Cải tiến hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo theo iso 9001 2008 tại trường cao đẳng nghề hàng hải thành phố hồ chí minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Phạm Thị Mẫu Ly CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUY TRÌNH, VĂN BẢN QUẢN LÝ ĐÀO TẠO THEO ISO 9001: 2008 TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ HÀNG HẢI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ GIÁO DỤC HỌC Thành phố Hồ Chí Minh – 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Phạm Thị Mẫu Ly CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUY TRÌNH, VĂN BẢN QUẢN LÝ ĐÀO TẠO THEO ISO 9001: 2008 TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ HÀNG HẢI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành: Quản lý giáo dục Mã số: 60 14 01 14 LUẬN VĂN THẠC SĨ GIÁO DỤC HỌC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS Hoàng Thị Nhị Hà Thành phố Hồ Chí Minh - 2013 LỜI CAM ĐOAN Tơi tên: Phạm Thị Mẫu Ly, học viên cao học chuyên ngành Quản lý giáo dục, Khóa 22, Khoa Tâm lý-Giáo dục, Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh Tơi xin cam đoan phần nghiên cứu thực Các số liệu, kết luận nghiên cứu trình bày luận văn chưa công bố nghiên cứu khác Tôi xin chịu trách nhiệm nghiên cứu Học viên Phạm Thị Mẫu Ly LỜI CẢM ƠN Con xin cảm ơn nội, ba mẹ, má, cô dượng cổ vũ, động viên giúp đỡ hồn thành khóa học luận văn tốt nghiệp Em xin cảm ơn Cơ Hồng Thị Nhị Hà tận tình hướng dẫn, bảo em nhiều trình nghiên cứu thực luận văn tốt nghiệp Em xin cảm ơn quý Thầy Cô dạy, tạo điều kiện thuận lợi cho em hồn thành khóa học Xin cảm ơn anh, chị, bạn, em bên cạnh ủng hộ, trợ lực Trân trọng! Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 09 năm 2013 Phạm Thị Mẫu Ly MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu Khách thể đối tượng nghiên cứu Giả thuyết khoa học Nhiệm vụ nghiên cứu Giới hạn phạm vi nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu 10 Cấu trúc luận văn 12 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN VỀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUY TRÌNH, VĂN BẢN QUẢN LÝ ĐÀO TẠO THEO ISO 9001: 2008 TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ 13 1.1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 13 1.1.1 Tình hình nghiên cứu nước 13 1.1.2 Tình hình nghiên cứu nước 15 1.2 Một số khái niệm 20 1.2.1 Đào tạo, đào tạo nghề 20 1.2.2 Quản lý 22 1.2.3 Quản lý trường học, quản lý đào tạo 23 1.2.4 Cải tiến, hệ thống, quy trình, văn 24 1.2.5 Cải tiến hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo theo ISO 9001: 2008 27 1.3 Lý luận hệ thống quản lý chất lượng đào tạo theo ISO 9001: 2008 28 1.3.1 Khái niệm ISO, chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng, quản lý đào tạo theo ISO 28 1.3.2 Đặc điểm ISO 9001: 2008 29 1.3.3 Lợi ích áp dụng quản lý quy trình, văn quản lý đào tạo theo ISO 9001: 200831 1.4 Lý luận hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo trường cao đẳng nghề theo ISO 9001: 2008 31 1.4.1 