 do trọng tài kinh tế thành phố Hà Nội cấp

- Ngày 31/12/1996 Công ty đợc cấp giấy phép thành lập số: 01063/GP-UB do uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp.

- Từ năm 1996 đến năm 2000 công ty chủ yếu làm các công trình của huyện Thanh Trì nh : Trờng học , Nhà ở…

Từ năm 2000 đến năm 2005, Công ty chủ yếu đầu t vào 2 dự án khu đô thị mới là: Khu Đại Kim - Định Công và khu Dịch Vọng - Cầu Giấy.

- Vốn điều lệ của Công ty là : 3.445.000.000 đồng (Ba tỷ bốn trăm bốn mơi lăm triệu đồng chẵn).

Trong đó : + Vốn điều lệ khi thành lập doanh nghiệp : 630.200.000 đồng

( Năm trăm ba mơi triệu hai trăm ngàn đồng chẵn )

+ Tăng vốn bổ sung vào ngày 16/11/1998 là : 1.915.000.000 đồng ( Một tỷ chín trăm mời lăm triệu đồng chẵn )

Trong đó : + Vốn cố định : 1.815.000.000 đồng ( Một tỷ tám trăm mời năm

đồng triệu đồng chẵn )

+ Vốn lu động : 900.000.000 đồng ( chín trăm trăm triệu đồng chẵn) * Những thành tích mà Công ty đã đạt đợc trong những năm qua:

- 02 bằng khen chính phủ tặng – Do thành tích hoạt động năng động của Doanh nghiệp

- 10 giấy khen cấp thành phố tặng

+Trong đó

- 06 giấy khen về tổ chức công đoàn xuất sắc

- 04 giấy khen về thành tích hoạt động năng động, hiệu quả - 05 giấy khen về cấp ngành ,cấp bộ

3 - Nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động chủ yếu của Công ty

- Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty

Nhiệm vụ phát triển và tăng trởng kinh tế là nhiệm vụ mà Công ty luôn đặt lên hàng đầu Vì vậy công ty đã đặt ra mục tiêu là phải đạt từ 10 – 20% Coi trọng hiệu quả sản xuất kinh doanh phấn đấu đạt tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu từ 1,7 đến 2.7% , cải thiện đời sống của ngời lao động Đầu t có trọng điểm cơ sở vật chất, kỹ thuật, phục vụ xây lắp và sản xuất, bổ sung lực lợng cán bộ kỹ thuật, nhân viên kinh tế trẻ, đào tạo đội ngũ nâng cao năng lực lãnh đạo, năng lực quản lý từ Công ty tới các đơn vị thành viên.

- Mục tiêu hoạt động chủ yếu của Công ty

Nhằm đảm bảo đợc thế mạnh, uy tín của mình, Công ty đã đề ra mục tiêu phấn đấu hết mình để giữ cân đối tài chính, tìm kiếm lợi nhuận, phát huy đợc lợi thế vế nguồn vốn, trí tuệ của các thành viên Coi trọng hiệu quả kinh tế lấy thu bù chi, phấn đấu giảm chi phát để tăng lợi nhuận Hài hoà đợc lợi ích của Công ty đối với ngời lao động, tạo công ăn,việc làm ổn định cho ngời lao động.

Trong 10 năm hoạt động (Từ năm 1995 đến năm 2005 ), Công ty đã đúc rút đợc nhiều kinh nghiệm sau mỗi công trình Chỉ có mốc thời gian là đáng tin cậy nhất cho các doanh nghiệp khi đánh giá về họ

Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh

(Trang sau)

Bảng 2: Bảng cân đối kế toán

(Trang sau)

4- Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất ở Công ty

Giám đốc Công ty

Phó Giám đốc tổ chức

hành chính

Phó Giám đốc KD thư

ong mại

Phòng Hành chính Quản trị Tổ chức

Phòng Kế toán

tài chính

Đội SXVL

XN vận tải 1/5

XN xây lắp số 1

XN xây lắp số 2

* Quyền hạn và trách nhiệm của các phòng ban của công ty.

+ Hội đồng các sáng lập viên : Là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của Công ty

(gồm 2 ngời).

