Chinh ly tai lieu luu tru

Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ, cần kết hợp xem xét loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu hết giá trị. Đối với tài liệu hết giá trị, phải viết tiêu đề t[r]

(1)

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CHỈNH LÝ

TÀI LIỆU LƯU TRỮ

GV Nguyễn Duy Vĩnh 0987.510.560

(2)

TÀI LIỆU THAM KHẢO

TAØI LIỆU THAM KHẢO - Pháp lênh Lưu trữ Quốc gia (số 34/2001/PL-UBTVQH10)

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ việc quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia2001

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc chỉnh lý tài liệu hành

(3)

BỐ CỤC BÀI GIẢNG

I Khái niệm, mục

đích, yêu cầu

nguyên tắc chỉnh lý

II Quy trình chỉnh lý

tài liệu lưu trữ

(4)

I Khái niệm, mục đích, yêu cầu nguyên tắc chỉnh lý

1 Khái niệm 2 Mục đích 3 Yêu cầu

(5)

1 Khái nieäm:

Chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại

liệu theo phương án phân loại

khoa học, tiến hành chỉnh

sửa hoàn thiện, phục hồi lập

hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá

hồ sơ, tài liệu làm công cụ tra

cứu phông khối tài liệu

(6)

2 Muïc ñích:

- Tổ chức xếp hồ sơ, tài liệu

phông khối phông tài liệu đưa chỉnh

lý cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi

cho công tác quản lý, bảo quản khai thác,

sử dụng tài liệu;

- Loại tài liệu hết giá trị để

tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu

quản sử dụng kho tàng

(7)

3 Yêu cầu:

- Phân loại lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

- Phân loại lập thành hồ sơ hồn chỉnh;

- Xác định THBQ cho hồ sơ, tài liệu;

- Hệ thống hố hồ sơ, tài liệu;

- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;

- Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ,

cơ sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ

cho việc quản lý, tra cứu sử dụng;

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại

để tiêu huỷ

(8)

4 Nguyên tắc chỉnh lý:

- Khơng phân tán phơng lưu trữ;

- Không phân tán phông lưu trữ;

- Tài liệu phông phải chỉnh lý

sắp xếp riêng

- Khi phân loại, lập hồ sơ , phải tơn trọng hình

thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng

việc; liên hệ lơgíc lịch sử tài liệu;

- Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh

hoạt động quan, tổ chức hình thành tài liệu

(9)

II Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

(10)

Trách nhiệm

Trách nhiệm Các bước Các bước thực hiệnthực hiện Tài liệu liên quanTài liệu liên quan

1 Giao nhận tài liệu

2 Vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý

4 Khảo sát biên soạn văn hướng dẫn

5 Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

6 Lập, chỉnh sửa, hoàn thiện HS kết hợp XĐGTTL

Lưu trữ viên TC B1

BM-CLTLG-01

3 Vệ sinh sơ tài liệu

3 Vệ sinh sơ tài liệu Lưu trữ viên TC B1

Lưu trữ viên B2

BM-CLTLG-02 BM-CLTLG-03 BM-CLTLG-04 BM-CLTLG-05

BM-CLTLG-05 Lưu trữ viên B4

Lưu trữ viên B3 BM-CLTLG-04BM-CLTLG-05 Lưu trữ viên B3

(11)

Trách nhiệm

Trách nhiệm Các bước Các bước thực hiệnthực hiện Tài liệu liên quanTài liệu liên quan

9 Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án chọn

10 Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin

11 Biên mục hồ sơ

Lưu trữ viên TC B1,

Hồ sơ, bìa hố sơ Lưu trữ viên TC B1

BM-CLTLG-05

BM-CLTLG-06 BM-CLTLG-06

Hồ sơ

12 Kiểm tra, chỉnh sửa việc biên muc

Hồ sơ

Chỉnh sửa,

Hồn chình Chưa đạt

Đạt

Hồ sơ

13 Đánh số thức cho hồ sơ

13 Đánh số thức cho hồ sơ BM-CLTLG-06Hồ sơ

14 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng, đưa tai liệu vào bìa

HS

14 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng, đưa tai liệu vào bìa

(12)

