Chuyên môn 2 CƠ SỞ THÔNG TIN Chương I: THÔNG TIN, QUÁ TRÌNH THÔNG TIN, THÔNG TIN HỌC 1. Khái niệm thông tin: - Theo quan điểm triết học TT là sự phản ánh của thế giới vật chất (tự nhiên và xã hội) bằng các phương tiện tác động lên giác quan con người (ngôn ngữ, kí hiệu, hình ảnh, âm thanh…) - Theo nghĩa thông thường TT là tin tức được truyền đi được tiếp nhận và sử dụng với những mục đích nhất định. 2. Quá trình thông tin:( QTTT ) - Khái niệm: Quá trình TT là sự tác động qua lại giữa nguồn tin / nơi phát tin. QTTT được thực hiện thông qua kênh truyền tin / đối tượng nhận tin. sơ đồ quá trình thông tin + Nguồn tin / nơi phát tin: Có thể là một cá nhân một tổ chức một nhóm người. Thông thường TT được phát đi từ nguồn tin với những mục đích xác định phục vụ cho những đối tượng nhất định. + Nơi nhận tin / đối tượng nhận tin: Có thể là một cá nhân, một tổ chức một nhóm người, nơi nhận tin có thể nhận được thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau vì vậy cần có sự chọn lọc và xử lí thông tin để có được những thông tin thích hợp + Kênh truyền tin: Có thể là một cá nhân một tổ chức một nhóm người đóng vai trò trung gian giữa nguồn tin và nơi nhận tin. Kênh truyền tin là các vật mang tin hoặc các phương tiện truyền thông. + Chuyển giao thông tin: Thông tin được chuyển giao từ nguồn tin đến đối tượng nhận tin và nguồn tin có thể nhận được TT phản hồi từ đối tượng nhận tin. Việc chuyển giao thông tin có thể gặp những trở ngại về mặt kĩ thuật tổ chức tâm lí, nhận thức… Từ nguồn tin, kênh truyền tin và nơi nhận tin. Để giải quyết những trở ngại này cần có những giải pháp đồng bộ và điều quan trọng nhất là xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt giữa nguồn tin và nơi nhận tin. *Các biện pháp nâng cao quá trình thông tin. - Nâng cao các nguồn thông tin: Hiệu quả TT phục thuộc trực tiếp vào năng lực hoạt động của các cơ quan cung cấp TT. Vì vậy để nâng cao năng lực hoạt động của các cơ quan cung cấp TT, nhà nước cần quan tâm đầu tư để phát triển nguồn lực của các cơ quan cung cấp TT gồm cả nguồn nhân lực, nguồn TT, cơ sở vật chất kĩ thuật. Cơ sở thông tin 1 Nguồn tin / nơi phát tin Kênh truyền tin Nơi nhận tin / đối tượng nhận tin Thông tin phản hồi Chuyên môn 2 - Đa dạng hóa các kênh truyền tin: Đa dạng hóa và nâng cao chất lượng các kênh truyền tin dựa trên điều kiện thực tế của từng địa phương để đảm bảo chất lượng của quá trình chuyển giao TT giữa nguồn tin và nơi nhận tin. - Nâng cao trình độ người dùng tin; nơi nhận tin /đối tượng nhận tin: Giá trị của thông tin phụ thuộc vào trình độ của nơi nhận tin /đối tượng nhận tin.Vì vậy việc nâng cao trình độ dân trí và trang bị kỹ năng TT cho cộng đồng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của quá trình TT. 3. Dây chuyền thông tin tư liệu (TTTL) * Chọn lọc và bổ sung tài liệu: công việc chính là xây dựng và phát triển nguồn tài liệu dựa trên chính sách bổ sung của cơ quan TTTV. Các bước được thực hiện bao gồm: - Tìm và chọn lọc tài liệu: Dựa trên nhiều nguồn khác nhau như TMQG,các Catalô, các NXB, các CD-Rom, các CSDL, các mạng TT - Bổ sung tài liệu: Dựa trên các nguồn chính thức (TL công bố) và tài liệu không chính thức (TL không công bố). * Xử lý thông tin: mô tả TM và mô tả nội dung(MTND) -Mô tả TM: Lập phiếu MTTL dựa trên qui tắc MTTM nhất định, mục đích của MTTM là hỗ trợ cho việc tổ chức và tìm kiếm tài liệu được dễ dàng. - Mô tả nội dung: Diễn tả bằng ngôn ngữ tư liệu nội dung TT chứa trong TL nhằm hỗ trợ cho việc tổ chức tìm kiếm và sử dụng tài liệu dễ dàng. MTNDTL được thực hiện ở các mức độ khác nhau: phân loại nội dung TL, định đề mục chủ đề, định từ khóa,tóm tắt TL * Tổ chức thông tin (lưu trữ và bảo quản) - Tổ chức kho tài liệu: Công việc chính là tổ chức kho tài liệu và tổ chức hệ thống tìm tin. TL được sắp xếp trong kho theo một trật tự nhất định để có thể tìm kiếm một cách đễ dàng, có thể sắp xếp tài liệu theo chủ đề (theo hệ thống) theo loại hình, theo thời gian. - Tổ chức hệ thống tìm tin: Hệ thống tìm tin bao gồm Hệ thống mục lục, các cơ sở dữ liệu các bộ phiếu dữ kiện … hệ thống tìm tin là tập hợp các công cụ hỗ trợ cho việc truy cập tài liệu. * Khai thác và phổ biến thông tin: Dựa trên yêu cầu thực tế TT được khai thác và phổ biến thông qua các sản phẩm dịch vụ TTTV khác nhau nhằm hỗ trợ cho người dùng tin dễ dàng tiếp cận và sử dụng các nguồn tin. * Các biện pháp nâng cao hiệu quả dây chuyền thông tin tư liệu: - Hợp tác chia sẽ nguồn lực TT. - Chuẩn hóa hoạt động nghiệp vụ TTTV. - Tăng cường áp dụng công nghệ TT và kĩ thuật truyền thông hiện đại. - Năng cao trình độ chuyên môn của cán bộ TTTV. Cơ sở thông tin 2 Chuyên môn 2 Chương II: XỬ LÝ THÔNG TIN Các loại ngôn ngữ tìm tin: 1. Ngôn ngữ phân loại:(NNPL) - Khái niệm: Ngôn ngữ phân loại là ngôn ngữ nhân tạo chuyên dụng cho phép người dùng tin tiếp cận với TT theo môn loại KH/ lĩnh vực tri thức được thể hiện trong NDTL - Đặc điểm: + Quan hệ đẳng cấp: Là mối quan hệ giữa lớp khởi đầu và các lớp phái sinh (lớp con), mối quan hệ giữa tổng quát/cụ thể và quan hệ chung- riêng trong các lĩnh vực tri thức/các môn loại khoa học. Quan hệ đẳng cấp được thể hiện qua sơ đồ hình cây của khung phân loại. + Ngôn ngữ phân loại là ngôn ngữ tìm kết hợp: Kí hiệu phân loại của tài liệu do cán bộ xử lí TT xây dựng dựa trên một khung phân loại nhất định và căn cứ vào nội dung và hình thức của tài liệu. Người dùng tin truy cập TL thông qua kí hiệu phân loại đã có sẵn. - Ưu - nhược điểm: + Cho phép tìm tin theo môn loại khoa học / lĩnh vực tri thức. + Không mềm dẻo khó cập nhật. + Không thân thiện với người sử dụng. - Khả năng phát triển, ứng dụng: + Tập hợp và phản ánh tài liệu theo các lĩnh vực tri thức một cách hệ thống. + Tổ chức kho dễ dàng. + Là khóa truy cập trong hệ thống tìm tin truyền thống và tự động hóa. 2. Ngôn ngữ đề mục chủ đề:NNĐMCĐ - Khái niệm: Ngôn ngữ đề mục chủ đề là sự kết hợp giữa ngôn ngữ tự nhiên và ngôn ngữ nhân tạo cho phép người dùng tin tiếp cận vốn tài liệu theo vấn đề / đề tài. - Đặc điểm: + Quan hệ toàn thể - bộ phận giữa đề mục chủ đề và các phụ đề. + Là ngôn ngữ tìên kết hợp - hậu kết hợp. . Ngôn ngữ tìên kết hợp: Là sự kết hợp các thành phần trong một đề mục chủ đề trước khi người dùng tin sử dụng để tìm tin. . Ngôn ngữ hậu kết hợp: Là sự kết hợp giữa các thành phần trong một đề mục chủ đề bởi người dùng tin trong quá trình tìm tin. - Ưu nhược điểm: + Cho phép người dùng tin tiếp cận tài liệu theo vấn đề, đề tài. + Thân thiện với người sử dụng. + Dễ cập nhật. + Không có tính hệ thống. - Khả năng phát triển và ứng dụng + Tập hợp phản ánh tài liệu theo vấn đề. Cơ sở thông tin 3 Chuyên môn 2 + Là khóa truy cập trong hệ thống tìm tin truyền thống và tự động hóa. 3. Ngôn ngữ từ khóa: - Khái niệm: Từ khóa là 1 từ hoặc 1cụm từ được sử dụng mô tả nội dung chính của tài liệu hoặc yêu cầu tin. - Đặc điểm: Là ngôn ngữ hậu kết hợp. Các khía cạnh chính của nội dung và hình thức của tài liệu được thể hiện bằng các từ khóa bởi cán bộ xử lí TT. Khi tìm tin tùy theo yêu cầu cụ thể người dùng tin có thể kết hợp các từ khóa theo những cách khác nhau để diễn đạt các nội dung, khái niệm khác nhau. - Ưu nhược điểm: + Cho phép tìm tin một các linh hoạt. + Thân thiện với người sử dụng. + Phạm vi sử dụng giới hạn (chỉ sử dụng trong các hệ thống tìm tin tự động hóa) - Khả năng ứng dụng phát triển. + Là khóa truy cập trong các hệ thống tìm tin tự động hóa. Chương III: SẢN PHẨM DỊCH VỤ THÔNG TIN THƯ VIỆN I. Sản phẩm thông tin thư viện. 1. Khái niệm: Sản phẩm TTTV là kết quả của quá trình xử lí TT được thực hiện bởi một cá, nhân tập thể nào đó nhằm thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin. 2. Các sản phẩm thông tin TV: 2.1. Hệ thống mục lục: - Khái niệm: Hệ thống mục lục là tập hợp các phiếu mục lục được sắp xếp theo một trật tự nhất định nhằm phản ánh nguồn tin của cơ quan TTTV. - Chức năng: + Hỗ trợ cho việc xác định vị trí của tài liệu trong kho khi biết các TT về tài liệu. + Phản ánh trữ lượng thành phần của kho tài liệu. - Các loại mục lục: + Mục lục phân loại. + Mục lục chủ đề. + Mục lục chữ cái. - Các dạng mục lục: + Mục lục phiếu. +Mục lục dạng sách. + Mục lục dạng điển tử. - Các thuộc tính để đánh giá hệ thống mục lục. Cơ sở thông tin 4 Chuyên môn 2 + Tính linh hoạt. + Tính thân thiện với người sử dụng. + Kinh tế. + Gọn nén. - Khả năng phát triển: Ngoài các loại mục lục truyền thống có thể phát triển các dạng mục lục hiện đại: Mục lục điển tử, ML online. 2.2. Hệ thống phiếu tra cứu dữ kiện: - Khái niệm: Hệ thống phiếu tra cứu dữ kiện là tập hợp các phiếu chứa các TT dữ kiện về một vấn đề cụ thể được sắp xếp theo một trật tự nhất định. - Tính chất: + Thỏa mãn nhu cầu về bản thân TT, người dùng tin không cần sửng dụng TL gốc. + Thỏa mãn nhu cầu tra cứu TT thông qua việc cung cấp cho người dùng tin các TT tra cứu. + Cung cấp một cách đầy đủ có hệ thống các vấn đề mà dữ kiện phản ánh. - Khả năng phát triển: Bên cạnh các dạng truyền thống có thể phát triển các hệ thống, phiếu tra cứu dữ kiện, dạng cơ sở dữ liệu. 2.3 Thư mục: - Khái niệm: TM là tập hợp các biểu ghi TM được sắp xếp theo một trật tự xác định phản ánh tài liệu theo một dấu hiệu nào đó. - Chức năng: Là công cụ tra cứu tin. - Khả năng phát triển: Bên cạnh các dạng truyền thống có thể phát triển TM dạng CSDL 2.4. Tạp chí tóm tắt: -Khái niệm: Tạp chí tóm tắt là sản phẩm của TT – TV được thể hiện dưới dạng ấn phẩm định kỳ. Chứa các bài tóm tắt về các công trình khoa học hay các TT bậc 2 khác.(hỗ trợ cho người dùng tin tiếp xúc TT dễ dàng) - Chức năng: + Là công cụ tra cứu tin. + Khắc phục trở ngại phân tán TT. + Khắc phục trở ngại do hàng rào ngôn ngữ. - Các thuộc tính để đánh giá tạp chí tóm tắt. + Mức độ bao quát TT. + Chất lượng các bài tóm tắt + Mức độ cập nhật TT. +Khả năng tìm kiếm TT trong tạp chí tóm tắt. - Khả năng phát triển. + Xuất bản dưới dạng CSDL trên CDRom, CSDL online bên cạnh dạng in tr.thống. 