Cải thiện hệ thống quản lý chất lượng doanh nghiệp xây dựng Việt Nam 05:46am - 23/05/2016 Tạp chí GTVT - Nhiều doanh nghiệp xây dựng (DNXD) áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) vào doanh nghiệp (DN) để giải vấn đề liên quan đến chất lượng dự án xây dựng ThS Nguyễn Tài Duy Trường Đại học Giao thông vận tải Người phản biện: TS Nguyễn Quỳnh Sang GS TSKH Nghiêm Văn Dĩnh Tóm tắt: Nhiều doanh nghiệp xây dựng (DNXD) áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) vào doanh nghiệp (DN) để giải vấn đề liên quan đến chất lượng dự án xây dựng Tuy nhiên, trình áp dụng HTQLCL cịn gặp nhiều khó khăn Bài báo phân biệt HTQLCL toàn diện (TQM) HTQLCL theo Tiêu chuẩn ISO 9001, trình bày thực trạng việc áp dụng HTQLCL DNXD Việt Nam học kinh nghiệm từ nước giới, từ đề xuất số giải pháp để cải thiện HTQLCL DNXD Việt Nam đưa kết luận Đặt vấn đề Những năm gần đây, vấn đề liên quan đến chất lượng dự án xây dựng thu hút quan tâm công chúng quan quản lý nhà nước Nguyên nhân chủ yếu chất lượng dự án xây dựng bị ảnh hưởng nhiều yếu tố riêng biệt, khác so với yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm ngành cơng nghiệp khác Từ góc độ quản lý nhà nước, để đảm bảo nâng cao chất lượng dự án xây dựng, nước đưa hệ thống văn pháp luật lĩnh vực xây dựng, tiêu chuẩn xây dựng, quy trình thi cơng nghiệm thu công tác hạng mục cơng trình xây dựng Từ góc độ DNXD, nhiều DNXD giới áp dụng triết lý, mơ hình, tiêu chuẩn HTQLCL (sau gọi chung HTQLCL) vào DN để giải vấn đề liên quan đến chất lượng dự án xây dựng, nâng cao vị the khả cạnh tranh DN Các HTQLCL phổ biến giới kể đến như: HTQLCL tồn diện (TQM); HTQLCL theo Tiêu chuẩn ISO 9001; công cụ kỹ thuật Six Sigma; mơ hình EFQM Excellence Model; tiêu chí giải thưởng chất lượng quốc gia Malcolm Baldrige Trong số này, HTQLCL toàn diện (TQM) HTQLCL ISO 9001 DNXD Việt Nam bước đầu áp dụng Những trình bày tập trung vào hai HTQLCL HTQLCL toàn diện (TQM) HTQLCL theo Tiêu chuẩn ISO 9001 TQM cách tiếp cận quản lý chất lượng công đoạn nhằm nâng cao suất hiệu chung DN Mặc dù có nhiều quan niệm, triết lý khác nhiều tác giả, nhìn chung người cho TQM lưu tâm đến chất lượng tất hoạt động, hiểu biết, cam kết, hợp tác toàn thể thành viên DN, cấp lãnh đạo Tiêu chuẩn ISO 9001 HTQLCL Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (International Organisation for Standardisation - ISO) ban hành Tiêu chuẩn ISO 9001 sử dụng ngành nghề, dành cho tất loại hình DN, với quy mơ bất cư nơi đâu giới [4] Đạt chứng nhận ISO 9001 chứng khách quan để chứng minh DN triển khai HTQLCL hiệu thỏa mãn yêu cầu tiêu chuẩn áp dụng Chun gia cơng bên ngồi gọi tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá sở để xác định xem liệu công ty có tn thủ theo tiêu chuẩn hay khơng Nếu họ tn thủ cấp chứng có địa chỉ, phạm vi hoạt động dấu tổ chức công nhận - tổ chức công nhận hợp pháp tổ chức chứng nhận Ở cần lưu ý rằng: - Chứng ISO 9001 không chứng nhận cho chất lượng sản phẩm DN mà chứng nhận DN có hệ thống quản lý giúp cho DN đạt mức chất lượng xác định thoả mãn khách hàng - HTQLCL theo Tiêu chuẩn ISO 9001 bảo đảm q trình sản phẩm khơng có lỗi chắn hệ thống tạo nên sức mạnh tin cậy tổ chức Theo chun gia chất lượng ISO 9001 mơ hình quản lý chất lượng từ xuống dựa hợp đồng nguyên tắc đề ra, TQM bao gồm hoạt động độc lập từ lên dựa vào trách nhiệm, lòng tin cậy bảo đảm hoạt động nhóm chất lượng ISO 9001 thúc đẩy việc hợp đồng đề qui tắc văn lại nhãng yếu tố xác định mặt số lượng Còn TQM kết hợp sức mạnh người, đơn vị để tiến hành hoạt động cải tiến, hồn thiện liên tục, tích tiểu thành đại tạo nên chuyển biến Các chuyên gia cho rằng, ISO 9001 TQM có điểm khác liệt kê bảng đây: Thực trạng việc áp dụng HTQLCL DNXD Việt Nam Trong năm gần đây, số lượng DNXD có chứng ISO 9001 ngày tăng lên Tuy nhiên, thông qua khảo sát số DNXD, đơn vị xây dựng có áp dụng HTQLCL ISO 9001 gồm công ty thi công, công ty tư vấn thiết kế, kết cho thấy trình áp dụng HTQLCL cịn tồn số khó khăn 3.1 Khó khăn chung 3.1.1 Cam kết từ phía lãnh đạo chưa thực mạnh mẽ - Ban lãnh đạo chưa thực tin tưởng vào hiệu mà HTQLCL ISO mang lại cho cơng ty thể qua việc ban lãnh đạo có phân cơng cho cá nhân phận chun phụ trách trì khơng ngừng cải tiến nâng cao chất lượng không thường kiểm tra hoạt động công việc cá nhân/bộ phận - Lãnh đạo chưa tuyệt đối tuân thủ quy trình, động giải công việc theo ý muốn chủ quan khơng có sở kiểm sốt hay ghi lại hành động này; việc không tuân thủ quy trình có diễn lãnh đạo khơng kỷ luật nghiêm khắc, không quy trách nhiệm cụ thể cho cá nhân, phận vi phạm 3.1.2 Tính hiệu lực hệ thống tài liệu chưa cao -Công tác soạn thảo tài liệu chủ yếu thành viên nhóm đảm bảo chất lượng thực mà chưa có tham gia cách tích cực phịng, ban chuyên trách; - Sự phối hợp phận chức việc xây dựng quy trình cịn hạn chế; - Nhận thức thành viên tham gia yêu cầu tiêu chuẩn chưa đầy đủ, dẫn tới tình trạng soạn thảo tài liệu cách sơ sài, lấy lệ cho xong; - Công tác lập lưu giữ hồ sơ chất lượng dự án số đơn vị thực chưa đầy đủ, chưa theo yêu cầu tiêu chuẩn 3.2 Khó khăn riêng DN, đơn vị 3.2.1 Đối với đơn vị thi công - Nhân lực biến động thường xuyên gây ảnh hưởng đến HTQLCL Số lượng lao động thời vụ sử dụng ngày tăng dẫn đến việc tập huấn, đào tạo cho lao động tốn nhiều thời gian, cơng sức chi phí Bên cạnh đó, việc định kỳ đánh giá nội gặp nhiều trở ngại đơn vị thiếu chuyên gia đánh giá nội biến động nhân Không thể cử nhân viên thực cơng việc đánh giá nội khơng u cầu quan chứng nhận chất lượng chưa qua trình đào tạo dành cho chuyên gia đánh giá nội - Công tác đào tạo nội cịn mang tính tự phát, việc xác định nội dung cần đào tạo chủ yếu dựa vào cảm tính hay nhu cầu thời chưa hoạch định nhu cầu nhân lực cho phát triển đơn vị Tuy nhiên, công tác đào tạo nhận thức hệ thống cho nhân viên không tổ chức kịp thời làm ảnh hưởng đến mức độ tuân thủ HTQLCL Mặt khác, công tác đánh giá kết hoạt động đào tạo chưa triển khai triệt để nhằm đưa biện pháp nâng cao hiệu hoạt động - Quá trình trao đổi thơng tin nội khơng hiệu Một số cán bộ, nhân viên ban điều hành cơng trường đơn vị thi cơng khơng có thông tin cần thiết, không hiểu rõ HTQLCL dẫn đến việc họ khơng nhìn thấy ý nghĩa việc tuân thủ thực theo quy trình dẫn tới việc thực trở nên miễn cưỡng phiền phức - Việc khắc phục phàn nàn khách hàng, khắc phục lỗi sai trình thi cơng xây lắp hoạt động phịng ngừa đơn vị thực hiện, nhiên việc ghi chép vào biểu mẫu quy trình lưu trữ hồ sơ chưa thực đầy đủ Thậm chí số đơn vị linh hoạt việc giải phát sinh theo yêu cầu khách hàng đầy đủ chứng chứng minh cho phù hợp hành động - Công tác theo dõi - đo lường - cải tiến hệ thống chưa triển khai triệt để Nhận thức cải tiến thường xuyên thành viên tổ chức chưa nên hành động khắc phục - phòng ngừa thực cách chung chung, chương trình cải tiến khơng thực triệt để, đồng trì thường xuyên Nguồn lực triển khai cho HTQLCL hạn chế nên chưa xây dựng đầy đủ tiêu thống kê quan trọng, đặc biệt tiêu thống kê liên quan đến sản phẩm không phù hợp chi phí phát sinh phận Nhân viên chưa hướng dẫn, đào tạo cách sử dụng công cụ thống kê 3.2.2 Đối với đơn vị thiết kế - Việc quan tâm quán triệt nhằm hạn chế điểm khơng phù hợp q trình tạo sản phẩm chưa mức Ví dụ, nhận phiếu KCS, có hành động đơn sửa chữa mà khơng có tổng hợp, trao đổi, phân tích để rút kinh nghiệm tồn đơn vị hay dự án - Chưa có chế phù hợp để thực công tác kiểm tra giám sát chất lượng khảo sát trường chủ nhiệm lập dự án/chủ trì thiết kế Bài học kinh nghiệm từ nước giới 4.1 Kinh nghiệm từ Mỹ [1] Các DNXD thừa nhận việc xây dựng trì HTQLCL ISO 9001 công cụ hiệu để cải thiện quy trình quản lý chất lượng bên DN Ngoài ra, chứng nhận HTQLCL ISO 9001 yêu cầu từ phía chủ đầu tư, giúp DN tăng cường khả cạnh tranh thị trường xây dựng khả nhận dự án quốc tế Để có lợi ích từ việc áp dụng HTQLCL ISO 9001, DN phải giải vấn đề trình xác nhận, chi phí, quản lý, nhân sự… Cụ thể, trình xác nhận để nhận chứng nhận HTQLCL kéo dài, chi phí để nhận chứng nhận thường 50.000 USD, phụ thuộc vào quy mô DN, khối lượng công việc, số lượng dự án thực Bên cạnh đó, DN gặp khó khăn việc phát triển tài liệu hướng dẫn chất lượng DN việc thiết lập quy trình hệ thống mới, số DN cho yêu cầu tài liệu nghiêm ngặt khiến HTQLCL trở thành cơng việc hành rườm rà, gây giới hạn hiệu hệ thống Ngồi ra, khó khăn thường gặp phổ biến đáp ứng yêu cầu tập huấn cho nhân viên khiến cho nhân viên chấp nhận thay đổi cách thức làm việc 4.2 Kinh nghiệm Singapore [5] Các DNXD Singapore có cách tiếp cận khác để áp dụng cách có hiệu HTQLCL vào DN Yong Pheng (2008) yếu tố then chốt cần xem xét đến văn hóa DN gồm có dạng là: Thứ bậc (hierarchy), nhóm (clan), linh hoạt (adhocracy) thị trường (market) Tuy nhiên, thực tế, DN dạng văn hóa mà dạng có kết hợp thành phần dạng Nghiên cứu chứng tỏ: a) Văn hóa DN áp dụng HTQLCL có tác động qua lại, hỗ trợ lẫn DN vừa lớn, DN nhỏ không xét đến thực tế quản lý chất lượng DN đơn giản biến động lớn; b) Các DN áp dụng HTQLCL mức cao thể nhiều nét tương đồng văn hóa DN 4.3 Kinh nghiệm Indonesia [2] Việc áp dụng HTQLCL vào DNXD lúc gặp thuận lợi Các kết nghiên cứu rằng, có vài hiểu lầm xuất phát từ phía người lãnh đạo DN liên quan tới mục đích nhận chứng nhận ISO 9001 Nhiều lãnh đạo DN xem việc nhận chứng nhận ISO 9001 đơn cách làm marketing đơn giản yêu cầu từ phía chủ đầu tư Họ xem chứng nhận cách tránh nhận báo cáo khơng tn thủ theo quy trình thi cơng q trình kiểm tốn Chính nhận thức sai lầm rõ ràng ngăn cản cải thiện hiệu DN áp dụng HTQLCL Để vượt qua rào cản này, yếu tố như: Quản lý trình thi cơng; cam kết q trình quản lý trình lãnh đạo; nâng cao lực nhân viên; kênh thông tin kết nối hiệu cần trọng tăng cường Bên cạnh đó, phát triển văn hóa chất lượng văn hóa DN nhân tố quan trọng đóng góp cho việc áp dụng trì HTQLCL hiệu 4.4 Kinh