Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ

Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ

Lời nói đầu

Trong nền kinh tế thị trờng mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có những phơng án sản xuất và chiến lợc kinh doanh có hiệuquả Để làm đ-ợc những điều đó các doanh nghiệp luôn cải tiến và nâng cao chất lợng sản phẩm Do đó công tác quản lí và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đ-ợc coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp.

Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tốt sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho các nhà quản lí và các phần hành kế toán khác trong doanh nghiệp để từ đó có thể đa ra những phơng án sản xuất kinh doanh có hiệu quả Nội dung thực hiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là vấn đề có tính chất chiến lợc đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP là một doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm phục vụ cho nhu cầu xây dựng Chính vì vậy việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty rất đợc coi trọng và là một bộ phận không thể thiếu trong toàn bộ công tác quản lý của công ty Sau thời gian thực tập tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP em đã tìm hiểu thực tế, kết

hợp với lý luận đã học ở trờng để viết chuyên đề: "Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP".

Chuyên đề đợc chia làm 3 chơng:

Chơng I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.Chơng II: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP.

Chơng III: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Do điều kiện thời gian có hạn nên trong chuyên đề không tránh đợc những thiếu sót, em rất mong có sự chỉ bảo của các cô chú trong Công ty cũng nh sự chỉ bảo của cô giáo hớng dẫn Phạm Thanh Huyền Em xin chân thành cám ơn.

chơng i

Cơ sở lý luận chung về kế toán Nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp

I Khái niệm nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá :cát,sỏi trong doanh nghiệp xây lắp; vải trong doanh nghiệp may mặc ; rau quả trong doanh nghiệp chế biến thực phẩm ,là tài sản dự trữ của doanh nghiệp phục vụ sản xuất.

nh-+) Trong quá trình sản xuất, Nguyên vật liệu đợc bao gồm cấc yếu tố đợc đa vào phục vụ quá trình vận hành chung, chịu sự tác động gián tiếp của con ngời thông qua t liệu sản xuất để tạo ra sản phẩm : bột mì, trứng, sữa để sản xuất ra bánh các loại hoặc có thể tham gia gián tiếp :các loại dầu, mỡ bôi trơn ,phụ tùng thay thế phục vụ cho sự hoạt động liên tục và bình thờng của máy móc ,thiết bị,,giảm thiệt hại do ngừng sản xuất ra.

+)Trong quá trình tác động của lao động về mặt hiện vật ,Nguyên vật liệu hoặc bị hao mòn toàn bộ nh:nhiên liệu, chất đốt hoặc chỉ thay đổi hình thái vật chất ban đầu nh: mía để sản xuất đờng hoặc vẫn giữ nguyên trạng thái vật chất ban đầu nh : vải để sản xuất quần ,áo

Nh vậy , Nguyên vật liệu đợc thể hiện dới hình thái vật hoá có nghĩa là nó tồn tại ở trạng thái vật chất cụ thể ,có thể sờ ,mó cảm nhận bằng trực quan Nhờ đó có thể cân, đo ,đong ,đếm đợc nên Nguyên vật liệu và sự biến động của nó đợc kiểm soát thờng xuyên bằng việc kiểm kê xác định số lợng thông qua các đơn vị đo lờng.

II.Phân loại nguyên vật liệu:

Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại,nhiều thứ,có vai trò ,công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới có tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu.

Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, đặc trng thông dụng nhất để phân loại vật liệu và vai trò,tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất và yêu cầu quản lý.Theo đặc trng này,vật liệu đợc chia thành các loại sau:

-Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm “ kể cả bán thành phẩm mua vào”

-Nguyên vật liệu phụ:là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc ,mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc đẻ sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật,phục vụ cho lao động công nhân viên chức.

-Nhiên liệu:Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ nhng nó đợc tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu thông thờng.Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thờng Nó có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng hoặc khí nh than,khí đốt

-Phụ tùng thay thế: là những vật t dùng để thay thế ,sử chữa, bảo dỡng máy móc, thiết bị,phơng tiện vận tải

-Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : là thiết bị (cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ ) mà doanh nghiệp mua vào để đầu t cho xây dựng cơ bản.

-Phế liệu : là các loại nguyên vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dung hay bán ra ngoài.

-Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu cha kể đến ở trên nh bao bì, vật đóng gói,các loại vật t đặc trng.

Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu Để đảm bảo thuận tiện ,tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lợng , giá trị từng loại

nguyên vật liệu ,trên cơ sở cách phân loại này, các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại nguyên vật liệu trên theo từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp.

Ngoài cách phân loại phổ biến trên,các doanh nghiệp có thể phân loại nguyên vật liệu theo nhiều cách khác nữa.Mỗi cách phân loại đều có ý nghĩa riêng và nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau.

Theo nguồn hình thành,vật liệu bao gồm: -Vật liệu mua ngoài

Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm: -Vật liệu tự có

-Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ

Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tình hình hiện có của vật liệu ,từ đó lên kế hoạch thu mua ,dự trự vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Theo mục đích và nơi suqr dụng nguyên vật liệu,gồm: -Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất

-Vật liệu dùng cho nhu cầu khác nh quản lý phân xởng, quản lý doanh nghiệp ,tiêu thụ sản phẩm

Với cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm bắt đợc tình hình sử dụng vật liệu tại các bộ phận và cho các nhu cầu khác từ đó điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kế hoạch sản xuất,tiêu thụ

III.Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định

Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải đợc đánh giá theo nguyên tắc “giá phí ” tức là tín toán đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có đợc nguyên vật liệu đó Tuy nhiên , tuỳ điều kiện cụ thể về giá nguyên vật liệu ở doanh nghiệp chế biến động hay ổn định mà có thể lựa chọn một trong hai cách đánh giá nguyên vật liệu sau :

3.1.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế

3.1.1 Giá thực tế nhập kho

Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có nguyên vật liệu đó Tuỳ từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu đợc đánh giá khác nhau

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài

Nếu nguyên vật liệu mua vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ :

Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = trị giá mua ghi trên hoá đơn ( không bao gồm VAT) + các chi phí trực tiếp phát sinh (chi phí vận chuyển ,bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác)- các khoản triết khấu thơng mại ,giảm giá (do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất).

Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phong pháp trực tiếp:

Trị giá Trị giá Các loại Chi phí Các thực tế mua ghi thuế trực tiếp khoảnNVL nhập = trên hoá + không + phát sinh - triếtkho trong đơn đợc hoàn trong khấu TM, kỳ (có VAT) lại khâu mua giảm giá

- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến:

Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí

NVL thuê gia NVL xuất gia gia công vận chuyểncông, chế biến = công ,chế biến + chế biến + bốc dỡnhập kho trong kỳ

- Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biến:

Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí NVL thuê gia NVL xuất thuê phải trả vận chuyển, công,chế biến = gia công + cho đơn vị + bốc dỡnhập kho trong chế biến GC ,CB

kỳ

- Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh ,cổ phần thì giá thực tế là

giá do hội đồng liên doanh đánh giá.

- Đối với nguyên vật liệu nhận cấp ,biếu tặng thì giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trong biên bản của đơn vị cấp hoặc đợc xác định trên cơ sở giá thị trờng của nguyên vật liệu tơng đơng.

- Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi.

Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho đợc đánh giá theo giá trị thực tế nếu còn sử dụng hoặc đánh giá theo giá ớc tính.

3.1.2 Giá thực tế xuất kho

Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu , đối tợng khác nhau nhằm xác định chi phí hoat động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc tính giá thực tế xuất kho có thể áp dụng theo một số phơng pháp sau:

Phơng pháp giá đích danh

Theo phơng pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô hàng nguyên vật liệu xuất kho đó

Phơng pháp này sẽ nhận diện đựoc từng loại nguyên vật liệu xuất và tồn kho theo từng danh đơn mua vào riêng biệt Do đó trị giá của nguyên vật liệu xuất và tồn kho đựoc xác định chính xác và tuyệt đối , phản ánh đúng thực tế

phát sinh Nhng nh vậy thì việc quản lý tồn kho sẽ rất phức tạp đặc biệt khi doanh nghiệp dự trữ nhiều loại nguyên vật liệu với giá trị nhỏ Khi đó chi phí cho quản lý tồn kho sẽ tốn kém và đôi khi không thể thực hiện đợc Chính vì vậy chỉ nên áp dụng phơng pháp tính giá này đối với những loại vật liệu đặc tr-ng có giá trị cao.

Phơng pháp nhập trớc xuất tr– ớc

Với phơng pháp này kế toán phải theo dõi đợc đơn giá thực tế và số lợng của từng lô hàng nhập kho.Sau đó , khi xuất kho căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá thực tế theo công thức sau:

Trị giá thực tế NVL = Số lợng NVL * Đơn giá thực tế NVL xuất kho xuất kho của lô hàng nhập trớc

Khi nào xuất kho hết số lợng của lô hàng nhập trớc mới lấy dơn giá thực tế của lô hàng tiếp sau để tính giá ra giá thực tế nhập kho Cách xác định này sẽ đơn giản hơn cho kế toán so với phơng pháp giá đích danh nhng vì gia thực tế xuất kho lại đựoc xác định theo đơn giá của lô hàng nhập sớm nhất còn laij nên không phản ánh sự biến động của giá một cách kịp thời , xa rời thực tế Vì thế nó thích hợp cho áp dụng cho những nguyên vật liệu có liên quan đến thời hạn sử dụng

Phơng pháp nhập sau xuất tr– ớc

ở phơng pháp này, kế toán cũng phải theo dõi đợc đơn giá thực tế và số lợng của từng lô hàng nhập kho.Sau đó khi xuất ,căn cứ vào số lợng xuất kho để tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho bằng cách :

Trị giá thực tế Số lợng NVL Đơn giá thực tế NVL của lôNVL xuất kho = xuất kho x hàng nhập sau cùng

Khi nào hết số lợng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân ( x ) với đơn giá

thực tế của lô hàng nhập ngay trớc đó và cứ tính lần lợt nh thế Nh vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của các lần mua đầu kỳ.Ngợc lại với phơng pháp nhập trớc –xuất sau , với phơng pháp này mọi sự biến động về giá đợc chuyển ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.Do đó phản ánh đúng điều kiện kinh doanh tại thị

trờng hiện tại nhng chi phí hiện hành của nguyên vật liệu tồn kho lại xa rời thực tế Vì vậy phơng pháp này thích hợp với những nguyên vật liệu có đặc điểm là phải sử dụng ngay nh các loại thực phẩm tơi sống trong công nghiệp chế biến :

*Đơn giá bình quân gia truyền cả kỳ:

Đơn giá Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳbình quân = Lợng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Cách tính này đợc xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên số liệu đánh giá nguyên vật liệu cả kỳ dự trữ Các lần xuất nguyên vật liệu khi phát sinh chỉ phản ánh về mặt số lợng mà không phản ánh mặt giá trị Toàn bộ giá trị xuất đợc phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập Điều đó làm cho công việc bị dồn lại , ảnh hởng đến tiến độ quyết toán song cách tinh này đơn giản , tốn ít công nên đợc nhiều doanh nghiệp sử dụng đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại nguyên vật liệu , thời gian sử dụng ngắn và số lần nhập , xuất mỗi danh điểm nhiều.

*Đơn giá bình quân cuối kỳ trớc:

Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ lấy theo đơn giá bình quân cuối kỳ trớc đã tính đợc làm cơ sở tính giá Có thể thấy đây là sự kết hợp giữa cách tính bình quân gia truyền cả kỳ với phơng pháp nhập trớc – xuất tr-ớc Do vậy, nó không tính đến sự biến động về giá ở kỳ này nên việc phản ánh thiếu chính xác Nhng đổi lại, cách tính này đơn giản, đảm bảo tính kịp thời về số liệu.

*Đơn giá bình quân liên hoàn ( hay đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập):

Sau mỗi lần nhập , kế toán xác định đơn giá bình quân cho từng đầu tên nguyên vật liệu nh sau:

Lợng tồn Đơn giá bình quân Trị giá thực

Đơn giá tr ớc khi nhâp x tr ớc khi nhâp + tế NVL bình = Lợng tồn trớc khi nhập nhập kho

quân lợng nhập thực tế Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh , đơn giá bình quân lần nhập cuối cùng tr-ớc khi xuất đợc dùng làm đơn giá để tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Cách tính này khắc phục đợc nhợc điểm của hai cách tính trên , vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán vừa phản ánh đợc sự biến động về giá nhng khối lợng tính toán lớn vì sau mỗi lần nhập , kế toán phải tính giá một lần.

Nhìn chung , dù là đơn giá bình quân theo cách nào thì phơng pháp giá thực tế bình quân cũng mắc phải một hạn chế lớn là giá cả đều có xu hớng bình quân hoá Do vậy, chi phí hiện hành và chi phí thay thế của nguyên vật liệu tồn kho có xu hớng san bằng cho nhau không phản ánh đợc thực tế ở thời điểm lập báo cáo

Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế

Từ đó tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ

Trị giá NVL xuất Trị giá NVL Chênh lệch trị giá thực kho trong kỳ = nhập trong kỳ +(-) tế NVL tồn đầu kỳ và cuối kỳ

Vì giá trị nguyên vật liệu xuất kho chỉ đợc tính vào cuối kỳ nên không cung cấp số liệu kịp thời sau mỗi lần nhập Phơng pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, nhiều mẫu mã khác nhau, giá trị thấp nhng lại xuất dùng thờng xuyên không có điều kiện để kiểm kê liên tục.

3.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán

Các phơng pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán Còn đối với doanh nghiệp vừa và lớn , có nhiều chủng loại nguyên vật liệu , các nghiệp vụ nhập ,xuất diễn ra liên tục kèm theo sự biến động không ngừng của cả giá cả, việc tính toán , ghi chép và phản ánh theo giá thực tế là khó khăn , phức tạp nhiều khi không thể thực hiện đợc Vì thế để đơn giản hơn cho công tác kế toán ,doanh nghiệp tự đặt ra cho mình một loại giá , gọi là giá hạch toán

Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định , có tính chất ổn định và chỉ dùng để ghi sổ kế toán nguyên vật liệu hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong việc thanh toán , giao dịch với bên ngoài và trên các báo cáo tài chính Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm tính đợc quy định thống nhất trong ít nhất một kỳ hạch toán Cuối kỳ, kế toán điều chỉnh giá hạch toán trên sổ chi tiết nguyên vật liệu theo giá thực tế sau đó ghi vào các tài khoản , sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành theo hai bớc sau:

*Bớc 1:Xác định hệ số giữa giá hạch toán và giá thực tế

Hệ số Trị giá t.tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá t.tế NVL nhập t.kỳchênh =

lệch (H) Trị giá HT NVL tồn đkỳ + Trị giá HT NVL nhập t.kỳ

*Bớc 2: Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dựa vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá vừa tính đợc

Trị giá thực tế NVL xuất kho = Trị giá hạch toán NVL xuất kho x H

Trong quá trình sản xuất tuỳ thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu , yêu

cầu và trình độ quản trị của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch của nguyên vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ , từng nhóm hoặc từng loại nguyên vật liệu

Để sử dụng phơng pháp giá hạch toán trong xác định trị giá thực tế nguyên vật xuất kho , kế toán phải lập bảng kê số 3 với hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ theo mẫu sau:

IV Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Bắt nhịp cùng với xu thế chung của đát nớc bớc sang nền kinh tế thị trờng , các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng chịu tác động của nhiều quy luật kinh tế , trong đó cạnh tranh là yếu tố khách quan , nó gây ra cho doanh nghiệp không ít những khó khăn , nhng cũng là động lực để các doanh nghiệp sản xuất tồn tại và phát triển Để có thể vơn lên khẳng định vị

trí của mình trong điều kiện nền kinh tế thị trờng đòi hỏi doanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả Một trong những giải pháp cho vấn đề này là doanh nghiệp phải quản lý thật tốt các yếu tố đầu vào mà cụ thể là yếu tố nguyên vật liệu

Để công tác quản lý này đật hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phải có đày đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị , về tình hình nhập , xuất , tồn kho Tuỳ theo điều kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn

- Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về số lợng và chất lợng Phát hiện và ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoat vật liệu

- Quản lý định mức dự trữ vật liệu , tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu , ảnh hởng đến tình trạng tài chính và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp.