2.5. Chỉ dẫn trích dẫn khoa học: Cơ sở thông tin 5 Chuyên môn 2 - Khái niệm: Chỉ dẫn trích dẫn khoa học là một danh sách có cấu trúc các tài liệu trích dẫn đến một tập hợp tài liệu phản ánh về một chủ đề xác định. - Chức năng: + Cung cấp một cái nhìn tổng thể toàn diện đối với nguồn tài liệu phản ánh về một chủ để xác định. + Kết nối công trình bài viết của một tác giả. + Kết nối công trình bài viết của nhiều tác giả. - Khả năng phát triển: Xuất bản dưới dạng CSDL trên CDRom, CSDL Online, dạng in truyền thống. 2.6.Cơ sở dữ liệu: - Khía niệm: Cơ sở dữ liệu là tập hợp các biểu ghi(bản) hoặc tệp có quan hệ logic với nhau được lưu trữ trên máy tính. - Chức năng: Là công cụ tra cứu tin. - Khả năng phát triển: Cơ sở dữ liệu online, cơ sở dữ liêu toàn văn. 2.7. Tổng luận: - Khái niệm: Tổng luận là một bài trình bày cô đọng và có hệ thống các TT và sự tổng hợp khoa học về một vấn đề xác định. - Đặc điểm: Tổng luận được xem như sản phẩm giáp ranh giữa hai lĩnh vực hoạt động là TT khoa học và nghiên cứu khoa học. - Các lọai tổng luận: + Theo tính chất của quá trình xử lí TT: Tổng luận tóm tắt , tổng luận phân tích. + Theo phạm vi vấn đề được tổng luận phản ánh: Tổng luận chuyên ngành, tổng luận đa ngành. * Các biện pháp đa dạng hóa sản phẩm thông tin - Mở rộng đối tượng xử lí TT để xây dựng các sản phẩm. - Xử lí sâu hơn nội dung thông tin của đối tượng - Đa dạng hóa các hình thức sản phẩm nhằm đáp ứng thói quen sử dụng TT của người dùng tin. II. Dịch vụ TT – TV. 1. Khái niệm: Dịch vụ TT – TV bao gồm những hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin của các cơ quan TT – TV. - Có thể chia dịch vụ TT – TV thành 2 nhóm: + Các dịch vụ cung cấp TT như: Cung cấp TL, tra cứu TT, phổ biến TT chọn lọc… + Các dịch vụ hỗ trợ trao đổi TT như: Hội thảo, triển lãm, hội chợ… - Đặc trưng của dịch vụ: + Tính vô hình: Dịch vụ không thể nhìn thấy, nắm được hay nhận diện được bằng các giác quan. + Tính không xác định: Chất lượng dịch vụ hoàn toàn phụ thuộc vào người thực hiện nghiệp vụ và có thể thay đổi theo thời gian. Cơ sở thông tin 6 Chuyên môn 2 + Tính không thể chia cắt: Các khâu thực hiện một dịch vụ rất khó hoàn thành riêng lẻ hoàn toàn độc lập với nhau như trong sản xuất sản phẩm. + Sự tồn kho: Tổn thất do tồn kho dịch vụ thường rất lớn và khó xác định đầy đủ. 2. Các loại dịch vụ: 2.1. Cung cấp tài liệu: Là loại dịch vụ cơ bản của các cơ quan TT – TV. 2.1.1. Cho mượn tài liệu: - Cho mượn tại chỗ. - Cho muợn về nhà. - Mượn liên TV: Được thực hiện dựa trên hệ thống cho mượn liên TV là hệ thống trong đó một TV thành viên có thể mượn tài liệu ở các TV thành viên khác để cung cấp cho người dùng tin. 2.1.2. Cung cấp bản sao chụp: - Là dịch vụ phổ biến trong các cơ quan TT – TV. - Khi thực hiện dịch vụ này cần chú ý đến bản quyền tác giả 2.2. Dịch tài liệu: - Khái niệm: Dịch vụ dịch tài liệu là biểu đạt bằng một ngôn ngữ khác trên văn bản so với ngôn ngữ của một tài liệu xác định sao cho 2 bản tương đương với nhau. - Mục đích: + Khắc phục rào cản ngôn ngữ. + Hỗ trợ cho việc giao lưu TT trong và ngoài nước. - Các hình thức dịch tài liệu: + Dịch toàn văn TL. + Tuyển dịch hay lược dịch một số nội dung tài liệu. + Lược dịch và tổng thuật nội dung TL - Các bước triển khai: + Lựa chọn tài liệu để dịch: có thể dựa trên yêu cầu của người dùng tin hoặc cơ quan TT – TV chủ động lựa chọn tài liệu để dịch. + Tổ chức dịch tài liệu: Gồm 2 công đoạn là dịch TL và hiệu đính. + Phổ biến tài liệu dịch: TL là sản phẩm được phổ biến một cách có định hướng. 2.3. Dịch vụ tra cứu thông tin: - Khái niệm: là dịch vụ hỗ trợ người dùng tin truy cập được nguồn TT thích hợp để thỏa mãn nhu cầu dùng tin của họ. - Các sản phẩm được sử dụng trong dịch vụ tra cứu tin: Các hệ thống mục lục, thư mục tạp chí tóm tắt, cơ sở dữ liệu. - Các bước thực hiện (xem giáo trình tìm tin) 2.4. Dịch vụ phổ biến TT có chọn lọc. - Khái niệm: Phổ biến TT có chọn lọc là dịch vụ cung cấp các TT có nội dung và hình thức đã được xác định từ trước một cách chủ động và định kì tới người dùng tin. Cơ sở thông tin 7 Chuyên môn 2 - Tác dụng: + Tiết kiệm thời gian tìm kiếm TT của người dùng tin. + Cung cấp TT kịp thời và định hướng cho người dùng tin. - Phương pháp thực hiện: TT được cung cấp dựa trên yêu cầu của người dùng tin. + Dựa trên yêu cầu của người dùng tin là một biểu thức tìm thể hiện những TT mà người dùng tin quan tâm được sử dụng để xác định các điều kiện về nội dung và hình thức loại thông tin mà người dùng tin mong muốn nhận được một cách định kì trong một thời gian nhất định. + Các bước xây dựng yêu cầu: . Giới thiệu về dịch vụ với người dùng tin. . Thu nhận từ người đăng kí sử dụng bản mô tả đầy đủ nhu cầu tin. Danh sách các thuật ngữ có liên quan đến cầu tin, danh sách các tài liệu phù hợp với nhu cầu tin, danh sách các yếu tố nhận dạng TL mà người dùng tin mong muốn nhận được. . Xác định các thuật ngữ được sử dụng để xây dựng. . Liên kết các thuật ngữ bằng các toán tử. . Kiểm tra và đánh giá hiệu quả của nhu cầu đã xây dựng qua một số lần thực hiện dịch vụ và điều chỉnh nhu cầu nếu cần thiết. . Nhận TT phản hồi đánh giá của người dùng tin. + Quá trình tìm cung cấp TT phải được tiến hành dựa trên nhu cầu đã được xác định. 2.5. Dịch vụ trao đổi TT. - Dịch vụ trao đổi TT Nhằm thỏa mãn nhu cầu trao đổi TT mà nhiều loại hình cơ quan TT–TV triển khai. VD: Hội nghị, hội thảo, seminar, triển lãm, hội chợ, thư điện tử (email). Thư điện tử: Là việc tạo ra các cá nhân hoặc tổ chức trao đổi thư tín với nhau thông qua sử dụng hệ thống mạng máy tính. 2.6. Dịch vụ tư vấn: - Khái niệm: Dịch vụ tư vấn là hệ thống các hoạt động nhằm cung cấp các thông tin trợ giúp cho việc ra quyết định. - Tính chất: Để triển khai được dịch vụ tư vấn cần phải có: + Nguồn TT thích hợp. + Các trang thiết bị cần thiết. + Đội ngũ chuyên gia tư vấn. - Các loại dịch vụ tư vấn: + Tư vấn phát triển KT XH các địa phương, phát triển vùng, khu vực, quốc gia… + Tư vấn về công nghệ phục vụ các nhiệm vụ đánh giá, thẩm định hoặc là chuyển giao công nghệ. Cơ sở thông tin 8 . áp dụng công nghệ TT và kĩ thuật truyền thông hiện đại. - Năng cao trình độ chuyên môn của cán bộ TTTV. Cơ sở thông tin 2 Chuyên môn 2 Chương II: XỬ LÝ THÔNG TIN Các loại ngôn ngữ tìm tin: 1 Chuyên môn 2 CƠ SỞ THÔNG TIN Chương I: THÔNG TIN, QUÁ TRÌNH THÔNG TIN, THÔNG TIN HỌC 1. Khái niệm thông tin: - Theo quan điểm triết học TT là sự. cơ quan cung cấp TT gồm cả nguồn nhân lực, nguồn TT, cơ sở vật chất kĩ thuật. Cơ sở thông tin 1 Nguồn tin / nơi phát tin Kênh truyền tin Nơi nhận tin / đối tượng nhận tin Thông tin phản hồi Chuyên