Tìm tin là quá trình tìm, lựa chọn và đưa ra từ một tập hợp tài liệu hay mảng tin nào đó những tài liệu, TT thích hợp với yêu cầu tin. Xác định yêu cầu tin: Người dùng tin đưa ra yêu cầu tin hoặc CBTT cùng với người dùng tin xác định yêu cầu tin cụ thể. Để xác định yêu cầu tin cụ thể, chính xác người cán bộ TT cần thảo luận với người dùng tin để nắm được những TT cần thiết....
Chun mơn TÌM TIN I Khái niệm tìm tin: Tìm tin trình tìm, lựa chọn đưa từ tập hợp tài liệu hay mảng tin tài liệu, TT thích hợp với u cầu tin II Quá trình tìm tin Quá trình tìm tim gồm bước: - Xác định yêu cầu tin: Người dùng tin đưa yêu cầu tin CBTT với người dùng tin xác định yêu cầu tin cụ thể Để xác định yêu cầu tin cụ thể, xác người cán TT cần thảo luận với người dùng tin để nắm TT cần thiết như: + Mục đích sử dụng TT + Một số đặc trưng người sử dụng TT trực tiếp như: Nghề nghiệp, trình độ chun mơn, trình độ ngoại ngữ, lĩnh vực quan tâm… + Pham vi quét TT + Mức độ xử lí TT, loại hình tài liệu, hình thức cung cấp TT thích hợp + Người dùng tin sử dụng nguồn nào? + Khả thời gian mong muốn nhận thông tin * Yêu cầu tin xác định phải ghi rõ phiếu yêu cầu tin có xác nhận người dùng tin cán TV - Xác đinh chiến lược tìm: Xác định tìm đâu tìm nào? + Tìm đâu: CBTT phải xác định nguồn TT, cơng cụ tìm tin tiếp cận thứ tự ưu tiên nguồn tin- cơng cụ tìm tin + Tìm nào: Yêu cầu biểu diễn hay số biểu thức tìm tương thích với ngơn ngữ tư liệu hệ thơng tìm tin sử dụng để tra cứu xây dựng biểu thức tìm bao gồm: Xác định khái niệm, nội dung yêu cầu tin liên hệ logic khái niệm Xác định thuật ngữ tìm tin thứ tự ưu tiên thuật ngữ tìm Các thuật ngữ tìm phải thể khái niệm bao hàm yêu cầu tin Thứ tự ưu tiên thuật ngữ phụ thuộc vào liên hệ logic khái niệm mà thuật ngữ thể Sử dụng toán tử tìm tin thích hợp để kết hợp thuật ngữ tìm - Tiến hành tìm theo chiến lược xác định: Trong q trình thực sử dụng từ nhiều nguồn TT Và cơng cụ tìm tin khác để đạt kết mong muốn + Có thể sử dụng TT từ nhiều nguồn TT khác như: Cơ quan TT – TV Các ngân hàng liệu .Trung tâm phân tích tin Các mạng TT - Phân tích kết tìm: Phân tích đánh giá kết tìm so sánh với yêu cầu đặc ban đầu Nếu kết không phù hợp điều chỉnh chiến lược tìm Tìm tin - Phổ biến thông tin Chuyên môn + Điều chỉnh biểu thức tìm: Có thể điều chỉnh biểu thức tìm cách sử dụng thuật ngữ rộng hơn, hẹp hơn, bỏ bớt thuật ngữ (dựa thứ tự ưu tiên xác định Để thu hẹp hoặc mở rộng kết tìm) + Thay đổi cơng cụ, nguồn TT sử dụng để tìm tin - Chuyển kết tìm đến người dùng tin - Người dùng tin đánh giá kết tìm: Người dùng tin đánh giá chất lượng TT nhận kết khơng phù hợp phải quay lại bước - CBTT đánh giá kết tìm lưu lại hồ sơ người dùng tin (Dựa TT phản hồi từ người dùng tin) * Các biện pháp nâng cao hiệu trình tìm tin: - Nâng cao hiêu hệ thống TT - Nâng cao trình độ chun mơn cán TT – TV - Tăng cường ứng dụng công nghệ TT kĩ thuật truyền thông đại - Tăng cường huấn luyện kỷ TT cho người dùng tin Kỹ thuật giao tiếp trình tìm tin: Sự giao tiếp trình tìm tin bao gồm tất giao tiếp người dùng tin cán tra cứu yêu cầu đáp ứng Mục đích giao tiếp trình tìm tin bao gồm: - Tạo lòng tin người dùng tin - Xác định xác yêu cầu tin người dùng tin để đáp ứng cách tốt - Chắc chắn người dùng tin thỏa mãn với câu trả lời cung cấp * Các nguyên tắc giao tiếp: - Tươi cười chào hỏi người dùng tin cách thân thiện - Lắng nghe chăm thể quan tâm vấn đề người dùng tin trình bày - Đặt câu hỏi hiểu rõ yêu cầu tin người dùng tin - Không nghĩ đến chiến lược sử dụng chưa hiểu rõ yêu cầu tin - Để người dùng tin đánh giá yêu cầu tin thực * Một số yêu cầu cán tra cứu: - Tính kỷ luật: Người cán tra cứu phải có khả tập trung làm việc với người dùng tin giải dứt điểm yêu cầu tin, mơi trường làm việc thường có yếu tố dễ nhãng công việc Đồng thời người cán tra cứu phải áp dụng kỹ thuật giao tiếp cần thiết để hiểu yêu cầu tin chuyển khai thành cơng chiến lược tìm hiệu để đáp ứng yêu cầu tin - Mong muốn giúp đỡ người khác: Sự sẵn sàng giúp đở người khác phải gắng liền với tính kỷ luật - Tính kiên nhẫn: Kiên nhẫn yêu cầu, điều kiên quan trọng công tác tra cứu Tính kiên nhẫn quan trọng quan hệ với người dùng tin trình tìm TT, cần thiết gới TT ngày phát triển - Sự nhạy cảm: Sự nhạy cảm giúp người cán tra cứu biết cách thực giao tiếp trình tra cứu số người dùng tin thích giao tiếp hình thức Tìm tin - Phổ biến thơng tin 10 Chun mơn khách quan số khác phản hồi tích cực Với cán tra cứu cần thể quan tâm trường hợp họ Người cán tra cứu nhạy cảm nhanh chóng xác định kiểu giao tiếp thích hợp người dùng tin cụ thể - Có kiến thức rộng: Kiến thức rộng diện quan tâm rộng giúp CBTV nắm bắt nhanh yêu cầu người dùng tin thể yêu cầu tin ngôn ngữ tìm tin thích hợp với hệ thống tìm tin cần thiết - Nắm vững nguồn TT: Người cán tra cứu phải nắm vững nguồn TT cần thiết để đáp ứng yêu cầu tin khách hàng * Các bước trình giao tiếp: - Bắt đầu giao tiếp: Người cán tra cứu thường bắt đầu giao tiếp trình tra cứu nụ cười, lời chào biểu quan tâm lắng nghe yêu cầu người dùng tin để tạo lòng tin cở mở người sử dụng cán tra cứu pahỉ dễ gần, thân thiện tập trung ý vào người sử dụng - Thảo thuận yêu cầu tin: Đây bước quan trọng trình giao tiếp bước CB tra cứu phải xác định thỏa thuận yếu tố như: Phạm vi yêu cầu tin format ngôn ngữ thời gian xuất nguồn TT ( TT có TV TV khác từ Internet…) kết bước ảnh hưởng lớn đến kết tìm tin bước CB tra cứu sử dụng kỹ thuật câu hỏi đóng, câu hỏi mở, câu hổi trung gian, lắng nghe tích cực khuyến khích sử dụng… - Tìm thơng tin - Chuyển TT cho người dùng tin - Kết thúc giao tiếp KHAI THÁC PHỔ BIẾN THƠNG TIN Phổ biến thơng tin PBTT hoạt động nhằm chuyển đến người dùng tin TT cần thiết mà họ cần có nhiều hình thức phổ biến TT như: PBTT chủ động, bị động, PBTT đột xuất thường xuyên, PBTT dạng văn lời phương tiện nghe nhìn… PBTT thực thông qua sản phẩm dịch vụ TT – TV Dịch vụ thông tin: 2.1 Khái niệm: DVTT – TV bao gồm hoạt động quan TT – TV nhằm thỏa mãn nhu cầu tin người dùng tin Có thể chia DV TT –TV thành nhóm - Các dịch vụ cung cấp TT: Cung cấp tài liệu, Phổ biến TT chọn lọc… - Các dịch vụ hỗ trợ trao đổi TT: Hội thảo, triển lãm hội chợ… - Dịch vụ tư vấn 2.2 Các đặc tính dịch vụ: - Tính vơ hình: DV khơng thể nhìn thấy nắm hay nhận diện cá giác quan - Tính khơng xác định: Chất lượng dịch vụ hoàn toàn phụ thuộc vào người thực dịch vụ thay đổi theo thời gian - Tính khơng thể chia cắt: Các khâu thực dịch vụ khó hồn thành riêng lẻ hoàn toàn độc lập với sản xuất sản phẩm Tìm tin - Phổ biến thơng tin 11 Chuyên môn - Sự tồn kho: Tổ thất tồn kho dịch vụ thường lớn khó xác định đầy đủ Dịch vụ cung cấp TT Dịch vị cung cấp TT theo yêu cầu - DV cung cấp TT theo yêu cầu hay gọi DV tra cứu TT theo chế độ hỏi đáp hình thức phổ biến TT đột xuất thu động theo yêu cầu người dùng tin - Các loại yêu cầu tin: + Yêu liệu: Là yêu cầu cung cấp số liệu liệu cụ thể nghĩa từ địa tổ chức, thời gian địa điểm sảy kiện, đời - nghiệp nhân vật … cóthể sử dụng cơng cụ tra cứu để nhanh chóng tìm câu hỏi lời cho lọai câu hỏi Loại yêu cầu chiếm phần lớn yêu cầu phận tra cứu TV công cộng trường học + Yêu cầu thư mục: Yêu cầu xác định TT TM tài liệu cung cấp TM TL vấn đề định + Yêu cầu cung cấp TL theo chuyên đề yêu cần cung cấp tài liệu vấn đề +Yêu cầu TT dẫn: Là yêu cầu không liên quan trực tiếp mà liên quan đến khía cạnh khác như: Tư vấn, mội giới… - Mục tiêu dịch vụ: + Cung cấp TT cách nhanh chóng theo yêu cầu đột xuất người dùng tin + Tiết kiệm thời gian kinh phí tìm kiếm TT cho người dùng tin - Phương pháp thực hiện: + Người dùng tin đặt yêu cầu trực tiếp với quan TT – TV qua điện thoại, Fax, Email… + Cơ quan TT – TV thực trình tìm tin Tùy theo yêu cầu kết cuối người dùng tin nhận thư mục tài liệu liệu kiện, tóm tắt, tài liệu, tài liệu tổng quan… - Phâ loại, định hướng nhu cầu tin theo nhóm người dùng tin: Các nhóm người dùng tin khác có nhu cầu tin khác - Chi phí thực dịch vụ: + Chi phí tìm TT: Chi phí trả cơng cho người thực hiện, chi phí truy cập nguồn TT + Chi phí xử lí TT + Chi phí cung cấp TT: Phụ thuộc vào nguồn TT số lượng phương thức lấy TT truyền TT đến người yêu cầu (trên đĩa, in giấy, truyền file…) Dịch vụ TOC (Table of content) - Dịch vụ TOC dịch vụ cug cấp bánao, mục lục tạp chí theo yêu cầu người dùng tin Đây loại hình dịch vụ cung cấp TT đại - Mục đích: Thơng báo cách nhanh chống chủ động đến ngườ dùng tin nội dung tạp chí phù hợp với yêu cầu cuả họ - Phương thức thực hiện: + Người dùng tin đặt yêu cầu: Lĩnh vực quan tâm / tê cá tạp chí quan tâm Tìm tin - Phổ biến thông tin 12 Chuyên môn + Cơ quan TT – TV cung cấp cho người dùng tin tạp chí chọn lọc bổ sung Dịch vụ phổ biến TT chọn lọc SDI - Khái niệm: Đảm bảo thường xuyên TT (khi cần TL gốc sao) phù hợp với yêu cầu ổn định xác định trước người dùng tin theo chế độ liên hệ ngược người dùng tin cán TT – TV Nói cách khác phổ biến “TT có chọn lọc dịch vụ cung cấp TT có nội dung hình thức xác định từ trước cách chủ động định kì tới người dùng tin” - Mục tiêu: Tiết kiệm thời gian tìm kiếm TT người dùng tin Cung cấp TT kịp thời định hướng cho người dùng tin - Phương pháp thực hiện: TT dược cung cấp dựa nhu cầu xác định người dùng tin + Diện nhu cầu người dùng tin: Được biểu thị tương tự biểu thức tìm phản ánh nhu cầu ổn định người dùng tin khoảng thời gian sử dụng để xác định điều kiện nội dung hình thức TT mà người dùng tin mong muốn nhận cách định kỳ từ quan TT – TV + Các bước thực yêu cầu: Giới thiệu dịch vụ người dùng tin Thu thập từ người đăng kí sử dụng mơ tả đầy đủ nhu cầu tin, danh sách thuật ngữ có liên quan đến nhu cầu tin, danh sách tài liệu phù hợp với nhu cầu tin, danh sách yếu tố nhận dạng tài liệu mà người dùng tin mong muốn nhân (tác giả, ngôn ngữ…), danh sách tài liệu không cần thiết người dùng tin… Xác định thuật ngữ sử dụng để xây dựng: Cần tham khảo chuyên gia tài liệu tra cứu từ điển chuyên ngành, từ điển tạp chí… Liên kết thuật ngữ toán tử bool Kiểm tra đánh giá hiệu diện nhu cầu xây dựng qua số lần thực dịch vụ điều chỉnh diện nhu cầu cần thiết Nhận thông tin phản hồi đánh giá người dùng tin + Quá trình tìm cung cấp thông tin phải tiến hành dựa nhu cầu xác định: Dịch vụ thực dựa hợp đồng thỏa thuận quan TT -TV người dùng tin Dịch vụ thơng tin chọn gói: - Mục tiêu: + Phổ biến kịp thời TT đại thông qua người cung cấp hệ thống sản phẩm dịch vụ thông tin + Chia nguồn lực TT quan TT – TV - Nội dung: + Cấp quyền truy cập khai thác sở liệu tin điện tử quan cung cấp dịch vụ + Cung cấp ấn phẩm thông tin quan cung cấp dịch vụ Tìm tin - Phổ biến thông tin 13 Chuyên môn + Cung cấp tài liệu băng đĩa CD… + Tổ chức khóa huấn luyện kỷ TT, hội thảo chuyên đề… - Phương thức thực hiện: Dựa hợp đồng kí trực tiếp quan cung cấp thông tin người dùng tin cá nhân tổ chức Dịch vụ bao gói sở liệu theo yêu cầu: - Mục tiệu: + Chia nguồn TT + Tiết kiệm kinh phí xây dựng nguồn TT cho người dùng + Tiết kiệm thời gian tìm kiếm TT cho người dùng tin - Nội dung: + Bao gói sở liệu theo chủ đề + Bao gói sở liệu theo nội dung lĩnh vực, chuyên ngành - Các bước thực hiện: + Lựa chọn phần mềm quản lý liệu + Thu thập chuyển đổi liệu vào sở liệu + Coppy sở liệu đĩa CD-Rom - Phương pháp thực hiện: + Dựa hợp đồng kí kết trực tiếp quan cung cấp TT người dùng tin tổ chức cá nhân + Chi phí dịch vụ phụ thuộc vào độ lớn sở liệu yêu cầu phần mềm quản trị sở liệu Dịch vụ trao đổi thông tin - Hội thảo: + Mục đích: Tạo mơi trường, điều kiện cần thiết để người dùng tin quan tâm đến vấn đề cụ thể tiếp xúc trao đổi TT cho + Phương thức trao đổi TT: Truyền thống, đại (email, chat…) + Các bước triển khai dịch vụ: Xác định chủ đề hội thảo dựa nhu cầu người dùng tin Xác định nội dung chương trình hội thảo vấn đề liên quan đến việc tổ chức hội thảo như: Địa điểm, thời gian tổ chức đối tượng tham gia hình thức tuyên truyền hội thảo Tổ chức hội thảo Đánh giá hội thảo TT phản hồi người tham gia hội thảo - Diễn đàn điện tử + Mục đích: Tạo mơi trường để người dùng tin quan tâm đến vấn đề trao đổi TT có liên quan + Cách sử dụng: Tìm mở Forum quan tâm đăng kí sử dụng diễn đàn Lựa chọn chuyên mục diễn đàn xem thông báo Gửi thông báo liên quan diễn đàn: Chọn chức gửi thông báo soạn thảo nội dung thông báo gửi nội dung lên diễn đàn Tìm tin - Phổ biến thông tin 14 ... quyền truy cập khai thác sở liệu tin điện tử quan cung cấp dịch vụ + Cung cấp ấn phẩm thông tin quan cung cấp dịch vụ Tìm tin - Phổ biến thông tin 13 Chuyên môn + Cung cấp tài liệu băng đĩa CD…... quan tâm / tê cá tạp chí quan tâm Tìm tin - Phổ biến thơng tin 12 Chun môn + Cơ quan TT – TV cung cấp cho người dùng tin tạp chí chọn lọc bổ sung Dịch vụ phổ biến TT chọn lọc SDI - Khái niệm:... khích sử dụng… - Tìm thơng tin - Chuyển TT cho người dùng tin - Kết thúc giao tiếp KHAI THÁC PHỔ BIẾN THƠNG TIN Phổ biến thơng tin PBTT hoạt động nhằm chuyển đến người dùng tin TT cần thiết mà