Quản lý đào tạo trường Cao đẳng nghề 31 1.4.2 Phân cấp quản lý đào tạo trường Cao đẳng nghề 32 1.4.3 Hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo trường Cao đẳng nghề theo ISO 9001: 2008 34 1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo 41 1.5.1 Yếu tố khách quan: việc triển khai hệ thống văn pháp quy Nhà nước 41 1.5.2 Yếu tố chủ quan: Nhận thức đội ngũ cán quản lý, chuyên viên, giáo viên, sinh viên; Công tác đạo cải tiến hệ thống quy trình, văn 42 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUY TRÌNH, VĂN BẢN QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ HÀNG HẢI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 45 2.1 Khái quát địa bàn nghiên cứu trình khảo sát 45 2.1.1 Đặc điểm địa bàn nghiên cứu 45 2.1.2 Vài nét trình khảo sát phiếu điều tra 46 2.2 Nhận thức thái độ cán quản lý, chuyên viên, giáo viên trường CĐN HH TPHCM 48 2.2.1 Nhận thức cán quản lý, chuyên viên giáo viên vai trò quản lý chất lượng vai trị quy trình, văn quản lý đào tạo 48 2.2.2 Mức độ hiểu biết cán quản lý, chuyên viên giáo viên quản lý hệ thống chất lượng ISO 50 2.2.3 Thái độ cán quản lý, chuyên viên giáo viên việc cải tiến hệ thống quy trình, văn quản lý hướng theo ISO 52 2.3 Thực trạng quản lý đào tạo trường cao đẳng nghề hàng hải thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2007 - 2012 53 2.3.1 Quản lý công tác tuyển sinh 54 2.3.2 Quản lý trình đào tạo 55 2.3.3 Quản lý kết đào tạo 60 2.3.4 Quản lý hoạt động phối hợp 61 2.4 Thực trạng hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo trường CĐN HH TPHCM giai đoạn 2007 - 2012 63 2.4.1 Thực trạng quy trình, văn tổ chức đào tạo 63 2.4.2 Thực trạng quy trình, văn quản lý đào tạo 65 2.5 Đánh giá chung hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo trường CĐN HH TPHCM giai đoạn 2007 – 2012 theo ISO 9001: 2008 67 2.5.1 Điểm mạnh 67 2.5.2 Điểm yếu 70 2.5.3 Cơ hội 73 2.5.4 Thách thức 74 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUY TRÌNH, VĂN BẢN QUẢN LÝ ĐÀO TẠO HƯỚNG VÀO CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001: 2008 TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ HÀNG HẢI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH77 3.1 Định hướng đề xuất cải tiến hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo trường CĐN HH TPHCM hướng theo ISO 77 3.1.1 Định hướng đáp ứng tinh thần chiến lược phát triển Trường CĐN HH TPHCM giai đoạn 2011 - 2020 77 3.1.2 Nguyên tắc thực 78 3.1.3 Tập trung cải thiện lĩnh vực quản lí chun mơn 79 3.1.4 Nghiên cứu áp dụng linh hoạt yêu cầu ISO 9001: 2008 thực cải tiến hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo 79 3.2 Đề xuất cải tiến hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo trường CĐN HH TPHCM theo ISO 9001: 2008 80 3.2.1 Quy trình tuyển sinh 80 3.2.2 Quy trình lập kế hoạch, thực giảng dạy 85 3.2.3 Quy trình quản lý điểm 88 3.2.4 Quy trình tổ chức thi tốt nghiệp 99 3.2.5 Quy trình cấp phát tốt nghiệp 103 3.2.6 Quy trình giải vụ sinh viên 106 3.2.7 