Công tác văn thư tại văn phòng Hội đồng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ THÙY LINH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – 2018 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ THÙY LINH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS ĐINH THỊ CẨM LÊ HÀ NỘI – 2018 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan luận văn nghiên cứu cá nhân em dựa sở lý thuyết học tập qua tham khảo tình hình thực tiễn quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội hướng dẫn TS Đinh Thị Cẩm Lê Các kết quả, số liệu nêu luận văn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, đáng tin cậy, đảm bảo tính khách quan; không chép nguyên văn công trình người trước TP Hà Nội, ngày tháng Tác giả luận văn ii năm 2018 LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập nghiên cứu trường, em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến thầy, Học viện Hành Chính Quốc gia Hà Nội Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Đinh Thị Cẩm Lê tận tình dẫn giúp đỡ em hồn thành luận văn tốt nghiệp Em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến Uỷ ban nhân dân (UBND) quận Tây Hồ, UBND xã, thị trấn địa bàn quận, Phòng Nội vụ quận, Chi cục thống kê quận Tây Hồ số phòng, ban liên quan tạo điều kiện thuận lợi, cung cấp cho em số liệu, kiến thức, kinh nghiệm thực tế công tác văn thư UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội để em hồn thành luận văn Em xin cảm ơn tới đồng chí, đồng nghiệp, bạn bè gia đình tạo điều kiện giúp đỡ, động viê n khích lệ em, đồng thời có ý kiến đóng góp q trình em thực hồn thành luận văn Mặc dù em có nhiều cố gắng hoàn thiện luận văn tất nhiệt tình lực mình, nhiên khơng thể tránh khỏi thiết sót, mong nhận đóng góp q báu q thầy bạn T.P Hà Nội, ngày tháng Tác giả luận văn iii năm 2018 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT HĐND: Hội đồng nhân dân UBND: Ủy ban nhân dân Nxb: Nhà xuất CNTT: công nghệ thông tin ISO: Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế iv MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ii LỜI CẢM ƠN iii DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT iii MỤC LỤC v DANH MỤC CÁC BẢNG vii DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ vii PHẦN MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Những vấn đề chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2.Vai trị cơng tác văn thư 1.1.3.Các yêu cầu công tác văn thư 12 1.1.4.Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư .13 1.2 Nội dung công tác văn thư 20 1.2.1 Soạn thảo ban hành văn .20 1.2.2 Tổ chức quản lý giải văn 23 1.2.3 Quản lý & sử dụng dấu 35 1.2.4 Lập hồ sơ hành nộp vào lưu trữ quan 37 TIỂU KẾT CHƯƠNG 41 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 42 2.1 Giới thiệu quận Tây Hồ phận Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 42 2.1.1 Khái quát chung Quận Tây Hồ 42 2.1.2 Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ phận văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 43 2.2 Công tác văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 48 v 2.2.1 Quản lý, đạo công tác văn thư UBND quận Tây Hồ 48 2.2.2 Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư 50 2.2.3 Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 75 2.3 Đánh giá chung công tác văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .77 2.3.1 Ưu điểm 77 2.3.2.Tồn tại, hạn chế 82 2.3.3 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế .86 TIỂU KẾT CHƯƠNG 89 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, HÀ NỘI 91 3.1 Các giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội 91 3.1.1 Đổi nhận thức công tác văn thư 91 3.1.2 Kiện toàn tổ chức máy đội ngũ cán làm công tác văn thư .93 3.1.3 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cán văn thư chuyên trách cán chuyên môn 94 3.1.4 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO công tác văn thư 98 3.1.5 Hiện đại hóa trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 103 3.1.6 Tăng cường kiểm tra, kiểm soát để đảm bảo chất lượng cho công tác văn thư .106 3.2 Những điều kiện để đảm bảo thực tốt giải pháp .107 3.2.1 Khả đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi nhiệm vụ đội ngũ cán làm công tác văn thư .108 3.2.2 Sự ủng hộ, hỗ trợ, quan tâm cấp lãnh đạo 113 3.2.3 Có đủ nguồn lực tài 113 TIỂU KẾT CHƯƠNG .115 KẾT LUẬN 116 TÀI LIỆU THAM KHẢO 117 vi DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Danh sách cán văn thư UBND quận Tây Hồ .46 Bảng 2.2 Số lượng văn đến giai đoạn 2014- 2016 54 Bảng 2.3 Số lượng văn giai đoạn 2014- 2016 .61 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 1.1 Sơ đồ quy trình soạn thảo văn ban hành văn 23 Hình 1.2 Sơ đồ quy trình quản lý văn đến .23 Hình 1.3 Mẫu dấu “Đến” hoạt động văn thư 26 Hình 1.4 Sơ đồ quy trình quản lý văn 34 Hình 1.5 Mẫu bìa văn hoạt động văn thư 35 Hình 1.6 Sơ đồ bước lập hồ sơ cơng việc 38 Hình 2.1 UBND quận Tây Hồ 43 Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức máy quyền quận Tây Hồ .44 Hình 2.3 Một phần phịng làm việc phận văn thư Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 47 Hình 2.4 Mẫu dấu “đến” UBND quận Tây Hồ 56 Hình 2.5 Mẫu văn đóng dấu đến chuẩn hồn chỉnh 57 Hình: 2.6 Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến 58 Hình 2.7 Mẫu đăng ký văn đến bên sổ văn đến 59 Hình 2.8 Mẫu văn y 60 Hình 2.9 Mẫu bìa sổ đăng ký cơng văn .63 Hình 2.10 Mẫu đăng ký văn bên sổ văn 64 Hình 2.11 Mẫu dấu Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ .68 Hình 2.12 Văn đóng dấu quy định 69 Hình 2.13 Tủ đựng hồ sơ lưu trữ văn phòng HĐND UBND .74 quận Tây Hồ 74 Hình 2.14 Phần mềm sử dụng cơng tác văn thư 76 vii PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài luận văn Công tác văn thư khâu thiếu nghiệp vụ hành quan, tổ chức nào, phần quan trọng hoạt động quản lý, ảnh hưởng khơng nhỏ đến tính kịp thời, tính nhanh nhạy xác hiệu hoạt động máy quản lý Các quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, tổ chức, nội dung quan trọng hoạt động văn phòng, Hội đồng nhân dân (HĐND) Ủy ban nhân dân (UBND), gắn liền với máy quản lý nhà nước quyền cấp kể quận (huyện) Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực hiệu quản lý nhà nước Những năm gần đây, cơng cải cách hành cải cách tư pháp, cơng tác văn thư có chuyển biến tích cực, góp phần quan trọng việc nâng cao chất lượng Tuy nhiên, từ thực tế Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội cho thấy: Công tác văn thư chưa hồn thiện; quy trình nghiệp vụ chưa tổ chức khoa học; việc triển khai quy định Nhà nước cịn chậm, thiếu nghiêm túc; cơng tác bố trí, xếp đội ngũ cán văn thư chưa phù hợp với trình độ chun mơn sở trường; công tác ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) giải cơng việc cịn nhiều bất cập, chưa đầu tư mức, máy móc cũ kỹ, lạc hậu, phần mềm xử lý công việc chưa triển khai đồng Từ thực tiễn u cầu cơng cải cách hành chính, việc đánh giá cách tồn diện cơng tác văn thư Văn phịng HĐND UBND quận từ thành tựu vướng mắc, xác định nguyên nhân đưa giải pháp hồn thiện cơng tác cơng tác văn thư Văn phịng HĐND UBND quận đòi hỏi cấp thiết nhu cầu thực tiễn Phù hợp với nội dung học tập chun ngành Quản lý Hành cơng xuất phát từ thực tế Quận Tây Hồ , em định chọn đề tài "Công tác Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội" để nghiên cứu viết luận văn tốt nghiệp chương trình đào tạo Thạc sĩ chun ngành Quản lý cơng Tình hình nghiên cứu đề tài Do cơng tác văn thư - lưu trữ gắn liền với hoạt động quan, tổ chức, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực hiệu quản lý nhà nước nên đề tài thu hút quan tâm, nghiên cứu khai thác sâu nhiều nhà khoa học Ở Việt Nam có nhiều tác giả thực cơng trình nghiên cứu cơng tác văn thư-lưu trữ theo nhiều phương diện khác Xét góc độ phương pháp, sách “Lý luận phương pháp công tác văn thư”, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội TS Vương Đình Quyền trình bày sở lý luận cho công tác văn thư, lưu trữ cách cách hệ thống chi tiết Ngoài ra, sách đề cập cụ thể tồn diện quy trình soạn thảo văn bản, phương pháp soạn thảo số văn (công văn, báo cáo, tờ trình…), quản lý, giải văn lập hồ sơ hành công tác văn thư Đối với khía cạnh nghiệp vụ văn thư, giáo trình “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ”- Nxb Văn hóa Thơng tin tác giả Hồng Lê Minh tìm hiểu chuyên sâu đến vấn đề liên quan tới khâu điều hành hành quan, vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho hoạt động nghiên cứu, tổ chức quản lý Nhà nước Đầu tư thêm trang thiết bị cần thiết cho hoạt động: muốn thực giải văn điện tử cần đảm bảo hệ thống trang thiết bị cở sở vật chất phải đầy đủ UBND quận Tây hồ cần trang bị thêm 01 máy fax, 01 máy photocopy cho phòng văn thư Vậy để ứng dụng, đại hóa trang thiết bị phục vụ cơng tác văn thư UBND quận Tây Hồ cần thực biện pháp sau: Thứ nhất, quan tâm tới cán công tác văn thư, tăng cường tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng, đảm bảo cán văn thư sử dụng thành thạo khoa học kỹ thuật công tác văn thư Bởi lẽ, cán văn thư người trực tiếp sử dụng trang thiết bị đại, họ cần có kiến thức kỹ sử dụng máy tính, sử dụng mạng; họ phải có hiểu biết cần thiết luật như: giao dịch điện tử, toán điện tử, kinh tế thương mại ngoại ngữ - vấn đề khó khăn chung UBND quận Tây Hồ nói riêng quan hành nhà nước nói chung, nguồn nhân lực không thiếu số lượng mà hạn chế mặt chất lượng Kiến thức hầu hết sinh viên công nghệ thông tin trường thiếu, từ kỹ làm việc nhóm, tiếp cận quy trình chất lượng trình độ ngoại ngữ Vì vậy, UBND quận Tây Hồ cần quan tâm đến việc đầu tư, triển khai dự án cơng nghệ thơng tin, tin học hóa quản lý hành nhà nước, tiến tới hành điện tử, trọng, bồi dưỡng tin học cho cán thực công tác văn thư quận Thứ hai, xây dựng hệ thống mạng LAN, kết nối với phịng ban thuộc UBND quận đảm bảo thơng suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang web quan đơn vị liên quan Đồng thời trang bị hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo tốt chất lượng, thơng tin tín hiệu nhận Bởi lẽ, internet xem quan trọng thực công tác văn thư với việc triển khai chiến 105 lược phát triển Chính phủ điện tử Để phát triển internet, UBND quận Tây Hồ bên cạnh việc xây dựng sở hạ tầng internet đại phải nhanh chóng phổ cập internet bản, kiến thức, cách thức sử dụng internet cụ thể thiết thực cho việc tìm kiếm, thu thập thơng tin, bổ trợ cho việc học tập, khai thác tài nguyên tri thức internet giới với chi phí thấp nhất, quản lý hồ sơ internet cách khoa học Thứ ba, đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp mơi trường mạng cho cán chuyên trách làm công tác văn thư UBND quận Tuyên truyền, phổ biến, quán triệt vai trị, ý nghĩa, tầm quan trọng cơng tác văn thư văn quy phạm pháp luật lĩnh vực Trong tập trung tuyên truyền, quán triệt sâu, rộng nhiệm vụ quản lý nhà nước, hoạt động nghiệp, đảm bảo nhiệm vụ văn thư Xác định nhận thức rõ việc ban hành Quy hoạch thực mục tiêu, nội dung, nhiệm vụ giải pháp Quy hoạch nhằm xây dựng, phát triển bền vững ngành văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ tương lai Thứ tư, ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu điều hành công việc CloudOffice để công việc phận văn thư giảm tải, công tác quản lý thống Những văn phịng khơng giấy hình thành, điều kiện đảm bảo đại hóa cơng tác văn thư 3.1.6 Tăng cường kiểm tra, kiểm soát để đảm bảo chất lượng cho công tác văn thư Để đảm bảo cho công tác văn thư UBND quận Tây Hồ thực tốt, số biện pháp trên, UBND quận Tây Hồ cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số công văn đến, số công văn quan ban hành số công văn lưu trữ có theo quy định hay khơng Nếu chưa 106 phải kịp thời điều chỉnh cho phù hợp UBND quận cần xây dựng hệ thống văn quy định nhằm thể chế hóa hoạt động kiểm tra, kiểm sốt chất lượng cơng tác văn thư để đảm bảo tính thường xuyên sở pháp lý Trong đó, quy định rõ trách nhiệm kiểm sốt, phương thức kiểm tra kiểm sốt cần có chế tài xử lý phù hợp trường hợp vi phạm yêu cầu quy định Cần xây dựng kế hoạch tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác văn thư định kỳ tối thiểu lần/ năm Kết kiểm tra phải báo cáo lãnh đạo UBND quận để có phương hướng điều chỉnh kịp thời nhằm hồn thiện công tác văn thư Hàng năm cần tiến hành tổng kết rút kinh nghiệm công tác đánh giá chất lượng công tác văn thư; đề xuất khen thưởng, kỷ luật biện pháp hoàn thiện hoạt động văn thư UBND quận Tây Hồ Tăng cường tra, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị thuộc UBND quận Tây Hồ UBND xã, phường, thị trấn; đẩy mạnh hình thức tự kiểm tra đơn vị Đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức địa bàn tỉnh hàng năm; tổ chức thi đua, khen thưởng thiết thực, kịp thời lĩnh vực Bên cạnh đó, cá nhân tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải thật khách quan, có nâng cao chất lượng cơng tác văn thư 3.2 Những điều kiện để đảm bảo thực tốt giải pháp Công tác văn thư cơng tác có vị trí ý nghĩa đặc biệt quan trọng hoạt động quan, đơn vị nói chung UBND quận Tây Hồ nói riêng Thực tốt cơng tác văn thư khơng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, đạo mà giúp cho việc bảo quản khai thác tối ưu nguồn thông tin quý giá hình thành khứ Do vậy, xuất phát 107 từ tình hình thực tiễn cơng tác văn thư UBND quận Tây Hồ việc nâng cao hiệu công tác văn thư cần thiết Tuy nhiên, để thực tốt giải pháp đề địi hỏi phải có giúp đỡ thường xuyên tích cực từ nhiều phía 3.2.1 Khả đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi nhiệm vụ đội ngũ cán làm công tác văn thư Để đánh giá khả đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi nhiệm vụ đội ngũ cán làm công tác văn thư Tác giả đánh giá qua khía cạnh sau: Về cấu độ tuổi giới tính: UBND quận có cán làm cơng tác văn thư nữ, có độ tuổi từ 31- 35 tuổi Đây cấu độ tuổi trẻ, tạo thuận lợi lớn cho công tác văn thư Độ tuổi trẻ có sức khỏe, nhanh nhẹn, có nhiều hội tiếp xúc trực tiếp quản lý khoa học công nghệ đại ứng dụng vào thực tế công việc Về trình độ đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ cán văn thư: Thực công tác văn thư cán chuyên trách, không kiêm nhiệm; có cấp, trình độ phù hợp với cơng tác chuyên môn phải tham gia lớp tập huấn, nâng cao công tác văn thư Mức độ đáp ứng yêu cầu trình độ tin học cán bộ: Trên thực tế, khâu công tác văn thư không tách rời với việc ứng dụng tin học Chính vậy, cán văn thư phải người thật am hiểu sử dụng thành thạo máy vi tính, có khả áp dụng, triển khai phần mềm phục vụ công tác Các kiến thức bổ trợ công việc cán bộ: Sự phát triển khoa học công