a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã[r]
(1)TẬP HUẤN CÔNG TÁC TẬP HUẤN CÔNG TÁC
SOẠN THẢO VĂN BẢN SOẠN THẢO VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH HÀNH CHÍNH
Báo cáo viên
Báo cáo viên: ĐINH XUÂN HƯƠNG: ĐINH XUÂN HƯƠNG Tháng 6/ 2012
Tháng 6/ 2012
(2)Ngày 06 tháng năm 2005: Văn phịng Chính phủ Bộ Nội vụ ban hành Thông tư Liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP việc hướng dẫn về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản.
Thơng tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật, văn hành văn bản; áp dụng các quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung quan,
Ngày 19 tháng 01 năm 2011: Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV về việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản.
(3)Như vậy, thông tư số
Như vậy, thông tư số 01/2011/TT-BNV phạm vi điều chỉnh
văn hành văn bản.
Và có nhiều điểm so với Thơng có nhiều điểm so với Thông
tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
(4)Sau kính mời Anh/chị
Sau kính mời Anh/chị
Cùng tìm hiểu Thơng tư
Cùng tìm hiểu Thơng tư
(5)Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều Phạm vi đối tượng áp dụng
(6)Điều Thể thức văn bản
(7)Điều Kỹ thuật trình bày văn bản
(8)Điều Phơng chữ trình bày văn bản
Điều Phơng chữ trình bày văn bản
Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính
là phơng chữ tiếng Việt
là phông chữ tiếng Việt bộ mã ký tự Unicode bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001
theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001..
Điều Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn
Điều Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn
bản vị trí trình bày
bản vị trí trình bày
1 Khổ giấy
1 Khổ giấy
Văn hành trình bày khổ giấy khổ Văn hành trình bày khổ giấy khổ
A4
A4 (210 mm x 297 mm). (210 mm x 297 mm). Các văn
Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển
phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy trình bày khổ giấy A5
(9)2 Kiểu trình bày
Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng được làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng).
3 Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
4 Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn kèm theo Thông tư (Phụ lục II).
(10)Chương II
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Điều Quốc hiệu
1 Thể thức
Quốc hiệu ghi văn bao gồm dịng chữ:
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc
2 Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu trình bày số 1; chiếm khoảng 1/2
(11)Dịng thứ nhất: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ
12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
(12)Cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc
(13)Điều Tên quan, tổ chức ban hành văn bản
1 Thể thức
Đối với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Văn phịng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, Ủy ban Quốc hội Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi quan chủ quản.
(14)a) Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ viết tắt theo quy định văn thành lập, quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
BỘ GIAO THƠNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TỈNH NINH THUẬN ỦY BAN NHÂN DÂNTỈNH NINH THUẬN
b) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp viết tắt
những cụm từ thông dụng Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:
UBND TỈNH NINH THUẬN
(15)2 Kỹ thuật trình bày
Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái.
(16)Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày
chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên quan, tổ chức ban hành văn dài trình bày thành nhiều dịng, ví dụ:
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
(17)Điều Số, ký hiệu văn
1 Thể thức
a) Số văn bản
Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư của quan, tổ chức Số văn ghi chữ
số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc
vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ký hiệu văn
(18)Ví dụ:
Nghị Chính phủ ban hành ghi sau:
Số: …/NQ-CP
Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ ban hành ghi
sau: Số: …/CT-TTg
Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành ghi sau: Số: …/QĐ-HĐND
Báo cáo ban Hội đồng nhân dân ghi
sau: Số …/BC-HĐND
- Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, phận) soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (nếu có), ví dụ:
(19)Cơng văn Bộ Nội vụ Vụ Tổ chức Cán Bộ Nội vụ soạn thảo:
Số: …/BNV-TCCB
Công văn Hội đồng nhân dân tỉnh Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo:
Số: …./HĐND-KTNS
Công văn Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo:
Số: …/UBND-VX
Cơng văn Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Văn phòng Sở soạn thảo:
(20)Trường hợp Hội đồng, Ban tư vấn quan
được sử dụng dấu quan để ban hành văn và Hội đồng, Ban ghi “cơ quan” ban hành văn bản phải lấy số Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ trình bày sau:
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số: 01/QĐ-HĐTTCC
(21)2 Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu văn trình bày số 3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu
chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu
hai chấm; với số nhỏ 10 phải ghi thêm số
phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân);
Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn Thường trực Hội đồng nhân dân Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo); Số: 23/BC-BNV (Báo cáo Bộ Nội vụ);
(22)Điều Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản
1 Thể thức
a) Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành chính đó, cụ thể sau:
- Địa danh ghi văn quan, tổ chức Trung ương tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn Bộ Công Thương, Công ty Điện lực thuộc Tập đồn Điện lực Việt Nam (có trụ sở thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài (có trụ sở thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên, Văn Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học Cơng nghệ Việt
Nam (có trụ sở thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
(23)- Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với thành phố trực thuộc Trung ương: tên thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ:
Văn Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+ Đối với tỉnh tên tỉnh, ví dụ:
Văn Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Phan Rang – Tháp Chàm, tỉnh Ninh Thuận): Ninh Thuận, Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,
Trường hợp địa danh ghi văn quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
(24)- Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp huyện tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
Văn Ủy ban nhân dân quận Gị Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), các phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp,
Văn Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) các phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,
- Địa danh ghi văn Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và tổ chức cấp xã tên xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ
An): Kim Liên,
Văn Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ,
- Địa danh ghi văn quan, tổ chức đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng
(25)b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; các số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; những số ngày nhỏ 10 tháng 1, 2 phải ghi
thêm số trước, cụ thể:
Ninh Thuận, ngày 05 tháng 02 năm 2009
2 Kỹ thuật trình bày
Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
(26)Điều 10 Tên loại trích yếu nội dung văn
1 Thể thức
Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ cơng văn.
Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn bản.
2 Kỹ thuật trình bày
Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại được trình bày ô số 5a; tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;
(27)Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trích yếu nội dung cơng văn trình bày số 5b, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn bản,
Ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
(28)Điều 11 Nội dung văn
1 Thể thức
a) Nội dung văn thành phần chủ yếu văn bản.
Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau:
- Phù hợp với hình thức văn sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ
(29)- Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, nhưng chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó;
- Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên
loại tên luật, pháp lệnh), ví dụ: “… quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn bản đó;
(30)b) Bố cục văn
Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định, cụ thể:
- Nghị (cá biệt): theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm;
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm.
(31)2 Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn trình bày ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dòng (1,5 lines).
(32)Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày ngay dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
(33)- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái default tab, số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu
chấm; cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày trên dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
(34)Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày một dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày cùng hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản được trình bày dịng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
(35)Điều 12 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền
1 Thể thức
a) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay
mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức, ví dụ:
TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI
- Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu, ví dụ:
KT CHỦ TỊCH KT BỘ TRƯỞNG
PHÓ CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG
- Trường hợp cấp phó giao phụ trách thực cấp phó ký thay cấp trưởng;
- Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ:
TL BỘ TRƯỞNG TL CHỦ TỊCH VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ CHÁNH VĂN PHÒNG
Trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ:
(36)b) Chức vụ người ký
Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; ghi chức vụ Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; khơng ghi lại tên quan, tổ chức, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền các quan, tổ chức quy định cụ thể văn bản.
(37)Chức vụ (Chức danh) người ký văn hội đồng ban đạo Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban Phó Trưởng ban, Chủ tịch Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi sau, ví dụ:
TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng)
BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Nguyễn Văn A
KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Trần Văn B
Chức vụ (Chức danh) người ký văn hội đồng ban Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng Trưởng ban, lãnh đạo Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng Phó Trưởng ban ghi sau, ví dụ:
TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng)
THỨ TRƯỞNG Trần Văn B
KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng)
(38)c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn hành chính, trước họ tên người ký, không ghi
học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác Đối với văn
giao dịch; văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, khoa
học lực lượng vũ trang ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.
2 Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày số 7a; chức vụ khác người ký trình bày ô số 7b; chữ viết tắt
quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” quyền hạn và chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên người ký văn trình bày số 7b; chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ người ký.
(39)Điều 13 Dấu quan, tổ chức
1 Việc đóng dấu văn thực theo quy định Khoản Khoản Điều 26 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Khoản Điều 26 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP.
(40)Điều 14 Nơi nhận
1 Thể thức
Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn có trách nhiệm để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết để lưu.
(41)Đối với văn gửi cho số đối tượng cụ thể phải ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn bản gửi cho nhóm đối tượng định nơi nhận ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Đối với văn có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn bản.
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như
(42)2 Kỹ thuật trình bày
Nơi nhận trình bày số 9a 9b.
Phần nơi nhận số 9a trình bày sau:
- Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận
văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; công văn gửi cho
một quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày một dịng; trường hợp cơng văn gửi cho hai quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên xuống dịng; tên quan, tổ
chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân
(43)Phần nơi nhận ô số 9b (áp dụng chung cơng văn hành chính loại văn khác) trình bày sau:
- Từ “Nơi nhận” trình bày dịng riêng (ngang hàng
với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái),
sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn được trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng,
đầu dịng có gạch đầu dịng sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm
phẩy; riêng dòng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt “VT” (Văn thư quan, tổ chức),
dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn
bản số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết), cuối
(44)Điều 15 Các thành phần khác
1 Thể thức
a) Dấu mức độ mật
Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định Điều 5, 6, 7, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.
b) Dấu mức độ khẩn
(45)c) Đối với văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng dẫn phạm vi lưu hành
“TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”
d) Đối với công văn, ngồi thành phần quy định bổ
sung địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa trang thông tin điện tử (Website).
đ) Đối với văn cần quản lý chặt chẽ số lượng
phát hành phải có ký hiệu người đánh máy số lượng phát
hành.
e) Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải
có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
(46)2 Kỹ thuật trình bày
a) Dấu mức độ mật
Con dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Mục Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2002 hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Dấu độ mật được đóng vào số 10a, dấu thu hồi đóng vào số 11.
b) Dấu mức độ khẩn
Con dấu độ khẩn khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước
30mm x 8mm, 40mm x 8mm 20mm x 8mm, từ
“KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” “HỎA TỐC HẸN
GIỜ” trình bày chữ in hoa, phơng chữ Times New Roman cỡ
chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung
hình chữ nhật viền đơn Dấu độ khẩn đóng vào số 10b
(47)c) Các dẫn phạm vi lưu hành
Các dẫn phạm vi lưu hành trình bày số 11; cụm từ
“TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ
LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối khung
hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
d) Địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa Trang thông tin điện tử (Website).
Các thành phần trình bày ô số 14 trang thứ văn
bản, chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng,
một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn bản.
đ) Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành
Được trình bày ô số 13; ký hiệu chữ in hoa, số lượng
(48)e) Phụ lục văn bản
Phụ lục văn trình bày trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự phụ lục trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
g) Số trang văn bản
Số trang trình bày góc phải cuối trang giấy
(phần footer) chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất Số trang phụ lục đánh số riêng theo phụ lục.
Mẫu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức văn bản minh họa Phụ lục IV kèm theo Thông tư này.
(49)Chương III
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO
Điều 16 Thể thức sao
Thể thức bao gồm:
1 Hình thức sao
“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” “SAO LỤC”.
2 Tên quan, tổ chức văn
3 Số, ký hiệu bao gồm số thứ tự đăng ký đánh chung cho các loại quan, tổ chức thực chữ viết tắt tên loại bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) Số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. 4 Các thành phần thể thức khác văn gồm địa danh
(50)Điều 17 Kỹ thuật trình bày
1 Vị trí trình bày thành phần thể thức (trên trang giấy khổ A4)
Thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức kèm theo Thông tư này (Phụ lục III).
Các thành phần thể thức trình bày tờ giấy, sau phần cuối văn cần photocopy, đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn bản.
2 Kỹ thuật trình bày
a) Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” “SAO LỤC” trình bày số (Phụ lục III) chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
b) Tên quan, tổ chức văn (tại ô số 2); số, ký hiệu (tại ô số 3); địa danh ngày, tháng, năm (tại ô số 4); chức vụ, họ tên chữ ký của người có thẩm quyền (tại số 5a, 5b 5c); dấu quan, tổ chức sao văn (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) trình bày theo hướng dẫn trình bày thành phần thể thức Phụ lục III.
(51)Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 18 Điều khoản thi hành
Thông tư có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký.
Những quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành và văn quy định Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành trái với Thơng tư bị bãi bỏ.
Điều 19 Tổ chức thực
Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước (91) chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Thông tư này.