Các bài giảng quản trị kinh doanh quốc tế dễ hiễu dành cho mọi đối tượng được trình bày dưới dạng slide, tóm tắt các kiến thức về môn học kinh doanh quốc tế. Giúp cá bạn học sinh sinh viên hệ thống lại được nội dung về kinh doanh quốc tế, hoàn thành các bài tiểu luận cuối khóa...
2 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai PHẦN I: LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, lúc hết, thành công quan, tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc cách định vào việc có tận dụng công nghệ thông tin vào việc quản lí để phát triển lực tổ chức hay quan Trong thơng tin lại coi huyết mạch tổ chức, thông qua việc nghiên cứu thông tin kinh tế đánh giá xác nhịp sống kinh tế quy mô phát triển doanh nghiệp, nguy tiềm ẩn triển vọng phát triển Có thể nói khơng q rằng, kinh tế thị trường, nơi diễn hàng ngày cạnh tranh liệt để giành giật thị trường thơng tin kinh tế nhu cầu cấp thiết Thông tin kinh tế định đến thành bại doanh nghiệp Mà doanh nghiệp muốn tiếp cận thông tin nhanh, xác, kịp thời việc ứng dụng tin học vào doanh nghiệp vấn đề cần thiết đặc biệt q trình quản lí Ngày có nhiều phần mềm xây dựng để phục vụ cho q trình quản lí doanh nghiệp có phần mềm dùng để quản lí bán hàng đơn vị kinh doanh Chi nhánh túi xách LeeAndTee Gia Lai khơng nằm ngồi xu đó, nhiên cịn nhiều vấn đề chưa hồn thiện nhóm định chọn đề tài : “ Phân tích hệ thống thơng tin quản lý bán hàng chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai” nhằm mục đích tìm hiểu phân tích ưu nhược điểm hồn thiện hệ thống thông tin Kết cấu đề án gồm: Phần I: Mở đầu Phần II: Nội Dung Chương 1: Giới thiệu cấu hoạt động chi nhánh Lee and Tee Gia Lai Chương 2: Cơ sở phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Chương 3: Phân tích hệ thống thơng tin quản lý bán hàng chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai Phần III: Kết luận Rất mong nhận đóng góp ý kiến Thầy bạn bè để tập hồn thiện Nhóm xin chân thành cảm ơn 2 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai Phần II: NỘI DUNG Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống thông tin quản lý bán hàng 1.1 Đại cương hệ thống thông tin quản lý 1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý hệ thống có chức thu thập, xử lý truyền đạt thông tin cần thiết cho đối tượng sử dụng thông tin Các thành phần hệ thống thông tin quản lý: - Con người: Là người phân tích, thiết kế xây dựng hệ thống thơng tin, viết chương trình, điều khiển phần cứng, phần mềm - Dữ liệu: Đầu vào trình tạo thơng tin - Phần cứng: Máy tính thiết bị ngoại vi - Phần mềm: Dãy thị mà máy tính nhận, xử lý, thể lưu trữ liệu thông tin - Thủ tục: Những qui tắc để đạt tính tối ưu an toàn xử lý liệu - Truyền thông: Phần cứng phần mềm nhằm truyền thông liệu theo dạng điện tử Thành phần quan trọng hệ thống thông tin quản lý liệu (đầu vào hệ thống) thông tin (đầu hệ thống) Hệ thống thơng tin quản lý đóng vai trò trung gian hệ thống định hệ thống tác nghiệp Nhiệm vụ chung hệ thống thông tin thu thập, lưu trữ, chế biến, phát tán truyền dẫn thông tin kinh doanh để đảm bảo 02 nhiệm vụ sau: - Nhiệm vụ đối ngoại: + Thu thập thơng tin từ ngồi đến + Đưa thơng báo ngồi - Nhiệm vụ đối nội: + Làm liên lạc phận + Cung cấp thông tin kinh doanh ngang dọc hệ tác nghiệp định 1.1.2.Thông tin xử lý thông tin tổ chức Nhiệm vụ hệ thống