Tìm tin và phổ biến thông tin- Chuyên môn 2 pot

Chuyên môn 2 TÌM TIN I. Khái niệm tìm tin: Tìm tin là quá trình tìm, lựa chọn và đưa ra từ một tập hợp tài liệu hay mảng tin nào đó những tài liệu, TT thích hợp với yêu cầu tin. II. Quá trình tìm tin. 1. Quá trình tìm tim gồm 7 bước: - Xác định yêu cầu tin: Người dùng tin đưa ra yêu cầu tin hoặc CBTT cùng với người dùng tin xác định yêu cầu tin cụ thể. Để xác định yêu cầu tin cụ thể, chính xác người cán bộ TT cần thảo luận với người dùng tin để nắm được những TT cần thiết như: + Mục đích sử dụng TT. + Một số đặc trưng của người sử dụng TT trực tiếp như: Nghề nghiệp, trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, các lĩnh vực quan tâm… + Pham vi quét TT. + Mức độ xử lí TT, loại hình tài liệu, hình thức cung cấp TT thích hợp. + Người dùng tin đã sử dụng những nguồn nào? + Khả năng thời gian mong muốn nhận được thông tin. * Yêu cầu tin đã được xác định phải ghi rõ trong phiếu yêu cầu tin và có sự xác nhận của người dùng tin và cán bộ TV. - Xác đinh chiến lược tìm: Xác định tìm ở đâu và tìm như thế nào? + Tìm ở đâu: CBTT phải xác định các nguồn TT, công cụ tìm tin có thể tiếp cận và thứ tự ưu tiên của nguồn tin- công cụ tìm tin. + Tìm như thế nào: Yêu cầu được biểu diễn bằng một hay một số biểu thức tìm tương thích với ngôn ngữ tư liệu của hệ thông tìm tin được sử dụng để tra cứu xây dựng biểu thức tìm bao gồm: . Xác định khái niệm, nội dung chính của yêu cầu tin và liên hệ logic giữa các khái niệm. . Xác định thuật ngữ tìm tin và thứ tự ưu tiên của các thuật ngữ tìm. Các thuật ngữ tìm phải thể hiện được các khái niệm bao hàm trong yêu cầu tin. Thứ tự ưu tiên của các thuật ngữ phụ thuộc vào liên hệ logic giữa các khái niệm mà thuật ngữ thể hiện. . Sử dụng các toán tử tìm tin thích hợp để kết hợp các thuật ngữ tìm. - Tiến hành tìm theo chiến lược đã xác định: Trong quá trình thực hiện có thể sử dụng từ nhiều nguồn TT. Và công cụ tìm tin khác nhau để đạt được kết quả mong muốn. + Có thể sử dụng TT từ nhiều nguồn TT khác nhau như: . Cơ quan TT – TV. . Các ngân hàng dữ liệu. .Trung tâm phân tích tin. . Các mạng TT. - Phân tích kết quả tìm: Phân tích đánh giá kết quả tìm và so sánh với yêu cầu đặc ra ban đầu. Nếu kết quả không phù hợp có thể điều chỉnh chiến lược tìm. Tìm tin - Phổ biến thông tin 9 Chuyên môn 2 + Điều chỉnh biểu thức tìm: Có thể điều chỉnh biểu thức tìm bằng cách sử dụng các thuật ngữ rộng hơn, hẹp hơn, hoặc là bỏ bớt thuật ngữ (dựa trên thứ tự ưu tiên đã được xác định ở trên. Để thu hẹp hoặc hoặc mở rộng kết quả tìm). + Thay đổi công cụ, nguồn TT sử dụng để tìm tin. - Chuyển kết quả tìm đến người dùng tin. - Người dùng tin đánh giá kết quả tìm: Người dùng tin đánh giá chất lượng của TT nhận được nếu kết quả không phù hợp thì phải quay lại bước đầu tiên. - CBTT đánh giá kết quả tìm lưu lại trong hồ sơ người dùng tin (Dựa trên TT phản hồi từ người dùng tin) * Các biện pháp nâng cao hiệu quả của quá trình tìm tin: - Nâng cao hiêu quả của hệ thống