Khái quát Word 2003
Tài liệu Word 2003 MỤC LỤC I. GIỚI THIỆU 2 1. KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH WORD .2 2. MÀN HÌNH GIAO DIỆN 2 3. TẠO MỘT TÀI LIỆU MỚI 3 4. LƯU MỘT TÀI LIỆU LÊN ĐĨA .3 5. MỞ MỘT TÀI LIỆU ĐÃ TỒN TẠI TRÊN ĐĨA .4 6. THOÁT KHỎI MÔI TRƯỜNG WORD 4 II. SOẠN THẢO VĂN BẢN 5 1. MÔI TRƯỜNG SOẠN THẢO TIẾNG VIỆT .5 2. CÁC THAO TÁC SOẠN THẢO CƠ BẢN 5 3. CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT .7 III. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 8 1. ĐỊNH DẠNG PHÔNG CHỮ (FONT) 8 2. ĐỊNH DẠNG CHO ĐOẠN VĂN BẢN (PARAGRAPH) 9 3. THIẾT LẬP TAB CHO ĐOẠN VĂN BẢN .10 4. THIẾT LẬP BULLETS VÀ NUMBERING 11 5. CHIA VĂN BẢN THÀNH NHIỀU CỘT .12 6. TẠO CHỮ CÁI LỚN ĐẦU DÒNG 13 7. TẠO KHUNG VIỀN VÀ ĐỔ MẦU (BORDERS AND SHADING) .13 IV. CHỈNH SỬA VĂN BẢN 14 1. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ VĂN BẢN (FIND AND REPLACE) 14 2. TỰ ĐỘNG CHỈNH SỬA VĂN BẢN (AUTOCORRECT) .15 V. BẢNG BIỂU 16 1. TẠO VÀ CHỈNH SỬA BẢNG BIỂU .16 2. TẠO KHUNG VIỀN, ĐỔ MẦU 19 3. TÍNH TOÁN, SẮP XẾP DỮ LIỆU TRÊN BẢNG .19 4. CHUYỂN VĂN BẢN THÀNH BẢNG BIỂU VÀ NGƯỢC LẠI .21 VI. ĐỒ HOẠ .21 1. VẼ CÁC HÌNH KHỐI ĐƠN GIẢN 21 2. TẠO CHỮ NGHỆ THUẬT (WORDART) .22 3. CHÈN ẢNH VÀO TÀI LIỆU 23 VII. IN ẤN 23 1. ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN .23 2. TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU/CUỐI TRANG (HEADER AND FOOTER) .24 3. CHÈN SỐ TRANG TỰ ĐỘNG .25 4. XEM TÀI LIỆU TRƯỚC KHI IN (PRINT PREVIEW) .25 5. IN TÀI LIỆU .25 TRUNG TÂM TIN HỌC - KTNN -1- Tài liệu Word 2003 I. GIỚI THIỆU 1. Khởi động chương trình Word Thực hiện 1 trong 2 cách: − Cách 1: Nhấp chuột lần lượt Start\ Program\ Microsoft Office\ Microsoft Word − Cách 2: Kích đúp vào biểu tượng Microsoft Word trên Desktop (nếu có). 2. Màn hình giao diện Sau khi khởi động chương trình, cửa sổ chương trình Word được mở ra: Thanh tiêu đề (Title bar): Là thanh ngang nằm trên cùng của cửa sổ thể hiện tên tài liệu. Trước khi được đặt tên thì tên mặc định là Document 1. Thanh trình đơn (Menu bar): Là tập hợp danh sách các lệnh, tuỳ chọn và các tính năng khác của chương trình. Thanh trình đơn của Word gồm: File, Edit, View, Insert, Format, Tool, Window, Help Thanh công cụ (Toolbars): Chứa một số biểu tượng (Icon) thể hiện một số lệnh thông dụng. Thay vì phải vào các hộp menu để chọn lệnh, chỉ cần nháy chuột lên biểu tượng của lệnh tương ứng. Ví dụ: muốn lưu văn bản lên đĩa thay vì vào Menu File chọn Save, chỉ cần nháy chuột lên biểu tượng đĩa mềm ( )Là thanh chứa các nút lệnh, bạn có thể tự tạo những thanh công cụ tuỳ theo sở thích. Thanh định dạng (Formatting): chứa các nút lệnh định dạng văn bản. TRUNG TÂM TIN HỌC - KTNN -2- Tài liệu Word 2003 Thước đo (ruler): gồm có thước đo ngang và thước đo dọc. Muốn lựa chọn đơn vị đo thực hiện: Kích vào Tools\Options\General\Measurement Units rồi kích chọn đơn vị đo theo ý muốn. Thanh trạng thái(Status bar): Nằm ở phía dưới cùng của cửa sổ Word, hiển thị chế độ làm việc của Word như: số thứ tự trang, thứ tự cửa sổ, tổng số trang, vị trí con trỏ (dòng, cột), giò, tình trạng của Capslock, Numlock,… Vùng soạn thảo văn bản (Text Area): Vùng soạn thảo văn bản chiếm phần lớn trong cửa sổ màn hình Word. Tại đây bạn có thể gõ các ký tự, ký số, ký hiệu, công thức toán học và khoa học, chèn ngày, giờ, hình ảnh và hiệu ứng âm thanh dạng Wave vào văn bản, .Vùng văn bản có 5 dạng hiển thị sau: Normal View, Web Layout View, Print Layout View, Outline View, Reading Layout. Menu tắt (Shortcut Menu): kích hoạt bằng cách nháy phải chuột. Thao tác nhanh theo từng đối tượng (tuỳ theo vị trí con trỏ chuột mà kích hoạt Shortcut Menu tương ứng) 3. Tạo một tài liệu mới Để tạo một tài liệu mới, thực hiện một trong các cách sau: − Cách 1: Bấm vào biểu tượng trên thanh công cụ. − Cách 2: chọn File -> New hoặc Ctrl + N. 4. Lưu một tài liệu lên đĩa a. Lưu một tài liệu mới Khi tạo một văn bản mới, điều đầu tiên bạn nên làm là lưu văn bản với một tên gợi nhớ thay cho tên mặc định khi tạo văn bản mới là Document1. Để lưu văn bản bạn thực hiện một trong các cách sau: - Cách 1: Bấm vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Cách 2: chọn File -> Save hoặc Ctrl + S. Xuất hiện hộp thoại: TRUNG TÂM TIN HỌC - KTNN -3- Tài liệu Word 2003 + Tại dòng Save in: chọn thư mục lưu văn bản (ví dụ: My Documents). + Tại dòng File name: gõ tên văn bản (ví dụ: Word 2003_KTNN) -> nhấp chuột vào nút Save để lưu văn bản. Sau khi lưu tài liệu thì mỗi khi thực hiện thao tác lưu trữ thì văn bản sẽ được lưu vào tên tệp đã đặt theo dạng của lần ghi đầu tiên. b. Lưu tài liệu với một tên khác Chọn File -> Save As. Xuất hiện hộp thoại Save as: − Tại dòng Save in: chọn vị trí lưu văn bản. − Tại dòng File name: gõ tên văn bản -> Save hoặc ấn Enter. c. Thiết lập cấu hình lưu tự động Để thiết lập cho hệ thống tự động lưu văn bản trong quá trình soạn thảo thực hiện: vào menu Tools, chọn Options, lựa chọn mục Save. Hộp thoại Save Options xuất hiện. Một số cấu hình hay sử dụng: − Always Create Backup Copy: luôn tạo tệp dự phòng (*.BAK) khi lưu tệp lên đĩa. − Allow Fast Saves: cho phép lưu tệp nhanh (chỉ lưu những phần sửa đổi, không tạo tệp dạng *.BAK). − Save AutoRecover info every: chọn thời gian Word sẽ tự động lưu văn bản trong quá trình soạn thảo. Mặc định là 10 phút, bạn có thể thay đổi thời gian theo mong muốn. Muốn cấu hình nào có tác dụng, cần đánh dấu tích vào hộp trắng phía trước. 5. Mở một tài liệu đã tồn tại trên đĩa − Cách 1: Bấm vào biểu tượng . − Cách 2: chọn File -> Open hoặc Ctrl + O. 6. Thoát khỏi môi trường Word Khi kết thúc việc soạn thảo văn bản, bạn có thể rời khỏi chương trình Word bằng một trong ba cách sau: − Cách 1: Nháy chuột vào biểu tượng trên cùng bên phải của cửa sổ. TRUNG TÂM TIN HỌC - KTNN -4- Tài liệu Word 2003 − Cách 2: Vào menu File, chọn Exit (hoặc bấm Alt+F+X) − Cách 3: Dùng tổ hợp phím Alt+F4. Nếu trong quá trình trên bạn có thể thực hiện một sửa đổi nào đó trong các văn bản đang mở mà chưa lưu vào đĩa (cho đến thời điểm thoát) thì Word sẽ hỏi lại xem bạn có muốn ghi lại những sửa đổi đó không. II. SOẠN THẢO VĂN BẢN 1. Môi trường