Vài nét về khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử”

Về khái niệm tài liệu và tài liệu điện tử cũng còn nhiều điều cần được trao đổi thống nhất. Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh ra một loại hình tài liệu mới.

Vài nét khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử” Về khái niệm tài liệu tài liệu điện tử nhiều điều cần trao đổi thống Với phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin thực tiễn sản sinh loại hình tài liệu Đó tài liệu điện tử Về khái niệm tài liệu tài liệu điện tử nhiều điều cần trao đổi thống Trong này, xin trình bày đơi điều khái niệm tài liệu tài liệu điện tử qua tìm hiểu số tiêu chuẩn quốc gia Liên bang Nga văn thư cơng tác lưu trữ, đồng thời có so sánh với khái niệm tài liệu điện tử lưu trữ quốc gia Mỹ Khái niệm tài liệu - Phân tích phát triển khái niệm “tài liệu” khẳng định tính khơng tách rời vật mang tin thơng tin ghi Nhưng định nghĩa sớm lại nhấn mạnh ý vào đối tượng vật chất - vật mang thông tin, định nghĩa muộn lại dành ý nhiều tới thành tố thông tin tài liệu Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia thuật ngữ GOST 16487-70 “Văn thư công tác lưu trữ Các thuật ngữ định nghĩa”, khái niệm “tài liệu” định nghĩa “phương tiện để giữ lại tin tức việc, kiện, tượng thực tiễn khách quan hoạt động tư người” Trong tiêu chuẩn GOST 16487-83 “Văn thư công tác lưu trữ Các thuật ngữ định nghĩa”, thuật ngữ “tài liệu” định nghĩa “đối tượng vật chất với thông tin ghi nhận người, phương pháp để truyền thời gian không gian” Ngày nay, khái niệm “tài liệu”(2)được định nghĩa sau: “Tài liệu - thông tin gắn vật mang tin với tiêu chí cho phép nhận dạng nó” Đối với cơng tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng nhận dạng thông tin chứa đựng tài liệu, cho tài liệu trình bày theo trật tự thiết lập với tiêu chí định (các yếu tố trình bày tài liệu) Cần phải nói thêm rằng, tài liệu cịn có hai đặc điểm phân biệt Thứ nhất, thông tin chứa đựng tài liệu nhờ tham gia sáng tạo người, tài liệu phản ánh trình quản lý hay hoạt động cá nhân; tài liệu không đơn giản tập hợp liệu mà kết sản phẩm kiện Thứ hai, thành phần mang tính pháp lý tài liệu - khả dùng làm chứng đóng vai trị khơng phần quan trọng hoạt động quản lý hoạt động cá nhân Chính vậy, tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, “tài liệu” hiểu thông tin tạo lập, tiếp nhận lưu giữ tổ chức cá nhân chứng nhận để khẳng định trách nhiệm pháp lý hay TS Nguyễn Lệ Nhung Nguồn: www.vanthuluutru.com hoạt động quản lý Nghĩa là, khác biệt với thông tin liệu, trước tiên tài liệu chứng hoạt động tổ chức cá nhân xã hội Tương đương với thuật ngữ sử dụng, “tài liệu” thuật ngữ tiếng Anh “record” mà định nghĩa văn học nước khác với định nghĩa thuật ngữ chung “document” Và tài liệu ghi, khơng phải ghi tài liệu Thuật ngữ “tài liệu”(3) (thuật ngữ tiếng Anh tương tự với chấp nhận “document”) định nghĩa thơng tin (dữ liệu có giá trị) vật mang tin tương ứng giấy, ảnh, vật liệu từ, điện tử hay đĩa quang Dạng chung tài liệu ghi (thuật ngữ tiếng Anh tương tự “record”) – tài liệu chứa đựng kết đạt xác nhận hoạt động hồn thành Theo chúng tơi, việc sử dụng thuật