III. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu
1. Các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu tại Công ty
1.1. Chứng từ phản ánh tăng nguyên vật liệu
Tại Công ty bánh kẹo Hải Châu, nguyên vật liệu đợc phản ánh tăng trong nhiều trờng hợp, có thể tăng do mua ngoài, do gia công chế biến hay phát hiện thừa trong kiểm kê và cả những phế liệu thu hồi sau sản xuất … Với mỗi trờng hợp Công ty sử dụng các chứng từ khác nhau để ghi chép vào các sổ sách kế toán. Nhng nhìn chung để phản ánh tăng nguyên vật liệu, kế toán của Công ty sử dụng các chứng từ sau:
- Hoá đơn GTGT (Biểu 01).
- Biên bản kiểm nghiệm vật t (Biểu 02).
- Phiếu nhập kho (Biểu 03).
- Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá tồn kho.
- Giấy thông báo thuế (sử dụng khi Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu ).
Để thanh toán cho các nguồn mua nguyên vật liệu Công ty có thể trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bằng tiền tạm ứng hoặc trả chậm hay đối trừ công nợ. Vì thế các chứng từ thờng sử dụng trong thanh toán của Công ty là:
- “Phiếu chi” (Biểu 05).
- “Giấy thanh toán tạm ứng” (Biểu 04). *Hoáđơn GTGT
Sau khi hoạch định đợc nhu cầu vật t cho sản xuất, đối chiếu với thực tế nguyên vật liệu tại kho, nếu có nhu cầu cần phải mua thêm một loại nguyên vật liệu nào đó, phòng Kế hoạch-Vật t sẽ xác định số lợng, chủng loại, quy cách phẩm chất và giao cho cán bộ vật t… đi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hoặc thu mua trên thị trờng. Khi nhận đợc “Hoá đơn GTGT” của bên cung cấp, Phòng Kế hoạch-Vật t sẽ đối chiếu với “Hợp đồng” để tiến hành kiểm nghiệm nguyên vật liệu nhập kho.
*Biên bản kiểm nghiệm vật t
Tuỳ theo từng hợp đồng cung cấp mà nguyên vật liệu mua về có thể đ- ợc giao nhận tại kho Công ty hoặc tại nơi cung cấp. Vật liệu mua về do phòng Kỹ thuật kiểm tra mọi tiêu chuẩn về quy cách, chất lợng, chủng loại… trớc khi nhập kho. Công ty sẽ lập Ban kiểm nghiệm vật t bao gồm 1 trởng ban là đại diện phòng Kế hoạch-Vật t và 2 uỷ viên là đại diện phòng Kỹ thuật và thủ kho. Phơng pháp để kiểm nghiệm vật t chủ yếu của Công ty là bằng phơng pháp cảm quan. Nếu nguyên vật liệu bảo đảm yêu cầu, cán bộ kiểm tra lập “Biên bản kiểm nghiệm vật t” (Biểu 02) và báo cho phòng Kế hoạch- Vật t để lập “Phiếu nhập kho”. Còn nếu trong quá trình kiểm nghiệm vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất nh trong Hợp đồng, Công ty sẽ tiến hành trả lại ngời bán; Nếu có hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thờng.
“Phiếu nhập kho” thông thờng đợc lập làm 4 liên, có đầy đủ chữ ký của ngời giao vật t, thủ kho và thủ trởng đơn vị. Sau khi ký xác nhận, 1 liên giao cho kế toán nguyên vật liệu để ghi sổ, 1 liên giao cho thủ kho để vào “Thẻ kho”, 1 liên giao cho kế toán thanh toán cùng với “Hoá đơn GTGT” để theo dõi thanh toán và 1 liên lu gốc tại Phòng Kế hoạch-Vật t. Nhng nếu tr- ờng hợp Công ty tự tiến hành chuyên chở hàng hoá về kho thì còn có thêm 1 liên giao cho ngời phụ trách chuyên chở để yêu cầu thanh toán chi phí chuyên chở. Với những nguyên vật liệu thừa do thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm , phòng Kế hoạch-Vật t tiến hành nhập vào kho trung chuyển. Lúc này “Phiếu nhập kho” chỉ lập làm 2 liên: kế toán nguyên vật liệu giữ 1 liên để vào sổ kế toán và thủ kho giữ 1 liên để ghi vào thẻ kho. Lúc này “Phiếu nhập kho” đợc lập trên cơ sở số lợng nguyên vật liệu thực tế đem nhập kho và giá trị của nguyên vật liệu đó xuất kho trớc khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm.