Quy trình kiểm sốt hồ sơ tổ chức đào tạo 108 3.3 Khảo nghiệm tính khả thi quy trình cải tiến 110 3.3.1 Mục đích 110 3.3.2 Phương pháp tiến hành, nội dung, đối tượng khảo sát cách thức xử lý số liệu110 3.3.3 Kết khảo nghiệm 111 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 113 Kết luận 113 Kiến nghị 114 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 115 PHỤ LỤC 118 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT Bộ GD&ĐT: Bộ Giáo dục Đào tạo Bộ LĐTB&XH: Bộ Lao động Thương binh Xã hội BM: Biểu mẫu CBQL: Cán quản lý CĐN HH TPHCM: Cao đẳng nghề Hàng hải Thành phố Hồ Chí Minh CV: Chuyên viên ĐLC: Độ lệch chuẩn GV: Giáo viên P CTHSSV: Phịng cơng tác Học sinh - Sinh viên 10 PĐT: Phòng Đào tạo 11 P.KTTC: Phịng Kế tốn – Tài 12 P.TCHC: Phịng Tổ chức – Hành 13 QT: Quy trình 14 SV: Sinh viên 15 TB: Trung bình 16 TS: Tần số MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Quản lý đào tạo hoạt động quản lý trường học, mối quan tâm hàng đầu nhằm hồn thành mục tiêu giáo dục, đào tạo; Vì vậy, đạo Đảng Nhà nước lĩnh vực giáo dục – đào tạo đường thực thành cơng mục tiêu cơng nghiệp hố đất nước tới năm 2020 nêu rõ [44]: - Thực đổi toàn diện giáo dục – đào tạo, Nghị Đại hội Đảng lần thứ XI đề phương hướng: “Thực đồng giải pháp phát triển nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo Đổi chương trình, nội dung, phương pháp dạy học, phương pháp thi, kiểm tra theo hướng đại” Như vậy, phát triển giáo dục theo hướng đại yêu cầu cấp thiết xu hướng hội nhập, tồn cầu hố Việt Nam - Cũng vậy, hoạt động quản lý giáo dục – đào tạo, Báo cáo trị đại hội Đảng XI nêu rõ: “Tiếp tục đổi chế quản lý giáo dục, đào tạo tinh thần tăng cường tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm sở giáo dục, đào tạo Làm tốt công tác xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển, quản lý mục tiêu, chất lượng giáo dục, đào tạo Phát triển hệ thống kiểm định công bố công khai kết kiểm định chất lượng giáo dục, đào tạo” - Đối với dạy nghề, Nghị Đại hội Đảng XI nêu: “Đẩy mạnh đào tạo nghề theo nhu cầu phát triển xã hội; có chế sách thiết lập mối liên kết chặt chẽ doanh nghiệp với sở đào tạo Xây dựng thực chương trình, đề án đào tạo nhân lực cho ngành, lĩnh vực mũi nhọn” Các nội dung đạo cấp thiết, đòi hỏi tổ chức giáo dục – đào tạo phải nghiên cứu, lập kế hoạch tiến hành hoạt động cụ thể nhằm hoàn thành tốt đạo Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 không trở thành chứng nhận khẳng định thương hiệu tập đồn, cơng ty lớn lĩnh vực sản xuất phân phối sản phẩm mà đây, trường học, tổ chức giáo dục củng cố uy tín, chất lượng dịch vụ đào tạo việc áp dụng thành công chứng nhận Các ưu điểm mà Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 đem lại cho tổ chức giáo dục [43]: - Cho phép tổ chức theo dõi khâu, trình hoạt động tổ chức cách có hệ thống, từ có biện pháp tối ưu hố quy trình vận hành; - ISO địi hỏi tất người tổ chức phải tự hoàn thiện mình, bổ sung kiến thức cịn thiếu để đáp ứng đòi hỏi hệ thống, đáp ứng nhu