Tổ chức công tac kế toán NV

Tổ chức công tac kế toán NV

Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, sự tồn tại của các doanh nghiệp là phụ thuộc vào kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh Vì vậy, các doanh nghiệp phải xác định chính xác kết quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Muốn làm đợc điều này, doanh nghiệp phải xác định chính xác toàn bộ chi phí đã bỏ ra và kết quả thu đợc sau mỗi kỳ sản xuất Do đó, nhà quản lý doanh nghiệp luôn phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất, kể từ khi bỏ vốn cho đến khi thu hồi vốn về, phải lựa chọn phơng án tối u sao cho với chi phí thấp nhất song thu đợc nhiều lợi nhuận nhất.

Đứng trớc yêu cầu trên, các doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến vấn đề năng suất lao động và chất lợng sản phẩm mà doanh nghiệp còn phải chú ý đến việc sử dụng tiền vốn, sử dụng lao động, các tổ chức công tác quản lý, vật t, đánh giá sản phẩm, các khoản chi phí Cho nên, họ cần có những giải pháp thích hợp nhằm giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm để đáp ứng đợc những yêu cầu của chế độ hạch toán kinh tế Đứng ở góc độ kế toán, để giải quyết vấn đề trên thì việc tập trung tổ chức tốt công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là rất quan trọng Bởi nó có thể cho doanh nghiệp biết các thông tin về chi phí đã bỏ ra trong quá trình sản xuất, giúp cho doanh nghiệp phân tích, đánh giá tình hình thực hiện giá thành sản phẩm, từ đó có các biện pháp quản lý hữu hiệu nhất.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu, trong thời gian thực tập tại Công ty, đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong phòng kế toán tài chính và đặc biệt là cô giáo hớng dẫn Ths Phạm Bích Chi, em đã đi sâu nghiên

cứu đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Tân Đô ”.

Lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp

1.1 Sự cần thiết của tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.

1.1.1.Vai trò của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp.

a Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu.

* Khái niệm: Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tợng lao động

biểu hiện dới hình thái vật chất tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới

* Đặc điểm: Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình

sản xuất tạo ra sản phẩm mới, chúng rất phong phú và đa dạng về chủng loại Tuy nhiên có thể khái quát những đặc điểm sau:

- Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, kinh doanh thuộc tài sản lu động.

- Trong quá trình sản xuất ra sản phẩm mới, vật liệu tham gia vào một chu kỳ sản xuất, chúng bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể sản phẩm

- Về mặt giá trị vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra.

*Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là những đối tợng lao động Khi tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ và chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của nó vào giá trị của sản phẩm Nh vậy, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình

sản xuất và là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là trung tâm của quá trình sản xuất và là yếu tố có vai trò quyết định cấu thành nên thực thể của sản phẩm.

Vật liệu là yếu tố cơ bản cấu thành nên thực thể sản phẩm nên yếu tố chi phí vật liệu tồn tại trong chi phí sản xuất của sản phẩm Khi xem xét tỉ trọng của khoản mục chi phí vật liệu trong tổng chi sản xuất sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất, thì ngời ta nhận thấy rằng đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất và thông thờng nó chiếm khoảng 70% tổng chi phí sản xuất sản phẩm trở nên Là một yếu tố có tỷ trọng chi phí cao, vật liệu tác động quyết định tới giá thành sản xuất của sản phẩm Đồng thời, khi xem xét sự ảnh hởng tác động của vật liệu tới các giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất, nâng cao chất lợng sản phẩm, cải tiến mẫu mã, hạ giá thành sản xuất thì vật liệu đóng góp một vai trò…quan trọng Để có thể hạ đợc giá thành sản phẩm thì doanh nghiệp buộc phải quản lý một cách tốt nhất hiệu qủa nhất khoản mục chi phí này nhằm tiết kiệm tối đa chi phí về vật liệu Để nâng cao chất lợng của sản phẩm, cải tiến đợc mẫu mã của sản phẩm phù hợp với thị hiếu của ngời tiêu dùng thì doanh nghiệp phải có đợc những loại nguyên vật liệu có tính năng lý, hoá học cao, có tính phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của từng loại sản phẩm