*Giấy thông báo thuế
Với nguyên vật liệu Công ty nhập khẩu từ nớc ngoài còn phải có thêm “Giấy thông báo thuế” kèm theo bản sao “Tờ khai hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu” để kế toán thanh toán tính số thuế nhập khẩu và số thuế GTGT phải nộp cho số nguyên vật liệu nhập khẩu. Các chứng từ này khi giao cho kế toán phải gửi kèm “Phiếu nhập kho” và “Biên bản kiểm nghiệm vật t”.
*Biên bản kiểm kê vật t, hàng hóa tồn kho
Do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty có giá trị đơn vị nhỏ, số lợng nhiều, đa dạng, rất dễ xẩy ra mất mát, thừa, thiếu nên định kỳ (tại thời điểm cuôí tháng 6 và cuôí năm), Công ty thực hiện việc kiểm kê nguyên vật liệu một lần do Ban kiểm kê tài sản của Công ty tiến hành. Mọi kết quả kiểm kê đều đợc ghi vào “Biên bản kiểm kê” (Biểu 10).Biên bản này đợc lập cho từng kho và cho toàn bộ Công ty theo từng danh điểm nguyên vật liệu . Trong đó ghi rõ mã vật t, tên vật t, đơn vị tính, số lợng tồn kho trên sổ sách, số lợng tồn kho thực tế, chênh lệch, số lợng kém phẩm chất, thành tiền của mỗi nguyên vật liệu. Sau khi kiểm kê, kế toán nguyên vật liệu tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy vi tính. Máy vi tính dựa vào số liệu trên sổ sách tính ra số lợng thừa, thiếu thành tiền của nguyên vật liệu và in ra “Biên bản kiểm kê”. Căn cứ vào “Biên bản kiểm kê”, Hội đồng kiểm kê của Công ty sẽ đa ra biện pháp xử lý tuỳ thuộc vào số lợng hao hụt. Kế toán nguyên vật liệu dựa vào quyết định trên để ghi sổ.
*Phiếu chi , Giấy thanh toán tạm ứng
Đây là các chứng từ Công ty sử dụng để thanh toán tiền mua nguyên vật liệu và các chi phí khác nhng chủ yếu là thanh toán cho các cá nhân thu mua nguyên vật liệu.
Biểu 01
Hoá đơn (GTGT)
Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 28 tháng 3 năm 2003
Mẫu số: 01GTKT-3 Số:096166
Đơn vị bán hàng: Công ty lơng thực và công nghệ thực phẩm
Địa chỉ: Số tài khoản:
Điện thoại: Mã số:
Họ tên ngời mua hàng: Công ty bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ: Phố Minh Khai-Hai Bà Trng-Hà Nội
Điện thoại: Mã số:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x2 1. 2. Bột mì Bình An hiệu Chùm nho Bột mì VM 3 Kg Kg 44.800 20.000 2923,8 3004,7 130.986.240 60.094.000 Cộng tiền hàng 191.080.240
Thuế suất thuế GTGT: 10 % Tiền thuế 19.108.024
Tổng cộng tiền thanh
toán 210.188.264
Số tiền viết bằng chữ:
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu 02-A
Biên bản kiểm nghiệm vật t số 27
Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 096-166 của bên cung cấp ngày 28 tháng 3 năm2003 và hợp đồng số 9564 ngày 17 tháng 3 năm 2003
Ban kiểm nghiệm gồm:
Bà: Nguyễn Hồng Hải Đại diện phòng Kế hoạch-Vật t (Trởng ban)
Ông: Lê Minh Hoàng Đại diện phòng Kỹ thuật (Uỷ viên)
Bà: Nguyễn Thị Lan Thủ kho (Uỷ viên)
Mã vật t Tên, nhãn hiệu vật t Đơn vị tính Số lợng Theo CT Thực nhập Đúng quy cách Không đúng quy cách 010001 010001 Bột mì Bình An hiệu Chùm nho Bột mì VM 3 Kg Kg 44.800 20.000 44.800 0 44.800 0 0 20.000
Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Bột mì Bình An hiệu Chùm nho đạt tiêu
chuẩn nhập kho
Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 03
Đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Châu
Địa chỉ: Phố Minh Khai-Hai Bà Trng-Hà Nội
Số : 72/Q2 Nợ : 1521 Có : 3311
Họ tên ngời giao hàng: Đông Trờng Sơn
Theo hợp đồng số 9564 ngày 17 tháng 3 năm 2003 của Công ty lơng thực và công nghệ thực phẩm
Nhập tại kho : Anh Niên
STT Tên, nhãn hiệu, phẩm chất quy cách vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 = 2x3 1. Bột mì Bình An hiệu Chùm nho 010001 Kg 44.800 44.800 2923,8 130.986.240 Tổng số tiền: Ngày 28 tháng 3 năm 2003
