Những vấn đề lý luận cơ bản trong kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sx.doc

Những vấn đề lý luận cơ bản trong kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sx

Chơng i

Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong cácdoanh nghiệp sản xuất hiện nay

I Đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyênvật liệu (NVL) trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.

1 Đặc điểm và vai trò của NVL trong các doanh nghiệp sản xuất

Trong xã hội loài ngời, sản xuất luôn là cơ sở để tồn tại và phát triển Mác đã nói “ Nếu sản xuất chỉ ngừng một ngày thôi chứ không nói đến ngừng vài tuần, một năm thì xã hội sẽ bị tiêu vong “ Để tiến hành quá trình sản xuất thì không thể thiếu đợc một trong ba yếu tố cơ bản là : t liệu lao động, sức lao động và đối tợng lao động.

NVL là một loại đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh cát, sỏi trong doanh nghiệp xây lắp; vải trong doanh nghiệp may mặc, rau quả trong các doanh nghiệp chế biến thực phẩm , là tài sản dự trữ của doanh nghiệp nhằm phục vụ sản xuất liên tục.

Khi nói rằng NVL là một loại đối tợng lao động điều này cũng có nghĩa là không phải mọi đối tợng lao động đều là NVL Chỉ trong điều kiện đối tợng lao động có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tạo ra sản phẩm và đối tợng lao động đó do lao động có ích của con ngời tạo ra mới trở thành NVL Ví nh than, dầu khi còn nằm trong lòng đất, nó đợc coi là tài nguyên, nhng khi con ngời khai thác để sử dụng, chúng trở thành các NVL Trong quá trình sản xuất, NVL đợc bao gồm các yếu tố đợc đa vào phục vụ quá trình vận hành chung, chịu sự tác động gián tiếp của con ngời thông qua t liệu sản xuất để tạo ra sản phẩm đầu ra NVL có thể trực tiếp tạo ra sản phẩm nh bột mì, trứng, sữa để sản xuất ra bánh các loại hoặc có thể tham gia gián tiếp nh các loại dầu, mỡ bôi trơn, phụ tùng thay thế phục vụ cho sự hoạt động liên tục và bình thờng của máy móc, thiết bị, giảm thiệt hại do ngừng sản xuất gây ra Trong quá trình tác động của lao động về mặt hiện vật, NVL hoặc bị hao mòn toàn bộ nh nhiên liệu, chất đốt , hoặc chỉ thay đổi hình thái vật chất ban đầu nh mía để sản xuất đờng , hoặc vẫn giữ nguyên trạng thái vật chất ban đầu nh vải để sản xuất quần, áo

Nh vậy, NVL luôn đợc thể hiện dới hình thái vật hoá có nghĩa là nó tồn tại ở trạng thái vật chất cụ thể, có thể sờ mó cảm nhận bằng trực quan Nhờ đó có thể cân, đong, đo, đếm đợc nên NVL và sự biến động của nó đợc kiểm soát thờng xuyên bằng việc kiểm kê xác định số lợng thông qua các đơn vị đo lờng.

Một đặc điểm nổi bật của NVL là nó chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh, giá trị của nó đợc chuyển một lần và toàn bộ vào giá thành sản phẩm tron kì Chính vì thế chỉ khi sản phẩm đợc tiêu thụ, toàn bộ chi phí về NVL sẽ đợc bù đắp tạo tiền đề cho quá trình tái sản xuất tiếp theo.

Mặt khác, trong doanh nghiệp NVL còn là một loại tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho Đây là bộ phận dự trữ cho sản xuất đề mỗi khi sản xuất có yêu cầu là sẵn sàng cung ứng ngay Nó giúp quá trình sản xuất diễn ra liên tục, bình thờng không bị gián đoạn Từ đó giảm các tổn thất kinh tế do phải ngừng sản xuất gây ra Hơn thế nữa nó còn đồng thời là số vốn lu động mà doanh nghiệp bỏ ra đầu t Song do không đợc đa vào sản xuất ngay mà đợc lu tại kho nên phát sinh thêm các chi phí cho bảo quản, dự trữ nên có thể nói đây là một lợng vốn ứ đọng không sinh lời cho chủ sở hữu Nhng với vai trò không thể thiếu đợc trong việc duy trì sản xuất, doanh

nghiệp luôn phải tính toán để xác định đợc số lợng vốn này một cách có hiệu quả phù hợp với cơ cấu vốn và đặc điểm hoạt đông của doanh nghiệp.

Từ các đặc điểm trên đây cho thấy, NVL có vai trò hết sức quan trọng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó không chỉ tác động trực tiếp tới khối lợng, chất lợng, mẫu mã sản phẩm mà còn ảnh hởng rất lớn tới chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung, chi phí NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn từ 60% đến 70% giá trị sản phẩm tạo ra NVL có đảm bảo đợc chất lợng cao, đúng yêu cầu về quy cách, chủng loại thì chi phí về NVL mới đợc hạ thấp, định mức tiêu hao trong quá trình sản xuất giảm, khi đó sản phẩm tạo ra mới đạt yêu cầu về chất lợng và giá thành hạ Mặt khác, với ý nghĩa là một loại vốn lu động, NVL là thành phần quan trọng trong cơ cấu vốn lu động của doanh nghiệp đặc biệt là vốn dự trữ Vì loại vốn này có đặc điểm là vòng quay của nó rất ngắn, chỉ trong một kì kinh doanh khi tạo ra doanh thu là có thể thu hồi đ-ợc, nên nó có ý nghĩa quan trọng trong việc mang lại lợi nhuận và tạo ra hiệu quả sản xuất kinh doanh cho DN Khi lợng vốn này đợc quản lý và sử dụng đúng mục đích, đúng liều lợng nó sẽ góp phần thúc đẩy sản xuất tạo ra những sản phẩm chất lợng ngày càng cao trong khi gía thành lại giảm, điều này sẽ nâng tính cạnh tranh cho sản phẩm, qua đó tăng doanh thu cũng nh lợi nhuận cho DN.

Xuất phát từ vai trò quan trọng của NVL ảnh hởng đến quá trình sản xuất cũng nh hiệu quả kinh tế của DN, đòi hỏi DN cần phải quản lý chặt chẽ NVL.

2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Bắt nhịp cùng với xu thế chung của đất nớc bớc sang nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất nói riêng chịu tác động của nhiều quy luật kinh tế, trong đó cạnh tranh là yếu tố khách quan, nó gây ra cho doanh nghiệp không ít những khó khăn, nhng cũng là động lực để các doanh nghiệp sản xuất tồn tại và phát triển Để có thể vơn lên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế thị trờng đòi hỏi doanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả Một trong những giải pháp cho vấn đề này là doanh nghiệp phải quản lý thật tốt các yếu tố đầu vào mà cụ thể là yếu tố nguyên vật liệu.

Để công tác quản lý này đạt hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Phải có đầy đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị, về tình hình nhập , xuất, tôn kho.Tuỳ theo điêu kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn.

- Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về số lợng và chất lợng Phát hiện và ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoát vật liệu.

- Quản lý định mức dự trữ vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu, ảnh hởng đến tình hình tài chính và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp.

Trên cơ sở các yêu cầu quản lý đó, nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu tại các khâu nh sau:

+ Khâu thu mua: lập kế hoạch và tìm nguồn thu mua nguyên vật

liệu, đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu của sản xuất cả về số lợng và chất lợng với chi phí tối thiểu, đáp ứng kịp thời tránh việc thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất

+Khâu bảo quản: xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng, thiết bị kỹ

thuật đầy đủ trên cơ sở phân loại theo tính chất cơ, lý, hoá của từng loại nguyên vật liệu để có biện pháp bảo quản tốt nhất Nhìn chung các loại vật liệu thờng rất dễ hỏng dới tác dụng của môi trờng, khí hậu… và dễ mất và dễ mất mát, hao hụt nên rất khó khăn cho công tác bảo quản Chi phí cho việc bảo quản đôi khi rất lớn, do vậy doanh nghiệp nên tính đến hiệu quả của chi phí này có nghĩa là phải tính đợc tỷ lệ hợp lý giữa trị giá vật liệu với chi phí bảo quản chúng

+ Khâu dự trữ: Tại khâu này doanh nghiệp cần xác định các mức

dự trữ tối đa, mức dự trữ tối thiểu và mức dự trữ trung bình cho doanh nghiệp mình căn cứ vào yêu cầu và đặc điểm của hoạt động sản xuất.

+ Khâu xuất nguyên vật liệu : bên cạnh việc đảm bảo xuất đúng,

xuất đủ cho sản xuất cần phải xác định đợc chính xác giá xuất kho thực tế của nguyên vật liệu phục vụ cho công tác tính giá thành một cách chính xác.