nghiệm từ Thổ Nhĩ Kỳ [3] Các kết nghiên cứu lợi DNXD có chứng nhận HTQLCL là: Cải thiện hình ảnh DN; giúp tăng cường kênh thơng tin với khách hàng; cải thiện quy trình hoạt động DN; tăng cường kiểm soát mối quan hệ với nhà thầu phụ Tuy nhiên, việc áp dụng HTQLCL nảy sinh bất lợi làm tăng thủ tục giấy tờ DN Nguyên nhân chủ yếu khiến DN nước nhận chứng nhận HTQLCL gồm: Các DN có ý định tham gia thị trường xây dựng quốc tế; chứng nhận ISO sớm trở thành yêu cầu bắt buộc tham gia đấu thầu Chứng nhận giúp cho hệ thống quản lý DN trở nên tốt Cần ý rằng, DN phải đối mặt với số khó khăn để có có chứng nhận HTQLCL như: Thủ tục đăng ký dài dòng; phải tái cấu trúc hệ thống nhân thiết lập HTQLCL; chứng nhận làm tăng chi phí Một số giải pháp cải thiện mở rộng áp dụng HTQLCL DNXD Việt Nam Từ sở nội dung trình bày trên, tác giả đề xuất số giải pháp nhằm giúp cho DNXD Việt Nam áp dụng thành cơng HTQLCL cải thiện HTQLCL có DN sau: - Ban lãnh đạo DN có nhận thức đắn có cam kết việc xây HTQLCL Chứng HTQLCL không chứng nhận cho chất lượng sản phẩm cụ thể DN mà chứng nhận DN có hệ thống quản lý giúp cho DN đạt mức chất lượng xác định Việc áp dụng HTQLCL vào DN đòi hỏi thời gian dài để có thay đổi hồn thiện trình sản xuất nâng cao chất lượng sản phẩm - DN có kế hoạch cụ thể tuyển dụng, đào tạo tập huấn nhân viên quy trình làm việc áp dụng HTQLCL vào DN Bởi áp dụng HTQLCL dẫn tới việc người lao động phải chấp nhận cách thức thủ tục làm việc - DN tăng cường sử dụng công cụ thống kê kiểm sốt chất lượng (1) Sơ đồ lưu trình để nhận biết, phân tích q trình hoạt động nhằm phát hạn chế, hoạt động thừa, lãng phí hoạt động không tạo giá trị gia tăng DN, (2) Sơ đồ nhân để tìm kiếm xác định nguyên nhân gây trục trặc chất lượng sản phẩm dịch vụ trình, (3) Biểu đồ Pareto để thấy kiểu sai sót phổ biến thứ tự ưu tiên khắc phục vấn đề kết hoạt động cải tiến chất lượng - Nhà nước nên đưa sở pháp lý có khuyến khích DN có HTQLCL tham gia đấu thầu Đối với dự án có quy mơ lớn, kỹ thuật phức tạp, q trình đấu thầu, ngồi tiêu chí đánh giá nay, Nhà nước nên đưa thêm tiêu chí đánh giá việc DN có áp dụng HTQLCL Kết luận Chất lượng dự án xây dựng nhận quan tâm từ phía cơng chúng quản lý nhà nước Để giải vấn đề liên quan đến chất lượng dự án xây dựng thỏa mãn nhu cầu khách hàng, nhiều DNXD giới Việt Nam áp dụng HTQLCL vào DN Tuy nhiên, q trình áp dụng Việt Nam cịn gặp nhiều khó khăn Để khắc phục khó khăn này, sở trình bày thực trạng học kinh nghiệm từ nước giới, báo đưa đề xuất để áp dụng thành cơng HTQLCL hồn thiện HTQLCL có DNXD Việt Nam Những nghiên cứu tiến hành phát triển cơng cụ tiến hành đánh giá định lượng việc quản lý chất lượng DN ... luận Chất lượng dự án xây dựng nhận quan tâm từ phía cơng chúng quản lý nhà nước Để giải vấn đề liên quan đến chất lượng dự án xây dựng thỏa mãn nhu cầu khách hàng, nhiều DNXD giới Việt Nam áp... chứng nhận DN có hệ thống quản lý giúp cho DN đạt mức chất lượng xác định Việc áp dụng HTQLCL vào DN đòi hỏi thời gian dài để có thay đổi hồn thiện q trình sản xuất nâng cao chất lượng sản phẩm... hợp pháp tổ chức chứng nhận Ở cần lưu ý rằng: - Chứng ISO 9001 không chứng nhận cho chất lượng sản phẩm DN mà chứng nhận DN có hệ thống quản lý giúp cho DN đạt mức chất lượng xác định thoả mãn khách