Phụ trách cung tiêu Ngời giao Thủ kho
Biểu 04
đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Châu Mẫu số 04-TT QĐ 1141-TCQĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Ngày 30 tháng 3 năm 2003 Số : 62 - Họ tên ngời thanh toán: Cao Văn Thắng Nợ : 1522
- Địa chỉ: Có : 141
- Số tiền tạm ứng đợc thanh toán theo bảng dới đây:
Diễn giải Số tiền
I. số tiền tạm ứng
1. Số tạm ứng các đợt trớc cha chi hết 2. Số tạm ứng kỳ này
- Phiếu chi số : 136 Ngày:02/03/2003 - Phiếu chi số Ngày
II. số tiền đ chi ã
1. Chứng từ số : 78 Ngày: 30/03/2003 2. Chứng từ số Ngày
III. Chênh lệch
1. Số tạm ứng chi không hết (I – II) 2. Chi quá số tạm ứng ( II – I) 29.090.800 0 29.090.800 29.000.800 90.000
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Kế toán thanh toán Ngời thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
1.2.Chứng từ phản ánh giảm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là xuất dùng phục vụ nhu cầu sản xuất. Ngoài ra còn có thể xuất bán hoặc cho vay , vì vậy kế toán… nguyên vật liệu của Công ty sử dụng các chứng từ sau :
- Phiếu xuất kho
- Phiếu lĩnh vật t theo hạn mức kế hoạch
- Báo cáo sử dụng vật t
Công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán trị giá nguyên vật liệu xuất kho hàng ngày và áp dụng phơng pháp giá thực tế bình quân liên hoàn. Giá trị nguyên vật liệu xuất kho đợc tính vào cuôí ngày, do sử dụng máy vi tính nên việc áp dụng phơng pháp này là không khó khăn đối với kế toán nguyên vật liệu.
*Phiếu lĩnh vật t theo hạn mức kế hoạch
Hàng tháng, căn cứ vào sản lợng định mức và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng Kế hoạch-Vật t lập “Phiếu lĩnh vật t hạn mức theo kế hoạch” (Biểu 06). Phiếu này đợc lập làm 2 liên cho một hoặc nhiều loại vật t: 1 liên giao cho thủ kho giữ, 1 liên giao cho đơn vị sử dụng vật liệu. Khi lĩnh nguyên vật liệu, đơn vị sử dụng phải mang phiếu này xuống kho để làm căn cứ xuất kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi vào sổ “Nhật ký kho” số lợng thực tế nguyên vật liệu xuất kho hàng ngày. Cuôí tháng, căn cứ vào số liệu Phân x- ởng thực tế để ghi vào sổ kho cho Công ty và ghi vào côt “Số lợng thực lĩnh” trên “Phiếu lĩnh vật t hạn mức theo kế hoạch”. Vì vậy “Phiếu lĩnh vật t hạn mức theo kế hoạch” không dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán nguyên vật liệu.
*Báo cáo sử dụng vật t
Hàng tháng, thống kê Phân xởng căn cứ vào tình hình thực tế nguyên vật liệu sử dụng cho từng loại sản phẩm để lên “Báo cáo sử dụng vật t” cho Phân xởng. Khi đó kế toán nguyên vật liệu dùng số liệu trên báo cáo này để ghi sổ kế toán liên quan.
*Phiếu xuất kho
Trờng hợp đơn vị sử dụng nguyên vật liệu muốn bổ sung thêm loại nguyên vật liệu nào đó thì phải yêu cầu với phòng Kế hoạch-Vật t. Khi đó phòng Kế hoạch-Vật t sẽ trên cơ sở xem xét về tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Phân xởng, số lợng nguyên vật liệu yêu cầu để quyết định để quyết định lợng bổ sung và lập “Phiếu xuất kho” (Biểu 07). Trên “Phiếu xuất kho”, số lợng nguyên vật liệu xuất kho bổ sung đợc ghi vào cột “Số lợng thực xuất” đồng thời căn cứ vào đơn giá của loại nguyên vật liệu đó tính ra thành tiền và ghi vào cột “Thành tiền”.
Công ty sử dụng “Phiếu lĩnh vật t hạn mức theo kế hoạch” khi xuất nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất. “Phiếu xuất kho” chủ yếu đợc sử dụng khi xuất các loại công cụ, dụng cụ, phụ tùng thay thế. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho, “Phiếu xuất kho” đợc lập làm 3 liên: 1 liên ngời lĩnh vật liệu giữ, 1 liên phòng Kế hoạch-Vật t giữ còn 1 liên đợc chuyển lên cho phòng kế toán tài chính.