Trên cơ sở các yêu cầu quản lý đó , nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu tại các khâu nh sau :

+Khâu thu mua: lập kế hoạch và tìm nguồn thu mua nguyên vật liệu,đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu của sản xuất cả về số lợng và chất lợng với chi phí tối thiểu , đáp ứng kịp thời tránh việc thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất +Khâu bảo quản: xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng , thiết bị kỹ thuật đầy đủ trên cơ sở phân loại theo tính chất cơ , lý , hoá của từng loại nguyên vật liệu để có biện pháp bảo quản tốt nhất Nhìn chung các lại vật liệu thờng rất dễ hỏng dới tác dụng của môi trờng , khí hậu và dễ mất mát , hao hụt nên rất khó khăn cho công tác bảo quản Chi phí cho việc bảo quản đôi khi rất lớn , do vậy doanh nghiệp nên tính đến hiệu quả của chi phí nay có nghĩa là phải tính đ-ợc tỷ lệ hợp lý giữa trị giá vật liệu với chi phí bảo quản chung.

+Khâu dự trữ: Tại khâu này doanh nghiệp cần xác định các mức dự trữ tối da , mức dự trữ tối thiểu và mức dự trữ trung bình cho doanh nghiệp mình căn cứ vào yêu cầu đặc điểm của hoạt động sản xuất

+Khâu xuất nguyên vật liệu: Bên cạnh việc đảm bảo xuất đúng , xuất đủ cho sản xuất cần phải xác định đựoc chính xác giá xuất kho thực tế của nguyên vật liệu phục vụ cho công tác tính giá thành một cách chính xác

Ngoài ra để công tác quản lý nguyên vật liệu khoa học và chính xác , các doanh nghiệp nên tiến hành mã hoá các nguyên vật liệu có nghĩa là quản lý chúng thông qua các ký hiệu bằng số , bằng chữ hoặc kết hợp cả hai bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu

Sổ Danh Điểm Vật Liệu

Ký hiệu nhóm Danh điểm vật liệu

Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu

Đơn vị tính

Đơn giá hạch toán1521-1 1521-01-01

1521-2 1521-02-011521-02-02…

Mỗi loại nguyên vật liệu sủ dụng 1 hoặc một số trang trong sổ danh điểm vật liệu ghi đủ các nhóm , thứ của nguyên vật liệu đó Sổ này đợc xây dựng trên cơ sở số liệu của loại , nhóm và đặc tính thứ vật liệu Tuỳ theo số lợng nhóm vật liệu mà xây dựng nhóm vật liệu gồm 1,2 hoặc 3 chữ số ( Nếu số lợng dới 10: sử dụng 1 chữ số , nếu dới 100: sử dụng 2 chữ số ) Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng cho mình cách đặt ký hiệu cho từng danh điểm vật liệu của doanh nghiệp mình miễn sao thuận lợi và đơn giản hơn cho công tác quản lý trên cơ sở sự kết hợp nghiên cứu giữa bộ phận kỹ thuật , bộ phận cung ứng và phòng kế toán , đồng thời báo cáo cho các cơ quan chủ quản.

V Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Xuất phát từ đặc điểm , yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cũng nh vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống quản lý kinh tế , nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp đợc xác định nh sau:

- Ghi chép , phản ánh đầy đủ , kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá của nguyên vật liệu nhập kho , xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời , chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu , kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất

- Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho , cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh

VI Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất1.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp Tuỳ vào tình hình thực tế mà có thể lựa chọn một trong hai phơng pháp kế toán tổng hợp:

1.1.Hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê thờng xuyên

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp ghi chép , phản ánh thờng xuyên , liên tục và có hệ thống tình hình nhập , xuất kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vật liệu Với phơng pháp hạch toán này , kế toán có thể cung cấp số liệu về tình hình nhập , xuất , tồn kho của nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào

1.1.1.Hạch toán ban đầu

Một nguyên tắc bắt buộc của kế toán là chỉ khi nào có đầy đủ bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành , kế toán mới đợc ghi chép và phản ánh Các bằng chứng đó là các loại hoá đơn , chứng từ có thể do doanh nghiệp lập hay bên ngoài doanh nghiệp lập , là chứng từ bắt buộc hay hớng dẫn nhng phải đảm bảo tính hợp lý , hợp lệ Trong hạch toán nguyên vật liệu , doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây :

-Phiếu nhập kho : Phiếu này do bộ phận cung ứng lập (theo mẫu 01-VT) trên cơ sở hoá đơn , giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm Đây là loại

chứng từ bắt buộc gồm 2 liên (nếu NVL mua ngoài )hoặc 3 liên (nếu NVL do gia công chế biến )

* Liên 1 : giữ lại ở bộ phận cung ứng

* Liên 2 : giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán ghi sổ * Liên 3(nếu có) : ngời lập giữ

-Biên bản kiệm nghiệp vật t (mẫu 05-VT): đối với loại chứng từ này, doanh nghiệp sẽ tuỳ đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để lập theo kết cấu phù hợp nhất Biên bản đợc lập vào lúc hàng về đến doanh nghiệp trên cơ sở giấy báo nhận hàng , doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm vật t để kiểm nghiệm NVL thu mua cả về số lợng , chất lợng , quy cách , mẫu mã.Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “ Biên bản kiểm nghiệm vật t ” gồm 2 bản

* 1 bản giao cho phòng ban cung ứng để làm cơ sở có ghi phiếu lập kho hay không

* 1 bản giao cho kế toán

-Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT): sử dụng khi xuất kho vật t nhng chủ yếu là xuất kho NVL không thờng xuyên với số lợng sử dụng ít Gồm 3 liên , do bộ phận sử dụng hoặc bộ phận cung ứng lập

