tiểu luận môn học thiết kế hệ thống thông tin quản lý sản xuất sách tại một nhà xuất bản

Häc viÖn kü thuËt qu©n sù

LỜI NÓI ĐẦU

Với sự phát triển không ngừng của Công nghệ thông tin và truyền thông thì các ứng dụng của tin học ngày càng đi sâu vào đời sống của con người và nó đã trở thành một sản phẩm không thể thiếu của thế giời văn minh giúp cho con ngừoi có thể nắm bắt được thông tin một cách nhanh chóng, chính xác Đứng trước xu thế đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý của các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh là một tất yếu, nó giúp cho các đơn vị nâng cao năng lực quản lý, hiệu quả hoạt động, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh trên thị trường.

Trong quá trình tìm hiểu thực tế tại nhà xuất bản Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự em đã nhận thấy rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và hệ thống thông tin nói riêng.

Xuất phát từ yêu cầu thực tế tại nhà xuất bản em nhận thấy cần có giải pháp để xây dựng một hệ thống thông tin phục vụ cho việc quản lý sản xuất sách.Theo đó khi hệ thống được đưa vào sử dụng sẽ đáp ứng tốt của việc kiểm kê lượng sách, in ấn do đó có thể trở giúp đắc lực cho việc ra quyết định của giám đốc

Phần 1 : Nêu bài toán và các vấn đề phạm vi giải quyết

I : Bài Toán :

Quản lý sản xuất sách tại một nhà xuất bản

II : Các vấn đề :

1 Với hệ thống quản lý cũ bằng văn bản giấy tờ:

- Quản lý sử dụng máy thực hành trên văn bản giấy tờ - Dùng sổ để theo dõi tình trạng thiết bị của từng bộ môn

- Nhập các thiết bị thủ công, chỉ có sự tính toán của máy tính - Tìm kiếm, tra cứu thủ công trên sổ sách

2 Ưu điểm của hệ thống cũ:

- Hệ thống đã quen thuộc

Trang 2

- Giá thành thấp 3 Nhược điểm của hệ thống cũ:

- Do quản lý bằng sổ sách giấy tờ nên tốn thời gian và nhân lực- Dễ xảy ra sai sót

- Khó có thể quản lý một cách chính xác- Dữ liệu có thể bị mất mát

- Tìm kiếm, tra cứu mất rất nhiều thời gian

III Phạm vi giải quyết (Hệ thống thực hiện những chức năng chính là):

Từ những phân tích về ưu nhược điểm phía trên vấn đề đặt ra là phải làm sao để có thế giải quyết được vấn đề này một cách hợp lý và hiệu quả nhất :

Do vậy, yêu cầu ta phải có một hệ thống mới, ứng dụng tin học vào quá trình quản lý nhằm loại bỏ tất cả những nhược điểm trên của hệ thống cũ , đồng thời có những tính năng vượt trội so với hệ thống cũ.

Hệ thống mới phải có những tính năng sau đây:

bìa , số lượng bao sách như thế nào

2.Phân tích các chức năng chính :

- Văn Phòng : Nơi tiếp nhận các đơn hàng của khách sau đó sẽ xem xét và

quyết định xem tiếp nhận những đơn đặt hàng nào

- Ban Biên Tập : Sau khi tiếp nhận các đơn hàng thì ban biên tập sẽ thực hiện

chức năng biên tập đã quy định,sửa chữa và hoàn chỉnh sao cho ấn phẩm phù hợp và thỏa mãn yêu cầu khách hàng

- Phòng Kế Hoạch – Phát Hành : xây dựng kế hoạch để một cách hợp lý để

có thể giao hàng cho khách một cách đúng hẹn Ngoài ra phòng kế hoạch phát hành còn có nhiệm vụ quan hệ tìm khách hàng, đồi tác liên kết để duy trìvà phát triển hoạt động kinh doanh của nhà xuất bản, tổ chức và tiêu thụ các loại sách, tìm hiểu môi trường để định hướng phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ một cách hợp lý

- Xưởng In : In những ấn phẩm do nhà xuất bản giao,phù hợp với năng lực

sản xuất của xưởng,đảm bảo chất lượng số lượng và thời gian.Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm của nhà xuất bản và khách hàng đúng thời gian giao hàng

