kỹ năng soạn thảo văn bản.DOC

BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ Số: 01/2011/TT-BNV Hà Nội, ngày 19 tháng 01 năm 2011 THÔNG TƯ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Căn Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng năm 2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư, Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành sau: Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành văn bản; áp dụng quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) Điều Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Khoản 3, Điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư hướng dẫn Thông tư Điều Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn quy định Thông tư bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy; văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác Điều Phông chữ trình bày văn Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Điều Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn vị trí trình bày Khổ giấy Văn hành trình bày khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn (khổ A5) Kiểu trình bày Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn kèm theo Thơng tư (Phụ lục II) Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A5 áp dụng tương tự theo sơ đồ Phụ lục Chương II THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Điều Quốc hiệu Thể thức Quốc hiệu ghi văn bao gồm dịng chữ: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu trình bày ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dịng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dịng thứ cỡ chữ 12, dịng thứ hai cỡ chữ 13; dòng thứ cỡ chữ 13, dịng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, khơng dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hai dịng chữ trình bày cách dòng đơn Điều Tên quan, tổ chức ban hành văn Thể thức Đối với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, Ủy ban Quốc hội Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi quan chủ quản Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với tổ chức kinh tế cơng ty mẹ) tên quan, tổ chức ban hành văn a) Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ viết tắt theo quy định văn thành lập, quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ: BỘ GIAO THƠNG VẬN TẢI TẬP ĐỒN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM _ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN _ ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN b) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ: UBND TỈNH QUẢNG BÌNH SỞ NỘI VỤ _ VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN VIỆN DÂN TỘC HỌC _ Kỹ thuật trình bày Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên quan, tổ chức chủ quản dài, trình bày thành nhiều dịng Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên quan, tổ chức ban hành văn dài trình bày thành nhiều dịng, ví dụ: BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Các dòng chữ trình bày cách dịng đơn Điều Số, ký hiệu văn Thể thức a) Số văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm b) Ký hiệu văn - Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước (áp dụng chức danh Chủ tịch nước Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ: Nghị Chính phủ ban hành ghi sau: Số: …/NQ-CP Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ ban hành ghi sau: Số: …/CT-TTg Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành ghi sau: Số: …/QĐ-HĐND Báo cáo ban Hội đồng nhân dân ghi sau: Số …/BC-HĐND - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, phận) soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (nếu có), ví dụ: Cơng văn Chính phủ Vụ Hành Văn phịng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC Công văn Bộ Nội vụ Vụ Tổ chức Cán Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNV-TCCB Công văn Hội đồng nhân dân tỉnh Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS Công văn Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX Công văn Sở Nội vụ tỉnh Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP Trường hợp Hội đồng, Ban tư vấn quan sử dụng dấu quan để ban hành văn Hội đồng, Ban ghi “cơ quan” ban hành văn phải lấy số Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ trình bày sau: BỘ NỘI VỤ HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC _ Số: 01/QĐ-HĐTTCC Việc ghi ký hiệu công văn UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành công văn chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực quy định Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003) giải công văn Chữ viết tắt tên quan, tổ chức đơn vị quan, tổ chức lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu Kỹ thuật trình bày Số, ký hiệu văn trình bày ô số 3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân); Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn Thường trực Hội đồng nhân dân Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo); Số: 23/BC-BNV (Báo cáo Bộ Nội vụ); Số: 234/SYT-VP (Công văn Sở Y tế Văn phòng soạn thảo) Điều Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Thể thức a) Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành đó, cụ thể sau: - Địa danh ghi văn quan, tổ chức Trung ương tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn Bộ Công Thương, Công ty Điện lực thuộc Tập đồn Điện lực Việt Nam (có trụ sở thành phố Hà Nội): Hà Nội, Văn Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài (có trụ sở thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên, Văn Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học Cơng nghệ Việt Nam (có trụ sở thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa, Văn Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương, - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp tỉnh: + Đối với thành phố trực thuộc Trung ương: tên thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh, + Đối với tỉnh tên tỉnh, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng, Trường hợp địa danh ghi văn quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) phòng, ban thuộc thành phố: TP Hà Tĩnh, - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp huyện tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn, Văn Ủy ban nhân dân quận Gị Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp, Văn Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa, - Địa danh ghi văn Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tổ chức cấp xã tên xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên, Văn Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ, - Địa danh ghi văn quan, tổ chức đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng thực theo quy định pháp luật quy định cụ thể Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng b) Ngày, tháng, năm ban hành văn Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước, cụ thể: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010 Kỹ thuật trình bày Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dịng với số, ký hiệu văn bản, ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu Điều 10 Tên loại trích yếu nội dung văn Thể thức Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ cơng văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Kỹ thuật trình bày Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày số 5a; tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dịng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán Trích yếu nội dung cơng văn trình bày ô số 5b, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009 Điều 11 Nội dung văn Thể thức a) Nội dung văn thành phần chủ yếu văn Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước không thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên mơn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh), ví dụ: “… quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn đó; - Viết hoa văn hành thực theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa văn hành b) Bố cục văn Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định, cụ thể: - Nghị (cá biệt): theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, điều phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề Kỹ thuật trình bày Nội dung văn trình bày ô số Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dịng (1,5 lines) Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Từ “Mục” số thứ tự mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái default tab, số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dịng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; - Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: - Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm trình bày trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm Điều 12 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Thể thức a) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI - Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu, ví dụ: KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trường hợp cấp phó giao phụ trách thực cấp phó ký thay cấp trưởng; - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ: TL BỘ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG - Trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ: TUQ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHỊNG TỔ CHỨC CÁN BỘ b) Chức vụ người ký Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; ghi chức vụ Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi chức vụ mà Nhà nước khơng quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; khơng ghi lại tên quan, tổ chức, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền quan, tổ chức quy định cụ thể văn Chức danh ghi văn tổ chức tư vấn (không thuộc cấu tổ chức quan quy định định thành lập; định quy định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan) ban hành chức danh lãnh đạo người ký văn ban hội đồng Đối với ban, hội đồng không phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi chức danh người ký văn ban hội đồng, không ghi chức vụ quan, tổ chức 10 ... phủ Vụ Hành Văn phịng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC Công văn Bộ Nội vụ Vụ Tổ chức Cán Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNV-TCCB Công văn Hội đồng nhân dân tỉnh Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số:... công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, phận) soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (nếu có), ví dụ: Cơng văn. .. …./HĐND-KTNS Công văn Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX Cơng văn Sở Nội vụ tỉnh Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP