Bài viết Ứng dụng công cụ quản trị tinh gọn nâng cao hiệu quả làm việc tại các đơn vị trực thuộc Trường Đại học Cần Thơ trình bày mục tiêu của đề tài là nhận diện các loại lãng phí đang tồn tại ở các đơn vị Trường Đại học Cần Thơ và đề xuất kế hoạch hành động để tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị này,... Mời các bạn cùng tham khảo.
Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 DOI:10.22144/ctu.jvn.2018.019 ỨNG DỤNG CÔNG CỤ QUẢN TRỊ TINH GỌN NÂNG CAO HIỆU QUẢ LÀM VIỆC TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ Ngơ Mỹ Trân1* Võ Minh Trí2 Khoa Kinh tế, Trường Đại học Cần Thơ Sinh viên ngành Quản trị kinh doanh K39, Trường Đại học Cần Thơ *Người chịu trách nhiệm viết: Ngô Mỹ Trân (nmtran@ctu.edu.vn) Thông tin chung: Ngày nhận bài: 24/12/2016 Ngày nhận sửa: 24/03/2017 Ngày duyệt đăng: 28/02/2018 Title: Applying lean management tools to improve working efficiency in divisions of Can Tho university Từ khóa: 07 loại lãng phí, mơ hình 5S, Quản trị tinh gọn, Trường Đại học Cần Thơ Keywords: 07 Wastes, 5S, Can Tho University, Lean Management ABSTRACT This research is aimed at identifying all types of wastes existed in the divisions of Can Tho University and then proposing an action plan to save costs and improve working efficiency in these divisions Expert interviews and a survery of 93 staff members were conducted The results indentified 10 types of wastes existing in these units including wastes of facilities and equipment, waste of labor, waste of not harnessing the creativity of staff members, waste of time, waste of defects, waste of transport, waste of motion, waste of information disconnection, waste of extra activity and waste of extra input Based on these results, an action plan with the application of 5S model of lean manufacturing to tackle tangible wastes (such as facilities and equipment) was proposed to remove existing wastes in these divisions Some solutions on personnel and training were also proposed to support the implementation of the action plan TÓM TẮT Mục tiêu đề tài nhận diện loại lãng phí tồn đơn vị Trường Đại học Cần Thơ đề xuất kế hoạch hành động để tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu hoạt động đơn vị Đề tài nghiên cứu thực vấn chuyên gia khảo sát ý kiến 93 cán bộ, nhân viên đơn vị trực thuộc Kết cho thấy 10 loại lãng phí tồn đơn vị trực thuộc bao gồm lãng phí sở vật chất trang thiết bị; lãng phí lao động; lãng phí khơng khai thác sức sáng tạo cán bộ, nhân viên; lãng phí thời gian; lãng phí sai hỏng, lãng phí di chuyển thừa, lãng phí thao tác thừa; lãng phí thơng tin rời rạc, lãng phí hoạt động thừa lãng phí thừa yếu tố đầu vào Trên sở kết khảo sát này, kế hoạch hành động đề xuất dựa mô hình 5S quản trị tinh gọn để cắt giảm, loại bỏ loại lãng phí hữu hình (lãng phí sở vật chất, trang thiết bị ) tồn đơn vị trực thuộc Trường Một số giải pháp đào tạo nhân đề xuất nhằm hỗ trợ thực kế hoạch hành động Trích dẫn: Ngơ Mỹ Trân Võ Minh Trí, 2018 Ứng dụng cơng cụ quản trị tinh gọn nâng cao hiệu làm việc đơn vị trực thuộc Trường Đại học Cần Thơ Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ 54(1D): 144-163 144 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 - khoa học kỹ thuật vùng Trường khơng ngừng hồn thiện phát triển, từ số ngành đào tạo ban đầu, Trường củng cố, phát triển thành trường đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực Hiện nay, Trường có khoảng 2.000 cán bộ, nhân viên có nhiều đơn vị trực thuộc bao gồm 15 Khoa, 18 Trung tâm, 10 Phòng ban, Viện đơn vị trực thuộc khác Nhiệm vụ Trường đào tạo, nghiên cứu khoa học (NCKH), chuyển giao công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội vùng Song song với công tác đào tạo, Trường ĐHCT tham gia tích cực chương trình NCKH, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật nhằm giải vấn đề khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hoá xã hội vùng Từ kết cơng trình NCKH hợp tác quốc tế, Trường tạo nhiều sản phẩm, qui trình cơng nghệ phục vụ sản xuất, đời sống xuất khẩu, tạo uy tín thị trường nước quốc tế Trong suốt trình hình thành phát triển, Trường không ngừng cải tiến lực nghiên cứu, giảng dạy phục vụ, tăng cường hoạt động chuyển giao công nghệ hoạt động khác để nâng cao uy tín nước, phấn đấu trở thành trường dẫn đầu nước đạt tiêu chuẩn quốc tế Trong thời gian tới, nhà trường hướng đến việc tự chủ tài Do đó, việc làm để giảm chi phí hoạt động nâng cao suất lao động cán bộ, nhân viên làm việc đơn vị trực thuộc Trường ln tốn khó thách thức lớn Thực tế cho thấy việc thực đề tài nghiên cứu cần thiết GIỚI THIỆU Quản trị tinh gọn (Lean Management) phương pháp vận hành nhận nhiều quan tâm mặt học thuật thực hành Quản trị tinh gọn biết đến phương pháp đặt tảng cho cải tiến liên tục đạt hiệu cao tổ chức sản xuất dịch vụ toàn giới Triết lý quản trị tinh gọn nằm chỗ khuyến khích tham gia tất nhân viên tổ chức vào việc loại bỏ dạng lãng phí Sản xuất tiết kiệm giúp giảm chi phí, chu trình sản xuất hoạt động phụ không cần thiết, không tạo thêm giá trị khiến cho doanh nghiệp, tổ chức trở nên cạnh tranh, nhạy bén đáp ứng nhu cầu thị trường Mặc dù, quản trị tinh gọn có nguồn gốc từ lĩnh vực sản xuất cụ thể ngành sản xuất ô tô (Ohno, 1988) phương pháp quản trị tinh gọn áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác, chẳng hạn dịch vụ công (cơ quan nhà nước) (Krings et al., 2006), dịch vụ y tế lĩnh vực giáo dục (Emiliani, 2004; Cristina and Felicia, 2012) Xuất phát từ tình hình thực tế việc bị cắt giảm chi phí cho giáo dục, mức độ hài lịng thấp nhân viên, tiến trình quản lý lạc hậu suất thấp, số trường đại học Mỹ Anh áp dụng phương pháp quản trị tinh gọn Hầu hết đại học áp dụng quản trị tinh gọn dạng dự án, áp dụng số công cụ quản trị tinh gọn cho đơn vị vài q trình cơng việc, chẳng hạn dự án “Lean University” Đại học Cardiff (Anh) sử dụng số công cụ kỹ thuật quản trị tinh gọn Rapid Improvenment Workshops-RIWs (Hội thảo cải tiến nhanh), Value Stream Mapping (Sơ đồ chuỗi giá trị), Visual Management (Quản lý trực quan)…, dự án “Lean University” Đại học Central Oklahoma (Mỹ) sử dụng công cụ Value Stream Mapping (Sơ đồ chuỗi giá trị), Kaizen (Cải tiến liên tục)… Kết bước đầu cho thấy dự án mang lại số kết tích cực giảm chi phí giấy tờ tăng suất lao động (Đại học Central Oklahoma, Mỹ), cải thiện văn hóa thay đổi, cải tiến qui trình cải thiện mối quan tâm đến công việc nhân viên (Đại học Cardiff, Anh) Qua đó, thấy việc áp dụng quản trị tinh gọn cho lĩnh vực dịch vụ nói chung giáo dục nói riêng xem hội mới, cách quản trị đầy thách thức (do chất khác sản xuất phi sản xuất) nhiên ứng dụng quản trị tinh gọn lĩnh vực PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Cơ sở lý thuyết Quản trị tinh gọn (Lean Management) tiếng Anh từ “Lean” có nghĩa tinh gọn, mạch lạc, từ “Management” quản lý Lean Management có nghĩa tư quản trị tạo giá trị gia tăng cho doanh nghiệp, tổ chức cách dùng trí tuệ người nhằm cắt giảm tối đa chi phí lãng phí (Nguyễn Đăng Minh ctv., 2013) Womack et al (1990) định nghĩa “Sản xuất tinh gọn” hệ thống phương pháp áp dụng doanh nghiệp nhằm loại bỏ lãng phí giảm thiểu thời gian sản xuất, nâng cao suất lợi nhuận Đồng thời, tác giả khẳng định hệ thống sản xuất tinh gọn phát triển không doanh nghiệp sản xuất mà doanh nghiệp dịch vụ từ dịch vụ y tế đến dịch vụ phân phối bán lẻ Thực tế chứng minh tính hiệu áp dụng hệ thống sản xuất tinh gọn ngành dịch vụ giới Khi lý thuyết sản xuất tinh gọn trở nên phổ biến công ty dịch vụ từ dịch vụ công dịch vụ tư, lý thuyết sản xuất tinh gọn nghiên cứu phát triển thành mơ hình quản trị tinh gọn Trường Đại học Cần Thơ (ĐHCT) sở đào tạo đại học sau đại học trọng điểm Nhà nước Đồng sơng Cửu Long, trung tâm văn hóa 145 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 Mơ hình quản trị tinh gọn tập trung vào việc phát hiện, nhận diện lãng phí (gồm lãng phí hữu hình lãng phí vơ hình), sau sử dụng cơng cụ phương pháp khoa học để giảm thiểu tối đa hoạt động không tạo giá trị tăng thêm trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 2.1.1 Các loại lãng phí quản trị tinh gọn kể chi phí nhân cơng khấu hao đơn vị sản lượng bị tăng lên Thao tác: Bất kỳ chuyển động tay chân hay việc lại không cần thiết công nhân không gắn liền với việc gia công sản phẩm Chẳng hạn, việc lại khắp xưởng để tìm dụng cụ làm việc hay chí chuyển động thể khơng cần thiết hay bất tiện quy trình thao tác thiết kế kém, làm chậm tốc độ làm việc cơng nhân Ban đầu có loại lãng phí xác định Hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System-TPS), tiếp Liker (2004) đề xuất loại lãng phí Tuy nhiên, danh sách điều chỉnh mở rộng người thực hành Lean Manufacturing lĩnh vực sản xuất Nhìn chung, theo Hoàng Văn Hải ctv (2014) Nguyễn Đăng Minh ctv (2014), loại lãng phí bao gồm: Sửa sai: Sửa sai hay gia công lại việc phải làm lại khơng làm lần Q trình không gây nên việc sử dụng lao động thiết bị hiệu mà làm gián đoạn luồng sản xuất thơng thống dẫn đến ách tắc đình trệ quy trình Ngồi ra, vấn đề liên quan đến sửa chữa thường tiêu tốn khối lượng thời gian đáng kể cấp quản lý làm tăng thêm chi phí quản lý sản xuất chung Sản xuất dư thừa: Là việc sản xuất nhiều hay sớm yêu cầu cách không cần thiết Việc làm gia tăng rủi ro lỗi thời sản phẩm, tăng rủi ro sản xuất sai chủng loại sản phẩm có nhiều khả phải bán sản phẩm với giá chiết khấu hay bỏ dạng phế liệu Gia công thừa: Gia công thừa tức tiến hành nhiều công việc gia cơng mức khách hàng u cầu hình thức chất lượng hay cơng sản phẩm – ví dụ đánh bóng hay làm láng thật kỹ điểm sản phẩm mà khách hàng không yêu cầu không quan tâm Khiếm khuyết: Là việc sản xuất phận khiếm khuyết hiệu chỉnh, chẳng hạn sửa chữa làm lại, phế liệu, sản xuất thay Việc kiểm tra khiếm khuyết đồng nghĩa với lãng phí thời gian sức lực, thực việc xử lý khơng đáng có Bên cạnh khiếm khuyết mặt vật lý trực tiếp làm tăng chi phí hàng bán, khiếm khuyết bao gồm sai sót giấy tờ, cung cấp thơng tin sai lệch sản phẩm, giao hàng trễ, sản xuất sai quy cách, sử dụng nhiều nguyên vật liệu hay tạo phế liệu không cần thiết Kiến thức rời rạc: Đây trường hợp thông tin kiến thức khơng có sẵn nơi hay vào lúc cần đến Ở bao gồm thông tin thủ tục quy trình, thơng số kỹ thuật cách thức giải vấn đề Thiếu thơng tin xác thường gây phế phẩm tắc nghẽn luồng sản xuất Không khai thác sức sáng tạo người lao động: Việc không thu hút lắng nghe cơng nhân có nghĩa bạn đánh thời gian, ý tưởng, kỹ năng, đổi hội học hỏi 2.1.2 Mô hình 5S a Các thành phần mơ hình 5S Tồn kho: Lãng phí tồn kho nghĩa dự trữ mức cần thiết nguyên vật liệu, bán thành phẩm thành phẩm Lượng tồn kho phụ trội dẫn đến chi phí tài cao tồn kho, chi phí bảo quản cao tỷ lệ khuyết tật cao Di chuyển: Di chuyển nói đến chuyển động nguyên vật liệu không tạo giá trị tăng thêm cho sản phẩm, chẳng hạn việc vận chuyển nguyên vật liệu công đoạn sản xuất Việc di chuyển nguyên vật liệu công đoạn sản xuất nên nhắm tới mơ hình lý tưởng sản phẩm đầu công đoạn sử dụng tức thời công đoạn Việc di chuyển công đoạn xử lý làm kéo dài thời gian chu kỳ sản xuất, dẫn đến việc sử dụng lao động mặt hiệu gây nên đình trệ sản xuất 5S bắt nguồn từ từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S” bao gồm Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu Shitsuke Tại nước khác nhau, 5S dịch thành từ khác nhau, nhiên, ý nghĩa chúng không thay đổi Trong tiếng Anh, 5S dịch sang từ tương ứng Sort, Straighten, Shine, Systemise Sustain Trong tiếng Việt, 5S bao gồm: sàng lọc, xếp, sẽ, săn sóc sẵn sàng (Phan Chí Anh, 2008; Nguyễn Đăng Minh ctv., 2013; Hà Thanh Hải ctv., 2014) Chờ đợi: Chờ đợi thời gian cơng nhân hay máy móc nhàn rỗi tắc nghẽn hay luồng sản xuất xưởng thiếu hiệu Thời gian trì hỗn đợt gia cơng chế biến sản phẩm tính đến Việc chờ đợi làm tăng thêm chi phí đáng Seiri (Sàng lọc): Seiri có nghĩa phân loại, tổ chức vật dụng theo trật tự Đây bước cần phải làm thực hành 5S Nội dung Seiri phân loại, di dời vật dụng không cần thiết nơi làm việc Nhiệm vụ Seiri 146 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 phân loại vật dụng cần thiết vật dụng khơng cần thiết, từ di dời lý vật dụng không cần thiết nhằm tạo nên môi trường làm việc khoa học Một cách thông dụng để thực việc “Sàng lọc” sử dụng “thẻ đỏ”, vật dụng không cần thiết cho công việc gắn thẻ Kết thúc trình người phụ trách phận có vật dụng gắn thẻ đỏ xem khu vực mình, sau việc đưa định loại bỏ hay tiếp tục giữ vật dụng theo cách định suất máy móc, trang thiết bị đảm bảo mơi trường làm việc an tồn Seiketsu (săn sóc): Seiketsu dịch sang tiếng Việt “săn sóc” với mục đích trì kết hoạt động 3S Mục tiêu Seiketsu trì hoạt động 3S lâu dài phong trào thời Do vậy, xác định trình cần thiết để đảm bảo tính xác vơ cần thiết để trì thành hoạt động trước Bên cạnh đó, tổ chức, doanh nghiệp nên đưa quy định, nội quy, kế hoạch… để kiểm soát phát triển việc thực 5S Một điểm quan trọng Seiketsu hoạt động kiểm tra, đánh giá hoạt động mà doanh nghiệp, tổ chức thực được, đồng thời tổ chức thi đua giúp nâng cao ý thức người việc thực hành 5S Bằng việc phát triển Seiketsu, hoạt động 3S cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đặt tiến tới hoàn thiện 5S doanh nghiệp Với hoạt động Seiri, thứ phân loại cách khoa học, từ giảm thiểu lãng phí, đồng thời tạo nên môi trường làm việc khoa học an toàn Seiton (sắp xếp): Trong tiếng Nhật, Seiton có nghĩa xếp thứ gọn gàng có trật tự Sau loại bỏ vật dụng không cần thiết, công việc tổ chức vật dụng lại cách hiệu theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy dễ trả lại Thông thường việc bắt đầu việc xem xét công dụng tần suất sử dụng vật dụng cịn lại, từ định nên để chúng gần hay không? Cần để chúng gần hay xa nơi làm việc? Bên cạnh đó, cơng việc cần phải thực dựa việc phân tích trình tự cho giảm thiểu thời gian di chuyển trình hệ thống Ở bước này, vật dụng cần xác định vị trí cho dễ định vị nhất, theo nguyên tắc quản lý trực quan: “một vị trí cho vật dụng, vật dụng có vị trí nhất” Một điểm cần ý thực Seiton vật dụng nên đánh số dán nhãn tên giúp người cơng ty dễ dàng nhận biết tìm kiếm Với hoạt động Seiton, môi trường làm việc trở nên thuận tiện, gọn gàng thơng thống hơn, cải thiện môi trường làm việc tốt Shitsuke (sẵn sàng): Shitsuke hoạt động cuối 5S “Sẵn sàng” hiểu rèn luyện, tạo nên thói quen, nề nếp, tác phong cho người thực 5S Khi doanh nghiệp, tổ chức thực hoạt động Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu cách thường xuyên hiệu quả, hiểu doanh nghiệp trì tốt 5S Tuy nhiên, đơn thực mà khơng có nâng cấp hệ thống 5S xuống khơng mang lại hiệu Như vậy, “Sẵn sàng” hiểu đào tạo người tuân theo thói quen làm việc tốt giám sát nghiêm ngặt nội quy nơi làm việc Để người sẵn sàng thực 5S, doanh nghiệp, tổ chức cần xây dựng chương trình đào tạo thực hành thường xuyên cho nhân viên, bên cạnh đó, cần có sách khuyến khích, khen thưởng cho đơn vị, cá nhân thực tốt 5S b Các bước tiến hành 5S Seiso (sạch sẽ): Seiso có nghĩa làm vệ sinh giữ nơi làm việc Cơng việc phần giữ gìn toàn doanh nghiệp, tổ chức Giữ gìn thực thơng qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, khu vực làm việc Seiso hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao xác máy móc, trang thiết bị Phát động chương trình “5 phút Seiso” cuối ngày làm việc giúp cho người thấm nhuần tư tưởng Seiso, trì thường xun Vệ sinh khơng để giữ gìn vệ sinh doanh nghiệp, tổ chức mà cịn kiểm tra máy móc, trang thiết bị; phát vấn đề hư hỏng, bụi bẩn máy móc, trang thiết bị Nhờ đó, nhanh chóng tìm giải pháp cho vấn đề, nâng cao Để triển khai thành cơng 5S, doanh nghiệp, tổ chức cần có kế hoạch cụ thể phù hợp với hoàn cảnh Đây khơng phải phong trào mang tính ngắn hạn, muốn thấy hiệu cần phải trải qua trình gồm bước: Chuẩn bị; Thơng báo thức lãnh đạo; Thực Seiri; Thực Seiri, Seiton Seiso hàng ngày Đánh giá định kỳ 5S (Phan Chí Anh, 2008; PMS, 2018) Bước 1: Chuẩn bị Trong thực hành 5S, bước chuẩn bị yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp, tổ chức tiếp cận phát triển hoạt động 5S Quá trình chuẩn bị gồm nội dung sau: 147 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 Ban lãnh đạo cần hiểu triết lý lợi ích thực hành 5S cam kết thực tham gia trực tiếp vào hoạt động 5S với nhân viên, chương trình 5S trì phát triển bền vững doanh nghiệp Ban lãnh đạo cán chủ chốt tìm hiểu kinh nghiệm áp dụng 5S doanh nghiệp nước ngồi nước (nếu có thể) Để cán bộ, công nhân viên hiểu rõ chương trình thực hành 5S, thơng báo thức lãnh đạo cần bao gồm nội dung sau: Lãnh đạo cam kết thực 5S tổ chức Thành lập ban đạo 5S Thơng báo thức chương trình thực hành 5S Chỉ định cán chịu trách nhiệm hoạt động 5S Trình bày mục tiêu chương trình 5S Tổ chức đào tạo cho người có trách nhiệm cán hướng dẫn thực Công bố thành lập ban đạo thực hiện, hướng triển khai, phân cơng nhóm/cá nhân chịu trách nhiệm đơn vị, phòng ban Lập kế hoạch thực 5S Có thể nói, bước chuẩn bị, thiết lập ban đạo 5S, việc tổ chức đào tạo xây dựng kế hoạch nội dung chủ đạo Một yếu tố quan trọng giúp trình triển khai 5S thành công cam kết lãnh đạo Việc cam kết đảm bảo nguồn lực tồn q trình thực hiện, nhóm đạo 5S cần phải có tham gia lãnh đạo đại diện tất đơn vị, phịng ban có liên quan tổ chức Bên cạnh đó, việc đào tạo lý thuyết học hỏi kinh nghiệm từ doanh nghiệp, tổ chức trước việc thực hành 5S giúp doanh nghiệp, tổ chức tiếp cận 5S dễ dàng hơn, đồng thời ban đạo 5S nhận thấy lợi ích 5S cách thức mà doanh nghiệp, tổ chức vận dụng thành công Thiết kế công cụ tuyên truyền, quảng bá biểu ngữ, áp phích Tổ chức đào tạo nội dung 5S cho người Trong trình thơng báo thức, việc phổ biến phương hướng, mục tiêu chương trình 5S quan trọng Nó giúp cán bộ, nhân viên dần định hướng phương pháp cách thức thực hoạt động 5S bước Ngoài ra, thiết lập quy định quan trọng trình thực 5S Những quy định có vai trị hướng dẫn hoạt động 5S cho cán bộ, nhân viên, giúp nâng cao hiệu hoạt động Để cán bộ, nhân viên dễ dàng hiểu ghi nhớ quy định, chúng nên thể hình ảnh hay sơ đồ trưng bày chỗ bật dễ nhìn Dự tính thời gian cho tồn dự án triển khai 5S, đồng thời thiết lập thời gian cụ thể cho hoạt động Thông thường kế hoạch triển khai 5S kéo dài từ 1-2 năm, doanh nghiệp, tổ chức khác nhau, thời gian trình khác biệt tùy vào hoàn cảnh, điều kiện cụ thể doanh nghiệp, tổ chức Bước 3: Thực Seiri Trong 5S, sàng lọc vật dụng không cần thiết tiền đề để thực chữ S Mục đích sàng lọc di dời vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc, tránh tái xuất chúng không cần đến, hướng tới nâng cao số lần sử dụng hiệu suất không gian làm việc, góp phần cải tiến suất Nội dung cơng việc cần xây dựng chi tiết, cụ thể cho đơn vị, phịng ban Nội dung cơng việc chi tiết việc thực kiểm sốt tiến độ dễ dàng Trong bước sàng lọc, doanh nghiệp, tổ chức cần thực nội dung sau: Chỉ định người chịu trách nhiệm cho hoạt động 5S phận Những người chịu trách nhiệm tuyên truyền, giám sát điều phối hoạt động đơn vị, phịng ban Lập tiêu chuẩn loại bỏ vật dụng không cần thiết Sàng lọc để loại bỏ thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh Bước 2: Thơng báo thức lãnh đạo Xác định phân loại thứ không cần thiết loại bỏ chúng Đây hoạt động nhằm thức phát động chương trình 5S tổ chức, doanh nghiệp Trong quản lý, lãnh đạo người có ảnh hưởng lớn đến ý thức nhân viên; thơng báo thức lãnh đạo thể tâm thực chương trình 5S doanh nghiệp mình, khuyến khích tinh thần, trách nhiệm cán cơng nhân viên q trình thực Bên cạnh đó, lãnh đạo cần phải Đánh giá lại vật dụng khơng dùng cịn giá trị Những vật dụng nên dán thẻ đỏ để dễ phân biệt theo dõi 148 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 Thực công tác sàng lọc với phong trào tổng vệ sinh lần năm nhằm loại bỏ triệt để vật dụng không cần thiết, tránh lãng phí cơng việc nguồn bẩn; đề quy định, hiệu việc giữ gìn vệ sinh Thực Seiketsu: Khi thực thường xuyên hoạt động 3S mang lại hiệu lớn thực Seiketsu Để trì nâng cao 5S, doanh nghiệp, tổ chức sử dụng số phương pháp hữu ích sau: i) Thứ nhất, ban lãnh đạo đánh giá hoạt động 5S Khi thực hiện, ban lãnh đạo cần phải cam kết đánh giá thường xuyên hoạt động 5S Cũng giống hệ thống quản lý khác, 5S cần có hệ thống quy định, tài liệu liên quan để đánh giá chuẩn xác hoạt động 5S Hệ thống tài liệu dùng cho việc đánh giá gồm: sách, mục tiêu kế hoạch thực 5S; sơ đồ tổ chức 5S; quy định 5S; tư liệu đào tạo; tài liệu quảng bá 5S, tin 5S; chế khen thưởng cho việc thực hành 5S; ii) Thứ hai, tổ chức thi đua đơn vị, phòng ban doanh nghiệp, tổ chức Đồng thời, việc tìm nguyên nhân dẫn đến xuất vật dụng dư thừa cần thiết giúp doanh nghiệp, tổ chức ngăn ngừa tái diễn Bước 4: Thực Seiri, Seiton Seiso hàng ngày Thực Seiri hàng ngày: Sau thực sàng lọc ban đầu, doanh nghiệp, tổ chức cần tiếp tục trì hoạt động để tận dụng chỗ làm việc hiệu Đồng thời ban đạo 5S lãnh đạo nên vận động, triển khai cải tiến địa điểm phương pháp lưu giữ để giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tạo nên môi trường làm việc khoa học Thực Seiton: Sau sàng lọc, hoạt động Seiton thực Seiton có nghĩa xếp, bố trí đồ vật cần thiết cách gọn gàng cho dễ lấy Các nguyên tắc Seiton bao gồm: tuân thủ phương pháp nhập trước, xuất trước (First in, First out - FIFO) để lưu kho vật dụng; đồ vật bố trí chỗ riêng; tất vật dụng vị trí chúng cần thể cách ghi nhãn có hệ thống; đặt đồ vật cho dễ dàng nhìn thấy, tiết kiệm thời gian tìm kiếm; xếp vật dụng cho xử lý, vận chuyển dễ dàng Đối với cơng cụ, thiết bị văn phịng phẩm, nên bố trí hợp lý, phù hợp với tần suất sử dụng để tiết kiệm thời gian di chuyển, lấy trả Các vật dụng thường xuyên sử dụng nên để gần nơi làm việc nhất, vật dùng tới để xa thứ khơng cần dùng tới phải lưu giữ cất vào kho riêng dán nhãn để nhận biết Thực Shitsuke: Tiến hành Shitsuke tạo thói quen, nâng cao ý thức tự giác cán bộ, nhân viên việc thực 5S Khi thực 5S thường xuyên, làm 5S dần trở thành phần thiếu công việc hàng ngày cán bộ, nhân viên Mục tiêu cuối Shitsuke hay 5S đưa triết lý 5S vào văn hóa doanh nghiệp, tổ chức, từ nâng cao hình ảnh doanh nghiệp khách hàng đối tác Bước 5: Đánh giá định kỳ 5S Để hoạt động 5S trì lâu dài mang lại hiệu lớn cải tiến suất, chất lượng, việc đánh giá định kỳ cần thiết Nội dung bước cần ý: Lập kế hoạch đánh giá khích lệ hoạt động 5S Tiến hành Seiso: Seiso có nghĩa dọn vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc, máy móc, trang thiết bị Thực vệ sinh hàng ngày làm cho môi trường làm việc sẽ, gọn gàng, tạo thoải mái an toàn cho nhân viên làm việc, khuyến khích sáng tạo Bên cạnh đó, Seiso cịn đóng góp vai trị quan trọng việc bảo trì máy móc, trang thiết bị Khi thực Seiso, nhân viên hay người vận hành máy móc kiểm tra thường xuyên máy móc, trang thiết bị; nhờ phát bất thường Từ đó, nhân viên hay người vận hành hành động kịp thời nhằm phòng ngừa khắc phục bất thường Trước làm vệ sinh, việc xác định phương hướng làm vệ sinh cần thực nhằm tiết kiệm thời gian nâng cao hiệu hoạt động Khi thực vệ sinh, nguyên tắc “Vệ sinh kiểm tra” tiến hành cải tiến vệ sinh cần ghi nhớ Việc ý cải tiến giúp làm giảm thời gian vệ sinh, dễ dàng vệ sinh vị trí khó làm vệ sinh, ngăn ngừa tối đa Cán tiến hành đánh giá thường xuyên hoạt động 5S Phát động phong trào thi đua đơn vị, phòng ban 5S Trao thưởng định kỳ cho tập thể, cá nhân thực tốt 5S Tổ chức tham quan việc thực 5S doanh nghiệp, tổ chức khác Trong trình đánh giá, việc xây dựng bảng tiêu chí đánh giá vấn đề cần ý hàng đầu Tùy thuộc vào điều kiện doanh nghiệp, tổ chức tiêu chí đánh giá thực 5S thiết lập cho phù hợp Trong thực tế, việc phát động phong trào thực 5S khơng q khó trì phát triển dài hạn lại vấn đề khó khăn doanh nghiệp, tổ chức Việt Nam Ở hầu hết 149 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 doanh nghiệp, tổ chức, ý thức kỷ luật cán bộ, nhân viên cơng việc cịn chưa cao, vậy, việc kiểm tra, đánh giá thường xuyên giai đoạn đầu giúp triết lý 5S dần trở thành thói quen họ Ngồi ra, dựa vào quy mô doanh nghiệp, tổ chức, thiết lập đợt kiểm tra, giám sát lớn nhỏ khác để đánh giá hoạt động Sau 5S trở thành thói quen nhân viên, việc đánh giá cần thực định kỳ lần/năm để cải tiến chương trình 5S lên mức độ hiệu Bên cạnh đó, tổ chức tham quan, giao lưu kinh nghiệm với đơn vị áp dụng mơ hình góp phần thúc đẩy tinh thần cán bộ, nhân viên việc phát triển 5S lâu dài 2.2 Phương pháp nghiên cứu 2.2.1 Cách tiếp cận đơn vị có phiếu khảo sát thực Riêng Khoa Kinh tế, việc tiếp cận đối tượng khảo sát dễ dàng nên việc khảo sát đơn vị tiến hành với số lượng phiếu lớn Việc khảo sát thực 14 Khoa, Viện, Trung tâm Phòng ban Tổng số phiếu phát 160 phiếu, có 35 phiếu Khoa Kinh tế 125 phiếu cho đơn vị khác (25 đơn vị, đơn vị phiếu) Tổng số phiếu thu lại 107 phiếu, tỷ lệ trả lời đạt 66,88% Sau loại phiếu có thông tin đáp viên, số phiếu hợp lệ sử dụng phân tích 93 phiếu Theo Võ Thị Thanh Lộc Nguyễn Hữu Thọ (2015), cỡ mẫu lớn 40 xem mẫu lớn suy rộng cho tổng thể với đề tài nghiên cứu quy mơ vừa nhỏ Do đó, cỡ mẫu thu phù hợp để tiến hành phân tích Trong nghiên cứu này, nghiên cứu định tính thực với cách tiếp cận vấn đề sau: (i) vận dụng lý thuyết loại lãng phí (7 Wastes) mở rộng quản trị tinh gọn kết hợp với khảo sát thực tế để nhận dạng sơ loại lãng phí, (ii) nghiên cứu định tính với kỹ thuật vấn chuyên gia để nhận dạng loại lãng phí, lập phiếu khảo sát tiến hành khảo sát thực tế loại lãng phí tồn đơn vị trực thuộc, (iii) đề xuất kế hoạch hành động với việc áp dụng mơ hình 5S nhằm giúp đơn vị trực thuộc tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu làm việc (iv) đề xuất giải pháp hỗ trợ để thực thi kế hoạch hành động 2.2.2 Phương pháp thu thập số liệu phân tích số liệu Một số tiêu thống kê mô tả phân phối tần số số trung bình sử dụng số liệu khảo sát loại lãng phí phân loại loại lãng phí Bên cạnh đó, ngun lí loại lãng phí mở rộng quản trị tinh gọn vận dụng để nhận diện loại lãng phí Sau đó, mơ hình 5S sử dụng để đề xuất kế hoạch hành động nhằm cắt giảm, loại bỏ loại lãng phí vơ hình KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN Cán 12 Khoa Trường tham gia khảo sát với số lượng đáp viên chiếm 67,73% tổng số cán khảo sát Khoa đơn vị chuyên mơn Trường nên có số lượng nhiều Ngồi ra, cán nhiều đơn vị khác khảo sát (không bao gồm đơn vị sản xuất quan Đảng) bao gồm phòng ban chức với 16 quan sát chiếm 17,20%; có quan sát cán trực thuộc Viện, chiếm 8,60% Số lượng cán khảo sát làm việc Trung tâm Trường quan sát, chiếm 6,47% Điều cho thấy mẫu nghiên cứu có đại diện hầu hết đơn vị trực thuộc Trường 3.1 Nhận diện 10 loại lãng phí diện đơn vị trực thuộc Đề tài nghiên cứu thực khảo sát ý kiến công chức, viên chức người lao động (sau gọi chung cán bộ) đại điện Khoa, Viện, Phòng ban chức Trung tâm ĐHCT loại lãng phí tồn đơn vị trực thuộc Trường Việc khảo sát thực bảng câu hỏi thiết kế thông qua khảo sát thực tế nghiên cứu định tính với kỹ thuật vấn chuyên gia Đề tài sử dụng phương pháp chọn mẫu phi xác suất theo kiểu thuận tiện Việc khảo sát thực cách gửi phiếu khảo sát đến quản lí đơn vị trực thuộc nhận lại sau thời gian 1-2 tuần Đối tượng khảo sát quản lí nhân viên đơn vị trực thuộc Do việc tiếp cận đối tượng khó thời gian kinh phí có giới hạn nên Qua trình vấn chuyên gia khảo sát ý kiến cán đơn vị trực thuộc Trường, kết khảo sát 10 loại lãng phí tồn đơn vị trực thuộc Trường trình bày bảng sau: 150 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 Bảng 1: Kết khảo sát 10 loại lãng phí đơn vị trực thuộc Trường Đại học Cần Thơ STT Tên nhóm lãng phí STT nhóm lãng phí 1.1 Lãng phí sở vật chất, trang thiết bị khu văn phòng làm việc 1.2 Lãng phí sở vật chất, trang thiết bị Khu nhà học 1.3 Lãng phí sở vật chất, trang thiết bị Khu phịng thí nghiệm, Mô tả chi tiết loại lãng phí Thư viện số Khoa sử dụng nhiều vào đợt viết luận văn, tiểu luận Cán bộ, nhân viên mở máy tính chung khơng sử dụng mục đích cơng việc, đơi mở để làm việc riêng Qua trình sử dụng, cán bộ, nhân viên nhận thấy thiết bị đèn, quạt bố trí khơng hợp lí Cơng suất sử dụng hội trường chưa cao Cán bộ, nhân viên mở thiết bị đèn, quạt không cần thiết Cán bộ, nhân viên quên tắt thiết bị điện (đèn, quạt), máy móc (máy lạnh, máy in, máy fax) sau sử dụng Cán bộ, nhân viên sử dụng thiết bị điện (đèn, quạt), máy móc (máy lạnh, máy in, máy fax) mức công suất lớn so với nhu cầu sử dụng Một vài sinh viên, nhóm nhỏ sinh viên sử dụng tất thiết bị điện phịng học Khơng có hướng dẫn sử dụng cụ thể thiết bị đèn, quạt khu nhà học Qua trình sử dụng, cán sinh viên nhận thấy thiết bị đèn, quạt bố trí khơng hợp lí Khơng có người tắt thiết bị điện sau sinh viên khơng cịn học Một số trường hợp sử dụng công tắc cho nhiều thiết bị đèn, quạt Một số phòng học khu nhà học bố trí nhiều bàn ghế so với số lượng sinh viên tham dự lớp học Nhiều phòng học trống giảng viên, sinh viên khơng mượn phịng sử dụng trường hợp dạy bù, ơn thi Một số kiện mượn phịng lớn so với số lượng sinh viên tham dự Phần mềm mô học tập cho sinh viên chưa khai thác hết công suất Tần suất sử dụng phịng thí nghiệm, thực hành chưa hiệu Một số hóa chất cần sử dụng khơng sử dụng hết lần bảo quản nên phải bỏ Khơng vệ sinh, bảo quản dụng cụ thí nghiệm định kỳ dẫn đến hư hỏng Hóa chất khơng bảo quản tốt dễ bị hư hỏng phải mua 151 Số quan sát thực tế Số Phần đáp trăm viên câu trả trả lời lời “Có” “Có” (%) Thống kê mơ tả câu trả lời “Có” Độ Trung lệch bình chuẩn mức mức độ độ đồng ý đồng ý 88 61 70,93 3,59 1,09 91 61 67,03 3,42 0,98 92 60 65,22 3,39 0,95 88 57 64,77 3,60 0,84 91 57 62,64 3,18 0,98 92 57 61,95 2,95 1,10 92 42 45,65 3,00 0,93 89 83 93,26 3,77 0,97 86 61 70,93 3,49 1,03 88 59 67,05 3,55 0,86 87 56 64,37 3,48 1,14 88 56 63,63 3,47 1,20 89 52 58,43 3,29 0,99 91 52 57,14 3,37 1,03 91 52 57,14 3,29 0,87 82 47 69,51 3,72 1,05 83 45 54,22 3,20 1,04 78 43 55,12 3,33 1,04 78 41 52,56 3,10 1,09 78 37 47,43 2,97 0,99 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ STT Tên nhóm lãng phí thực hành STT nhóm lãng phí 1.4 Lãng phí sở vật chất, trang thiết bị Trung tâm học liệu Lãng phí lao động Lãng phí thời gian Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 Mô tả chi tiết loại lãng phí Sử dụng hóa chất, thiết bị, dụng cụ thí nghiệm sai mục đích dẫn đến hư hỏng phải mua Sinh viên sử dụng nhiều mức cần thiết hóa chất thí nghiệm, thực hành Khơng có hướng dẫn sử dụng hóa chất, dụng cụ thí nghiệm cụ thể dẫn đến sinh viên thực hành thí nghiệm sai sót phải tiến hành nhiều lần Sinh viên vào sử dụng máy tính cho mục đích học mục đích cá nhân nhiều xem phim, lướt facebook Một số máy tính bị hư hỏng chậm sửa chữa Khu vực học tập dành cho nghiên cứu sinh nhiều số lượng nghiên cứu sinh Ngược lại, khu vực học tập dành cho sinh viên số lượng sinh viên nhiều Nhiều máy tính tình trạng mở khơng có người sử dụng khơng có người tắt Một số sở liệu khơng thể truy cập gặp khó khăn việc truy cập Mua sở liệu không sử dụng hiệu quả, tốn nhiều chi phí Tần suất sử dụng máy tính trung tâm học liệu chưa hiệu (khơng đủ máy tính phục vụ cho sinh viên vào thời điểm đăng ký học phần, làm luận văn chuẩn bị thi sử dụng vào thời điểm khác) Cử cán đào tạo nước họ không về mà không muốn làm việc Trường Đại học Cần Thơ Nhân viên quản lý phòng học khu nhà học làm việc chưa hiệu Nhân viên bảo vệ làm việc chưa hiệu Nhân viên tạp vụ Khoa, Phòng ban, Trung tâm Viện làm việc chưa hiệu Bố trí cơng việc, chức vụ khơng phù hợp chun mơn cán Bố trí nhiều cán làm công việc, công việc cần người làm Phân cơng giảng dạy học phần không cân đối Bộ môn đơn vị Một số định, thị, thông báo phổ biến từ cấp lãnh đạo xuống đến cán không hiệu (chậm, khẩn nên cấp không kịp thời gian đáp ứng) 152 Số quan sát thực tế Số Phần đáp trăm viên câu trả trả lời lời “Có” “Có” (%) Thống kê mơ tả câu trả lời “Có” Độ Trung lệch bình chuẩn mức mức độ độ đồng ý đồng ý 78 35 44,87 2,83 0,89 79 33 42,30 2,62 0,94 78 28 35,90 2,93 0,98 83 63 75,90 3,57 0,98 83 59 71,08 3,46 1,22 83 55 66,27 3,44 1,14 81 54 66,67 3,43 1,04 84 54 64,28 3,46 1,22 83 51 61,45 3,59 0,96 82 48 58,54 3,38 1,10 91 74 81,32 3,41 0,99 92 66 71,73 3,64 0,88 92 57 61,95 3,6 0,99 92 51 55,43 3,60 1,14 92 51 55,43 3,35 0,84 92 51 55,43 3,22 0,92 90 50 55,55 3,48 1,04 92 74 80,43 3,62 0,99 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ STT Tên nhóm lãng phí STT nhóm lãng phí Lãng phí hoạt động thừa Lãng phí thừa yếu tố đầu vào Lãng phí Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 Mơ tả chi tiết loại lãng phí Một số định, thị, thông báo phổ biến từ cấp lãnh đạo xuống đến cán bộ, sinh viên không hiệu (mất thời gian cán bộ, sinh viên không thường xuyên kiểm tra email) Cán bộ, nhân viên hành làm muộn sớm Cán nhiều thời gian để chờ đợi đồng nghiệp hồn thành cơng việc trước có liên quan Thời gian chờ đợi gửi xe lấy xe nhà xe nhiều thời gian cao điểm Cán dành nhiều thời gian để nghỉ giải lao Cán thường xuyên tán gẫu với đồng nghiệp Cán dành nhiều thời gian để kiểm tra điện thoại, đọc báo Thời gian chờ đợi lãnh đạo kí định phê duyệt dự án, nghiên cứu; cấp kinh phí dự án, nghiên cứu Tổ chức hoạt động ngoại khóa, hướng nghiệp khơng có nhiều sinh viên tham gia Cử cán học, đào tạo ngắn hạn kiến thức không áp dụng nhiều vào việc giảng dạy hay thực tiễn công việc nhiều quay Giảng viên tham gia hội thảo không phù hợp chuyên môn In văn nhiều trường hợp không cần thiết cán xem scan (quyết định, hợp đồng…) Tài liệu hướng dẫn học tập hệ từ xa in ấn khơng sử dụng hợp lí, số trường hợp không chuyển đến sinh viên kịp thời Đĩa CD phát hành cho sinh viên hệ từ xa không sử dụng học tập hợp lí Lắp đặt nhiều đèn, quạt khu văn phịng, khu nhà học bố trí khơng hợp lí Hóa chất, dung dịch thí nghiệm mua nhiều so với nhu cầu sử dụng Dụng cụ, thiết bị thí nghiệm bố trí nhiều so với định mức yêu cầu sử dụng Xây dựng dư thừa phòng học so với mức yêu cầu Trên bàn làm việc , ngăn kéo, kệ cá nhân cán xếp giấy tờ, hồ sơ khơng ngăn nắp, thời gian tìm kiếm cần 153 Số quan sát thực tế Số Phần đáp trăm viên câu trả trả lời lời “Có” “Có” (%) Thống kê mơ tả câu trả lời “Có” Độ Trung lệch bình chuẩn mức mức độ độ đồng ý đồng ý 92 68 73,91 3,31 1,05 92 64 69,57 3,49 0,99 92 64 69,57 3,25 0,98 90 62 68,89 3,55 0,97 91 59 64,84 3,28 0,91 91 59 64,84 3,37 1,01 92 56 60,87 3,02 0,99 91 50 54,95 3,59 0,99 89 61 68,54 3,28 1,09 92 54 58,70 3,28 0,91 90 43 47,77 3,24 0,93 92 70 76,09 3,75 0,99 89 52 58,43 3,67 1,04 88 51 57,95 3,69 1,18 89 42 47,20 3,12 1,18 82 31 37,80 2,61 0,99 85 31 36,47 2,65 0,98 88 22 25,00 2,27 0,88 89 61 68,54 3,53 1,01 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ STT Tên nhóm lãng phí thao tác thừa STT nhóm lãng phí Lãng phí khơng khai thác sức sáng tạo cán Lãng phí thơng tin rời rạc 10 Lãng phí sai hỏng Lãng phí di chuyển thừa 2 Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 Mô tả chi tiết loại lãng phí Cán khơng trả lại vị trí giấy tờ, hồ sơ sau lấy Cán để nhiều vật dụng không cần thiết nơi làm việc Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu chung xếp không hợp lý Một số cán chưa quan tâm đến việc nghiên cứu khoa học, viết giáo trình giảng dạy Các đề tài, nghiên cứu giảng viên dừng phần lý thuyết chưa áp dụng nhiều vào thực tế Thiếu chế khuyến khích đề xuất, cải tiến giảng dạy cơng việc hành cán Các cơng trình nghiên cứu khoa học, đề tài cán đăng tạp chí uy tín (nằm danh mục ISI, Scopus…) chưa nhiều Cán thiếu thông tin xác quy trình, thủ tục cách thức giải vấn đề Khoa, Phòng ban, Trung tâm Viện Cách thức xử lý hỗ trợ vấn đề, việc cho sinh viên cán phòng ban chức chưa hiệu Cán không thường xuyên cập nhật quy trình, thủ tục cách thức giải vấn đề Cách thức xử lý hỗ trợ vấn đề, việc cho cán Trường cán phòng ban chức chưa hiệu Một số cán không áp dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình làm việc (khơng biết sử dụng hay khơng khai thác hết tính cơng cụ cơng nghệ văn phịng Word, Excel, PowerPoint…) Do q trình quản lý cơng văn chưa tốt nên dẫn đến sai sót lưu trữ hồ sơ, tài liệu Một số cán cách sử dụng máy in, máy fax, máy lạnh… gây nên hư hỏng cho máy móc, thiết bị Các khu nhà học cách xa Khoa, thời gian di chuyển chuyển tiết học khu nhà học nhiều thời gian Di chuyển nhiều lần qua lại Khoa Khu điều hành để họp, dự hội nghị, ký giấy tờ liên quan Nguồn: Kết xử lý số liệu khảo sát năm 2016 154 Số quan sát thực tế Số Phần đáp trăm viên câu trả trả lời lời “Có” “Có” (%) Thống kê mơ tả câu trả lời “Có” Độ Trung lệch bình chuẩn mức mức độ độ đồng ý đồng ý 88 52 59,09 3,34 1,00 89 47 64,05 3,30 0,84 88 46 52,27 3,41 0,99 90 80 88,89 3,66 1,06 90 77 85,55 3,55 1,08 90 75 83,33 3,79 1,03 90 72 80,00 3,57 1,19 91 68 74,72 3,69 0,92 91 68 74,72 3,49 1,04 91 67 73,63 3,67 0,89 90 65 72,22 3,43 1,00 91 58 63,73 3,45 0,98 90 54 60,00 3,44 1,06 90 52 57,77 3,13 1,07 88 73 82,95 3,67 0,99 90 57 63,34 3,74 0,84 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 phịng khác lại nhỏ, không đủ bàn ghế cho sinh viên ngồi ảnh hưởng đến việc học chất lượng giảng dạy Một loại lãng phí cán bộ, đặc biệt giảng viên xác nhận nhiều phịng học cịn trống giảng viên, sinh viên khơng mượn phịng sử dụng trường hợp dạy bù, ôn thi, gây ảnh hưởng đến chất lượng dạy học chung Trường 3.1.1 Lãng phí sở vật chất trang thiết bị Đối với khu văn phòng làm việc Khoa, Viện, Trung tâm, Phòng ban chức Nhà điều hành, có 70,93% đáp viên cho khơng cần thiết phải trì thư viện Khoa mà nên tập trung Trung tâm học liệu Trường – nơi có nguồn tài liệu, sách báo nhiều phong phú, phù hợp với nhu cầu sinh viên giảng viên Tuy nhiên, có 30,07% đáp viên lại khơng đồng tình với việc đóng cửa thư viện Có ý kiến cho thư viện Khoa cần phải đổi để thu hút sinh viên giảng viên đến tìm đọc mở rộng không gian thư viện, thường xuyên cập nhật nguồn tài liệu bổ sung Bên cạnh đó, số đáp viên cho việc mở cửa thư viện có độc giả lãng phí nhân viên thư viện khơng có nhiều việc làm, sở vật chất thư viện không khai thác hiệu Trong đó, số đáp viên khác lại cho đóng cửa thư viện gây nên áp lực tải cho Trung tâm học liệu, số lượng sinh viên đông Mặt khác, thư viện Khoa có nguồn tài liệu chun mơn phù hợp với sinh viên giảng viên Khoa việc tìm kiếm, tạo điều kiện dễ dàng cho việc tham khảo tài liệu Đây yếu tố cịn gây tranh cãi q trình thực vấn khảo sát việc có trì tiếp tục thư viện số Khoa hay không? Tương tự thư viện, hội trường, phòng học thuật số đơn vị chưa khai thác hiệu Các địa điểm sử dụng vài lần năm cho họp lớn, buổi hướng nghiệp, văn nghệ… Ngoài ra, ý thức cán việc sử dụng, giữ gìn bảo quản tài sản Trường chưa cao, chẳng hạn mở máy tính chung sử dụng mục đích cá nhân; mở nhiều đèn, quạt; quên tắt thiết bị điện không sử dụng về… gây nhiều lãng phí nơi làm việc Lãng phí sở vật chất, trang thiết bị Khu phịng thí nghiệm, thực hành ghi nhận nhiều phần mềm mô học tập cho sinh viên chưa khai thác hết công suất Do đặc thù số ngành học, số phần mềm dùng giảng dạy vài môn học nên dẫn đến lãng phí Bên cạnh đó, tần suất sử dụng phịng thí nghiệm, thực hành chưa hiệu Vì đặc thù phịng thí nghiệm thực hành phục vụ cho vài môn cho sinh viên thực hành làm luận văn gây lãng phí Đối với việc sử dụng hóa chất, dụng cụ thí nghiệm, theo kết khảo sát cho thấy đa số đáp viên cho loại lãng phí khơng đáng kể, theo giải thích đáp viên chun gia phịng thí nghiệm, thực hành có hướng dẫn, quy định rõ ràng việc sử dụng, giữ gìn bảo quản Tại Trung tâm Học liệu, sinh viên vào sử dụng máy tính cho mục đích học mục đích cá nhân nhiều loại lãng phí ghi nhận nhiều Trung tâm Học liệu, có 75,90% số đáp viên khảo sát xác nhận có tồn loại lãng phí Máy tính Trung tâm Học liệu sử dụng chủ yếu vào việc tìm kiếm tài liệu, học tập nghiên cứu, nhiên số sinh viên không sử dụng mục đích mà sử dụng vào việc riêng xem phim, đọc báo, lướt facebook gây nên lãng phí ảnh hưởng đến sinh viên khác Trường cần xây dựng quy định bắt buộc việc sử dụng máy tính Trung tâm Học liệu nhằm nâng cao nhận thức sinh viên việc sử dụng tài sản Trường Bên cạnh đó, sinh viên khơng tắt máy tính sau sử dụng nhiều máy tính tình trạng mở khơng có người sử dụng khơng có người tắt ghi nhận, gây nên lãng phí dẫn đến tăng chi phí điện cho Trường Ngồi ra, số máy tính bị hư hỏng chậm sửa chữa lãng phí Trung tâm Học liệu máy tính không khai thác hiệu quả, ảnh hưởng đến việc học tập, nghiên cứu sinh viên giảng viên Một số sở liệu Trung tâm Học liệu khơng thể truy cập gặp khó khăn việc truy cập Việc cung cấp sở liệu, hướng dẫn sử dụng sở liệu Trung tâm Học liệu cho sinh viên giảng viên cịn hạn chế lãng phí ghi nhận Trung tâm Học liệu Đây loại lãng phí cần quan tâm chi phí mua Loại lãng phí nhiều Khu nhà học cán xác nhận vài sinh viên, nhóm nhỏ sinh viên sử dụng tất thiết bị điện phòng học Đây loại lãng phí phổ biến thường gặp nhất, có 93,26% số đáp viên khảo sát cho họ quan sát thấy loại lãng phí Một phần, ý thức đa số sinh viên nên việc giữ gìn bảo quản tài sản Trường hạn chế Trường cần phải tuyên truyền, giáo dục đến sinh viên để làm giảm loại lãng phí Mặt khác, số trường hợp sử dụng công tắc cho nhiều thiết bị điện khơng có hướng dẫn cụ thể thiết bị gây khó khăn cho sinh viên giảng viên sử dụng, dẫn đến xuất loại lãng phí Khu nhà học Ngồi ra, số phòng học khu nhà học (B1, C1…) bố trí nhiều bàn ghế so với số lượng sinh viên tham dự lớp học gây lãng phí sở vật chất, số 155 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 sở liệu lớn nên việc không khai thác hiệu sở liệu gây nhiều lãng phí cho Trường, đồng thời ảnh hưởng đến lực nghiên cứu giảng viên sinh viên 3.1.2 Lãng phí lao động nơi nên dẫn đến ùn tắc vào cao điểm (giờ tan học, chuyển tiết học) 3.1.4 Lãng phí hoạt động thừa Lãng phí hoạt động thừa đáp viên xác nhận chủ yếu tổ chức hoạt động ngoại khóa, hướng nghiệp khơng có nhiều sinh viên tham gia, lí dẫn đến tình trạng hoạt động chưa hấp dẫn nên không thu hút nhiều sinh viên Ngồi ra, cơng tác truyền thơng cịn hạn chế nên số lượng sinh viên tiếp cận cịn ít, dẫn đến lãng phí hoạt động thừa Cử cán học, đào tạo ngắn hạn kiến thức khơng áp dụng nhiều vào việc giảng dạy hay thực tiễn công việc quay ghi nhận lãng phí hoạt động thừa 3.1.5 Lãng phí thừa yếu tố đầu vào Đối với lãng phí lao động, 81,32% đáp viên khảo sát cho việc cử cán đào tạo nước ngồi họ khơng về, mà khơng muốn làm việc ĐHCT lãng phí ảnh hưởng nhiều đến Trường Một số cán Trường cử đào tạo nước ngoài, nhiên, sau du học tìm việc làm tốt nước sở nên họ muốn lại mà không nước, tìm việc khác tốt sẵn sàng bồi thường để làm việc Trường, tượng chảy máu chất xám Trường, gây tốn chi phí thời gian Trường, ảnh hưởng phần đến hình ảnh Trường Bên cạnh đó, việc chưa khai thác tốt đa suất lao động cán loại lãng phí, chẳng hạn nhân viên quản lý nhà học làm vệ sinh không tốt, không bảo quản tốt tài sản Trường, nhân viên bảo vệ không đảm bảo an ninh tốt… Ngồi ra, việc bố trí cơng việc, chức vụ không phù hợp chuyên môn cán bộ, nhân viên ghi nhận loại lãng phí lao động đơn vị trực thuộc Trường cơng việc khơng hồn thành tốt, suất lao động giảm, ảnh hưởng không tốt đến tâm lý làm việc cán 3.1.3 Lãng phí thời gian Kết khảo sát cho thấy 76,09% số đáp viên khảo sát cho việc in văn nhiều trường hợp không cần thiết cán xem scan (quyết định, hợp đồng…) lãng phí thừa yếu tố đầu vào Trong scan có ưu việc lưu trữ liệu so với giấy, nhiên số cán có thói quen sử dụng in để đọc, gây tốn giấy, mực… dẫn đến lãng phí Bên cạnh đó, tài liệu hướng dẫn học tập hệ từ xa in ấn khơng sử dụng hợp lí, số trường hợp không chuyển đến sinh viên kịp thời; đĩa CD phát hành cho sinh viên hệ từ xa khơng sử dụng học tập hợp lí ghi nhận lãng phí Đối với loại lãng phí việc mua hóa chất, dung dịch thí nghiệm nhiều so với nhu cầu sử dụng phịng thí nghiệm phịng thực hành, tỷ lệ đáp viên ghi nhận loại lãng phí trường hợp khơng nhiều Trường có định mức, quy định cụ thể số lượng mua vào 3.1.6 Lãng phí thao tác thừa Đối với lãng phí thời gian, loại lãng phí đa số đáp viên ghi nhận bao gồm cán làm muộn sớm, thường xuyên tán gẫu với đồng nghiệp, dành nhiều thời gian để kiểm tra điện thoại, đọc báo… Đây khơng loại lãng phí tồn đơn vị trực thuộc Trường mà gần có tất doanh nghiệp, tổ chức, đặc biệt quan hành Do cơng việc ít, đơi khơng có việc để làm nên cán bộ, nhân viên thường xuyên tán gẫu hay kiểm tra điện thoại, đọc báo… lâu ngày thành thói quen, họ ỷ lại không xem trọng thời gian dẫn đến chậm tiến độ công việc, giảm suất lao động Lãng phí thao tác thừa định nghĩa thao tác không cần thiết, cản trở hiệu cơng việc Tuy nhiên, loại lãng phí nhiều đáp viên xác nhận có tồn nơi làm việc không gian làm việc cá nhân, việc xếp giấy tờ, hồ sơ khơng ngăn nắp dẫn đến thời gian tìm kiếm cần; cán để nhiều vật dụng không cần thiết nơi làm việc; kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu chung xếp không hợp lý… Loại lãng phí hồn tồn cắt giảm cán viên có ý thức việc tự quản tài liệu cá nhân tài sản chung đơn vị 3.1.7 Lãng phí khơng khai thác sức sáng tạo cán Ngồi ra, dịng chảy thông tin Trường đơn vị trực thuộc chưa thơng suốt, có tình trạng triển khai kế hoạch, sách nhiều thời gian phải qua nhiều cấp khác nhau, cán không thường xuyên kiểm tra thư điện tử dẫn đến chậm tiến độ công việc Một loại lãng phí thời gian khác xác nhận tốn nhiều thời gian chờ đợi gửi xe lấy xe nhà xe vào cao điểm Loại lãng phí phổ biến nhà xe, đa số nhà xe có cổng vào cổng ra, cổng vào cổng chung Lãng phí khơng khai thác sức sáng tạo cán nội dung lãng phí lao động Tuy nhiên, lĩnh vực giáo dục đại học, việc NCKH 156 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 viết giáo trình hoạt động đặc thù nên tác giả tách thành loại lãng phí riêng để tiện cho việc nghiên cứu Đa số đáp viên (88,89%) khảo sát cho số cán chưa quan tâm đến việc NCKH, viết giáo trình giảng dạy Một phần thân cán chưa mặn mà với việc này, bên cạnh số ý kiến cho Trường chưa có nhiều chế khuyến khích đề tài NCKH cán Người lao động cố gắng, nỗ lực họ cảm thấy nhận phần thưởng tương xứng với công sức bỏ ra, cách dễ để khai thác sức sáng tạo cán bộ, nhằm tăng suất lao động Mặt khác, theo quy định Trường có cán có học vị tiến sĩ làm chủ biên giáo trình, sách Quy định phần hạn chế sức sáng tạo cán bộ, nhân viên tục cách thức giải vấn đề; cách thức xử lý hỗ trợ vấn đề, việc cho cán Trường cán phòng ban chức chưa hiệu quả… Một số trường hợp quy trình, thủ tục làm việc đơn vị không thống dẫn đến sai sót, làm lại hay việc phổ biến quy trình, thủ tục làm việc cịn hạn chế… nguyên nhân dẫn đến thông tin rời rạc gây nên lãng phí 3.1.9 Lãng phí sai hỏng Lãng phí sai hỏng đáp viên ghi nhận thông qua khảo sát chủ yếu q trình quản lý cơng văn chưa tốt nên dẫn đến sai sót lưu trữ hồ sơ, tài liệu; số cán khơng biết cách sử dụng máy in, máy fax, máy lạnh… gây nên hư hỏng cho máy móc, thiết bị, nhiên loại lãng phí có mức độ ảnh hưởng khơng đáng kể đến đơn vị trực thuộc Trường Các loại lãng phí hồn tồn loại bỏ thơng qua đào tạo, cải tiến quy trình quản lý cơng văn 3.1.10 Lãng phí di chuyển thừa Ngoài ra, đề tàiNCKH cán dừng lại phần lý thuyết chưa áp dụng nhiều vào thực tế Một số đề tài thiếu kinh phí nên khơng thể triển khai thực tiếp dẫn đến lãng phí chưa khai thác sáng tạo cán Việc đề tài nghiên cứu giảng viên chưa đăng nhiều tạp chí uy tín (nằm danh mục ISI, Scopus ) đáp viên mô tả lãng phí Nếu cơng trình nghiên cứu cán đăng tạp chí uy tín góp phần động viên, khuyến khích cán bộ, làm cho họ cảm thấy thành lao động ghi nhận nỗ lực công việc, bên cạnh uy tín Trường tăng lên Việc tạo chế, động lực chưa thỏa đáng cho nguyên nhân dẫn đến lãng phí 3.1.8 Lãng phí thơng tin rời rạc Lãng phí di chuyển thừa đáp viên ghi nhận khu nhà học cách xa Khoa, thời gian di chuyển chuyển tiết học khu nhà học nhiều thời gian (82,95%); di chuyển nhiều lần qua lại Khoa Khu điều hành để họp, dự hội nghị, ký giấy tờ liên quan (63,34%) Đặc điểm khuôn viên Trường rộng nên việc di chuyển chuyển tiết nhiều thời gian Tuy nhiên, Phòng Đào tạo cố gắng xếp lịch dạy cho sinh viên giảng viên di chuyển Trong thời gian gần đây, nhiều khu nhà học cũ diễn công việc sửa chữa Trong thời gian tới, việc sửa chữa hồn thành, việc xếp phịng học hợp lí dễ dàng 3.2 Thứ tự ưu tiên cắt giảm, loại bỏ loại lãng phí Lãng phí thơng tin rời rạc chủ yếu nguồn thông tin Trường nói chung đơn vị trực thuộc nói riêng khơng thơng suốt dẫn đến tình trạng phối hợp làm việc đơn vị trực thuộc không đạt hiệu cao Lãng phí thơng tin rời rạc đáp viên tham gia khảo sát ghi nhận bao gồm cán thiếu thơng tin xác quy trình, thủ tục cách thức giải vấn đề Khoa, Phòng ban, Trung tâm Viện Mặc dù mục tiêu điều tra nhận diện loại lãng phí đánh giá mức độ loại lãng phí mức độ đơn vị trực thuộc Trường, thứ tự ưu tiên cắt giảm loại lãng phí đề cập đến phiếu khảo sát ý kiến cán phần vấn chuyên gia đơn vị trực thuộc Trường Kết khảo sát trình bày Bảng Ngồi ra, cịn có loại lãng phí thơng tin rời rạc khác cách thức xử lý hỗ trợ vấn đề, việc cho sinh viên cán phòng ban chức chưa hiệu quả; cán không thường xuyên cập nhật quy trình, thủ 157 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 Bảng 2: Thứ tự ưu tiên cắt giảm loại lãng phí STT 10 Các loại lãng phí Thống kê mơ tả Phần trăm câu trả lời đáp viên câu trả lời (%) Trung Độ lệch bình chuẩn Số quan sát thực tế Số đáp viên trả lời 93 91 97,85 3,81 1,10 93 93 93 93 93 93 93 93 93 91 91 91 91 90 90 90 90 90 97,85 97,85 97,85 97,85 96,77 96,77 96,77 96,77 96,77 3,75 3,53 3,51 3,43 3,31 3,26 3,18 2,99 2,98 0,92 1,02 1,15 1,03 0,98 0,92 1,12 1,01 0,99 Lãng phí chưa khai thác sức sáng tạo cán Lãng phí thời gian Lãng phí lao động Lãng phí sở vật chất, trang thiết bị Lãng phí thơng tin rời rạc Lãng phí sai hỏng Lãng phí hoạt động thừa Lãng phí di chuyển thừa Lãng phí thao tác thừa Lãng phí thừa yếu tố đầu vào Nguồn: Kết xử lý số liệu khảo sát năm 2016 Như vậy, kết điều tra cho thấy tình trạng lãng phí đơn vị trực thuộc Trường phổ biến Thực trạng đòi hỏi đơn vị trực thuộc nói riêng ĐHCT nói chung cần thay đổi cách nhìn nhận, đánh hạn chế loại bỏ lãng phí Do đó, để việc loại bỏ lãng phí đơn vị trực thuộc Trường thực tốt, việc nhận diện, đánh giá tìm kiếm giải pháp loại trừ lãng phí nên coi phong trào Trường, địi hỏi có tham gia Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Theo kết thống kê, cán khảo sát cho loại lãng phí cần ưu tiên loại bỏ đơn vị trực thuộc Trường bao gồm lãng phí khơng khai thác sức sáng tạo cán bộ; lãng phí thời gian; lãng phí sở vật chất, trang thiết bị lãng phí lao động Trong đó, lãng phí sở vật chất trang thiết bị xem lãng phí hữu hình Để cắt giảm, loại bỏ loại lãng phí này, mơ hình 5S quản trị tinh gọn đề xuất áp dụng1 3.3 Đề xuất kế hoạch hành động nhằm tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu làm việc đơn vị Trường Đại học Cần Thơ: Áp dụng mơ hình 5S quản trị tinh gọn phong trào mang tính ngắn hạn, muốn thấy hiệu quả, đơn vị trực thuộc Trường cần phải trải qua trình phấn đấu, kiên trì thực Kế hoạch hành động áp dụng mơ hình 5S quản trị tinh gọn đề xuất dựa bước thực 5S PMS (2018) bao gồm: Chuẩn bị; Thông báo thức Lãnh đạo; Thực Seiri; Thực Seiri, Seiton Seiso hàng ngày Đánh giá định kỳ 5S 3.3.1 Bước 1: Chuẩn bị Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Đại học Cần Thơ cần phải hiểu rõ triết lý lợi ích 5S Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Đại học Cần Thơ cần tham quan cơng ty, tổ chức điển hình áp dụng 5S Dựa vào nhà tư vấn chun mơn Văn phịng Hợp tác Quốc tế Nhật Bản (JICA) Trung tâm Hợp tác nguồn nhân lực Việt Nam – Nhật Bản (VJCC) giai đoạn chuẩn bị để hướng dẫn thủ tục áp dụng 5S, đào tạo cán điều phối cán nòng cốt thực thi 5S, hướng dẫn việc tổ chức, điều hành ban đạo cơng tác Đó cách tiếp cận hiệu để thành công việc áp dụng 5S, cần chuẩn bị thật kỹ kế hoạch thực 5S Để triển khai thành công 5S cho việc cắt giảm loại lãng phí ưu tiên theo kết phân tích trên, đặc biệt loại lãng phí hữu hình (lãng phí sở vật chất trang thiết bị, …) ĐHCT nói chung đơn vị trực thuộc Trường nói riêng, cần có kế hoạch cụ thể phù hợp với hồn cảnh, tình hình đơn vị Đây Cam kết Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Đại học Cần Thơ việc thực 5S Kaizen – Cải tiến liên tục – vận dụng để đưa ý tưởng, đề xuất để cải tiến liên tục Việc đề xuất trình bày kết nghiên cứu đề tài cấp sở tác giả năm 2016 Đối với loại lãng phí lãng phí lao động; lãng phí thời gian lãng phí khơng khai thác sức sáng tạo cán bộ, nhân viên xem lãng phí vơ hình Đối với loại lãng phí này, phương pháp 158 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 Thành lập Ban đạo 5S 3.3.2 Bước 2: Thơng báo thức Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Đại học Cần Thơ tiêu trực quan) Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Đại học Cần Thơ thơng báo thức việc thực chương trình 5S dự kiến năm Đề công cụ quảng bá khác kể biểu ngữ, áp phích, tờ rơi tạp chí 5S Lập sơ đồ nhóm thực 5S theo khu vực Chuẩn bị áp phích quảng bá 5S Tổ chức chương trình đào tạo chỗ nội dung 5S cho người Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Đại học Cần Thơ giải thích mục tiêu chương trình 5S cho tất người tổ chức Công bố sơ đồ tổ chức 5S sơ đồ triển khai, khu vực phân chia theo trách nhiệm cụ thể nhóm nhỏ Ban đạo cơng tác 5S cần tiến hành công việc sau đây: Trong đó, Ban đạo 5S bao gồm Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Đại học Cần Thơ Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Đại học Cần Thơ làm chủ tịch, thảo luận định vấn đề quan trọng liên quan đến 5S sách bản, kế hoạch trung, dài hạn ngân sách cho 5S Điều phối viên 5S làm nhiệm vụ thư ký cho Ban Lập sơ đồ tổ chức việc thực 5S Treo hình ảnh minh họa nơi làm việc gọn gàng, tập trung vào người (các mục Hình 1: Sơ đồ cấu Ủy ban 5S Ban công tác 5S bao gồm đại diện Khoa, Viện, Phòng ban Trung tâm, chuẩn bị kế hoạch thực hai năm 5S hướng dẫn người thuộc đơn vị thực chương trình 5S mà Ban đạo 5S thông qua Điều phối viên 5S làm nhiệm vụ thư ký cho Ban Thiết lập mục tiêu dài hạn 5S, Ban công tác 5S nên thiết lập mục tiêu dài hạn 5S hàng năm thơng báo cho tồn thể cán biết sử dụng chuyên gia từ JICA hay VJCC để giúp việc đánh giá hướng dẫn xác khách quan 3.3.3 Bước 3: Thực Seiri - Sàng lọc Tổ chức ngày tổng vệ sinh sau Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Đại học Cần Thơ thông báo thực 5S Phân chia Khoa, Viện, Phòng ban Trung tâm thành khu vực nhỏ giao cho nhóm nhỏ cán bộ, nhân viên chịu trách nhiệm khu vực phân công cụ thể Cung cấp thông tin đầy đủ, công cụ vệ sinh cho Khoa, Phòng ban, Trung tâm Viện Ban đánh giá 5S bao gồm người lựa chọn, đánh giá tình hình tiến triển 5S đưa hướng dẫn cần thiết cách thăm viếng định kỳ Khoa, Viện, Phịng ban Trung tâm khác nhau; thơng báo cho Khoa, Viện, Phòng ban Trung tâm thành tích bật, mặt đạt chưa đạt áp dụng 5S Ban đánh giá với phê chuẩn Ban công tác thơng báo cho cán tồn Trường giải thưởng Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Đại học Cần Thơ người thực 5S; Cán phụ trách ngày tổng vệ sinh nên phác thảo kế hoạch vệ sinh chi tiết theo phương pháp 5W - 1H (ai, nào, sao, đâu, cần phải làm nào), sau thơng báo kế hoạch tới tất Khoa, Phòng ban, Trung tâm Viện Ngày tổng vệ sinh, người ngừng công việc thường ngày để tập trung làm vệ sinh 159 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 Tường, trần, cửa sổ, sàn nhà hành lang quan máy móc làm việc, thiết bị phụ kiện phải làm vệ sinh cho chúng thật Tất khu vực bên nhà để xe, phòng bảo vệ, vườn, cống rãnh, lối lại dọn dẹp gọn gàng Đối với phần việc này, nhân viên tạp vụ thường nhật Trường phải tham gia thực Trong hoạt động Seiri hàng ngày, người cố gắng loại bỏ thứ không cần thiết ngăn ngừa việc tích luỹ đồ phế thải Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Đại học Cần Thơ chuyên gia đánh giá 5S xem xét xung quanh chỗ làm việc nhắc nhở người có trách nhiệm loại bỏ thứ không cần thiết dù thực tế cần có tính sáng tạo khéo léo để xây dựng cách thức xếp đặt đánh mã hiệu đồ vật cho chúng lấy thay dễ dàng + Mỗi đồ vật bố trí chỗ riêng: Dễ dàng trả lại hồ sơ chỗ thích hợp việc làm quan trọng Mỗi hồ sơ theo thứ tự có nhãn màu sắc qui định cho biết thuộc nhóm hồ sơ vị trí nhóm, giúp người trả lại vị trí cách nhanh chóng xác + Tất đồ vật vị trí chúng nên thể cách ghi nhãn có hệ thống: Đặt tên địa cho đồ vật nguyên tắc Seiton Điều giảm đáng kể phiền toái thời gian tìm kiếm đồ vật; giảm chi phí, ngồi cịn góp phần nâng cao suất thao tác an tồn giảm đáng kể sai sót phạm phải làm việc vận chuyển tài liệu Tiếp theo, loại đồ vật liệt kê đối tượng cần sàng lọc, loại bỏ: Các tài liệu lưu trữ khơng cịn cần thiết công văn, thi, luận văn qua năm Số lượng tài liệu photo thừa Các catalogue tạp chí lỗi thời + Đặt đồ vật cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm: Khóa ngăn kéo có hình dáng giống khiến ta khó phân biệt Do đó, đánh dấu chìa khóa theo màu Cách ghi nhãn giúp người mở khóa khóa ngăn kéo xác tránh tình trạng mở sai chìa Chìa khóa nên đặt chỗ cố định dễ nhìn thấy dễ lấy Đây ví dụ điển hình Seiton Các sách ấn phẩm khác khơng có giá trị sử dụng để tham khảo Các vật liệu cũ nát vật dụng không sử dụng khác Máy móc, dụng cụ, hóa chất thí nghiệm trang thiết bị không sử dụng 12 tháng Máy móc, dụng cụ, hóa chất thí nghiệm, trang thiết bị đồ dùng văn phòng hư hỏng + Đặt đồ vật cho dễ lấy dễ vận chuyển: Chữ viết kệ, tủ đủ lớn rõ ràng cho đọc từ xa, loại bỏ tài liệu không cần thiết, vận chuyển xếp lại tài liệu cần thiết, lưu kho tài liệu dùng vào kho chứa Nếu khơng có sàn nhà, thuận tiện làm vệ sinh di chuyển Máy móc, dụng cụ, hóa chất thí nghiệm, trang thiết bị đồ dùng văn phòng bị hỏng, khơng có khả sửa chữa Các hóa chất hạn sử dụng huỷ bỏ 3.3.4 Bước 4: Thực Seiri – Sàng lọc, Seiton – Sắp xếp Seiso – Sạch hàng ngày Thực sàng lọc hàng ngày: Sau thực sàng lọc ban đầu, Khoa, Viện, Phòng ban Trung tâm cần tiếp tục hoạt động để tận dụng chỗ làm việc hiệu Đồng thời, ban đạo 5S nên vận động, triển khai cải tiến địa điểm phương pháp lưu giữ để giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tạo nên mơi trường làm việc thuận lợi Thực Seiso – Sạch sẽ: Thực hành – 10 phút Seiso ngày cho việc tổng vệ sinh với kiểm tra, tổ chức ngày tổng vệ sinh lần/ năm Tiêu chuẩn Seiso không thấy bụi vết ố mắt thường sờ vào đồ vật Xây dựng nội quy làm vệ sinh nơi làm việc trước bắt đầu công việc hàng ngày Nơi làm việc khơng có bụi vết ố bẩn điểm bắt đầu kiểm soát chất lượng Làm vệ sinh nơi làm việc trang thiết bị cách cẩn thận điểm khởi đầu việc trì suất Ý tưởng thực hành làm thay đổi nơi khó vệ sinh giúp phịng ngừa việc hình thành bụi nhằm giúp giảm thời gian làm việc vệ sinh giảm trục trặc bụi bẩn gây Seiso Thực xếp: Sau sàng lọc, hoạt động Seiton thực Seiton có nghĩa xếp, bố trí đồ vật cần thiết cách gọn gàng, cho dễ lấy Sắp xếp lại vật dụng theo nguyên tắc Seiton: + Tuân thủ phương pháp “Nhập trước – xuất trước” (First in, First out - FIFO) để lưu kho đồ vật: Phương pháp FIFO thích hợp cho việc lưu kho cơng cụ, phụ tùng văn phòng phẩm mẫu vật, mặc Thực Seiketsu – Săn sóc: Khi lặp lại hoạt động Seiri, Seiton Seiso cách xác, 160 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 nơi làm việc sẽ gọn gàng Để trì nâng cấp mức 5S trì cần làm sau: đánh giá 5S Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Đại học Cần Thơ cấp cao; thi đua 5S Khoa, Phòng ban, Trung tâm Viện khen thưởng cho tập thể; cá nhân thực tốt 5S pháp trao thưởng cho khích lệ mà khơng làm nản chí cán Khoa, Phòng ban, Trung tâm Viện tham gia hướng mục tiêu định trước Tóm lại, nói việc triển khai áp dụng mơ hình 5S đơn vị trực thuộc Trường cắt giảm loại lãng phí tồn đơn vị này, đặc biệt loại lãng phí hữu lãng phí sở vật chất trang thiết bị… cách tối ưu hóa việc sử dụng sở vật chất trang thiết bị Các tài liệu, văn phòng phẩm, thiết bị điện… cần thiết sàng lọc, xếp ngăn nắp, hợp lý Bên cạnh đó, trang thiết bị vật dụng không cần thiết lý, chuyển đổi mục đích sử dụng để khai thác triệt để mức sử dụng trang thiết bị tránh phải mua lại tương lai để cắt giảm, loại bỏ dần lãng phí hữu hình nói chung lãng phí sở vật chất trang thiết bị nói riêng Thực Shitsuke – Sẵn sàng: Tiếp xúc người với mặt vui vẻ, biết cách lắng nghe; làm việc theo định hướng Kaizen – Cải tiến liên tục; thể tinh thần làm việc tập thể; thể cán có uy tín, gương mẫu; giờ; giữ nơi làm việc gọn gàng; tuân thủ quy định an toàn 3.3.5 Bước 5: Đánh giá 5S định kỳ Thiết lập kế hoạch khuyến khích đánh giá 5S Tiến hành đánh giá thường kỳ 5S đánh giá viên thực Tổ chức thi đua 5S Khoa, Phòng ban, Trung tâm Viện để trì hoạt động 5S Mặt khác, hoạt động 5S gián tiếp cắt giảm loại lãng phí vơ hình (lãng phí lao động, lãng phí thời gian…) thông qua việc tận dụng suất nguồn nhân lực có đơn vị trực thuộc Trường để thực hoạt động 5S sàng lọc, vệ sinh thường ngày khu vực làm việc cá nhân khu vực làm việc chung, hạn chế phải thuê lao động bên ngoài, tận dụng thời gian nhàn rỗi cán bộ, từ làm cắt giảm phần lãng phí thời gian Ngoài ra, cán trực tiếp tham gia vào trình thực hành 5S, họ thấu hiểu, trải nghiệm thực tế, từ đưa kiến nghị, đề xuất (hoạt động Kaizen) để cắt giảm loại lãng phí cịn tồn Trao thưởng định kỳ cho nhóm cá nhân thực tốt hoạt động 5S trọng đến tinh thần tham gia Tổ chức thi 5S Khoa, Phòng ban, Trung tâm Viện để tránh cải lùi tiếp tục nâng cao ý thức tham gia người tổ chức Tiến hành đánh giá: + Đánh giá mức độ 5S đạt được: Mỗi chuyên gia đánh giá cho điểm theo mục danh sách câu hỏi theo mẫu sẵn để tính tổng số điểm cột tổng số điểm Điểm điều chỉnh (tối đa 100) tính theo cơng thức sau: điểm điều chỉnh= (tổng số điểm x 10)/ tổng số mục đánh giá (Vì số nội dung bảng đánh giá khơng có số đơn vị trực thuộc Trường điểm điều chỉnh để giảm mức độ sai sót đơn vị) KẾT LUẬN Ngày nay, giới, quản trị tinh gọn áp dụng rộng rãi, đem lại hiệu nhiều lĩnh vực, bao gồm lĩnh vực sản xuất phi sản xuất Rất nhiều học giả, nhà nghiên cứu quan tâm tập trung nghiên cứu phát triển công cụ cách thức áp dụng quản trị tinh gọn vào doanh nghiệp, tổ chức Tuy nhiên, Việt Nam nay, nghiên cứu vào chủ đề số lượng lẫn chất lượng chưa đáp ứng yêu cầu thực tiễn, đặc biệt nghiên cứu cho lĩnh vực dịch vụ, hành giáo dục Việc nghiên cứu số cách tiếp cận trường hợp thực tiễn việc áp dụng quản trị tinh gọn lĩnh vực hành công giáo dục giới cho thấy nguyên tắc quản trị tinh gọn – phương pháp có nguồn gốc từ lĩnh vực sản xuất hồn tồn áp dụng vào lĩnh vực phi sản xuất đặc thù – lĩnh vực giáo dục Những lợi ích mà quản trị tinh gọn đem lại cho lĩnh vực giáo dục phủ nhận khía cạnh giảm chi phí + Đánh giá thực tốt 5S: Mỗi chuyên gia đánh giá cần xem xét việc thực 5S thực tế Khoa, Phòng ban, Trung tâm Viện cho điểm thưởng thực tốt theo đánh giá họ cột điểm thưởng cho hoạt động 5S có sẵn mẫu (tối đa 20 điểm) + Điểm cuối cùng: Tổng số điểm điều chỉnh (cho mức 5S để đạt được) điểm thưởng cho hoạt động 5S điểm cuối (tối đa 120 điểm) Sự giải thích đánh giá viên thực thống 5S Mỗi chuyên gia đánh giá cần trình bày lý cho điểm thưởng mục thực tốt 5S + Trao thưởng: Để đạt kết tốt có hiệu mặt tâm lý, ban tổ chức cần đưa phương 161 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 giấy tờ, tăng suất lao động, cải thiện văn hóa thay đổi, cải tiến quy trình… Kinh nghiệm quốc tế việc áp dụng quản trị tinh gọn lĩnh vực hành cơng giáo dục học quý báu cho việc áp dụng Việt Nam Khuyến khích tạo môi trường thuận lợi cho việc áp dụng kiến thức sau đào tạo, trọng xây dựng văn hóa học tập Trường, kết hợp đào tạo với phát triển tinh thần tự học tập, tự đổi sáng tạo tất cán Trường Đào tạo thực phát huy hiệu cán có hội, có mơi trường để áp dụng kiến thức học vào cơng việc Chính vậy, Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị cần trọng tạo điều kiện để cán áp dụng triển khai kiến thức kỹ vào cơng việc Việc thực thơng qua hình thức như: báo cáo kết học tập, chia sẻ kiến thức theo nhóm, theo dõi đánh giá kết cơng việc cán sau đào tạo, ghi nhận thay đổi công việc Đề tài nghiên cứu thực vấn chuyên gia khảo sát ý kiến 93 cán bộ, nhân viên đơn vị trực thuộc Kết cho thấy loại lãng phí tồn nhiều đơn vị trực thuộc lãng phí sở vật chất trang thiết bị, lãng phí lao động, lãng phí khơng khai thác sức sáng tạo cán bộ, nhân viên, lãng phí thời gian Bên cạnh đó, việc khảo sát nhận diện số lãng phí tồn số đơn vị lãng phí sai hỏng, lãng phí di chuyển thừa, lãng phí thao tác thừa… Phương pháp đào tạo quản trị tinh gọn cho cán đơn vị trực thuộc Trường Ngoài ra, đề tài nghiên cứu xác định mức độ ưu tiên cắt giảm, loại bỏ loại lãng phí thơng qua vấn khảo sát ý kiến, từ đề xuất kế hoạch hành động việc áp dụng mơ hình 5S loại lãng phí hữu hình (lãng phí sở vật chất, trang thiết bị ) Trên sở phân tích này, đề tài đề xuất số giải pháp nhằm hỗ trợ kế hoạch hành động sau: Đa dạng hóa hình thức, phương pháp đào tạo phù hợp với cán bộ, trọng đào tạo nội dung gắn với thực tế công việc Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị trực thuộc cần phát triển đa dạng hình thức, phương pháp đào tạo với cán Đối với cán tuyển dụng, sử dụng hình thức phương pháp như: đào tạo định hướng, huấn luyện kỹ năng, mơ tình huống, làm mẫu hướng dẫn giúp cán hiểu mục tiêu định hướng hoạt động Trường, nhanh chóng hịa nhập với cơng việc môi trường làm việc Đối với cán tại, họ quen với công việc, huấn luyện đào tạo cần tập trung vào hình thức giao việc, phân công trách nhiệm, luân phiên thay đổi cơng việc, kết hợp với hình thức đào tạo bên ngồi cơng việc nhằm bổ sung khai thác tối đa tri thức họ Bên cạnh đó, nội dung đào tạo cần thực tế, chuyên sâu, thiết thực với công việc để giúp cán dễ dàng tiếp nhận áp dụng vào công việc Giải pháp đào tạo: Chính sách đào tạo quản trị tinh gọn cho cán đơn vị trực thuộc Trường Chú trọng xây dựng chiến lược đào tạo nguồn nhân lực gắn với chiến lược phát triển Trường đơn vị cụ thể Chiến lược đào tạo, phát triển nguồn nhân lực nên phận chiến lược phát triển Trường đơn vị cụ thể, thể nhận thức, quan tâm cam kết Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị trực thuộc công tác đào tạo, phát triển Đây sở để Trường xây dựng thực kế hoạch đào tạo Chú trọng áp dụng công cụ phương pháp quản lý quản trị tinh gọn việc phát lãng phí chuẩn hóa quy trình đào tạo quy trình cơng việc Để áp dụng quản trị tinh gọn, Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị cần có chiến lược cam kết áp dụng cụ thể, trọng nâng cao nhân thức tất cán Trường quản trị tinh gọn, đào tạo quản trị tinh gọn chuẩn bị nguồn lực cần thiết để thực quản trị tinh gọn, lựa chọn số công cụ phù hợp để áp dụng thử nghiệm cho vài đơn vị trước Đào tạo, huấn luyện cán thường xuyên, liên tục suốt trình thực cơng việc Đào tạo, huấn luyện nên xem chiến lược sáng suốt Trường bối cảnh kinh tế tri thức Đào tạo, huấn luyện nên thực thường xuyên, liên tục từ tuyển dụng tiếp tục suốt q trình cơng tác cán bộ, nhân viên Trong kỷ kinh tế tri thức, khoa học công nghệ hội nhập quốc tế, Ban Giám hiệu cần trọng tiếp tục đào tạo cho cán bộ, nhân viên suốt q trình cơng tác, giúp họ cập nhật liên tục kiến thức, thông tin, trau dồi kỹ năng, thành thạo công việc Điều giúp cán thỏa mãn nhu cầu học tập, phát triển, lạc quan, phát huy tinh thần đổi mới, sáng tạo, nâng cao suất làm việc gắn bó cơng việc Giải pháp nhân sự: Các sách khuyến khích, động viên, khen thưởng xem sợi dây liên kết Ban Giám hiệu, Thủ trưởng đơn vị với cán Thơng qua sách khen thưởng, Ban Giám hiệu, Thủ trưởng đơn vị thể cho cán thấy tâm 162 Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ Tập 54, Số 1D (2018): 144-163 Hoàng Văn Hải, Nguyễn Phương Mai, Nguyễn Đăng Minh Nguyễn Lan Phương, 2014 Áp dụng sản xuất tinh gọn thực trách nhiệm xã hội doanh nghiệp SMEs Việt Nam Trong: Nguyễn Hồng Sơn Nguyễn Đăng Minh (Chủ biên) Quản trị tinh gọn doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam: Thực trạng giải pháp Hà Nội: Nhà xuất Hà Nội, 97-122 Krings, D., Levine, D and Wall, T., 2006 The Use of Lean in Local Government Public Management, September Liker, J K., 2004 The Toyota Way: 14 Management Principles from the World’s Greatest Manufacturer New York: McGraw-Hill Nguyễn Đăng Minh, Đỗ Thị Cúc, Tạ Thị Hương Giang Hoàng Thị Thu Hà, 2013 Áp dụng 5S doanh nghiệp sản xuất nhỏ vừa Việt Nam – Thực trạng khuyến nghị Chuyên san Kinh tế Kinh doanh – Tạp chí Khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội, 29(1), 23-31 Nguyễn Đăng Minh, Nguyễn Thị Linh Chi, Nguyễn Thị Giang Trần Thu Hoàn, 2014 Thiết kế mơ hình áp dụng quản trị tinh gọn cho SMEs Việt Nam Trong: Nguyễn Hồng Sơn Nguyễn Đăng Minh (Chủ biên) Quản trị tinh gọn doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam: Thực trạng giải pháp Hà Nội: Nhà xuất Hà Nội, 172-192 Ohno, T., 1988 Toyota Production System: Beyond Large-scale Production Cambridge, MA: Productivity Press Phan Chí Anh, 2008 Thực hành 5S – Nền tảng cải tiến suất Hà Nội: Nhà xuất Lao động PMS, 2018 5S – Cải tiến môi trường làm việc theo phong cách Nhật Bản, ngày truy cập 27 tháng năm 2018 Địa chỉ: https://pms.edu.vn/kienthuc/5s-cai-tien-moi-truong-lam-viec-theophong-cach-nhat-ban.html Trương Hồng Hoa Dun, 2011 Áp dụng 5S cơng tác quản trị văn phòng, ngày truy cập 15 tháng 11 năm 2016 Địa chỉ: https://nguonluc.wordpress.com/2011/10/06/apd%E1%BB%A5ng-5s-trong-cong-tacqu%E1%BA%A3n-tr%E1%BB%8B-van-phong Võ Thị Thanh Lộc Nguyễn Hữu Thọ, 2015 Phương pháp nghiên cứu khoa học viết đề cương nghiên cứu Cần Thơ: Nhà xuất Đại học Cần Thơ Womack, J P., Jones, D T and Roos, D., 1990 The Machine that Changed the World New York: Harper Perennial cam kết việc áp dụng quản trị tinh gọn, từ giúp cán tin tưởng lãnh đạo chiến lược phát triển Trường nói chung đơn vị trực thuộc nói riêng; cổ vũ, tạo điều kiện tham gia chủ động tự nguyện từ phía cán Chính sách động viên, khen thưởng góp phần gắn trách nhiệm song hành với lợi ích cán Các hình thức khen thưởng cần đa dạng, động viên tài (tiền thưởng, q tặng…), nhiên cần có tiêu chí rõ ràng, công khai, minh bạch để tạo công Trường đơn vị trực thuộc Trường Ngồi ra, hình thức khen thưởng phi tài khen, chứng nhận, tuyên dương… cần sử dụng Hành động tôn vinh, đề cao sáng kiến mang lại hiệu cao động viên, khuyến khích người làm theo Mỗi Khoa, Viện, Phịng ban chức tồn loại lãng phí khác nhau, nhiên, hạn chế cỡ mẫu nên nhóm nghiên cứu khơng tiến hành nhận diện loại lãng phí cho đơn vị Bên cạnh đó, việc tiếp cận cán đơn vị khác ngồi Khoa Kinh tế khó khăn nên tính đại diện mẫu nghiên cứu gặp hạn chế Ngồi ra, việc áp dụng phương pháp phân tích định lượng, trường hợp phương pháp phân tích nhân tố EFA, nâng cao tính suy rộng vấn đề nghiên cứu Sự hạn chế cỡ mẫu khơng cho phép nhóm nghiên cứu thực phương pháp Do đó, nghiên cứu lĩnh vực nghiên cứu nên tăng cỡ mẫu chọn phương pháp chọn mẫu đại diện TÀI LIỆU THAM KHẢO Cristina, D and Felicia, S., 2012 Implementing Lean in a Higher Education University Constanta Maritime University’s Annals 18 Emiliani, M L., 2004 Improving Business School Course by Applying Lean Principles and Practices Quarterly Assurance in Education, 12 (4), 175-187 Hà Thanh Hải, Nguyễn Đăng Minh, Đỗ Thị Cúc Tạ Thị Hương Giang, 2014 Áp dụng 5S Kaizen Công ty cổ phần Ứng dụng công nghệ CNC Việt Nam Trong: Nguyễn Hồng Sơn Nguyễn Đăng Minh (Chủ biên) Quản trị tinh gọn doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam: Thực trạng giải pháp Hà Nội: Nhà xuất Hà Nội, 218-228 163 ... việc Để áp dụng quản trị tinh gọn, Ban Giám hiệu Thủ trưởng đơn vị cần có chiến lược cam kết áp dụng cụ thể, trọng nâng cao nhân thức tất cán Trường quản trị tinh gọn, đào tạo quản trị tinh gọn. .. hình 5S quản trị tinh gọn đề xuất áp dụng1 3.3 Đề xuất kế hoạch hành động nhằm tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu làm việc đơn vị Trường Đại học Cần Thơ: Áp dụng mơ hình 5S quản trị tinh gọn phong... dụng quản trị tinh gọn dạng dự án, áp dụng số công cụ quản trị tinh gọn cho đơn vị vài q trình cơng việc, chẳng hạn dự án “Lean University” Đại học Cardiff (Anh) sử dụng số công cụ kỹ thuật quản