Phần 3: Quy trình xử lý

- Ban Giám Đốc : Điều hành chung toàn bộ hệ thống

- Văn Phòng : Tham mưu cho Giám đốc về công tác hành chính - tổ chức Thực hiện công tác lễ tân, hành chính, văn thư, lưu trữ thuộc trách nhiệm và thẩm quyền Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng

của nhà xuất bản Quản lý tài chính - tài sản, kế toán, quản lý tập trung các nguồn vốn, quỹ, kinh phí trong hoặc ngoài ngân sách của trường Nhà xuất bản theo quy định của nhà nước

 Tổ chức lưu trữ hồ sơ xuất bản phẩm, danh sách trích ngang cán bộ trong phạm vi nhà xuất bản quản lý, bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế

Trang 4

toán theo quy định nhà nước

 Xây dựng trình giám đốc phê duyệt kế hoạch về sử dụng lao động, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức; đề xuất, sắp xếp, điều động, tuyển dụng lao động và cho lao động thôi việc theo chế độ; kiểm tra viêc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong cơ quan

 Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với công nhân viên chức và lao động hợp đồng: đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức thi nâng ngạch viên chức, nâng bậc lương, trợ cấp khó khăn, các chế độ bảo hiểm xã hội.

 Tổ chức quản lý các nguồn vốn theo luật ngân sách nhà nước và quy định hiện hành; thực hiện thu, bảo quản và chi trả các khoản tiền từ các khoản thu khác của nhà xuất bản và các phòng ban chức năng khác

 Tạo điều kiện và phối hợp hoạt động với các đoàn thể quần chúng trong nhà xuất bản

 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy định pháp luật hiện hành và của trường

 Làm tham mưu cho giám đốc, tổng biên tập về tất cả các vấn đề có liên quan tới công tác biên tập Đồng thời phối hợp với hội đồng biên tập để thực hiên chức năng của biên tập viên đã quy định

 Là một đầu mối quản lý hoạt động khai thác bản thảo và biên tập sách của nhà xuất bản

 Sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo để có các ấn phẩm đảm bảo về nội dung và hình thức nhằm quán triệt tốt đường lối, chủ trương, chính sách giáo dục của Đảng và Nhà nước trong từng ấn phẩm

 Tổ chức biên tập bản thảo theo đúng quy trình biên tập nhằm đảm bảo đầy đủ các yêu cầu của cộng tác biên tập như hoàn chỉnh kết cấu, nội dung và hình thức bản thảo; nhận xét bản thảo và trình lên tổng biên tập và giám đốc phê duyệt

 Thực hiện các biện pháp thích hợp nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ biên tập viên, đặc biệt là hiểu biết về các vấn đề kinh tế

 Đề xuất các định mức về biên tập và thanh toán cho cán bộ biên tập, thẩm định thuê ngoài phù hợp với các điều kiện hiện hành

 Phối hợp với các bộ phận khác trong quá trình ký kết và thực hiện các hợp đồng của nhà xuất bản đã ký kết

 Thường xuyên tổ chức thảo luận, rút ra kinh nghiệm về những mặt được và chưa được sau mỗi cuốn sách được xuất bản, hoàn thiện quy

trình biên tập để nâng cao chất lượng sách của nhà xuất bản

 Nộp các tài liệu theo quy định vào lưu trữ tại văn phòng sau khi đã hoàn tất công tác xuất bản, in ấn, đọc kiểm tra xuất bản.

xuất bản, hoạt động theo tôn chỉ, mục đích của nhà xuất bản dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc, tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc về lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quan hệ tìm khách hàng, đối tác liên kết để duy trì và phát triển các hoạt động kinh doanh và phát hành của nhà xuất bản.

