Kế toán nguyên vật liệu

Kế toán nguyên vật liệu

Lời nói đầu

Hiện nay trong nền kinh tế quốc dân nói chung và trong từng doanh nghiệp xây lắp nói riêng đã không ngừng đợc đổi mới và phát triển cả hình thức, quy mô và hoạt động xây lắp Cho đến nay cùng với chính sách mở cửa, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động xây lắp đã góp phần quan trọng trong việc thiết lập nền kinh tế thị trờng và đẩy nền kinh tế hàng hoá trên đà ổn định và phát triển Thực hiện hạch toán trong cơ chế hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp xây lắp phải tự lấy thu bù chi, tự lấy thu nhập của mình để bù đắp những chi phí bỏ ra và có lợi nhuận Để thực hiện những yêu cầu đó các đơn vị phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình thi công từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu đợc vốn về, đảm bảo thu nhập cho đơn vị thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với NSNN và thực hiện tái sản xuất mở rộng Muốn vậy các đơn vị xây lắp phải thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp, trong đó biện pháp quan trọng hàng đầu không thể thiếu đợc là thực hiện quản lý kinh tế trong mọi hoạt động xây lắp của doanh nghiệp.

Hạch toán là một trong những công cụ có hiệu quả nhất để phản ánh khách quan và giám đốc có hiệu quả quá trình hoạt động xây lắp của doanh nghiệp.

Chi phí vật liệu là một trong những yếu tố của qúa trình sản xuất kinh doanh, thông thờng chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn khoảng từ 70% giá trị công trình Vì thế công tác quản lý nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, thông qua công tác quản lý nguyên vật liệu có thể làm tăng hoặc giảm giá thành công trình Từ đó buộc các doanh nghiệp phải quan tâm tới việc tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu, làm sao cho với một lợng chi phí nguyên vật liệu nh cũ sẽ làm ra đợc nhiều sản phẩm xây lắp hơn, tức là làm cho giá thành giảm đi mà vẫn đảm bảo chất lợng Bởi vậy làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ là nhân tố quyết định làm hạ thấp chi phí giảm giá thành, tăng thu nhập cho doanh nghiệp, đây là một yêu cầu thiết thực, một vấn đề đang đợc quan tâm nhiều trong quá trình thi công xây lắp của các doanh nghiệp xây lắp hiện nay.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp Trong thời gian thực tập tại Công ty Hơng Giang em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài:

1

" Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty xây dựng Hơng Bộ quốc phòng", làm chuyên đề tốt nghiệp của mình Trong quá trình nghiên cứu về lý luận thực tế để hoàn thành đề tài Em nhận đợc sự tận tình giúp đỡ của Thầy giáo Nguyễn Quốc Trân và các thầy cô giáo trong khoa Tài chính - Kế toán trờng ĐH Dl Phơng Đông , Cùng các chú , các cô phòng Tài chính - Kế toán công ty H-ơng Giang Kết hợp với kiến thức học hỏi ở trờng và sự nỗ lực của bản thân, nhng do thời gian và trình độ chuyên môn còn hạn chế, nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót.

Giang-Nội dung của chuyên đề này ngoài lời mở đầu và kết luận đợc chia làm 3 phần:

Phần thứ nhất: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ

dụng cụ ở doanh nghiệp xây lắp.

Phần thứ hai: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu -

công cụdụng cụ ở công ty XD Hơng Giang Bộ Quốc Phòng –

Phần thứ ba: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế

toán Nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở công ty XD Hơng Giang BQP –

2

1.Khái niệm của vật liệu - công cụ, dụng cụ đối với quá trình xây lắp.

Nguyên vật liệu , CCDC là một bộ phận trọng yếu của t liệu sản xuất, là đối ợng của lao động đã qua sự tác động của con ngời

t-2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp.

Quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phơng pháp quản lý cũng khác nhau.

Để làm tốt công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ trên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng.

Trong khâu thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ phải đợc quản lý về khối lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Việc tổ chức tổ kho tàng (kho kín hoặc kho hở ), bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ tránh h hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ.

Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật t không kịp thời hoặc gây ứ động vốn do dự trữ quá nhiều.

Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhằm 3

tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy trong khâu sử dụng cẩn phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ đúng trong sản xuất kinh doanh.

Tóm lại, quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp luôn đợc các nhà quản lý quan tâm.

3 Nhiệm vụ kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ ở các DN xây lắp:

Kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ, từ yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ, từ chức năng của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số hiện có và tình hình biến động của NVL , CCDC theo từng chủng loại mặt hàng

+ Cung cấp thông tin kịp thời về hàng tồn kho phục vụ cho yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất kinh doanh

+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật t phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật t thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất

+ Thực hiện kiểm tra việc đảm bảo các định mức tồn kho theo từng chủng loại hàng

II Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ:

1 Phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ:

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho kế hoạch quản trị

cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ.…

1.1 Đối với vật liệu:

4

- Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của công trình , hạng mục xây dựng nh : sắt , thép , xi măng

Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng

+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của công trình và hạng mục xây dựng Vật liệu phụ chỉ làm tăng chất lợng vật liệu chính và công trình Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ phục vụ cho quá trình sản xuất.…

+ Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhng có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong qúa trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thờng Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn nh: xăng, dầu, than củi, hơi đốt

+ Phụ tùng thay thế: Là những loại vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất…

+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.

+ Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp nh gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định

- Căn cứ vào mục đích , công dụng của vật liệu cũng nh nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành :

+ Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất.

+ Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác : phục vụ,quản lý ở các phân ởng , tổ , đội

x Căn cứ vào nguồn nhập , vật liệu đợc chia thành :+ Nhập do mua ngoài

5

+ Tự gia công chế biến + Nhận vốn góp

1.2 Đối với công cụ , dụng cụ :

- Theo công dụng , CCDC đợc chia thành :

+ Lán trại tạm thời , giàn giáo , cốp pha , dụng cụ gá lắp dùng cho máy móc , thiết bị sản xuất

+ Bao bì luân chuyển + Quần áo bảo hộ lao động + Đồ dùng cho thuê

- Theo cách tính phân bổ CCDC vào chi phí SXKD , CCDC đợc chia thành ba loại :

+ Loại phân bổ 1 lần (100% ) + Loại phân bổ 2 lần ( 50% ) + Loại phân bổ nhiều lần

2 Đánh giá NVL – CCDC :

* Nguyên tắc đánh giá :

Đánh giá NVL , công cụ dụng cụ là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định kế toán nhập , xuất , tồn kho vật liệu , công cụ dụng cụ phản ánh trong sổ kế toán và BCTC của đơn vị phải theo giá gốc tức là theo trị giá vốn thực tế hoặc trị giá hợp lý tại thời điểm ghi nhận

Trị giá vốn thực tế của NVL , CCDC phản ánh ở các TK kế toán tổng hợp tại thời điểm ghi nhận nhập kho theo chi phí cấu thành giá đã quy định trong hệ thống TKKT sử dụng

- Theo chế độ kế toán hiện hành quy định :+ NVL , CCDC : chi phí cấu thành giá bao gồm :

Trị giá mua thực tế phải trả ngời bán Thuế giá trị gia tăng đầu vào

6

Chi phí trong quá trình mua hàng

+ Thành phẩm tồn kho : chi phí cấu thành giá bao gồm :Chi phí NVL trực tiếp dùng vào sản xuất sản phẩm Chi phí NCTT phải trả cho công nhân sản xuất Chi phí sản xuất chung phát sinh ở phân xởng Chi phí sử dụng máy thi công

2.1 Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ theo giá thực tế.

2.1.1 Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho.

Tuỳ theo nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ đợc xác định nh sau:

+ Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thực tế nhập kho:

+ Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi đợc đánh giá theo giá ớc tính.2.1.2 Giá thực tê vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho.

Để tính giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng phap sau:

a Phơng pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ: Theo phơng pháp này giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đợc tính trên cơ sở số liệu vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ.

Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho x Đơn giá bình quân vật liệu, CCDC tồn đầu kỳ.7

=

b Phơng pháp tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: về cơ bản phơng pháp này giống phơng pháp trên nhng đơn giá vật liệu đợc tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ nhập trong kỳ.

Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho x Đơn giá bình quânĐơn giá bình quân =

c Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh: Phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với các loại vật liệu, công cụ dụng cụ có giá trị cao, các loại vật t đặc chủng Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần.

d Phơng pháp tính theo giá thực tế nhập trớc - xuất trớc: Theo phơng pháp này phải xác định đợc đơn giá nhập kho thực tế của từng lần nhập Sau đó căn cứ vào số lợng xuất kho tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc và tính theo giá thực tế nhập trớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc Số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhận trớc) đợc tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau Nh vậy giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng.

e Phơng pháp tính theo giá thực tế nhập sau - xuất trớc: Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối Sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho Nh vậy giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ.

2.2 Đánh giá vật liệu , công cụ dụng cụ theo giá hạch toán.

Theo phơng pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán ( giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ ) Cuối kỳ , kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế

Trớc hết xây dựng hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu, công cụ dụng cụ (H)

8Giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ

H =

Hệ số giá có thể tính cho từng loại , từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý

- Phiếu nhập kho (01 - VT)- Phiếu xuất kho (02 - VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 - VT)- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (08 - VT)- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (02 - BH)

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (03 - BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thấp nhất theo Quy định của Nhà nớc các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh: Phiếu xuất vật t theo hạn mức (04 - VT), Biên bản kiểm nghiệm vật t (05 - VT) phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (07 - VT) …

Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

Mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do đó kế toán trởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan.

9Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Giá thực tế VL xuất dùng

( tồn kho cuối kỳ ) Giá hạch toán VL xuất dùng Hệ số giá

2 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ:

Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu thủ kho và kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán kịp thời, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày theo từng loại

Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phơng pháp sau:

- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ có kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Có thể khái quát, nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:

Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụtheo phơng pháp thẻ song song

10Thẻ kho

(2)

Ghi chú:

: Ghi hàng tháng: Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra

- Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo số liệu và giá trị của chúng.

- Tuy nhiên theo phơng pháp thẻ song song có nhợc điểm lớn là việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán cần trùng lặp về chỉ tiêu số lợng, khối lợng công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại vật t nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra thờng xuyên hàng ngày Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán.

Phơng pháp thẻ song song đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, khối lợng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất ít, không thờng xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

- ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho giống nh phơng pháp thẻ song song.

- ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho dùng cả năm nhng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu 11Sổ kế toán

chi tiết

Chứng từ xuấtChứng từ

Bảng kê tổng hợp N - X - T

Kế toán tổng hợp

luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả về chỉ tiêu và giá trị.

Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.

Nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo sơ đồ sau:

- Ưu điểm : giảm đợc khối lợng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một kỳ vào cuối tháng

- Nhợc điểm : việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị) công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chi tiến hành đợc vào cuối tháng do trong tháng kế toán không ghi sổ Tác dụng của kế toán trong công tác quản lý bị hạn chế.

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình kế toán nhập, xuất hàng ngày.

2.3 Phơng pháp sổ số d:

12Thẻ kho

Sổ đối chiếu luân chuyểnChứng từ

Sổ kế toán chi tiết

Kế toán tổng hợp

Nội dung phơng pháp sổ số d hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán nh sau:

- ở kho: Thủ kho cũng là thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho, nhng cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tách trên thẻ kho sang sổ số d vào cột số l-ợng.

- ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị.

Cuối tháng khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số d và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền tồn kho trên sổ số d và bảng kê tổng hợp nhập, xuất tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ số d đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ số d

13Thẻ kho

Sổ số dChứng từ

Bảng kê luỹ

Bảng kê tổng hợp N - X - T

- Ưu điểm : Tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt đợc khối lợng công việc ghi sổ kế toán do chỉ tiêu ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị và theo nhóm, loại vật liệu Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý ở doanh nghiệp, thực hiện kiểm tra, giám sát thờng xuyên của kế toán đối với việc nhập, xuất vật liệu hàng ngày.

- Nhợc điểm: Do kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, loại vật liệu nên qua số liệu kế toán không thể không nhận biết đợc số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho Ngoài ra khi đối chiếu, kiểm tra số liệu ở sổ số d và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nếu không khớp đúng thì việc kiểm tra để phát hiện sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi số sẽ có nhiều khó khăn, phức tạp và tốn nhiều công sức

Phơng pháp sổ số d đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối ợng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập, xuất) về nhập, xuất vật liệu diễn ra th-ờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tơng đối cao.

l-IV Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ:

14Kế toán tổng hợp

Có hai phơng pháp kế toán tổng hợp VL , CCDC là : phơng pháp kê khai ờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ.

th Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp theo dõi và phản ánh thờng xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu, công cụ dụng, thành phẩm, hàng hoá Nh… vậy phải ghi chép kế toán chi tiết hàng tồn kho hàng ngày để có thể tính trị giá vốn hàng xuất kho cho từng mặt hàng Việc tính trị giá vốn hàng xuất kho có thể tính thờng xuyên cho từng lần xuất hoặc định kỳ

- Phơng pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phơng pháp không theo dõi ờng xuyên liên tục tình hình nhập, xuất hàng tồn kho mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ dựa trên số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho.

A Kế toán tổng hợp VL, CCDC theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

1 Tài khoản kế toán sử dụng.

Để tiến hành hạch toán NVL , CCDC kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152 "NLVL" : tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL

Tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên liệu vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị của doanh nghiệp, bao gồm:

Tài khoản 1521 Nguyên liệu vật liệu chínhTài khoản 1522 Vật liệu phụ

Tài khoản 1523 Nhiên liệu

Tài khoản 1524 Phụ tùng thay thế

Tài khoản 1525 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bảnTài khoản 1528 Vât liệu khác

Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4 tới từng nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở doanh… …nghiệp.

15

- Tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ" : dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm loại công cụ dụng cụ theo giá thực tế.

Tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ" có 3 tài khoản cấp 2Tài khoản 1531 Công cụ dụng cụTài khoản 1532 Bao bì luân chuyểnTài khoản 1533 Đồ dùng cho thuê

- Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đờng" tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật t hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán, nhng cha về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đờng đã về nhập kho.

- Tài khoản 331 "Phải trả ngời bán" đợc sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với những ngời bán, ngời nhận thầu về các khoản vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.

Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác nh: TK 111 (1), TK (112 (1), TK 133(1) ,TK 141, TK 128, TK 222, TK 411, TK 627, TK 641 và TK 642.

2 Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:

2.1 Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ tăng NVL , CCDC :

2.1.1 Tăng vật liệu, công cụ dụng cụ do mua ngoài

- Trờng hợp mua ngoài hàng và hoá đơn cùng về nhập kho kế toán ghi:Nợ TK 152 , 153 Giá thực tế VL , CCDC

Nợ TK 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK liên quan (111,331 ) Tổng giá trị thanh toán

- Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn: Nếu có trong tháng về nhập kho nhng đến cuối tháng vẫ cha nhận đợc hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo giá tạm tính:

Nợ TK 152 ,153

Có TK 331

16

Khi nhận đợc hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giá ghi trên hoá đơn) :

Nếu giá thực tế > giá tạm tính , kế toán ghi :Nợ TK 152 , 153

Có TK 331

Nếu giá tạm tính > giá thực tế sẽ ghi bút toán đỏ

- Trờng hợp hàng đang đi đờng: Nếu trong tháng nhận đợc hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn cha về nhập kho, kế toán phải phản ánh giá trị hàng đang đi đờng vào tài khoản 151" Hàng mua đi đờng":

Nợ TK 151 Trị giá hàng mua theo hoá đơnCó TK 111 ,112,

Kế toán phải mở sổ theo dõi số hàng đang đi đờng cho tới khi hàng về Sang tháng sau khi hàng đang đi đờng về nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sản xuất hay khách hàng tuỳ từng tr… ờng hợp kế toán ghi.