ngữ “tài liệu” “bản ghi” coi có sai sót Thuật ngữ “bản ghi” theo ISO 15489 nghĩa thông tin (hay đối tượng) ghi coi đơn vị riêng (đơn vị nguyên vẹn) Đặc điểm ghi tính linh hoạt Các ghi tạo dựng nhiều người, tồn vài phiên qua giai đoạn hình thành suốt chu trình thời gian khác Đặc điểm then chốt tài liệu tính bất biến Kinh nghiệm giới tài liệu khác biệt với ghi chứng hoạt động tổ chức cá nhân xã hội, có sức mạnh pháp lý Trong phạm vi quản lý, thuật ngữ “tài liệu” có cụm từ đồng nghĩa: “thơng tin tài liệu hố”, “tài liệu cơng vụ”, “tài liệu cơng việc”, “tài liệu quản lý” Tài liệu hay vài ghi, thành phần văn kiện (tiếng Anh: documentation) Khái niệm tài liệu lưu trữ - Đó tài liệu cần lưu giữ cho công dân, xã hội quốc gia theo mức độ giá trị vật mang tin thông tin Các quan, tổ chức nhà nước công dân hoạt động kinh doanh phải bảo đảm việc giữ gìn tài liệu lưu trữ (khơng phụ thuộc vào dạng vật mang tin) theo mức độ thời hạn bảo quản quy định Thuật ngữ “tài liệu điện tử” xuất vào đầu năm 1990, công tác quản lý tài liệu Nga, vào cuối năm 1990 bắt đầu sử dụng tích cực Tới thời điểm đó, sách nước nước ngồi có thuật ngữ chấp nhận chung “tài liệu đọc máy”, “tài liệu vật mang máy tính (từ tính)”, “tài liệu máy tính dẫn hướng” “đồ họa máy tính” Cụ thể, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu vật mang tin máy tính” có tiêu chuẩn hành GOST R 51141-98: “đó tài liệu tạo lập sử dụng vật mang phương pháp ghi bảo đảm xử lý thơng tin máy tính điện tử” TS Nguyễn Lệ Nhung Nguồn: www.vanthuluutru.com Cần tài liệu điện tử tài liệu đọc máy, song tài liệu đọc máy lại tài liệu điện tử Sự phát triển công nghệ máy tính vào năm 1990 làm cho thuật ngữ “tài liệu đọc máy” đặc điểm - tiện lợi cho máy đọc trở thành khơng cịn khả tồn tại: điều kiện đương đại, thông tin từ tài liệu giấy đọc máy (quét hình) Xuất nhu cầu khái niệm liên quan tới tài liệu tất giai đoạn vịng đời - từ tạo lập tới hủy - dạng điện tử “Tài liệu điện tử” trở thành khái niệm Nhiều định nghĩa thuật ngữ “tài liệu điện tử” có nhấn mạnh giống khái niệm “tài liệu” “tài liệu điện tử” Ở điểm nhấn dành cho thành tố thông tin khái niệm Trong pháp luật Nga, định nghĩa tài liệu điện tử lần xuất Luật liên bang “Chữ ký điện tử số”: “tài liệu điện tử - tài liệu mà thơng tin thể dạng điện tử - số” Định nghĩa không ràng buộc khái niệm “tài liệu điện tử” với vật mang tin đặc biệt (ví dụ máy tính) lẫn phương tiện bảo mật thơng tin chứng nhận tác giả (ví dụ chữ ký điện tử số), cịn tạo nhấn mạnh vào phương pháp diễn đạt thông tin Thuật ngữ trao đổi thơng tin điện tử có khẳng định pháp lý tiêu chuẩn GOST R 52292-2004 “Trao đổi thông tin điện tử Các thuật ngữ định nghĩa” thuộc tập tiêu chuẩn “Công nghệ thông tin” Bộ Công nghệ thông tin liên lạc Liên bang Nga soạn thảo Tiêu chuẩn lấy sở tiêu chuẩn quốc tế thuật ngữ lĩnh vực công nghệ thông tin, trao đổi liệu điện tử xử lý thông tin hệ thống phân phối Các tiêu chuẩn quốc tế đặt quy định bảo đảm thoả thuận vấn đề liên quan tới khía cạnh xã hội chuyển tài liệu điện tử (thông tin công việc, hợp đồng, thoả thuận quy tắc thống tổ chức, vấn đề bảo mật, độ trung thực v.v.) đặc biệt vấn đề công nghệ thông