nghệ ngành văn thư địi hỏi người cán văn thư khơng phải am hiểu lĩnh vực chun mơn mà cịn phải biết kiến thức, 108 pháp luật liên quan đến ngành cơng tác, lý luận trị… Vì vậy, cán văn thư cần có kiến thức bổ trợ cần thiết Ngồi ra, tính chất, nội dung công việc quan hệ tiếp xúc hàng ngày địi hỏi cán bố trí làm cơng tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư theo quy định pháp luật, có đủ kiến thức, trình độ chun mơn nghiệp vụ, có trình độ nghiệp vụ đào tạo chuyên ngành, chuyên sâu lĩnh vực văn thư; họ tự nhận thức đắn có thái độ làm việc nghiêm túc, chỉnh chu, ngăn nắp, đảm bảo bí mật, an tồn thơng tin, bảo quản lưu giữ thông tin, quản lý dấu….Trên thực tế, người cán văn thư quan, tổ chức trị - xã hội phải đáp ứng yêu cầu sau: Thứ nhất, yêu cầu phẩm chất trị: Người cán văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội, có vấn đề có tính chất mật Vì vậy, đòi hỏi với người cán văn thư yêu cầu phẩm chất trị, cụ thể là: Người cán văn thư phải có lịng trung thành, tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, sách Đảng Nhà nước với quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội, nơi cán văn thư công tác; có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, không ngừng rèn luyện thân, học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước Thứ hai, yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ: Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư phải thể hai mặt lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, sở 109 khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết chun mơn nghiệp vụ phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên mơn u cầu quan trọng đặt người cán văn thư không học tập lý luận nghiệp vụ trường, mà phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt q trình cơng tác, bước rèn luyện, hồn thiện thân với hoàn thiện lý luận nghiệp vụ Về kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư cách trung thực, xác Quá trình thực nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ Thứ ba, yêu cầu khác: Do tính chất nội dung cơng việc địi hỏi người cán văn thư quan khơng phải có đức tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng… mà đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu đây: Tính bí mật: Tính bí mật người cán văn thư phải thể cụ thể: Có kín đáo, Có ý thức giữ gìn bí mật; Bất trường hợp khỏi phịng làm việc khơng để văn bản, tài liệu bàn; ghi chép có nội dung quan trọng không vứt vào sọt rác luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật Đảng, bí mật quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Tính tỉ mỉ: Do nội dung cơng việc ngày địi hỏi phải cụ thể đến chi tiết Vì cán văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải thể nội dung: Bất công việc phải thực hồn 110 chỉnh đến chi tiết nhỏ, khơng bỏ qua chi tiết dù nhỏ nhất, đặc biệt việc thống kê kiểm tra nhiệm vụ, ghi chép chuyển lời nhắn Khơng bỏ sót cơng việc nhiệm vụ thường ngày cơng việc đột xuất nảy sinh Tính thận trọng: Trước làm việc đề xuất việc phải suy xét cách thận trọng, đặc biệt việc phát sai sót cán quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cơng tác văn thư; trường hợp nghi ngờ văn giấy tờ giả mạo, nghi vấn việc sử dụng dấu khơng quy định Tính thận trọng giúp cán văn thư có ý kiến chắn, tránh phạm phải sai lầm Tính ngăn nắp, gọn gàng: Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn thường trực người cán văn thư Cán văn thư tiếp xúc với văn giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, không gọn gàng ngăn nắp ảnh hưởng khơng nhỏ đến cơng việc Mặt khác, phịng làm việc văn thư khơng cán văn thư làm việc mà cịn nơi có nhiều người đến liên hệ cơng tác xin cấp giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ… Nếu khơng trật tự ngăn nắp gây ấn tượng không tốt cán văn thư Độ tin cậy: Cán văn thư người tiếp xúc với văn bản, nắm nội dung hoạt động quan Vì người văn thư luôn phải thể độ tin cậy Do có nhiều cơng việc nên lãnh đạo khơng thể quan tâm kiểm tra hết công việc văn thư Phần lớn lãnh đạo tin tưởng văn thư Vì vậy, cán văn thư phải giữ vững tin tưởng để lãnh đạo yên tâm làm việc Mặt khác, người cán văn thư phải đào tạo nghiệp vụ chuyên môn ln ln bảo đảm nghiệp vụ khơng sai sót Điều làm cho cán lãnh đạo yên tâm tin cậy cán văn thư 111 Tính nguyên tắc: Nội dung nghiệp vụ văn thư phải thực theo chế độ quy định Đảng, Nhà nước quan, trước hết quy định quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị-xã hội như: chế độ bảo vệ bí mật, quy định công tác văn thư, lưu trữ, quy định quản lý sử dụng dấu… Dù lúc hoàn cảnh người cán văn thư phải giữ nguyên tắc, không phép thay đổi làm trái quy định Đặc biệt người cán văn thư phải có ý thức khơng có ngoại lệ quy định Trong trường hợp vấn đề đặt có chi tiết khác với quy định Đảng, Nhà nước quan, tốt phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, khơng tự ý giải việc ngồi quy định Tính tế nhị: Công việc người cán văn thư tạo môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác Vì người cán văn thư phải ln thể lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lịng, phân tán thiếu kiên trì, mệt mỏi, xúc cảm, kể thái độ suồng sã kiểu bạn bè đồng nghiệp người quen biết Đặc biệt phải tránh nóng vội có việc khẩn cấp phải trả lời yêu cầu người khác nghi ngờ điều cơng việc Tính tế nhị giúp cho cán văn thư ngày chiếm lòng tin yêu mến bạn bè đồng nghiệp người quan, tổ chức Đảng Điều giúp cho người cán văn thư tạo bầu không khí thoải mái phịng làm việc Đó điều kiện để nâng cao hiệu công việc 112 3.2.2 Sự ủng hộ, hỗ trợ, quan tâm cấp lãnh đạo Muốn cơng tác văn thư đạt chất lượng vai trị quản lý, quan tâm, hỗ trợ, ủng hộ cấp lãnh đạo quan, lãnh đạo văn phòng đóng vai trị quan trọng Việc đạo, định hướng phải đúng, sát thực tế mang lại hiệu cao Lãnh đạo Văn phòng cần nghiên cứu sâu văn công tác văn thư, học tập rút kinh nghiệm phương pháp, cách làm hay quan, ban, ngành để tham mưu cho lãnh đạo UBND quận vận dụng quan; sâu sắc việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng cán văn thư; khuyến khích, động viên, phân tích kịp thời để văn thư hiểu rõ vai trị, vị trí cơng tác mà đảm nhiệm Theo dõi chặt chẽ công tác văn thư, quan tâm khen ngợi kịp thời để tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn phê bình để rút kinh nghiệm Sự động viên khích lệ lãnh đạo UBND quận lãnh đạo Văn phịng nguồn động lực lớn, tiếp thêm sức mạnh khuyến khích khả sáng tạo cán văn thư Bên cạnh việc chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho đội ngũ cán văn thư, tạo điều kiện thuận lợi để họ phát huy lực Lãnh đạo Văn phòng lãnh đạo UBND quận cần chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe tiếp thu ý kiến đóng góp nhân viên Sự quan tâm giúp đỡ làm cho họ ngày nỗ lực tận tụy với công việc mình, làm việc hăng say hơn, nhiệt tình để hồn thành nhiệm vụ giao phó 3.2.3 Có đủ nguồn lực tài Có thể khẳng định, cơng tác văn thư có vai trị quan trọng, khơng thể thiếu hoạt động quan hành nhà nước Tại phần giải pháp, tác giả luận văn đưa giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động 113 công tác văn thư Tuy nhiên, để thực giải pháp đạt hiệu quả, vấn đề nguồn lực tài điều kiện quan trọng Phải có nguồn lực tài để đầu tư sở vật chất cho công tác văn thư, sửa chữa