cầu thay đổi phát triển thị trường; - Tổ chức giáo dục tăng hài lòng khách hàng với sản phẩm dịch vụ áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO Với ưu điểm rõ ràng này, doanh nghiệp hay tổ chức hoạt động lĩnh vực giáo dục đào tạo nên áp dụng ISO Cuộc sống phát triển tất yếu dẫn đến nhu cầu phát triển không ngừng đổi mới; Khách hàng ngày mai chắn đòi hỏi cao khách hàng hôm chất lượng sản phẩm dịch vụ; Vì nâng cao chất lượng tiêu chuẩn hố Hệ thống quản lý chất lượng thực cần thiết Trường Cao đẳng nghề Hàng hải Thành phố Hồ Chí Minh (CĐN HH TPHCM) áp dụng nhiều phương thức cải cách công tác quản lý hành đào tạo: cải cách biểu mẫu, cải cách quy trình… Tuy nhiên, Trường thực hoạt động theo quản lý hành thủ cơng, kinh nghiệm Trong báo cáo hoạt động đào tạo năm học 20112012 vừa qua cho thấy: thủ tục văn hành hoạt động lưu trữ hồ sơ, biểu mẫu; hoạt động quản lý chất lượng đào tạo Trường chưa khoa học, trạng ảnh hưởng lớn đến hoạt động tổ chức quản lý đào tạo nhà Trường Vì lý trên, việc nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào cải tiến hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo Trường CĐN HH TPHCM cần thiết đắn, nhằm tạo đồng văn bản, quy trình để thành viên đơn vị, cán quản lý, chuyên viên, giáo viên, sinh viên Trường nắm rõ thực đầy đủ trách nhiệm, nghĩa vụ trình tham gia đào tạo quản lý đào tạo Do đó, lựa chọn nghiên cứu đề tài: “Cải tiến hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo theo ISO 9001: 2008 Trường Cao đẳng nghề Hàng hải Thành phố Hồ Chí Minh” Mục đích nghiên cứu Khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo Trường CĐN HH TPHCM nhằm cải tiến số quy trình, văn quản lý đào tạo Trường CĐN HH TPHCM hướng theo ISO 9001: 2008 III PHIẾU ĐIỀU TRA – MẪU 4– ĐIỀU TRA TÍNH KHẢ THI Đại học Sư Phạm TPHCM Phòng Sau Đại Học Lớp CHQLGDK22 PHIẾU ĐIỀU TRA Xin quý Thầy/Cô đánh giá mức độ khả thi quy trình tổ chức quản lý đào tạo cải tiến? (Chi tiết quy trình trang tiếp theo)* TT Quy trình Hồn tồn khơng khả thi Mức độ khả thi Khơng Bình Khả khả thi thường thi Rất khả thi Tuyển sinh Lập kế hoạch, tổ chức thực giảng dạy Quản lý điểm Tổ chức thi tốt nghiệp Cấp phát tốt nghiệp Giải vụ sinh viên Kiểm soát hồ sơ tổ chức đào tạo * Phần chi tiết quy trình đề xuất cải tiến trích lục ngun văn nội dung luận văn mục 3.2 Xin đánh dấu X vào ô trùng với ý quý Thầy/Cô lựa chọn Trân trọng cám ơn! 128 PHỤ LỤC Các bảng, biểu đồ TT NỘI DUNG TỔ CHỨC ĐÀO TẠO CBQL, CV GIÁO VIÊN TB ĐLC TB ĐLC Đầu vào Xây dựng chương trình đào tạo 4.50 0.60 4.55 0.67 Tuyển sinh 4.50 0.68 4.58 0.73 Lập kế hoạch đào tạo theo tuần/tháng/học kỳ/năm học 4.55 0.68 4.40 0.70 Quá trình Tổ chức đào tạo Xây dựng thời khóa biểu 4.47 0.69 4.16 0.71 Tổ chức sinh hoạt đầu khóa 4.25 0.63 4.00 0.84 Giải vướng mắc trình học tập 4.45 0.60 4.56 0.50 Tổ chức ôn thi 4.15 0.61 4.10 0.93 Tổ chức xét điểm học kỳ, tồn khóa 4.50 0.60 - - Tổ chức học lại (ghép lớp, lớp riêng) 4.50 0.60 4.02 0.80 10 Hướng dẫn, tổ chức thực tập, thực tế 4.50 0.76 4.66 0.47 11 Tổ chức thi xét tốt nghiệp 4.45 0.75 - - 12 Quản lý kết học tập 4.40 0.75 4.39 0.57 13 Tổ chức kiểm tra kết thúc môn học 4.35 0.88 4.24 0.59 14 Tổ chức kiểm tra lại lần 2, lần 4.30 0.65 3.96 0.86 15 Tổ chức đề thi 4.56 0.61 4.29 0.64 Khảo thí 129 16 Tổ chức chấm thi 4.50 0.60 4.33 0.59 17 Phúc khảo 4.40 0.68 3.96 0.93 18 Lấy ý kiến HSSV nội dung, phương pháp giảng dạy, hiệu học tập 4.50 0.68 4.46 0.57 19 Tư vấn, hỗ trợ việc làm, liên thông 4.55 0.60 4.48 0.58 20 Kết nối, liên lạc với cựu sinh viên 4.35 0.74 4.36 0.66 21 Cấp phát bảng điểm, văn bằng, chứng 4.60 0.59 - - 22 Lưu giữ hồ sơ tổ chức đào tạo 4.40 0.68 - - Quản lý chất lượng Đầu Bảng 2.4 Mức độ cần thiết áp dụng quy trình, văn tổ chức đào tạo Bảng 2.5 Mức độ cần thiết áp dụng quy trình, văn quản lý đào tạo GIÁO VIÊN TT QUY TRÌNH TS TB ĐLC CBQL, CV TS TB ĐLC Kiểm soát tài liệu Trường 51 4.39 695 20 4.35 587 Kiểm soát hồ sơ tổ chức đào tạo 51 4.41 698 20 4.45 686 Đánh giá (tự đánh giá) 51 4.53 644 20 4.10 788 Khắc phục, phòng ngừa cải tiến 51 4.51 644 19 4.37 684 Thanh tra giáo dục 51 4.33 816 20 4.50 607 Kiểm định chất lượng đào tạo 51 4.61 666 20 4.50 513 Quản lý phối hợp 51 4.51 644 20 4.40 598 Quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân viên, giáo viên 51 4.53 674 20 4.65 489 130 Bảng 2.9 Đánh giá kết thực quản lý đào tạo từ ý kiến CBQL, CV TS TB ĐLC Quản lý tuyển sinh 20 3.05 826 Quản lý kế hoạch, chương trình đào tạo 20 3.05 759 Quản lý hoạt động dạy giáo viên 20 2.95 826 Quản lý hoạt động học sinh viên 20 2.85 988 Quản lý điều kiện đảm bảo hoạt động đào tạo 20 2.45 887 Quản lý hoạt động phối hợp đào tạo 20 2.80 768 Quản lý hồ sơ, khen thưởng, kỹ luật 20 2.85 813 Quản lý xét công nhận tốt nghiệp, cấp 19 3.05 780 Quản lý hồ sơ cựu sinh viên 20 2.70 801 Nội dung Bảng 2.10 Đánh giá kết thực quản lý đào tạo từ ý kiến giáo viên TS TB ĐLC Quản lý tuyển sinh 50 2.66 917 Quản lý kế hoạch, chương trình đào tạo 50 3.10 814 Quản lý hoạt động dạy giáo viên 49 2.71 1.021 Quản lý hoạt động học sinh viên 50 2.70 953 Quản lý điều kiện đảm bảo hoạt động đào tạo 50 2.42 1.090 Quản lý hoạt động phối hợp đào tạo 49 2.57 1.041 Nội dung Bảng 2.12 Mức độ thường xuyên thực quản lý hoạt động đào tạo giáo viên TS TB ĐLC Quản lý tuyển sinh 51 3.08 868 Quản lý kế hoạch, chương trình đào tạo 51 3.35 796 Nội dung 131 Quản lý hoạt động giáo viên 50 3.16 934 Quản lý hoạt động sinh viên 51 3.08 935 Quản lý hoạt động kiểm tra, đánh giá kết đào tạo 50 3.36 851 Quản lý điều kiện đảm bảo hoạt động đào tạo 51 2.75 1.036 Quản lý hoạt động phối hợp đào tạo 51 2.73 1.002 Bảng 2.13 Mức độ thường xuyên thực quản lý hoạt động đào tạo CBQL, CV Mức độ thường xuyên quản lý hoạt động đào tạo- nhân viên TS TB ĐLC Quản lý tuyển sinh 20 3.30 923 Quản lý kết hoạch, chương trình đào tạo 20 3.25 639 Quản lý hoạt động cán bộ, nhân viên giáo viên 20 3.20 768 Quản lý hoạt động kiểm tra, đánh giá kết đào tạo 19 3.05 848 Quản lý điều kiện đảm bảo hoạt động đào tạo 20 2.65 875 Quản lý hoạt động phối