tin (các lực chức năng, dịch vụ giao diện, thủ tục v.v.) Vì vậy, tiêu chuẩn GOST R 52292 phản ánh cách tiếp cận đại tới việc phân định hai khía cạnh tượng: khía cạnh xã hội khía cạnh công nghệ thông qua tiêu chuẩn Nó xuất phát từ luận điểm cho tài liệu tồn xã hội chủ thể có tư thơng báo ghi nhận việc Theo GOST R 52292, tài liệu tượng xã hội, dùng để lập luận hình thức cho hành động hành động khác chủ thể tác động qua lại với thơng qua Bất luận tài liệu tồn hay trình bày dạng đó, phải thể mối quan hệ xã hội thực thi chức TS Nguyễn Lệ Nhung Nguồn: www.vanthuluutru.com xã hội Tiêu chuẩn quốc gia bao gồm, ví dụ, thuật ngữ định nghĩa như: môi trường số - môi trường đối tượng logic, sử dụng để mơ tả (mơ hình hố) mơi trường khác (cụ thể điện tử xã hội) sở quy luật tốn học; mơi trường điện tử - môi trường thiết bị kỹ thuật (phương tiện máy móc), hoạt động sở quy luật vật lý sử dụng vào công nghệ thông tin để xử lý, lưu giữ truyền tải liệu; liệu - diễn đạt thông tin diễn giải phương pháp hình thức thích hợp cho truyền thơng, thuyết minh xử lý (theo ISO/MEK 2382); tài liệu - đối tượng tác động tương hỗ thông tin mơi trường xã hội, để biểu thị hình thức mối quan hệ xã hội đối tượng khác mơi trường đó; tài liệu điện tử - hình thức trình bày tài liệu dạng tập hợp thực liên quan với môi trường điện tử thực liên quan với tương ứng với chúng môi trường số; Tiêu chuẩn GOST R 52292 đặt cho tài liệu mơi trường xã hội u cầu sau đây: 1) tính ghi nhận (của tài liệu) - thuộc tính chức tài liệu, tài liệu phản ánh tin tức chứa đựng khơng phụ thuộc vào hình thức trình bày; 2) tính tiếp cận (của tài liệu) - thuộc tính tài liệu, phản ảnh hình thức trình bày tài liệu bảo đảm khả hiển thị tham số cho việc trình bày tài liệu (nội dung, tính chất, cơng nghệ) phương tiện sẵn có thời điểm cho khoảng thời gian có giới hạn; 3) tính tồn vẹn (của tài liệu) - thuộc tính tài liệu, trình bày tài liệu giá trị cho trước tham số tài liệu trình bày phải thoả mãn yêu cầu đặc thù; 4) tính pháp lý (của tài liệu) - thuộc tính tài liệu, nói trình bày tài liệu chứa tham số khẳng định tính hợp pháp khách quan công nghệ sử dụng suốt vòng đời tài liệu Việc đưa thuật ngữ quốc tế vào tiêu chuẩn quốc gia cho thấy thâm nhập mạnh mẽ từ kinh nghiệm nước vào sở tiêu chuẩn nước, mà TS Nguyễn Lệ Nhung Nguồn: www.vanthuluutru.com lúc trùng hợp với khái niệm quen thuộc lĩnh vực làm việc với tài liệu Việc thông qua tiêu chuẩn tương tự vậy, theo chúng tôi, nên dự báo đánh giá thẩm định không chuyên gia lĩnh vực công nghệ thông tin mà chuyên gia thuộc lĩnh vực quản lý tài liệu, ngun tắc tiêu chuẩn hố phải có lưu ý tối đa đến lợi ích tất bên quan tâm Trong văn pháp lý nước ngoài, định nghĩa “tài liệu điện tử” khác biệt nhau, đa phần chúng khẳng định tính bất biến tồn loại tài liệu dạng điện tử, công nhận tài liệu điện tử dạng đặc biệt tài liệu Đặc điểm tài liệu điện tử chỗ, thơng tin trình bày dạng “điện tử - số” kết cảm nhận nhờ trợ giúp phương tiện kỹ thuật chương trình tương thích Mặc dù vậy, tài liệu điện tử thực chức có giá trị đích thực tài liệu truyền thống Chính vậy, luật lưu trữ số nước phát triển, định nghĩa khái niệm “tài