máy móc hư hỏng, đại hóa trang thiết bị Phải có tài để áp dụng quy chuẩn ISO hỗ trợ công tác đào tạo, bồi dưỡng cán công chức Trong cơng tác văn thư có nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí để thực như: kinh phí tổ chức hội nghị phổ biển, triển khai văn cho phận, quan thuộc UBND quận; hội nghị tập huấn, lớp đào tạo nghiệp vụ văn thư cho cán quản lý cán văn thư chuyên trách; kinh phí đầu tư xây dựng mới, cải tạo nhà kho, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu văn thư; kinh phí ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư; kinh phí cho đồn học tập khảo sát cơng tác văn thư quan nước… Với khối lượng lớn công việc vậy, cần quan tâm cấp lãnh đạo UBND quận Tây Hồ đặc biệt việc bố trí nguồn kinh phí hoạt động cho phận văn thư, đáp ứng yêu cầu hoạt động, tiến tới đầu tư đại hóa cơng tác văn thư, nhằm nâng cao hiệu hoạt động chung toàn UBND quận Tây Hồ Ngoài ra, UBND quận Tây Hồ xem xét cân nhắc việc xã hội hố cơng tác văn thư, lưu trữ nhằm huy động nguồn lực từ xã hội, bao gồm tất quan, tổ chức cá nhân xã hội tham gia ngày nhiều hơn, hiệu vào hoạt động văn thư, lưu trữ hoạt động lưu trữ theo quy định pháp luật Xúc tiến mạnh việc sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ tài liệu quý đất nước, quận Tây Hồ Trên sở tích cực xã hội hố phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ việc nghiên cứu quan, tổ chức 114 TIỂU KẾT CHƯƠNG Từ việc xác định kết đạt được, tồn tại, hạn chế nguyên nhân vấn đề này, Chương 3, tác giả đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư UBND quận Tây hồ: Thứ nhất, đổi nhận thức công tác văn thư; Thứ hai, kiện toàn tổ chức máy đội ngũ cán làm công tác văn thư; Thứ ba, nâng cao trình độ nghiệp vụ cán văn thư chuyên trách cán chuyên môn; Thứ tư, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO cơng tác văn thư; Thứ năm, đại hóa trang thiết bị phục vụ công tác văn thư; Thứ sáu, tăng cường kiểm tra, kiểm soát để đảm bảo chất lượng cho cơng tác văn thư Bên cạnh đó, để giải pháp thực thi hiệu quả, tác giả đưa số điều kiện để thực tốt giải pháp bao gồm: Khả đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi nhiệm vụ đội ngũ cán làm công tác văn thư như: yêu cầu phẩm chất trị; yêu cầu chun mơn nghiệp vụ đức tính cần phải có người cán văn thư (trung thực, thẳng thắn, bí mật, thận trọng, ngăn nắp gọn gàng…); Sự ủng hộ, hỗ trợ, quan tâm cấp lãnh đạo quận Tây Hồ cần có đủ nguồn lực tài để đại hóa trang thiết bị, áp dụng quy chuẩn ISO vào công tác văn thư việc đào tạo bồi dưỡng cho cán công chức 115 KẾT LUẬN Trong năm gần với yêu cầu cải cách hành nhà nước phát triển nhanh chóng khoa học công nghệ đặc biệt hệ thống văn quản lý hành nhà nước cơng tác văn thư trở thành u cầu có tính cấp thiết Nó không phương tiện ghi lại, truyền đạt lại thơng tin quản lý mà cịn góp phần giúp lãnh đạo điều hành công việc quan cách kịp thời, hiệu quả, xác cơng việc Từ nhận thức thực tế cho thấy công tác văn thư có vai trị vơ quan trọng hoạt động quản lý quan, tổ chức khơng trước mắt mà cịn lâu dài Đứng trước yêu cầu đổi đất nước, Văn phịng UBND quận Tây Hồ khơng ngừng củng cố, tăng cường hoàn thiện mặt sở vật chất chất lượng nhân UBND quận Một nhiệm vụ trọng tâm UBND quận Tây Hồ không ngừng nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Việc đưa CNTT áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hoạt động văn thư UBND quận cố gắng to lớn Văn phòng UBND quận Tây Hồ, động lực thúc đẩy công tác văn thư ngày quy củ khoa học Nếu quan tâm, trọng mức cầu thị lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, chắn thời gian tới công tác văn thư quận tăng cường