Nhằm nghiên cứu sâu hơn về dịch vụ thông tin - thư viện, góp phần phát triển ngành thông tin - thư viện tại Việt Nam, bài viết xây dựng dây chuyền mô phỏng hoạt động của hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc; đưa ra nguyên tắc về hoạt động của hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc; xây dựng 4 phân hệ của hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc: phân hệ lựa chọn và xác lập diện nhu cầu thông tin, phân hệ nguồn tin, phân hệ xử lý thông tin và phân hệ bao gói và dịch vụ thông tin.
DỊCH VỤ PHÂN PHỐI THƠNG TIN CĨ CHỌN LỌC Trần Thị Hồng Nhiên Tóm tắt: Nhằm nghiên cứu sâu dịch vụ thơng tin - thư viện, góp phần phát triển ngành thông tin - thư viện Việt Nam, viết xây dựng dây chuyền mô hoạt động hệ thống phân phối thơng tin có chọn lọc; đưa nguyên tắc hoạt động hệ thống phân phối thơng tin có chọn lọc; xây dựng phân hệ hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc: phân hệ lựa chọn xác lập diện nhu cầu thông tin, phân hệ nguồn tin, phân hệ xử lý thơng tin phân hệ bao gói dịch vụ thông tin MỞ ĐẦU Phân phối thông tin có chọn lọc viết tắt tiếng Anh SDI (Selective Dissemination of Information) L P Luhn (Mỹ) đưa vào năm 1952 Đây phương thức chủ động cung cấp định kỳ cho người dùng tin định thơng tin tín hiệu nguồn tin thu thập quan thông tin- thư viện, phù hợp với yêu cầu tin ổn định lâu dài xác định đăng ký trước với việc trì kênh liên hệ ngược người dùng tin với quan thông tin- thư viện Để thực loại dịch vụ người ta thường xây dựng thành hệ thống thông tin, gọi hệ thống phân phối thơng tin có chọn lọc DÂY CHUYỀN MÔ PHỎNG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG PHÂN PHỐI THÔNG TIN CĨ CHỌN LỌC Phân phối thơng tin có chọn lọc có số điểm đáng ý: - Là hình thức phục vụ thơng tin tiến bộ, hiệu cao, dành cho đối tượng dùng tin cá nhân nhà khoa học, chuyên gia, nhà quản lý, lãnh đạo, có tập thể, nhóm nghiên cứu vấn đề - Thông báo nhanh tới người dùng tin thơng tin tín hiệu nguồn tin thích hợp bổ sung giúp họ cập nhật thông tin - Thường xuyên điều chỉnh kế hoạch bổ sung vốn tài liệu – thông tin cho phù hợp - Khả đáp ứng cao nhu cầu thông tin người dùng tin tiết kiệm thời gian cho việc tìm kiếm thơng tin - Có kênh phản hồi (hay gọi liên hệ ngược) trì chặt chẽ Trung tâm Thơng tin - Thư viện, Trường Đại học Hạ Long Nguồn tin Xử lý diện nhu cầu thông tin Đặt hàng Lập phiếu chủ đề - địa Điều chỉnh phiếu chủ đề địa Phiếu liên hệ ngược Tập hợp phân tích phiếu liên hệ ngược Xử lý thơng tin Bao gói thơng tin tín hiệu theo chủ đề địa Điền phiếu liên hệ ngược Kho tài liệu gốc động - phục vụ nhanh Cho mượn tài liệu gốc Xếp tài liệu thông tin tín hiệu phiếu liên hệ ngược vào túi người đặt hàng Gửi túi nhận lại phiếu liên hệ ngược tới người đặt hàng Yêu cầu tài liệu gốc cung cấp dịch vụ thơng tin khác (vịng 2) NGUYÊN TẮC VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG PHÂN PHỐI THƠNG TIN CĨ CHỌN LỌC Diện nhu cầu/Đề mục thông tin đặt hàng Nguồn tin - Xử lý thư mục/chú giải/tóm tắt - Định từ khố đề mục thơng tin So sánh Đưa thơng tin tín hiệu nguồn tin tới người đặt hàng Liên hệ ngược Liên ngược Bộ phiếu CSDL diện nhu cầu xếp theo đề mục - địa Diện nhu cầu thực chất biểu thị tương tự biểu thức tìm sử dụng để xác định điều kiện nội dung hình thức loại thông tin mà người dùng mong muốn nhận từ nhà phân phối thông tin cách định kỳ, đồng thời phản ánh nhu cầu ổn định người dùng tin khoảng thời gian dài Mỗi người dùng tin có thay đổi vấn đề mà họ quan tâm (do thay đổi vị trí cơng tác, thay đổi đề tài nghiên cứu khoa học…) diện nhu cầu thay đổi theo Diện nhu cầu thể ngôn ngữ tư liệu - ngơn ngữ sử dụng q trình xử lý thơng tin nhằm hệ thống hố tạo điểm truy nhập thích hợp tới đối tượng Cơ sở để thực phân phối thơng tin có chọn lọc điểm tương đồng việc sử dụng ngơn ngữ tư liệu Nói chung, người dùng tin (cá nhân - tương ứng diện nhu cầu cá nhân) tự xây dựng diện nhu cầu Đơi khi, họ cần có trợ giúp, hướng dẫn nhà phân phối thông tin, thông qua tài liệu công cụ, tài liệu hướng dẫn, chuyên gia thông tin… Cịn nhóm người dùng tin, diện nhu cầu chuyên gia thông tin xây dựng sở xử lý, phân tích kết vấn, điều tra, trao đổi trực tiếp với người dùng tin Trong hai trường hợp trên, diện nhu cầu hồn thiện sở có điều chỉnh cần thiết thông qua đánh giá kết cụ thể số lần triển khai phân phối Ngoài ra, chu kỳ thời gian từ đến năm diện nhu cầu người dùng tin cần chỉnh lý, bổ sung lại cho thực phù hợp Diện nhu cầu cá nhân Diện nhu cầu nhóm Khả phù hợp Cao, có tính đặc trưng Khơng có khả thoả mãn nhu cầu cho cá nhân Chi phí cho dịch vụ Cao Thấp Việc xây dựng biểu thức Bản thân người dùng tin Chuyên gia thông tin: phản ánh diện nhu cầu vấn, điều tra, trao đổi trực tiếp với người dùng tin Bảng so sánh số khác biệt phân phối thơng tin có chọn lọc cho cá nhân cho nhóm CÁC PHÂN HỆ CỦA HỆ THỐNG PHÂN PHỐI THƠNG TIN CĨ CHỌN LỌC Hệ thống phân phối thơng tin có chọn lọc gồm bốn phân hệ quan trọng sau: phân hệ lựa chọn xác lập diện nhu cầu thông tin (sau gọi phân hệ phân tích diện nhu cầu thơng tin), phân hệ nguồn tin, phân hệ xử lý thông tin phân hệ bao gói dịch vụ thơng tin Các nguồn tin Kết xử lý Nhu cầu thông tin Phân hệ nguồn Nguồn tin Phân hệ phân tích u cầu thơng tin tin diện nhu cầu thơng tin Nhu cầu thông tin Phân hệ xử lý Yêu cầu thông tin thông tin Nhu cầu, yêu cầu thông tin Cung cấp thơng tin Phân hệ bao gói dịch vụ thơng tin 3.1 Phân hệ phân tích diện nhu cầu thông tin Khi nghiên cứu nhu cầu tin phải đảm bảo nguyên tắc sau: - Nghiên cứu nhu cầu tin phải gắn liền với hoạt động nghiên cứu khoa học - Nghiên cứu nhu cầu tin phải đảm bảo tính khách quan, khoa học - Nghiên cứu nhu cầu tin phải tiến hành thường xuyên có hệ thống - Nghiên cứu nhu cầu tin phải chủ động - Nghiên cứu nhu cầu tin phải kết hợp nghiên cứu có tính chất phân tích với nghiên cứu có tính chất tổng hợp Phân hệ phân tích diện nhu cầu thông tin hệ thống phân phối thơng tin có chọn lọc diễn theo hai vịng: Vòng 1: Tiếp xúc với người dùng tin tiềm năng- người nghiên cứu chủ chốt, giới thiệu chế hoạt động phục vụ thông tin hệ thống, tìm hiểu tập hợp diện nhu cầu thơng tin họ, phân tích diện nhu cầu đối chiếu với khung đề mục thông tin quan thông tin, lựa chọn diện nhu cầu người nghiên cứu chủ chốt phạm vi khả đảm bảo thông tin quan thông tin, tuyên truyền người nghiên cứu chủ chốt để họ đăng ký tham gia hệ thống với tư cách người đặt hàng thông tin theo diện nhu cầu thông tin họ Kết thúc vòng 1, phân hệ chọn lọc tập danh mục diện nhu cầu ứng với người đặt hàng- người nghiên cứu chọn lọc tham gia hệ thống Vịng 2: Thu thập, phân tích phiếu liên hệ ngược người đặt hàng sau họ nhận thông tin tín hiệu mà hệ thống cung cấp, chỉnh lý, hoàn thiện tập danh mục diện nhu cầu Phiếu liên hệ ngược thiết kế sau: Hệ thống Phiếu liên hệ ngược phân phối thông tin Họ tên người nghiên cứu: có chọn lọc Địa chỉ: Mã hiệu: ( ) Diện nhu cầu: Đánh giá - Phù hợp sử dụng Ký hiệu (Số thứ tự) thư mục tài liệu gửi 01 02 03 04 05 06 07 08 - Thuộc diện quan tâm - Không phù hợp Yêu cầu mới: Ngày gửi: Ngày nhận: Phân hệ thường xuyên theo dõi người nghiên cứu thông qua phiếu theo dõi hàng tháng Phiếu theo dõi hàng tháng thiết kế sau: Phiếu theo dõi hàng tháng Hệ thống Họ tên người nghiên cứu: phân phối thơng tin có chọn lọc Địa chỉ: Diện nhu cầu Mã hiệu ( ) Đánh giá Số lượng thư mục gửi Phù hợp sử Thuộc diện Không phù dụng quan tâm hợp 3.2 Phân hệ nguồn tin Sau xác lập danh mục diện nhu cầu tin, vào tiến hành xác định nguồn tin cấp Nguồn tin cấp đảm bảo có chứa với tỷ lệ cao thông tin- tư liệu nhất, phù hợp với vấn đề/ chủ đề thuộc diện nhu cầu người nghiên cứu- người đặt hàng Nguồn tin cấp nguồn tin gốc, bao gồm: - Nguồn tin giấy: Sách, báo, tạp chí, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ,… - Nguồn tin cấp điện tử- CSDL toàn văn Sau xác lập danh mục nguồn tin cấp hạt nhân, phải lập kế hoạch bổ sung cập nhật kịp thời nguồn tin này, đồng thời thiết lập kho tài liệu động hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc 3.3 Phân hệ xử lý thơng tin Xử lý thơng tin q trình biến đổi thông tin dạng khác nhằm giúp người dùng tin nhanh chóng tiếp cận nguồn tin gốc tiếp nhận thơng tin cần thiết mà không cần đọc nguồn tin gốc Phân hệ xử lý thông tin tiến hành xử lý tài liệu cấp lựa chọn tài liệu cấp có đảm bảo nguồn tin cấp phù hợp diện nhu cầu thông tin người nghiên cứu - người đặt hàng nhằm cung cấp thơng tin tín hiệu cho họ tài liệu Khi xử lý thơng tin có đáng ý: - Sử dụng phương pháp phân tích thơng tin - Sử dụng phương pháp tổng hợp thơng tin - Hệ thống hóa thơng tin Xử lý tài liệu cấp bao gồm mô tả thư mục, làm tóm tắt làm giải, định từ khóa từ cung cấp sản phẩm tương ứng thư mục, thư mục có tóm tắt, thư mục có giải, thư mục có từ khóa Từ tài liệu cấp có đảm bảo nguồn tin cấp 1, thơng thường CSDL toàn văn, ta tiến hành chọn lọc xử lý lại cho phù hợp với diện nhu cầu thơng tin, đặc biệt CSDL tồn văn ngơn ngữ nước ngồi cần xử lý sang ngơn ngữ tiếng Việt Phân hệ xử lý thông tin cần kết hợp hợp lý yếu tố định lượng thông tin (độ đầy đủ thông tin) yếu tố định tính thơng tin (chính xác, thơng tin khơng trùng lặp, ngắn gọn, súc tích) 3.4 Phân hệ bao gói thơng tin dịch vụ Phân hệ bao gói thơng tin dịch vụ phân hệ thu nhận kết xử lý từ phân hệ xử lý thông tin cung cấp sản phẩm, dịch vụ vào diện nhu cầu thông tin người đặt hàng Phân hệ bao gói thơng tin dịch vụ phân hệ bao gồm hai vòng: Vòng 1: cung cấp thơng tin tín hiệu tài liệu cấp theo diện nhu cầu người đặt hàng Đó thư mục, thư mục có tóm tắt, thư mục có giải, thư mục có từ khóa Vịng 2: cung cấp dịch vụ thông tin mà người đặt hàng yêu cầu thông qua phiếu liên hệ ngược Các dịch vụ bao gồm: Một là, cung cấp tài liệu gốc phải đảm bảo quy định Luật sở hữu trí tuệ quyền tác giả Hai là, cung cấp tài liệu gốc: cung cấp tài liệu gốc có lưu giữ kho tài liệu động quan thông tin- thư viện, thông qua hệ thống