Nợ TK 152 , 153 , 157 Nếu nhập kho hoặc gửi bánNợ TK 621 , 627 , 642 , Xuất cho sản xuất và quản lý

Nợ TK 331 Phải trả ngời bán

Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính

- Số giảm giá hoặc giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ trả lại cho ngời bán cung cấp không đúng chất lợng, quy cách theo hợp đồng đ… ợc ghi nh sau:

Nợ TK 331 , 111 , 112

17

Có TK 152 , 153

Có TK 133 Thuế GTGT tơng ứng

2.1.2 Tăng do nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác, đợc cấp phát,

quyên tặng kế toán ghi:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệuNợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh

2.1.3 Tăng do thu hồi vốn liên doanh:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệuNợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK 128 , 222 Nhận lại vốn góp liên doanh

2.1.4 Trờng hợp kiểm kê phát hiện thừa:

- Nếu xác định số vật liệu, công cụ dụng cụ thừa là của doanh nghiệp nhng còn chờ giải quyết, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệuNợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK 338 (3381) phải trả nộp khác (tài sản thừa chờ giải quyết).Khi có quyết định xử lý, tuỳ vào việc quyết định ghi giảm chi phí hay tính vào thu nhập khác, kế toán ghi:

Nợ TK 338 (3381) Phải trả nộp khác (tài sản thừa chờ giải quyếta).Có TK 621 , 641 , 627

2.1.5 Trờng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất sản phẩm

không hết nhận lại kho, kế toán ghi:

18

Nợ TK 152 , 153

Có TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

2.1.6 Tăng giá vật liệu, công cụ dụng cụ do đánh lại giá: Căn cứ vào số

chênh lệch tăng ghi:

Nợ TK 152 Nguyên vật liệuNợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Có TK 421 Chênh lệch đánh giá lại tài sản

2.2 Kế toán tổng hợp các trờng hợp giảm vật liệu, công cụ dụng cụ:

2.2.1 Xuất kho dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, cho công tác

xây dựng cơ bản, cho các nhu cầu sản xuất kinh doanh khác

Căn cứ vào giá thiết kế xuất kho tính cho từng đối tợng sử dụng kế toán:Nợ TK 621 , 627 , 642 , 641

Nợ TK 241 Xây dựng cơ bản dở dang

Có TK 152 , 153 Nguyên vật liệu , CCDC

2.2.2 Xuất kho vật liệu , CCDC tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến

Căn cứ giá thiết kế, xuất kho kế toán ghi:

Nợ TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dangCó TK 152 , 153 Nguyên vật liệu , CCDC

2.2.3 Xuất kho vật liệu , CCDC góp vốn liên doanh :

- Trờng hơp doanh nghiệp góp vốn liên doanh với đơn vị khác bằng vật liệu thì phải xác định trị giá vốn góp do hợp đồng liên doanh thoả thuận Đồng thời phải xác định số chênh lệch giữa trị giá góp vốn với thực tế xuất kho (giá trị ghi sổ kế toán của doanh nghiệp) để phản ánh vào TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản Cụ thể cách hạch toán nh sau:

+ Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế xuất kho, kế toán ghi:Nợ TK 128 Đầu t ngắn hạn (giá trị vốn góp)

Nợ TK 222 Góp vốn liên doanh

Có TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sảnCó TK 152 , 153 NVL , CCDC (theo giá thực tế)+ Nếu giá trị vốn góp nhỏ hơn giá thực tế:

19

Nợ TK 128 , TK 222 Đầu t ngắn hạn (giá trị vốn góp)Nợ TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản

Có TK 152 , 153 NVL , CCDC (theo giá thực tế )

2.2.4 Xuất kho vật liệu , CCDC để bán, cho vay :

Căn cứ vào giá thực tế xuất kho ghi:Nợ TK 632 Giá vốn hàng bánNợ TK 138 (1388) Phải thu của khác

Có TK 152 , 153 Nguyên vật liệu , CCDC

2.2.5 Vật liệu , CCDC mất mát, thiếu hụt trong kho :

Tuỳ theo nguyên nhân cụ thể và quá trình xử lý kế toán ghi sổ từng trờng hợp nh sau:

- Nếu đã rõ nguyên nhân:

+ Do ghi chép nhầm lẫn, cân đo đong đếm sai cần phải chữa, điều chỉnh lại sổ kế toán theo đúng phơng pháp quy định.

+ Căn cứ vào biên bản mất mát , hao hụt về HTK kế toán ghi giá trị HTK mất mát hao hụt :

Nợ TK 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 151,152,153

+ Căn cứ vào biên bản xử lý về HTK hao hụt mất mát kế toán ghi :Nợ TK 111, 334

Nợ TK 632

Có TK 1381

- Nếu cha rõ nguyên nhân thiếu hụt, mất mát kế toán ghi:

Nợ TK 138 (1388) Phải thu khác (tài sản thiếu chờ xử lý)Có TK 152 , 153 NVL , CCDC

Khi có quyết định xử lý, tuỳ từng trờng hợp kế toán ghi:Nợ TK 138 (1388) Phải thu khác

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán

Có TK 138 (1381) Phải thu khác (tài sản thiếu chờ xử lý)

20

2.2.6 Giảm giá trị do đánh giá lại:

Căn cứ vào số chênh lệch do đánh giá lại kế toán ghi:Nợ TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản

Có TK 152 , 153 NVL , CCDC

* Phơng pháp phân bổ công cụ, dụng cụ:

Công cụ, dụng cụ xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và một số nhu cầu khác Do đặc điểm , tình chất cũng nh giá trị và thời gian sử dụng của công cụ, dụng cụ và tính hiệu quả của công tác kế toán mà việc tính toán phân bổ giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào các đối tợng sử dụng có thể đợc thực hiện một lần hoặc nhiều lần.

a Phơng pháp phân bổ 1 lần (phân bổ ngay 100% giá trị).

Nội dung khi xuất dùng công cụ, dụng cụ kế toán căn cứ vào các phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ để tính ra giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng rồi tính (phân bổ) ngay 1 lần (toàn bộ giá trị) vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Căn cứ vào giá trị thực tế xuất dùng, kế toán ghi:

Nợ TK 627 (6273) Chi phí sản xuất chung (Chi phí dụng cụSX) Nợ TK 641 (6413) Chi phí bán hàng (Chi phí dụng cụ đồ dùng)

Nợ TK 642 (6423) Chi phí QLDN (Chi phí đồ dùng văn phòng)Có TK 153 CCDC (TK 1531, TK 1532, TK 1533)Phơng pháp phân bổ 1 lần đợc áp dụng thích hợp đối với những công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn.

b Phơng pháp phân bổ hai lần:

Trờng hợp doanh nghiệp phân bổ 2 lần thì khi xuất dùng tiến hành phân bổ ngay 50% giá trị thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ đó và khi báo hỏng sẽ tiến hành phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ h hỏng vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị, bộ phận báo hỏng Cụ thể phơng pháp kế toán trong trờng hợp phân bổ hai lần nh sau:

Khi xuất dùng, căn cứ vào giá trị thực tế ghi:

Nợ TK 142 , 242 Chi phí trả trớc ngắn , dài hạnCó TK 153 (1531, 1532, 1533) Công cụ, dụng cụ

21

Căn cứ vào số phân bổ dần vào chi phí sản xuât kinh doanh từng kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 627 (6273) Chi phí SXC (chi phí dụng cụ sản xuất)Nợ TK 641 (6413) Chi phí bán hàng (chi phí dụng cụ đồ dùng)Nợ TK 642 (6423) Chi phí QLDN (Chi phí đồ dùng văn phòng)

Có TK 142 , 242 Chi phí trả trớc ngắn , dài hạn

Khi báo hỏng báo mất công cụ, dụng cụ hoặc hết thời hạn sử dụng theo quy định kế toán tiến hành phân bổ giá trị còn lại của CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc chi phí quản lý theo công thức :

Phơng pháp hạch toán tơng tự nh trờng hợp phân bổ hai lần

Trong cả hai trờng hợp trên , kế toán đều phải theo dõi chi tiết cho từng khoản chi phí để đảm bảo tổng số chi phí phân bổ phù hợp với số chi phí đã phát sinh và đúng đối tợng chịu chi phí

B Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi, phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất vật liệu công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho tơng ứng Giá trị của vật t, hàng hoá mua vào và nhập kho trong kỳ đợc theo dõi, phản ánh một tài khoản riêng - TK 611 "Mua hàng" Còn các tài khoản hàng tồn kho chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho 22Số phân bổ lần 2 Giá trị CCDC bị hỏng

2 Giá trị phế liệu thu hồi nếu có Khoản bồi thờng vật chất nếu có

lúc đầu và cuối kỳ Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê Tiếp đó là giá trị hàng xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối tợng sử dụng rồi ghi sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật t, hàng hoá mua vào (nhập kho) trong kỳ, tính theo công thức sau:

Trị giá xuất kho = Trị giá tồn đầu kỳ + Trị giá nhập trong kỳ - Trị giá tồn cuối kỳ.

23

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng phápkê khai thờng xuyên.

kỳ trớc

Nhập kho VL, CC, DC do mua ngoài

Thuế nhập khẩungoài

TK 411

TK 154

Nhận góp vốn liên doanh, cổ phần, cấp phát

Nhập kho do tự chế hoặc thuê ngoài gia công, chế biến

xuất chế tạo sản phẩm

Xuất dùng cho quản lý, phục vụ sản xuất bán hàng, QLDN, XDCB

TK 632 (157) TK 142, 242

Xuất CC, DC loại phân bổ nhiều lần

Phân bổ đầu vào CPSXKDtrong kỳ

Xuất bán, gửi bán

TK 154Xuất tự chế hoặc thuê ngoài

gia công, chế biến

TK 128, 222Xuất góp vốn liên doanh

TK 138,(1381)Phần hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử

TK 412Chênh lệch giảm do đánh giá lại

SDCK : xxx

TK 152 "NVL"

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

25TK 151, 152, 153

TK 611"Mua hàng" SDĐK: xxx

Kết chuyển vật liệu, công cụdụng cụ tồn lúc đầu kỳ

TK 111, 112, 141

Mua trả tiền ngayTK 331 (311)Thanh toán

Mua cha trả tiền, tiền vayTK 333 (333)

Thuế nhập khẩu

TK 411

TK 151, 152, 153 Kết chuyển vật liệu, công cụ

dụng cụ tồn lúc cuối kỳ

TK 111, 112, 138 Kết chuyển vật liệu, công cụ

dụng cụ tồn lúc cuối kỳ

Chiết khấu hàng mua đợc hởng giảm giá, hàng mua trả lại

TK 621 Cuối kỳ kết chuyển số xuất

dùng cho sản xuất kinh doanh

TK 631(2) Xuất bán

TK 111, 138, 334 Thiếu hụt mất mát

TK 412 Chênh lệch đánh giá giảm

Nhận vốn góp cổ phần

TK 412

Chênh lệch đánh giá tăngSDCK: xxx

V Kế toán khoản dự phòng giảm giá HTK :

Cuối kỳ kế toán năm , khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của HTK nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá HTK Số dự phòng giảm giá HTK đợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của HTK lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng

- Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá HTK phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá HTK đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch lớn hơn đợc lập thêm ghi nh sau :

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán

Có TK 159 Dự phòng giảm giá HTK

- Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá HTK phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá HTK đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập ghi nh sau :

Nợ TK 159 Dự phòng giảm giá HTKCó TK 632 Gía vốn hàng bán

VI Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ ở doanh nghiệp xây lắp:

Các doanh nghiệp sử dụng sổ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.

- Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ, kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu đợc thực hiện trên nhiều sổ sách kế toán.

Nhng nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bên có tài khoản 151 đợc phản ánh ở nhật ký chứng từ số 6 - ghi có TK 151 hàng đang đi đờng Nhật ký chứng từ số 6 phản ánh hàng mua đang đi đờng đầu tháng đã về nhập kho doanh nghiệp trong tháng Cuối tháng đợc cộng sổ ghi vào bảng kê số 3: " Bảng tính giá thành thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ" Những nghiệp vụ kinh tế có định khoản kế toán liên quan bên có, bên nợ TK 331 đợc phản ánh trớc hết vào sổ chi tiết mở cho TK 331 - sổ chi tiết số 6 Cuối tháng ghi chuyển số liệu từ sổ chi tiết TK331 vào nhật ký chứng từ số 5 (Mẫu 05/NKCT) Giá trị của vật liệu xuất kho trớc hết đợc phản ánh vào bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (Bảng phân bổ số 2, Mẫu 26

02/BPB) giá trị của vật liệu xuất kho đợc phản ánh theo từng đối tợng sử dụng Số liệu ở bảng phân bổ số 2 đợc dùng để ghi vào bảng kê số 4 "Tập hợp chi phí đầu t xây dựng cơ bản, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, tập hợp chi phí trả trớc, chi phí phải trả" Ngoài ra bảng phân bổ số 2 còn đợc dùng để ghi vào các nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ số 7 (Mẫu số 07?NKCT) "Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp" và sau đó giá trị vật liệu xuất kho còn đợc phản ánh vào các bảng kê, sổ chi tiết, nhật ký chứng từ có ghi số phát sinh bên có của TK 152.

+ Trong hình thức nhật ký chung, sổ kế toán tổng hợp đợc sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu đơn giản rất nhiều Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (chứng từ nhập - xuất) kế toán ghi sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian Từ nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái theo từng tài khoản.

+ Trong hình thức kế toán nhật ký sổ cái, từ chứng từ gốc kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu Căn cứ vào sổ tổng cộng của bảng tổng hợp để ghi vào nhật ký sổ cái một dòng Chứng từ gốc và bảng tổng hợp sau khi ghi nhật ký sổ cái sẽ đợc ghi sổ hoặc thẻ kế toán chi tiêu liên quan.

Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế.

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ và thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để đối chiếu số liệu với sổ nhật ký - sổ cái cuối tháng.

+ Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ (đối với chứng từ gốc ít phát sinh) hoặc căn cứ vào chứng từ gốc cùng loại đã đợc kiểm tra phân loại để lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ (kèm theo chứng từ gốc) Sau khi lập song, trình kế toán trởng ký và ghi sổ CTGS sau khi đã ghi vào sổ đăng ký CTGS để ghi vào sổ cái và sổ hoặc thẻ chi tiết liên quan.

27

Phần thứ II

Tình hình thc tế công tác kế toán vật liệu,

công cụ dụng cụ ở công ty xây dựng hơng giang - bqp

I Giới thiệu khái quát về công ty xây dựng Hơng Giang :1 Quá trình hình thành và phát triển :

Công ty xây dựng Hơng Giang Bộ Quốc Phòng đ– ợc thành lập theo quyết định số 501/QĐ-QP ngày 18/04/1996 của Bộ trởng Bộ quốc phòng trên cơ sở sát nhập hai doanh nghiệp : Xí nghiệp xây dựng 17/5 và Xí nghiệp khai thác than 30/4 của Quân Đoàn II Công ty có trụ sở đặt tại cụm 4 , A7 , Tân Mai Hai Bà Tr– ng – Hà Nội

Công ty xây dựng Hơng Giang có số vốn kinh doanh là :9.070.900.000Trong đó : - Vốn cố định : 8.124.900.000

- Vốn lu động : 946.000.000

Bao gồm các nguồn vốn : - Vốn NSNN cấp : 7.470.700.000 - Vốn DN tự bổ sung : 1.262.100.000 - Vốn khác : 338.100.000

Trong những năm qua công ty luôn phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ Nhà nớc giao , đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh , tăng tích luỹ và từng bớc mở rộng vốn kinh doanh Hiện nay , thị trờng kinh doanh của công ty đã mở rộng trên nhiều tỉnh thành trong cả nớc

Một số chỉ tiêu cơ bản thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị

1 Giá trị tổng sản lợng đồng 35.678.000.000 37.360.000.0002 Tổng doanh thu đồng 26.818.432.331 33.856.604.5573 Tổng số nộp ngân sách đồng 1.729.453.340 2.308.766.3814 Tổng số công nhân viên ngời 524 554

5 Thu nhập bình quân đồng 790.000 916.000

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty XD Hơng Giang :

2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh :

Sản phẩm chính của công ty XD Hơng Giang là các công trình , hạng mục công trình nh thi công xây dựng các công trình dân dụng , công nghiệp vừa và 28

nhỏ , thi công giao thông , cầu đờng và thuỷ lợi Quy mô các công trình không đồng nhất , sản phẩm mang tính đơn chiếc , thời gian xây dựng thờng dài

Quá trình xây dựng của công ty diễn ra ở nhiều địa điểm khác nhau và đợc vận động tới nơi đặt sản phẩm

Do đặc thù của ngành nghề xây dựng nên các đội sản xuất của công ty ờng độc lập , phân tán trải rộng trên nhiều địa phơng Nó tác động trực tiếp đến công tác tổ chức quản lý sản xuất của công ty

th-Bên cạnh sự tác động của đặc điểm sản phẩm xây dựng thì việc tổ chức quản lý sản xuất , kế toán các yếu tố đầu vào còn chịu ảnh hởng của quy trình công nghệ Có thể khái quát quy trình xây dựng một công trình của công ty nh sau :

2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy sản xuất :

29Đấu thầu , nhận hợp đồng công trình

Lập dự toán công trình

Tiến hành hoạt động xây lắp

Giao nhận hạng mục CT hoàn thành

Lập quyết toán CT hoàn thành

Thanh lý hợp đồng giao nhận CTTrang bị vật

liệu , lao động , máy thi

công

Công ty Hơng Giang là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động với đầy đủ t cách pháp nhân , hạch toán kinh tế độc lập , có bộ máy kế toán , sổ sách riêng

Công ty có 12 đội xây dựng , mỗi đội chịu sự điều hành , phân công của công ty để thực hiện chức năng xây dựng cơ bản Cơ cấu hoạt động của công ty đợc tổ chức theo kiểu hỗn hợp trực tuyến chức năng bộ máy quản lý

Chức năng , nhiệm vụ của các phòng ban :

a Ban giám đốc :

Bao gồm giám đốc và phó giám đốc

- Giám đốc công ty phụ trách chung toàn bộ hoạt động của công ty

- Phó giám đốc phụ trách trực tiếp thi công , đôn đốc kiểm tra chất lợng kỹ thuật và thực hiện kế hoạch sản xuất

b Phòng tổ chức hành chính :

Có chức năng tổ chức tuyển chọn lao động , phân công lao động , sắp xếp điều phối lao động cho các đội công trình Ngoài ra còn phụ trách công tác hành chính trong DN , hình thành các chứng từ về lao động , chế độ tiền lơng , tiền th-ởng

- Quản lý các công cụ dụng cụ , lập các phiếu báo giá về công cụ dụng cụ d Phòng tài chính kế toán :

Có nhiệm vụ ghi chép , phân tích , đánh giá , cung cấp thông tin kế toán hữu ích cho ban giám đốc công ty trong việc đa ra các quýêt định kinh tế

Do công ty tổ chức kiểu phân cấp gồm các đội xây dựng trực thuộc nên bộ máy kế toán công ty gồm hai loại kế toán :

- Kế toán tại công ty

- Kế toán thống kê tại các đội xây dựng công trình

Kế toán thống kê tại các đội xây dựng công trình có trách nhiệm tập hợp chứng từ ban đầu , ghi chép lập nên các bảng kê chi tiết sau đó chuyển tất cả các chứng từ liên quan lên phòng tài chính kế toán của công ty theo định kỳ Kế toán tại công ty sẽ căn cứ vào các chứng từ này để ghi chép vào các sổ sách cần thiết , sau đó kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính

Tại công ty bộ máy kế toán đợc phân công , phân nhiệm rõ ràng :

- Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán : Phụ trách chung theo nhiệm vụ chức năng của phòng Ngoài ra , kế toán trởng còn trợ giúp cho giám đốc trong vịêc tổng hợp số liệu để tiến hành phân tích hoạt động kinh doanh

- Kế toán tổng hợp theo dõi TSCĐ : Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các chi phí sản xuất cho toàn công ty , theo dõi TSCĐ , trích khấu hao , mở sổ chi tiết theo dõi tiền mặt , công nợ cho cá nhân , các đội sản xuất và lập báo cáo theo quy định của công ty

- Kế toán ngân hàng và vật t sản xuất : Theo dõi tình hình tăng giảm vật t , mở sổ theo dõi nhập xuất vật t sản xuất , theo dõi tiền vay ngân hàng , chịu trách nhiệm giao dịch với ngân hàng và lập kế hoạch cũng nh báo cáo mà ngân hàng quy định

- Kế toán tiền lơng và bảo hiểm : Đợc phân công nhiệm vụ theo dõi lập bảng lơng hàng tháng , tính toán các khoản thu và nộp BHXH , BHYT của ngời lao động và thu nộp lên cơ quan chủ quản , quyết toán chi bảo hiểm với cấp trên

- Thủ quỹ : Mở sổ theo dõi tiền mặt , thu chi theo lệnh giám đốc , sắp xếp bảo quản chứng từ theo phát sinh hàng tháng

31

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Hơng Giang

4 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty :

4.1 Chế độ kế toán :

Công ty áp dụng chế độ kế toán của bộ tài chính ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Theo đó , công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán cũng theo QĐ 1141 và kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

4.2 Hình thức sổ kế toán :

Công ty xây dựng Hơng Giang lựa chọn hình thức Nhật ký Sổ cái vì công“ – ”ty có quy mô kinh doanh không lớn , số lao động kế toán ít trong điều kiện kế toán thủ công Các loại sổ sách kế toán công ty đang dùng gồm :

- Sổ kế toán tổng hợp : Nhật ký sổ cái –- Các sổ , thẻ kế toán chi tiết

Kế toán trởng

Kế toán tiền lơng

, bảo hiểm

Thủ quỹKế toán

ngân hàng vật

t sản xuấtKế toán

tổng hợp , kế

toán TSCĐ

Kế toán tại các đội sản xuất

Sơ đồ hạch toán theo hình thức “Nhật ký sổ cái”–

tại công ty XD Hơng Giang

Ghi chú :

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

II Tình hình thực tế kế toán vật liệu - công cụ, dụng cụ ở công ty xây dựng hơng giang – bộ quốc phòng

Hiện nay, ở công ty Hơng giang các công trình do công ty đứng ra nhận thầu sau đó giao cho các đơn vị tiến hành sản xuất thi công

Công ty áp dụng hai hình thức khoán sau :- khoán thẳng

-khoán 3 yếu tố :chi phí NVL, chi phí nhân công , chi phí SXC

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng

từ gốc

Sổ kế toán chi tiếtSổ quỹ

Nhật ký sổ cái– Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

Ngoài các công trình do công ty giao, các đội tự tìm thêm các công trình nếu có thể ,nhng khi ký hợp đồng phải đứng tên công ty mới có t cách pháp nhân

1 Phân loại vật liệu công cụ dụng cụ ở công ty xây dựng Hơng Giang

Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trờng công ty phải sử dụng một khố lợng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau Vì vậy , muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại vật liệu công cụ dụng cụ một cách khoa học,hợp lý Tại công ty xây dựng Hơng Giang cũng tiến hành phân loại VL , CCDC Song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ ở kho Nhng trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật t , nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ

Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều hạch toán vào TK 152 : "nguyên liệu vật liệu".

Các loại công cụ dụng cụ sử dụng đều hạch toán vào tài khoản 153 "công cụ dụng cụ".

Cụ thể mã vật t sử dụng ở công ty nh sau:

1.1 Đối với nguyên vật liệu :

+ NVL không phân loại thành NVL chính, vật liệu phụ mà đợc coi chúng là vật liệu chính: "Là đối tợng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên công trình xây dựng cơ bản Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mfa công ty sử dụng nh: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ …

Trong mỗi loại lại đợc chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép Φ 6A1, thép Φ10A1, thép Φ 20A2 thép…tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng .

+ Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho các loại máy móc, xe cô nh xăng, dầu.

+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô nh: các mũi khoan, săm lốp ô tô.

+ Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng đợc nữa, vỏ bao xi măng Tuy nhiên hiện nay , công ty không thực hiện đ… ợc việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi.

Công ty bảo quản vật liệu, công cụ dụng cụ trong hai kho theo mỗi công trình nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt , thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng

Riêng các loại cát, sỏi, đá , vôi đợc đa thẳng tới công trình.

Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển , bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật t đa ra.

1.2 Đối với công cụ - dụng cụ :

- Công cụ dụng cụ: dàn giáo, mác, cuốc, xẻng…- Bao bì luân chuyển: vỏ bao xi măng…

- Đồ dùng cho thuê: các loại máy móc phục vụ thi công…

2 Tổ chức công tác kế toán VL , CCDC ở công ty Hơng Giang

Khi vật liệu, công cụ dụng cụ mua về đến kho trình tự hạch toán đợc tiến hành nh sau:

2.1 Thủ tục nhập kho:

2.1.1 Trờng hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài:

Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu công cụ dụng cụ về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.

Khi vật liệu, công cụ dụng cụ đợc chuyển đến công ty, ngời đi nhận hàng (nhân viên vật t) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, công cụ dụng cụ lên phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lợng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán…

Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lợng, chất lợng đảm bảo thì đồng ý nhập kho số…vật liệu đó , đồng thời lập thành 2 liên phiếu nhập kho