soạn thảo tiếng Việt Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm gõ tiếng Việt trong các ứng dụng khác như: VietKey, Abc, UniKey… các phần mềm này gọi tắt là bộ gõ Tiếng Việt Một trong các bộ gõ phổ biến nhất hiện nay là VietKey. VietKey có các phiên bản khác nhau phù hợp với các hệ điều hành khác nhau: − Với các hệ điều hành Window 16-bit (Win 3.1, Win 3.11…) có các phiên bản VietKey 16 bit (Vietkey16) − Với các hệ điều hành Windows 32-bit (Win NT, Win9x, Win 2000, WinXP…)VietKey có các phiên bản VietKey 32 bit (VietKey95, VietKey2000) VietKey cho phép gõ được tiếng Việt trong hầu hết các ứng dụng: Word, Excel, Access… Ngoài ra, nó còn hỗ trợ hầu như tất cả các bảng mã tiếng Việt trong và ngoài nước. Phiên bản VietKey mới nhất hiện nay là VietKey2000. Để sử dụng được VietKey cần phải có tối thiểu 2 file: VKNT.exe và VKNTDLL.dll. Chỉ cần copy hai file này vào một thư mục bất kỳ là có thể gõ tiếng Việt một cách dễ dàng sau khi chạy file VKNT.exe và bật chế độ gõ tiếng Việt. Bộ cài đặt VietKey đầy đủ gồm có các file sau: VKNT.exe, VKNTDLL.dll, VKNT.hlp, VKNT.fon. Ngoài ra nếu trên máy chưa có bộ cài các font chữ thì cần phải cài chúng trước khi gõ tiếng Việt. Thường thì có sẵn cả bộ cài font chữ trong bộ cài VietKey do đó khi cài VietKey nó sẽ tự động cập nhật các font chữ này. Để gõ được tiếng Việt, sau khi cài đặt chương trình VietKey, bạn phải khởi động VietKey theo hai cách sau: − Cách 1: Kích Start\ Programs \VietKey\Vietkey 2000. − Cách 2: Kích biểu tượng Vietkey trên màn hình Desktop 2. Các thao tác soạn thảo cơ bản a. Nhập văn bản − Di chuyển con trỏ: + Mũi tên sang phải: di chuyển con trỏ qua phải một ký tự. + Mũi tên di xuống: di chuyển con trỏ xuống một dòng. + Mũi trên đi lên: di chuyển con trỏ lên một dòng. + Mũi tên sang trái: di chuyển con trỏ qua trái một ký tự. + Home: di chuyển con trỏ về đầu dòng văn bản. TRUNG TÂM TIN HỌC - KTNN -5- Tài liệu Word 2003 + End: di chuyển con trỏ về cuối dòng văn bản. + PageUp: di chuyển con trỏ lên một trang màn hình. + PageDown: di chuyển con trỏ xuống một trang màn hình. + Ctrl – Home: di chuyển con trỏ về đầu văn bản. + Ctrl – End: di chuyển con trỏ về cuối văn bản. + F5: di chuyển con trỏ nhanh đến trang nào đó. Khi gõ phím này, hộp thoại sau hiện ra: − Phím xoá ký tự: + Delete: xoá ký dự tại vị trí con trỏ. + Backspace: xoá ký tự bên trái con trỏ − Phím Insert: dùng để chuyển giữa chế độ chèn ký tự và đè ký tự. − Phím Alt: dùng để chọn các thực đơn dọc bằng bàn phím. − Phím ESC: dùng để ngắt một công việc đang thực hiện. Nguyên tắc nhập một văn bản trong Word: - Không được gõ Enter để ngắt các dòng trong một đoạn (Paragraph) - Phím Enter dùng để ngắt một đoạn (Paragraph) b. Thao tác trên khối văn bản Khối (Block) là một đoạn văn bản liên tục. Chọn một khối văn bản (bôi đen khối văn bản): Đưa con trỏ đến đầu khối rồi dùng một trong các cách sau: - Cách 1: Giữ phím Shift, bấm các phím mũi tên sang trái, sang phải, lên trên, xuống dưới, PgUp, PgDown, Home, End, tuỳ chọn. - Cách 2: Rê chuột đến vị trí cuối. - Cách 