+ Giám đốc : Chủ tịch hội đồng thành viên là ngời có thẩm quyền cao nhất trong Công

ty trớc pháp luật

- Quyền hạn : Có quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng

ngày của công ty Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh kiến nghị phơng án sắp xếp cơ cấu tổ chức của công ty Có quyền ban hành ra các quy chế, quyết định quản lý nội bộ Có quyền tuyển dụng, sa thải và chấm dứt hợp đồng lao động theo yêu cầu của Công ty.

+ Các Phó Giám đốc: Là những ngời giúp việc cho Giám đốc đợc giám đốc giao phụ

trách từng lĩnh vực cụ thể Có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở cấp dới hoàn thành nhiệm vụ đợc giao và báo lại kết quả cho Giám đốc

+ Quyền hạn : Có quyền giải quyết, chỉ đạo, điều hành công việc trong phạm vi, lĩnh

vực mà Giám đốc giao.

+ Các phòng chức năng: Lực lợng cán bộ kỹ thuật công tác tai các phòng ban trong

bộ máy hành chính gồm 15 ngời Trong đó: Kỹ s chuyên ngành: 12 ngời Cử nhân kinh tế : 8 ngời

Trung cấp : 4 ngời

Số lợng các bộ này cất nhắc, lựa chọn từ quá trình lao động tại các xí nghiệp đa lên, thâm niên công tác tại công ty ít nhất từ 2 năm trở lên.

-Phòng Kế toán tài chính: Xây dựng các kế hoạch tài chính, chuẩn bị nguồn vốn,

theo dõi thanh toán, thống kê và kinh doanh vốn nhàn rỗi, kiểm soát chi phí, thanh toán ơng cho công nhân và giám sát hợp đồng

- Phòng tổ chức hành chính- quản trị: thống nhất quản lý và giám sát các hoạt

động quản trị tổ chức, quản trị nhân lực, quản trị đầu t, quản trị hành chính Trách nhiệm đợc giao cụ thể cho từng cá nhân, có trờng hợp kiêm nhiệm theo chức trách.

* Sơ đồ 11: Quy trình công nghệ chung của công ty

Qua sơ đồ trên giúp ta thấy đợc phần nào sự phức tạp trong một công trình khi đợc vào tiến độ thi công song để biết rõ hơn về sự phức tạp ấy thì cần phải chi tiết về một trong các phần hành trong công việc này Tại khu đô thị mới “Đai kim- Định công” Công ty đã trúng thầu và đi vào công việc thi công từng phần Sau đây là sơ đồ chi tiết về phần móng của khu D7- Là khu nhà đợc thiết kế chuyên dành cho ngời nớc ngoài

Chào thầu

Trúng thầuLập dự án chi

Nhập kho NVL CCDCTổ chức quản lý

sản xuất

Thi công phần móngThi công phần

thânThi công phần

hoàn thiện

Phần điện nước

*Sơ đồ 12 : Sơ đồ quy trình công nghệ chi tiết phần móng của khu D7:

ép cọc

đập đầu cọcđào đất

đổ bê tông lót đài

Gia công thép đáy đài móngGhép cốt

pha đài móng

đổ bê tông đài móngđổ bê tông

lót đáy bể nước và phốt

Gia công thép đáy bể nước và phốtGhép cốp

pha đáy bể nước và phốt

đổ bê tông đáy bể nước

và phốtXây bể nước

và phốt

Tách trong bể nước và

phốtđánh bóng bên

trong bể nước và phốt

Giép cốp pha đổ cột cổ đổ bê tông cột cổ móng

đổ bê tông lót đáy giằng

móngGia công

thép giằng móng

Lắp đất móngđổ bê tông giằng móng

II – Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty

1 - Bộ máy kế toán của Công ty

Xuất phát từ đặc điểm về tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và đặc điểm của kế toán, cũngnh để phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý Công ty TNHH Bảo Yến tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán đ-ợc thực hiện trọn vẹn tại Phòng kế toán tài chính, từ việc phân loại chứng từ đến việc tổng hợp và báo cáo tài chính, từ hạch toán chi tiết đến tổng hợp Các phân xởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng Chính nhờ sự tập chung của công tác kế toán mà công ty nắm bắt đợc toàn bộ thông tin để từ đó kiểm tra đánh giá, chỉ đạo thống nhất của Kế toán tr-ởng cũng nh sự chỉ đạo của ban lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh.

