Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ th[r]
(1)Tính trộn thư tiện ích mà Word giúp người sử dụng giảm đáng kể thời gian xử lý văn máy tính Tính dùng chèn thơng tin liệu khác vào tài liệu văn cố định cách kết hợp nguồn thơng tin làm Tính đặc biệt hữu ích bạn muốn chèn thông tin tên, tuổi, địa chỉ… danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Để làm việc bạn phải có tập tin văn riêng biệt trước trộn với nhau, tập tin thứ chứa liệu dạng danh sách nhân viên, tên, tuổi… tập tin thứ hai chứa tài liệu (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…), hiểu cách thức sử dụng Mail Merge sau:
Ở làm ví dụ: In tồn thư mời cho danh sách tồn khách hàng Bạn làm theo trình tự sau:
Bạn nhập liệu mẫu thư mời cho mình, ý phần tên địa khách hàng để trống để nhập liệu sau Kế đến bạn chọn hình
(2)Ở hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư dùng làm tài liệu Trong trường hợp ví dụ bạn dùng tài liệu hành chọn hình nhấp Next
Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp tạo danh sách nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…
(3)Hộp thoại cho phép bạn nhập danh sách người cần thêm vào thư bạn, mục dư thừa, bạn xoá cách chọn nút Customize…, hộp thoại Customize Address List bạn chọn mục Field Names nhấp Delete để bỏ
(4)Trong hộp thoại thơng tin bạn nhập thể hiện, nhấp OK để đồng ý Tiếp theo bạn nhấp Next Mail Merge, hình cho bạn viết thư
(5)Tại bạn chọn dòng First Name, Last Name Company Name nhấn Insert Khi Fieldđược chèn có dạng sau hình soạn thảo
(6)Để xem trước nội dung chèn khác bạn nhấp nút [IMG]file:///C:/DOCUME %7E1/NGUYEN%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image026.jpg[/IMG]trên Mail Merge Kết xuất hình:
(7)Màn hình thơng báo Mail Merge sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại thư bạn nhấp vào mục:
Lúc hộp thoại Merge to New Document xuất hiện, bạn chọn All nhấp OK
(8)In tài liệu:
(9)Tại hộp thoại bạn ý mục sau:
- Printer: Đây phần hiển thị thông tin máy in
- Page range: phần cho phép bạn quy định in trang nào, có mục + All: In toàn tài liệu
+ Current Page: In trang thời
+ Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in
Ví dụ muốn in trang 1, 2, từ đến trang 12 bạn nhập vào sau: 1,2,4,7-12 - Copies: số cần in
Một số vấn đề cần ý in Word:
- Để in Word máy tính bạn phải cài trình điều khiển (Driver)