 Tổ chức và tiêu thụ các loại sách (giáo trình, sách chuyên khảo, tham khảo) của nhà xuất bản bằng các hình thức bán lẻ, bán buôn, trường hợp đặc biệt có bán ký gửi và trao đổi

 Nhận bán ký gửi, mua bán các loại sách, văn hóa phẩm của các cá nhân Đơn vị phát hành và các nhà cung cấp

 Tìm hiểu, nắm bắt nhu cầu thị trường các xuất bản phẩm, kịp thời báo cáo cấp trên để có định hướng phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ b Nhiệm vụ

 Nắm vững chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển kinh tế - xã hội nói chung và về công tác xuất bản nói riêng Nghiên cứu, đề xuất phương án kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ

 Thường xuyên đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu nắm vững thông tin và những biến động của thị trường để đề xuất với ban giám đốc phương

hướng giải quyết

 Liên hệ với các phòng ban trong nhà xuất bản, thông qua văn phòng trước khi trình giám đốc và cơ quan chủ quản kí duyệt

 Làm thủ tục đăng ký kế hoạch xuất bản với cục xuất bản, sau khi được cục xuất bản chấp nhận, lưu nộp một bản đăng ký kế hoạch xuất bản tại văn phòng Thông qua văn phòng các giấy phép xuất bản trước khi trình giám đốc ký đối với các bản thảo đã hoàn tất các thủ tục xuất bản  Đôn đốc việc nộp quản lý phí của các cộng tác viên và khách hàng liên kết (nhà xuất bản cấp giấy phép, các đối tác tự in và phát hành); nộp lưu chiểu sách lên cục xuất bản và thư viện quốc gia đủ và đúng theo

quy định.

Trang 6

 Xây dựng giá thành, giá bán các xuất bản phẩm, mức quản lý phí, mức triết khấu trên cơ sở thảm khảo giá chung của nhà xuất bản hiện nay, có sự điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện của nhà xuất bản và trình giám đốc quyết định

 Xây dựng và mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm: đề xuất các mức chiết khấu, định mức phát hành để khuyến khích, tăng doanh thu đối với các đối tác liên kết và người lao động

 Nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật lao động, không để mất mát hàng hóa, gian lận trong kinh doanh; giữ bí mật kinh doanh của nội bộ cơ quan nhà xuất bản

 Thực hiện báo cáo kết quả kinh doanh theo định kỳ, đề xuất các kiến nghị, giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của nhà xuất bản.

tế Quốc dân; thực hiện in sách và văn hóa phẩm theo kế hoạch của nhà xuất bản và của trường theo đúng quy định của luật xuất bản; pháp luật của Nhà nước và quy chế của cơ quan quản lý cấp trên

 Bảo toàn vốn để duy trì và phát triển sản xuất, góp phần nâng cao đời sống và thu nhập của nhà xuất bản

 Đề xuất các phương án đầu tư, mở rộng sản xuất và phương thức quản lý hoạt động của xưởng in phù hợp cơ chế hoạt động của nhà xuất bản và tuân thủ hành lang pháp lý được quy định trong luật xuất bản và các văn bản dưới luật

 Tổ chức triển khai kế hoạch của nhà xuất bản, lập kế hoạch vật tư - vật liệu để triển khai các công việc được giao, dự trù thay thế sửa chữa bảo dưỡng thiết bị, đảm bảo máy móc hoạt động thường xuyên

 Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm của nhà xuất bản và khách hàng đúng thời gian giao hàng

được giao và được hạch toán vào thành phẩm sau khi đã báo cáo và được sự đồng ý của ban giám đốc nhà xuất bản

 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy

định pháp luật, quy chế hiện hành của trường.

IV : Mẫu Biểu1 : Hợp Đồng In

Trang 8

Điều 1: Bên B nhận gia công cho bên A các ấn phẩm

STT Tên ấn phẩm và quy cách (ghi rõ

khổ thành phẩm) Số lượng

Đơn giá

Thành tiềnGiấyCông in

Điện thoại

12345

3: Quyết Định Xuất Bản Của Giám Đốc

GIÁM ĐỐC NHÀ XUẤT BẢN

- Căn cứ Luật Xuất bản ngày 03 tháng 12 năm 2004;

- Căn cứ Nghị định số 111/2005/NĐ-CP ngày 26 tháng 8 năm 2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xuất bản;

- Căn cứ tôn chỉ, mục đích của Nhà xuất bản quy định tại Giấy phép thành lập nhà xuất bản số: /GP-BVHTT ngày tháng năm

