Công thức sau sẽ liên kết thông tin từ SNK sang CDPS ở mức Worksheet: NHATKY_Range:= INDIRECTSNK & "!NHATKY_Range" trong đó SNK là Name đã được định nghĩa như ở trên Tất nhiên bạn có th[r]
(1)Liên kết động Excel [Only registered and activated users can see links]úng ta biết đến chức Link Manager công cụ quản lý các liên kết bên ngoài, từ Workbook hành với hay nhiều Workbook khác Người dùng Excel thường gặp hộp thoại Edit or Update link Workbook liên kết chưa mở Dĩ nhiên là bạn có thể tắt chức cảnh báo này tuỳ chọn "Don't alert " Startup Prompt Tuy nhiên bạn có thể gặp rắc rối cố gắng cập nhật liên kết từ Workbook chưa mở, không tồn di chuyển đổi tên Một ví dụ điển hình khác, bạn có Workbook bao gồm nhiều Name (Workbook lưu trữ các bảng danh mục chẳng hạn) và bạn muốn tham chiếu đến Name này Book khác Tất nhiên điều mà bạn mong muốn là định nghĩa lại tham chiếu Name Workbook nguồn thì Name Book thay đổi theo (về chất là một) "Liên kết động" là công cụ để giải các yêu cầu trên Thật chưa có tài liệu nào nói khái niệm này cách chính tắc Từ "động" đây bao hàm ý nghĩa là tương ứng so với thay đổi nguồn liệu liên kết tới Workbook bên ngoài Đây là phương thức liên kết với Workbook thực tồn tại, lưu trữ đâu, cần cập nhật liên kết thì Workbook đó phải mở Nghe có vẻ chẳng có tác dụng gì vì lấy thông tin từ Workbook mở thì có thiết phải liên kết? Câu trả lời là "Có"! Một ứng dụng hữu ích mà mình làm đó là tạo mối liên kết Workbook bảng cân đối phát sinh (CDPS) với Workbook sổ nhật ký (SNK) Chúng ta hiểu mối quan hệ Workbook này: SNK xem là Workbook nguồn (Workbook liên kết) và CDPS là Workbook liên kết Vì nhiều lý do, sổ nhật ký thường bị di chuyển, đổi tên dẫn đến CDPS không tìm đọc số liệu từ SNK Mặt khác SNK là bảng liệu thường xuyên mở để cập nhật còn CDPS mở có nhu cầu xem báo cáo Việc tách biệt số liệu và báo cáo cải thiện đáng kể tốc độ cập nhật và tính toán trên SNK Một lý khác khiến bạn có ý tưởng "liên kết động" là bạn muốn cần CDPS để xem số phát sinh các tài khoản với nhiều kỳ khác nhau, kỳ tổ chức trên Workbook nhật ký, có cấu trúc giống Nếu bạn cung cấp cho liên kết biết bạn có ý định tham chiếu đến SNK nào thì liên kết đó thực có hiệu lực và đáp ứng cho bạn theo tham số kỳ kế toán mà bạn đưa vào Có lẽ chúng ta không thời gian để xây dựng khái niệm "Liên kết động" là gì Hi vọng bạn đã hiểu nhu cầu việc liên kết với Workbook bên ngoài mà nguồn liệu đó không cố định Bây bạn hỏi: liên kết theo dạng đó nào? Nào, hãy định nghĩa Name để thể chúng ta muốn liên kết đến các SNK các kỳ: năm 2004, 2005, 2006, 2007 lưu trữ các Workbook: SNK_2004.xls, SNK_2005.xls, SNK_2006.xls, SNK_2007.xls Chúng ta nhận thấy tham số đây là các kỳ kế toán và tham số này truyền vào người dùng lựa chọn kỳ kế toán (được thiết kế trên sheet) Giả sử Sheet1!$A$1 Workbook hành chứa giá trị tham số kỳ kế toán, chúng ta có Name: SNK:= "SNK_" & Sheet1!$A$1 & ".xls" Với Name này, bạn chưa thể tạo bảng CDPS với số sống động Một Name khác cho phép bạn tham chiếu đến vùng liệu NHATKY_Range trên SNK: Như đã đề cập, bạn có thể "mượn" Name Workbook này để sử dụng cho Workbook khác: bảng danh mục khác hàng (KHACHHANG) có thể sử dụng cho nhiều SNK mà thông tin nào khách hàng bị thay đổi thì thông tin tất các SNK cập nhật theo Đây là ưu điểm chính giúp bạn quản lý liệu trên Excel tập trung và đồng Kỹ thuật không có gì mẻ, bạn dễ dàng tạo liên kết CDPS với SNK thông qua sử dụng Name NHATKY_Range đã định nghĩa Workbook nhật ký việc sử dụng kết hợp hàm INDIRECT Công thức sau liên kết thông tin từ SNK sang CDPS mức Worksheet: NHATKY_Range:= INDIRECT(SNK & "!NHATKY_Range" ) đó SNK là Name đã định nghĩa trên Tất nhiên bạn có thể kết hợp để tham chiếu thẳng đến vùng liệu NHATKY_Range trên sổ nhật ký công thức cải tiến reference to name NHATKY_Range trên CDPS sau: NHATKY_Range:=INDIRECT("SNK_" & Sheet1!$A$1 & ".xls!NHATKY_Range") Tuy mình khuyến nghị các bạn nên sử dụng name SNK để thuận tiện cho việc bảo trì các tham chiếu có sử dụng SNK sau này! Công thức trên diễn giải sau: chúng ta cần tham chiếu đến Name SNK Workbook SNK_????.xls, đó ???? là giá trị tham chiếu từ Sheet1!$A$1 (???? thay đổi theo người dùng nhập vào) Bây giờ, trên CDPS, bạn có thể kết hợp các hàm có sử dụng Name SNK cách bình thường Lưu ý rằng: workbook nguồn đóng lại thì công thức có sử dụng Name này báo lỗi #REF! vì liệu Name luôn cập nhật (online) Ngược lại bạn mở Workbook liên kết (CDPS) excel không đưa hộp thoại cảnh báo việc không tìm thấy liệu nguồn Đây có thể là lợi điểm khiến chúng ta yêu thích sử dụng liên kết động Kiến thức liên kết động không có gì khả ứng dụng thì đa dạng Hi vọng bài viết này gợi mở cho bạn cách thức quản lý thông tin Excel tốt hơn, nhanh và tối ưu (2) giaiphapexcel (3)