liệu” ”tài liệu điện tử” điểm nhấn khơng dành cho hình thức tài liệu mà cho chức chúng Theo định nghĩa Lưu trữ quốc gia Mỹ, tài liệu điện tử, tài liệu chứa đựng thơng tin số, đồ thị văn ghi vật mang máy tính (nghĩa chứa thơng tin ghi hình thức thích hợp cho xử lý nhờ hỗ trợ máy tính) tương thích với định nghĩa “tài liệu”: “tất tư liệu sách, giấy, đồ bản, ảnh chụp mà máy đọc viết khác khơng phụ thuộc vào hình thức tính chất vật lý chúng, xây dựng tiếp nhận quan liên bang Mỹ theo pháp luật liên bang để thực hoạt động nhà nước lưu giữ quan đơn vị có quyền thừa kế chúng để làm chứng hoạt động (về tổ chức, chức năng, quy định, giải pháp, thủ tục, hành động hay thứ khác) quyền liên bang giá trị thông tin liệu” Ở đây, không nằm khái niệm “tài liệu” tư liệu thư viện, bảo tàng xây dựng hay tiếp nhận lưu giữ mục đích tra cứu triển lãm, bổ sung tài liệu bảo quản để thuận lợi cho tra cứu tuyển tập ấn phẩm phát hành sưu tập tư liệu viết (4) lựa chọn Như vậy, định nghĩa thức thuật ngữ “tài liệu” luật pháp Mỹ có ba khía cạnh then chốt: Tài liệu xây dựng tiếp nhận quan liên bang Mỹ theo quy định pháp luật, để thực hoạt động nhà nước Vì vậy, chúng thuộc sở hữu phủ chuyển hủy hay bảo quản sau có phê duyệt Lưu trữ quốc gia Mỹ TS Nguyễn Lệ Nhung Nguồn: www.vanthuluutru.com Tài liệu bảo quản chứng chứa đựng thơng tin có giá trị tổ chức máy, chức nhiệm vụ hoạt động quan, tổ chức vấn đề khác Tài liệu khác biệt theo hình thức hay đặc trưng vật lý Có thể tài liệu giấy, tài liệu điện tử, tài liệu nghe-nhìn,… Song, khác với tài liệu truyền thống, đặc trưng tài liệu điện tử khơng phải tính ngun vẹn vật lý mà tính nguyên vẹn logic Chính dấu hiệu nguyên vẹn logic phải ý nhận dạng tài liệu điện tử trường hợp với sở liệu, với tài liệu kiểu siêu văn bản, bảng biểu, đa phương tiện Ưu điểm việc sử dụng tài liệu điện tử là: a) vào thời gian nào, nhân viên chức tiếp cận thơng tin; b) dễ dàng thực kiểm tra tiếp cận đưa vào sửa đổi; c) phân phát thông tin thực tức thì, dễ dàng kiểm tra in tài liệu giấy; d) có khả tiếp cận tài liệu cách xa lãnh thổ; e) đơn giản hiệu loại bỏ tài liệu hết hạn sử dụng Chú thích: Bài viết hồn thành theo quan điểm tiêu chuẩn quốc gia Nga “Văn thư công tác lưu trữ” Xem luật liên bang “Thơng tin, thơng tin hố bảo mật thơng tin” tiêu chuẩn quốc gia GOST R 51141- 98 Theo GOST R ISO 9000 Các tổ chức phải lưu giữ tài liệu mà sở tài liệu đó, thơng báo chuẩn bị nhờ kết xử lý tư liệu viết TS Nguyễn Lệ Nhung Nguồn: www.vanthuluutru.com www.archives.gov.vn TS Nguyễn Lệ Nhung Nguồn: www.vanthuluutru.com ... nghĩa thuật ngữ “tài liệu điện tử” có nhấn mạnh giống khái niệm “tài liệu? ?? “tài liệu điện tử” Ở điểm nhấn dành cho thành tố thông tin khái niệm Trong pháp luật Nga, định nghĩa tài liệu điện tử lần... ngữ “tài liệu? ?? có cụm từ đồng nghĩa: “thơng tin tài liệu hố”, “tài liệu cơng vụ”, “tài liệu cơng việc”, “tài liệu quản lý” Tài liệu hay vài ghi, thành phần văn kiện (tiếng Anh: documentation) Khái. .. lần xuất Luật liên bang “Chữ ký điện tử số”: “tài liệu điện tử - tài liệu mà thơng tin thể dạng điện tử - số” Định nghĩa không ràng buộc khái niệm “tài liệu điện tử” với vật mang tin đặc biệt (ví