Với vị trí là trung tâm của quá trình sản xuất sản phẩm, có vai trò quyết định nên thực thể sản phẩm cũng nh quyết định tới hiệu quả sản xuất vật chất của các doanh nghiệp, vật liệu luôn đòi hỏi có sự chú trọng quản lý của các doanh nghiệp

b ý nghĩa và yêu cầu quản lý vật liệu ở doanh nghiệp.* ý nghĩa của quản lý vật liệu ở doanh nghiệp

Nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp cho nên vật liệu quản lý thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp nh: chỉ tiêu sản lợng ,chỉ tiêu giá thành…

Tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu để quản lý vật liệu, cung cấp kịp thời, đồng bộ nguyên liệu, vật liệu cần thiết cho

quá trình sản xuất, sử dụng và dự trữ tài nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa hiện tợng tiêu hao, mất mát, lãng phí nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh.

*Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp

Xuất phát từ đặc điểm vật liệu và tầm quan trọng của công lý vật liệu, muốn làm tốt công tác quản lý vật liệu, thì trớc hết cần thực hiện đầy đủ những yêu cầu sau:

- Xây dựng nội dung quy chế bảo quản vật t, có đủ kho tàng bảo quản vật t tối thiểu, tối đa định mức sử dụng hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản.

- Xây dựng định mức vật t cần thiết, định mức vật t tối thiểu, tối đa định mức sử dụng và hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản.

- Tổ chức khâu hạch toán ban đầu và các chứng từ, luân chuyển chứng từ hơp lý, có kế hoạch

- Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê thờng xuyên, đối chiếu nhập - xuất - tồn.

- Phân tích vật t và những thông tin kinh tế cần thiết phục vụ cho công tác quản lý vật liệu đạt hiệu quả cao.

Trên cơ sở các yêu cầu chung đặt ra đối với toàn doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý vật liệu đợc tiến hành chi tiết hơn cho từng khâu, giai đoạn vận động của vật liệu.

- Khâu thu mua: vật liệu phải đợc quản lý về khối lợng, chất lợng, chủng loại, quy cách giá mua, chi phí mua, tình hình thực hiện kế hoạch thu mua theo thời gian đã xây dựng, phải thờng xuyên tìm kiếm nguồn hàng nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có nguồn hàng dự trữ và có đợc nguồn hàng với chi phí thu mua thấp nhất…

- Khâu vận chuyển: doanh nghiệp phải có những phơng tiện vận chuyển phù hợp với tính chất lý hoá học của của vật liệu và đảm bảo công tác an toàn cho vật liệu tránh bị h hỏng, mất mát do quá trình vận chuyển…

- Khâu bảo quản: doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, phải có những phơng tiện cân đo phù hợp với từng loại vật liệu, có phơng pháp bảo quản khoa học, hợp lý đối với từng loại vật liệu…

- Khâu sử dụng: vật liệu phải đợc sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức chi phí đã xây dựng nhằm hạ thấp chi phí, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp…

- Khâu dự trữ: doanh nghiệp phải có đợc các định mức dự trữ thích hợp đối với từng loại, thứ vật liệu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn …

c Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.

Là một công cụ của công tác quản trị doanh nghiệp nói chung và quản trị vật liệu nói riêng, công tác kế toán vật liệu cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn Tính giá vật liệu thực tế đã thu mua, nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện thu mua nguyên vật liệu về các mặt: sản l-ợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ, chủng loại vật…t cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

- áp dụng đúng đắn các phơng pháp về hạch toán kế toán nguyên vật liệu, hớng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu, đúng chế độ, phơng pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất với công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý.

- Kiểm tra việc chấp hành bảo quản , dự trữ và sử dụng vật t, xử lý vật t thừa thiếu tính toán số l… ợng, giá trị vật t thực tế đã đa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh.

1.1.2 Phân loại và đánh giá nguyên liệu - vật liệu

1.1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu.

Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán Nhìn chung, nguyên vật liệu thờng đợc phân loại theo công dụng kinh tế Nghĩa là xem xét vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu bao gồm:

Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Nguyên vật

liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nh sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá nh sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính

Nguyên vật liệu phụ: nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ

trong quá trình sản xuất kinh doanh, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lợng của sản phẩm hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy v.v )

Nhiên liệu: Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá,

than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng) Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thờng

Phụ tùng thay thế: Phụ tùng thay thế là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa

chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải

Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần

lắp, không cần lắp, vật liệu kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho XDCB

Phế liệu: phế liệu là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay

thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài nh phôi bào, vải vụn, gạch, sắt

Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trên nh bao

bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng

Cách phân loại nh trên giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, quản lý và hạch toán vật liệu dễ dàng hơn Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loaị vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu

Ngoài cách phân loại trên, còn có những cách phân loại sau: Phân loại theo nguồn hình thành:

-Nguyên vật liệu mua ngoài

-Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất

-Nguyên vật liệu khác: Nhận cấp phát, nhận góp vốn liên doanh, tặng thởng Phân loại theo quyền sở hữu:

Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu mà doanh nghiệp có thể áp dụng xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu” Trong sổ danh điểm, tuỳ thuộc vào thực tế của doanh nghiệp mà các loại vật liệu đợc chia theo các mã số khác nhau từ 1 đến 2

chữ số và các thứ vật liệu chi tiết trong các loại vật liệu đó đợc ký hiệu là các chữ số thứ 3, 4, Sổ danh điểm vật liệu có dạng mẫu sau:…

Sổ danh điểm vật liệu

Ký hiệuNhóm

Danh điểm

Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu.

Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú152

1522.011522.02

1.1.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu:

Đánh giá nguyên vật liệu là xác định gía trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định Bởi vậy để làm tốt công tác hạch toán vật liệu thì trớc hết cần nắm vững một số nguyên tắc cơ bản sau:

- Nguyên tắc giá gốc : nội dung của nguyên tắc này nhấn manh doanh nghiệp

lập báo cáo tài chính thì phản ánh tài sản theo giá gốc của nó tức là phản ánh giá thực tế của tài sản cộng các khoản chi phí liên quan đến tài sản đó.

- Nguyên tắc nhất quán : Nội dung của nguyên tắc này nhấn mạnh việc sử

dụng phơng pháp hạch toán thống nhất trong cả kỳ kế toán Khi hạch toán quản trị doanh nghiệp thì kế toán đợc lựa chọn một trong hai phơng pháp hạch toán và một trong năm phơng pháp tính gía nhng phải nhất quán với phơng pháp đã chọn trong suốt cả kỳ kế toán và ở các phần hành kế toán cũng nh giữa các kỳ kế toán với nhau.

- Nguyên tắc công khai: Nội dung của nguyên tắc này thể hiện tính công khai

trong việc sử dụng thông tin kế toán tức là các báo cáo tài chính, tài liệu kế toán phải đợc cung cấp cho những đối tợng đợc quyền sử dụng thông tincủa doanh nghiệp nh cơ quan quản lý vốn, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, các nhà đầu t, ng-ời cho vay Khi doanh nghiệp thay đổi cách tính giá xuất kho thì phải giải trình…trên Thuyết minh báo cáo tài chính

- Nguyên tắc thận trọng: Nội dung của nguyên tắc này đảm bảo hai yêu cầu là

vật liệu ghi tăng vốn chủ sở hữu chỉ đợc thực hiện khi có căn cứ chắc chắn và việc ghi giảm vốn chủ sở hữu đợc ghi nhận ngay khi có căn cứ có thể cha chắc chắn.

a Đánh giá nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế:

* Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho

Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, giá của chúng đợc xác định trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, các khoản chi phí hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho đợc xác định từ nguồn nhập chủ yếu nh nhập do mua ngoài, nhập sau gia công chế biến, nhập do nhận vốn góp cụ thể :

- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho.

Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế : Trị giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng các khoản thu mua ghi trên hoá đơn cộng các khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ ) trừ các khoản chiết khấu giảm trừ (nếu có).…

Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp trực tiếp: Trị giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài bằng tổng giá thanh toán (gồm cả VAT đầu vào)

- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu gia công chế biến bao gồm : Giá thực tế nguyên vật liệu xuất chế biến và chi phí chế biến.

- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến gồm : Giá thực tế nguyên vật liệu chế biến, chi phí vận chuyển, tiền thuê ngoài gia công chế biến

- Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá trị thực tế ợc các bên tham gia góp vốn chấp nhận

đ-Ngoài ra còn một số trờng hợp khác nh nhận do đợc cấp phát, biếu, tặng …

* Đánh giá vật liệu theo giá thực tế của vật liệu xuất kho.

