Kế toán thu mua thực tế

Kế toán thu mua thực tế

Lời nói đầu

Sau 15 năm, chuyển đổi từ cơ chế nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nớc, Ngành Nông nghiệp nớc ta cũng nh nhiều ngành khác phát triển nhanh chóng, từ chỗ lơng thực không đủ ăn, nay không những đủ cung cấp cho nhu cầu mà còn là một nớc đứng thứ 2 trên thế giới về xuất khẩu lơng thực Cơ chế thị trờng giúp cho nền nông nghiệp nớc ta tiếp thu mạnh mẽ các thành tựu về khoa học công nghệ giúp các nhà quản lý mở mang phát triển t duy kinh tế, làm cho sản xuất ngày càng phát triển và có hiệu quả.Trong sản xuất nông nghiệp để đảm bảo năng suất ngày càng cao, chất lợng sản phẩm ngày càng tốt đủ sức cạnh tranh với cơ chế thị trờng, việc chọn tạo, phục tráng, sản xuất ra nhng cây, con giống có năng suất cao, chất lợng tốt, tính thích ứng và thích nghị rộng là một yếu tố cực kỳ quan trọng Trong cơ chế thị trờng bên cạnh việc đầu t, phát triển công nghệ, các đơn vị, cá nhân sản xuất kinh doanh còn phải đặc biệt quan tâm đến lợi nhuận, vì đó là yếu tố thiết thực đến sự sống còn, tồn tại và phát triển của mình Để làm đợc điều đó việc hạch toán chi tiết có hiệu quả tất cả các khâu từ sản xuất đến tiêu thụ là vấn đề thiết yếu Trong đó chi phí sản xuất là một nội dung quan trọng trong hạch toán kế toán Nó đòi hỏi phải đợc hạch toán chính xác, đúng, kịp thời vì chí phí sản xuất phản ánh tổng hợp nhiều mặt của quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị, nó đa ra đợc những số liệu quan trọng Dựa vào đó doanh nghiệp biết đợc đã chi bao nhiêu ? Sản xuất đợc gì ? và hiệu quả của chí phi đó ra sao ? Đó chính là cơ sở để phân tích rút ra đợc những nguyên nhân thành công hay thất bại, lựa chọn phớng h-ớng, biện pháp sản xuất kinh doanh trong thời gian tới tốt hơn, thu nhập nhiều hơn.

Chi phí sản xuất trong nông nghiệp cũng nh các ngành sản xuất khác bao gồm:

- Chí phí nguyên vật liệu: Giống, cây con, thuốc trừ sâu, phân bón - Chi phí nhân công: Tiền lơng, các khoản phụ cấp theo lơng, các khoản

bồi dỡng và phụ cấp.- Chi phí sản xuất chung.

Trong phạm vi đề tài này tôi chỉ đề cập đến một trong ba nội dung của chi phí sản xuất với tiêu đề “ Kế toán thu mua thực tế, nhập xuất và dữ trữ vật liệ, chi phí vật liệu trong sử dụng “Tại Công ty giống cây trồng Hải Dơng ( Xí nghiệp giống lúa Lai Cách ).

Nội dung của bài viết bao gồm: 5 phần

Phần I: Đặc điểm phân loại yêu cầu quản lý và sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình thanh toán vật liệu

Phần II: Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu.

Phần III: Một số suy nghĩ về hạch toán vật liệu hiện nay trong các doanh nghiệp

Phần IV: Thực trạng về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu tại xí nghiệp giống lúa Lai Cách - công ty giống cây trồng Hải Dơng.

Phần V: Một số ý kiến đóng góp về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu tại xí nghiệp giống lúa Lai Cách

Mục đích của đề tài là vận dụng lý luận về hạch toán vật liệu, công cụ đã ợc trang bị ở trờng vào việc nghiên cứu thực tế tại xí nghiệp từ đó phân tích những điểm còn tồn tại nhằm góp một phần nhỏ bé cho việc hoàn thiện công tác kế toán của Xí nghiệp.

đ-Phơng pháp sử dụng:

- Phơng pháp lý thuyết kết hợp với thực tiễn.- Phơng pháp kế toán chung

- Phơng pháp kế toán vật liệu - Phơng pháp tài khoản - Phơng pháp tổng hợp.

Chuyên đề đợc hoàn thành với sự giúp đỡ nhiệt tình của:- Thầy giáo Phan Văn Niệm.

- Ông: Phan Văn Bộc Giám đốc Công ty giống cây trồng Hải Dơng.- Bà: Đào Thị Tâm Kế toán trởng Công ty giống cây trồng Hải Dơng

Cùng anh Phạm Văn Côi và các phòng chức năng của Công ty giống cây trồng Hải Dơng.

- Viện Đại học mở Hà Nội cùng các giáo s, tiến sĩ, giảng viên của trờng.Do nhận thức còn hạn chế nội dung chuyên đề rộng cho nên bài viết này chỉ mang tính khái quát và không sao tránh khỏi khiếm khuyết, vì vậy tôi rất mong đợc sự đóng góp giúp đỡ của các thầy cô giáo trong Viện Đại học Mở Hà Nội cùng các anh chị thuộc các chức năng của Công ty giống cây trồng Hải Dơng giúp cho chuyên đề đợc hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn Hải Dơng, tháng 6 năm 2001

Phần I

Lý luận chung về kế toán thu mua, nhập xuất và dự trữ vật liệu, chi phí vật liệu trong sử dụng.

1 Khái niệm và đặc điểm của vật liệu:

Vật liệu là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, đó là:

- Thiết bị nhà xởng: T liệu sản xuất - Nhân công lao động: Sức lao đông- Vật liệu: Đối tợng lao đông

Vật liệu có đặc điểm chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, dới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu.

2 Phân loại vật liệu

Do vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên để thuận tiện cho quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vật liệu Căn cứ vào những đặc trng chung giống nhau ngời ta phân loại vật liệu thờng theo những cách sau:

Cách 1: Phân loại theo vai trò, tác dụng của vật liệu Đây là cách đợc sử dụng phổ biến Theo cách này vật liệu đợc chia làm các loại sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: Giống, phân bón ( Đối với doanh nghiệp nông nghiệp) Xi măng, cát sỏi, sắt thép ( Đối với doanh nghiệp xây dựng ).

- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ phụ trợ trong sản xuất: Thuộc trừ sâu, thuốc sử lý mầm ( Đối với doanh ngiệp nông nghiệp ).

- Nhiên liệu: Than, củi, xăng dầu.

- Phụ tùng thay thế, sử chữa: Dùng cho máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải.

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Vật liệu và thiết bị dùng cho xây dựng cơ bản.

- Phế liệu: Là vật liệu thu hồi đợc sau quá trình sản xuất hay xây dựng cơ bản.

- Vật liệu khác: Gồm các loại vật liệu ngoài các loại trên nh: Bao bì, vật đóng gói, vật t đặc chủng.

Cách 2: Phân loại theo mối quan hệ và môi trờng sinh thái bao gồm:- Loại bình thờng: Loại ít gây tác hại

- Loại nguy hiểm: Loại gây hại nhiều cho môi trờng sinh thái nh: Thuốc trừ sâu

Cách 3: Phân loại theo đặc trng của vật chất bao gồm: - Vật liệu lỏng: Rợu, cồn, xăng dầu

- Vật liệu rắn: Xí măng, sắt, thép .- Vật liệu khí: Khí ôxy, Cacbonic .Cách 4: Phân loại theo nguồn gốc bao gồm:

- Vật liệu sản xuất trong nớc- Vật liệu mua từ nớc ngoàihoặc

- Vật liệu tự sản xuất- Vật liệu mua ngoài

Cách 5: Phân loại theo phơng thức tính thuế

- Loại vật liệu tính theo phơng pháp khấu trừ thuế:

Theo phơng pháp này: Giá vật liệu = giá thực tế vật liệu nhập- Loại vật liệu tính theo phơng pháp trực tiếp

Theo phơng pháp này: Giá vật liệu = giá thực tế vật liệu nhập + Thuế giá trị gia tăng.

Hiện nay các doanh nghiệp thờng áp dụng nguyên tắc giá phí theo quy định của Bộ Tài chính để đanhs giá vật liệu Nguyên tắc đó là:

Giá trị ghi sổ của vật liệu= Giá thực tế thu mua, hay giá thành thục tế sản xuất ( Giá gốc ).

Tuỳ từng phát sinh trong quá trình thu mua, sản xuất cụ thể từng trờng hợp đợc tính giá nh sau:

a/ Vật liệu mua ngoài:

- Trờng hợp áp dụng theo phơng pháp khấu trừ thuế:

Giá vật liệu = giá mua trên hoá đơn ( không có thuê giá trị gia tăng ) + Chi phí thu mua thực tế + Thuế suất nhập khẩu ( Nếu có ) – Giảm giá hàng mua nếu có – Triết khấu đợc hởng ( Nếu có ).

- Trờng hợp doanh nghiệp cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về kế toán, hoá đơn, chứng từ hay vẫn còn áp dụng phơng pháp trực tiếp hoặc Doanh nghiệp sản xuất, chế biến, thu mua nông lâm thuỷ sản Không có hoá đơn VAT ( Theo quy định của Bộ Tài chính ) Giá vật liệu đợc tính cũng nh trên chỉ riêng giá trị trên hoá đơn là giá có cả thuế giá trị gia tăng.

- Trờng hợp giá bán ghi trên hoá đơn của ngời bán không ghi thuế VAT thì :

Giá bán thuần = Giá ghi trên hoá đơn ( có cả VAT ) / 1 + Thuế suấtb/ Vật liệu tự sản xuất:

Giá vật liệu = giá thành sản xuất thực tế c/ Vật liệu thuê ngoài, gia công, chế biến

Giá vật liệu thực tế = Giá trị vật liệu chế biến + Chi phí liên quan ( ( Thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển và bốc dỡ ).

d/ Vật liệu đợc tặng thởng, viện trợ

Giá thực tế vật liệu = Giá thực tế thị trờng tơng đơng ( Do hội đồng giao nhận xác định )

e/ Vật liệu nhận đóng góp liên doanh

Giá thực tế vật liệu = giá thoả thuận do các bên xác định f/ Phế liệu:

Giá thực tế vật liệu = Giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay thu hồi tối thiểu.* Phơng pháp đánh giá vật liệu dùng trong kỳ:

Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp, tuỳ theo từng yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán ta có thể sử dụng một trong các ph-ơng pháp sau đây để xác định giá vật liệu xuất dùng, nhng phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải ghi chú rõ ràng - Phơng pháp giá đơn vị bình quân

Giá thực tế xuất dùng = Số lợng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân vật liệu

Nếu tính theo cả kỳ dự trữ thì

Giá thực tế vật liệu xuất dùng bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế vật liệu nhập trong kỳ / Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lợng vật liệu nhập trong kỳ

Nếu tính theo mỗi lần nhập thì

Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế vật liệu trớc + Giá sau mỗi lần nhập / Số lợng vật liệu trớc + Số lợng vật liệu sau mỗi lần nhập

Nếu tính theo bình quân cuối kỳ trớc ( Hay đầu kỳ này )

Giá đơn vị binh quân = Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ trớc ( Hay đầu kỳ này ) / Số lợng vật liệu tồn cuối kỳ trớc ( Hay đầu kỳ này )

Giá vật liệu xuất dùng = Giá đơn chiếc hay từng lô khi nhập

5* Phơng pháp giá hạch toán: Để hạch toán nhanh ngời ta dùng phơng này Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh giá hạch toán bằng giá thực tế.

Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ ( Hay tồn cuối kỳ ) = Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ ( Hoặc tồn cuối kỳ ) x Hệ số giá vật liệu.

Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu là

- Phản ánh kịp thời chính xác số lợng, chất lợng và giá cả vật liệu tăng, giảm, tồn kho từng loại, từng thứ.

- Xác định chính xác số lợng, giá trị vật liệu tiêu hao giúp cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.

- Kiểm tra chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ vật liệu Phát hiện và ngăn ngừa sử dụng vật liệu lãng phí, hay thất thoát để có biện pháp xử lý kịp thời.

Để giảm bớt khối lợng ghi chép không cần thiết, phục vụ kịp thời cho việc tập hợp chi phí, báo cáo thông tin cho quản lý Cuối tháng ( Cho dùng ph-ơng pháp kê khai thờng xuyên hay kiêm kê định kỳ ) Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho trong tháng tiến hành tập hợp, phân loại chứng từ và phân bổ vật liệu, dụng cụ và để ghi vào tài khoản 152, 153.

( ký, họ tên )

4.1 Hạch toán tình hình biến động vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

4.11Thủ tục chứng từ và tài khoản:

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng ( Hay ngời mua hàng báo ) Nếu thấy cần thiết kế toán có thể lập biên bản kiểm nhận vật liệu thu mua về số lợng, chất lợng, quy cách .vv Sau đó ngời mua hàng làm phiếu nhập kho trên cơ sở hoá đơn mua hàng hoặc giấy báo nhận hàng biên bản kiêm kê vật t ( Nếu cần ) Thủ kho nhập vào kho ghi sổ vật liệu số lợng thực nhập vào phiếu, ký tên vào phiếu nhập giữ lại một liên ( Phiếu nhập cần lập 3 bản ) rồi chuyển cho phòng kế toán.

Trờng hợp phát hiện vật liệu thiếu, thừa, sai quy cách Thủ kho phải báo cho ngời mua hàng biết và cùng ngời mua hàng lập biên bản chuyển cho ngời có thẩm quyền giải quyết.

Các chứng từ đợc dùng trong hạch toán vật liệu gồm:

+ Hoá đơn giá trị gia tăng của ngời bán ( Theo mẫu số 01CTKL- 3LLdo Bộ Tài chính quy định ) hoặc hoá đơn bán hàng theo mẫu sau:

Đơn vị bán: Mẫu số .Địa chỉ: ( Ban hành .Quyển số:

Hoá đơn bán hàng Liên 2

( Bán hàng, vận chuyển, dịch vụ )Họ tên ngời mua: .

Địa chỉ:

Hình thức thanh toán:TT Tên quy cách sản phẩm

dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú

Quyển số:Số:

Phiếu nhập kho

Ngày tháng năm Nợ .

Họ và tên ngời nhâp: Bộ phận: có .Lý do nhập:

Có

Họ và tên ngời nhận hàng: Bộ phận:Lý do xuất hàng:

Xuất tại kho:

Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung

tiêu Ngời nhận Thủ kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )

Hoặc có thể dùng phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn kiêm phiếu xuất, Phiếu xuất vật t theo hạn mức Cùng với các văn bản cần thiết kèm theo Tuỳ theo từng nội dung nghiệp vụ cụ thể mà doanh nghiệp vận dụng.Trình tự thủ tục mua, nhập, xuất vật liệu nh sau:

4.1.1.1Thủ tục mua hàng, phơng pháp kiểm tra hoá đơn

Cán bộ cung tiêu căn cứ vào kế hoạch vật liệu hàng tháng , quý, năm hoặc theo yêu cầu của ngời quản lý có thể mua theo nhiều hình thức:

- Nếu trả tiền ngay ( Tiền mặt ) Kế toán lập bảng tạm ứng ( Theo mẫu quy định ) trình thủ trởng đơn vị duyệt chi, chuyển cho kế toán phụ trách về lập phiếu chi và lĩnh tiền tại thủ quỹ, sau khi mua hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng ( Biên bản giao nhận vật t nếu cần ) , lập phiếu nhập sau đó lập phiếu chi đồng thời thu hồi tạm ứng.

- Nếu trả tiền chậm: Cán bộ cung tiêu phải nộp toàn bộ chứng từ cho kế toán: Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập, Hợp đồng mua bán hàng hoá để kế toán vào sổ nợ tài khoản 331 phải trả ngời bán.

- Nếu trả bằng chuyển khoản

Phơng pháp lập hoá đơn: Hoá đơn do ngời bán hàng lập khi bán, hoá đơn dùng hết phần nào phàn còn lại gạch, hoá đơn ghi rõ địa chỉ, họ tên ngời mua, phơng pháp thanh toán, ghi rõ quy cách loại vật liệu Nếu không ghi hết gạch bỏ phần thừa Hoá đơn phải đợc ghi rõ, hoá đơn đã nộp tiền phải có dấu “ Đã thanh toán “ của ngời bán Nếu chuyển khoản phải ghi rõ số séc, ngày tháng, họ tên ghi trên séc.

4.1.1.2 Phơng pháp lập phiếu xuất

Phiếu xuất đợc ghi làm hai liên ( 1 gốc, 1 cho ngời nhận vật liệu trao thủ kho ) có đủ chữ ký ghi trên phiếu.

* Tài khoản sử dụng trong hạch toán vật liệu bao gồm:

Tài khoản 151: Hàng mua đi đờng ( Chi tiết từng loại theo tài khoản cấp II )Tài khoản 152: Vật liệu nhập kho ( Chi tiết từng loại vật liệu theo tài khoản cấp II )

Các tài khoản liên quan Tài khoản 111: Tiền mặt

Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng

Tài khoản 621, 627,641,642: Kết chuyển chi phíTài khoản 133: Thuế VAT đợc khấu trừ

Tài khoản 412: Đánh giá tăng, giảm vật liệu Tài khoản 411: Nhận vốn kinh doanh

Tài khoản 128, 222: Nhận lại góp vốn liên doanhTài khoản 331: Phải trả ngời bán

Sơ đồ 1: Hạch toán tổn quát vật liệu

( Tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ )

141,331

Mua vật liệu Xuất dùng cho SX tại kho hoặc trực tiếp không qua khoTK 133

TK 641,642,627 Thuế VAT

đợc khấu trừ Xuất dùng cho SX chung bán hàng, quản lý TK 411

Nhận cấp vốn liên doanh TK 154 bằng vật liệu

Vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến TK 642,338

Xử lý vật liệu thừa qua TK 138,642 kiêm kê

Xử lý vật liệu thiếu qua kiêm kê TK 128,222

Nhận lại vật liệu từ đầu t TK 421 góp vốn liên doanh

Đánh giá giảm giá trị VLTK 412

Đánh giá tăng giá trị vật liệuSơ đồ 2 Hạch toán vật liệu

( Tính VAT theo phơng pháp trực tiếp )

ở sơ đồ 1 ( Phơng pháp khấu trừ thuế ) kế toán định khoản nh sau:Khi nhập: - Khi nhập vật liệu mua ngoài hàng và hoá đơn cùng về:Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu

Nợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ

Có TK 331,111,112,311,141: Tổng giá trị thanh toán Nếu đợc hởng triết khấu

Nợ TK 331: Triết khấu trừ vào tiền hàng phải trảNợ TK 111,112: Triết khấu đợc ngời bán trả

Nợ TK 1388: Triết khấu đợc ngời bán chấp nhận nhng thừa trảCó TK 152: Số triết khấu mua hàng đợc hởng

Có TK 3381: Giá trị thừa cha biết nguyên nhân

Khi có quyết định xử lý thừa:Trả lại ngời bán

Nợ TK 3381Có TK 152

Chấp nhận mua số thừaNợ TK 1331

Nợ TK 3381Có TK 331

Thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhậpNợ TK 3381

Có TK 721

Trờng hợp không nhập hàng thừa mà chỉ nhập theo hoá đơn Nợ TK 152: Giá trị thực tế vật liệu

Nợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ

Có TK 331,112,111: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn( Vật liệu thừa đợc ghi nhận ngoài sổ )

Khi xử lý vật liệu thừa trong các trờng hợp nh trên thì kế toán cũng định khoản nh trên song chỉ khác trong tài khoản 3381bằng taig khoản 152 ( Nếu trả ngòi bán thì không định khoản ).

Nếu vật liệu thiếu so với hoá đơn Khi nhập:

Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thực nhập kho

Nợ TK 1381: Giá trị số thiếu cha rõ nguyên nhânNợ TK 1331:

Có TK 331,111,112:

Ngời bán chấp nhận lỗi thiếu giao tiếp hàngNợ TK 152: Giá trị vật liệu giao thêm Có TK 1381: Giá trị vật liệu thiếu

Ngời bán chấp nhận nhng không còn hàngNợ TK 331, 111 ,112

Có TK 1381Có TK 1331

Thiếu do cá nhân gây nên Nợ TK 1388,334

Có TK 1381Có TK 1331

Thiếu không rõ nguyên nhân ( Không xác định )Nợ TK 821

Nợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ Có TK 331,111,112 Tổng giá thanh toánKhi hàng về

Trờng hợp nhập vật liệu do các trờng hợp khác

Nợ TK 152: ( Chi tiết vật liệu ) Giá trị thực tế vật liệu tăngCó TK 411: Cấp vốn bằng vật liệu

Có TK 3388: Đánh giá tăng vật liệu

Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 311: Vay ngắn hạn bằng vật liệu quy thành tiềnCó TK 642: Vật liệu thừa trong định mức tại khoCó TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý

Có TK 621, 627,641, 642: Dùng không hết thu hồi phế liệuCó TK 222,128: Nhận góp vốn liên doanh bằng vật liệu

Có TK 241 Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB hoặc từ sửa chữa lớn.

Khi xuất vật liệu

Vật liệu trong doanh nghiệp xuất chủ yếu cho sản xuất, phần còn lại thừa hoặc không có nhu cầu sử dụng nữa có thể xuất bán, góp vốn liên doanh giá xuất trong mọi trờng hợp đều theo giá thực tế của bên có tài khoản 152a Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh

Nợ TK 621: ( Chi tiết từng đối tợng ) Xuất cho SX

Nợ TK 641, 642: ( Chi tiết cho từng đối tợng ) Xuất cho tiêu thụ và quản lýNợ TK 241: ( Chi tiết từng đối tợng ) Cho XDCB hoặc sửa chữa lớn

Có TK 152: Giá trị thực tế vật liệu xuấtb Xuất góp vốn liên doanh

Nợ TK 222: Góp vốn dài hạnNợ TK 128: Góp vốn ngắn hạn

Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá giảm giá trị vật liệu Có TK 152: Giá trị vật liệu xuất

Có TK 412: Chênh lệch do đánh giá tăng giá trị vật liệuc Xuất thuê ngoài gia công, chế biến

Nợ TK 154: Giá trị sản phẩm dở dangCó TK 152: Giá trị vật liệu xuấtd Giảm do cho vay tạm thờiNợ TK 1388, 1368:

Có TK 152:

e Giảm ( Xuất ) cho các yêu cầu khácNợ TK 632: Nhợng bán vật liệu

Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại khoNợ TK 1381: Thiếu chờ xử lý

Nợ TK 1388,334: Cá nhân phải bồi thờng khi xác định xử lýCó TK 152: Giá trị vật liệu giảm ( Xuất )

5 Kế toán vật liệu trong đơn vị sản xuất kinh doanh nông nghiệp a Đặc điểm của vật liệu trong doanh nghiệp nông nghiệp

Vật liệu trong doanh nghiệp nông nghiệp rất đa dạng trong đó có một số vật liệu mang tính đặc thù nh hạt giống, phân bón, các loại thuốc phòng trừ sâu bệnh Các loại vật liệu này một phần đợc tạo ra ngay trong quá trình sản xuất, sản phẩm kỳ trớc đợc dùng làm vật liệu cho kỳ này hoặc vật liệu của kỳ này đợc giữ làm vật liệu cho kỳ sau, Sản phẩm của ngành này đợc làm vật liệu cho ngành khác.

b Kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nông nghiệpPhơng pháp hạch toán về cơ bản giống nh các ngành khác song riêng về vật liệu luân chuyển nội bộ đợc tính theo giá thành thực tế sản xuất Kế toán sử dụng tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu “ và tổ chức hệ thống tài khoản cấp 2 nh tài khoản 1521-1: Hạt giống,

Tài khoản 1521-2: Phân bón

Tài khoản 1521-3: Thức ăn gia súc

Tài khoản 1522-1: Thuốc dùng cho cây trồngTài khoản 1522-2: Thuốc thú y

- Khi nhập vật liệu do sản xuất tạo ra đợc định khoản nh sau: ( Căn cứ vào giá thành sản phẩm để ghi )

Nợ TK 152: ( Chi tiết từng đối tợng ) Vật liệu, nguyên liệuCó TK 154: Chi phí sản xuất dở dang

- Khi xuất vật liệu cho các đối tợng sử dụng

Nợ TK 621: ( Chi tiết từng đội ) Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 627: ( Chi tiết từng đối tợng ) Chi phí quản lý đội, Sản xuất chungNợ TK 641,642: Chi phí tiêu thụ, quản lý

Có TK 152: Giá vật liệu, nguyên liệu

Trờng hợp vật liệu luân chuyển nội bộ đợc doanh nghiệp phản ánh theo giá tiêu thụ nội bộ để phục vụ cho yêu cầu hạch toán kinh tế nội bộ và phản ánh phù hợp chi phí đầu vào của sản phẩm sản xuất thì kế toán phản ảnh nh sau:

+ Căn cứ vào giá thành sản xuất để ghi Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK 154: Giá trị sản phẩm dở dang+ Căn cứ vào giá tiêu thụ nội bộ Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệuCó TK 512: Doanh thu nội bộ

6 Kế toán vật liẹu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Theo quy định hiện hành vật liệu tồn kho phải đợc hạch toán một trong hai phơng pháp kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ.

Đặc trng của phơng pháp hạch toán vật liệu kiểm kê định kỳ là:

Kế toán không theo dõi biến động vật liệu thờng xuyên tức là không ghi phiếu nhập phiếu xuất, không cung cấp thờng xuyên về giá trị vật liệu, hàng hoá tồn kho mà phải chờ đến cuối kỳ hạch toán căn cứ vào biên bản kiểm kê mới xác định đợc giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ.

Theo quy định ở phơng pháp này để phản ánh hàng tồn kho kế toán vẫn sử dụng các tài khoản: 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157 nhng không phản ánh nhập xuất vật liệu mà chỉ phản ánh giá trị kết chuyển tồn kho đầu và cuối kỳ còn kế toán sử dụng tài khoản 611: mua hàng, tài khoản này chỉ đ-ợc hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, cấm dùng trong phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Sơ đồ hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ

Theo phơng pháp kiêm kê định kỳ ( Thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ )

Tăng giá trị do đánh giá Giá trị VL, công cụ Vật liệu, công cụ xuất dùng nhỏ

Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, dụng cụ công cụ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ ( Thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp )

Giá trị vật liệu, dụng cụ Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn đầu kỳ cha sử dụng tồn cuối kỳ cha sử dụng

TK 111,112,331,411 TK 111,112,331Giá trị vật liệu, dụng cụ tăng Giá trị vật liệu đợc triết khấu trong kỳ ( tổng giá thanh toán giảm giá, hàng bị trả lại

có cả thuế VAT ) TK 621,627,641,642Giá trị thực tế VL, DC xuất dùng trong kỳ

Theo phơng pháp này, vật liệu công cụ dụng cụ tăng, hàng tồn kho đầu kỳ đều đợc hạch toán vào bên nợ tài khoản 611 Cuối kỳ vật liệu công cụ dụng cụ đều đợc kết chuyển vào TK 152, 153.

Dụng cụ xuất dùng lớn đợc hạch toán vào tài khoản 1421 sau đó mới phân bổ cho các đối tợng sử dụng ứng với các tài khoản 621, 627,641,642- Đối với phơng pháp khấu trừ VAT Còn phơng pháp thuế trực tiếp thì không qua tài khoản 1421 mà hạch toán thẳng cho các đối tợng sử dụng.

7 Kế toán công cụ, dụng cụ ( Phơng pháp kê khai thờng xuyên, thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ )

7.1 Đặc điểm của công cụ dụng cụ

Công cụ dụng cụ là t liệu lao động không thoả mãn một trong hai điều kiện để trở thành tài sản cố định nghĩa là chỉ đảm bảo điều kiện “ là t liệu lao động tham gia nhiều chu kỳ sản xuất vẫn giũ nguyên trạng thái ban đầu Công cụ dụng cụ không đảm bảo điều kiện “ Là t liệu lao động có giá trị lớn.”

Công cụ dụng cụ cũng chuyển dần giá trị vào sản phẩm do vậy trong hạch toán ngời ta sắp xếp công cụ dụng cụ vào nhóm vật liệu- hàng tồn kho Trong quản lý theo quy định hiện hành công cụ dụng cụ mua sắm bằng vốn lu động và đợc xếp vào tài khoản loại I nhóm 5 ( Tài khoản 153 ) Do vậy công cụ dụng cụ có đặc điểm của vật liệu khi mua sắm nhập kho, bảo quản giống vật liệu.

7.2 Tài khoản sử dụng

Theo quy định: Công cụ dụng cụ đợc hạch toán vào tài khoản 153 và đợc chi tiết theo tài khoản cấp II, cấp III Ví dụ:

Tài khoản 1531 Công cụ dụng cụ Tài khoản 15311 Vật rẻTài khoản 15312 Bảo hộ

Tài khoản 15313 cho văn phòng Tài khoản 1532 Bao bì luân chuyển

Tài khoản 1533 Công cụ dụng cụ cho thuê7.3 Phơng pháp phân bổ công cụ, dụng cụ7.3.1 Phơng pháp phân bổ 1 lần ( 100% giá trị )

Dùng cho công cụ- dụng cụ có giá trị nhỏ, số lợng không nhiều với mục đích bổ sung một phần công cụ- dụng cụ cho sản xuất Kế toán định khoản nh sau:

Nợ TK 627: ( chi tiết từng đội ) Dùng ở đội, phân xởngNợ TK 641 (6413): Dùng cho tiêu thụ

Nợ TK 642 ( 6423): Dùng cho quản lýCó TK 153: Giá trị công cụ dụng cụ

7.3.2 Phơng pháp phân bổ 2 lần ( 50% giá trị mỗi lần )

Dùng cho loại công cụ- dụng cụ có giá trị tơng đối cao Nếu áp dụng một lần sẽ làm cho chi phí sản xuất tăng cao Khi xuất dùng theo phơng pháp này đợc hạch toán theo hai bút toán:

Bút toán 1: Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng Nợ TK 142( 1421): Xuất kho công cụ- dụng cụ Có TK 153( 1531): Giá trị công cụ dụng cụBút toán 2: Phân bổ 50% giá trị cho các đối tợng Nợ TK 6273,6413,6423:

Có TK 1421: ( 50% giá trị xuất dùng )

Khi báo hỏng, mất mát hoặc hết thời hạn sử dụngNợ TK 138, 334: Chờ xử lý hoặc cá nhân bồi thờngNợ TK 152,111: Phế liệu thu hồi

Nợ TK 6273,6413,6423: Phân bổ nốt giá trị còn lạiCó TK 1421: Giá trị còn lại cha thu ( Giá trị cha tính )

7.3.3 Phơng pháp phân bổ nhiều lần: Trờng hợp công cụ- dụng cụ có giá trị cao dùng với quy mô lớn, mục đích thay thế, trang bị hàng loạt, sử dụng cho nhiều chu kỳ sản xuất nên phải phân bổ dần dần Khi xuất kế toán sử dụng hai bút toán:

Bút toán 1: Khi xuất dùng

Nợ TK 1421: Giá trị công cụ- dụng cụ chờ phân bổCó TK 1531: Giá trị công cụ- dụng cụ

Bút toán 2: Phản ánh giá trị mỗi lần phân bổ Kế toán định khoản nh phơng pháp phân bổ 50% nhng giá trị phân bổ tuỳ theo giá trị công cụ- dụng cụ và số lần phân bổ.

Các kỳ tiếp theo khi phân bổ tiếp sẽ đợc hạch toán nh bút toán 2.Khi báo hỏng, mất mát hoặc hết thời hạn sử dụng kế toán định khoảnNợ TK 138,334: Chờ xử lý hoặc cá nhân bồi thờng

Nợ TK 152,111: Phế liệu thu hồi

Nợ TK 6273,6413,6423: Phân bổ nốt giá trị còn lại Có TK 1421: Giá trị còn lại cha thu hết giá trị xuất dùngPhơng pháp tính giá trị phân bổ:

Giá trị mmọt lần phân bổ = Tổng giá trị công cụ- dụng cụ khi xuất/ Số lần phân bổ dự kiến.

7.4 Hạch toán bao bì luân chuyển:- Khi xuất dùng:

Nợ TK 1421: Giá trị chờ phân bổCó TK 1532: Giá trị thực tế bao bì

- Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụng:Nợ TK 152: Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài Nợ TK 6413: Tính vào chi phí bán hàng

Có TK 1421: Giá trị hao mòn bao bì

- Khi thu hồi bao bì luân chuyển nhập kho:Nợ TK 1532: Giá trị còn lại

Có TK 1421: Giá trị thu hồiSơ đồ hạch toán công cụ dụng cụ

TK 411 TK 153 TK 1421 TK 627,641,642 Nhận góp vốn Xuất dùng Phân bổ 2 lần và nhiều liên doanh, cấp CC- DC lần

vốn bằng CC- DC

Mua CC- DC bằng Xử lý mất tiền vay, trả chậm h hỏng

8 Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ- dụng cụ8.1 Mục đích yêu cầu:

Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, có hệ thống về biến động nhập, xuất, tồn kho của vật liệu, công cu- dụng cụ theo từng địa điểm ( Từng kho, từng thủ kho ) giúp cho quản lý nắm đợc vật liệu, công cụ- dụng cụ tồn kho,

nhập, xuất trong kỳ để có phơng hớng, biện pháp, quyết sách chính xác có hiệu quả.

8.2 Phơng pháp hạch toán:

Theo quy định hiện hành có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ- dụng cụ, tuỳ theo từng điều kiện, quy mô, trình độ, năng lực của kế toán và thủ kho mà doanh nghiệp áp dụng một trong 3 phơng pháp sau:8.2.1 Phơng pháp thẻ song song:

Theo phơng pháp này, thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình xuất, nhập, tồn kho vật liêu, công cụ- dụng cụ về mặt số lợng, mỗi chứng từ ghi một dòng thẻ kho Thẻ kho đợc mở từng danh điểm vật liệu, công cụ- dụng cụ Phòng kế toán mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ- dụng cụ cho từng danh điểm tơng ứng với thẻ kho.

Thẻ này có nội dung tơng đơng với thẻ kho nhng khác ở chỗ theo dõi cả ợng và giá trị.

l-Hàng ngày ( Hoặc định kỳ ) kế toán đối chiếu chi tiết với thẻ kho về mặt số lợng.

Kế toán chi tiết và tổng hợp căn cứ vào thẻ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn về giá trị từng loại vật liệu, công cụ- dụng cụ

- Sở sách chứng từ bao gồm: Phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho, sổ kế toán chi tiết vật liệu ( Sản phẩm, hàng hoá ).

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo mẫu quy định.Bảng sơ đồ hạch toán chi tiết

Ghi hàng ngày Định kỳ

Đối chiếu

c Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Thủ kho: Làm việc giống nh phơng pháp thẻ song song

- Phòng kế toán: Mở sổ đối chiếu luân chuyển hạch toán số lợng và giá trị theo từng danh điểm, sổ này mỗi tháng ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập- xuất phát sinh trong tháng.

Cuối tháng đối chiếu với thủ kho về số lợng và đối chiếu với kế toán tổng hợp về tiền.

- Sổ sách chứng từ gồm: ( Theo mẫu quy định )Phiếu nhập

Thẻ kho Thẻ chi tiết

Phiếu xuất

Bảng tổng hợp nhập, xuất , tồn

Sổ tổng hợp

+ Phiếu nhập, phiếu xuất + Thẻ kho

+ Bảng kê nhập, bảng kê xuất+ Sổ đối chiếu luân chuyểnSơ đồ hạch toán

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu

d Phơng pháp đối chiếu số d

- Thủ kho: Giống nh 2 phơng pháp trên Sau khi ghi thẻ kho, định kỳ thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất, phát sinh trong kỳ, lập phiếu giao nhận chứng từ, kèm chứng từ cho kế toán.

Cuối tháng: Ghi số liệu chi tiết vật liệu tồn kho Vào sổ số d ( Do kế toán lập cho từng kho dùng cho cả năm, giao cho thủ kho vào trớc ngày cuối tháng ) và gửi về phòng kế toán.

- Phòng kế toán: Định kỳ , kiểm tra, hớng dẫn thủ kho, ghi chép thẻ kho Hằng tháng khi nhận chứng từ: Kiểm tra, cộng tiền, ghi vào cột tiền trên phiếu giao nhận, ghi tiền vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn ( cho từng kho ).

- Sổ sách chứng từ gồm: ( Theo mẫu quy định )

+ Thẻ kho, phiếu nhập, Phiếu xuất, sổ số d, phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất.

+ Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật liệu.Phiếu nhập