3: Giữ phím Shift, đưa con trỏ chuột đến vị trí cuối rồi nháy nút trái chuột. Chú ý: ♦ Nếu chọn một số dòng bằng chuột, có thể rê chuột ở bên lề trái các dòng. ♦ Chọn toàn bộ văn bản: gõ Ctrl+A ♦ Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản: gõ Shift+Ctrl+End TRUNG TÂM TIN HỌC - KTNN -6- Tài liệu Word 2003 ♦ Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu văn bản: gõ Shift+Ctrl+Home ♦ Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối dòng: gõ Shift+End Sao chép (copy) một khối văn bản vào vùng nhớ đệm (clipboard) − Chọn khối muốn copy. − Thực hiện lệnh Edit\Copy (hoặc nhấp chuột vào biểu tượng copy trên thanh công cụ, hoặc gõ Ctrl + C) − Di chuyển con trỏ đến vị trí mới cần sao chép. − Thực hiện lệnh Edit\ Paste (hoặc nhấp chuột vào biểu tượng paste trên thanh công cụ, hoặc gõ Ctrl+V) Di chuyển một khối văn bản − Chọn khối muốn di chuyển − Thực hiện lệnh Edit\Cut (hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ, hoặc gõ Ctrl + X) − Di chuyển con trỏ đến vị trí mới. − Thực hiện lệnh Edit\ Paste (hoặc nhấp chuột vào biểu tượng paste trên thanh công cụ, hoặc gõ Ctrl+V) Xoá một khối: − Chọn khối muốn xoá. − Ấn phím Delete trên bàn phím. Chú ý: ♦ Ý nghĩa của Clipboard: là một vùng nhớ tạm dùng lưu trữ dữ liệu để sau đó có thể thực hiện các thao tác Copy hay Cut. ♦ Lặp lại thao tác vừa được thực hiện: gõ F F, hoặc gõ Ctrl+Y. 3. Chèn ký tự đặc biệt Word cho phép người sử dụng có thể chèn thêm nhiều ký hiệu, phông (font) chữ đặc biệt mà trên bàn phím không có, như ký hiệu con bài tây (♣ ♦ ♥ ♠), các mẫu tự Hy Lạp (α β χ δ…), các ký hiệu toán học (± ≥ ≡ ≠ ≈ …) các ký tự tượng hình ( …), … Để chèn thêm một ký tự đặc biệt, thực hiện theo các bước sau: − Đưa con trỏ văn bản đến nơi cần chèn. − Thực hiện lệnh Insert\Symbol, hộp thoại Symbol xuất hiện TRUNG TÂM TIN HỌC - KTNN -7- Tài liệu Word 2003 − Nháy chuột vào hộp Font để chọn bộ Font chứa các ký hiệu. − Nháy nút Insert để chèn, sau khi chèn xong, nháy nút Close để đóng hộp thoại Symbol. Trường hợp thường xuyên sử dụng một số ký hiệu đặc biệt nào đó, bạn nên định nghĩa cho nó một tổ hợp phím tắt theo trình tự sau: − Vào Insert\Symbol, chọn ký hiệu cần định nghĩa (ví dụ ký hiệu ). − Nháy chuột vào nút Shortcut Key, hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện. − Con trỏ lúc này nằm ở hộp Press New Shortcut Key, bấm tổ hợp phím tắt cần định nghĩa (ví dụ tổ hợp phím Shift và phím mũi tên di chuyển con trỏ bên phải). − Nháy nút Assign, nháy nút Close để trở về hộp Symbol. − Chọn một ký hiệu khác để định nghĩa hoặc nháy nút Close để đóng hộp Symbol. Kể từ đó, chỉ cần bấm tổ hợp phím đã định nghĩa thì ký hiệu tương ứng sẽ xuất hiện tại vị trí con trỏ. Tất cả các định nghĩa được cất giữa trong tệp *.Dot khi thoát khỏi Word. III. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 1. Định dạng phông chữ (font) − Thay đổi phông chữ (font): Chọn ký tự hoặc đoạn văn bản cần thay đổi, nháy chuột vào mũi tên xuống trong hộp tên Font, một danh sách các tên Font hiện ra, từ đó chọn Font cần sử dụng. − Thay đổi kích cỡ phông chữ (Font Size): Chọn ký tự hoặc đoạn văn bản cần thay đổi, nháy chuột vào mũi tên xuống trong hộp Font Size, chọn số chỉ cỡ Font. Chý ý: nếu muốn tăng cỡ font lên 1 đơn vị thì bấm Ctrl+], nếu muốn giảm cỡ font 1 đơn vị thì bấm Ctrl+[. − Thay đổi kiểu phông chữ (Type Style): có 3 kiểu thể hiện chính là: Đậm (Bold), Nghiêng (Italic), Gạch dưới (Underline). TRUNG TÂM TIN HỌC - KTNN -8- Tài liệu Word 2003 + Có thể kết hợp nhiều kiểu chữ. Ví dụ: đậm nghiêng, nghiêng gạch dưới, + Muốn chọn kiểu nào thì kích vào một trong các ký tự B, I, U trên thanh công cụ (hoặc sử dụng tổ hợp phím nóng Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U). − Thay đổi mầu chữ: Chọn ký tự hoặc đoạn văn bản cần thay đổi, nháy chuột vào mũi tên của biểu tượng thay đổi mầu chữ trên thanh công cụ, chọn mầu mong muốn. Để định dạng đầy đủ, chọn Font trong menu Format, khi đó hộp thoại sau xuất hiện: Gạch dưới (Underline): + None: không gạch + Single: gạch nét đơn + Double: gạch nét đôi. + Words only: chỉ gạch các từ + Dotted: gạch nét đứt. Các hiệu ứng (Effects): + Strikethrough: có đường kẻ ngang + Superscrip: chỉ số trên (a 2 ) + Small Caps: chữ in nhỏ + Subscript: chỉ số dưới (X n ) + All Caps: chữ in lớn 2. Định dạng cho đoạn văn bản (paragraph) Chức năng định dạng đoạn văn bản cho phép bạn thay đổi cách hiển thị của một đoạn văn bản (paragraph). Vào Format, chọn Paragraph, hộp thoại sau xuất hiện: TRUNG TÂM TIN HỌC - KTNN -9- Tài liệu Word 2003 Thẻ Indents and Spacing: Định lề và các khoảng cách lề, dòng. − Trong Alignment: + Left (Right): canh đều theo biên trái (phải), phím nóng: Ctrl+L (R). + Centered: canh vào giữa (Ctrl+E) .+ Justified: canh đều hai biên trái và phải (Ctrl+J) − Trong Indentation: + Left (Right): đặt lề trái (phải) cho đoạn văn bản. + Special: đặt lùi vào cho dòng đầu của đoạn văn bản. − Trong Spacing: + Before: khoảng cách giữa đoạn được chọn và đoạn trước + After: khoảng cách giữa đoạn được chọn và đoạn sau. + Line spacing: đặt khoản cách giữa các dòng trong đoạn. Single: cách dòng đơn Double: cách dòng đôi 1.5 lines: cách 1 dòng rưỡi At least: cách dòng nhỏ nhất Exactly: cách dòng chính xác theo thông số do người dùng đặt. Thẻ Line and Page Breaks: Định dạng dòng và ngắt trang Sau khi đã định lề, khoảng cách lề, dòng trong đoạn văn bản, nháy chuột vào nút OK để đóng cửa sổ Paragraph. 3. Thiết lập Tab cho đoạn văn bản Mỗi lần gõ phím Tab, con trỏ sẽ dùng tại một vị trí. Khoảng cách từ vị trí dừng của Tab này đến vị trí dừng của Tab khác gọi là chiều dài của Tab Stop (Tab). Khoảng cách ngầm định là 0,5 inch. Việc thay đổi chiều dài của Tab Stop có thể thực hiện như sau: - Vào Format, chọn Tabs…, hộp thoại Tabs sau xuất hiện: TRUNG TÂM TIN HỌC - KTNN -10- . LIỆU .25 TRUNG TÂM TIN HỌC - KTNN -1- Tài liệu Word 2003 I. GIỚI THI U 1. Khởi động chương trình Word Thực hiện 1 trong 2 cách: − Cách 1: Nhấp chuột. -3- Tài liệu Word 2003 + Tại dòng Save in: chọn thư mục lưu văn bản (ví dụ: My Documents). + Tại dòng File name: gõ tên văn bản (ví dụ: Word 2003_ KTNN) ->