- Căn cứ Giấy xác nhận đăng ký kế hoạch xuất bản số / ngày tháng năm của Cục Xuất bản;

- Theo đề nghị của Tổng biên tập,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Xuất bản xuất bản phẩm có tên " "

- Tác giả (dịch giả) - Số trang: (bằng chữ: )- Khuôn khổ: cm;

- Số lượng in: bản (bằng chữ )- Đối tác liên kết xuất bản (nếu có)

4 : Giấy Phép Xuất Bản

GIẤY PHÉP XUẤT BẢN TÀI LIỆU KHÔNG KINH DOANHCỤC TRƯỞNG CỤC XUẤT BẢN

- Căn cứ Luật Xuất bản ngày 03 tháng 12 năm2004;

- Căn cứ Nghị định số 111/2005/NĐ-CP ngày 26 tháng 8 năm 2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xuất bản;

- Xét đơn xin phép xuất bản ngày tháng năm 200 của

CHO PHÉP

1 Cơ quan, tổ chức Được xuất bản tài liệu: của tác giả (người dịch) - Số trang Phụ bản (nếu có) bản- Khuôn khổ cm Số lượng in bản.- Mục đích xuất bản: - Phạm vi sử dụng và hình thức phát hành:

Trang 10

STT Tên ẤnPhẩm Mã số

ThànhtiềnKhổ GiấyLoại

Tổng cộng số tiền (Viết bằng chữ): ………Số chứng từ gốc kèm theo: ………

Ngày …… tháng …… năm………

Chương II : Phân tích chức năng hệ thốngI : Sơ đồ phân rã chức năng

1) Xác định chức năng chi tiết- Nhận đơn hàng- Kiểm tra đơn hàng

- Xử lý yêu cầu chi tiết đơn hàng- Ghi sổ

- Giấy phép xuất bản- Chỉnh sửa thiết kế- In

- Đóng gói hàng theo đơn- Kiểm kê

- Lập biên bản

- Thanh toán biên bản- ghi sổ

- Báo cáo(1) Nhận đơn hàng(2) Kiểm tra đơn hàng(3) Xử lý yêu cầu chi tiết đơn hàng

(4) Ghi sổ

Quản lý đơn Hàng

Quản lý SX sách tạinhà xuất bản(5) Giấy phép xuất bản

(6) Chỉnh sửa thiết kế(7) In

Khâu in ấn(8) Đóng gói hàng theo

Trang 14

Quản lý sản xuất sách tại nhà xuất bản

Quản lý đơn hàngNhận đơn hàngKiểm tra đơnhàng Khâu in ấn Quản lý phát hành Báo cáo

Xử lý yêu cầu chi tiết đơn hàng

Ghi sổ

Giấy phép xuấtbản Chỉnh sửa thiết

kế IN

Đóng gói hàngtheo đơnKiểm kê Lập đơn hàng

Thanh toán Đơn hàng Ghi sổ

II : Sơ đồ luồng dữ liệu

1) DFD mức khung cảnh

Ban giám đốc

Quản lý sx sách tại

Sổ sách, đơn hàng,mẫu thiết kếphiếu giao hàng

Đơn HàngBáo cáo

Yêu cầu

Phiếu giao hàng

Khách hàng

2) DFD mức đỉnh 1

3) DFD mức dưới đỉnh ( Mức 2 )

Trang

Khách hàng

Lên báo cáoBan giám

QL Phát hành

Ban giám đốc

Yêu cầu báo cáo Báo cáoYêu

cầu đơnhàng

Phiếu giao hàngXác

nhận đơn hàng

Giấy xác nhận đơn hàng

In ấn

16

- DFD mức dưới đỉnh của quản lý đơn hàng

tra đơn hàng

In đơn hàngLập đơn hàng

Yêu cầu đơn hàng

Thông tin đơn hàng

Đơn hàng

Dữ liệu đơn hàng

Khách hàng

- DFD mức dưới đỉnh của quản lý phát hành

In phiếu giao hàngLập phiếu giao

Thông tin đơn hàng

Thông tin đơn hàng đã kiểm tra

Phiếu giao hàng

Dữ liệu giao hàng

Khách hàng

III : Đặc tả chức năng

3.1 : Đặc tả chi tiết “ Kiểm tra yêu cầu đơn hàng “

- Dữ liệu vào : Yêu cầu của khách hàng, dữ liệu về đơn hàng, giá cả

Trang 18

- Dữ liệu ra : Lưu thông tin khách hàng

Bắt đầu

Thông tin khách hàng , đơn hàng

Kiểm Tra

Lưu thông tin

Không đủ ĐK

3.2 : Đặc tả chi tiết “ Lập đơn hàng”

- Dữ liệu vào : Thông tin khách hàng, dữ liệu về đơn hàng - Dữ liệu ra : Lập đơn hàng

Bắt đầu

Thông tin khách hàng , đơn hàng

Kiểm Tra

Lập đơn hàngĐủđiềukiện

3.3 : Đặc tả chi tiết “ Tiếp nhận đơn hàng “

- Dữ liệu vào : Yêu cầu của khách hàng, dữ liệu về đơn hàng - Dữ liệu ra : Kí hợp đồng với khách hàng

Bắt đầu

Thông tin khách hàng , đơn hàng

Kiểm Tra

In đơn hàng

Không đủ ĐK

3.4 : Đặc tả chi tiết “ Thiết kế và in ấn “

- Dữ liệu vào : Yêu cầu của khách hàng, dữ liệu về đơn hàng - Dữ liệu ra :Bản thiết kế cho khách hàng

Bản thiết kế hoàn

3.5 : Đặc tả chi tiết “ giao hàng “

- Dữ liệu vào : giấy xác nhận đơn hàng, dữ liệu về đơn hàng - Dữ liệu ra : Phiếu giao hàng

Trang 20

Bắt đầu

Thông tin về khách hàng, đơn

Kiểm tra

Lập phiếu giao hàng

In phiếu giao hàngSai

Chương III : Phân tích dữ liệu nghiệp vụ, thiết kế xây dựng hệ thống

3.1.1 :Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính

 Xác định kiểu thực thể: là một vật cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổn định trong thế giới thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin Để xác định kiểu thực thể ta có nhiều cách, có thể xác định thông qua mẫu biểu, tài nguyên, giấy tờ giao dịch hay gạch chân các danh từ trong quy trình xử lý rồi xác định xem có phải thực thể hay không Các thuộc tính của 1 đối tượng cần được lưu lại trong hệ thống đó là kiểu thực thể

Xác định kiểu thuộc tính: Kiểu thuộc tính của mỗi thực thể có được từ form, thuộc tính lấy thông tin từ mẫu biểu Còn đối với thực thể lấy được từ các gợi ý còn lại Kiểu thực thểlấy ra từ quy trình xử lý các thuộc tính mô tả trực tiếp từ cho nó nằm trong mẫu biểu.

Các kiểu thực thể :

- Đơn Hàng ( Mã đơn hàng, Ngày đặt hàng, ngày giao hàng, trạng thái xử lý đơn hàng)

- Khách Hàng ( Mã Khách Hàng, Tên Khách Hàng, Địa Chỉ, Số Điện Thoại )

- Nhân Viên ( Mã nhân viên, tên nhân viên, tên đăng nhập, mật khẩu, địa chỉ nv, sđt )- Sách ( Mã sách, tên sách, năm xuất bản )

- Thể Loại : ( Mã TL, tên TL, diễn giải TL)

- Giá ( Mã giá, đơn vị tính, giá bán)

- Tác Giả ( Mã tác giả, tên tác giả, địa chỉ, tiểu sử)- Quyền Hạn ( Mã quyền, tên quyền, diễn giải quyền )

trong thế giới thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin

Trang 22

- Tập thực thể là tập hợp các thực thể biểu diễn một lớp tự nhiên trong thế giới thực

một đặc điểm dùng để mô ta cho kiểu thực thể, kiểu thực thể được mô tả bởi tập hợp các kiểu thuộc tính

VD :

Biểu diễn trong sơ đồ

 Liên kết và số lượng liên kết

- Liên kết nhiều – một