Vật liệu rất phong phú và đa dạng về chủng loại, hơn nữa quá trình hạch toán biến động thờng xuyên vì thế tuỳ thuộc từng loại hình doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phơng pháp tính giá cho phù hợp Căn cứ vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất:

Giá thực tế vật liệu tồn

đầu kỳ

Giá thực tếvật liệu nhập

trong kỳ

Giá thực tếvật liệu xuất

trong kỳ

Giá thực tế vật liệu tồn

- Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền: phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu tồn xuất nhập lớn Việc áp dụng ph-ơng pháp này là tơng đối hợp lý vì không phụ thuộc vào số lần nhập xuất kho nhiều hay ít Căn cứ vào lợng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán phải tình giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu Sau đó tính ra giá trị xuất trên cơ sở l-ợng xuất trong kỳ và đơn giá đã biết theo công thức :

Giá thực tế Giá thực tế tồn ĐK + Giá thực tế nhập TK bình quân =

Số lợng tồn ĐK + Số lợng nhập TK

- Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc : theo phơng pháp này, giá trị vật liệu xuất dùng đợc tính theo gía nhập kho lần trớc sau đó tính theo giá nhập lần sau áp dụng phơng pháp này thì việc tính giá sẽ đợc thực hiện thuờng xuyên trong kỳ hạch toán và tính giá xuất khá hợp lý Song kế toán sẽ phải theo dõi ,ghi chép nhiều cho quá trình hạch toán chi tiết

- Phơng pháp nhập sau - xuất trớc: phơng pháp này giả định là vât liệu nào nhập kho sau thì đợc xuất dùng trớc và khi tính giá vật liệu xuất kho thì lấy đơn giá nhập của vật liệu xuất kho đó rồi tính theo giá nhập lần trớc đó.

- Phơng pháp giá thực tế bình quân liên hoàn: theo phơng pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân và số lợng vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho Phơng pháp này rất phức tạp nên áp dụng ở những doanh nghiệp có sử dụng máy vi tính Với các phơng pháp trên, để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho đòi hỏi phải xác định đợc lợng vật liệu xuất kho căn cứ vào chứng từ xuất Do vậy, việc tính giá đợc tiến hành cho lợng vật liệu tồn kho thực tế cuối kỳ, sau đó mới xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ.

Giá thực tế vậtliệu tồn kho cuối kỳ =

Số lợng vật

liệu tồn kho cuối kỳ x

Đơn giá vậtliệu nhập lần

Giá thựctế vậtliệu xuất

Giá thựctế vậtliệu tồn

Giá thực tếvật liệu

muavào trong kỳ

-Giá thực tếvậtliệu tồncuối kỳ

b Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán:

Trong thực tế việc hạch toán nguyên vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế là vật liệu làm phức tạp, khó khăn và mất rất nhiều công sức vì thờng xuyên phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho mà nghiệp vụ nhập xuất kho lại diễn ra một cách liên tục.

Để hạn chế việc và khắc phục những khó khăn trên, doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán - lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trớc và đợc thống nhất trong cả kỳ hạch toán Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp vật liệu.

Giá hạch toán

vật t nhập (xuất) =

Số lợng vậtt nhập(xuất)

Đơn giáhạch toán

Cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bớc :

- Xác định hệ số giá chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế theo các bớc :

Giá tt vl tồn đk + Giá tt vl nhập trong kỳ Chênh lệch =

Giá hạch toán vl tồn đk + Giá hạch toán vl nhập tk

- Xác định giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ:Giá thực tế vật

liệu xuất trongkỳ

Giá hạch toánvật liệu xuất trong

Hệ sốgiáchênh lệch

Với những u điểm trên, phơng pháp này phần lớn đợc áp dụng cho doanh nghiệp có những danh điểm vật t, trình độ kế toán tơng đối tốt.

1.1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu vật liệu:

Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý của vật liệu công cụ dung cụ trong doanh nghiệp sản xuất cũng nh vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, doanh nghiệp, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiêm vụ sau :

- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lợng, chất lợng và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn kho, vật liệu, công cụ, dụng cụ tiêu hao sử dụng cho sản xuất.

- Vận dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán vật liệu, hớng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập xuất, thực hiện đầy đủ, đúng chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở các loại sổ sách, thẻ chi tiết về vật liệu đung chế độ, đúng phơng pháp quy định giúp cho việc lãnh đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế

- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ và tiêu hao vật liệu, phát hiện và sử lý kịp thời, vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng kém phẩm chất ngăn ngừa việc sử dụng vật liệu phi pháp lãng phí.