Trách nhiệm

Trách nhiệm thực hiện thực hiệnCác bướcCác bước Tài liệu liên quanTài liệu liên quan

16 Viết nhãn hộp

17 Vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá

19 Nhập phiếu tin vào CSDL

BM-CLTLG-07

18 Giao, nhận tài liệu

Lưu trữ viên B3 20 Kiểm tra, việc nhập Phiếu tin

Chỉnh sửa,

Hồn chình Chưa đạt

Đạt

Lưu trữ viên B2,

***

BM-CLTLG-01

21 Lập mục lục hồ sơ

(13)

(14)

(15)

(16)

Bước Khảo sát biên soạn các văn hướng dẫn chỉnh lý

(17)

- Yêu cầu khảo sát tài liệu Th àn h p hầ n t

ài liệu

phơng; i gian

Tình tr

ạng củ

a phôn

g

khối t

ài liệu

đưa

chỉnh lý

Tình trạn

g cơng cụ thống kê,

Khối lượng tài liệu đư

a chỉnh lý

Nội d ung

của

(18)

- Một số văn hướng dẫn chỉnh lý

cần xây dựng:

+ Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02);

+ Lịch sử đơn vị hình thành thành phơng, lịch sử phông (BM-CLTL-03);

+ Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTL-04);

(19)

- Thu thËp, bỉ sung tµi liƯu

Ngn thu thËp

Thđ

tr ởng Đơn vị Cá nhân

Ng ời vÒ h u

(20)

(21)

Căn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành nhóm

theo trình tự sau:

Phân chia tài liệu thành nhóm lớn

Phân chia tài liệu nhóm lớn thành nhóm vừa

Phân chia tài liệu nhóm vừa thành

Bước

(22)

- Đối với phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức

+ Đầu tiên tồn TL phơng phân chia

ra nhóm lớn theo

(23)

Ví dụ: Tài liệu Cơng ty truyền hình

cáp SaigonTourist (SCTV) phân loại theo

phương án TG-CCTC nhóm lớn

đước phân chia theo năm:

A NĂM 2001

B NĂM 2002

C NĂM 2003

D NĂM 2004

…

(24)

+ Tiếp TL trong năm

(25)

D NAÊM 2004

D NĂM 2004

I Phịng Hành - Tổ chức

II Phịng Tài Chính - Kế tốn

III Phịng Tổng Khống chế

III Phòng Tổng Khống chế

IV Phòng Kinh doanh

V Phòng Kế hoạch Đầu tư

VI Phịng Kỹ thuật Sản xuất Chương trình

VII Phịng Kỹ thuật Sản xuất Chương trình

VIII Phịng Truyền dẫn Phát sóng

IX Phịng Quảng cáo

IX Phòng Quảng cáo

X.Phòng Kinh doanh Internet

XI Phịng Tạp chí WebsiteXI Phịng Tạp chí Website

(26)

+ TL cuûa t ngừ

phịng, ban

phaân theo caùc m t ặ

(27)

D NĂM 2004

1 Phịng Hành - Tổ

chức

1 Hành tổng hợp

2 Tổ chức

(28)

+ Tài liệu từng mặt hoạt động các phòng, ban tiếp tục được phân chia

(29)

D NĂM 2004

I Phịng Hành - Tổ chức

1 Hành tổng hợp

a Tài liệu chung công tác hành

b Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng hợp c Hội nghị- lễ hội

d Thi ñua

e Văn thư Lưu trữ

1.2 Tổ chức:

(30)

+ Tài liệu từng lĩnh vực

nhỏ tiếp tục chia thành

(31)

IV NĂM 2004

1 Phịng Hành - Tổ chức

1.1 Hành tổng hợp 1.2 Tổ chức

…

c Tổ chức cán

* Tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển điều động, nghỉ hưu, việc

* Đào tạo bồi dưỡng cán nhân viên

* Lao động, tiền lương * Khen thưởng, kỷ luật

(32)

+Cuối cùng, tài

liệu từ lĩnh vực nhỏ

hơn phân chia

ra thành hồ sơ theo

(33)

D NAÊM 2004

I Phịng Hành - Tổ chức

1 Hành tổng hợp 2 Tổ chức

…

c) Tổ chức cán bộ

- Hồ sơ khen thưởng cán bộ, nhân viên năm 2004

(34)