hợp đào tạo 20 2.90 852 Quản lý hồ sơ kết tuyển sinh 20 3.15 671 Quản lý kết học tập 20 3.15 813 Quản lý hồ sơ, khen thưởng, kỹ luật 20 2.85 587 Quản lý xét công nhận tốt nghiệp, cấp 20 3.25 639 Quản lý hồ sơ cựu sinh viên 20 2.70 657 Bảng 2.15 Kiểm định T-TEST đánh giá kết quản lý hoạt động học theo thâm niên Kết thực quản lý hoạt động đào tạo: Quản lý hoạt động học sinh viên Levene's Test for Equality of Variances F Sig t-test for Equality of Means t df Sig (2tailed) Mean Difference Std Error Difference 95% Confidence Interval of the Difference Lower 132 Upper Equal variances assumed Equal variances not assumed 1.03 335 1.032 329 536 519 -.639 1.711 1.223 8.998 252 536 438 -.455 1.526 133 Sơ đồ 2.1 Quy trình tuyển sinh (trích phụ lục sổ tay quy trình tuyển sinh) Căn vào : - Giấy chứng nhận HĐDN Chỉ iê ể i h Kế hoạch tuyển sinh Mẫu biểu hồ sơ tuyển sinh Thông báo tuyển sinh Xử lý hồ sơ dự tuyển Xét trúng tuyển Thông báo trúng tuyển Gọi nhập học Đón nhập học Rà sốt, tổng kết tuyển sinh năm 134 Sơ đồ 2.2: Quy trình thực tập, thực tế Khoa trình kế hoạch thực tập Phịng Đào tạo kiểm tra, duyệt kế hoạch Sinh viên nộp đề cương thực tập Khoa phổ biến cho sinh viên Khoa hướng dẫn sửa đề cương Sinh viên thực tập Sinh viên nộp báo cáo thực Khoa chấm báo cáo thực tập Khoa chuyển điểm PĐT PĐT kiểm tra, nhập phần mềm, công bố điểm 135 10 Sơ đồ 2.3: Quy trình tổ chức thi tốt nghiệp Lập kế hoạch tổ chức thi tốt nghiệp Chuẩn bị đề thi Chuẩn bị hồ sơ thi Tổ chức thi Chấm thi công bố điểm Phúc khảo Lưu trữ Báo cáo, rút kinh nghiệm 136 11 Bảng 2.19 Kiểm định mối liên hệ kết thực quy trình quản lý đào tạo giới tính Levene Statistic Kết thực quy trình: Kiểm sốt tài liệu trường Kiểm soát hồ sơ tổ chức đào tạo Đánh giá (tự đánh giá) Sig 17 003 8.250 17 011 11.049 16 004 114 17 740 4.859 17 042 541 16 473 2.211 17 155 643 17 434 Kiểm định chất lượng đào tạo Quản lý phối hợp df2 12.246 Khắc phục, phòng ngừa cải tiến Thanh tra giáo dục (kiểm tra hoạt động tổ chức đào tạo) df1 Quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân viên, giáo viên ANOVA Sum of Squares df Mean Square F Sig Between Groups 2.082 2.082 3.051 099 Within Groups 11.602 17 682 Total 13.684 18 Between Groups 1.106 1.106 1.646 217 Within Groups 11.420 17 672 Total 12.526 18 Between Groups 178 178 374 549 Within Groups 7.600 16 475 Total 7.778 17 Between Groups 691 691 733 404 Within Groups 16.045 17 944 Total 16.737 18 Between Groups 153 153 224 642 Within Groups 11.636 17 684 Kết thực quy trình: Kiểm sốt tài liệu trường Kiểm soát hồ sơ tổ chức đào tạo Đánh giá (tự đánh giá) Khắc phục, phòng ngừa cải tiến Thanh tra giáo dục (kiểm tra hoạt động tổ chức đào tạo) 137 Kiểm định chất lượng đào tạo Quản lý phối hợp/mối liên hệ Quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân viên, giáo viên Total 11.789 18 Between Groups 100 100 Within Groups 19.900 16 1.244 Total 20.000 17 Between Groups 503 503 Within Groups 11.602 17 682 Total 12.105 18 Between Groups 002 002 Within