kỹ năng tạo lập văn bản tiếng việt

LƯU HÀNH NỘI BỘ CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH 1.1 Văn đặc trưng văn 1.1.1 Khái niệm văn Văn sản phẩm hoàn chỉnh hành vi tạo lời (hay hành vi phát ngôn), mang nội dung giao tiếp cụ thể, gắn liền với đối tượng giao tiếp, mục đích giao tiếp hoàn cảnh giao tiếp xác định, thể dạng âm hay chữ viết Bên cạnh khái niệm văn bản, số tài liệu giáo khoa, chuyên luận Ngữ pháp văn bản, xuất khái niệm ngôn Khái niệm ngôn hiểu theo hai nghĩa bản: Thứ nhất, hiểu đồng với khái niệm văn Thứ hai, hiểu mối quan hệ đối lập với văn Theo cách hiểu thứ hai, ngôn sản phẩm hồn chỉnh hành vi phát ngơn, thể dạng âm Còn văn sản phẩm hồn chỉnh hành vi phát ngôn, thể dạng chữ viết Ở đây, khái niệm văn quan niệm đồng với khái niệm ngôn Theo quan niệm vừa nêu văn câu nói câu hiệu (ví dụ: Khơng có quý độc lập tự do), câu tục ngữ (ví dụ: gần mực đen, gần đèn sáng), tin vắn gồm vài ba câu, thơ, nghiên cứu, đơn khiếu nại, v.v [1] 1.1.2 Đặc trưng văn Ðặc trưng văn thể qua tính chất: tính hồn chỉnh, tính thống nhất, tính liên kết tính mạch lạc Trong tính hồn chỉnh tính liên kết hai đặc trưng [2] a)- Tính hồn chỉnh Xét mặt nội dung, văn xem hoàn chỉnh đề tài chủ đề triển khai cách đầy đủ, xác mạch lạc Nếu đề tài, chủ đề triển khai không đầy đủ, vượt giới hạn hay thiếu xác, mạch lạc văn vi phạm tính hồn chỉnh Xét mặt cấu trúc, văn xem hoàn chỉnh phần, đoạn, câu đoạn tổ chức, xếp theo trật tự hợp lí, thể cách đầy đủ, xác, mạch lạc nội dung văn Sự hoàn chỉnh mặt cấu trúc văn chịu chi phối gián tiếp phong cách ngôn ngữ văn Tuỳ vào phong cách ngôn ngữ, cấu trúc văn thuộc phong cách hành chánh phải tuân thủ khuôn mẫu nghiêm ngặt Các văn thuộc phong cách khoa học nhiều mang tính khn mẫu, thể qua bố cục phần Riêng văn thuộc phong cách nghệ thuật thơ, truyện, ký thường có cấu trúc linh hoạt b)- Tính liên kết Tính liên kết văn tính chất kết hợp, gắn bó, ràng buộc qua lại cấp độ đơn vị văn Ðó kết hợp, gắn bó câu đoạn, đoạn, phần, chương với nhau, xét mặt nội dung hình thức biểu đạt Trên sở đó, tính liên kết văn thể hai mặt: liên kết nội dung liên kết hình thức - Tính liên kết nội dung Theo tài liệu “Tiếng Việt thực hành” Theo tài liệu “Rèn luyện kỹ tạo lập văn bản” LƯU HÀNH NỘI BỘ Nội dung văn bao gồm hai nhân tố bản: đề tài chủ đề (hay gọi chủ đề lơ-gích) Do đó, tính liên kết mặt nội dung thể tập trung qua việc tổ chức, triển khai hai nhân tố này, sở hình thành nhân tố liên kết: liên kết đề tài liên kết chủ đề (còn gọi liên kết chủ đề liên kết lơ-gích) Liên kết đề tài kết hợp, gắn bó cấp độ đơn vị văn việc tập trung thể đối tượng mà văn đề cập đến Liên kết chủ đề tương hợp mang tính lơ-gích nội dung nghĩa cấp độ đơn vị văn Ðó tương hợp nội dung miêu tả, trần thuật hay bàn luận câu, đoạn, phần văn Một văn xem có liên kết lơ-gích nội dung miêu tả, trần thuật, bàn luận câu, đoạn, phần không rời rạc hay mâu thuẫn với nhau, ngoại trừ trường hợp người viết cố tình tạo mâu thuẫn nhắm vào mục đích biểu đạt - Liên kết hình thức Liên kết hình thức văn kết hợp, gắn bó cấp độ đơn vị văn xét bình diện ngơn từ biểu đạt, nhằm hình thức hố, thực hố mối quan hệ mặt nội dung chúng Như nói, liên kết nội dung với hai nhân tố đề tài chủ đề thể qua mối quan hệ câu, đoạn, phần , xoay quanh đề tài chủ đề văn Mối quan hệ mang tính chất trừu tượng, khơng tường minh Do đó, q trình tạo văn bản, người viết (người nói) phải vận dụng phương tiện ngơn từ cụ thể để hình thức hố, xác lập mối quan hệ Tồn phương tiện ngơn từ có giá trị xác lập mối quan hệ nội dung câu, đoạn biểu cụ thể liên kết hình thức Liên kết hình thức văn phân chia thành nhiều phương thức liên kết Mỗi phương thức liên kết cách tổ chức liên kết, bao gồm nhiều phương tiện liên kết khác có chung đặc điểm Nhìn chung, liên kết hình thức bao gồm phép liên kết: lặp ngữ âm, lặp từ vựng, đồng nghĩa, liên tưởng, đối nghịch, đại từ, tỉnh lược cấu trúc, lặp cấu trúc tuyến tính Các phép liên kết xem xét cụ thể tổ chức đoạn văn đơn vị sở đơn vị điển hình văn Các phép liên kết vận dụng đoạn, phần văn Ðiều có nghĩa liên kết hình thức thể nhiều cấp độ văn Trong văn bản, liên kết nội dung liên kết hình thức có mối quan hệ biện chứng với nhau, đó, liên kết nội dung quy định liên kết hình thức 1.2 Nội dung cấu trúc văn 1.2.1 Nội dung văn Văn dù ngắn hay dài đề cập đến hay vài đối tượng thực khách quan hay thực tâm lí, tình cảm người Ðối tượng đề tài văn Gắn liền với đề tài triển khai người viết/nói đề tài, tức miêu tả, trần thuật hay bàn luận đề tài Nội dung miêu tả, trần thuật hay bàn luận bản, bao trùm lên toàn văn chủ đề đề tài Cần lưu ý rằng, đề tài văn thường mang tính hiển ngơn, chủ đề văn mang tính hàm ngơn hay hiển ngơn Tính hiển ngơn hay hàm ngơn chủ đề văn phong cách ngôn ngữ văn hay phong cách tác giả chi phối Nhìn chung, loại hình văn phi hư cấu (văn thuộc phong cách khoa học, luận, hành chính), chủ đề thường hiển ngơn Trong loại hình văn hư cấu (văn thuộc phong cách nghệ thuật), chủ đề thường mang tính hàm ngôn, nhiều tầng, nhiều lớp LƯU HÀNH NỘI BỘ 1.2.2 Cấu trúc văn a) Cấu trúc văn Như nói, tuỳ theo quy mơ, văn gồm câu, vài câu hay bao gồm nhiều đoạn, nhiều chương, nhiều phần Câu, đoạn, chương, phần tham gia vào tổ chức văn có chức chúng có mối quan hệ ràng buộc, nương tựa lẫn Toàn phận hợp thành văn - gọi đơn vị/kết cấu tạo văn - với trình tự phân bố, xếp chúng dựa sở chức mối quan hệ qua lại chúng cấu trúc văn Cấu trúc văn gắn liền với việc thể nội dung văn bản, thơng qua chức Thơng thường, văn có chủ đề mang tính hiển ngơn, cấu tạo vài câu, câu mở đầu văn câu nêu lên chủ đề nó, gọi câu chủ đề Và câu cuối văn đúc kết, khẳng định lại chủ đề, gọi câu kết đề Trong trường hợp chủ đề văn không nêu lên câu mở đầu mà nêu câu cuối, câu cuối câu kết đề, đồng thời câu nêu lên chủ đề văn Trong văn cấu tạo gồm ba phận, tiêu biểu học sách giáo khoa, văn nghị luận nhà trường, ba phần thường có chức sau: - Phần Mở đầu (Nhập đề) phần chủ yếu có chức dẫn nhập nêu chủ đề, cấu tạo hay vài đoạn văn - Phần Khai triển (Thân bài) phần triển khai, làm sáng tỏ chủ đề văn cách miêu tả, trần thuật, trình bày hay bàn luận Phần bao gồm nhiều đoạn văn, đó, đoạn triển khai, làm sáng tỏ khía cạnh chủ đề toàn văn - Phần Kết luận phần có chức đúc kết, khẳng định lại chủ đề, đồng thời mở rộng, liên hệ đến vấn đề có liên quan Phần cấu tạo vài đoạn văn Trong văn gồm ba phần vừa nêu trên, chủ đề văn thường phát biểu trực tiếp phần Mở đầu, cụ thể câu chủ đề, thường câu cuối hay câu áp cuối phần Mở đầu Chủ đề văn thường đúc kết, khẳng định lại phần Kết luận, câu kết đề, thường câu mở đầu phần Tuy nhiên, câu kết đề xuất hay cuối phần Kết luận Bên cạnh cấp độ đơn vị văn bản, cấu trúc văn bao gồm phận khác, tiêu đề b) Khái niệm tiêu đề văn Tiêu đề hay đầu đề văn tên gọi văn phận cấu thành văn Tuy nhiên, số loại văn khơng có tiêu đề, tiêu biểu tin vắn, sáng tác dân ca ca dao v.v Xét mối quan hệ tiêu đề với nội dung văn bản, có hai loại tiêu đề: tiêu đề mang tính dự báo tiêu đề mang tính nghệ thuật - Tiêu đề mang tính dự báo Ðây loại tiêu đề phản ánh phần hay toàn nội dung văn Qua tiêu đề thuộc loại này, người đọc suy đốn trước đề tài hay/và chủ đề văn - Tiêu đề mang tính nghệ thuật LƯU HÀNH NỘI BỘ Loại tiêu đề khơng gợi điều đề tài chủ đề văn Nó đặt nhằm mục đích gây ấn tượng, nghi binh nhằm đánh lạc hướng người đọc Thậm chí, loại tiêu đề trở thành phản tiêu đề Chẳng hạn, tiêu đề Oẳn tà roằn (tên truyện ngắn Nguyễn Công Hoan), Bến không chồng (tên tiểu thuyết Dương Hướng), Thân phận tình yêu (tên tiểu thuyết Bảo Ninh) gây ấn tượng mạnh người đọc Còn tiêu đề Báo hiếu: trả nghĩa cha, Báo hiếu: trả nghĩa mẹ, Một gương sáng (tên ba truyện ngắn Nguyễn Cơng Hoan) lại mang tính chất nghi binh nhằm đánh lạc hướng, tạo bất ngờ người đọc Bởi vì, tiêu đề dự báo trước chủ đề cách giả tạo, hoàn toàn trái ngược với chủ đề thật truyện Xét mối quan hệ hai loại tiêu đề vừa với phong cách ngôn ngữ văn bản, thấy loại văn thuộc phong cách khoa học, hành luận thường có tiêu đề mang tính dự báo Còn loại văn thuộc phong cách nghệ thuật thường có tiêu đề mang tính chất nghệ thuật tính chất dự báo Về mặt ngơn từ biểu đạt, tiêu đề chia thành hai loại: tiêu đề biểu đạt từ, ngữ tiêu đề biểu đạt câu thuộc đủ kiểu loại (câu hoàn chỉnh câu tỉnh lược, câu trần thuật, câu mệnh lệnh, câu nghi vấn ) Các tiêu đề Nghèo (tên truyện ngắn Nam Cao), Khói (tên truyện ngắn Anh Ðức) tiêu đề từ Các tiêu đề Muối rừng, Vấn đề rượu Nga, Cảnh rừng Việt Bắc, tiêu đề ngữ Các tiêu đề Hãy nhớ lời tôi!, Hoa hậu Malaysia bị tước danh hiệu, Sao lại này? tiêu đề câu Xét mặt cấp độ, có tiêu đề tồn thể tiêu đề phận Tiêu đề toàn thể tiêu đề văn Tiêu đề phận tiêu đề phần, chương, mục văn 1.3 Đoạn văn – Đơn vị điển hình đơn vị sở văn 1.3.1 Khái niệm đoạn văn Ðoạn văn tập hợp câu liên kết chặt chẽ với nội dung hình thức, diễn đạt hồn chỉnh hay tương đối hoàn chỉnh chủ đề phận cấp độ nhỏ chủ đề hay hệ thống chủ đề toàn thể văn Trong định nghĩa vừa nêu, cần lưu ý điểm: - Thứ vè khái niệm tập hợp Nếu đoạn văn tập hợp câu phần tử Do đó, số lượng câu, đoạn văn có ba khả năng: đoạn văn gồm nhiều câu, tức từ hai trở lên (tập hợp nhiều phần tử), đoạn văn câu (tập hợp phần tử) đoạn văn câu (tập hợp rỗng) Ðoạn văn nhiều câu tượng phổ biến văn Ðoạn văn câu xuất rải rác văn Ðoạn văn không câu trường hợp đặc biệt, xuất văn tuyển Ðó đoạn văn bị lược bỏ, báo hiệu dấu chấm ngang dòng - Thứ hai tính liên kết đoạn văn Trong đoạn văn, tính liên kết thể hai bình diện: liên kết nội dung liên kết hình thức cấp độ văn - Thứ ba hoàn chỉnh tương đối đoạn văn Một đoạn văn xem hoàn chỉnh nội dung biểu đạt mang tính tự nghĩa xác định Ðoạn văn hoàn chỉnh tương đối nội dung biểu đạt mang tính hợp nghĩa và/hay khơng xác định - Thứ tư khái niệm chủ đề phận cấp độ nhỏ mà đoạn văn diễn đạt Ðiều có nghĩa chuỗi câu đoạn có chức triển khai chủ đề đoạn; đoạn khơng chủ đề phận cấp độ nhỏ LƯU HÀNH NỘI BỘ 1.3.2 Cấu trúc đoạn văn Nói đến cấu trúc đoạn văn nói đến loại câu có chức khác phân bố, xếp với mối quan hệ qua lại chúng Trong đoạn văn, có tất năm loại câu có chức khác nhau, phân bố, xếp qua sơ đồ cấu trúc tổng thể sau đây: a) Câu chuyển đoạn Câu chuyển đoạn loại câu có chức liên kết đoạn văn mà trực tiếp thuộc với đoạn văn hay phần văn đứng trước Về nội dung biểu đạt, loại câu nhắc lại, hồi quy chủ đề phận trình bày cách lặp lại từ vựng hay đồng nghĩa, đại từ Câu chuyển đoạn xuất hay vắng mặt Nếu xuất hiện, số lượng thường gặp một, đứng đầu đoạn Nếu câu chuyển đoạn vắng mặt, chức liên kết đoạn một, hai loại câu khác đồng thời đảm nhiệm b) Câu mở đoạn Câu mở đoạn loại câu có chức đưa đẩy hay dẫn dắt ý vào đoạn Khác với câu chuyển đoạn, câu mở đoạn không nhắc lại chủ đề đề cập đến mà nêu lên thơng tin có quan hệ với chủ đề đoạn Câu mở đoạn có hai khả năng: xuất hay vắng mặt Khi xuất hiện, số lượng thường gặp một, hai câu, đứng đầu đoạn Xét mối quan hệ câu mở đoạn với câu chủ đoạn, cần lưu ý: Hai loại câu có xu hướng loại trừ đoạn văn Bên cạnh đó, chức liên kết đoạn dẫn dắt vào đoạn phức hợp câu văn: phận có chức liên kết, phận lại dẫn ý vào đoạn c) Câu chủ đoạn LƯU HÀNH NỘI BỘ Câu chủ đoạn loại câu có chức nêu lên chủ đề đoạn văn mà câu thuyết đoán triển khai làm sáng tỏ Trong trường hợp câu chủ đoạn câu thứ đoạn ngồi chức nêu lên chủ đề, có chức phụ: liên kết văn Câu chủ đoạn có khả xuất hay vắng mặt Nếu xuất hiện, số lượng thường gặp câu, đứng đầu đoạn hay sau câu chuyển đoạn, câu mở đoạn, đoạn văn có hai loại câu Trong trường hợp câu chủ đoạn vắng mặt, chủ đề đoạn mang tính hàm ngôn hay câu kết đoạn biểu đạt, câu kết đoạn xuất d) Câu thuyết đoạn Câu thuyết đoạn loại câu có chức triển khai, làm sáng tỏ chủ đề đoạn, hay nêu lên việc, kiện làm tiền đề để rút kết luận khái quát câu kết đoạn Trừ trường hợp đoạn văn câu, câu thuyết đoạn xuất hiện, số lượng tuỳ vào quy mô đoạn: từ đến chín, mười câu hay nhiều Ðoạn văn có nhiều câu thuyết đoạn chủ đề triển khai cụ thể, chi tiết e) Câu kết đoạn Câu kết đoạn loại câu có chức đúc kết, khái quát lại hay mở rộng chủ đề đoạn Trong trường hợp đoạn văn khơng có câu chủ đoạn mà có câu kết đoạn, câu kết đoạn câu nêu lên chủ đề đoạn Câu kết đoạn xuất hay vắng mặt Nếu xuất hiện, số lượng một, hai câu, nằm cuối đoạn văn 1.3.3 Các kiểu kết cấu đoạn văn Như vừa trình bày, cấu trúc tổng thể đoạn văn bao gồm năm loại câu có chức khác Trong câu chủ đoạn, câu thuyết đoạn câu kết đoạn ba loại câu Trong ba loại câu này, câu chủ đoạn câu kết đoạn xuất hay vắng mặt, hình thành biến thể cụ thể cấu trúc đoạn văn Những biến thể cụ thể kiểu kết cấu đoạn (còn gọi cách lập luận) Có bốn kiểu kết cấu đoạn: a) Kết cấu diễn giải Kiểu kết cấu bao gồm câu chủ đoạn câu thuyết đoạn Trong câu chủ đoạn nêu lên chủ đề, câu thuyết đoạn triển khai làm sáng tỏ chủ đề Kiểu kết cấu khơng có câu kết đoạn b) Kết cấu quy nạp Quy nạp kiểu kết cấu bao gồm câu thuyết đoạn câu kết đoạn Trong đó, câu thuyết đoạn nêu lên việc, chi tiết cụ thể làm sở để rút kết luận khái quát câu kết đoạn Kiểu kết cấu câu chủ đoạn c) Kết cấu diễn giải kết hợp với quy nạp Ðây kiểu kết cấu bao gồm câu chủ đoạn, câu thuyết đoạn câu kết đoạn Trong đó, câu chủ đoạn nêu lên chủ đề, câu thuyết đoạn triển khai làm sáng tỏ chủ đề câu kết đoạn đúc kết, khái quát lại hay mở rộng chủ đề Ðây kiểu kết cấu lí tưởng đoạn, lẽ tạo nên hồn chỉnh, cân đối cho đoạn văn d) Kết cấu song hành Ðây kiểu kết cấu bao gồm số câu thuyết đoạn, câu chủ đoạn câu kết đoạn vắng mặt Ðiều có nghĩa chủ đề đoạn văn mang tính chất hàm ngơn LƯU HÀNH NỘI BỘ 1.3.4 Các loại đoạn văn Kinh nghiệm đọc nhớ cho thấy với câu trung bình (từ 20 đến 30 từ), người đọc tiếp nhận nửa sau phần trước[3] Quá 40 từ người đọc quên phần lớn câu viết Nếu câu, người đọc phải đọc đọc lại hiểu phản xạ thơng thường người ta bỏ dở Nhưng khơng phải mà người đọc chấp nhận lỗi viết ngắn, cụt lủn Nên có kết hợp câu ngắn với câu dài Nhưng 40 từ giới hạn cần lưu ý Dựa vào đặc điểm nội dung biểu đạt, có tất bốn loại đoạn văn bản: a) Ðoạn miêu tả Ðoạn miêu tả loại đoạn văn có nội dung thể vật, tượng cách chi tiết, cụ thể, sinh động tồn thực khách quan hay theo trí tưởng tượng người viết Ðây đoạn văn bản, xuất phổ biến loại văn thuộc phong cách nghệ thuật truyện, thơ trữ tình, kí b) Ðoạn thuật Thuật loại đoạn văn có nội dung trình bày diễn biến việc, kiện xảy hay theo trí tưởng tượng người viết Loại đoạn văn có khả xuất nhiều phong cách ngôn ngữ văn bản: hành chánh, khoa học, luận nghệ thuật c) Ðoạn lập luận Lập luận loại đoạn văn có nội dung trình bày suy nghĩ, ý kiến, quan điểm người viết vấn đề, tượng Ðây loại đoạn văn bản, xuất phổ biến loại văn thuộc phong cách khoa học, luận Văn thuộc phong cách hành chánh vận dụng loại đoạn văn này, phổ biến d) Ðoạn hội thoại Hội thoại loại đoạn văn có nội dung phản ánh lời nói trực tiếp người tham gia giao tiếp Ðoạn văn hội thoại xuất phổ biến ngữ tự nhiên hàng ngày, văn thuộc phong cách nghệ thuật truyện Những vấn đề văn đoạn văn trình bày tri thức thông báo Những tri thức sở để đúc kết, rút tri thức quy trình xây dựng, tạo lập văn 1.4 Các loại hình văn thường dùng 1.4.1 Các phong cách văn Hệ thống loại hình văn phong phú, đa dạng, cần phải phân loại chúng để có phương pháp soạn thảo, tạo lập quản lý cho thích hợp Có nhiều cách phân loại, nghiên cứu số cách phân loại theo phong cách văn sau: a) Phong văn hành - Văn hành bao gồm thể loại như: hiến pháp, luật pháp, điều lệ, nghị định, thông tư, quy chế, hợp đồng, đơn từ, giấy biên nhận, văn bằng, chứng chỉ… - Đặc trưng văn hành chính: Tính xác, minh bạch; tính nghiêm túc, khách quan, tính khn mẫu Michel Voirol, Hướng dẫn biên tập, Nxb Thông tấn, Hà Nội – 2004 (tr.11) LƯU HÀNH NỘI BỘ - Yêu cầu ngôn ngữ văn hành chính: từ ngữ phải xác, đơn nghĩa, mang sắc thái biểu cảm, thường mang sắc thái trang trọng; cú pháp phải ngắn gọn, rõ ràng, thường dùng kiểu câu trần thuật b) Phong cách văn khoa học - Văn khoa học bao gồm thể loại như: giáo trình, sách giáo khoa, báo khoa học, đề tài khoa học, luận án, luận văn, chuyên luận khoa học… - Đặc trưng văn khoa học: Tính trừu tượng , khái quát; Tính xác, khách quan; tính lơgic nghiêm ngặt - Yêu cầu ngôn ngữ văn khoa học: Từ ngữ phải xác, khoa học (các từ thuật ngữ khoa học chiếm tỉ lệ cao), hạn chế tối đa việc sử dụng từ mang sắc thái biểu cảm; sử dụng từ ngữ vay mượn; cú pháp phong cách khoa học phải chặt chẽ, thường đầy đủ thành phần nòng cốt; số thể loại văn khoa học thường phải làm theo mẫu (luận án, luận văn, báo khoa học…) c) Phong cách văn luận - Văn luận bao gồm thể loại như: báo cáo trị, lời kêu gọi hiệu triệu, bình luận trị… - Đặc trưng văn luận: Tính chặt chẽ; tính đại chúng; tính truyền cảm - u cầu ngơn ngữ văn luận: Từ ngữ sử dụng linh hoạt (có thể dùng nhiều từ ngữ thuộc lĩnh vực trị, dùng nhiều từ mang sắc thái biểu cảm, nhiều biện pháp tu từ, hạn chế dùng từ địa phương tiếng lóng); cú pháp câu văn luận dùng đa dạng d) Phong cách văn báo chí - Văn báo chí bao gồm thể loại như: tin, phóng sự, vấn, tiểu phẩm, quảng cáo… - Đặc trưng văn báo chí: Tính thời sự; tính chân thực; tính hấp dẫn; tính ngắn gọn… - u cầu ngơn ngữ văn báo chí: Sử dụng đa đạng linh hoạt loại từ ngữ, cú pháp, phong cách e) Phong cách văn nghệ thuật - Văn nghệ thuật bao gồm thể loại văn học như: thơ ca, truyện ngắn, tiểu thuyết… - Đặc trưng văn nghệ thuật: Tính hình tượng, tính cá thể hóa… - Yêu cầu ngôn ngữ văn nghệ thuật: từ ngữ đa dạng, thường sử dụng nhiều từ tượng hình tượng thanh, sử dụng nhiều biểu tượng văn hóa, nhiều thành ngữ cụm từ cố định; cấu trúc câu đa dạng, linh hoạt; sử dụng nhiều biện pháp tu từ từ vựng (nhân hóa, ẩn dụ, so sánh, hốn dụ, phúng dụ, ngoa dụ, nói giảm, nói tránh, trào lộng, tương phản) f) Phong cách văn sinh hoạt - Văn sinh hoạt bao gồm loại như: thư từ, nhật kí… - Đặc trưng văn sinh hoạt: Tính cá thể, tính cụ thể, tính cảm xúc… - u cầu ngơn ngữ: ngôn ngữ tự nhiên, sáng, giản dị… 10 LƯU HÀNH NỘI BỘ 1.4.2 Các văn có tính pháp quy Nghị quyết: Là văn ghi lại định thông qua đại hội, hội nghị đường lối, chủ trương, sách, kế hoạch vấn đề cụ thể Nghị loại văn có tính lãnh đạo, đạo, viết khơng chia thành điều khoản Ví dụ: Nghị 11/NQ-CP (2011) nhóm giải pháp chủ yếu để thực nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, bảo đảm an sinh xã hội Nghị Ban chấp hành Đồn niên Học viện cơng tác Đồn năm học 20112012 Quyết định: Quyết định có tính lãnh đạo, đạo nghị thể thành điều khoản cụ thể có dùng để ban hành bãi bỏ quy chế, quy định, định cụ thể chủ trương, sách, tổ chức máy, nhân thuộc phạm vi quyền hạn tổ chức; ban hành chế độ, điều lệ, quy chế kèm theo Ví dụ: Quyết định cấp học bổng cho sinh viên; Quyết định cho sinh viên nghỉ học có thời hạn lý sức khỏe Chỉ thị: Là văn nhằm truyền đạt chủ trương, biện pháp quản lý, đạo chung lệnh cấp truyền cho cấp Thường thể ngắn gọn dành cho hoạt động tập trung Ví dụ: Chỉ thị nhiệm vụ trọng tâm giáo dục đại học năm 2011 – 2012 Bộ Giáo dục đào tạo Thông tri: Là văn thường dùng để đề biện pháp thực Nghị triệu tập hội nghị, đại hội Ví dụ: Thơng tri Tổng Liên Đoàn Lao động Việt Nam việc Hướng dẫn thi hành Điều lệ Cơng đồn Việt Nam Quy định: Là văn xác định nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục chế độ cụ thể lĩnh vực công tác định hệ thống quan chun mơn có chức năng, nhiệm vụ Ví dụ: Quy định Học viện việc tổ chức học lại Quy chế: Là văn xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ lề lối làm việc tổ chức quan lĩnh vực cơng tác định Ví dụ: Quy chế tuyển sinh Bộ Giáo dục Đào tạo Thể lệ, quy trình: Là văn quy định chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ chức phận tổ chức lĩnh vực công tác định thường ban hành độc lập kèm theo sau quy định, quy chế Ví dụ: Thể lệ tham gia thi Sinh viên Tài – Thanh lịch năm 2012 Học viện 1.4.3 Các văn hành thơng thường Thơng báo: Là văn truyền đạt kịp thời định kết việc tiến hành Ví dụ: Thơng báo Học viện việc nghỉ tết Nguyên đán năm học 2011-2012 Báo cáo: Là văn phản ánh tồn hoạt động kiến nghị tường trình vấn đề, cơng việc cụ thể xin ý kiến đạo Ví dụ: Báo cáo phòng GV&CTSV tình hình sinh viên vi phạm kỷ luật ký túc xá 11 LƯU HÀNH NỘI BỘ Chương trình: Là văn để xác định trọng tâm, nội dung, giải pháp khoảng thời gian định công tác tổ chức thực đơn vị chủ trương cơng tác Ví dụ: Chương trình đảm bảo cơng tác an ninh trật tự HSSV năm học 2010-2011 Hướng dẫn: Là văn giải dẫn cụ thể việc tổ chức thực văn chủ trương đơn vị quan lãnh đạo Ví dụ: Hướng dẫn Học viện việc thu nộp học phí, lệ phí ký túc xá Kế hoạch: Là văn dùng để xác định mục đích yêu cầu, tiêu nhiệm vụ cần hoàn thành khoảng thời gian định biện pháp tổ chức, nhân sự, sở vật chất cần thiết để thực nhiệm vụ Ví dụ: Kế hoạch tổ chức Tuần sinh hoạt Công dân – HSSV đầu năm học 2010-2011 Tờ trình: Là văn dùng để thuyết trình tổng quát đề án, vấn đề, dự thảo văn để cấp xem xét, định Ví dụ: Tờ trình Đồn niên việc thành lập Hội, Câu lạc sinh viên Lời kêu gọi: Là văn dùng để yêu cầu động viên cán bộ, sinh viên thực nhiệm vụ hưởng ứng chủ trương có ý nghĩa trị Ví dụ: Lời kêu gọi Đồn niên cơng tác hiến máu nhân đạo Đề án: Là văn dùng để trình bày có hệ thống kế hoạch, giải pháp, giải nhiệm vụ, vấn đề định để cấp có thẩm quyền phê duyệt Ví dụ: Đề án thành lập Trung tâm quản lý ký túc xá sinh viên sở Ban quản lý ký túc xá sinh viên Công văn: Là văn dùng để giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp Ví dụ: Cơng văn phòng GV&CTSV gửi lớp sinh viên việc triển khai công tác đánh giá kết học tập, rèn luyện học kỳ năm học 2010-2011 Biên bản: Là văn ghi ý kiến họp lập biên kiện đặc biệt xảy Ví dụ: Biên họp Hội đồng tuyển sinh; Biên họp Hội đồng kỷ luật 1.4.4 Các loại giấy tờ hành Giấy giới thiệu: Cấp cho đại diện ủy quyền để liên hệ, giao dịch, giải công việc Thường dùng mẫu in sẵn Ví dụ: Giấy giới thiệu cấp cho sinh viên để: liên hệ thực tập; đăng ký xe máy, làm thẻ thư viện Thư viện quốc gia Giấy chứng nhận (hoặc xác nhận, thẻ chứng nhận): Cấp cho sinh viên để làm thủ tục ưu đãi; cấp cho người hồn thành chương trình đào, lớp tập huấn đạt giải thưởng Học viện, Ví dụ: Giấy chứng nhận sinh viên hồn thành chương trình đào tạo đại học, Giấy chứng nhận sinh viên đoạt giải thưởng thi Tiếng hát sinh viên năm học 2010-2011 Giấy đường (Công lệnh): Cấp cho đại diện công tác để liên hệ, giải cơng việc, đạo kiểm tra chương trình cơng tác nhằm xác định chứng nhận người đến địa điểm công tác Thường dùng mẫu in sẵn Ví dụ: Giấy cơng lệnh cấp cho sinh viên thực tập sở Học viện 12 LƯU HÀNH NỘI BỘ đồng dân Bộ luật quy định để soạn thảo hợp đồng thể ý chí bên, bảo đảm không trái pháp luật đạo đức xã hội vấn đề khơng dễ Ví dụ : ơng A sinh viên B thỏa thuận với việc ông A cho sinh viên B thuê xe gắn máy vòng ngày Như vậy, hai bên phát sinh (xác lập) quan hệ cho thuê tài sản b) Nội dung hợp đồng dân Tuỳ theo loại hợp đồng, bên thoả thuận nội dung sau đây: Thông tin bên ký kết, địa điểm ký kết hợp đồng Đối tượng hợp đồng: tài sản phải giao, công việc phải làm không làm; Số lượng, chất lượng; Giá, phương thức toán; Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hợp đồng; Quyền, nghĩa vụ bên; Trách nhiệm vi phạm hợp đồng; Các nội dung khác c) Nguyên tắc giao kết hợp đồng dân Việc giao kết hợp đồng dân phải tuân theo nguyên tắc sau đây: - Nội dung thỏa thuận không trái pháp luật, đạo đức xã hội - Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác, trung thực thẳng Về hình thức, hợp đồng dân giao kết lời nói, văn hành vi cụ thể Về hành vi, chẳng hạn, hai bên thống với bên bán gửi thư báo giá, bên không trả lời tức chấp nhận mua hàng theo giá bên bán gửi Tuy nhiên, nhiều trường hợp pháp luật quy định hợp đồng phải thể văn phải có cơng chứng chứng thực Chẳng hạn Hợp đồng mua bán nhà phải văn phải công chứng, chứng thực Những hợp đồng dân khơng bảo đảm yếu tố bị tun vơ hiệu (trong trường có tranh chấp hai bên, phải đưa Tòa án giải quyết) Điểm cần lưu ý tranh chấp hợp đồng dân sự, hai bên không tự thỏa thuận, hòa giải với có nước đưa nhờ Tòa án giải Ngồi Tòa án, khơng “ai” khác có quyền Trên thực tế, nhiều người tranh chấp dân hay nghĩ nhờ công an, hay ủy ban Phường giải không Tranh chấp hợp đồng dân chuyện phổ biến tất yếu sống Do vậy, Luật Dân có qui định việc “giải thích hợp đồng dân sự” trường hợp bên có quan điểm khác Theo : - Khi hợp đồng có điều khoản khơng rõ ràng khơng dựa vào ngơn từ hợp đồng mà phải vào ý chí chung bên để giải thích điều khoản - Khi điều khoản hợp đồng hiểu theo nhiều nghĩa phải chọn nghĩa làm cho điều khoản thực có lợi cho bên - Khi hợp đồng có ngơn từ hiểu theo nhiều nghĩa khác phải giải thích theo nghĩa phù hợp với tính chất hợp đồng - Khi hợp đồng có điều khoản ngơn từ khó hiểu phải giải thích theo tập quán địa điểm giao kết hợp đồng 25 LƯU HÀNH NỘI BỘ - Trong trường hợp bên mạnh đưa vào hợp đồng nội dung bất lợi cho bên yếu giải thích hợp đồng phải theo hướng có lợi cho bên yếu Câu hỏi ôn tập tập chương Xem chi tiết phần phụ lục 26 LƯU HÀNH NỘI BỘ CHƯƠNG THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 3.1 Một số quy tắc soạn thảo văn máy tính 3.1.1 Khái niệm ký tự, từ, dòng, câu, đoạn Ngày khơng thể tìm thấy văn thức nhà nước mà không thực máy tính Cơng việc soạn thảo văn trở nên quen thuộc với tất người Tuy nhiên nắm vững nguyên tắc gõ văn máy tính Nhiều sinh viên tốt nghiệp trường đại học khơng nắm vững (thậm chí chưa biết) qui tắc Vì vậy, nội dung trình bày nhằm gợi ý giúp sinh viên kiểm tra lại thói quen mình, chưa biết qui tắc thật bổ ích Các qui tắc soạn thảo văn không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điều hành cụ thể Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc ký tự (Character) Các ký tự phần lớn gõ vào trực tiếp từ bàn phím Nhiều ký tự khác ký tự trắng (Space) ghép lại với thành từ (Word) Tập hợp từ kết thúc dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi câu (Sentence) Nhiều câu có liên quan với hồn chỉnh ngữ nghĩa tạo thành đoạn văn (Paragraph) Trong phần mềm soạn thảo, đoạn văn kết thúc cách nhấn phím Enter Như phím Enter dùng cần tạo đoạn văn Đoạn thành phần quan trọng văn Nhiều định dạng áp đặt cho đoạn lề, kiểu dáng,… Nếu đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc dùng tổ hợp Shift+Enter Thơng thường, giãn cách đoạn văn lớn dòng đoạn Đoạn văn hiển thị hình chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ Có thể tạm định nghĩa dòng tập hợp ký tự nằm đường sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải hình soạn thảo Như định nghĩa khái niệm ban đầu soạn thảo trình bày văn Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn Ngun tắc tự xuống dòng từ: Trong q trình soạn thảo văn bản, gõ đến cuối dòng, phần mềm thực động tác tự xuống dòng Nguyên tắc việc tự động xuống dòng khơng làm ngắt đôi từ Do không đủ chỗ để hiển thị từ hàng, máy tính ngắt từ xuống hàng Vị trí từ bị ngắt dòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ hình, kích thước chữ Do đó, khơng có lý để ngắt dòng, ta tiếp tục gõ dù trỏ nằm cuối dòng Việc định ngắt dòng đâu máy tính lựa chọn Cách ngắt dòng tự động phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng phím tạo ngắt dòng "nhân tạo" phím Enter, Shift+Enter Ctrl+Enter Nếu ta sử dụng phím này, máy tính ln ngắt dòng vị trí 27 LƯU HÀNH NỘI BỘ Nguyên tắc tự xuống dòng từ nguyên tắc quan trọng soạn thảo văn máy tính Đây đặc thù có cơng việc soạn thảo máy tính khơng có việc gõ máy chữ hay viết tay Chính điều mà nảy sinh số qui tắc đặc thù cho công việc soạn thảo máy tính 3.1.2 Một số quy tắc gõ văn Một số quy tắc gõ văn Khi gõ văn không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng Thật soạn thảo văn máy tính phần mềm tự động thực việc xuống dòng Phím Enter dùng để kết thúc đoạn văn hoàn chỉnh Chú ý điều hoàn toàn ngược lại so với thói quen máy chữ Với máy chữ phải chủ động việc xuống dòng văn Giữa từ dùng dấu trắng để phân cách Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc chỉnh lề Một dấu trắng đủ để phần mềm phân biệt từ Khoảng cách thể từ phần mềm tự động tính tốn thể Nếu ta dùng nhiều dấu cách từ phần mềm khơng tính tốn xác khoảng cách từ văn thể xấu Ví dụ: Sai: Trong sống, tất phải trải qua việc tặng quà nhận quà tặng từ người khác Đúng: Trong sống, tất phải trải qua việc tặng quà nhận quà tặng từ người khác Các dấu ngắt câu chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải gõ sát vào từ đứng trước nó, dấu trắng sau nội dung Lý đơn giản qui tắc dấu ngắt câu không gõ sát vào ký tự từ cuối cùng, phần mềm hiểu dấu thuộc vào từ khác bị ngắt xuống dòng so với câu thời điều không với ý nghĩa dấu Ví dụ: Sai: Hơm , trời nóng q chừng! Hơm nay,trời nóng q chừng! Hơm ,trời nóng q chừng! Đúng: Hơm nay, trời nóng chừng! Các dấu mở ngoặc mở nháy phải hiểu ký tự đầu từ, ký tự phải viết sát vào bên phải dấu Tương tự, dấu đóng ngoặc đóng nháy phải hiểu ký tự cuối từ viết sát vào bên phải ký tự cuối từ bên trái Ví dụ: 28 LƯU HÀNH NỘI BỘ Sai: Thư điện tử ( Email ) phương tiện thơng tin liên lạc nhanh chóng hữu ích Thư điện tử (Email ) phương tiện thơng tin liên lạc nhanh chóng hữu ích Thư điện tử ( Email) phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng hữu ích Thư điện tử(Email) phương tiện thơng tin liên lạc nhanh chóng hữu ích Thư điện tử(Email ) phương tiện thơng tin liên lạc nhanh chóng hữu ích Đúng: Thư điện tử (Email) phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng hữu ích Chú ý Các qui tắc gõ văn áp dụng văn hành bình thường Chúng áp dụng cho hầu hết loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học Tuy nhiên có số lĩnh vực chun mơn hẹp ví dụ soạn thảo cơng thức tốn học, lập trình máy tính khơng thiết áp dụng qui tắc Các qui tắc vừa nêu khơng bao qt hết trường hợp cần ý soạn thảo văn thực tế Nếu gặp trường hợp đặc biệt khác, vận dụng suy luận có lý ngun tắc tự xuống dòng máy tính để suy luận cho trường hợp riêng 3.2 Thể thức văn hành 3.2.1 Quốc hiệu tiêu ngữ: Quốc hiệu tiêu ngữ biểu chế độ trị mục tiêu Nhà nước CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Trình bày dòng nằm trang giấy chếch phía phải, có gạch chân Thơng thường, văn lưu hành hệ thống (lưu hành nội bộ) doanh nghiêp, Tổ chức trị, xã hội (Đồn, Hội sinh viên) khơng cần viết Quốc hiệu tiêu ngữ 3.2.2 Tên quan văn bản: Tên quan văn rõ mối quan hệ quan hệ thống Ví dụ: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VỤ CÔNG TÁC HỌC SINH SINH VIÊN Tên quan văn trình bày dòng bên góc trái văn 29 LƯU HÀNH NỘI BỘ 3.2.3 Số ký hiệu văn bản: a) Số văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ví dụ: định số 973/QĐ-GV&CTSV, ngày 16/10/2010 Đối với tổ chức trị, xã hội (Đồn, Hội sinh viên, Cơng đồn) số văn đánh theo thứ tự nhiệm kỳ, ghi liên tục từ số 01 cho loại văn ban hành nhiệm kỳ b) Ký hiệu văn - Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo bảng chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước Ký hiệu văn viết chữ in hoa, ví dụ: Báo cáo ban Hội đồng nhân dân ghi sau: Số …/BC-HĐND; Quyết định Học viện phòng Đào tạo Khoa học công nghệ soạn thảo, ban hành ghi sau: Số …/QĐ-ĐT&KHCN; - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, phận) soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (nếu có) Ký hiệu văn viết chữ in hoa, ví dụ: Cơng văn Học viện phòng kế tốn tài soạn thảo: Số: …/HV-KTTC 3.2.4 Địa danh ngày tháng: a) Địa danh văn Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành b) Ngày, tháng, năm ban hành văn Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước, ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Hà Đông, ngày 10 tháng 02 năm 2010 c) Thể thức trình bày địa danh ngày tháng Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu Đối với văn tổ chức trị, xã hội cá nhân khơng phải trình bày Quốc hiệu tiêu ngữ nên địa danh ngày tháng văn thường viết dòng thứ ba phía bên phải văn 30 LƯU HÀNH NỘI BỘ 3.2.5 Tên loại văn trích yếu nội dung văn bản: Thể thức Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ cơng văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Kỹ thuật trình bày Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày ô số 5a; tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc cho sinh viên nghỉ học có thời hạn Trích yếu nội dung công văn đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng với số ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/TB-GV&CTSV V/v: Triển khai kế hoạch năm học 2011-2012 3.2.6 Nội dung văn bản: a) Nội dung văn bản: Nội dung văn thành phần chủ yếu văn Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh), ví dụ: “… quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn đó; 31 LƯU HÀNH NỘI BỘ - Viết hoa văn hành thực theo quy định viết hoa văn hành b) Bố cục văn Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định, cụ thể: - Nghị (cá biệt): theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, điều phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề 3.2.7 Phần chứng nhận văn bản: Đây phần thể tính pháp quy, hiệu lực văn thông qua dấu tổ chức chữ ký người có trách nhiệm văn Phần trình bày bên góc phải cuối văn a) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI - Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu, ví dụ: KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trường hợp cấp phó giao phụ trách thực cấp phó ký thay cấp trưởng; - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ: TL BỘ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG - Trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ: TUQ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHỊNG TỔ CHỨC CÁN BỘ b) Chức vụ người ký Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; ghi chức vụ Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi chức vụ mà Nhà nước khơng quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên quan, tổ chức, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền quan, tổ chức quy định cụ thể văn 32 LƯU HÀNH NỘI BỘ Chức danh ghi văn tổ chức tư vấn (không thuộc cấu tổ chức quan quy định định thành lập; định quy định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan) ban hành chức danh lãnh đạo người ký văn ban hội đồng Đối với ban, hội đồng không phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi chức danh người ký văn ban hội đồng, không ghi chức vụ quan, tổ chức Chức vụ (Chức danh) người ký văn hội đồng ban đạo Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban Phó Trưởng ban, Chủ tịch Phó Chủ tịch Hội đồng ghi sau, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Nguyễn Văn A KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Trần Văn B Chức vụ (Chức danh) người ký văn hội đồng ban Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng Trưởng ban, lãnh đạo Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng Phó Trưởng ban ghi sau, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG Trần Văn B KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ Lê Văn C c) Chữ ký: Thể trách nhiệm thẩm quyền người ký văn ban hành Người ký không dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn thức (ký thay mặt (TM) thừa lệnh (TL)) d) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn hành chính, trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác Đối với văn giao dịch; văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, khoa học lực lượng vũ trang ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG (Chữ ký, dấu Trường học) PGS.TS Trần Văn B e) Dấu quan ban hành: Xác nhận tính pháp quy, thẩm quyền quan ban hành văn Dấu đóng văn phải chiều, ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái 3.2.8 Nơi nhận văn bản: Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn có trách nhiệm để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết để lưu Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định 33 LƯU HÀNH NỘI BỘ - Đối với văn gửi cho số đối tượng cụ thể phải ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn gửi cho nhóm đối tượng định nơi nhận ghi chung - Đối với văn có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn - Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: + Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc; + Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn 3.2.9 Các thành phần, thể thức khác: Các thành phần thể thức khác văn bao gồm: - Địa quan, tổ chức; địa E-mail; địa mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ - Các dẫn phạm vi lưu hành như: Trả lại sau họp (hội nghị, "xem xong trả lại", "lưu hành nội bộ" văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế dẫn thảo văn "dự thảo" hay "dự thảo lần " Các dẫn đánh máy dùng dấu khắc sẵn để đóng lên văn dự thảo văn - Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành - Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã - Số trang: Văn phụ lục văn gồm nhiều trang từ trang thứ hai trở phải đánh số thứ tự chữ số Ả rập; số trang phụ lục văn đánh riêng, theo phụ lục 3.2.10 Thể thức sao: Thể thức dược thực sau: - Hình thức bao gồm dòng chữ: "Sao y chính", "Trích sao" "Sao lục" - Tên quan, tổ chức văn tên quan, tổ chức thực việc văn - Số, ký hiệu bao gồm số thứ tự đăng ký đánh chung cho loại văn quan, tổ chức thực chữ viết tắt tên loại theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn Số ghi chữ số Ả rập, số 01 vào ngày đầu nhiệm kỳ ngày đầu năm kết thúc vào ngày cuối đại hội vào ngày 31/12 hàng năm - Các thành phần thể thức khác văn gồm địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn nơi nhận 34 LƯU HÀNH NỘI BỘ 3.3 Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn 3.3.1 Khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn bản: Đối với văn hành thơng thường, khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn quy định tiêu chuẩn sau: a) Khổ giấy: Văn trình bày (đánh máy in) giấy A4 (kích thước 210 mm x 297 mm, sai số cho phép ± mm) Các loại văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ hơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5 (148 mm x 210mm) mẫu giấy in sẵn b) Kiểu trình bày: Các loại văn trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) c) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4): - Trang mặt trước Lề trên: Cách mép từ 20 - 25 mm Lề dưới: Cách mép từ 20 - 25 mm Lề trái: Cách mép trái từ 30 - 35 mm Lề phải: Cách mép phải từ 15 - 20 mm - Trang mặt sau (nếu in mặt): Lề trên: Cách mép từ 20 - 25 mm Lề dưới: Cách mép từ 20 - 25 mm Lề trái: Cách mép trái từ 15 - 20 mm Lề phải: Cách mép phải từ 30 - 35 mm 3.3.2 Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn bản: Vì trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn phụ lục I [8] Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A5 áp dụng tương tự theo sơ đồ Kiểu chữ trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo phụ lục II Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A5 áp dụng tương tự phụ lục II 3.3.3 Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức sao: Các thành phần thể thức trình bày trang giấy, sau phần cuối văn sao, đường kẻ nét trên, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn Vị tờ trình bày thành phần thể thức trang giấy A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức theo phụ lục II Phụ lục theo thông tư 01/2011/TT-BNV 35 LƯU HÀNH NỘI BỘ Các thành phần thể thức trình bày sau: - Hình thức sao: Cụm từ "Sao y chính", từ "Trích sao" "Sao lục" trình bày số (phụ lục II) chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm - Các thành phần thể thức khác thực phụ lục 2, kiểu chữ, cỡ chữ thực phụ lục III 3.4 Một số vấn đề cần lưu ý biên soạn văn Nắm vững vấn đề đặt để chọn thể loại cho phù hợp Trong văn nên tập trung vào vấn đề, tránh nêu vấn đề đối lập trùng lặp để nâng cao tính hiệu lực Trong văn cần xác định rõ phạm vi hiệu lực, thẩm quyền ban hành văn bản, đối tượng tác động, thời gian, không gian, trách nhiệm thực Bảo đảm tính kế thừa văn bản, ý đến văn hành để đảm bảo tính mạch lạc, hệ thống, khoa học, bảo đảm văn cấp phục tùng văn cấp Văn có nhiều trang từ trang thứ hai phải đánh số trang chữ số Ả rập cách mép trang giấy 25 mm góc phải Những văn có hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số La Mã Câu hỏi ôn tập tập chương Xem chi tiết phần phụ lục Phụ lục: Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành ban hành kèm theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ, ngày 19/01/2011 Một số mẫu biểu, đơn, báo cáo hành thường sử dụng sinh viên, lớp sinh viên trình học tập Học viện; Một số mẫu đơn, thư, hợp đồng dân thường gặp Câu hỏi tâp: Chương 1; Chương Chương 36 LƯU HÀNH NỘI BỘ TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài giảng Slide show (powerpoint): Kỹ tạo lập văn tiếng Việt, Bộ môn phát triển kỹ năng, 01/2012 Nguyễn Hồng Cổn (và tác giả khác): Kỹ thuyết trình kỹ văn văn bản, Đại học Kinh doanh Công nghệ, 2002; Nguyễn Minh Thuyết (chủ biên), Nguyễn Văn Hiệp: Tiếng Việt thực hành, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 1998 (tái bản, 2002); Bài giảng môn học: Phương pháp kỹ soạn thảo văn bản, Đại học Cần thơ (www.stu.edu.vn); Tài liệu môn học: Phương pháp soạn thảo văn máy tính, Trường Quang Trung, TP HCM (www.quangtrungtech.edu.vn); Bài giảng qua mạng giáo dục từ xa: Tiếng Việt thực hành, Học viện Phật giáo TP Hồ Chí Minh (www.vbu.edu.vn); Ths Lương Thanh Dũng: Bài giảng môn học: Kỹ xây dựng thân, Trường Đại học Kiến trúc TP Hồ Chí Minh; GS Nguyễn Lân, Muốn tả, Nxb Văn hóa thơng tin, Hà Nội, 2010; Michel Voirol, Hướng dẫn cách biên tập, Nxb Thông tấn, Hà nội, 2004; 10 Bộ luật Dân năm 2005; 11 Thông tư 01/2011/TT-BNV Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011; 12 Một số Website tham khảo: + http://ngonnguhoc.org + http://www.kynang.edu.vn; + en.wikipedia.org/wiki/Skill; + www.vietnamlearning.vn; 37 LƯU HÀNH NỘI BỘ TÀI LIỆU MÔN HỌC KỸ NĂNG TẠO LẬP VĂN BẢN TIẾNG VIỆT CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH 1.1 Văn đặc trưng văn 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Đặc trưng văn 1.2 Nội dung cấu trúc văn .4 1.2.1 Nội dung văn 1.2.2 Cấu trúc văn 1.3 Đoạn văn – Đơn vị điển hình đơn vị sở văn 1.3.1 Khái niệm đoạn văn .6 1.3.2 Cấu trúc đoạn văn 1.3.3 Các kiểu kết cấu đoạn văn 1.3.4 Các loại đoạn văn 1.4 Các loại hình văn thường dùng 1.4.1 Các phong cách văn 1.4.2 Các văn có tính pháp quy 11 1.4.3 Các văn hành thơng thường .11 1.4.4 Các loại giấy tờ hành .12 1.5 Sử dụng ngôn ngữ văn hành cơng vụ [] 13 1.5.1 Đặc trưng ngôn ngữ văn hành cơng vụ 13 1.5.2 Sử dụng câu .13 1.5.3 Sử dụng từ ngữ 14 Câu hỏi ôn tập tập chương 15 CHƯƠNG 16 PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN THÔNG THƯỜNG 16 2.1 Quá trình tạo lập văn 16 2.1.1 Định hướng tạo lập văn .16 2.1.2 Xây dựng kết cấu (đề cương) văn .17 2.1.3 Thể văn 17 2.1.4 Kiểm tra, hoàn thiện văn .18 2.2 Soạn thảo báo cáo .18 2.2.1 Những yêu cầu soạn thảo báo cáo .18 2.2.2 Các loại báo cáo bố cục báo cáo 19 2.2.3 Phương pháp soạn thảo báo cáo 19 2.3 Soạn thảo công văn 20 2.3.1 Những yêu cầu soạn thảo công văn: 20 2.3.2 Xây dựng bố cục công văn: 20 2.3.3 Phương pháp soạn thảo nội đung công văn: 21 2.4 Soạn thảo tờ trình 21 2.4.1 Những yêu cầu soạn thảo tờ trình: .21 2.4.2 Xây dựng bố cục tờ trình: 21 2.5 Soạn thảo thông báo 22 2.5.1 Xây dựng bố cục thông báo: 22 2.5.2 Trong thông báo: 22 2.6 Soạn thảo biên 22 2.6.1 Yêu cầu biên bản: 22 2.6.2 Cách xây dựng bố cục: .23 38 LƯU HÀNH NỘI BỘ 2.6.3 Phương pháp ghi chép biên bản: 23 2.7 Soạn thảo đơn, thư, hợp đồng dân 23 2.7.1 Soạn thảo đơn, thư .23 2.7.2 Soạn thảo hợp đồng dân 24 Câu hỏi ôn tập tập chương 26 CHƯƠNG 27 THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 27 3.1 Một số quy tắc soạn thảo văn máy tính .27 3.1.1 Khái niệm ký tự, từ, dòng, câu, đoạn 27 3.1.2 Một số quy tắc gõ văn .28 3.2 Thể thức văn hành 29 3.2.1 Quốc hiệu tiêu ngữ: .29 3.2.2 Tên quan văn bản: .29 3.2.3 Số ký hiệu văn bản: 30 3.2.4 Địa danh ngày tháng: 30 3.2.5 Tên loại văn trích yếu nội dung văn bản: .31 3.2.6 Nội dung văn bản: 31 3.2.7 Phần chứng nhận văn bản: 32 3.2.8 Nơi nhận văn bản: 33 3.2.9 Các thành phần, thể thức khác: 34 3.2.10 Thể thức sao: .34 3.3 Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn 35 3.3.1 Khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn bản: 35 3.3.2 Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn bản: 35 3.3.3 Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức sao: 35 3.4 Một số vấn đề cần lưu ý biên soạn văn 36 Câu hỏi ôn tập tập chương 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO .37 TÀI LIỆU MÔN HỌC 38 KỸ NĂNG TẠO LẬP VĂN BẢN TIẾNG VIỆT 38 39 ... MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN THƠNG THƯỜNG 2.1 Q trình tạo lập văn Nhìn chung, trình tạo lập văn bao gồm bốn giai đoạn tiếp nối nhau: định hướng, lập chương trình biểu đạt (lập đề cương), tạo văn kiểm tra,... ĐÀO TẠO VỤ CÔNG TÁC HỌC SINH SINH VIÊN Tên quan văn trình bày dòng bên góc trái văn 29 LƯU HÀNH NỘI BỘ 3.2.3 Số ký hiệu văn bản: a) Số văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn. .. công văn đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng với số ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/TB-GV&CTSV V/v: Triển khai kế hoạch năm học 2011-2012 3.2.6 Nội dung văn bản: a) Nội dung văn bản: Nội dung văn