thông tin doanh nghiệp xử lý thông tin kinh doanh, tức thông tin dùng cho mục đích kinh doanh doanh nghiệp Xử lý thông tin tập hợp thao tác áp dụng lên thông tin nhằm chuyển chúng dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, có dạng đồ hoạ, Hệ thống thông tin bao gồm thành phần bản: 4 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai - Các liệu: Đó thơng tin lưu trữ trì nhằm phản ánh thực trạng thời hay khứ doanh nghiệp - Các xử lý: Đó q trình biến đổi thơng tin Theo quan điểm hệ thống hệ thống quản lý tổ chức kinh doanh bao gồm hệ sau: - Hệ định - Hệ thông tin - Hệ tác nghiệp Hình 1.1: Ba mơ hình hệ thống thơng tin Mơ hình logic Mơ tả hệ thống làm gì: liệu thu thập, xử lý mà phải thực hiện, kho để chứa kết liệu để lấy cho xử lý thơng tin mà hệ thống sản sinh Nó không quan tâm tới phương tiện sử dụng địa điểm thời điểm mà liệu xử lý Mơ hình hệ thống gắn quầy tự động dịch vụ khách hàng giám đốc dịch vụ mơ tả thuộc mơ hình lơgíc Mơ hình vật lý ngồi Mơ hình vật lý ngồi ý tới khía cạnh nhìn thấy hệ thống vật mang liệu vật mang kết hình thức đầu vào đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, dịch vụ, phận, người vị trí cơng tác hoạt động xử lý, thủ tục thủ công yếu tố địa điểm thực xử lý liệu, loại hình bàn phím sử dụng Mơ hình ý tới mặt thời gian hệ thống, nghĩa thời điểm mà hoạt động xử lý liệu khác xảy 6 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai Mơ hình vật lý Liên quan tới khía cạnh vật lý hệ thống nhiên nhìn người sử dụng mà nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn thơng tin liên quan tới loại trang thiết bị dùng để thực hệ thống, dung lượng kho lưu trữ tốc độ xử lý thiết bị, tổ chức vật lý liệu kho chứa, cấu trúc chương trình ngơn ngữ thể 1.1.3 Tầm quan trọng hệ thống thông tin Khi có hệ thống thơng tin vấn đề quan trọng hệ thống hoạt động có hiệu quả, hiệu chất lượng thơng tin đầu Và dễ dàng thấy hệ thống hoạt động xấu nguồn gốc sinh hậu nghiêm trọng khác Hoạt động tốt hay xấu hệ thống thông tin đánh giá thông qua chất lượng thơng tin mà cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng thông tin sau: - Tin cậy - Đầy đủ - Thích hợp dễ hiểu - Được bảo vệ - Đúng thời điểm Ngoài tiêu chuẩn tuỳ quan, đơn vị mà cịn kèm theo vài tiêu chuẩn khác như: - Các thao tác phải chuẩn xác ổn định - Luôn cập nhật thông tin cách liên tục thường xuyên, đảm bảo cho báo cáo thời điểm - Phần mềm phải có giao diện đẹp, hài hịa, thân thiện 1.2 Các mơ hình hệ thống thơng tin 1.2.1 Sơ đồ chức nghiệp vụ (BFD) Mục đích sơ đồ chức nghiệp vụ (BFD): Tăng cường cách tiếp cận lơ gíc tới việc phân tích hệ thống miền khảo cứu hệ thống toàn hệ thống tổ chức, giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích Một BFD đầy đủ gồm: - Tên chức - Mơ tả có tính chất tường thuật - Đầu vào chức - Đầu chức - Các kiện gây thay đổi Sơ đồ BFD cho ta biết cần phải làm khơng phải làm nào, không cần phân biệt chức hành với chức quản lý Tất 8 10 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai chức quan trọng cần xử lý giống phần cấu trúc 1.2.2 Sơ đồ luồng liệu (DFD) Mục đích sơ đồ luồng liệu (DFD) trợ giúp cho 04 hoạt động nhà phân tích - Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu người phân tích người dùng - Tài liệu: đặc tả yêu cầu hình thức yêu cầu thiết kế hệ thống nhân tố đơn giản việc tạo chấp nhận tài liệu - Phân tích DFD: để xác định yêu cầu người sử dụng - Thiết kế: phục vụ cho việc lập kế hoạch minh họa phương án cho nhà phân tích người dùng xem xét thiết kế hệ thống 1.2.3 Mơ hình liệu Phân tích liệu phương pháp xác định đơn vị thơng tin sở có ích cho hệ thống (các thực thể), xác định rõ mối quan hệ bên tham trỏ chéo chúng Điều có ý nghĩa phần liệu lưu trữ lần toàn hệ thống tổ chức truy cập từ chương trình nhiều người sử dụng khác a Mục đích việc xây dựng mơ hình liệu : - Kiểm tra chặt chẽ yêu cầu người dùng - Cung cấp nhìn lơ gic thơng tin cần cho hệ thống b Các thành phần mơ hình liệu bao gồm : Thực thể: hiểu tập hợp đối tượng loại góc độ quan tâm nhà quản lý Có hai loại thực thể: + Thực thể tài nguyên: mô tả mà không giao dịch Ví dụ: DmHang (Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia) + Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể giao dịch Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD, NguoiBan) 10 10 12 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai + Kiểu thực thể: nhóm tự nhiên số thực thể lại, mô tả loại thông tin khơng phải thân thơng tin + Thuộc tính: đặc trưng thực thể Thuộc tính liên quan đến kiểu thực thể, cịn giá trị thuộc tính riêng biệt thuộc riêng thực thể Có loại thuộc tính như: + Thuộc tính định danh (thuộc tính khố): hay nhiều thuộc tính cho phép xác định thực thể + Thuộc tính mơ tả: hầu hết thuộc tính kiểu thực thể thuộc tính mơ tả Mỗi thuộc tính xuất bảng Ví dụ: Với thực thể DmHang(Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia) thì: - Thuộc tính Mahang khố - Thuộc tính Tenhang, Dvtinh, Dongia thuộc tính mơ tả + Thuộc tính kết nối: thuộc tính dùng để mối quan hệ thực thể với thực thể khác c Các kiểu liên kết: + 1@1 Liên kết Một - Một Một lần xuất thực thể A liên kết với lần xuất thực thể B ngược lại + 1@N Liên kết Một - Nhiều Loại liên kết phổ biến thực tế, lần xuất thực thể A liên kết với hay nhiều lần xuất thực thể B, lần xuất B liên kết với lần xuất A Ví dụ quan hệ khách hàng hóa đơn bán hàng, khách hàng có nhiều hóa đơn bán hàng, cịn hóa đơn bán hàng thuộc khách hàng + N@M Liên kết Nhiều - Nhiều Mỗi lần xuất A tương ứng với hay nhiều lần xuất B ngược lại, nhiều lần xuất B tương ứng với hay nhiều lần xuất B d Các giai đoạn trình xây dựng mơ hình liệu: Xác định thuộc tính: Dựa nguồn: Tri thức thân công việc nghiên cứu, người sử dụng hệ thống xem xét tài liệu sử dụng thường xuyên lĩnh vực nghiên cứu - Xác định kiểu thực thể: Để có kiểu thực thể người phân tích phải chuẩn hố nhằm mục đích: + Tối thiểu việc lặp lại + Tránh dư thừa thông tin 12 12 14 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai - Xác định quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên thực thể liên kết phải dạng quan hệ - nhiều e Q trình chuẩn hố mơ hình liệu Chuẩn hoá việc chuyển đổi tập hợp liệu lưu trữ sang cấu trúc liệu nhỏ hơn, đơn giản ổn định Cấu trúc liệu chuẩn hoá thuận lợi việc bảo quản Một số quy tắc chuẩn hoá: + Chuẩn hoá mức (1.NF) Chuẩn hoá mức quy định rằng, danh sách không chứa thuộc tính lặp Nếu có thuộc tính lặp phải tách thuộc tính thành danh sách con, có ý nghĩa góc độ quản lý + Chuẩn hoá mức (2.NF) Chuẩn hoá mức quy định rằng, danh sách thuộc tính khơng phải khố phải phụ thuộc hàm hồn tồn vào tồn khố khơng phụ thuộc vào phần khố Nếu có phụ thuộc phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào phận khoá thành danh sách + Chuẩn hoá mức (3.NF): Chuẩn hoá mức quy định rằng, danh sách không phép có phụ thuộc bắc cầu thuộc tính Nếu thuộc tính phụ thuộc hàm vào thuộc tính phải tách thành thuộc tính khác có quan hệ với 1.2.4 Mơ hình quan hệ Mơ hình quan hệ danh sách tất thuộc tính thích hợp cho thực thể mơ hình liệu Mục đích xây dựng mơ hình quan hệ: Nhằm kiểm tra, cải tiến, mở rộng tối ưu hố mơ hình liệu xây dựng Các bước xây dựng mơ hình quan hệ: - Xác định tất thuộc tính cần dùng tới hệ thống định xây dựng - Xác định kiểu thực thể để đặt thuộc tính nhằm giảm thiểu việc chép tránh dư thừa Với thuộc tính, kiểu thực thể quan hệ biết xây dựng sơ đồ trực giác mơ hình quan hệ Khi ta so sánh mơ hình trích từ việc so sánh mơ hình có chứa đặc trưng tốt hai 1.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin Một hệ thống thơng tin dù lớn hay nhỏ q trình phát triển phải qua cơng đoạn cụ thể định Đó bước cơng việc phải làm q trình phát triển hệ thống thông tin Sản phẩm công đoạn trước đầu vào cơng đoạn sau, có cố xảy giai đoạn làm ảnh hưởng đến tồn dự án làm chậm dự án 14 14 16 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai Phát triển hệ thống thông tin gồm giai đoạn: - Đánh giá yêu cầu - Phân tích chi tiết - Thiết kế logic - Đề xuất phương án giải pháp - Thiết kế vật lý - Triển khai kỹ thuật hệ thống - Cài đặt khai thác 1.3.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu Giai đoạn đánh giá yêu cầu nhằm cung cấp cho lãnh đạo có thơng tin đầy đủ xác để định thời cơ, tính khả thi hiệu dự án Khả thi tính khả thi mặt kỹ thuật cịn tính khả thi mặt tài Đối với dự án phát triển hệ thống thông tin tốn nhân lực, tiền bạc, thời gian chất xám Vì giai đoạn đánh giá u cầu định xem dự án có tiếp tục bị huỷ bỏ Đánh giá yêu cầu yếu tố định đến thành công dự án Bất sai lầm dù lớn dù nhỏ gây nên tổn thất khôn lường cho công ty Đánh giá yêu cầu việc nêu yêu cầu khách hàng, từ xác định quy mơ dự án, xác định thay đổi có tương lai, xác định xem dự án chịu tác động yếu tố Để từ đưa thông tin hỗ trợ cho người định Tuy giai đoạn phải tiến hành tương đối nhanh, tránh gây tốn nhân lực tiền Giai đoạn bao gồm công đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá u cầu: Nó bao gồm cơng việc xác định xem giai đoạn cần phải tìm hiểu từ hệ thống, cần phải thực công việc gì, thời gian thực - Làm rõ yêu cầu: Phân tích viên phải xác định xác yêu cầu khách hàng, yêu cầu hệ thống, môi trường hệ thống ràng buộc hệ thống - Đánh giá tính khả thi: Xác định yếu tố gây trở ngại cho hệ thống, đánh giá tính khả thi hệ thống mặt kỹ thuật, tổ chức, tài chính, thời gian - Chuẩn bị trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu 1.3.2 Giai đoạn phân tích chi tiết Mục đích giai đoạn phân tích chi tiết đưa chuẩn đoán chi tiết hệ thống tồn nghĩa xác định vấn đề nguyên 16 16 18 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai nhân chúng, xác định mục tiêu cần đạt hệ thống đề yếu tố giải pháp cho phép đạt mục tiêu Giai đoạn gồm công đoạn sau: - Lập kế hoạch nghiên cứu chi tiết: Người chịu trách nhiệm giai đoạn phải lập kế hoạch nhiệm vụ phải thực - Nghiên cứu môi trường hệ thống tồn tại: Khi đưa chuẩn đoán hệ thống thời, phân tích viên phải cố gắng để có hiểu biết sâu sắc môi trường hệ thống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp đặc trưng hệ thống với ràng buộc môi trường - Nghiên cứu hệ thống tại: Cho biết lý tồn hệ thống; mối liên hệ với hệ thống khác tổ chức; người sử dụng; phận cấu thành; phương thức xử lý; thơng tin mà sản sinh ra; liệu mà thu nhận; khối lượng liệu mà xử lý; giá gắn liền với thu thập, xử lý phân phát thông tin, hiệu xử lý liệu - Chuẩn đoán xác định yếu tố giải vấn đề: Nhiệm vụ công đoạn đưa chẩn đoán, xác định mục tiêu mà hệ thống sửa chữa hệ thống cần phải đạt xác định yếu tố giải pháp - Đánh giá lại tính khả thi: Được thực việc so sánh thông tin mà thu thập từ công đoạn trước với ràng buộc tổ chức, kỹ thuật, tài thời hạn xác định trước - Sửa đổi đề xuất dự án - Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết 1.3.3 Giai đoạn thiết kế logic Mục đích giai đoạn xác định cách chi tiết xác mà hệ thống phải làm để đạt mục tiêu thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết Sản phẩm đưa giai đoạn thiết kế logic sơ đồ luồng liệu DFD, sơ đồ cấu trúc liệu DSD, sơ đồ phân tích tra cứu phích logic từ điển hệ thống Các cơng đoạn giai đoạn bao gồm bước sau - Thiết kế sở liệu - Thiết kế xử lý - Thiết kế luồng liệu vào - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic - Hợp thức hố mơ hình logic Thiết kế sở liệu xác định yêu cầu thông tin người sử dụng hệ thống, công việc tương đối phức tạp Phân tích viên ngồi việc gặp gỡ người sử dụng hỏi họ danh sách liệu mà họ cần để hồn thành có hiệu cơng việc làm Tuy nhiên công việc hỏi thường gặp khó khăn Để cơng việc diễn 18 18 20 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai cách thuận lợi phân tích viên buộc phải nghiên cứu kỹ lưỡng sở liệu hệ thống Tuỳ theo yêu cầu công việc tình cụ thể phân tích viên có phương pháp thu thập liệu cho phù hợp Tuy nhiên, phân tích viên áp dụng phương pháp sau: - Thiết kế sở liệu logic từ thông tin - Thiết kế sở liệu phương pháp mơ hình hố 1.3.4 Đề xuất phương án giải pháp Ở giai đoạn này, nhóm phân tích viên xác định mặt logic đầu vào, xử lý, tệp sở liệu đầu cho phép giải tốt vấn đề hệ thống thơng tin có đạt mục tiêu đề người sử dụng Tuy nhiên khía cạnh như: Ai chịu trách nhiệm nhập liệu? Cách thức xử lý sử dụng cho xử lý? Phương tiện xử lý dùng? chưa làm sáng tỏ Chính mục đích giai đoạn thiết lập phác họa cho mơ hình vật lý, đánh giá chi phí lợi ích cho phác họa, xác định khả đạt mục tiêu tác động chúng lĩnh vực tổ chức, nhân làm việc hệ thống đưa khuyến nghị cho lãnh đạo phương án hứa hẹn Các cơng đoạn giai đoạn là: - Xác định ràng buộc tin học ràng buộc tổ chức - Xây dựng phương án giải pháp - Đánh giá phương án giải pháp - Chuẩn bị trình bày báo cáo Đánh giá phương án giải pháp công việc quan trọng giai đoạn Thực chất hoạt động phân tích chi phí lợi ích, phân tích đa tiêu chuẩn Ngồi phân tích viên cịn trình bày thêm phương pháp phân tích khác phương pháp chuyên gia, phương pháp so sánh Đối với hệ thống thông tin doanh nghiệp cần đặc biệt nhấn mạnh hiệu kinh tế Sự thuyết phục mặt tài tính khả thi tài dự án định xem dự án có tiếp tục tiếp không thay đổi theo phương pháp khác 1.3.5 Thiết kế vật lý Giai đoạn ngồi mơ tả chi tiết phương án giải pháp chọn giai đoạn trước Đây giai đoạn quan trọng, mơ tả xác có ảnh hưởng tác động trực tiếp tới công việc thường ngày người sử dụng, lỗi thiết kế vật lý biểu khó đọc, hội thoại khơng