BỘ MÔN KỸ NĂNG BÀI GIẢNG IT KỸ NĂNG TẠO LẬP VĂN BẢN TIẾNG VIỆT PT (Dành cho sinh viên hệ chính quy)

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VIỆN KINH TẾ BƯU ĐIỆN BỘ MÔN KỸ NĂNG BÀI GIẢNG IT KỸ NĂNG TẠO LẬP VĂN BẢN TIẾNG VIỆT PT (Dành cho sinh viên quy) NGƯỜI BIÊN SOẠN: TRẦN HƯƠNG GIANG Hà Nội, 2016 LƯU HÀNH NỘI BỘ MỤC LỤC CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH 1.1 Văn đặc trưng văn 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Đặc trưng văn 1.2 Nội dung cấu trúc văn 1.2.1 Nội dung văn 1.2.2 Cấu trúc văn 1.3 Đoạn văn – Đơn vị điển hình đơn vị sở văn IT 1.3.1 Khái niệm đoạn văn .5 1.3.2 Cấu trúc đoạn văn 1.3.3 Các kiểu kết cấu đoạn văn 1.3.4 Các loại đoạn văn PT 1.4 Các loại hình văn thường dùng 1.4.1 Các phong cách văn 1.4.2 Các văn có tính pháp quy .10 1.4.3 Các văn hành thơng thường 11 1.4.4 Các loại giấy tờ hành 13 1.5 Sử dụng ngôn ngữ văn hành cơng vụ[] .13 1.5.1 Đặc trưng ngôn ngữ văn hành cơng vụ 13 1.5.2 Sử dụng câu 14 1.5.3 Sử dụng từ ngữ 15 CHƢƠNG 18 THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 18 2.1 Một số quy tắc soạn thảo văn máy tính 18 2.1.1 Khái niệm ký tự, từ, dòng, câu, đoạn 18 2.1.2 Một số quy tắc gõ văn 19 LƯU HÀNH NỘI BỘ 2.2 Thể thức văn hành [] 21 2.2.1 Khái niệm thể thức văn 21 2.2.2 Sơ đồ thành phần thể thức văn 21 2.3 Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn 33 2.3.1 Khái niệm kỹ thuật trình văn 33 2.3.2 Khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn .33 2.3.3 Kỹ thuật trình bày thành phần văn .34 2.4 Một số vấn đề cần lưu ý xây dựng văn .34 CHƢƠNG 35 PHƢƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG THƢỜNG 35 3.1 Quy trình tạo lập văn 35 3.1.3 Giai đoạn viết văn 38 IT 3.2 Soạn thảo biên .39 3.2.1 Khái niệm 39 3.2.2 Những yêu cầu soạn thảo biên 39 PT 3.2.3 Phân loại biên 39 3.2.4 Cấu trúc biên 40 3.2.5 Phương pháp ghi chép, soạn thảo biên 40 3.3.Soạn thảo báo cáo .41 3.3.1 Khái niệm 41 3.3.2 Những yêu cầu soạn thảo báo cáo 41 3.3.3 Phân loại báo cáo 42 3.3.5 Phương pháp soạn thảo báo cáo 43 3.4 Soạn thảo thông báo 45 3.4.1 Khái niệm 45 3.4.2 Yêu cầu thông báo 45 3.4.3 Cấu trúc thông báo 45 3.4.4 Các loại thông báo thường sử dụng 46 3.5 Soạn thảo công văn .47 3.5.1 Khái niệm .47 LƯU HÀNH NỘI BỘ 3.5.2 Các loại cơng văn hành 47 3.5.3 Cấu trúc công văn .47 3.5.4 Phương pháp soạn thảo cơng văn hành 48 3.6 Soạn thảo tờ trình .48 3.6.1 Khái niệm .48 3.6.2 Yêu cầu tờ trình .48 3.6.3 Cấu trúc tờ trình .49 3.7 Soạn thảo đơn, thư 50 3.7.1 Khái niệm 50 3.7.2.Yêu cầu đơn, thư 50 3.7.3 Phân loại đơn thư 50 3.7.3 Cấu trúc đơn,thư .50 IT PHỤ LỤC 52 PT TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 LƯU HÀNH NỘI BỘ CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH 1.1 Văn đặc trưng văn 1.1.1 Khái niệm văn Văn sản phẩm hoàn chỉnh hành vi tạo lời (hay hành vi phát ngôn), mang nội dung giao tiếp cụ thể, gắn liền với đối tượng giao tiếp, mục đích giao tiếp hoàn cảnh giao tiếp xác định, thể dạng âm hay chữ viết Bên cạnh khái niệm văn bản, số tài liệu giáo khoa, chuyên luận Ngữ pháp văn bản, xuất khái niệm ngôn Khái niệm ngôn hiểu theo hai nghĩa bản: thứ nhất, hiểu đồng với khái niệm văn bản; thứ hai, hiểu mối quan hệ đối lập với văn Theo cách hiểu thứ hai, ngôn sản phẩm hồn chỉnh hành vi phát ngơn, thể dạng âm Còn văn sản phẩm hồn chỉnh hành vi phát ngơn, thể dạng chữ viết Ở đây, khái niệm văn quan niệm đồng với khái niệm ngôn 1.1.2 Đặc trưng văn IT Theo quan niệm vừa nêu văn câu nói câu hiệu (ví dụ: Khơng có q độc lập tự do), câu tục ngữ (ví dụ: gần mực đen, gần đèn sáng), tin vắn gồm vài ba câu, thơ, nghiên cứu, đơn khiếu nại, v.v PT Ðặc trưng văn thể qua tính chất: tính hồn chỉnh, tính thống nhất, tính liên kết tính mạch lạc Trong tính hồn chỉnh tính liên kết hai đặc trưng [1] a)- Tính hồn chỉnh Xét mặt nội dung, văn xem hoàn chỉnh đề tài chủ đề triển khai cách đầy đủ, xác mạch lạc Nếu đề tài, chủ đề triển khai không đầy đủ, vượt giới hạn hay thiếu xác, mạch lạc văn vi phạm tính hồn chỉnh Xét mặt cấu trúc, văn xem hoàn chỉnh phần, đoạn, câu đoạn tổ chức, xếp theo trật tự hợp lí, thể cách đầy đủ, xác, mạch lạc nội dung văn Sự hoàn chỉnh mặt cấu trúc văn chịu chi phối gián tiếp phong cách ngôn ngữ văn Tuỳ vào phong cách ngôn ngữ, cấu trúc văn thuộc phong cách hành phải tn thủ khn mẫu nghiêm ngặt Các văn thuộc phong cách khoa học nhiều mang tính khn mẫu, thể qua bố cục phần Riêng văn thuộc phong cách nghệ thuật thơ, truyện, ký thường có cấu trúc linh hoạt Theo tài liệu “Rèn luyện kỹ tạo lập văn bản” websrv1.ctu.edu.vn/coursewares/supham/tiengvietth/chuong1.htm#CHUONG 1 LƯU HÀNH NỘI BỘ b) Tính liên kết Tính liên kết văn tính chất kết hợp, gắn bó, ràng buộc qua lại cấp độ đơn vị văn Ðó kết hợp, gắn bó câu đoạn, đoạn, phần, chương với nhau, xét mặt nội dung hình thức biểu đạt Trên sở đó, tính liên kết văn thể hai mặt: liên kết nội dung liên kết hình thức - Tính liên kết nội dung Nội dung văn bao gồm hai nhân tố bản: đề tài chủ đề (hay gọi chủ đề logic) Do đó, tính liên kết mặt nội dung thể tập trung qua việc tổ chức, triển khai hai nhân tố này, sở hình thành hai nhân tố liên kết: liên kết đề tài liên kết chủ đề (còn gọi liên kết chủ đề liên kết logic) Liên kết đề tài kết hợp, gắn bó cấp độ đơn vị văn việc tập trung thể đối tượng mà văn đề cập đến - Liên kết hình thức IT Liên kết chủ đề tương hợp mang tính logic nội dung nghĩa cấp độ đơn vị văn Ðó tương hợp nội dung miêu tả, trần thuật hay bàn luận câu, đoạn, phần văn Một văn xem có liên kết logic nội dung miêu tả, trần thuật, bàn luận câu, đoạn, phần không rời rạc hay mâu thuẫn với nhau, ngoại trừ trường hợp người viết cố tình tạo mâu thuẫn nhắm vào mục đích biểu đạt PT Liên kết hình thức văn kết hợp, gắn bó cấp độ đơn vị văn xét bình diện ngơn từ biểu đạt, nhằm hình thức hố, thực hố mối quan hệ mặt nội dung chúng Như nói, liên kết nội dung với hai nhân tố đề tài chủ đề thể qua mối quan hệ câu, đoạn, phần , xoay quanh đề tài chủ đề văn Mối quan hệ mang tính chất trừu tượng, khơng tường minh Do đó, q trình tạo văn bản, người viết (người nói) phải vận dụng phương tiện ngôn từ cụ thể để hình thức hố, xác lập mối quan hệ Tồn phương tiện ngơn từ có giá trị xác lập mối quan hệ nội dung câu, đoạn biểu cụ thể liên kết hình thức Liên kết hình thức văn phân chia thành nhiều phương thức liên kết Mỗi phương thức liên kết cách tổ chức liên kết, bao gồm nhiều phương tiện liên kết khác có chung đặc điểm Nhìn chung, liên kết hình thức bao gồm phép liên kết: lặp ngữ âm, lặp từ vựng, đồng nghĩa, liên tưởng, đối nghịch, đại từ, tỉnh lược cấu trúc, lặp cấu trúc tuyến tính Các phép liên kết xem xét cụ thể tổ chức đoạn văn - đơn vị sở đơn vị điển hình văn Các phép liên kết vận dụng đoạn, phần văn Ðiều có nghĩa liên kết hình thức thể nhiều cấp độ văn Trong văn bản, liên kết nội dung liên kết hình thức có mối quan hệ biện chứng với nhau, đó, liên kết nội dung quy định liên kết hình thức LƯU HÀNH NỘI BỘ 1.2 Nội dung cấu trúc văn 1.2.1 Nội dung văn Văn dù ngắn hay dài đề cập đến hay vài đối tượng thực khách quan hay thực tâm lí, tình cảm người Ðối tượng đề tài văn Gắn liền với đề tài triển khai người viết, người nói đề tài, tức miêu tả, trần thuật hay bàn luận đề tài Nội dung miêu tả, trần thuật hay bàn luận bản, bao trùm lên toàn văn chủ đề đề tài Cần lưu ý rằng, đề tài văn thường mang tính hiển ngơn, cịn chủ đề văn mang tính hàm ngơn hay hiển ngơn Tính hiển ngơn hay hàm ngơn chủ đề văn phong cách ngơn ngữ văn hay phong cách tác giả chi phối Nhìn chung, loại hình văn phi hư cấu (văn thuộc phong cách khoa học, luận, hành chính), chủ đề thường hiển ngơn Trong loại hình văn hư cấu (văn thuộc phong cách nghệ thuật), chủ đề thường mang tính hàm ngơn, nhiều tầng, nhiều lớp 1.2.2 Cấu trúc văn a) Cấu trúc văn PT IT Như nói, tuỳ theo quy mơ, văn gồm câu, vài câu hay bao gồm nhiều đoạn, nhiều chương, nhiều phần Câu, đoạn, chương, phần tham gia vào tổ chức văn có chức chúng có mối quan hệ ràng buộc, nương tựa lẫn Toàn phận hợp thành văn - gọi đơn vị/kết cấu tạo văn - với trình tự phân bố, xếp chúng dựa sở chức mối quan hệ qua lại chúng cấu trúc văn Cấu trúc văn gắn liền với việc thể nội dung văn bản, thông qua chức Thơng thường, văn có chủ đề mang tính hiển ngơn, cấu tạo vài câu, câu mở đầu văn câu nêu lên chủ đề nó, gọi câu chủ đề Và câu cuối văn đúc kết, khẳng định lại chủ đề, gọi câu kết đề Trong trường hợp chủ đề văn không nêu lên câu mở đầu mà nêu câu cuối, câu cuối câu kết đề, đồng thời câu nêu lên chủ đề văn Trong văn cấu tạo gồm ba phận, tiêu biểu học sách giáo khoa, văn nghị luận nhà trường, ba phần thường có chức sau: - Phần mở đầu phần chủ yếu có chức dẫn nhập nêu chủ đề, cấu tạo hay vài đoạn văn - Phần khai triển phần triển khai, làm sáng tỏ chủ đề văn cách miêu tả, trần thuật, trình bày hay bàn luận Phần bao gồm nhiều đoạn văn, đó, đoạn triển khai, làm sáng tỏ khía cạnh chủ đề toàn văn LƯU HÀNH NỘI BỘ - Phần kết luận phần có chức đúc kết, khẳng định lại chủ đề, đồng thời mở rộng, liên hệ đến vấn đề có liên quan Phần cấu tạo vài đoạn văn Trong văn gồm ba phần vừa nêu trên, chủ đề văn thường phát biểu trực tiếp phần mở đầu, cụ thể câu chủ đề, thường câu cuối hay câu áp cuối phần mở đầu Chủ đề văn thường đúc kết, khẳng định lại phần kết luận, câu kết đề, thường câu mở đầu phần Tuy nhiên, câu kết đề xuất hay cuối phần kết luận Bên cạnh cấp độ đơn vị văn bản, cấu trúc văn cịn bao gồm phận khác, tiêu đề b) Khái niệm tiêu đề văn Tiêu đề hay đầu đề văn tên gọi văn phận cấu thành văn Tuy nhiên, số loại văn khơng có tiêu đề, tiêu biểu tin vắn, sáng tác dân ca ca dao v.v Xét mối quan hệ tiêu đề với nội dung văn bản, có hai loại tiêu đề: tiêu đề mang tính dự báo tiêu đề mang tính nghệ thuật IT - Tiêu đề mang tính dự báo Ðây loại tiêu đề phản ánh phần hay toàn nội dung văn Qua tiêu đề thuộc loại này, người đọc suy đốn trước đề tài hay/và chủ đề văn PT - Tiêu đề mang tính nghệ thuật Loại tiêu đề không gợi điều đề tài chủ đề văn Nó đặt nhằm mục đích gây ấn tượng, nghi binh nhằm đánh lạc hướng người đọc Thậm chí, loại tiêu đề trở thành phản tiêu đề Xét mối quan hệ hai loại tiêu đề vừa với phong cách ngôn ngữ văn bản, thấy loại văn thuộc phong cách khoa học, hành luận thường có tiêu đề mang tính dự báo Cịn loại văn thuộc phong cách nghệ thuật thường có tiêu đề mang tính chất nghệ thuật tính chất dự báo Về mặt ngơn từ biểu đạt, tiêu đề chia thành hai loại: tiêu đề biểu đạt từ, ngữ tiêu đề biểu đạt câu thuộc đủ kiểu loại (câu hoàn chỉnh câu tỉnh lược, câu trần thuật, câu mệnh lệnh, câu nghi vấn ) Các tiêu đề Nghèo (tên truyện ngắn Nam Cao), Khói (tên truyện ngắn Anh Ðức) tiêu đề từ Các tiêu đề Muối rừng, Vấn đề rượu Nga, Cảnh rừng Việt Bắc, tiêu đề ngữ Các tiêu đề Hãy nhớ lời tôi!, Hoa hậu Malaysia bị tước danh hiệu, Sao lại này? tiêu đề câu Xét mặt cấp độ, có tiêu đề tồn thể tiêu đề phận Tiêu đề toàn thể tiêu đề văn Tiêu đề phận tiêu đề phần, chương, mục văn LƯU HÀNH NỘI BỘ 1.3 Đoạn văn – Đơn vị điển hình đơn vị sở văn 1.3.1 Khái niệm đoạn văn Ðoạn văn tập hợp câu liên kết chặt chẽ với nội dung hình thức, diễn đạt hồn chỉnh hay tương đối hoàn chỉnh chủ đề phận cấp độ nhỏ chủ đề hay hệ thống chủ đề toàn thể văn Trong định nghĩa vừa nêu, cần lưu ý điểm: - Thứ khái niệm tập hợp Nếu đoạn văn tập hợp câu phần tử Do đó, số lượng câu, đoạn văn có ba khả năng: đoạn văn gồm nhiều câu, tức từ hai trở lên (tập hợp nhiều phần tử), đoạn văn câu (tập hợp phần tử) đoạn văn khơng có câu (tập hợp rỗng) Ðoạn văn nhiều câu tượng phổ biến văn Ðoạn văn câu xuất rải rác văn Ðoạn văn không câu trường hợp đặc biệt, xuất văn tuyển Ðó đoạn văn bị lược bỏ, báo hiệu dấu chấm ngang dòng - Thứ hai tính liên kết đoạn văn Trong đoạn văn, tính liên kết thể hai bình diện: liên kết nội dung liên kết hình thức cấp độ văn IT - Thứ ba hoàn chỉnh tương đối đoạn văn Một đoạn văn xem hoàn chỉnh nội dung biểu đạt mang tính tự nghĩa xác định Ðoạn văn hoàn chỉnh tương đối nội dung biểu đạt mang tính hợp nghĩa và/hay không xác định PT - Thứ tư khái niệm chủ đề phận cấp độ nhỏ mà đoạn văn diễn đạt Ðiều có nghĩa chuỗi câu đoạn có chức triển khai chủ đề đoạn; đoạn không chủ đề phận cấp độ nhỏ 1.3.2 Cấu trúc đoạn văn Nói đến cấu trúc đoạn văn nói đến loại câu có chức khác phân bố, xếp với mối quan hệ qua lại chúng Trong đoạn văn, có tất năm loại câu có chức khác nhau, phân bố, xếp qua sơ đồ cấu trúc tổng thể sau đây: LƯU HÀNH NỘI BỘ IT a) Câu chuyển đoạn PT Câu chuyển đoạn loại câu có chức liên kết đoạn văn mà trực tiếp thuộc với đoạn văn hay phần văn đứng trước Về nội dung biểu đạt, loại câu nhắc lại, hồi quy chủ đề phận trình bày cách lặp lại từ vựng hay đồng nghĩa, đại từ Câu chuyển đoạn xuất hay vắng mặt Nếu xuất hiện, số lượng thường gặp một, đứng đầu đoạn Nếu câu chuyển đoạn vắng mặt, chức liên kết đoạn một, hai loại câu khác đồng thời đảm nhiệm b) Câu mở đoạn Câu mở đoạn loại câu có chức đưa đẩy hay dẫn dắt ý vào đoạn Khác với câu chuyển đoạn, câu mở đoạn không nhắc lại chủ đề đề cập đến mà nêu lên thơng tin có quan hệ với chủ đề đoạn Câu mở đoạn có hai khả năng: xuất hay vắng mặt Khi xuất hiện, số lượng thường gặp một, hai câu, đứng đầu đoạn Xét mối quan hệ câu mở đoạn với câu chủ đoạn, cần lưu ý: Hai loại câu có xu hướng loại trừ đoạn văn Bên cạnh đó, chức liên kết đoạn dẫn dắt vào đoạn phức hợp câu văn: phận có chức liên kết, phận cịn lại dẫn ý vào đoạn c) Câu chủ đoạn Câu chủ đoạn loại câu có chức nêu lên chủ đề đoạn văn mà câu thuyết đoán triển khai làm sáng tỏ Trong trường hợp câu chủ đoạn câu thứ đoạn ngồi chức nêu lên chủ đề, cịn có chức phụ: liên kết văn LƯU HÀNH NỘI BỘ Câu chủ đoạn có khả xuất hay vắng mặt Nếu xuất hiện, số lượng thường gặp câu, đứng đầu đoạn hay sau câu chuyển đoạn, câu mở đoạn, đoạn văn có hai loại câu Trong trường hợp câu chủ đoạn vắng mặt, chủ đề đoạn mang tính hàm ngơn hay câu kết đoạn biểu đạt, câu kết đoạn xuất d) Câu thuyết đoạn Câu thuyết đoạn loại câu có chức triển khai, làm sáng tỏ chủ đề đoạn, hay nêu lên việc, kiện làm tiền đề để rút kết luận khái quát câu kết đoạn Trừ trường hợp đoạn văn câu, câu thuyết đoạn xuất hiện, số lượng tuỳ vào quy mô đoạn: từ đến chín, mười câu hay nhiều Ðoạn văn có nhiều câu thuyết đoạn chủ đề triển khai cụ thể, chi tiết e) Câu kết đoạn Câu kết đoạn loại câu có chức đúc kết, khái quát lại hay mở rộng chủ đề đoạn Trong trường hợp đoạn văn khơng có câu chủ đoạn mà có câu kết đoạn, câu kết đoạn câu nêu lên chủ đề đoạn IT Câu kết đoạn xuất hay vắng mặt Nếu xuất hiện, số lượng một, hai câu, nằm cuối đoạn văn 1.3.3 Các kiểu kết cấu đoạn văn PT Như vừa trình bày, cấu trúc tổng thể đoạn văn bao gồm năm loại câu có chức khác Trong câu chủ đoạn, câu thuyết đoạn câu kết đoạn ba loại câu Trong ba loại câu này, câu chủ đoạn câu kết đoạn xuất hay vắng mặt, hình thành biến thể cụ thể cấu trúc đoạn văn Những biến thể cụ thể kiểu kết cấu đoạn (còn gọi cách lập luận) Có bốn kiểu kết cấu đoạn: a) Kết cấu diễn giải Kiểu kết cấu bao gồm câu chủ đoạn câu thuyết đoạn Trong câu chủ đoạn nêu lên chủ đề, câu thuyết đoạn triển khai làm sáng tỏ chủ đề Kiểu kết cấu khơng có câu kết đoạn b) Kết cấu quy nạp Quy nạp kiểu kết cấu bao gồm câu thuyết đoạn câu kết đoạn Trong đó, câu thuyết đoạn nêu lên việc, chi tiết cụ thể làm sở để rút kết luận khái quát câu kết đoạn Kiểu kết cấu câu chủ đoạn c) Kết cấu diễn giải kết hợp với quy nạp Ðây kiểu kết cấu bao gồm câu chủ đoạn, câu thuyết đoạn câu kết đoạn Trong đó, câu chủ đoạn nêu lên chủ đề, câu thuyết đoạn triển khai làm sáng tỏ chủ đề câu kết LƯU HÀNH NỘI BỘ đoạn đúc kết, khái quát lại hay mở rộng chủ đề Ðây kiểu kết cấu lí tưởng đoạn, lẽ tạo nên hồn chỉnh, cân đối cho đoạn văn d) Kết cấu song hành Ðây kiểu kết cấu bao gồm số câu thuyết đoạn, câu chủ đoạn câu kết đoạn vắng mặt Ðiều có nghĩa chủ đề đoạn văn mang tính chất hàm ngơn 1.3.4 Các loại đoạn văn Kinh nghiệm đọc nhớ cho thấy với câu trung bình (từ 20 đến 30 từ), người đọc tiếp nhận nửa sau phần trước[2] Quá 40 từ người đọc quên phần lớn câu viết Nếu câu, người đọc phải đọc đọc lại hiểu phản xạ thơng thường người ta bỏ dở Nhưng khơng phải mà người đọc chấp nhận lỗi viết ngắn, cụt lủn Nên có kết hợp câu ngắn với câu dài Nhưng 40 từ giới hạn cần lưu ý Dựa vào đặc điểm nội dung biểu đạt, có tất bốn loại đoạn văn bản: a) Ðoạn miêu tả PT b) Ðoạn thuật IT Ðoạn miêu tả loại đoạn văn có nội dung thể vật, tượng cách chi tiết, cụ thể, sinh động tồn thực khách quan hay theo trí tưởng tượng người viết Ðây đoạn văn bản, xuất phổ biến loại văn thuộc phong cách nghệ thuật truyện, thơ trữ tình, kí Thuật loại đoạn văn có nội dung trình bày diễn biến việc, kiện xảy hay theo trí tưởng tượng người viết Loại đoạn văn có khả xuất nhiều phong cách ngơn ngữ văn bản: hành chính, khoa học, luận nghệ thuật c) Ðoạn lập luận Lập luận loại đoạn văn có nội dung trình bày suy nghĩ, ý kiến, quan điểm người viết vấn đề, tượng Ðây loại đoạn văn bản, xuất phổ biến loại văn thuộc phong cách khoa học, luận Văn thuộc phong cách hành vận dụng loại đoạn văn này, phổ biến d) Ðoạn hội thoại Hội thoại loại đoạn văn có nội dung phản ánh lời nói trực tiếp người tham gia giao tiếp Ðoạn văn hội thoại xuất phổ biến ngữ tự nhiên hàng ngày, văn thuộc phong cách nghệ thuật truyện Michel Voirol, Hướng dẫn biên tập, Nxb Thông tấn, Hà Nội – 2004 (tr.11) LƯU HÀNH NỘI BỘ Những vấn đề văn đoạn văn trình bày tri thức thơng báo Những tri thức sở để đúc kết, rút tri thức quy trình xây dựng, tạo lập văn 1.4 Các loại hình văn thường dùng 1.4.1 Các phong cách văn Hệ thống loại hình văn phong phú, đa dạng, cần phải phân loại chúng để có phương pháp soạn thảo, tạo lập quản lý cho thích hợp Có nhiều cách phân loại, nghiên cứu số cách phân loại theo phong cách văn sau: a) Phong văn hành - Văn hành bao gồm thể loại như: hiến pháp, luật pháp, điều lệ, nghị định, thông tư, quy chế, hợp đồng, đơn từ, giấy biên nhận, văn bằng, chứng chỉ… - Đặc trưng văn hành chính: Tính xác, minh bạch; tính nghiêm túc, khách quan, tính khn mẫu IT - u cầu ngơn ngữ văn hành chính: từ ngữ phải xác, đơn nghĩa, mang sắc thái biểu cảm, thường mang sắc thái trang trọng; cú pháp phải ngắn gọn, rõ ràng, thường dùng kiểu câu trần thuật b) Phong cách văn khoa học PT - Văn khoa học bao gồm thể loại như: giáo trình, sách giáo khoa, báo khoa học, đề tài khoa học, luận án, luận văn, chuyên luận khoa học… - Đặc trưng văn khoa học: Tính trừu tượng , khái quát; Tính xác, khách quan; tính lôgic nghiêm ngặt - Yêu cầu ngôn ngữ văn khoa học: Từ ngữ phải xác, khoa học (các từ thuật ngữ khoa học chiếm tỉ lệ cao), hạn chế tối đa việc sử dụng từ mang sắc thái biểu cảm; sử dụng từ ngữ vay mượn; cú pháp phong cách khoa học phải chặt chẽ, thường đầy đủ thành phần nòng cốt; số thể loại văn khoa học thường phải làm theo mẫu (luận án, luận văn, báo khoa học…) c) Phong cách văn luận - Văn luận bao gồm thể loại như: báo cáo trị, lời kêu gọi hiệu triệu, bình luận trị… - Đặc trưng văn luận: Tính chặt chẽ; tính đại chúng; tính truyền cảm - u cầu ngơn ngữ văn luận: Từ ngữ sử dụng linh hoạt (có thể dùng nhiều từ ngữ thuộc lĩnh vực trị, dùng nhiều từ mang sắc thái biểu cảm, nhiều biện pháp tu từ, hạn chế dùng từ địa phương tiếng lóng); cú pháp câu văn luận dùng đa dạng LƯU HÀNH NỘI BỘ d) Phong cách văn báo chí - Văn báo chí bao gồm thể loại như: tin, phóng sự, vấn, tiểu phẩm, quảng cáo… - Đặc trưng văn báo chí: Tính thời sự; tính chân thực; tính hấp dẫn; tính ngắn gọn… - Yêu cầu ngôn ngữ văn báo chí: Sử dụng đa đạng linh hoạt loại từ ngữ, cú pháp, phong cách e) Phong cách văn nghệ thuật - Văn nghệ thuật bao gồm thể loại văn học như: thơ ca, truyện ngắn, tiểu thuyết… - Đặc trưng văn nghệ thuật: Tính hình tượng, tính cá thể hóa… IT - Yêu cầu ngôn ngữ văn nghệ thuật: từ ngữ đa dạng, thường sử dụng nhiều từ tượng hình tượng thanh, sử dụng nhiều biểu tượng văn hóa, nhiều thành ngữ cụm từ cố định; cấu trúc câu đa dạng, linh hoạt; sử dụng nhiều biện pháp tu từ từ vựng (nhân hóa, ẩn dụ, so sánh, hốn dụ, phúng dụ, ngoa dụ, nói giảm, nói tránh, trào lộng, tương phản) f) Phong cách văn sinh hoạt PT - Văn sinh hoạt bao gồm loại như: thư từ, nhật kí… - Đặc trưng văn sinh hoạt: Tính cá thể, tính cụ thể, tính cảm xúc… - Yêu cầu ngôn ngữ: ngôn ngữ tự nhiên, sáng, giản dị… 1.4.2 Các văn có tính pháp quy Nghị quyết: Là văn ghi lại định thông qua đại hội, hội nghị đường lối, chủ trương, sách, kế hoạch vấn đề cụ thể Nghị loại văn có tính lãnh đạo, đạo, viết không chia thành điều khoản Ví dụ: Nghị 11/NQ-CP (2011) nhóm giải pháp chủ yếu để thực nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, bảo đảm an sinh xã hội Nghị Ban chấp hành Đoàn niên Học viện cơng tác Đồn năm học 2011-2012 Quyết định: Quyết định có tính lãnh đạo, đạo nghị thể thành điều khoản cụ thể có dùng để ban hành bãi bỏ quy chế, quy định, định cụ thể chủ trương, sách, tổ chức máy, nhân thuộc phạm vi quyền hạn tổ chức; ban hành chế độ, điều lệ, quy chế kèm theo Ví dụ: Quyết định cấp học bổng cho sinh viên; Quyết định cho sinh viên nghỉ học có thời hạn lý sức khỏe 10 LƯU HÀNH NỘI BỘ Chỉ thị: Là văn nhằm truyền đạt chủ trương, biện pháp quản lý, đạo chung lệnh cấp truyền cho cấp Thường thể ngắn gọn dành cho hoạt động tập trung Ví dụ: Chỉ thị nhiệm vụ trọng tâm giáo dục đại học năm 2011 – 2012 Bộ Giáo dục đào tạo Thông tri: Là văn thường dùng để đề biện pháp thực Nghị triệu tập hội nghị, đại hội Ví dụ: Thơng tri Tổng Liên Đoàn Lao động Việt Nam việc Hướng dẫn thi hành Điều lệ Cơng đồn Việt Nam Quy định: Là văn xác định nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục chế độ cụ thể lĩnh vực công tác định hệ thống quan chun mơn có chức năng, nhiệm vụ Ví dụ: Quy định Học viện việc tổ chức học lại IT Quy chế: Là văn xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ lề lối làm việc tổ chức quan lĩnh vực cơng tác định Ví dụ: Quy chế tuyển sinh Bộ Giáo dục Đào tạo PT Thể lệ, quy trình: Là văn quy định chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ chức phận tổ chức lĩnh vực công tác định thường ban hành độc lập kèm theo sau quy định, quy chế Ví dụ: Thể lệ tham gia thi Sinh viên Tài – Thanh lịch năm 2016 Học viện 1.4.3 Các văn hành thơng thường Văn hành thơng thường dùng để chuyển đạt thơng tin hoạt động quản lý nhà nước công bố thông báo chủ trương, định hay nội dung kết hoạt động quan, tổ chức; ghi chép lại ý kiến kết luận hội nghị; thông tin giao dịch thức quan, tổ chức với tổ chức công dân Văn hành đưa định quản lý, đó, khơng dùng để thay cho văn quy phạm pháp luật văn cá biệt Văn hành thơng thường loại văn hình thành hoạt động quản lý nhà nước, sử dụng giải cơng việc có tính chất hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo… Các loại văn hành Thơng báo: Là văn truyền đạt kịp thời định kết việc tiến hành Ví dụ: Thơng báo Học viện việc nghỉ tết Nguyên đán năm học 2011-2012 11 LƯU HÀNH NỘI BỘ Báo cáo: Là văn phản ánh toàn hoạt động kiến nghị tường trình vấn đề, cơng việc cụ thể xin ý kiến đạo Ví dụ: Báo cáo phịng GV&CTSV tình hình sinh viên vi phạm kỷ luật ký túc xá Chương trình: Là văn để xác định trọng tâm, nội dung, giải pháp khoảng thời gian định công tác tổ chức thực đơn vị chủ trương cơng tác Ví dụ: Chương trình đảm bảo cơng tác an ninh trật tự HSSV năm học 20102011 Hướng dẫn: Là văn giải dẫn cụ thể việc tổ chức thực văn chủ trương đơn vị quan lãnh đạo Ví dụ: Hướng dẫn Học viện việc thu nộp học phí, lệ phí ký túc xá IT Kế hoạch: Là văn dùng để xác định mục đích yêu cầu, tiêu nhiệm vụ cần hoàn thành khoảng thời gian định biện pháp tổ chức, nhân sự, sở vật chất cần thiết để thực nhiệm vụ Ví dụ: Kế hoạch tổ chức Tuần sinh hoạt Công dân – HSSV đầu năm học 20152016 PT Tờ trình: Là văn dùng để thuyết trình tổng quát đề án, vấn đề, dự thảo văn để cấp xem xét, định Ví dụ: Tờ trình Đoàn niên việc thành lập Hội, Câu lạc sinh viên Lời kêu gọi: Là văn dùng để yêu cầu động viên cán bộ, sinh viên thực nhiệm vụ hưởng ứng chủ trương có ý nghĩa trị Ví dụ: Lời kêu gọi Đồn niên cơng tác hiến máu nhân đạo Đề án: Là văn dùng để trình bày có hệ thống kế hoạch, giải pháp, giải nhiệm vụ, vấn đề định để cấp có thẩm quyền phê duyệt Ví dụ: Đề án thành lập Trung tâm quản lý ký túc xá sinh viên sở Ban quản lý ký túc xá sinh viên Công văn: Là văn dùng để giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp Ví dụ: Cơng văn phịng GV&CTSV gửi lớp sinh viên việc triển khai công tác đánh giá kết học tập, rèn luyện học kỳ năm học 2015-2016 Biên bản: Là văn ghi ý kiến họp lập biên kiện đặc biệt xảy Ví dụ: Biên họp Hội đồng tuyển sinh; Biên họp Hội đồng kỷ luật 12 LƯU HÀNH NỘI BỘ 1.4.4 Các loại giấy tờ hành Giấy giới thiệu: Cấp cho đại diện ủy quyền để liên hệ, giao dịch, giải công việc Thường dùng mẫu in sẵn Ví dụ: Giấy giới thiệu cấp cho sinh viên để: liên hệ thực tập; đăng ký xe máy, làm thẻ thư viện Thư viện quốc gia Giấy chứng nhận (hoặc xác nhận, thẻ chứng nhận): Cấp cho sinh viên để làm thủ tục ưu đãi; cấp cho người hồn thành chương trình đào, lớp tập huấn đạt giải thưởng Học viện, Ví dụ: Giấy chứng nhận sinh viên hồn thành chương trình đào tạo đại học, Giấy chứng nhận sinh viên đoạt giải thưởng thi Tiếng hát sinh viên năm học 20152016 Giấy đường (Công lệnh): Cấp cho đại diện công tác để liên hệ, giải công việc, đạo kiểm tra chương trình cơng tác nhằm xác định chứng nhận người đến địa điểm cơng tác Thường dùng mẫu in sẵn IT Ví dụ: Giấy công lệnh cấp cho sinh viên thực tập sở Học viện 1.5 Sử dụng ngơn ngữ văn hành cơng vụ[3] 1.5.1 Đặc trưng ngơn ngữ văn hành cơng vụ PT Tính xác, rõ ràng Đây đặc điểm quan trọng văn hành cơng vụ Chính xác cách dùng từ, đặt câu cần đơi với tính minh bạch kết cấu văn để đảm bảo tính xác định, tính đơn nghĩa nội dung, cho phép cách hiểu, không hiểu lầm Câu phải ngắn gọn, không rườm rà + Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, tả, cách dùng từ, cách đặt câu…); + Thể nội dung mà văn muốn truyền đạt; + Tạo cho tất đối tượng tiếp nhận có cách hiểu theo nghĩa nhất; + Đảm bảo tính logic, chặt chẽ; + Phù hợp với loại văn hoàn cảnh giao tiếp Tính khn mẫu – lịch Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn quản lý kinh tế quản trị kinh doanh, Nxb ĐH KTQD, Hà Nội – 2009, trang 47 tới trang 56 13 LƯU HÀNH NỘI BỘ Là tính quy định chung cách trình bày văn áp dụng cho tất văn hành thơng thường Sự tn thủ theo khn mẫu định lại có tác động đến tính chuẩn mực văn hình thức nội dung Một văn hành cơng vụ bắt buộc soạn thảo chứng thực theo hình thức qui phạm, theo mẫu định Các từ ngữ dùng văn phải lịch sự, lễ độ Sự lịch sự, lễ độ tạo trang trọng, nghiêm túc… Tính khn mẫu cịn thể việc sử dụng từ ngữ hành - công vụ, quán ngữ kiểu: “Căn vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các … chịu trách nhiệm thi hành … này”…, thông qua việc lặp lại từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn có sẵn,… Tính khn mẫu văn giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép ấn số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý lưu trữ theo kỹ thuật đại Tính nghiêm túc khách quan IT Từ ngữ văn hành cơng vụ phải mang tính khách quan, khơng chứa đựng cảm xúc đánh giá chủ quan cá nhân Tính khách quan, nghiêm túc coi dấu hiệu đặc biệt văn Tuy nhiên, tùy loại văn mà dấu ấn cá nhân xuất chừng mực định (chẳng hạn đơn xin cá nhân, báo cáo giải trình cá nhân) PT Trong văn quản lý hành chính, tính khách quan gắn liền với chuẩn mực pháp luật để nhấn mạnh tính chất xác nhận, khẳng định, tính chất thị, mệnh lệnh cần tuân thủ, thực Tính phổ thơng đại chúng Văn phải viết ngôn ngữ dễ hiểu, tức ngôn ngữ phổ thông, yếu tố ngôn ngữ nước ngồi Việt hóa tối ưu “Ngơn ngữ sử dụng văn phải xác, phổ thông, cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải định nghĩa văn bản” Việc lựa chọn ngơn ngữ q trình soạn thảo văn hành việc quan trọng Cần lựa chọn ngôn ngữ thận trọng, tránh dùng ngôn ngữ cầu kỳ, tránh sử dụng ngôn ngữ diễn đạt suồng sã 1.5.2 Sử dụng câu Việc sử dụng câu trình bày, diễn đạt văn hành cần ý tác dụng: làm cho người viết diễn đạt xác, người đọc tiếp thu nhanh chóng tăng cường tính thể chế, kỷ cương văn Điều 5, Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật 14 LƯU HÀNH NỘI BỘ Sau số lưu ý sử dụng câu văn hành cơng vụ: - Sử dụng câu tường thuật, câu cầu khiến, câu đơn hai thành phần với trật tự thuận Không sử dụng lời nói trực tiếp, câu có ý đưa đẩy, rào đón Khơng sử dụng câu nghi vấn, câu cảm thán không sử dụng dấu… v.v… để tránh hiểu lầm nội dung tránh bị bắt bẻ - Văn hành cơng vụ nói chung có nhiệm vụ diễn đạt xác nhận, khẳng định trách nhiệm thực Do đó, dùng nhiều câu phức dài với thành phần đồng chức, câu có ý nghĩa sai khiến với từ ngữ địi hỏi hiệu lực cơng việc như: cần phải, có trách nhiệm thi hành, chấp hành nghiêm chỉnh…, từ có tính chất nghiêm cấm: khơng được, loại trừ, bãi bỏ, không phép… - Sử dụng hệ thống số La Mã I, II, III, số tự nhiên 1, 2, 3… chữ a, b, c để phân chia cách xuống dòng viết hoa phần dài phức tạp mà nội dung, ý nghĩa vấn minh bạch IT - Dùng câu chủ động câu khẳng định văn cấp gửi cho cấp nhằm xác nhận, nhấn mạnh mệnh lệnh, kiến rõ ràng, dứt khốt vấn đảm bảo tính mềm dẻo Ví dụ: “Bộ trí với đánh giá của…, Trường nhận thấy Khoa buông lỏng việc kiểm tra, đôn đốc….” PT - Dùng câu phủ định trường hợp nhấn mạnh yêu cầu bỏ qua q trình giải cơng việc Ví dụ: “Phịng đào tạo nhắc để lớp khơng chậm chễ việc nộp báo cáo tổng kết học kỳ” - Dùng câu bị động trường hợp muốn tạo tình chung, khách quan Ví dụ: “Kỷ cương khơng tôn trọng, chế độ trách nhiệm không thực nghiêm túc…” - Trong ngữ pháp câu, cần xếp thành phần câu cho vị trí, hợp lý tạo hiệu không nhỏ làm câu thêm rõ nghĩa, mạch lạc Chẳng hạn, thay đổi vị trí thành phần câu hay tách phận câu thành câu riêng biệt Ví dụ: “Nhiều cơng ty làm ăn có trách nhiệm, nghiêm túc lúc số công ty lại làm ăn thiếu trách nhiệm, xây dựng cơng trình chất lượng” Trong trường hợp để thông tin nhắc nhở trách nhiệm khơng bị chìm đi, ta tách thành hai câu: “Nhiều cơng ty làm ăn có trách nhiệm, nghiêm túc Trong lúc đó, số cơng ty lại làm ăn thiếu trách nhiệm, xây dựng cơng trình chất lượng” 1.5.3 Sử dụng từ ngữ Sử dụng từ ngữ Từ ngữ văn hành cơng vụ có đặc điểm dễ nhận thấy chiếm ưu khn mẫu hành giảm thiểu tối đa yếu tố cá nhân Vì vậy, việc sử dụng từ ngữ văn hành có số đặc điểm sau: 15 LƯU HÀNH NỘI BỘ - Từ ngữ chọn nghĩa không dùng từ ngữ chung chung, mơ hồ mang tính hình ảnh, biểu tượng như: Hình như, có lẽ, dường như… khơng dùng từ bị bắt bẻ, xuyên tạc: có thể, như… Khơng dùng từ ngữ địa phương, tiếng lóng, từ cổ, từ dung tục như: phe phẩy, đánh quả… Khơng dùng từ bóng bảy, màu mè Dùng từ mới, khái niệm phải có giải thích - Trong văn hành cơng vụ, số lượng từ Hán – Việt sử dụng với tỷ lệ lớn, đặc biệt văn luật pháp, chẳng hạn như: phúc thẩm, khởi tố, bị can… Những từ Hán – Việt tạo trang trong, nghiêm túc văn Tuy nhiên, từ Hán – Việt phần nhiều mang tính đa nghĩa tính phổ biến khơng rộng rãi nên trường hợp nên thay từ Việt - Với từ, cụm từ dùng nhiều lần văn bản, để đơn giải viết tắt, trước viết tắt phải viết đầy đủ trước, viết tắt sau - Đây loại văn mang tính khn mẫu, nên sử dụng nhiều từ ngữ mang tính khn mẫu như: vào, theo đề nghị của, ban hành, trân trọng đề nghị, xin cam kết… PT Sử dụng từ khóa IT - Dùng từ xưng hô văn phải lịch sự, khách quan Cơ quan cấp gửi văn cho cấp tự xưng phải nêu đầy đủ tên quan mình, cịn cấp xuống nêu tên cấp; nêu ngang cấp, sau tên quan thêm từ “chúng tôi” cho lịch sự; nhắc lại cần thêm từ “quý” trước tên cấp đủ Trong văn hành cơng vụ, người ta thường dùng câu cụm từ cố định gọi từ khóa để nêu bật ý nghĩa thị, yêu cầu hay để văn Sau số từ khóa thường dùng: - Để mở đầu văn bản: + Căn vào… + Theo đề nghị của… + Theo tinh thần công văn số… + Phúc đáp công văn số… + Thực kế hoạch … - Để liên kết phần văn bản: + Dưới là: + Về vấn đề trên… + Dựa vào định trên… + Ngoài nội dung nêu… 16