Tham gia kiểm kê, đánh giá lại vật liệu, theo chế độ quy định của nhà nớc, lập báo cáo kế toán về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, điều hành, phân tích kinh tế

I.I.4 Thủ tục quản lý nhập, xuất kho VL- CCDC và các chứng từ kế toán liên quan:

a.Chứng từ kế toán liên quan:

Trong các doanh ngiệp sản xuất các hoạt động xuất nhập kho NVL luôn xảy ra Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật liệu kế toán phải lập chứng từ cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã đợc nhà nớc ban hành Những chúng từ hợp lệ này là cơ sở tiến hành ghi chép thẻ kho trên sổ kế toán, kế toán giám sát tình hình biến động và số lợng hiện có của từng thứ vật liệu nhằm thực hiện có hiệu quả việc quản lý vật liệu phục vụ nhu cầu cho sản xuất kinh doanh.

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành, theo quyết định 1141/TC-QĐ-CĐKT ngày 01-11-1995 của bộ trởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán VL bao gốm:

-Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

-Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

-Phiéu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) -Biên bản kiểm kê vật t-sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT) -Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)

-Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03-BH) -Thẻ kho ( mẫu 06-VT).

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh:

-Phiếu vật t theo hạn mức(mẫu 04-VT) -Biên bản kiểm nghiệm vật t(mẫu 05-VT) -Phiếu báo vật t còn lại cuối kì (mẫu 07-VT)

Tuỳ thuộc vào các đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau.

b.Thủ tục quản lý nhập - xuất kho vật liệu:

Vật liệu có rất nhiều loại khác nhau để phục vụ kịp thời cho sản xuất cho nên phải tiến hành tổ chức kế toán chi tiết vật liệu Kế toán chi tiết vật liệu và hạch toán ở kho có mối quan hệ chặt chẽ với nhau ở kho, thủ kho là ngời trực tiếp quản lý nhập xuất, bảo quản vật liệu Đồng thời hàng ngày thủ kho phải ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu trên thẻ kho chỉ ghi theo số lợng ở phòng kế toán với chức năng nhiệm vụ của mình, thông qua qua các chứng từ phản ánh giám đốc, kiểm tra tình hình nhập, xuất, dự trữ, bảo quản vật liệu trong quá trình sản xuất.

1.1 5 Hạch toán chi tiết vật t:

1.1.5.1 Các chứng từ dùng trong kế toán vật liệu:

Vật liệu là một trong những đối tợng kế toán cần đợc hạch toán chi tiết cả về mặt giá trị và hiện vật, đợc chi tiết theo từng loại, từng nhóm trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho Do vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn và tổ chức hệ thống chứng từ cho phù hợp nhằm tạo điều kiện cho công tác quản lý đạt hiệu quả cao Hệ thống chứng từ gồm :

-Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)-Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)

-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)-Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá (mẫu 08- VT)

-Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH)-Hoá đơn cớc phí vận chuỷển (mẫu 03- BH)-Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04- VT)-Biên bản kiểm nhận vật t (mẫu 05-VT)-Thẻ kho(mẫu 06-VT)

-Hoá đơn GTGT (mẫu 01-GTKL-3LL)-Sổ theo dõi thuế GTGT(mẫu S01-DN)

-Sổ chi tiết thuế GTGT đợc hoàn lại (mẫu S02- DN)-Sổ chi tiết thuê GTGT đợc miễn giảm (mẫu S03-DN)

Từ hệ thống chứng từ đợc xây dựng, kế toán doanh nghiệp mà đứng đầu là kế toán trởng thực hiện việc tổ chức công tác hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu vật liệu có sự tác động ảnh hởng quan trọng tới hiệu quả công tác kế toán vật liệu Công tác hạch toán ban đầu đòi hỏi phải thực hiện đúng theo chế độ nhà nớc ban hành Hạch toán ban đầu kế toán vật liệu cũng nh trong các phần hành kế toán khác phải gồm có 2 nội dung chính:

- Trình tự xử lý chứng từ.

- Tổ chức luân chuyển chứng từ.

Với hai nội dung chính nêu trên, kế toán vật liệu tổ chức công tác hạch toán ban đầu theo các bớc:

Lập chứng từ: kế toán doanh nghiệp phải quy định rõ trách nhiệm lập chứng từ cho các cá nhân, cán bộ kế toán Khi lập chứng từ, ngời lập phải căn cứ theo đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh và phản ánh một cách trung thực vào chứng từ theo các nội dung cần kê khai trên chứng từ.