*Liên 1:lu tại nơi lập

*Liên 2:giao thủ kho làm cơ sở ghi thẻ rồi chuyển đến bộ phận ktoán *Liên 3:giao cho ngời nhận vật t để ghi sổ ktoán nơi sử dụng

- Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04-VT):Trong trờng hợp vật t xuất thờng xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập đợc định mức tiêu hao vật t cho sản phẩm Gồm 2 liên

*Liên 1: giao cho đơn vị lĩnh vật t

*Liên 2:giao cho thủ kho.Sau mỗi lần xuất kho , thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho.Cuối tháng sau khi đã xuất hết hạn mức , thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra , đối chiếu với thẻ kho , ký và chuyển 1 liên cho bộ phận cung ứng , liên còn lại chuyển lên phòng ktoán

- Thẻ kho:(mẫu 06-VT): do kế toán lập giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày Thẻ kho đợc lập cho từng loại vật t ở cùng một kho và là căn cứ để kế toán kiểm tra , đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác.

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) :do bộ phận cung ứng lập khi doanh nghiệp xuất kho vật t cho gia công , chế biến , di chuyển nội bộ sử dụng.

- Biên bản kiểm kê vật t (mẫu 08-VT) : Vào cuối kỳ , ở mỗi kho phải tiến hành kiểm kê , đánh giá , xác định số thực tế tồn kho cuối kỳ và lập biên bản kiểm kê vật t làm cơ sở đối chiếu với số liệu ghi chép , phát hiện ra các trờng hợp thừa , thiếu vật t để có biện pháp sử lý kịp thời Biên bản này cần lập thành 2 bản

* 1 bản giao cho phòng kế toán * 1 bản giao cho thủ kho

- Phiếu báo vật t còn cuối kỳ(mẫu 07-VT): trờng hợp tại bộ phận sử dụng tiếp mà không nhập lại kho, bộ phận đó phải lập “ Phiếu báo vật t còn cuối kỳ ” từ đó xác định số NVL đã tính vào chi phí kỳ này đợc chuyển sang kỳ sau , phiếu gồm 2 bản

* 1 bản giao cho phòng cung ứng * 1 bản giao cho phòng kế toán

Ngoài ra , để hạch toán NVL kế toán của doanh nghiệp còn căn cứ vào 1 số chứng từ khác : “ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” , “ Hoá đơn GTGT ” Các chứng từ phản ánh thanh toán : “ Phiếu chi ” , “Giấy báo nợ ”

1.1.2.Tài khoản sử dụng

Các tài khoản kế toán sử dụng gồm :

TK 152 “ Nguyên vật liệu ”: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng , giảm NVL của doanh nghiệp theo giá thực thực tế

TK 152 có nội dung và kết cấu nh sau: Bên nợ

• Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ• Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

• Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ (trờng hợp doanh nghiệp hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)

Bên có

• Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ

• Khoản giảm giá ,triết khấu thơng mại nguyên vật liệu mua vào , trị giá NVL mua trả lại bên bán

• Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê

• Kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (áp dụng cho doanh nghiệp hạch toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)

D nợ

• Trị giá thực tế NVL tồn kho

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể mở thêm các tài khảon cấp 2, 3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm , thứ vật liệu

Ngoài ra còn có vài tài khoản

TK 151 “ Hàng mua đang đi đờng”: phản ánh giá trị vật liệu mà doanh nghiệp đã mua chấp nhận mua nhng ch về nhập kho

TK 331 “ Phải trả ngời bán ”: phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với đối tợng khác về khoản vật liệu , hàng hoá , dịch vụ theo hợp đồng đã ký.

TK 621 “ Chi phí NVL trực tiếp ”: theo dõi giá trị NVL trực tiếp sử dụng cho sản xuất , công việc Trị giá NVL không dùng hết nhập kho, trị giá phế liệu thu hồi

Và một số tìa khoản khác có liên quan nh : TK 111 , TK 112 , TK 141 , TK 627 , TK 642 , TK 133

Tăng do nhận cấp phát , tặng thởng , góp vốn liên doanh Nợ TK 152: Giá đánh giá

Có TK 411

Tăng do nhận lại vốn liên doanh Nợ TK 152 : Trị giá vốn góp Có TK 128, 222

Các trờng hợp khác

Nợ TK 152: Trị giá thực tế nhập kho Có TK 336, 338, 711, 412, 154 Kế toán các trờng hợp giảm nguyên vật liệu

Trờng hợp xuất để chế tạo sản phẩm

Nợ TK 621: Trị giá thực tế xuất kho Có TK 152

Trờng hợp xuất kho NVL dùng chung cho phân xởng , bán hàng, quản lý hay cho xây dựng cơ bản

Nợ TK 627, 641, 642, 627 Có TK 152

Xuất góp vốn liên doanh Nợ TK 128, 222 Có TK 152 Xuất gia công , chế biến Nợ TK 154

Có TK 152

Đánh giá giảm nguyên vật liệu

Nợ TK 412: phần chênh lệch giảm do đánh giá lại Có TK 152

1.1.3 Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

Trình tực kế toán tơng tự nh trên chỉ khác phần thuế GTGT đầu vào đợc tính vào giá thực tế nhập kho thể hiện ở sơ đồ hạch toán sau:

Nhận góp vốn liên doanhbằng NVL

Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến

Nhận lại vốn góp liên doanh

bằng NVL Xuất góp vốn liên doanh

NVL di chuyển nội bộTại đơn vị nhận

Phát hiện thiếu chờ xử lý, chênh lệch giảm do đánh giá lại

Chênh lệch tăng do đánh giá

lại NVL thừa sau kiểm kê Giảm giá, trả lại NVL

Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp theo dõi phản ánh không thơng xuyên , liên tục tình hình nhập , xuất NVL trên các tài khoản tơng ứng Giá trị của NVL mua vào nhập kho , xuất kho trong kỳ đợc theo dõi , phản ánh ở tài khoản 611 “ Mua hàng” Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá , vật t khác nhau, giá trị thấp , thờng xuyên xuất dùng , xuất bán

1.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng

* TK 611 “ Mua hàng” :tài khoản này sử dụng để phản ánh giá trị thực tế của số vật t , hàng hoá mua vào trong kỳ Nó chỉ đợc áp dụng trong doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Nội dung, kết cấu của TK 611 Bên nợ

* Kết chuyển trị giá thực tế của vật t hàng hoá tông kho * Trị giá thực tế của vật t , hàng hoá mua vào trong kỳ

* Trị giá thực tế vật t , hàng hoá nhập vào trong kỳ (do các nguồn khác

nh hàng bán bị trả lại ) Bên có

* Trị giá thực tế vật t , hàng hoá tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê *Trị giá thực tế vật t, hàng hoá xuất bán , xuất dùng trong kỳ

*Trị giá vật t, hàng hoá gửi bán ch xác định là tiêu thụ trong kỳ

*Trị giá vật t , hàng hoá trả lại ngời bán hoặc số tiền đợc bên bán giảm giá

TK 611 có 2 tài khoản cấp

-TK 6111 “ Mua nguyên vật liệu” -TK 6112 “ Mua hàng hoá”

Tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ , TK 151, TK 152 không sử dụng để theo dõi phơng pháp tình hình nhập , xuất trong kỳ chỉ sử dụng để kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn kho và đang đi đờng lúc đầu kỳ và cuối kỳ.

1.2.2 Phơng pháp kế toán

Trình tự kế toán đợc biểu diễn bằng sơ đồ sau(áp dụng cho cả doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp )

Nhập kho NVLmua ngoài(nộp VAT theo phương pháp trực tiếp)

Kết chuyển trị giá NVLđang đi đường cuối kỳKết chuyển trị giá NVL

Tồn kho cuối kỳ

Giảm giá hàng mua bị trả lại

Thuế nhập khẩu tính vào trị giáNVL nhập kho

Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùngcho SXKD

Nhập kho NVL gia công chế biến,

phế liệu thu hồi Kết chuyển giá vốnNVL xuất bán

Phần thiếu hụt, mất mátNhận lại vốn góp liên doanh

Bằng NVL

Chênh lệch giảm do đánh giá lại NVLNộp kho NVL mua ngoài

(Nộp VAT theo phương pháp khấu trừ)

VAT đầu vào

Nhận góp vốn liên doanh bằng NVL

NVL di chuyển nội bộTạiđơn vị nhận

Chênh lệch tăng do đánh giá lại NVL

Kết chuyển giá trị NVL đem góp vốn liên doanh

1.3 Kế toán dự phòng giảm giá NGUYêN VậT LIệU

Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trờng , để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán , các doanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong đó bao hàm cả NGUYêN VậT LIệU

Theo thông t số 107/2001/TT BTC– của Bộ Tài Chính trớc đây quy định : những vật t , hàng hoá có giá trị thu hồi hoặc giá trị thờng thấp hơn giá trị ghi sổ kế toán thì sẽ tiến hành lập dự phong Điều này trong nhiều trờng hợp vẫn cha đảm bảo nguyên tắc thận trọng.Từ thực tế phát sinh, trên cơ sở tiếp thu nghiên cứu chuẩn mực kế toán quốc tế , vừa qua ngày 31tháng 12 năm 2001 , Bộ Tài Chính đã ra quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành công bố bốn

chuẩn mực hàng tồn kho đã quy định nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và cụ thể với nguyên vật liệu nh sau:

Việc trích lập dự phòng chỉ đợc thực hiện vào cuối niên độ kế toán trớc khi lập báo cáo tài chính trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng:

Giá trị thuần Giá bán ớc tính Chi phí ớc Chi phí có thể thực = của hàng hoá tồn - tính để hoàn - tiêu thụhiện đợc kho trong kỳ SXK thành sản hàng hoá bình thờng phẩm đó

Giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho phải ớc tính trên cơ

sở các bằng chứng tin cậy thu thập đợc vào thời điểm ớc tính.

Với t cách là hàng tồn kho , NVL dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm cũng là đối tợng lập dự phòng nhng không đợc đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ đợc bán bằng giá hoặc cao hơn giá thành sản phẩm Khi có sự giảm giá NVL mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc thì mới đánh giá giảm bằng với giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng.

1.3.1 Chứng từ sử dụng trong hạch toán dự phòng giảm giá NVL

Các chứng từ ở đây là các bằng chứng chứng minh cho sự giảm giá của nguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm , cũng nh các chứng từ khác cho thấy sự giảm giá của sản phẩm đợc sản xuất từ các loại NVL đó Chúng có thể gồm các giấy báo giá , bảng niêm yết giá, các hoá đơn Dựa vào đó, kế toán lập “Sổ chi tiết dự phòng giảm giá NVL”

Sổ Chi Tiết Dự Phòng Giảm Giá NVL

STT Mã số Tên vật liệu Giá hạch toán

Giá trị ghi sổ

Giá trị thuần có thể thực hiên đợc

Chênh lệch1

Sổ này là căn cứ để kế toán tiến hành các bút toán trích lập dự phòng

1.3.2 Tài khoản sử dụng

* Kế toán sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” : Tài khoản này phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc trích lập và hoàn nhập của doanh nghiệp

Nội dung và kết cấu TK 159 Bên nợ

*Giá trị khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc hoàn nhập Bên có

*Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập vào chi phí SXKD

trong kỳ của doanh nghiệp Số d bên Có

*Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho

*Và TK 632 “Giá vốn hàng bán” đợc chi tiết cho khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.3.3 Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

- Trờng hợp khoản trích lập dự phòng cuối niên độ trớc nhỏ hơn khoản cần trích tại thời điểm cuối niên độ này, thì phải trích lập thêm bằng bút toán

Nợ TK 632: - Mức trích lập thêm Có TK 159

Ngợc lại, nếu số cần trích lập lớn hơn số đã trích lập , kế toán chỉ phải hoàn nhập phần chênh lệch để ghi giảm chi phí kinh doanh trong kỳ

Nợ TK 159: - Phần chênh lệch Có TK 632

Rõ ràng cách hạch toán nh trên đơn giản hơn rất nhiều sao với trớc đây Cuối

niên độ kế toán dù cần trích lập thêm hay phải hoàn nhập thì chỉ bằng một bút toán Cách làm này vừa đơn giản mà vẫn đảm bảo đợc thực chất của nghiệp vụ Đây có thể nói chung là một trong những điểm mới , tiến bộ mà chuẩn mực mới ban hành đợt I này đạt đợc Nhờ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành các chuẩn mực tiếp theo nhằm đa kế toán nớc nhà ngày càng phù hợp với kế toán Quốc tế góp phần nâng cao khả năng hội nhập của nền kinh tế đất nớc

2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Những số liệu mà kế toán tổng hợp cung cấp chỉ dừng lại ở những con số tổng quát và phản ánh sự biến động của NVL một cách chung nhất Trong khi yêu cầu quản lý đòi hỏi sự cụ thể chi tiết không chỉ đến từng loại NVL mà còn cần chi tiết đến từng nhóm , từng thứ NVL Nh vậy mới có cách quản lý chúng tiết kiệm và hiệu quả Vì thế song song với kế toán tổng hợp các doanh nghiệp còn tiến hành tổ chức hạch toán chi tiết NVL

Kế toán chi tiết NVL là việc ghi chép thờng xuyên sự biến động nhập , xuất , tồn của từng loại , nhóm , thứ NVL , cả về mặt giá trị hiện vật tại từng kho trong doanh nghiệp Hạch toán chi tiết NVL phải tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập , xuất Muốn vậy, các doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức hệ thống chứng từ , mở các sổ kế toán chi tiết trên

cơ sở lựa chọn và sử dụng phơng pháp kế toán chi tiết NVL cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý doanh nghiệp

2.1.1 Phơng pháp thẻ song song

Về nguyên tắc phơng pháp này yêu cầu ở kho ghi chép về mặt số kợng , phòng kế toán ghi chép cụ thể cả về số lợng và giá trị từng thứ NVL Cụ thể: Tại kho : Công tác ghi chép tình hình nhập , xuất , tồn kho vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (mẫu 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu của từng kho rồi phát cho thủ kho ghi chép hàng ngày.

Đơn vị Tên kho

Thẻ Kho

Số thẻ kho Số tờ Ngày lập thẻ

Danh điểm vật liệu Tên , nhãn hiệu ,quy cách VT Đơn vị tính

Định mức dự trữTối đa: Tối thiểu:

Ngày tháng

Số hiệu chứng từNhậpXuất

Diễn giải

Số lợng

Ký xác nhận của

kế toán

Hàng ngày sau khi kiểm tra tính hợp lệ , hợp pháp của các chứng từ nhập, xuất thủ kho tiến hànhghi chép đầy đủ từ cột 1 đến cột 6 Đến cuối ngày tính ra số liệu tồn kho và ghi vào cột 7 Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số lợng tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau Hàng ngày hoặc định kỳ (khoảng 3-5 ngày), sau khi ghi thẻ kho xong , thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập , xuất đã đợc phân loại về phòng kế toán

-Tại phòng kế toán :kế toán NVL sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết NVL cho từng danh điểm tơng ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số liệu và giá trị.

Sổ (Thẻ) kế Toán Chi Tiết Vật Liệu

Số thẻ kho Số tờ Danh điểm vật liệu Tên , nhãn hiệu, quy cách VT Kho Giá hạch toán Đơn vị tính

Ngày tháng

Số hiệu chứng từNhập Xuất

Diễn giảiTK đối ứng

Ghi chú123456789101112131415

Khi nhận đợc các chứng từ nhập , xuất kho của các thủ kho chuyển lên, kế toán NVL phải kiểm kê từng chứng từ , ghi đơn giá và tính thành tiền rồi ghi vào sổ chi tiết Trờng hợp sử dụng giá hạch toán , kế toán sẽ không ghi vào cột 7, 10, 13 , mà lấy giá đã đợc ghi ở trên Cuối tháng , kế toán cộng sổ chi tiết NVL và đối chiếu với thẻ kho Số lợng NVL tồn kho trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho.

Ngoài ra , để có số liệu đối chiếu , kiểm tra với kế toán tổng hợp kế toán NVL phải tổng hợp số liệu trên các sổ(thẻ) kế toán chi tiết NVL vào “ Bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu”.

Bảng Tổng Hợp Nhập – Xuất – Tồn Kho Vật Liệu

Nhóm vật liệu

Tồn đầu kỳNhập trong kỳXuất trong kỳTồn cuối kỳ

Tổng cộng

Cách phân công ghi chép giữa kho và phòng kế toán theo phơng pháp này làm cho việc ghi chép đơn giản và thuận lợi cho công tác kiểm tra , đối chiếu số liệu Nhng số liệu ghi chép bị trùng lặp ở chỉ tiêu số lợng , nếu có doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu thì khối lợng các sổ, thẻ sẽ lớn gây khó khăn cho việc lu trữ , bảo quản Việc kiểm tra , đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng , do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán Vì thế phơng pháp này

phù hợp với những doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu , khối lợng các nghiệp vụ nhập , xuất ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.

Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệuTheo phơng pháp thẻ song song

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ngay tiêu đề của phơng pháp đã cho thấy để kế toán chi tiết NVL theo ơng pháp cần sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển Nhng để có số liệu ghi chép vào sổ này , kế toán phải lập bảng kê nhập và bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập và xuất , sau đó số liệu đợc tập hợp vào bảng luỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất

xuất, tồn kho vật liệu

Sổ kế toán

TH về NVL

Tháng

Nhóm vật liệu

Tồn kho đầu tháng

Nhập (xuất) trong thángTừ ngày đến…

- Tại phòng kế toán : Định kỳ sau khi nhận đợc chứng từ nhập , xuất kho của thủ kho , kế toán kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép về số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ , xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng , mỗi danh điểm vật liệu ghi một dòng.

Sổ đối chiếu luân chuyển

Số danh điểm

Tên vật t

Giá HT

SD đầu

T1 Luân chuyển tháng 1

SD đầu

tháng 2 Luân chuyển tháng 2…

SLTT NhậpXuấtSLTT NhậpXuấtSLTTSLTT

12345678910 1112 13141516

+ Các cột 1,2 và 3 đợc lấy từ sổ danh điểm vật liệu mà doanh nghiệp lập.+ Cột 4 ghi giá hạch toán trong trờng hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để ghi chép

+ Cột 5 và 6 lấy số liệu tồn cuối kỳ trên báo cáo nhập, xuất , tồn của kỳ ớc

tr-+ Các cột còn lại lấy số liệu từ bảng kê chuyển vào

Cuối tháng , kế toán tiến hành kiểm tra , đối chiếu giữa số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.

Nhìn chung phơng pháp này cũng đơn giản , dễ làm và khối lợng ghi chép giảm nhẹ hơn so với phơng pháp thẻ song song , tuy nhiên vẫn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lợng , số liệu cung cấp cha kịp thời do công

việc bị dồn vào cuối tháng

Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

2.3 Phơng pháp sổ số d

Khác với hai phơng pháp trên , phơng pháp này yêu cầu phòng kế toántheo dõi và phản ánh từng thứ vật liệu về chỉ tiêu giá trị còn thủ kho vẫn quản lý về số lợng

- Tại kho : hàng ngày hoặc định kỳ sau khi thẻ kho xong , thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập , xuất kho phát sinh trong ngày , trong kỳ và phân loại theo từng nhóm nh quy định , sau đó lập một bản chứng từ nhập và một bản chứng từ xuất

Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất ) kho

Từ ngày đến ngày tháng năm

Thẻ kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Báo cáo TH

nhập, xuất,

Sổ kế toán

TH về NVL

Nhóm vật liệu Số lợng CT Nhập (xuất)Số hiệu CT Thành tiền Ký nhận

Tổng cộng

Thủ kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong phiếu rồi giao cho kế toán kèm theo phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho ghi vào sổ số d (cột số lợng ), sau đó chuyển trả cho kế toán

Sổ số d là một loại sổ do kế toán mở cho từng kho , sử dụng cho cả năm , cuối mỗi tháng giao thủ kho ghi một lần Thông qua đó kế toán kiểm tra và tính thành tiền

Định mức dự trữ

Cuối tháng , khi sổ số d đã đợc thủ kho chuyển lên , kế toán căn cứ vào số lợng tồn kho mà thủ quỹ đã ghi vào đơn giá từng thứ vật liệu tính ra thành tiền vào cột số tiền Số liệu trên cột số tiền của sổ số d sẽ phải đối chiếu với số tồn kho trên bảng tổng hợp nhập , xuất ,tồn và số liệu kế toán tổng hợp.

Theo phơng pháp này, khối lợng ghi chép hàng ngày đã giảm nhẹ đáng kể , không có sự trùng lặp về công việc giữa kế toán và thủ kho nhng việc tìm ra sai xót để sửa chữa sẽ khó khăn Các doanh nghiệp có khối

lợng ngiệp vụ nhập , xuất nhiều , chủng loại vật liệu đa dạng , quản lý theo danh điểm và sử dụng giá hạch toán nên sử dụng phơng pháp này , nhng đòi hỏi trình độ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tơng đối cao Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Theo ph ơng pháp sổ số d

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

VI Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất

1.Hình thức Nhật ký Sổ cái–

Hình thức Nhật ký – Sổ cái trong hạch toán NVL sử dụng duy nhất một quyển sổ tổng hợp là sổ Nhật ký –Sổ cái , ngoài ra còn có các sổ thẻ kế toán chi tiết NVL

Nhật lý – Sổ cái là một quyển sổ gồm hai phần : phần Nhật ký ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và tập hợp riêng cho từng đối t-ợng ở phần Sổ cái

Nhật Ký Sổ cái –

Thẻ kho

Báo cáo TH nhập, xuất, tồn

Sổ kế toán

TH về NVL Sổ số dư