- Đối với phương án thời gian – Mặt hoạt động

+ Tài liệu phông

được phân chia nhóm lớn theo

(35)

Ví dụ: Tài liệu Cơng ty Bitexco Ví dụ: Tài liệu Công ty Bitexco

phân chia theo năm hoạt động phân chia theo năm hoạt động

NĂM 2000 NĂM 2000 NĂM 2001 NĂM 2001 NĂM 2002 NĂM 2002 NĂM 2003 NĂM 2003

… …

(36)

+ Tiếp theo, tài

liệu năm

được chia theo

mặt hoạt động

(37)

NĂM 2000 NĂM 2000

I

I HÀNH CHÍNH-NHÂN SỰHÀNH CHÍNH-NHÂN SỰ II

II TÀI CHÍNH – KẾ TỐNTÀI CHÍNH – KẾ TỐN

III QUY HOẠCH - KẾ HOẠCH

IV KINH DOANH

V MARKETING

VI PHÁP LÝ

VII CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

VIII QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN

(38)

(39)

NĂM 2000

II TÀI CHÍNH – KẾ TỐN 1 Tài chính

(40)

+ Ti p theo tế ài liệu

lĩnh vực nhỏ

được phân chia

(41)

NĂM 2000

II

II TÀI CHÍNH – KẾ TỐNTÀI CHÍNH – KẾ TỐN 1 Tài chính…

1 Tài chính…

2 Kế tốn

2.1 Quy định chung tài – kế tốn

2.1 Quy định chung tài – kế toán

2.2 Dự toán thi ngân sách, toán ngân

sách

2.3 Tài liệu có liên quan đến đến thu, chi cho

hoạt động công ty

hoạt động cơng ty

2.4

2.4 CácCác chứng từ kế toán chứng từ kế toán

2.5

2.5 Kiểm kê Kiểm kê lývà lý tài sản tài sản

2.6 Các loại sổ sách kế toán tổng hợp

(42)

+ Tài liệu l nh ĩ

(43)

NĂM 2000 NĂM 2000

II

II TÀI CHÍNH – KẾ TỐNTÀI CHÍNH – KẾ TỐN

2 Kế toán

…

2.5

2.5 Kiểm kê Kiểm kê lývà lý tài sản tài sản

a)

a) Kiểm kê tài sản Kiểm kê tài sản b)

(44)

+ Cuối cùng, tài

liệu từ lĩnh vực nhỏ

nhất được phân chia

ra thành hồ sơ, tập

(45)

NĂM 2000

II TÀI CHÍNH – KẾ TỐN 2 Kế tốn

…

2.5 Kiểm kê lý tài sản

a) Kiểm kê tài sản

- Tập biên kiểm kê tài sản cố định định kỳ hàng năm công ty

- Hồ sơ việc điều chuyển, bàn giao tài sản cố định

(46)

Bước Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài

liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

a) Lập hồ sơ tài liệu chưa lập hồ sơ

(47)

a) Lập hồ sơ tài liệu được lập hồ sơ

* Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ

* Biên soạn tiêu đề hồ sơ

* Sắp xếp tài liệu hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa

* Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ

(48)

* Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ

-

- Đặc trưng “vấn đề”: Đặc trưng “vấn đề”: VB, TL có các VB, TL có

tên gọi khác nhiều CQ,TC khác

nhưng ND VB, TL phản ánh vấn

đề, vụ việc, việc khoảng thời gian

nhất định lập hồ sơ

Đặc trưng thường vận dụng

để lập hồ sơ đại hội, hội nghị, hồ sơ chuyên

đề, vấn đề, việc.