Tổ chức luân chuyển chứng từ: kế toán phải tổ chức các bớc luân chuyển chứng từ đến các bộ phận liên quan một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán đợc tiến hành một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao.

Kiểm tra chứng từ: khi nhận đợc chứng từ, kế toán cùng các cá nhân liên quan phải tiến hành công tác kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, chính xác, đầy đủ của các chỉ tiêu ghi trên chứng từ Chứng từ đợc lập đòi hỏi phải rõ ràng cả phần chữ và phần số.

Tập hợp và phân loại chứng từ: kế toán vật liệu phải tiến hành tổng hợp, phân loại chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, hoàn chỉnh các yếu tố cần thiết ( nếu còn thiếu ) tổng hợp số liệu, định khoản kế toán.

Tổ chức bảo quản và lu trữ chứng từ kế toán: kế toán cùng các bộ phận liên quan phải tổ chức bảo quản và lu trữ chứng từ theo đúng chế độ mà nhà nớc ban hành

1.1.5.2 Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu

a Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song* Nguyên tắc hạch toán của phơng pháp này là:

- Tại kho: thủ kho tiến hành ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn hàng ngày trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng

- Tại phòng kế toán : kế toán sử dụng sổ (thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn theo chỉ tiêu vật liệu và giá trị.

Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.

Phiếu xuấtThẻ kho

Phiếu nhập

Sổ kế toán chi tiết

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra.* Ưu, nhợc điểm:

- Ưu điểm: việc ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra.

- Nhợc điểm: sự ghi chép giữa kế toán và thủ kho bị trùng lập về chỉ tiêu số ợng việc kiểm tra đối chiếu phần lớn thực hiện vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kịp thời của kế toán.

l-*Điều kiện áp dụng: Với doanh nghiệp có quy mô vừa, số lần nhập -xuất - tồn vật liệu ít, trình độ kế toán cha cao.

b Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.* Nguyên tắc hạch toán phơng pháp này là:

- Tại kho: theo dõi về mặt lợng

- Tại phòng kế toán: ghi chép cả về số lợng lẫn giá trị cho từng kho, từng thứ, từng loại vật liệu nhng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp.

sổ đối chiếu luân chuyển

Thẻ kho

Sổ đối chiếu luân

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra* Ưu, nhợc điểm :

- Ưu điểm: giảm khối lợng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.

- Nhợc điểm: ghi chép trùng lặp ( phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu số l

- ợng và giá trị).Việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu giữa kho và Phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý.

* Điều kiện áp dụng: Với doanh nghiệp có khối lợng nhập xuất không nhiều, không có nhân viên kế toán chi tiết vật t riêng nên không có điều kiện theo dõi, nắm bắt tình hình nhập xuất hàng ngày.

c.Hạch toán chi tuết vật t theo phơng pháp Sổ số d.

Nguyên tắc hạch toán của phơng pháp này là:

- Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nhng cuối tháng phải ghi số tồn đã tính trên thẻ kho sang số d vào cột số lợng.

-Tại phòng kế toán: theo dõi về mặt giá trị từng nhóm vật liệu

Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp Sổ số d

Phiếu xuất

Bảng kê xuất

Bảng luỹ kế Phiếu nhập

* Điều kiện áp dụng: phù hợp với doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập-xuất-diễn ra ờng xuyên, số lợng, chủng loại vật liệu phong phú trình độ kế toán và trình độ quản lý cao.

th-1.1.6 Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu:

1.1.6.1 Tài khoản kế toán sử dụng

Hoạt động kinh tế tài chính ở các doanh nghiệp diễn ra một cách thờng xuyên, liên tục, tạo nên sự vận động thay đổi và chuyển hoá hình thái của tài sản trong đơn vị nói chung và vật liệu nói riêng Những hoạt động này đợc phản ánh một cách trung thực, chính xác, kịp thời trên các bản chứng từ kế toán Song để tổng hợp thông tin từ các thông tin riêng lẻ mà các bản chứng từ phản ánh, phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp thì cần thiết các thông tin trên phải đợc phân loại và hệ thống hoá lại Kế toán dựa trên cơ sở phơng pháp luận khoa học của chủ nghĩa duy vật biện chứng Mác - Lê nin, phơng pháp tài khoản kế toán cần thiết phải xây dựng hệ thống các tài khoản.