* Phòng kế toán của công ty gồm 5 ngời với chức năng và nhiệm vụ sau:

Kế toán trởng : Đồng thời là kế toán tổng hợp, kế toán tập hợp chi phí sản xuất

và giá thành Là ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán của toàn công ty Đồng thời là kiểm toán viên kinh tế của nhà nớc trong đơn vị.

- Phân tích đánh giá các nhân tố ảnh hởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp đầy đủ số liệu, thông tin kinh tế cho ban Giám đốc để tìm biện pháp giải quết và đề ra các quết định đúng đắn hợp lý nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao trong sản xuất kinh doanh của đơn vị.

- Căn cứ vào các số liệu mà kế toán nguyên vật liệu, tiền lơng - cung cấp để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Ngoài ra còn căn cứ vào các chứng từ do kế toán phần hành cung cấp để ghi chép vào sổ sách kế toán, kiểm tra các sổ một cách chi tiết sau đó lên bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ cách lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.

Kế toán kho thành phẩm tiêu thụ : Theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, tính ra

kết quả tiêu thụ sau mỗi kỳ kinh doanh

Kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ : Thờng xuyên theo dõi tình hình nhập - xuất -

tồn kho nguyên vật liệu, chi tiết từng lần nhập, xuất và đối tợng sử dụng

Kế toán vốn bằng tiền và kế toán thanh toán : Theo dõi tình hình thu chi và tồn

quỹ tiền mặt, các khoản giao dịch bằng tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngắn hạn, dài hạn, đồng thời theo dõi các khoản phải nộp nhà nớc theo đúng quy định.

Thủ quỹ: Trực tiếp thu, chi, bảo quản tiền mặt tại quỹ, đồng thời ghi chép vào sổ

quỹ các nghiệp vụ có liên quan đến tiền mặt Hàng ngày kiểm tra, đối chiếu với sổ kế

toán để xác định số thu, chi, tồn quỹ tiền mặt

2- Tổ chức công tác kế toán tại Công ty

Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty và thuận tiện trong công tác hạch toán kế toán Công ty TNHH Bảo Yến đã áp dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức “Chứng từ- Ghi sổ’’ và phơng pháp kế toán hàng tồn kho theo ph-ơng pháp “ Kiểm kê định kỳ “

* Sổ sách mà kế toán công ty đang áp dụng gồm :

- Số chi tiết : Sổ chi tiết nguyên vật liệu , Sổ chi tiết nhập - xuất nguyên vật liệu , Sổ chi tiết phải thu

- Sổ tổng hợp : Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, bảng kê các TK 111,112,331 , Bảng kê xuất vật t ,

* Sơ đồ 12: Sơ đồ khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ- Ghi sổ

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày (định kỳ) : Ghi cuối tháng (hoặc định kỳ) : Đối chiếu, kiểm tra

Sổ đăng ký chứng từ ghi

Uỷ nhiệm chi Giấy báo nợ.

- Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành.

Bảng phân bổ tiền lơng , bảo hiếm xã hội Bảng phân bổ vật liệu

Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán :

TK 111, TK 112, TK 113, TK 151, TK 152, TK 153, TK 154, TK 155, TK 211, TK 214, TK 311 , TK 333 ,TK 334, TK 338, TK 341, TK 411, TK 431, TK 511, TH 521, TK 621, TK 621, TK 622, TK627 , TK 632, TK 641, TK 642, TK 711, TK 811, TK 911, TK 421

3- Thực trạng hạch toán kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty

3.1Đặc điểm của Nguyên vật liệu

Công ty TNHH Bảo Yến là một doanh nghiệp hoạt động với quy mô vừa và nhỏ Sản phẩm của công ty rất đa dạng song chủ yếu là các công trình, dự án xây dựng với thời gian dài

Ngày nay nhu cầu về nhà ở ngày càng gia tăng và trở thành một vấn đề bức xúc của toàn xã hội Khác với trớc kia, giờ đây khi cuộc sống đã trở nên sung túc hơn thì nhu cầu về nhà ở phải đẹp và tiện nghi do nắm bắt đợc tình hình đó, công ty đã không ngừng nỗ lực phấn đấu và kết quả là trong 3 năm gần đây công ty đã ký kết đợc rất nhiều hợp đồng kinh tế lớn.

Do đặc điểm của Công ty là sản xuất trong thời gian dài cho nên đòi hỏi rất nhiều nguyên vật liệu khác nhau Nguyên vật liệu của công ty thờng đợc nhập một lần qua kho và phân bổ thành nhiều lần xuống các xí nghiệp, các phân xởng sản xuất.

Nguồn cung cấp nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là do công ty tự khai thác trên thị trờng và mua theo giá thoả thuận Công ty đã có quan hệ với nhiều nhà cung cấp nguyên vật liệu trên thị trờng nh Công ty thép Việt -úc, Tổng công ty xi măng Bỉm Sơn , Tổng công ty lắp máy Việt Nam …

Mỗi nguyên vật liệu do có tính chất lý học và hoá học riêng, chịu ảnh hởng của môi trờng khí hậu bên ngoài nên việc bảo quản dự trữ ở kho của công ty phải đợc sắp xếp một cách khoa học, hợp lý Mỗi loại nguyên vật liệu phải đợc bảo quản ở từng kho riêng là tuỳ theo đặc tính của chúng.

3.2 Phân loại nguyên vật liệu :

Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty bao gồm nhiều loại , mỗi loại có quy cách, kích cỡ khác nhau đòi hỏi công tác kế toán phải tiến hành một cách khoa học.

Căn cứ theo nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu đối với quy trình sản xuất, Nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Bảo Yến đợc chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính : Xi măng , thép các loại (thép tròn D> 22mm,thép tròn D

<=22mm,thép L55 ) cát , đá, gạch Là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm và đợc phản ánh vào TK 152.1.

+Vật liệu phụ : Bả sơn, vôi ,ve, cốp pha, bao tải đợc phản ánh vào TK 152.2 +Nhiên liệu : Dầu nhờn, dầu Diezen chạy máy, xăng đợc phản ánh vào TK 152.3 + Phụ tùng thay thế : Vòng bi, sắt , thép, trục giằng đợc phản ánh vào TK 152.4 + Phế liệu : Sắt vụn , bao xi măng, cát loại đợc đánh giá vào TK 152.8.

- Các loại công cụ dụng cụ cần thiết khác nh ủng, găng tay, khẩu trang, quần áo bảo hộ lao động đợc phản ánh vào TK 153 Việc phân loại nguyên vật liệu đợc lập trên máy vi tính và đợc tổ chức theo từng kho.

3.3Đánh giá Nguyên vật liệu

Giá thực tế Nguyên vật liệu nhập kho :

Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định theo giá thực tế nh sau:

Giá thực tế Giá mua Số tiền chiết khấu, nguyên vật liệu = ghi trên + giảm giá hàng mua ngoài hoá đơn (nếu có)

Tại công ty các chi phí mua nguyên vật liệu đợc tổng hợp một lần vào cuối tháng Ví dụ thực tế:

Ngày 20/6/2004, Công ty mua 1000 m3 cát san nền (cát đen), hoá đơn số 456 của Công ty Xây dựng nhà số 2 Giá mua ghi trên hoá đơn là : 22.500 đồng / m3 (giá trên cha bao gồm thuế VAT 10%) Tiền vận chuyển là : 220.000 đồng (giá trên cha bao gồm thuế VAT 5%).

Giá thực tế cát = 22.500.000 + 220.000 nhập kho = 22.720.000

Giá thực tế vật liệu xuất kho

Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho tại công ty đợc tính vào cuối tháng và theo ơng pháp “ Bình quân gia quyền “ , căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu Phơng pháp này phù hợp vói Công ty vì số lợng nhập , xuất nguyên vật liệu rất lớn

Giá thực tế Trị giá thực tế của nguyên Trị giá thực tế của nguyên