dứt khốt nguyên nhân gây nên thất bại hệ thống Sản phẩm giai đoạn tài liệu bao chứa tất đặc trưng hệ thống cần cho việc thực kỹ thuật, tài liệu dành cho người sử dụng mơ tả phần thủ công giao diện với phần tin học hố Các cơng đoạn giai đoạn này: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý - Thiết kế chi tiết giao diện (vào/ra) - Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá 20 20 30 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai Các thông tin nhân viên bán hàng sử lý trực tiếp(thêm, sửa, xóa) hóa đơn bán hàng (bảng 2.1)sau bàn giao sản phẩm có nhiệm vụ thêm vào bảng thồng kê hóa đơn bán hàng định kỳ bảng 3.3(chỉ thêm, sửa, xóa mới) Nhân viên bán hàng có niệm vụ nhận lại sản phẩm bị lỗi tham gia trực tiếp vào bảng 1.3 dựa thơng tin có từ bảng theo dõi hàng để điền vào bảng Các thông tin trung: Thông tin bảng theo dõi hàng gồm thơng tin mã hàng, tên hàng, số lượng cịn, chất lượng, xuất xứ - Các thiết bị phần cứng bao gồm: + Máy vi tính với cấu hình tối thiểu: Vi xử lý 1Ghz; Ram 1GB; HDD hay SSD 32Gb +Các thiết bị nhập/xuất liệu: Bàn phím, chuột vi tính, máy in hố đơn, thiết bị đọc mã vạch… 2.2.2 Phân tích hệ thống Mục đích, yêu cầu toán quản lý bán hàng Bài toán giải nghiệp vụ sau: Quản lý danh mục Hóa đơn bán lẻ Danh mục khách hàng(bảng 1.1) Hóa đơn nhập Danh mục hàng hóa(bảng 1.2) Hóa đơn nhập Danh mục nhà cung cấp sản phẩm(bảng 1.3) Nhập hàng 1.Có hóa đơn Lập phiếu nhập(bảng 2.1) sửa Sổ theo dõi hàng (bảng 4.0) lưu 2.Người giao hàng Sổ nhập(bảng 2.2) Xuất hàng 1.Khách hàng sửa Lập hóa đơn bán(bảng 3.1) Sổ theo dõi hàng (bảng 4.0) 2.Biên lai thuế Thống kê, báo cáo 1.Hóa đơn bán lưu Sổ xuất(bảng 3.2) 2.Hóa đơn nhập 3.Sổ xuất Các danh sách thống kê 4.Sổ nhập 5.Sổ theo dõi hàng 30 30 32 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai 2.2.3 Bảng biểu mẫu nhập hang STT Tên khách Điện thoại Địa Bảng 1.1: Bảng nhập danh sách khách hàng Mã hàng Tên hàng Loại Đơn vị Bảng 1.2: Bảng nhập danh sách hàng Mã ncc Tên nhà cung cấp Điện thoại Địa Bảng 1.3: Bảng nhập danh sách nhà cung cấp sản phẩm Bảng 2.1: Bảng nhập hàng 32 32 Ghi 34 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai Bảng 2.2: Bảng mẫu liệu sổ theo dõi nhập Bảng 3.1: Bảng xuất hàng Bảng 3.2: Bảng mẫu liệu sổ theo dõi xuất Bảng 4.0: Bảng mẫu liệu sổ theo dõi hàng 34 34 36 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai Mã kho Địa Tên kho Bảng 4.1: Bảng mẫu kho hàng Bảng 4.2: Bảng mẫu thuế 2.3 Đánh giá hệ thống thông tin quản lý vật tư Công ty TNHH Olam Việt Nam 2.3.1 Ưu điểm - Chức làm việc đơn giản - Cơng cụ phương tiên làm việc tương đối tốn - Ít phụ thuộc ảnh hưởng cố đột xuât, tác động khách quan bên ngồi - Hoạt động tương đối dễ hiểu, mơ máy tính để giảm bớt khối lượng công việc 2.3.2 Hạn chế - Cập nhật, sửa đổi thơng tin cịn thiếu xác - Việc lưu chuyển thông tin chậm, đạt hiệu chưa cao 36 36 38 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai CHƯƠNG THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH LEE AND TEE GIALAI 3.1 Các sơ đồ lập sau khảo sát Ta có chi nhánh cần quản lý danh sách hàng hóa, khách, nhà cung cấp Các cơng việc cửa hàng bao gồm: Nhập hàng Xuất hàng Quản lý hàng kho Ta lập chức tương ứng quản lý là: Quản lý nhập hàng Quản lý xuất hàng Quản lý hàng Chức quản lý nhập hàng bao gồm nhập hàng vào cửa hàng in phiếu nhập nhằm tạo giằng buộc chịu trách nhiệm sản phẩm người cung cấp sản phẩm ->Các nhiệm vụ cần có hệ thống nhập hàng bao gồm: Nhập In phiếu nhập Chức quản lý việc xuất hàng bao gồm công việc xuất hàng, in phiếu xuất để khẳng định sản phẩm cửa hàng bán để thuận tiện việc bảo hành cho khách hàng việc xuất hàng cịn bao gồm cơng việc bảo hành vận chuyển ->Các nhiệm vụ cần có hệ thống xuất hàng bao gồm: Xuất In phiếu xuất Bảo hành Vận chuyển Các thông tin cửa hàng cần phải tìm kiếm thống kê để người có ảnh hưởng tới hệ thống xem thông tin cần thiết.Ta cần tạo lập chức tìm kiếm thống kê Từ phân tích ta có sơ đồ phân cấp chức sau Sơ đồ phân cấp chức 38 38 40 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai Quản lý chi nhánh L&T ! Hình 1.1: Sơ đồ phân cấp chức 1.1Quản lý danh mục a) Mục tiêu Chức quản lý danh mục bao gồm quản lý thông tin hàng hóa, nhà cung cấp khách hàng Có chức thêm, sửa, xóa, tìm Chức làm việc với thông tin đầy đủ Các thông tin đucọ truy xuất trực tiếp hỗ trợ cho việc nhập hàng xuất hàng thuận lợi nhanh chóng b) Đầu vào Với thơng tin khách hàng lấy từ hóa đơn xuất (mẫu phiếu 3.1), mặt khác ban đầu lấy từ việc hỏi trực tiếp khách hàng cập nhật trực tiếp giao diện chức Với thông tin hàng lấy từ phiếu nhập cửa hàng (mẫu phiếu 2.1) Với thông tin nhà cung cấp lấy từ phiếu nhập cửa hàng(mẫu phiếu 2.1) c) Đầu Các thông tin khách hàng lưu vào nguồn liệu khách hàng Các thông tin hàng lưu vào nguồn liệu hàng Các thông tin nhà cung cấp lưu vào nguồn liệu nhà cung cấp 1.2Quản lý nhập hàng 40 40 42 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai a) Mục tiêu Tạo lập chức để dễ dàng quản lý việc nhập cách xác chi tiết in phiếu nhập nhằm tạo giằng buộc chịu trách nhiệm sản phẩm người cung cấp sản phẩm Các liệu nhập vào trực tiếp xử dụng để tạo lập danh sách nhập theo dõi theo định kỳ Giúp cho cửa hàng dễ dàng theo dõi việc nhập hây rút xu hàng hóa đánh giá khác Có chức thêm, sửa, xóa tìm kiếm b) Đầu vào Đầu vào chức phiếu nhập cửa hàng(biểu mẫu 2.1), sổ kho(mẫu 4.0), sở danh mục lập hàng hóa nhà cung cấp c) Đầu Đầu chức nhập vào sở liệu nhập 1.3Quản lý xuất hàng a) Mục tiêu Nhằm đơn giản hóa chức bán hàng in phiếu xuất cửa hàng để xác định xuất xứ sản phẩm cửa hàng cung cấp để phục vụ cho công việc bảo hành Xác định yêu cầu vận chuyển, bảo hàng Có chức thêm, sửa, xóa tìm kiếm b) Đầu vào Đầu vào in phiếu xuất xuất hóa đơn xuất(mẫu 3.1), sổ kho(mẫu 4.0) Đầu vào bảo hành bao gồm: hóa đơn xuất(mẫu 3.1) cửa hàng, sổ theo dõi hàng (mẫu 4.0) Đầu vào vận chuyển hóa đơn xuất(mẫu 3.1) c) Đầu Đầu quản lý xuất hai sở liệu xuất bảo hành 1.4Quản lý hàng a) Mục tiêu Quản lý thông tin chung hàng hóa có cửa hàng(kho)như: số lượng, giá nhập, giá xuất 42 42 44 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai Các mặt hàng có thời gian kho lâu lưu vào danh sách tồn kho Có chức thêm, sửa, xóa tìm kiếm b) Đầu vào Đầu vào chức phiếu nhập(mẫu 2.1), phiếu xuất(mẫu 3.1), danh sách bảo hành c) Đầu Cơ sở liệu quản lý hàng hóa quản lý tồn kho 1.5Tìm kiếm, thống kê a) Mục tiêu Giúp người dung nhanh chóng tìm thấy thơng tin mà họ cần tìm b) Đầu vào Đầu vào chức tất sở liệu lập từ chức c) Đầu Danh sách thông mặt khác mà người dùng cần tìm Sơ đồ luồng liệu Hình 2.1: Sơ đồ ngữ cảnh 44 44 46 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai Hình 2.2: Sơ đồ mức đỉnh Hình 2.3: Sơ đồ mức đỉnh quản lý danh mục 46 46 48 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai Hình 2.4: Sơ đồ mức đỉnh quản lý nhập hàng Hình 2.5: Sơ đồ mức đỉnh quản lý xuất hàng Hình 2.6: Sơ đồ mức đỉnh ql theo dõi hàng 48 48 50 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai Sơ đồ liên kết tập thực thể Hình 3.1: Sơ đồ liên kết tập thực thể 50 50 52 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai Hình 3.2: Sơ đồ liên kết tập thực thể mức hạn chế Hình 3.2: Sơ đồ liên kết tập thực thể chuẩn hóa 52 52 54 Hệ thống thơng tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai Kết luận Sau thời gian tìm hiểu, nghiên cứu kết hợp với nhiệt tình hướng dẫn trực tiếp TS Lê Dân, với kiến thức học nhà trường, cố gắng nỗ lực nhóm hồn thành tiểu luận kết thúc môn học với tên đề tài nghiên cứu “Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lý vật tư Công ty TNHH Olam Việt Nam” Xét phạm vi nghiên cứu, đề tài đáp ứng số yêu cầu công tác quản lý đơn vị Với tài liệu tham khảo thu thập trình học tập thực tế, đưa liệu đầu vào chương trình, kết đầu chương trình để phục vụ trình quản lý, chương trình giúp người sử dụng kết xuất thông tin đầu thơng qua báo cáo Chương trình thực công viêc sau: Cập nhật liệu Cập nhật liệu vật tư Cập nhật liệu nhóm vật tư Cập nhật liệu nhà cung cấp Cập nhật liệu phận sử dụng(cơng trình) Tìm kiếm Tìm kiếm thơng tin theo nhà cung cấp Tìm kiếm thơng tin theo phận sử dụng Tìm kiếm thơng tin vật tư theo mã vật tư Báo cáo Báo cáo nhập – xuất – tồn Báo cáo tình hình chi mua vật tư kỳ Báo cáo tình hình tốn với nhà cung cấp Tuy nhiên sở liệu khơng có khả kết nối với sở liệu khác, chưa có khả lưu liệu, Đề tài nghiên cứu tránh khỏi sai sót Rất mong bảo góp ý thầy để nhóm hiểu sâu đề tài, rút kinh nghiệm sai sót, hạn chế khuyết điểm củng cố kiến thức Một lần nhóm xin chân thành cảm ơn nhiệt tình giúp đỡ TS.Lê Dân để nhóm hồn thành chuyên đề 54 54 56 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai Danh mục hình Hình 1.1: Ba mơ hình hệ thống thơng tin Hình 2.1: Lưu đồ mơ tả q trình xuất vật tư Hình 2.2: Lưu đồ mơ tả q trình nhập kho vật tư Hình 3.1: Sơ đồ phân rã chức hệ thống thông tin lý vật tư Công ty TNHH Olam Việt Nam 56 56 58 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chi nhánh túi xách Lee and Tee Gia Lai TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý, TS Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh, NXB Thống kê, Hà Nội, 2000 Giáo trình Cấu trúc liệu giải thuật, PTS Hàn Viết Thuận, NXB Thống kê -Hà nội 1999 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, ThS Đinh Thế Hiển, NXB Thống kê Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn văn Ba, NXB Đại học Quốc Gia HN, 2003 58 58 ... định 1.1.2.Thông tin xử lý thông tin tổ chức Nhiệm vụ hệ thống thông tin doanh nghiệp xử lý thông tin kinh doanh, tức thơng tin dùng cho mục đích kinh doanh doanh nghiệp Xử lý thông tin tập hợp thao... thông tin kinh doanh để đảm bảo 02 nhiệm vụ sau: - Nhiệm vụ đối ngoại: + Thu thập thơng tin từ ngồi đến + Đưa thơng báo - Nhiệm vụ đối nội: + Làm liên lạc phận + Cung cấp thông tin kinh doanh. .. biến đổi thơng tin Theo quan điểm hệ thống hệ thống quản lý tổ chức kinh doanh bao gồm hệ sau: - Hệ định - Hệ thơng tin - Hệ tác nghiệp Hình 1.1: Ba mơ hình hệ thống thơng tin Mơ hình logic