Ngoài ra để công tác quản lý nguyên vật liệu khoa học và chính xác, các doanh nghiệp nên tiến hành mã hoá các loại nguyên vật liệu có nghĩa là quản lý chúng thông qua các ký hiệu bằng số, bằng chữ hoặc kết hợp cả hai bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu

Sổ danh điểm vật liệu

Mỗi loại nguyên vật liệu sử dụng 1 hoặc một số trang trong sổ danh điểm vật liệu để ghi đủ các nhóm, thứ của nguyên vật liệu đó Sổ này đợc xây dựng trên cơ sơ số liệu của loại, nhóm và đặc tính thứ vật liệu Tuỳ theo số lợng nhóm vật liệu mà xây dựng nhóm vật liệu gồm 1,2 hoặc3 chữ số( Nếu số lợng dới 10: sử dụng 1 chữ số, nếu dới 100: sử dụng 2 chữ số… và dễ mất) Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng cho mình cách đặt ký hiệu cho từng danh điểm vật liệu của doanh nghiệp mình miễn sao thuận lợi và đơn giản hơn cho công tác quản lý trên cơ sở sự kết hợp nghiên cứu giữa bộ phận kỹ thuật, bộ phận cung ứng và phòng kế toán, đồng thời báo cáo cho các cơ quan chủ quản.

3 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

3.1 Vai trò của kế toán nguyên vật liệu

Hạch toán kế toán là môn khoa học thu thập, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin của các hoạt động kinh tế nhằm đề ra các biện pháp kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế của một đơn vị một cách đúng đắn.Kế toán nguyên vật liệu cũng là sự ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình

hình thu mua, bảo quản, dự trữ, tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.

Thông qua các số liệu kế toán, doanh nghiệp có thể nắm đợc tình hình cụ thể về số lợng, gía trị của từng danh điểm vật liệu để từ đó có kế hoạch thu mua cung cấp kịp thời cho sản xuất, làm cơ sở xây dựng các định mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp và tiết kiệm Đồng thời cũng thấy đợc tình hình sử dụng vật liệu cho sản xuất, giảm thiểu tình trạng sử dụng sai mục đích dẫn đến hao hụt, lãng phí vật liệu Thông tin mà kế toán cung cấp là những con số hết sức cụ thể và cập nhật đã tạo điều kiện cho nhà quản lý có các biện pháp xử lý kịp thời và hiệu quả nhất Vì thế mà kế toán là công cụ quản lý không thể thiếu đợc của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Nh đã nói ở trên, nguyên vật liệu chiếm phần lớn trong cơ cấu giá thành của sản phẩm, trong khi giá thành lại luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp sản xuất Làm thế nào để sản xuất ra sản phẩm có chất lợng cao hơn trong khi giá thành không đổi hoặc vẫn giữ nguyên chất lợng mà chi phí sản xuất giảm Để làm đợc điều này trớc hết doanh nghiệp cần có biện pháp tập hợp chi phí mà trong đó chi phí nguyên vật liệu cần đợc chú trọng hơn cả, qua đó tính toán, xác định chinh xác chi phí nguyên vật liệu bỏ ra, luôn cập nhật mọi thông tin từ tổng hợp đến chi tiết tình hình tiêu hao nguyên vật liệu, qua đó có biện pháp tiến tới giảm chi phí sản xuất sản phẩm.Một lần nữa, kế toán nguyên vật liệu lại đóng vai trò không thể thiếu cho việc đáp ứng các yêu cầu này.

Nguyên vật liệu là một loại tài sản của doanh nghiệp, do đó sự biến động của nó ảnh hởng không nhỏ đến tình hình tài chính, đến chất lợng và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Chỉ thông qua kế toán doanh nghiệp nắm thấy đợc tình hình vận động tăng, giảm của loại tài sản này từ đó đi đến sử dụng chúng tích cực hơn.

Có thể nói, kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã, đang và vẫn sẽ là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp Nó không chỉ đơn thuần là cung cấp các thông tin mà còn hỗ trợ cho các bộ phận thống kê và phân tích trong doanh nghiệp cùng tìm ra ph-ơng án tối u nâng cao tính cạnh tranh cho sản phẩm cũng nh vị thế của doanh nghiệp trên thơng trờng.

3.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cũng nh vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống quản lý kinh tế, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp đợc xác định nh sau:

- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý.

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất.

- Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh

II Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

1 Phân loại nguyên vật liệu

Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.Trong

điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu.

Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, đặc trng thông dụng nhất để phân loại vật liệu là vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất và yêu cầu quản lý Theo đặc trng này, vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia

công, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào )

- Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ

trợ trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi mầu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức.

- Nhiên liệu: Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ

nhng nó đợc tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu thông th-ờng Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thờng Nó có thể tồn tại ở thể rắn , lỏng hoặc khí nh than, dầu, khí đốt

- Phụ tùng thay thế: là những vật t dùng để thay thế, sửa chữa, bảo

d-ỡng máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là thiết bị ( cần lắp và không cần

lắp, vật kết cấu, công cụ ) mà doanh nghiệp mua vào để đầu t cho xây dựng cơ bản.

- Phế liệu: là các loại nguyên vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất

hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài.

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu cha kể đến ở trên nh bao bì,

vật đóng gói, các loại vật t đặc trng.

Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt gía trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lợng, giá trị từng loại nguyên vật liệu, trên cơ sở cách phân loại này, các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại nguyên vật liệu trên theo từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp.

Ngoài cách phân loại phổ biến trên, các doanh nghiệp có thể phân loại nguyên vật liệu theo nhiều cách khác nữa Mỗi cách phân loại đều có ý nghĩa riêng và nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau.

Theo nguồn hình thành, vật liệu bao gồm:

- Vật liệu mua ngoài - Vật liệu tự sản xuất

- Vật liệu từ các nguồn khác nh: nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, biếu, tặng thởng

Cách phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý và sử dụng riêng các loại nguyên vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau, do đó đánh gía đợc hiệu quả sử dụng vật liệu trong sản xuất Hơn nữa, còn đảm bảo việc phản ánh

nhanh chóng, chính xác số hiện có và tình hình biến động từng loại nguồn vốn kinh doanh của doanh mgiệp Nhng cách phân loại này không phản ánh chi tiết đợc từng loại nguyên vật liệu.

Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm:

- Vật liệu tự có

- Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ

Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tình hình hiện có của vật liệu, từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu, gồm:

- Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất

- Vật liệu dùng cho nhu cầu khác nh quản lý phân xởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm

Với cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm bắt đợc tình hình sử dụng vật liệu tại các bộ phận và cho các nhu cầu khác từ đó điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kế hoạch sản xuất, tiêu thụ

2 Đánh gía nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định.

Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải đợc đánh giá theo nguyên tắc “giá phí “ tức là tính toán đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có đợc nguyên vật liệu đó Tuy nhiên, tuỳ điều kiện cụ thể về giá nguyên vật liệu ở doanh nghiệp biến động hay ổn định mà có thể lựa chọn một trong hai cách đánh giá nguyên vật liệu sau:

2.1 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế 2.1.1 Giá thực tế nhập kho

Gía thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có nguyên vật liệu đó Tuỳ từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu đợc đánh giá khác nhau

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài

Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ = trị giá mua ghi trên hoá đơn ( không bao gồm VAT ) + các loại thuế không đợc hoàn lại ( thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có ) + các chi phí trực tiếp phát sinh( chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác) – các khoản triết khấu thơng mại, giảm giá ( do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất ).

Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:

- Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh đánh giá.

- Đối với nguyên vật liệu nhận cấp, biếu, tặng thì giá thực tế của… và dễ mất nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trong biên bản của đơn vị cấp hoặc đỡc xác định trên cơ sở giá thị trờng của nguyên vật liệu tơng đơng.

- Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi

Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho đợc đánh giá theo giá trị thực tế nếu còn sử dụng đợc hoặc đánh giá theo giá ớc tính

2.1.2 Giá thực tế xuất kho

Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tợng khác nhau nhằm xác định chính xác chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc tính giá thực tế xuất kho có thể áp dụng theo một số phơng pháp sau:

Phơng pháp giá đích danh

Theo phơng pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô nguyên vật liệu xuất kho đó.

Phơng pháp này sẽ nhận diện đợc từng loại nguyên vật liệu xuất và tồn kho theo từng danh đơn mua vào riêng biệt Do đó trị giá của nguyên vật liệu xuất và tồn kho đợc xác định chính xác tuyệt đối, phản ánh đúng thực tế phát sinh Nhng nh vậy thì việc quản lý tồn kho sẽ rất phức tạp đặc biệt khi doanh nghiệp dự trữ nhiều loại nguyên vật liệu với giá trị nhỏ Khi đó chi phí cho quản lý tồn kho sẽ tốn kém và đôi khi không thể thực hiện đ-ợc.Chính vì vậy chỉ nên áp dụng phơng pháp tính giá này đối với những loại vật liệu đặc trng có gía trị cao.

Với phơng pháp này kế toán phải theo dõi đợc đơn giá thực tế và số l-ợng của từng lô hàng nhập kho Sau đó, khi xuất kho căn cứ vào số ll-ợng xuất tính ra giá thực tế theo công thức sau:

Trị giá thực tế NVL

xuất kho=Số lợng NVL xuấtkhoxĐơn giá thực tế NVL củalô hàng nhập trớc

Khi nào xuất hết số lợng của lô hàng nhập trớc mới lấy đơn giá thực tế của lô hàng tiếp sau để tính ra giá thực tế xuất kho Cách xác định náy sẽ đơn giản hơn cho kế toán so với phơng pháp giá đích danh nhng vì giá thực tế xuất kho lại đợc xác định theo đơn giá của lô hàng nhập sớm nhất còn lại nên không phản ánh sự biến động của giá một cách kịp thời, xa rời thực tế.

Vì thế nó thích hợp cho áp dụng cho những nguyên vật liệu có liên quan đến thời hạn sử dụng

ở phơng pháp này, kế toán cũng phải theo dõi đợc đơn giá thực tế và số lợng của từng lô hàng nhập kho Sau đó khi xuất, căn cứ vào số lợng xuất kho để tính trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho bằng cách:

Trị giá thực tế

NVL xuất kho=Số lợng NVLxuất khoxĐơn giá thực tế NVL của lôhàng nhập sau cùng

Khi nào hết số lợng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân ( x ) với đơn gía thực tế của lô hàng nhập ngay trớc đó và cứ tính lần lợt nh thế Nh vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của các lần mua đầu kỳ Ngợc lại với phơng pháp FIFO, với phơng pháp này mọi sự biến động về giá đợc chuyển ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Do đó phản ánh đúng điều kiện kinh doanh tại thị trờng hiện tại nhng chi phí hiện hành của nguyên vật liệu tồn kho lại xa rời thực tế Vì vậy phơng pháp này thích hợp với những nguyên vật liệu có đặc điểm là phải sử dụng ngay nh các loại thực phẩm tơi sống trong công nghiệp chế biến.

Phơng pháp giá thực tế bình quân

Đây là phơng pháp mà giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở đơn giá thực tế bình quân của nguyên vật liệu:

Hiện nay, các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong số các loại đơn gía thực tế bình quân sau:

Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ:

Cách tính này đợc xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên số liệu đánh giá nguyên vật liệu cả kỳ dự trữ Các lần xuất nguyên vật liệu khi phát sinh chỉ phản ánh về mặt số lợng mà không phản ánh mặt giá trị Toàn bộ giá trị xuất đợc phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập Điều đó làm cho công việc bị dồn lại, ảnh hởng đến tiến độ quyết toán song cách tính này đơn giản, tốn ít công nên đợc nhiều doanh nghiệp sử dụng đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại nguyên vật liệu , thời gian sử dụng ngắn và số lần nhập, xuất mỗi danh điểm nhiều.

Đơn giá bình quân cuối kỳ trớc:

Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ lấy theo đơn giá bình quân cuối kỳ trớc đã tính đợc làm cơ sở tính giá Có thể thấy đây là sự kết hợp giữa cách tính bình quân gia quyền cả kỳ với phơng pháp nhập trớc – xuất trớc Do vậy, nó không tính đến sự biến động về giá ở kỳ này nên việc phản ánh thiếu chính xác Nhng đổi lại, cách tính này đơn giản, đảm bảo tính kịp thời về số liệu.

Đơn giá bình quân liên hoàn (hay đơn gía bình quân sau mỗi lần nhập ):

Sau mỗi lần nhập, kế toán xác định đơn giá bình quân cho từng đầu tên nguyên vật liệu nh sau:

Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh, đơn giá bình quân lần nhập cuối cùng trớc khi xuất đợc dùng làm đơn gía để tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Cách tính này khắc phục đợc nhợc điểm của hai cách tính trên, vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán vừa phản ánh đợc sự biến động về gía nhng khối lợng tính toán lớn vì sau mỗi lần nhập, kế toán phải tính giá một lần.

Nhìn chung, dù là tính đơn gía bình quân theo cách nào thì phơng pháp gía thực tế bình quân cũng mắc phải một hạn chế lớn là giá cả đều có xu hớng bình quân hoá Do vậy, chi phí hiện hành và chi phí thay thế của nguyên vật liệu tồn kho có xu hớng san bằng cho nhau không phản ánh đợc thực tế ở thời điểm lập báo cáo.

Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá muathực tế cuối kỳ.

Theo phơng pháp này, giá thực tế xuất kho chỉ đợc xác định vào cuối kỳ và cách tính lần lợt nh sau:

Đầu tiên kế toán xác định trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua của lần nhập cuối cùng trong kỳ :

Trị giá NVL thực

tồn cuối kỳ =Số lợng NVLthực tồn cuối kỳxĐơn giá lầnmua cuối cùng

` Từ đó tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ

Trị giá NVL xuất

kho trong kỳ=Trị giá NVLnhập trongkỳ

+(-)NVL tồn đầu và cuối kỳChênh lệch trị giá t.tế

Vì giá trị nguyên vật liệu xuất kho chỉ đợc tính vào cuối kỳ nên không cung cấp số liệu kịp thời sau mỗi lần nhập Phơng pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, nhiều mẫu mã khác nhau, giá trị thấp nhng lại xuất dùng thờng xuyên không có điều kiện để kiểm kê liên tục.

2.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán

Các phơng pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các doanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán Còn đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra liên tục kèm theo sự biến động không ngừng của giá cả, việc tính toán, ghi chép và phản ánh theo giá thực tế là khó khăn, phức tạp nhiều khi không thể thực hiện đợc Vì thế để đơn giản hơn cho công tác kế toán , doanh nghiệp tự đặt ra cho mình một loại gía, gọi là giá hạch toán.

Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định, có tính chất ổn định và chỉ dùng để ghi sổ kế toán nguyên vật liệu hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong việc thanh toán, giao dịch với bên ngoài và trên các báo cáo tài

chính.Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm tính đợc quy định thống nhất trong ít nhất một kỳ hạch toán Cuối kỳ, kế toán điều chỉnh giá hạch toán trên sổ chi tiết nguyên vật liệu theo giá thực tế sau đó ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán.Việc điều chỉnh gía hạch toán theo giá thực tế tiến hành theo hai bớc sau:

Bớc 1: Xác định hệ số giữa giá hạch toán và giá thực tế

Bớc 2: Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dựa vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá vừa tính đợc

Trị giá thực tế NVL xuất kho=Trị giá hạch toán NVL xuất khoxH

Trong quá trình sản xuất tuỳ thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu, yêu cầu và trình độ quản trị của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch của nguyên vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc từng loại nguyên vật liệu

Để sử dụng phơng pháp giá hạch toán trong xác định trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho , kế toán phải lập bảng kê số 3 với hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ theo mẫu sau:

Mỗi một phơng pháp tính giá nguyên vật liệu có nội dung, u nhợc điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định Doanh nghiệp phải căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán để lựa chọn và đăng ký một phơng pháp tính phù hợp.Phơng pháp tính giá đã đăng ký phải đợc sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán Khi muốn thay đổi phải giải trình và đăng ký lại đồng thời phải đợc thể hiện công khai trên báo cáo tài chính Nhờ vậy có thể kiểm tra, đánh giá chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

III Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp Tuỳ vào tình hình thực tế mà có thể lựa chọn một trong hai phơng pháp kế toán tổng hợp sau:

1.1 Hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê thờng xuyên Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế

toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vật liệu Với phơng pháp hạch toán này, kế toán có thể cung cấp số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào

1.1.1.Hạch toán ban đầu

Một nguyên tắc bắt buộc của kế toán là chỉ khi nào có đầy đủ bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành, kế toán mới đợc ghi chép và phản ánh Các bằng chứng đó là các loại hoá đơn, chứng từ có thể do doanh nghiệp lập hay bên ngoài doanh nghiệp lập, là chứng từ bắt buộc hay hớng dẫn nhng phải đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ Có nghĩa là phải đợc lập theo đúng chế độ quy định cả về nội dung, số lợng cũng nh trình tự luân chuyển Trong hạch toán nguyên vật liệu , doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây:

-Phiếu nhập kho: Phiếu này do bộ phận cung ứng lập (Theo mẫu

01-VT) trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm Đây là loại chứng từ bắt buộc gồm hai liên( nếu NVL do mua ngoài) hoặc 3 liên( nêu NVL do gia công, chế biến)

Liên 1 : giữ lại ở bộ phận cung ứng

Liên 2: giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán ghi sổ

Liên 3 (nếu có): ngời lập giữ

-Biên bản kiểm nghiêm vật t (Mẫu 05-VT): đối với loại chứng từ này,

doanh nghiệp sẽ tuỳ đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để lập theo kết cấu phù hợp nhất Biên bản đợc lập vào lúc hàng về đến doanh nghiệp trên cơ sở giấy báo nhận hàng Khi đó doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm vật t để kiểm nghiệm nguyên vật liệu thu mua cả về số lợng, chất lợng, quy cách, mẫu mã.Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật t” gồm 2 bản

1bản giao cho phòng ban cung ứng để làm cơ sở có ghi phiếu nhập kho hay không

1 bản giao cho kế toán

Trờng hợp nguyên vật liệu không đúng nh trong hoá đơn phải lập thêm một bản kèm theo các chứng từ có liên quan gửi cho ngời cung ứng.

-Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT): sử dụng khi xuất kho vật t nhng chủ

yếu là cho xuất các loại nguyên vật liệu không thờng xuyên với số lợng sử dụng ít.Phiếu này gồm 3 liên do bộ phận sử dụng hoặc bộ phận cung ứng lập

Liên 1 : lu tại nơi lập

Liên 2: giao thủ kho làm cơ sở ghi thẻ kho rồi chuyển lên bộ phận kế toán

Liên 3: giao cho ngời nhận vật t giữ để ghi sổ kế toán nơi sử dụng

-Phiếu xuất kho theo hạn mức (Mẫu 04-VT): Trong trờng hợp vật t xuất thờng xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập đợc định mức tiêu hao vật t cho sản phẩm thì sử dụng loại chứng từ này, gồm 2 liên

Liên 1: giao cho đơn vị lĩnh vật t

Liên 2: giao thủ kho.Sau mỗi lần xuất kho , thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho.Cuối tháng hoặc sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển 1 liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển lên phòng kế toán

-Thẻ kho(Mẫu 06-VT): do kế toán lập và giao thủ kho để ghi chép

hàng ngày Thẻ kho đợc lập cho từng loại vật t ở cùng một kho và là căn cứ

để kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác Do vậy, thẻ kho cũng là một loại chứng từ bắt buộc.

-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT): do bộ phận

cung ứng lập khi doanh nghiệp xuất kho vật t cho gia công, chế biến, di chuyển nội bộ doanh nghiệp sử dụng Tuỳ vào chế độ và yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp sẽ quy định số liên cần lập.

-Biên bản kiểm kê vật t (Mẫu 08-VT): Vào cuối kỳ, ở mỗi kho phải

tiến hành kiểm kê, đánh giá, xác định số thực tế tồn kho cuối kỳ và lập biên bản kiểm kê vật t làm cơ sở đối chiếu với số liệu ghi chép, phát hiện ra các trờng hợp thừa, thiếu vật t để có biện pháp sử lý kịp thời Biên bản này cần lập thành 2 bản

1 bản giao cho phòng kế toán 1 bản giao cho thủ kho

-Phiếu báo vật t còn cuối kỳ (Mẫu 07-VT): Trờng hợp tại bộ phận sử dụng vật t còn thừa đợc giữ lại sử dụng tiếp mà không nhập lại kho, bộ phận đó phải lập “Phiếu báo vật t còn cuối kỳ” từ đó xác định số nguyên vật liệu đã tính vào chi phí kỳ này đợc chuyển sang kỳ sau, phiếu gồm 2 bản

1 bản giao cho phòng cung ứng 1 bản giao cho phòng kế toán

Ngoài ra, để hạch toán nguyên vật liệu kế toán của doanh nghiệp còn căn cứ vào một số chứng từ khác nh “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”, “Hoá đơn GTGT”, Hoá đơn cớc phí vận chuyển”, “Hoá đơn giám định hàng nhập khẩu”, … và dễ mất, các chứng từ phản ánh thanh toán nh “Phiếu chi”, “Giấy báo Nợ”, “Phiếu thanh toán tạm ứng”,… và dễ mất

1.1.2.Tài khoản sử dụng

Các tài khoản kế toán sử dụng gồm:

TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế

TK 152 có nội dung và kết cấu nh sau:

Bên Nợ

*Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ *Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

*Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ ( trờng hợp doanh nghiệp hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)

Bên có

*Trị gía thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ

*Khoản giảm giá, triết khấu thơng mại nguyên vật liệu mua vào, trị gía nguyên vật liệu mua trả lại bên bán

*Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê

*Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ(áp dụng cho doanh nghiệp hạch toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)

D Nợ

*Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể mở thêm các tài khoản cấp 2,3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm, thứ vật liệu

TK 152 – “Nguyên liệu, vật liệu”:

Ngoài ra còn có các tài khoản

TK 151 “Hàng mua đang đi đờng”: tài khoản này phản ánh gía trị vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận mua nhng cha về nhập kho

TK 331 “Phải trả ngời bán” : đợc dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tợng khác về khoản vật liệu, hàng hoá, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết

TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp”: theo dõi trị giá nguyên vật liệu trực tiếp xuất sử dụng cho sản xuất, công việc, lao vụ dịch vụ; Trị giá nguyên vật liệu không dung hết nhập kho; Trị giá phế liệu thu hồi Tài khoản này không có số d cuối kỳ và đợc mở chi tiết theo đối tợng hạch toán sản xuất.

Và một số tài khoản khác có liên quan nh: TK 111, TK 112, TK 141, TK 627, TK 641, TK 642, TK 133… và dễ mất

1.1.3.Phơng pháp kế toán

1.1.3.1.Tại doanh nghiệp tính thúê GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Kế toán các trờng hợp tăng nguyên vật liệu

Tăng do mua ngoài nhập kho

Nợ TK 152:- Giá thực tế trên hoá đơn(không bao gồm VAT) Nợ TK 1331: - VAT đầu vào

Có TK 331,111,141… và dễ mất: - Tổng gía thanh toán Tăng do nhập kho hàng mua đang đi đờng kỳ trớc

Kế toán các trờng hợp giảm nguyên vật liệu

Trờng hợp xuất để chế tạo sản phẩm

Nợ TK 621: - trị giá thực tế xuất kho Có TK 152

Trờng hợp xuất nguyên vật liệu dùng chung cho phân xởng, bán hàng, quản lý hay cho xây dựng cơ bản

Nợ TK 154: Có TK 152

Đánh giá giảm nguyên vật liệu

Nợ TK 412: - phần chênh lệch giảm do đánh giá lại Có TK 152

1.1.3.2.Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp Trình tự kế toán tơng tự nh trên chỉ khác phần thuế GTGT đầu vào đợc tính vào giá thực tế nhập kho thể hiện ở sơ đồ hạch toán sau:

Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên(Trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

1.2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp theo dõi phản ánh không thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu trên các tài khoản tơng ứng.Giá trị của nguyên vật liệu mua vào nhập kho , xuất kho trong kỳ đợc theo dõi, phản ánh ở tài khoản 611 “Mua hàng” Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất

Nhập kho NVL mua ngoài(Giá thanh toán có VAT)

Thuế nhập khẩu tính vào trị giáVật liệu nhập kho

Nhập kho NVL gia công chế biếnPhế liệu thu hồi thừa sau kiểm kê

Xuất dùng trực tiếp cho sản xuấtChế tạo sản phẩm

Xuất dùng cho quản lý PX,phục vụsản xuất, bán hàng,QLDN, XDCB

Xuất NVL gửi bánThiếu sau kiểm kê

Nhận lại vốn góp liên doanhbằng NVL

Xuất góp vốn liên doanh

Phát hiện thiếu chờ xử lý, chênh lệch giảmDo đánh giá lại NVL

Giảm giá, trả lại NVL

TK 611”Mua hàng”:tài khoản này sử dụng để phản ánh giá thực tế của số vật t, hàng hoá mua vào trong kỳ.Nó chỉ đợc áp dụng trong doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Nội dung, kết cấu của TK 611

Bên Nợ

*Kết chuyển trị giá thực tế của vật t hàng hoá tồn đầu kỳ *Trị giá thực tế của vật t, hàng hoá mua vào trong kỳ

*Trị giá thực tế vật t, hàng hoá nhập vào trong kỳ (do các nguồn khác nh hàng bán bị trả lại)

Bên Có

*Trị giá thực tế vật t, hàng hoá tồn kho cuối kỳ theo kết qủa kiểm kê *Trị giá thực tế vật t, hàng hoá xuất bán, xuất dùng trong kỳ

*Trị giá thực tế hàng hoá gửi bán cha xác định là tiêu thụ trong kỳ *Trị giá vật t, hàng hoá trả lại ngời bán hoặc số tiền đợc bên bán giảm giá

TK 611 có hai tài khoản cấp 2

-TK 6111 “Mua nguyên liệu, vật liệu “ -TK 6112 “ Mua hàng hoá “

Tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, TK 151, TK 152 không sử dụng để theo dõi tình hình nhập, xuất trong kỳ chỉ sử dụng để kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho và đang đi đờng lúc đầu kỳ và cuối kỳ

1.2.2.Phơng pháp kế toán

Trình tự kế toán đợc biểu diễn bằng sơ đồ sau ( áp dụng cho cả doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và doanh nghiệp tính thuế

Nhập kho NVL mua ngoài(nộp VAT theo ph ơng pháp trực tiếp)

Kết chuyển trị giá NVL đang đi đ ờng cuối kỳ

VAT đầu vào

Thuế nhập khẩu tính vào trị giáNVL nhập kho

Nhập kho NVL gia công chế biến,Phế liệu thu hồi

Giảm giá, hàng mua bị trả lại

Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng

Nhập kho NVL mua ngoài(nộp VAT theo ph ơng pháp khấu trừ)

1.3 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu trong điều kiện kinh doanh theo cơ chê thị trờng, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán, các doanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong đó bao hàm cả nguyên vật liệu.

Theo thông t số 107/2001/TT- BTC của Bộ Tài chính trớc đây quy

định: những vật t, hàng hoá có giá trị thu hồi hoặc giá trị thờng thấp hơn giá trị ghi sổ kế toán thì sẽ tiến hành lập dự phòng Điều này trong nhiều trờng hợp vẫn cha đảm bảo nguyên tắc thận trọng Chẳng hạn khi một loại hàng hoá có giá gốc và giá thị trờng là nh nhau, nếu theo cách làm cũ sẽ không có khoản dự phòng nào đợc lập, trong khi chi phí để tiêu thụ hàng hoá đó khi cộng vào giá gốc làm cho giá gốc lớn hơn so với giá thị trờng và nh vậy về thực chất hàng hoá này bị giảm giá trị Thực tế hiện nay cho thấy, chi phí về tiêu thụ hàng hoá ngày càng chiếm tỷ trọng cao, bất kỳ doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều tồn tại chi phí này Do vậy cách xác lập dự phòng đó đã không còn phù hợp, thiếu chuẩn xác Từ thực tế phát sinh, trên cơ sở tiếp thu nghiên cứu chuẩn mực kế toán quốc tế , vừa qua vào ngày 31 tháng 12 năm 2001 , Bộ trởng Bộ Tài chính đã ra quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành và công bố bốn chuẩn mực kế toán Việt nam( Đợt I ) Tại chuẩn mực số 02- Chuẩn mực hàng tồn kho đã quy định nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và cụ thể với nguyên vật liệu nh sau:

- Việc trích lập dự phòng chỉ đợc thực hiện vào cuối niên độ kế toán tr-ớc khi lập báo cáo tài chính trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng:

Giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho phải ớc tính trên cơ sở các bằng chứng tin cậy thu thập đợc vào thời điểm ớc tính.

- Với t cách là hàng tồn kho, nguyên vật liệu dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm cũng là đối tợng lập dự phòng nhng không đợc đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ đợc bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản phẩm Khi có sự giảm giá nguyên vật liệu mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc thì mới đợc đánh giá giảm bằng với giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng.

1.3.1 Chứng từ sử dụng trong hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Các chứng từ ở đây là các bằng chứng chứng minh cho sự giảm giá của nguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm, cũng nh các chứng từ khác cho thấy sự giảm giá của sản phẩm đợc sản xuất từ các loại nguyên vật liệu đó Chúng có thể gồm các giấy báo giá, bảng niêm yết giá, các hoá đơn,… và dễ mất Dựa vào đó, kế toán lập “Sổ chi tiết dự phòng giảm giá

Sổ này là căn cứ để kế toán tiến hành các bút toán trích lập dự phòng 1.3.2 Tài khoản sử dụng

Kế toán sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “: tài khoản này phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc trích lập và hoàn nhập của doanh nghiệp

Nội dung và kết cấu của TK 159

Bên Nợ:

*Giá trị khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc hoàn nhập

Bên Có

*Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập vào chi phí SXKD trong kỳ của doanh nghiệp

Số d bên Có

*Giá trị khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Và TK 632 “ Giá vốn hàng bán” đợc chi tiết cho khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

1.3.3 Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

- Trờng hợp khoản trích lập dự phòng cuối niên độ trớc nhỏ hơn khoản cần trich lập tại thời điểm cuối niên độ này, thì phải trích lập thêm bằng bút toán

Nợ TK 632: - Mức trích lập thêm Có TK 159

Ngựơc lại, nếu số cần trích lập lơn hơn số đã trích lập, kế toán chỉ phải hoàn nhập phần chênh lệch để ghi giảm chi phí kinh doanh trong kỳ

Nợ TK 159: - Phần chênh lệch Có TK 632

Rõ ràng cách hạch toán nh trên đơn giản hơn rất nhiều so với trớc đây Cuối niên độ kế toán dù cần trích lập thêm hay phải hoàn nhập thì chỉ bằng một bút tóan Cách làm này vừa đơn giản mà vẫn đảm bảo đợc thực chất của nghiệp vụ Đây có thể nói là một trong những điểm mới, tiến bộ mà chuẩn mực mới ban hành đợt I này đạt đợc Nhờ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành các chuẩn mực tiếp theo nhằm đa kế toán nớc nhà ngày càng phù hợp với kế toán Quốc tế góp phần nâng cao khả năng hội nhập của nền kinh tế đất nớc.

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Những số liệu mà kế toán tổng hợp cung cấp chỉ dừng lại ở những con số tổng quát và phản ánh sự biến động của nguyên vật liệu một cách chung nhất Trong khi yêu cầu quản lý đòi hỏi sự cụ thể chi tiết không chỉ đến từng loại nguyên vật liệu mà còn cần chi tiết đên từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu Nh vậy mới có cách quản lý chúng tiết kiệm và hiệu quả Vì thế, song song với kế toán tổng hợp các doanh nghiệp còn tiến hành tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc ghi chép thờng xuyên sự biên động nhập, xuất, tồn của từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu, cả về mặt giá trị và hiện vật tại từng kho trong doanh nghiệp Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất Muốn vậy, các doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn và sử dụng phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý doanh nghiệp

2.1 Phơng pháp thẻ song song

Về nguyên tắc phơng pháp này yêu cầu ở kho ghi chép về mặt số l-ợng, phòng kế toán ghi chép cụ thể cả số lợng và giá trị từng thứ nguyên vật liệu Cụ thể:

- Tại kho: Công tác ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng.Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định(Mẫu 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu của từng kho rồi phát cho thủ kho ghi chép hàng ngày.

Đơn vị… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất

Tên kho… và dễ mất… và dễ mất Thẻ kho

Số thẻ kho… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất Số tờ… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất.Ngày lập thẻ… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất

Danh điểm vật liệu… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất.Tên, nhãn hiệu, quy cách VT … và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất.Đơn vị tính… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất.

Hàng ngày sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ nhập, xuất thủ kho tiến hành ghi chép đầy đủ từ cột 1 đến cột 6 Đến cuối ngày tính ra số nguyên vật liệu tồn kho và ghi vào cột 7.Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số lợng tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau Hàng ngày hoặc định kỳ( khoảng 3-5 ngày), sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại về phòng kế toán

-Tại phòng kế toán : kế toán nguyên vật liệu sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng danh điểm tơng ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lợng và giá trị.

Sổ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu

Số thẻ kho… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mấtSố tờ… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất Danh điểm vật liệu… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất.Tên, nhãn hiệu, quy cách VT… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất.Kho … và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mấtGiá hạch toán… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất.

Đơn vị tính… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất… và dễ mất Ngày

tháng Số hiệu CTNhậpXuất Diễngiải TK đốiứng NhậpSLĐGTT XuấtSLĐGTT TồnSLĐGTT Ghichú

Khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho của thủ kho chuyển lên,kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền rồi ghi vào sổ chi tiết Trờng hợp sử dụng giá hạch toán, kế toán sẽ không ghi vào các cột 7,10,13 mà lấy giá đã đợc ghi ở trên Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và đối chiếu với thẻ kho Số lợng nguyên vật liệu tồn kho trên sổ(thẻ) kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho.

Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp kế toán nguyên vật liệu phải tổng hợp số liệu trên các sổ ( thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu vào “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu”

Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu

Nhóm vật liệuTồn đầu kỳNhập trong kỳXuất trong kỳTồn cuối kỳLợngTiềnLợngTiềnLợngTiềnLợngTiền

Tổng cộng

Cách phân công ghi chép giữa kho và phòng kế toán theo phơng pháp này làm cho việc ghi chép đơn giản và thuận lợi cho công tác kiểm tra , đối chiếu số liệu Nhng số liệu ghi chép bị trùng lặp ở chỉ tiêu số lợng, nếu doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu thì khối lợng các sổ, thẻ sẽ lớn gây khó khăn cho việc lu trữ, bảo quản Việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán Vì thế phơng pháp này phù hợp với những doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.

Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ngay tiêu đề của phơng pháp đã cho thấy để kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp cần sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển Nhng để có số liệu ghi chép vào sổ này, kế toán phải lập bảng kê nhập và bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập và xuất, sau đó số liệu đợc tập hợp vào bảng luỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất

liệu Tồn kho đầuthángTừ ngày… và dễ mất đến Nhập (xuất ) trong tháng

ngày… và dễ mất Từ ngàyngày… và dễ mất… và dễ mất đến … và dễ mất Cộng

Theo phơng pháp này, công việc giữa kho và phòng kế toán diễn ra nh sau:

- Tại kho: Giống nh phơng pháp thẻ song song, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi tình hình biến động tứng thứ nguyên vật liệu theo số lợng

- Tại phòng kế toán : định kỳ sau khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất kho của thủ kho, kế toán kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép về số lợng và giá trị từng thứ vật liệu ở từng kho Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng, mỗi danh điểm vật liệu ghi một dòng.

Sổ đối chiếu luân chuyển

+Các cột còn lại lấy số liệu từ các bảng kê chuyển vào

Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.

Nhìn chung phơng pháp này cũng đơn giản, dễ làm và khối lợng ghi chép giảm nhẹ hơn so với phơng pháp thẻ song song, tuy nhiên vẫn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lợng, số liệu cung cấp cha kịp thời do công việc bị dồn vào cuối tháng.

Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

2.3 Phơng pháp sổ số d

Khác với hai phơng pháp trên, phơng pháp này yêu cầu phòng kế toán theo dõi và phản ánh từng thứ vật liệu về chỉ tiêu giá trị còn thủ kho vẫn quản lý về số lợng.

- Tại kho: hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại theo từng nhóm nh quy định, sau đó lập một bản chứng từ nhập và

Từ ngày… và dễ mấtđến ngày… và dễ mấttháng… và dễ mấtnăm… và dễ mất Nhóm vật

liệu Số lợng CT Nhập (xuất)Số hiệu CT Thành tiền Ký nhận Tổng cộng

Thủ kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong phiếu rồi giao cho kế toán kèm theo phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho ghi trên thẻ kho để ghi vào sổ số d (cột số lợng), sau đó chuyển trả cho kế toán

Sổ số d là một loại sổ do kế toán mở cho từng kho, sử dụng cho cả năm, cuối mỗi tháng giao thủ kho ghi một lần.Thông qua đó kế toán kiểm tra và

-Tại phòng kế toán :khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất và phiếu giao nhận chứng do nhân viên phụ trách kho chuyển lên, kế toán nguyên vật liệu lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất nh ở phơng pháp trên cho từng kho để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị.

Cuối tháng, khi sổ số d đã đợc thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào số lợng tồn kho mà thủ kho đã ghi và đơn giá từng th vật liệu tính ra thành tiền ghi vào cột số tiền Số liệu trên cột số tiền của sổ số d sẽ phải đối chiếu với số tồn kho trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn và với số liệu kế toán tổng hợp.

Theo phơng pháp này, khối lợng ghi chép hàng ngày đã giảm nhẹ đáng kể, không có sự trùng lặp về công việc giữa kế toán và thủ kho nhng việc tìm ra sai sót để sửa chữa sẽ khó khăn Các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, chủng loại vật liệu đa dạng, quản lý theo danh điểm và sử dụng giá hạch toán nên sử dụng phơng pháp này, nhng đòi hỏi trình độ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tơng đối cao.

Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

IV Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất

1 Hình thức Nhật ký – Sổ Cái

Hình thức Nhật ký – Sổ Cái trong hạch toán nguyên vật liệu sử dụng duy nhất một quyển sổ tổng hợp là sổ Nhật ký – Sổ Cái, ngoài ra còn có các sổ và thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Nhật ký – Sổ Cái là một quyển sổ gồm hai phần, phần Nhật ký ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và tập hợp riêng cho từng đối tợng ở phần Sổ Cái.

Nhật ký – Sổ Cái Số

TT NTghi sổ Chứng từSHNT Diễn giải Số phátsinh Tk 152 TK 153 TK 621 TK 627 TK 641 TK 642

Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu và các chứng từ có liên quan, kế toán nguyên vật liệu tiên hành ghi vào Nhật ký – Sổ Cái (của các tài khoản 152, 621, 641… và dễ mất) theo trình tự thời gian Cuối tháng, khoá sổ và tiến hành tổng hợp số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái để đối chiếu số liệu với bộ phận kế toán chi tiết Về nguyên tắc, số phát sinh Nợ và số d cuối kỳ của các tài khoản 152, 641,627… và dễ mấtphải khớp đúng số liệu trên báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu” Từ đó tiến hành lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khi kết thúc niên độ kế Đối chiếu, kiểm tra

Hạch toán nguyên vật liệu theo hệ thống sổ của hình thức này rất đơn giản, số lợng sổ lại ít nên khối lợng ghi sổ không nhiều, số liệu kế toán tập trung cho biết cả hai chỉ tiêu thời gian và phân loại đối tợng ngay trên một dòng ghi, do vậy dễ theo dõi kiểm tra.Tuy nhiên do tài khoản đợc liệt kê ngang sổ nên khuôn sổ sẽ cồng kềnh, khó bảo quản trong niên độ và khó

phân công trong lao động kế toán Nếu doanh nghiệp có ít tài khoản sử dụng, ít lao động kế toán , khối lợng nghiệp vụ phát sinh không nhiều, trình độ kế toán thấp thì áp dụng hình thức này là có hiệu quả, không ảnh hởng đến tốc độ cung cấp thông tin cho quản lý cũng nh độ chính xác của số liệu đã ghi.

2 Hình thức Nhật ký chung

Các sổ sử dụng để kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung bao gồm:Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền, Sổ Cái các tài khoản 152, 153, 621, 627, 641, 642 và các sổ, thẻ kế toán chi tiết khác phù hợp với phơng pháp kế toán chi tiết mà doanh nghiệp sử dụng Nhật ký chung là loại sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ về sự biến động tăng giảm của từng loại nguyên vật liệu theo trình tự thời gian Kế toán tiến hành đồng thời cả việc hạch toán và định khoản ngay trên sổ này.

Số Nhật ký chung

Năm… và dễ mất NT ghi

sổ Chứng từS NT Diễn giải Đã ghiSổ Cái Số hiệuTK NợSố phát sinhCó Sổ Cái cũng là một loại sổ tổng hợp nhng đợc dùng để mở cho từng tài khoản, doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản thì có bấy nhiêu quyển Sổ Cái Số liệu ghi vào sổ này là từ các sổ Nhật ký.

Sổ Cái

Năm… và dễ mất Tên tài khoản… và dễ mất

Số hiệu… và dễ mất NT ghi

sổ Chứng từ Diễn giải Trang sổNKC Số hiệu TKđối ứng Số phátsinh

Khi có các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung đầu tiên( vào tất cả các cột trừ cột 5) Đồng thời nêu doanh nghiệp có nhu cầu theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp thì các chứng từ này còn đợc ghi vào sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký chi tiền Sau đó, số liệu đợc chuyển vào Sổ Cái các tài khoản 152, 153, 621,… và dễ mất , lúc này kế toán mới ghi vào cột 5 trên sổ Nhật ký chung Cuối tháng, cộng số liệu trên các Sổ Cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh phần giành cho tài khoản 152,153 Trên cơ sở số liệu của các sổ này trong suốt niên độ kế toán để lập các báo cáo tài chính.

Sơ đồ ghi sổ kế toán nguyên vật liệu

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu số liệu

Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký chung có u điểm là ghi chép đơn giản, sổ cấu tạo đơn giản, rõ ràng nên dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu nhng số liệu ghi chép trùng lặp nhiều.Hình thức này phù hợp với mọi loại hình hoạt động cũng nh quy mô, trình độ và trong điều kiện lao động kế toán bằng máy Với điều kiện lao động kế toán thủ công, hình thức này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đơn giản, trình độ quản lý và kế toán còn thấp, bộ máy kế toán đợc tổ chức theo mô hình tập trung và có nhu cầu phân công lao động kế toán.

3 Hình thức chứng từ ghi sổ

Để kế toán nguyên vật liệu theo hình thức này cần các loại sổ : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái tài khoản 152,153… và dễ mất và các sổ kế toán chi tiết

sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cũng là một loại hình sổ Nhật ký để ghi chép nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian nhng không tiến hành định khoản ngay trên sổ này Nó dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ đồng thời để kiểm tra, đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh.

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Năm… và dễ mất

Chứng từ ghi sổSố tiềnChứng từ ghi sổSố tiềnSố hiệuNgày thángSố hiệuNgày tháng

-Luỹ kế từ đầu năm

Hàng ngày, căn cứ các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu hợp lý, hợp lệ hoặc bảng tổng hợp chứng từ nhập, xuất, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ, trong đó bao gồm cả nội dung nghiệp vụ và định khoản Đồng thời số liệu cũng đợc chuyển vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (phần số tiền) và Sổ Cái tài khoản 152, 153.Đến cuối tháng, kế toán khoá sổ, cộng tổng số tiền trên các Sổ Cái và đối chiếu với kế toán chi tiết Số liệu ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là căn cứ cho kế toán lập bảng cân đôi số phát sinh cũng nh các báo cáo tài chính tại thời điểm kết thúc tài chính năm.

Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Cách ghi chép theo hình thức Sổ này cũng đơng giản, dễ ghi và thống nhất nên tiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra Mặt khác, sổ đợc thiết kế theo kiểu tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động nhng cũng không khắc phục đợc nhợc điểm ghi chép trùng lặp của của các hình thức ghi sổ trên Hình thức này phù hợp với mọi loại quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh , đơn vị quản lý cũng nh đơn vị hành chính sự nghiệp Kết cấu sổ đơn giản nên thích hợph với cả điều kiện kế toán thủ công và lao động kế toán bằng máy -Sổ Cái tài khoản 152, 153

-Các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Bảng kê số 3 dùng để tính giá thực tế nguyên vật liệu Bảng này lấy số liệu từ NKCT số 5 (Phần ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 331), NKCTsố 6 (Ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 151), NKCT số 2 (ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 112), NKCT số 1 (ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152) và NKCT số 7

Bảng kê gồm tổng hợp giá trị nguyên vật liệu nhập kho và phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán Trên cơ sở đó tính ra hệ số giá vật liệu, từ đó tiến hành tính ra vật liệu xuất dùng và tồn kho

Sổ chi tiết TK 331 gồm 2 phần: Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152 Phần theo dõi thanh toán

Nguyên tắc ghi sổ này là mỗi ngời bán ghi một sổ hoặc một trang sổ, mỗi hoá đơn ghi một dòng theo thứ tự thời gian và theo dõi đến lúc thanh toán xong.

NKCTsố 5 là sổ tổng hợp thanh toán với ngời bán về các khoản mua nguyên vật liệu , hàng hoá, các lao vụ dịch vụ khác Gồm hai phần:

Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK liên quan Phần theo dõi thanh toán ghi Nợ TK 331

NKCT số 5 đợc mở mỗi tháng một tờ Cuối tháng, căn cứ vào số tổng cộng của từng sổ chi tiết TK 331 kế toán ghi vào NKCT số 5, mỗi ngời bán ghi một dòng.

NKCT số 6: dùng để theo dõi nguyên vật liệu đang đi đờng trong kỳ cha kịp về nhập kho , ghi theo từng chứng từ và theo dõi liên tục cho đến khi nhận đợc hàng

Hạch toán nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu đợc phản ánh trên bảng phân bổ số 2 rồi ghi vào các bảng kê: Bảng kê số 4,”Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xởng”(Phần ghi Nợ TK 154, 621, 627,631 và ghi Có TK 152,153); Bảng kê số 5 “Tập hợp chi phí bán hàng”, “Chi phí quản lý”(Phần ghi Nợ TK 641, 642, ghi Có TK 152) ;Bảng kê số 6 “Chi phí trả trớc”, “Chi phí phải trả” (Phần ghi Nợ TK 142, 335, ghi Có TK 152)

Cuối tháng số liệu tổng cộng của Bảng kê nói trên đợc ghi vào NKCT số 7 Đồng thời số liệu từ NKCT số 5, số 7, số 6 sẽ đợc chuyển vào Sổ Cái TK 152, TK 153 Và số liệu của Sổ Cái này là cơ sở đối chiếu với “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu do kế toán chi tiết nguyên vật liệu cung cấp Từ đó tiến hành lập các báo cáo tài chính cuối năm.

Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký – Chứng từ

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Nhật ký – Chứng từ kế thừa các u điểm cuẩ các hình thức ra đời trớc nó, đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán Hầu hết các sổ kết cấu theo kiểu một bên nên giảm 1/2 khối lợng ghi sổ Mặt khác các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu, kiểm tra cao Mẫu sổ in sẵn và ban hành thống nhất tạo nên kỷ cơng cho việc ghi chép sổ sách Nhng số lợng sổ nhiều , đa dạng, phức tạp nên khó vận dụng máy vi tính vào sử lý số liệu kế toán đòi hỏi trình độ các nhân viên kế toán phải cao, số lợng, chủng loại nguyên vật liệu phong phú và doanh nghiệp

xây dựng đợc hệ thống danh điểm cho các loại vật liệu đồng thời phải sử dụng giá hạch toán trong ghi chép sổ sách.

Chơng ii

Thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu Tại công ty bánh kẹo hải châu

1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty bánh kẹo Hải Châu tiền thân là Nhà máy Bánh kẹo Hải Châu thành lập ngày 02/09/1965 dới sự giúp đỡ của hai tỉnh Thợng Hải và Quảng Châu (Trung Quốc) Để biểu thị tình hữu nghị Nhà máy đã mang tên ghép

của hai tỉnh là Hải Châu Hiện nay Công ty là một doanh nghiệp Nhà nớc, thành viên hạch toán độc lập của Tổng Công ty Mía đờng I trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Theo quyết định số 1355 NN – TCCB/QĐ ngày 29/10/1994 của Bộ trởng Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm (Nay là Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn) về việc đổi tên và bổ sung nhiệm vụ của Công ty :

Tên giao dịch trong nớc: Công ty bánh kẹo Hải Châu

Tên giao dịch quốc tế: HAICHAU CONFECTIONERRY

Trải qua gần 40 năm phát triển và trởng thành với biết bao khó khăn, thử thách, Công ty bánh kẹo Hải Châu đã từng bớc khẳng định mình trong nền kinh tế thị trờng đầy biến động và đạt đợc những thành tích nhất định

Thời kỳ 1965-1975: Đây là 30 năm đầu hoạt động của Công ty với

chỉ 3 Phân xởng sản xuất chính là Phân xởng mì sợi, Phân xởng sản xuất bánh và Phân xởng kẹo Vốn đầu t lúc này chủ yếu do Trung Quốc viện trợ Thời kỳ này diễn ra cuộc chiến tranh phá hoại của đế quốc Mĩ, một phần nhà xởng, máy móc, thiết bị của Nhà máy đã bị h hỏng nặng Phân xởng kẹo đợc tách sang Nhà máy Miến Hà Nội (Nay là Công ty bánh kẹo Hải Hà) Do trình độ Công nghệ còn thấp, lao động thủ công là chủ yếu nên sản phẩm sản xuất ra không đáp ứng nhu cầu nhân dân Số cán bộ công nhân viên bình quân của Nhà máy lúc này là 850 ngời/ năm.

Thời kỳ 1976-1985: là thời kỳ đất nớc khắc phục hậu quả chiến tranh

và bắt đầu có sự sắp xếp lại sản xuất theo hớng “sản xuất hàng hoá” Nhận biết đợc xu hớng phát triển, Nhà máy đã bổ xung thêm hai lò thủ cỗng sản xuất bánh kem xốp với công suất 240 kg/ ca và thành lập Phân xởng mì ăn liền Tuy nhiên do sức cạnh tranh trên thị trờng, sau một thời gian sản phẩm này đã trở nên không thích hợp Đây là thời kỳ làm ăn kém hiệu quả của Nhà máy, thua lỗ kéo dài và Nhà nớc phải đứng ra bù lỗ.

Thời kỳ 1986-1991: do có sự thay đổi cơ chế, Nhà máy bắt đầu

chuyển sang kinh doanh tự bù đắp chi phí, không có sự bao cấp của Nhà n -ớc Năm 1990-1991, Nhà máy lắp đặt thêm 2 dây chuyền bánh quy Đài Loan nớng bằng lò điện, công suất 2,5-2,8 tấn/ca, đầu t thêm dây chuyền sản xuất bia công suất 2,5 tấn/ca Thời kỳ này Nhà máy gặp rất nhiều khó khăn do có sự cạnh tranh của các sản phẩm nhập lậu, hàng nhái… và dễ mất

Thời kỳ 1992 đến nay: trong giai đoạn này Nhà máy đã chính thức

đổi tên là Công ty bánh kẹo Hải Châu kể từ ngày 29/20/2994 Công ty đã thực hiện việc sắp xếp lại sản xuất theo chủ trơng mới, hớng sản xuất vào các mặt hàng truyền thống, đầu t mua sắm thêm trang thiết bị mới, thay đổi mẫu mã và nâng cao chất lợng sản phẩm Từ năm 1993 đến 1995, Công ty liên tục đầu t các dây truyền sản xuất bánh mới từ nớc ngoài Đên năm 1996, đợc sự tài trợ của chơng trình quốc gia PCRLI và sự tài australia trong chơng trình phòng chống rối loạn tiêu hoá do thiếu Iốt, Công ty đã đầu t thiết bị trên 500 triệu đồng để nâng cao chất lợng sản xuất bột canh (đã tăng gấp 2 lần so với năm 1995) Từ đó đến nay, Công ty còn đầu t mới

một số dây truyền nh dây chuyền sản xuất kẹo cứng, kẹo mềm, dây chuyền sản xuất sôcôla.

Nhờ sự tích cực đổi mới và hớng phát triển phù hợp, Công ty bánh kẹo Hải Châu đã không ngừng vơn lên tạo công ăn việc làm cho trên dới 1000 cán bộ công nhân viên với mức lơng trên 1 triệu đồng/ngời/tháng; doanh thu, lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách ngày càng tăng.

Dới đây là một số chỉ tiêu kinh tế cho thấy sự phát triển cuả Công ty

Đến nay Công ty đã có 50 chủng loại mặt hàng với mẫu mã, bao bì hấp dẫn mang đậm dấu ấn Hải Châu, quy cách đa dạng hoàn thiện mã số, mã vạch đủ tiêu chuẩn quốc tế, sánh ngang với nhiều mặt hàng bánh kẹo n-ớc ngoài, đã giành nhiều huy chơng vàng và đợc bình chọn vào TOPTEN “Hàng Việt Nam chất lợng cao” từ năm 1996 đến năm 2000 cùng nhiều giải thởng khác

2 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty bánhkẹo Hải Châu.

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, Công ty bánh kẹo Hải Châu tổ chức mô hình quản lý theo phơng pháp kết hợp giữa trực tuyến và chức năng Do vậy đã thể hiện đợc cả tính tập trung hoá và phi tập trung hoá, tận dụng đợc u điểm cũng nh hạn chế đợc nhợc điểm của hai ph-ơng pháp này Bộ máy quản lý của Công ty đợc cơ cấu nh sau:

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty bánh kẹo Hải Châu

Sơ đồ trên cho thấy, các bộ phận phòng ban trong Công ty gồm có: ☼Ban giám đốc:

•Giám đốc là ngời phụ trách chung và phụ trách công tác tổ chức cán bộ lao động tiền lơng, công tác kế hoạch vật t, tiêu thụ, tài chính, kế toán, thống kê Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc

•Phó giám đốc kỹ thuật: giúp việc cho giám đốc các công tác về kỹ thuật, nâng cao bồi dỡng trình độ công nhân, điều hành kế hoạch tác nghiệp (hàng ngày) của các Phân xởng

•Phó giám đốc kỹ thuật: giúp việc cho giám đốc các công tác về kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, công tác hành chính quản trị và bảo vệ.

☼Phòng tổ chức: có chức năng tham mu cho giám đốc về tổ chức, sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý, hiệu quả đồng thời nghiên cứu các biện pháp, xây dựng các phơng án nhằm hoàn thiện việc trả l-ơng,phân phối tiền thởng hợp lý.

☼Phòng kỹ thuật: phụ trách công tác đổi mới kỹ thuật, đa cải tiến kỹ thuật vào sản xuất, nghiên cứu, triển khai các phơng án mở rộng sản xuất

☼Phòng kế toán –tài chính: có chức năng tham mu cho giám đốc về mặt thống kê và tài chính Ngoài ra còn có nhiệm vụ khai thác nhằm đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc.

☼Phòng kế hoạch vật t: Đảm nhiệm công tác kế hoach sản xuất, tiêu thụ, xây dựng các kế hoạch thu mua và cung ứng nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời cho sản xuất kinh doanh và theo dõi kế hoạch sản xuất ở các Phân xởng

☼Phòng hành chính quản trị: giải quyết các công việc có tính chất hành chính phục vụ cho bộ máy quản lý.

☼Ban bảo vệ: đảm bảo an toàn, trật tự cho toàn Công ty, tham mu cho giám đốc về công tác tự vệ và thực hiện nghĩa vụ quân sự.

☼Ban xây dựng cơ bản: phụ trách công tác kế hoach xây dựng cơ bản, công tác sửa chữa nhỏ trong Công ty.

☼Các cửa hàng giới thiệu sản phẩm: là đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ giới thiệu và bán sản phẩm của Công ty, thăm dò thị trờng.

☼Các văn phòng đại diện: có nhiệm vụ thay mặt và thực hiện một số hoạt động của Công ty tại hai miền Trung và Nam.

☼Các Phân xởng (gồm 5 Phân xởng ): có nhiệm vụ quản lý thiết bị, Công nghệ sản xuất, quản lý công nhân để thực hiện các kế hoạch tác nghiệp đồng thời thực hiện việc ghi chép và thống kê các số liệu ban đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý và kế toán của Công ty.

2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Công ty bánh kẹo Hải Châu Công ty bánh kẹo Hải Châu thuộc loại hình doanh nghiệp Công nghiệp, thực hiện hoạt động sản xuất, chế biến thực phẩm, các sản phẩm của Công ty đa dạng về chủng loại và có yêu cầu kỹ thuật cũng nh quy trình Công nghệ khác nhau Do vậy, bộ máy sản xuất của Công ty chia làm năm Phân xởng :

-Phân xởng bánh I: sản xuất bánh Hơng Thảo, bánh Quy Bơ, các loại lơng khô… và dễ mấttrên cùng một dây chuyền sản xuất (của Trung Quốc).

-Phân xởng bánh II: chuyên sản xuất bánh kem xốp các loại không phân hóa (125g, 150g, 250g, 300g, 500g), kem xốp phủ sôcôla.

-Phân xởng bánh III: gồm một dây chuyền Đài Loan sản xuất bánh Hải Châu, quy hộp các loại.

-Phân xởng kẹo: chuyên sản xuất các loại kẹo cứng, kẹo mềm -Phân xởng bột canh: sản xuất bột canh thờng và bột canh Iốt

Mỗi Phân xởng thực hiện một quy trình Công nghệ khép kín với chu kỳ sản xuất ngắn Các dây chuyền sản xuất đều là bán tự động máy móc kết hợp với thủ công Ngoài ra để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất, Công ty còn có thêm hai Phân xởng là Phân xởng cơ điện (đảm nhận việc sữa chữa, bao dỡng máy móc của các Phân xởng sản xuất) và bộ phận in phun (phục vụ bao bì, in ngày tháng sản phẩm) Trong từng Phân xởng đều có bộ phận quản lý Phân xởng bao gồm: quản đốc phụ trách hoạt động chung của Phân xởng; phó quản đốc phụ trách về an toàn lao động, vật t, thiết bị; Nhân viên kỹ thuật chịu trách nhiệm về quy trình kỹ thuật và Công nghệ sản xuất; Nhân viên thống kê ghi chép số liệu phục vụ việc tổng hợp số liệu trên phòng tài vụ Và mỗi Phân xởng đều đợc chia ra thành các tổ để phân công đảm nhận mỗi công đoạn sản xuất, mỗi tổ lại đợc chia thành các nhóm để làm việc theo ca và đều có trởng ca chịu trách nhiệm chung toàn bộ công việc diễn ra trong ca.

Các sản phẩm của Công ty có đặc điểm nổi bật là các bớc Công nghệ tơng đối ngắn nên cuối tháng Công ty không có sản phẩm dở dang, sản phẩm cũng chính là thành phẩm Trong các sản phẩm của Công ty thì bột canh là sản phẩm có khối lợng tiêu thụ lớn và ổn định trong năm còn các sản phẩm bánh kẹo có khối lợng tiêu thụ không ổn định do nhu cầu tiêu thụ trên thị trờng Điều này dẫn đến kế hoạch sản xuất của Công ty không đều giữa các tháng, do vậy vào thời điểm sản xuất lớn Công ty phải sử dụng lao động thời vụ để đảm bảo cung ứng đầy đủ sản phẩm cho nhu cầu dự trữ và tiêu thụ Sau đây là quy trình Công nghệ sản xuất một số sản phẩm chủ yếu của Công ty:

Quy trình sản xuất bánh bích quy:

-Nguyên liệu gồm: bột mì, sữa, chất béo và các chất phụ gia -Sơ đồ quy trình sản xuất:

Quy trình sản xuất bánh kem xốp

-Nguyên liệu gồm: bột mì, đờng, bơ, sữa, chất béo, trứng, hơng liệu và các chất phụ gia

-Sơ đồ quy trình sản xuất :

Thành phẩmNhập khoBao gói

Nhào dịch bộtLò n ớng (điện)Làm nguộiPhết kemđịnh hình