TT. - Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ TT – TV - Tăng cường ứng dụng công nghệ TT và kĩ thuật truyền thông hiện đại. - Tăng cường huấn luyện kỷ năng TT cho người dùng tin. 2. Kỹ thuật giao tiếp trong quá trình tìm tin: Sự giao tiếp trong quá trình tìm tin bao gồm tất cả các giao tiếp giữa người dùng tin và cán bộ tra cứu cho đến khi yêu cầu được đáp ứng. Mục đích của sự giao tiếp trong quá trình tìm tin bao gồm: - Tạo được lòng tin của người dùng tin. - Xác định được chính xác yêu cầu tin của người dùng tin để có thể đáp ứng một cách tốt nhất. - Chắc chắn người dùng tin thỏa mãn với câu trả lời được cung cấp. * Các nguyên tắc giao tiếp: - Tươi cười và chào hỏi người dùng tin một cách thân thiện. - Lắng nghe chăm chú và thể hiện sự quan tâm về vấn đề người dùng tin đang trình bày. - Đặt các câu hỏi cho đến khi hiểu rõ yêu cầu tin của người dùng tin. - Không nghĩ đến chiến lược sẽ sử dụng khi chưa hiểu rõ yêu cầu tin - Để người dùng tin đánh giá khi yêu cầu tin đã được thực hiện. * Một số yêu cầu đối với cán bộ tra cứu: - Tính kỷ luật: Người cán bộ tra cứu phải có khả năng tập trung làm việc với người dùng tin và giải quyết dứt điểm một yêu cầu tin, trong môi trường làm việc thường có những yếu tố dễ là sao nhãng công việc. Đồng thời người cán bộ tra cứu phải áp dụng kỹ thuật giao tiếp cần thiết để hiểu được yêu cầu tin và chuyển khai thành công một chiến lược tìm hiệu quả để đáp ứng yêu cầu tin. - Mong muốn giúp đỡ người khác: Sự sẵn sàng giúp đở người khác phải gắng liền với tính kỷ luật. - Tính kiên nhẫn: Kiên nhẫn là một trong những yêu cầu, điều kiên quan trọng nhất đối với công tác tra cứu. Tính kiên nhẫn rất quan trọng trong quan hệ với người dùng tin và trong quá trình tìm TT, cần thiết trong một thế gới TT ngày càng phát triển. - Sự nhạy cảm: Sự nhạy cảm sẽ giúp người cán bộ tra cứu biết cách thực hiện sự giao tiếp trong quá trình tra cứu như thế nào vì một số người dùng tin thích giao tiếp hình thức Tìm tin - Phổ biến thông tin 10 Chuyên môn 2 khách quan trong khi một số khác phản hồi tích cực hơn. Với những cán bộ tra cứu cần thể hiện sự quan tâm đối với trường hợp của họ. Người cán bộ tra cứu nhạy cảm có thể nhanh chóng xác định kiểu giao tiếp thích hợp đối với người dùng tin cụ thể. - Có kiến thức rộng: Kiến thức rộng và diện quan tâm rộng sẽ giúp CBTV nắm bắt nhanh hơn yêu cầu của người dùng tin và thể hiện yêu cầu tin bằng ngôn ngữ tìm tin thích hợp với hệ thống tìm tin cần thiết. - Nắm vững những nguồn TT: Người cán bộ tra cứu phải nắm vững các nguồn TT cần thiết để đáp ứng được yêu cầu tin của khách hàng. * Các bước trong quá trình giao tiếp: - Bắt đầu sự giao tiếp: Người cán bộ tra cứu thường bắt đầu sự giao tiếp trong quá trình tra cứu bằng một nụ cười, lời chào và biểu hiện sự quan tâm lắng nghe yêu cầu của người dùng tin để tạo được lòng tin và sự cở mở của người sử dụng cán bộ tra cứu pahỉ dễ gần, thân thiện và tập trung sự chú ý vào người sử dụng. - Thảo thuận yêu cầu tin: Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình giao tiếp ở bước này CB tra cứu phải xác định và thỏa thuận được các yếu tố như: Phạm vi của yêu cầu tin format ngôn ngữ thời gian xuất bản nguồn TT ( TT có tại TV các TV khác từ Internet…) kết quả của bước này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quả tìm tin của bước tiếp theo. CB tra cứu có thể sử dụng các kỹ thuật như câu hỏi đóng, câu hỏi mở, câu hổi trung gian, lắng nghe tích cực khuyến khích sử dụng… - Tìm thông tin. - Chuyển TT cho người dùng tin. - Kết thúc sự giao tiếp. KHAI THÁC PHỔ BIẾN THÔNG TIN 1. Phổ biến thông tin. PBTT là các hoạt động nhằm chuyển đến người dùng tin những TT cần thiết mà họ cần có nhiều hình thức phổ biến TT như: PBTT chủ động, bị động, PBTT đột xuất hoặc thường xuyên, PBTT dưới dạng văn bản bằng lời hoặc các phương tiện nghe nhìn… PBTT được thực hiện thông qua các sản phẩm dịch vụ TT – TV. 2. Dịch vụ thông tin: 2.1. Khái niệm: DVTT – TV bao gồm những hoạt động của các cơ quan TT – TV nhằm thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin. Có thể chia DV TT –TV thành 3 nhóm. - Các dịch vụ cung cấp TT: Cung cấp tài liệu, Phổ biến TT chọn lọc… - Các dịch vụ hỗ trợ trao đổi TT: Hội thảo, triển lãm hội chợ… - Dịch vụ tư vấn 2.2. Các đặc tính của dịch vụ: - Tính vô hình: DV không thể nhìn thấy nắm được hay nhận diện được bằng cá giác quan. - Tính không chính xác định: Chất lượng dịch vụ hoàn toàn phụ thuộc vào người thực hiện dịch vụ và có thể thay đổi theo thời gian. - Tính không thể chia cắt: Các khâu thực hiện dịch vụ rất khó hoàn thành riêng lẻ hoàn toàn độc lập với nhau như trong sản xuất sản phẩm. Tìm tin - Phổ biến thông tin 11 Chuyên môn 2 - Sự tồn kho: Tổ thất do tồn kho dịch vụ thường rất lớn và khó xác định đầy đủ. Dịch vụ cung cấp TT. 1. Dịch vị cung cấp TT theo yêu cầu. - DV cung cấp TT theo yêu cầu hay còn gọi là DV tra cứu TT theo chế độ hỏi đáp là hình thức phổ biến TT đột xuất và thu động theo yêu cầu của người dùng tin. - Các loại yêu cầu tin: + Yêu dữ liệu: Là yêu cầu cung cấp số liệu dữ liệu cụ thể như nghĩa của một từ địa chỉ của một tổ chức, thời gian và địa điểm sảy ra một sự kiện, cuộc đời - sự nghiệp của một nhân vật … cóthể sử dụng 1 hoặc 2 công cụ tra cứu để nhanh chóng tìm ra câu hỏi lời cho lọai câu hỏi này. Loại yêu cầu này chiếm phần lớn các yêu cầu ở bộ phận tra cứu trong các TV công cộng và trường học. + Yêu cầu thư mục: Yêu cầu xác định TT TM của 1 tài liệu nào đó hoặc cung cấp TM TL về một vấn đề nhất định . + Yêu cầu cung cấp TL theo chuyên đề là yêu cần cung cấp tài liệu về một vấn đề nào đó. +Yêu cầu TT chỉ dẫn: Là yêu cầu không liên quan trực tiếp mà liên quan đến các khía cạnh khác như: Tư vấn, mội giới… - Mục tiêu của dịch vụ: + Cung cấp TT một cách nhanh chóng theo yêu cầu đột xuất của người dùng tin + Tiết kiệm thời gian và kinh phí tìm kiếm TT cho người dùng tin. - Phương pháp thực hiện: + Người dùng tin đặt ra yêu cầu trực tiếp với cơ quan TT – TV hoặc qua điện thoại, Fax, Email… + Cơ quan TT – TV thực hiện quá trình tìm tin. Tùy theo yêu