Groups 13.682 17 805 Total 13.684 18 080 780 737 403 003 957 12 Bảng 2.20 Mức độ ảnh hưởng số yếu tố đến chất lượng hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo CBQL, CV (%) T T Các yếu tố GIÁO VIÊN (%) 5 Công tác đạo cải tiến hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo 5.3 5.3 36.8 52.6 4.1 4.1 49 42.8 Sự quan tâm đội ngũ cán quản lý 55 40 3.9 52.9 41.2 Việc triển khai hệ thống văn pháp quy Bộ Nhà nước 0 10 55 35 0 13.7 54.9 31.4 Việc phân cấp quản lý đào tạo: cấp trường, khoa, tổ môn 5 75 15 5.9 54.9 37.3 Sự quan tâm giáo viên 15 55 25 3.9 23.5 49 23.5 138 Sự quan tâm sinh viên 20 50 25 3.9 33.3 45.1 15.7 Sự quan tâm chuyên viên 15 65 15 17.6 52.9 27.5 139 PHỤ LỤC Bảng câu hỏi vấn sâu Xin quý Thầy cho biết quản lý theo quy trình gì? Xin q Thầy cho biết quản lý theo quy trình mang lại lợi ích gì? Xin quý Thầy Cô cho biết tồn mảng công việc Thầy Cô phụ trách? Phần trả lời câu hỏi vấn sâu Xin quý Thầy cô cho biết quản lý theo quy trình gì? - Quản lý theo quy trình hiểu cơng tác quản lý đào tạo chia thành nhiều mảng việc, mảng cơng việc hoạch định thành quy trình chi tiết, quy trình thể bước cụ thể công việc phải làm, biễu mẫu phải dùng, mối liên kết phải có - Thực hồn tất quy trình thực xong cơng việc - Dựa vào kết đạt theo quy trình mà đánh giá hiệu suất làm việc Nhờ vào quy trình trình bày, phổ biến chặt chẽ mà theo dõi, giám sát, đôn đốc, kiểm tra đưa biện pháp phòng ngừa, cải tiến công việc tiến hành khâu nhỏ tồn quy trình thực - Một quy trình lớn bao gồm nhiều quy trình nhỏ - Mức độ rõ ràng, chi tiết độ xác thực cao nhiêu Xin quý Thầy cô cho biết quản lý theo quy trình mang lại lợi ích gì? - Rút ngắn thời gian thực cơng việc, tìm tịi phương pháp tiếp cận cơng việc - Giảm hao phí điện nước, giấy mực - Tập trung nhiều vào khâu kiểm sốt, tìm lỗi để cải tiến cho hoàn chỉnh - Bao quát nội dung phải quản lý - Không bị bỏ qua, hay làm sót phần việc - Giảm thời gian đào tạo lại, dạy cho nhân viên 140 Xin quý Thầy Cô cho biết tồn mảng công việc Thầy Cô phụ trách? - M1: phần mềm mua để đó, khơng thể áp dụng giáo viên trường ln biến động nên tiến độ chồng chéo; phòng học nhiều hỏng hóc khơng đủ vệ sinh, khơng đủ trang thiết bị sử dụng cho việc dạy học; thân phần mềm khó áp dụng - M2: Các phần việc phận vào khuôn khổ, khơng có quy trình thành văn thức, phận nhận thức việc tiến hành thực hiện, phối hợp thực - M2.: Các văn bản, biểu mẫu cho năm lập kế hoạch thi cử, hội giảng giáo viên dạy nghề giỏi, xét điều kiện dự thi xây dựng lưu trữ văn máy tính (file mềm), sử dụng cần lấy điền vào cho phù hợp Các hồ sơ tổ chức tuyển sinh, tiến độ, quản lý kết học tập, tổ chức thực tập thực tế, tổ chức tốt nghiệp, cấp phát văn chứng chỉ, giải vụ sinh viên chuyên viên tự giác lưu trữ xếp - M4.: Công việc quản lý văn nhà trường vào qui củ thực trôi chảy, theo quy định, áp dụng quản lý tài liệu nhà trường theo biểu mẫu quy định thơng tư 07 - M5.: Trưởng phịng ln nhiệt tình dạy nhân viên trước họ bắt đầu cơng việc, nêu tên công