(49)

Ví dụ

Ví dụ 1: Tập tài liệu

Ví dụ 1: Tập tài liệu Hướng dẫn kiểm Hướng dẫn kiểm

định chất lượng giáo dục

định chất lượng giáo dục năm 2008 năm 2008

Ví dụ 2: Hồ sơ

Ví dụ 2: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công Hội nghị tổng kết công tác năm học 2007-2008

tác năm học 2007-2008 Trường của Trường

PTCS Sông Đà

(50)

-

- Đặc trưng “tên gọi”:Đặc trưng “tên gọi”: tên gọi tên gọi

tên loại văn Quyết định, kế

hoạch, báo cáo, tờ trình… Những VB có

tên gọi

tên gọi một tác giả tác giả khoảng khoảng

thời gian

thời gian nhất định (quý, tháng, năm) có định (quý, tháng, năm) lập hồ sơ

thể lập hồ sơ

(51)

Ví dụ:

Tập

Tập Báo cáo Báo cáo quý I Trường PTCS quý I Trường PTCS

Sông Đà năm 2008

(52)

- Đặc trưng “tác giả”:

- Đặc trưng “tác giả”: Tác giả Tác giả

cơ quan cá nhân ban hành văn

Các VB có tên gọi khác nhau, nội dung khác

nhau tác giả, lập hồ sơ

(53)

Ví dụ:

Tập Nghị quyết, thị, báo cáo, công văn…

của

của Đảng uỷ Khối quan Trung Đảng uỷ Khối quan Trung

ương

(54)

- Đặc trưng “cơ quan giao dịch”:

- Đặc trưng “cơ quan giao dịch”: VB VB

của giao dịch với quan khác

khoảng thời gian định vấn đề cụ

thể lập hồ sơ

Ví dụ: Tập cơng văn trao đổi

Ví dụ: Tập công văn trao đổi Trường Trường

ĐHKHXH&NV TP Hồ Chí Minh

ĐHKHXH&NV TP Hồ Chí Minh với với Trung Trung tâm Giáo dục Thường xuyên Tỉnh Vĩnh

tâm Giáo dục Thường xuyên Tỉnh Vĩnh

Long

Long về việc mở lớp Bồi dưỡng chứng đại việc mở lớp Bồi dưỡng chứng đại học văn thư lưu trữ năm 2010

(55)

Đặc trưng “địa dư”: Đặc trưng “địa dư”: Địa dư phạm vi Địa dư phạm vi

của đơn vị hành tỉnh, thành phố,

huyện, quận, xã, phường…hoặc phạm vi

chung cho cho các, miền, khu vực…

Những VB có tên loại giống nhau,

cơ quan, tổ chức giới hạn phạm vi địa dư,

sản sinh khoảng thời gian định,

có thể lập hồ sơ

(56)

Ví dụ:

Tập Báo cáo tháng đầu năm Sở Nông

nghiệp Phát triển nông thôn

nghiệp Phát triển nông thôn các tỉnh các tỉnh

đồng sông Cửu Long

đồng sơng Cửu Long tình hình tình hình đạ ơn phá hoại lúa tháng đầu năm 2010

(57)

- Đặc trưng “thời gian”

- Đặc trưng “thời gian”: thời gian giới hạn : thời gian giới hạn

năm, tháng vấn đề, việc, vụ việc mà nội

dung VB đề cập đến thời gian ban hành VB

Lập hồ sơ theo đặc trưng tập hợp

những VB ban hành khoảng thời

gian định vào hồ sơ tập hợp

những VB có nội dung đề cập đến

việc (một vấn đề) khoảng thời gian

nhất định vào hồ sơ

(58)

Ví dụ:

Tập Báo cáo sơ kết công tác

Tập Báo cáo sơ kết công tác 6 tháng 6 tháng

đầu năm 2010

đầu năm 2010 của ban, đảng uỷ trực của ban, đảng uỷ trực

thuộc Thành uỷ Cần Thơ

Tập lưu văn Trường PTCS

Sông Đà

(59)

* Biên soạn tiêu đề hồ sơ

- Các yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ thường gồm: tên loại văn bản, tác

(60)

+ Tên loại văn - nội dung - thời

gian - tác giả: áp dụng hồ sơ

chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác thường kỳ quan

Ví dụ:

Chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác năm 2005 Trường Cao đẳng sư phạm Tây Ninh

(61)

+ Tên loại văn - tác giả - nội

dung - thời gian: áp dụng hồ

sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề

Ví dụ:

(62)

+ Tập lưu (quyết định, thị, thông

tư, công văn v.v ) - thời gian - tác giả:

áp dụng hồ sơ tập lưu văn quan

Ví dụ:

(63)

+ Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng hồ sơ hội nghị, hội thảo

Ví dụ:

· Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2005 Trường Cao đẳng sư phạm Tây Ninh ngày 15/01/2006

(64)

+ Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng loại hồ sơ việc mà văn trình giải cơng việc cịn lưu đầy đủ

Ví dụ:

· Hồ sơ cố cơng trình Ký túc xá A Trường Cao đẳng sư phạm Tây Ninh ngày 02/5/2005

(65)

+ Hồ sơ - tên người: áp dụng hồ sơ nhân

Ví dụ:

(66)

* Sắp xếp tài liệu hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa

- Theo số thứ tự ngày tháng văn bản: hồ sơ lập theo đặc trưng chủ yếu tên loại văn

- Theo thời gian diễn biến hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo dõi, giải cơng việc: hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ việc

(67)

d) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ

(68)

* Xác định tiêu đề, lý loại đối với tài liệu hết giá trị

Trong trình xếp văn bản, tài liệu hồ sơ, cần kết hợp xem xét loại khỏi hồ sơ văn bản, tài liệu hết giá trị

(69)

b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ tài liệu lập hồ sơ chưa đạt yêu cầu

(70)

Bước Biên mục phiếu tin

- Phiếu tin biểu ghi tổng hợp thông tin hồ sơ đơn vị bảo quản

- Tác dụng phiếu tin:

+ Nhập tin xây dựng sở liệu quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá

+ Thay cho thẻ tạm để hệ thống hoá hồ sơ phông

(71)

Bước Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ việc biên mục phiếu tin

- Căn vào Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ phiếu tin kiểm tra kiểm tra việc lập hồ sơ biên mục phiếu tin

- Nếu việc lập hồ sơ biên mục phiếu tin chưa đạt yêu cầu cần thực lại

(72)

Bước Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại

Sắp xếp phiếu tin phạm vi

nhóm nhỏ; xếp nhóm nhỏ

từng nhóm vừa, nhóm vừa

nhóm lớn nhóm lớn phơng theo

nhóm lớn nhóm lớn phông theo

phương án phân loại tài liệu đánh số thứ

tự tạm thời lên phiếu tin thẻ tạm

(73)

Bước 10 Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin

(74)

Bước 11 Biên mục hồ sơ

a) Đánh số tờ

b) Viết mục lục văn

bản

c) Viết chứng từ kết

thúc

d) Viết bìa hồ sơ

(75)

a) Đánh số tờ

Dùng bút chì đen, mềm máy dập số để đánh số thứ tự tờ tài liệu, từ tờ tới tờ cuối có hồ sơ đơn vị bảo quản Số tờ đánh chữ số Ảrập vào góc phải

phía tờ tài liệu

Trường hợp đánh nhầm số gạch đánh lại bên cạnh; tờ bị bỏ sót đánh số đánh số trùng với số tờ trước thêm chữ La tinh theo thứ tự abc sau Ví dụ: có tờ bị bỏ sót khơng đánh số sau tờ số

(76)

b) Viết mục lục văn bản

Muïc luïc văn bản thống kê

(77)

Mẫu mục lục văn bản

Số TT

Số TT Số, ký Số, ký hiệu văn hiệu văn bản bản Ngày Ngày tháng tháng văn bản văn bản Tác giả Tác giả văn bản

văn bản Trích yếu nội Trích yếu nội

dung văn baûn

dung văn bản Tờ số

Tờ số Ghi Ghi chú

chuù

(1)

(1) (2)(2) (3)(3) (4)(4) (5)(5) (6)(6) (7)(7)

(1cm)

(78)

MỤC LỤC VĂN BẢN Số

Số

TT

TT ký hiệu ký hiệu Số Số của VB của VB Thời gian Thời gian ban hành ban hành VB VB Tác giả Tác giả của VB

của VB Trích yếu nội dung VBTrích yếu nội dung VB Tờ sốTờ số GhGhi i ch

ch

ú

01

01 970/KH- 970/KH-XHNV

XHNV 28/11/200828/11/2008 Trường ĐH KHXH&NTrường ĐH KHXH&N

V

Kế hoạch Tổ chức Hội nghị

cán công chức năm 2008

01-03

02

02 976/CT- 976/CT-XHNV

XHNV 25/12/200825/12/2008 NtNt Chương trình Hội nghị Chương trình Hội nghị 0404

03

03 978/BC- 978/BC-AS

AS 25/12/200825/12/2008 NtNt Báo cáo tổng kết hoạt động năm 2008 Báo cáo tổng kết hoạt động năm 2008 05-0705-07