cho mượn thư viện; cung cấp dạng tài liệu scan/pdf/word nhận trực tiếp/mail/bưu điện Ba là, dịch tài liệu: dịch tồn văn hay lược dịch nội dung tài liệu Ngồi ra, vịng phân hệ bao gói thơng tin dịch vụ vào yêu cầu khác phiếu liên hệ ngược để tiếp tục phục vụ người đặt hàng KẾT LUẬN Hệ thống thông tin phục vụ nghiên cứu phân phối thơng tin có chọn lọc với phân hệ mơ tả phân hệ hệ thống phục vụ thông tin- thư viện có trung tâm thơng tin - thư viện Để thực phân hệ tiến hành theo cách: Một là, xây dựng hệ thống phân phối thơng tin có chọn lọc phục vụ nghiên cứu tương đối độc lập với chức thơng tin mơ tả theo mơ hình Hai là, chức hệ thống đưa vào thuộc phận trung tâm thơng tin - thư viện, cịn lại trung tâm thông tin - thư viện lập nhóm nhỏ cán chuyên trách theo dõi, tiếp xúc với người đặt hàng phân tích phiếu liên hệ ngược để đưa điều chỉnh diện nhu cầu thực dịch vụ Bài viết đề xuất mơ hình hệ thống phân phối thơng tin có chọn lọc phục vụ nghiên cứu hệ thống dịch vụ thơng tin với mong muốn góp phần nâng cao chất lượng đảm bảo thông tin trung tâm thông tin - thư viện để đáp ứng nhu cầu thông tin ngày đa dạng phức tạp người dùng TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu đạo Nghị định số 159/2004/NĐ-CP ngày 31/8/2004 Hội đồng Chính phủ hoạt động thơng tin Khoa học Công nghệ Nghị 37- NQ/ TW ngày 20/4/1981 Bộ Chính trị sách khoa học kỹ thuật Quyết định 178 ngày 16/9/1970 Hội đồng Chính phủ cơng tác thư viện Quyết định số 668 ngày 14/7/1986 Bộ trưởng Bộ Đại học Trung học chuyên nghiệp tổ chức, hoạt động thư viện trường Đại học Quyết định số 19/2005/QĐ-BGD & ĐT ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo hoạt động nghiên cứu khoa học Sách Bùi Loan Thuỳ, Lê Văn Viết (2001), Thư viện học đại cương, TP.HCM, ĐHQGTP.HCM, 302 tr Đoàn Phan Tân (2001), Thông tin học, H., ĐHQGHN, 337 tr Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, H., Văn hoá thông tin, 630tr 9 Nguyễn Hữu Hùng (2005), Thông tin: Từ lý luận tới thực tiễn, H., Văn hóa thơng tin, 830tr 10 Phan Văn (2001), Thông tin học, H., ĐHQGHN, 139 tr 11 Trần Mạnh Tuấn (1998), Sản phẩm dịch vụ thông tin, thư viện, H., TTTTLKH&CNQG, 24 tr Tạp chí 12 Nguyễn Văn Hành (1997), Một vài suy nghĩ xây dựng mơ hình trung tâm thơng tin- thư viện trường Đại học, Thông tin Tư liệu, Số 1, Tr 7-9 13 Trần Mạnh Tuấn (2004), Các biện pháp đổi hoạt động thông tin- thư viện Đại học, Thông tin khoa học xã hội, Số 1, tr 29-35 14 Trần Mạnh Tuấn (2003), Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề: Nội dung số kiến nghị, Thông tin Tư liệu, Số 1, tr 9-14 15 Trần Mạnh Tuấn (2003), Một số vấn đề phát triển sản phẩm dịch vụ thông tin, Thông tin Tư liệu, Số 4, tr.15-21 ... dùng tin Bảng so sánh số khác biệt phân phối thơng tin có chọn lọc cho cá nhân cho nhóm CÁC PHÂN HỆ CỦA HỆ THỐNG PHÂN PHỐI THƠNG TIN CĨ CHỌN LỌC Hệ thống phân phối thơng tin có chọn lọc gồm bốn phân. .. Nhu cầu thông tin Phân hệ nguồn Nguồn tin Phân hệ phân tích u cầu thơng tin tin diện nhu cầu thông tin Nhu cầu thông tin Phân hệ xử lý Yêu cầu thông tin thông tin Nhu cầu, yêu cầu thông tin Cung... sau: phân hệ lựa chọn xác lập diện nhu cầu thơng tin (sau gọi phân hệ phân tích diện nhu cầu thông tin) , phân hệ nguồn tin, phân hệ xử lý thơng tin phân hệ bao gói dịch vụ thông tin Các nguồn tin