việc, hỏi thăm ý kiến, hiểu biết bạn cơng việc đó, đưa quy chế liên quan cho bạn tham khảo trước, sau đó, cô kiểm tra việc nắm bắt công việc bạn, việc áp dụng quy chế vào thực tế nào, phần việc phải làm gì, cần biểu mẫu Khi bạn nắm bắt rõ ràng lý luận rồi, cô giao việc cho bạn, bảo thêm lần Trong trình làm việc, lúng túng khâu nào, bạn hỏi chuyên viên khác hỏi trực tiếp để giải đáp Cũng vậy, tính nghiêm túc, ngun tắc cầu tồn cơng việc cô đánh giá yêu cầu cao - M6.: Bên cạnh giáo viên nhiệt tình, chủ động, trách nhiệm, thực tốt nhiệm vụ đề có khơng giáo viên cịn thụ động, hay dạy trễ, cho lớp sớm, kiểm tra đánh giá kết học tập mang nhiều tính hình thức Nhà trường ln phải thực biện pháp mạnh cảnh cáo, hạ bậc thi đua, trừ lương giáo viên 141 tâm làm việc, nhiên, tính tự giác, trách nhiệm khơng cao Một số khoa không quản lý triệt để giáo viên phận mình, hay nể, cho qua kiểm tra hời hợt, hình thức Chính chưa có phối hợp, trí cơng tác quản lý mà thiếu đồng khâu quản lý, khiến cho hoạt động quản lý không đạt hiệu - Phong cách quản lý theo lối kinh nghiệm, làm tới đâu khắc phục tới từ trước đến Trường khơng cịn phù hợp giai đoạn nữa, sinh viên, giáo viên, chuyên viên lẫn cán quản lý có yêu cầu cao môi trường giáo dục làm việc chuyên nghiệp đại, chủ động, tiến - Nhiều chương trình đào tạo tồn khố số ngành nghề chưa công khai website Trường, không phổ biến cho sinh viên nắm rõ, điều góp phần mang lại khó khăn cho sinh viên q trình theo học Trường - Phịng Đào tạo khơng có chuyên trách nhân nhiệm vụ tiếp sinh viên, thiếu bảng tên hướng dẫn, thiết kế phòng làm việc chưa hợp lý khiến sinh viên phải hết bàn đến bàn khác, phòng đến phòng khác để trình vấn đề - Một số chuyên viên cịn thiếu nhiệt tình, thân thiện kỹ tiếp đón, giải đáp thắc mắc cho người học - Trường chưa có phân cấp trách nhiệm cụ thể cho phòng ban chức năng, nhân khâu cải tiến quy trình làm việc, điều chỉnh, rà soát lại biểu mẫu, thủ tục hành chính, cắt bớt khâu rườm rà cơng tác tổ chức đào tạo - Tồn tình trạng thiếu giáo viên nên tiến độ phải điều chỉnh đôi chỗ trình thực hiện, điều gây trở ngại cho giáo viên thực phần việc - Sự thay đổi nhân (chuyên viên giáo vụ) thường xuyên gây khó khăn cho hoạt động tổ chức quản lý đào tạo ………………………… 142 ... VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Phạm Thị Mẫu Ly CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUY TRÌNH, VĂN BẢN QUẢN LÝ ĐÀO TẠO THEO ISO 9001: 2008 TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ HÀNG HẢI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ... (hoặc minh chứng) [10] 1.2.5 Cải tiến hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo theo ISO 9001: 2008 Dựa vào khái niệm cải tiến; hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo; ISO 9001: 2008: Cải tiến hệ thống. .. đề cải tiến hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo Trường CĐN Hàng hải TPHCM theo ISO 9001: 2008 Cải tiến hệ thống quy trình, văn quản lý đào tạo theo ISO hoạt động sửa đổi, làm cho hệ thống quy