04

04 980/BC- 980/BC-XHNV

XHNV 25/12/200825/12/2008 NtNt Báo cáo Tổng kết hoạt động cơng đồn năm 2008Báo cáo Tổng kết hoạt động cơng đồn năm 2008 08-0908-09

05

(79)

c) Viết chứng từ kết thúc

Chứng từ kết thúc ghi chép

(80)

CHỨNG TỪ KẾT THÚC

Đơn vị bảo quản có:… tờ (viết chữ…………),

đánh số liên tục từ số ….đến số…, có…số trùng

là số….và ….số nhảy số…

Mục lục văn có:……… tờ

Đặc điểm tài liệu: (Mức độ đầy đủ, giá trị pháp lý, tình trạng vật lý, tài liệu phim ảnh có hồ sơ…) địa danh, ngày tháng năm

Người lập hồ sơ

(81)

d) Viết bìa hồ sơ

-

- Là việc giới thiệu lên bìa hồ sơ Là việc giới thiệu lên bìa hồ sơ thơng tin cần thiết hồ sơ nhằm tạo điều

thông tin cần thiết hồ sơ nhằm tạo điều

kiện thuận lợi cho việc quản lý tra tìm

-

- Bìa hồ sơ trình bày theo Bìa hồ sơ trình bày theo Tiêu Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ”

chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ”

được ban hành kèm theo Quyết định số

62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 Cục Lưu

trữ Nhà nước

(82)

Cấu tạo bìa hồ sơ

560mm 33 m m Ph ần g ấp c ạn h Ph ần g ấp g áy

(83)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC

KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC

Ký hiệu thông tin:………

Số: 01/HCTC… VT

HỒ SƠ

Tập văn c hỉ đạo Bộ Giáo dục Đào tao công tác tuyển sinh năm học 2008-2009

Từ ngày: 20/02/2009 đến ngày 30/10/2009

Gồm: 45 tờ

(84)

Bước 12 Kiểm tra chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

(85)

Bước 13 Đánh số thức cho hồ sơ vào trường số phiếu tin lên bìa

hồ sơ

- Đánh số thức chữ số Ả rập cho tồn hồ sơ phông khối tài liệu đưa chỉnh lý lên thẻ tạm phiếu tin lên bìa hồ sơ

- Số hồ sơ đánh liên tục tồn phơng:

+ Đối với phông khối tài liệu chỉnh lý lần đầu: từ số 01 hết;

(86)

Ví dụ: ghi số hồ sơ cho quan từ năm

2001 đến năm 2003

- Năm 2001

- Năm 2001: 01; 02; 03;…100.: 01; 02; 03;…100

- Năm 2002

- Năm 2002: 101; 102; 103;…250.: 101; 102; 103;…250

- Năm 2003

(87)

Bước 14 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng, đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

- Vệ sinh tài liệu

- Tháo bỏ ghim kẹp - Làm phẳng tài liệu

(88)

Bước 15 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

-

- Xếp theo thứ tự hồ sơ hệ thống hoá đánh số

- Không xếp hồ sơ hộp tốn hộp, tài liệu hộp bị xô lệch

- Không xếp chặt lấy khó tài liệu dễ bị hư hỏng

(89)

Bước 16 Viết dán nhãn hộp

PHƠNG CƠNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP SAIGON TOURIST

NĂM 2001

01

Gồm:……ĐVBQ

Từ số… đến số…

PHƠNG CƠNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP SAIGON TOURIST

NĂM 2001

02

Gồm:……ĐVBQ

(90)

Bước 17 Vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá

- Tài liệu sau chỉnh lý cần vận chuyển vào kho xếp lên giá

- Nguyên tắc xếp tài liệu lên giá phải dễ thấy, dễ lấy, theo loại tài liệu

(91)

Bước 18 Bàn giao tài liệu

(92)

Bước 19 Nhập phiếu tin vào cơ sở liệu

(93)

Bước 20 Kiểm tra việc nhập phiếu tin

Đối chiếu sở liệu với phiếu tin,

nếu phiếu tin chưa đạt yêu cầu chỉnh sửa

hoàn chỉnh

(94)

Bước 21 Lập Mục lục hồ sơ

(95)

Thành phần Mục lục hồ sơ Thành phần Mục lục hồ sơ



 Tờ bìa *Tờ bìa *



 Tờ nhan đề *Tờ nhan đề *



 Tờ mục lục *Tờ mục lục *



 Lời nói đầu *Lời nói đầu *



 Bảng chữ viết tắt *Bảng chữ viết tắt *



 Bảng kê hồ sơ *Bảng kê hồ sô *



(96)

UỶ BAN NHÂN DÂN TÌNH ĐỒNG NAI

TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH ĐỒNG NAI

MỤC LỤC HỒ SƠ

Phơng: Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai

Từ năm:1998 đến năm:2000

CỤC VĂN THƯ VAØ LƯU TRỮ NHAØ NƯỚC TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU

TRỮ TRUNG ƯƠNG II

Phông: Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II

Từ năm:2000 đến năm:2004

-

(97)

CỤC VĂN THƯ VAØ LƯU TRỮ NHAØ NƯỚC

TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG II

Phông: Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II

Từ hồ sơ 206 đến hồ sơ số 920

UỶ BÂN NHÂN DÂN QUẬN 12 VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND

KHO LƯU TRỮ

Phông: Uỷ ban nhân dân quận 12

Từ hồ sơ 1500 đến hồ sơ số 2000

- Tờ nhan đề

(98)

- Bảng kê tiêu đề hồ sơ bao gồm 6 cột:

+ Hộp số + Hồ sơ số

+ Tiêu đề hồ sơ

+ Ngày tháng bắt đầu kết thúc + Số lượng tờ

(99)

Mẫu phần thống kê tiêu đề hồ sơ CẶP CẶP HỘP HỘP SỐ SỐ HỒ HỒ SƠ SỐ

SƠ SỐ TIÊU ĐỀ HỒ SƠ

TIÊU ĐỀ HỒ SƠ

(ĐƠN VỊ BẢO QUẢN)

(ĐƠN VỊ BẢO QUẢN) NGÀY

NGÀY

THÁNG BẮT

ĐẦU VÀ KẾT

THÚC THÚC SỐ SỐ LƯỢNG LƯỢNG TỜ TỜ GHI GHI CHÚ CHÚ 1

(100)

HỘP SỐ

HỒ SƠ SOÁ

TIÊU ĐỀ HỒ SƠ (ĐƠN VỊ BẢO QUẢN)

NGAØY THÁNG BẮT ĐẦU VAØ

KẾT THÚC SỐ SỐ LƯỢNG LƯỢNG TỜ TỜ GHI CHÚ 50

A ĐAØO TẠO

I QUẢN LÝ CHUNG VỀ ĐAØO TẠO

1 Văn chung nhà nước

501 - Tập tài liệu đạo nhà nước công

tác đào tạo, năm 2004 10/01/2004 đến 30/12/2004 25

2 Xây dựng quản lý chương trình khung môn học

502 - Tập tài liệu việc xây dựng kế hoạch đào tạo Trường TH Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng II, năm 2004

25/01/2004 đến 30/3/2004 35

51

II ĐAØO TẠO CHÍNH QUY 1 Tuyển sinh

503 - Hồ sơ tuyển sinh Trường TH Lưu trữ

Nghiệp vụ Văn phòng II, năm 2004 10/6 đến 30/10 năm 2004 20

(101)

(102)

Bước 22 Xử lý tài liệu loại

- Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (BM-CLTLG-08)

- Viết thuyết minh tài liệu loại *

(103)

Bước 23 Kết thúc chỉnh lý

- Hoàn chỉnh bàn giao hồ sơ phông

- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

(104)

Trân trọng cảm ơn!

Định dạng
Số trang	104
Dung lượng	2,56 MB