cầu kết quả cuối cùng người dùng tin nhận được có thể là thư mục tài liệu các liệu dữ kiện, tóm tắt, bản sao tài liệu, tài liệu tổng quan… - Phâ loại, định hướng nhu cầu tin theo nhóm người dùng tin: Các nhóm người dùng tin khác nhau có nhu cầu tin khác nhau. - Chi phí thực hiện dịch vụ: + Chi phí tìm TT: Chi phí trả công cho người thực hiện, chi phí truy cập nguồn TT. + Chi phí xử lí TT. + Chi phí cung cấp TT: Phụ thuộc vào nguồn TT số lượng phương thức lấy TT và truyền TT đến người yêu cầu (trên đĩa, in trên giấy, hoặc truyền file…) 2. Dịch vụ TOC (Table of content) - Dịch vụ TOC là dịch vụ cug cấp bánao, mục lục của tạp chí theo yêu cầu của người dùng tin. Đây là một loại hình dịch vụ cung cấp TT hiện đại. - Mục đích: Thông báo 1 cách nhanh chống và chủ động đến ngườ dùng tin nội dung của tạp chí mới phù hợp với yêu cầu cuả họ. - Phương thức thực hiện: + Người dùng tin đặt ra yêu cầu: Lĩnh vực quan tâm / tê cá tạp chí quan tâm. Tìm tin - Phổ biến thông tin 12 Chuyên môn 2 + Cơ quan TT – TV cung cấp cho người dùng tin bản sao các tạp chí đã chọn lọc mới bổ sung. 3. Dịch vụ phổ biến TT chọn lọc SDI - Khái niệm: Đảm bảo thường xuyên TT (khi cần cả TL gốc hoặc bản sao) phù hợp với yêu cầu ổn định đã được xác định trước của từng người dùng tin theo chế độ liên hệ ngược giữa người dùng tin và cán bộ TT – TV. Nói cách khác phổ biến “TT có chọn lọc là dịch vụ cung cấp các TT có nội dung và hình thức đã được xác định từ trước một cách chủ động và định kì tới người dùng tin”. - Mục tiêu: Tiết kiệm thời gian tìm kiếm TT của người dùng tin. Cung cấp TT kịp thời và định hướng cho người dùng tin. - Phương pháp thực hiện: TT dược cung cấp dựa trên nhu cầu xác định của người dùng tin. + Diện nhu cầu của người dùng tin: Được biểu thị tương tự như một biểu thức tìm phản ánh nhu cầu ổn định của người dùng tin trong một khoảng thời gian được sử dụng để xác định các điều kiện về nội dung và hình thức TT mà người dùng tin mong muốn nhận được một cách định kỳ từ cơ quan TT – TV. + Các bước thực hiện yêu cầu: . Giới thiệu về dịch vụ đối với người dùng tin. . Thu thập từ người đăng kí sử dụng bản mô tả đầy đủ bản nhu cầu tin, danh sách thuật ngữ có liên quan đến nhu cầu tin, danh sách tài liệu phù hợp với nhu cầu tin, danh sách các yếu tố nhận dạng tài liệu mà người dùng tin mong muốn nhân được (tác giả, ngôn ngữ…), danh sách các tài liệu không cần thiết đối với người dùng tin… . Xác định các thuật ngữ được sử dụng để xây dựng: Cần tham khảo chuyên gia các tài liệu tra cứu từ điển chuyên ngành, từ điển tạp chí… . Liên kết các thuật ngữ bằng các toán tử bool. . Kiểm tra và đánh giá hiệu quả của diện nhu cầu đã xây dựng qua một số lần thực dịch vụ và điều chỉnh diện nhu cầu nếu cần thiết. . Nhận thông tin phản hồi đánh giá của người dùng tin. + Quá trình tìm và cung cấp thông tin phải được tiến hành dựa trên nhu cầu đã được xác định: Dịch vụ được thực hiện dựa trên hợp đồng thỏa thuận giữa cơ quan TT -TV và người dùng tin. 4. Dịch vụ thông tin chọn gói: - Mục tiêu: + Phổ biến kịp thời TT hiện đại thông qua người cung cấp hệ thống các sản phẩm dịch vụ thông tin. + Chia sẽ nguồn lực TT giữa các cơ quan TT – TV. - Nội dung: + Cấp quyền truy cập khai thác các cơ sở dữ liệu các bản tin điện tử của cơ quan cung cấp dịch vụ này. + Cung cấp các ấn phẩm thông tin của cơ quan cung cấp dịch vụ này. Tìm tin - Phổ biến thông tin 13 Chuyên môn 2 + Cung cấp bản sao tài liệu băng đĩa CD… + Tổ chức các khóa huấn luyện kỷ năng TT, các hội thảo chuyên đề… - Phương thức thực hiện: Dựa trên hợp đồng kí trực tiếp giữa các cơ quan cung cấp thông tin và người dùng tin là cá nhân hoặc tổ chức. 5. Dịch vụ bao gói cơ sở dữ liệu theo yêu cầu: - Mục tiệu: + Chia sẽ nguồn TT. + Tiết kiệm kinh phí xây dựng nguồn TT cho người dùng. + Tiết kiệm thời gian tìm kiếm TT cho người dùng tin. - Nội dung: + Bao gói cơ sở dữ liệu theo một chủ đề. + Bao gói cơ sở dữ liệu theo nội dung của một lĩnh vực, chuyên ngành - Các bước thực hiện: + Lựa chọn phần mềm quản lý dữ liệu. + Thu thập chuyển đổi dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. + Coppy cơ sở dữ liệu trên đĩa CD-Rom. - Phương pháp thực hiện: + Dựa trên hợp đồng kí kết trực tiếp giữa các cơ quan cung cấp TT và người dùng tin là tổ chức hoặc cá nhân. + Chi phí dịch vụ phụ thuộc vào độ lớn của cơ sở dữ liệu và yêu cầu về phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu. Dịch vụ trao đổi thông tin. - Hội thảo: + Mục đích: Tạo môi trường, điều kiện cần thiết để những người dùng tin cùng quan tâm đến những vấn đề cụ thể có thể tiếp xúc trao đổi TT cho nhau. + Phương thức trao đổi TT: Truyền thống, hiện đại (email, chat…). + Các bước triển khai dịch vụ: . Xác định chủ đề của hội thảo dựa trên nhu cầu người dùng tin. . Xác định nội dung chương trình của hội thảo và các vấn đề liên quan đến việc tổ chức hội thảo như: Địa điểm, thời gian tổ chức đối tượng tham gia các hình thức tuyên truyền về hội thảo. . Tổ chức hội thảo. . Đánh giá hội thảo trên TT phản hồi của người tham gia hội thảo. - Diễn đàn điện tử. + Mục đích: Tạo môi trường để người dùng tin cùng quan tâm đến một vấn đề nào đó có thể trao đổi TT có liên quan. + Cách sử dụng: . Tìm và mở Forum quan tâm và đăng kí sử dụng diễn đàn. . Lựa chọn chuyên mục trong diễn đàn và xem các thông báo. . Gửi thông báo liên quan diễn đàn: Chọn chức năng gửi thông báo mới soạn thảo nội dung thông báo và gửi nội dung lên diễn đàn. Tìm tin - Phổ biến thông tin 14 . Chuyên môn 2 TÌM TIN I. Khái niệm tìm tin: Tìm tin là quá trình tìm, lựa chọn và đưa ra từ một tập hợp tài liệu hay mảng tin nào đó những tài liệu, TT thích hợp với yêu cầu tin. II chiến lược tìm: Xác định tìm ở đâu và tìm như thế nào? + Tìm ở đâu: CBTT phải xác định các nguồn TT, công cụ tìm tin có thể tiếp cận và thứ tự ưu tiên của nguồn tin- công cụ tìm tin. + Tìm như thế. dùng tin. - Kết thúc sự giao tiếp. KHAI THÁC PHỔ BIẾN THÔNG TIN 1. Phổ biến thông tin. PBTT là các hoạt động nhằm chuyển đến người dùng tin những TT cần thiết mà họ cần có nhiều hình thức phổ biến