hiệu nữa, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế- xã hội chung nước Với kiến thức học suốt năm qua trình nghiên cứu phận Văn thư UBND quận, em hy vọng nội dung giải pháp đưa góp thêm phần vào việc nâng cao hiệu công tác văn thư UBND quận Tây Hồ 116 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Hữu Ánh (2008), Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức, Nxb Lao động, Hà Nội Nguyễn Trọng Biên (2010), Đánh giá tác động văn quản lý nhà nước nhìn từ góc độ cơng tác văn thư đến văn thư lưu trữ Việt Nam, số 03/2010, Tạp chí văn thư lưu trữ Bộ Khoa học cơng nghệ (2009), Công văn số 1043/BKHCN-TĐC ngày 8/5/2009 việc triển khai xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quan hành nhà nước Bộ Khoa học công nghệ (2010), Công văn số 549/BKHCN-TĐC ngày 22/3/2010 việc triển khai thực Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ Bộ Khoa học Cơng nghệ (2008), Quyết định số 2885/QĐBKHCN ngày 26/12/2008 việc công bố tiêu chuẩn quốc gia ISO 9001:2008- Hệ thống quản lý chất lượng- yêu cầu Bộ Khoa học công nghệ (2010), Thông tư số 03/2010/TT-BKHCN ngày 21/4/2010 việc quy định hoạt động đào tạo kiến thức quản lý hành nhà nước chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 quan hành nhà nước Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01/7/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn cung cấp, quản lý sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ quan thuộc hệ thống trị Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức trình bày văn hành nhà nước 117 Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức Hà Nội; 10 Chính phủ (2001), Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu; 11 Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2001 cơng tác văn thư; 12 Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư 13 Chính phủ (2010), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 quản lý sử dụng dấu 14 Chính phủ (2006), Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước 15 TS Nguyễn Thị Hà TS Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên, Hỏi đáp công tác văn thư, lập hồ sơ lưu trữ quan, tổ chức, Nxb Chính trị quốc gia 16 Học viện hành quốc gia (2009), Giáo trình hành văn phòng quan nhà nước, Nxb Khoa học kỹ thuật 17 Quốc Huy (2011), Kỹ soạn thảo văn quy chế công tác văn thư 301 mẫu văn quản lý điều hành doanh nghiệp đơn vị hành nghiệp quyền địa phương, Nxb Lao động 18 TS Dương Văn Khảm (2004), Cơng tác văn thư lưu trữ, Nxb Văn hóa thông tin 19 TS Dương Văn Khảm (2005), Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thư – lưu trữ Việt Nam 118 20 Hoàng Lê Minh (2001), Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 21 PGS Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, Nxb Đại học quốc gia Hà Nội 22 Lưu Kiếm Thanh (1999), Hướng dẫn soạn thảo văn lập quy, Nxb Thống kê 23 UBND quận Tây Hồ (2013), Quyết định số 2250/ QĐ-UBND ngày 22/7/2013 ban hành quy định quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành quản lý văn thuộc thẩm quyền UBND quận 24 Văn phòng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2004), công văn số 64/VTLTNN-VP ngày 14/9/2004 thông báo giới thiệu trang thiết bị văn thư, lưu trữ, sách nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ… 119 ... cơng tác văn thư Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân. .. VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Giới thiệu quận Tây Hồ phận Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 2.1.1... QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, HÀ NỘI 91 3.1 Các giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân