20 quy tắc viết thư điện tử

Việc soạn thảo các bức thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp tới doanh nghiệp) một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những bức thư điện tử loại B2C (doanh nghiệp tới người tiêu dùng). Dưới đây là 20 quy tắc để viết những bức thư điện tử thương mại một cách hiệu quả.

20 quy tắc viết thư điện tử thương mại cách hiệu Việc soạn thảo thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp tới doanh nghiệp) cách hiệu khác xa so với soạn thảo thư điện tử loại B2C (doanh nghiệp tới người tiêu dùng) Dưới 20 quy tắc để viết thư điện tử thương mại cách hiệu Việc soạn thảo thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp tới doanh nghiệp) cách hiệu khác xa so với soạn thảo thư điện tử loại B2C (doanh nghiệp tới người tiêu dùng) Chắc chắn theo kinh nghiệm thân mình, bạn hiểu tất người làm công việc kinh doanh nhận thư điện tử muốn biết vấn đề cách nhanh Họ khơng có thời gian để đọc qua tất thư có điều thu hút quan tâm họ Họ khơng thích dài dịng lan man mà muốn biết lợi ích thực tế Dưới 20 quy tắc để viết thư điện tử thương mại cách hiệu quả: Chính xác Bất yêu cầu mà bạn đưa ra, lợi ích mà bạn đề nghị, hay số liệu thống kê mà bạn trích dẫn, chắn chúng đắn không cường điệu mức Khơng tồi tệ khởi đầu mối quan hệ với thơng tin phóng đại chí giả tạo Ngắn gọn Vì mục đích thư điện tử B2B bạn thu hút quan tâm, bạn cần phải xác định rõ lợi ích quan trọng mà người nhận thư có tổng kết đoạn ngắn Tuy nhiên, bạn cần cung cấp thêm thông tin yêu cầu Rõ ràng Hầu hết người kinh doanh bực với thư điện tử sai tả, sai ngữ pháp có nội dung khó hiểu Chân thật Đừng sử dụng cường điệu áp dụng với người tiêu dùng thư điện tử B2C Quan hệ B2B xây dựng dựa niềm tin Hãy chắn điều mà bạn nói cho thấy bạn người thẳng thắn trung thực, thực cơng việc kinh doanh nghiêm túc có uy tín Sử dụng ngơn ngữ họ Cho dù bạn định nói điều gì, dùng ngôn từ mà người nhận hiểu thấy thoải mái Đừng viết đơn giản khó hiểu họ Mọi người có xu hướng hiểu phản ứng tốt ngôn từ mà họ thường sử dụng đàm thoại hàng ngày Hiểu công việc họ Cố gắng hình dung chuỗi cơng việc thường làm hàng ngày người mà bạn liên lạc phản ánh vào thư bạn: "Tôi biết anh bận, tơi thẳng vào vấn đề" Chú ý đến "khoảng cách tri thức".Đừng cho người nhận thư có hiểu biết bạn sản phẩm dịch vụ bạn Sau bạn thu hút quan tâm họ chuyển sang giai đoạn "thông tin thêm", cố gắng cung cấp bước tiếp cận bước thứ bạn marketing để giúp họ hiểu bạn định nói Viết thư điện tử thương mại thư thực thụ, quảng cáo Trong giới B2B, liên lạc trực tiếp dạng thư tín hiệu nhiều so với thư điện tử trông quảng cáo Không nên vội vàng Giống với thư điện tử B2C (và loại giao tiếp khác), sau viết xong, đừng gửi thư mà đợi hai ngày Đưa cho bạn đồng nghiệp doanh nhân khác tham khảo ý kiến đóng góp họ Trong hầu hết trường hợp, quãng thời gian ý kiến đóng góp người khác giúp bạn cải thiện việc viết lách bạn 10 Nên nhớ thư điện tử bạn chuyển tiếp cho nhiều người Bởi thư điện tử gửi chuyển tiếp cách dễ dàng, giả định thư bạn gửi đến người khác người nhận thấy quan tâm Bạn đưa vào liên kết tới thông tin liên quan đến thứ khác, bao gồm chi tiết kỹ thuật, thông tin hoạt động liệu tài 11 Bắt chước cách trình bày lời nói bạn Mặc dù nhiều điều mà bạn trình bày gặp trực tiếp khơng cần thiết khơng thích hợp cho thư điện tử gửi lần đầu tiên, bạn cần phải xem xét xem bạn trình bày lời sản phẩm dịch vụ bạn nào, điện thoại gặp mặt trực tiếp Hãy nghĩ điểm quan trọng mà bạn nhấn mạnh vào (những điểm gạch chân in đậm thư điện tử bạn) ngôn từ mà bạn sử dụng (gắn với giải thích lời mà người hiểu) 12 Kiểm tra mục chữ ký bạn Chắc chắn bạn ký rõ ràng ghi tên đầy đủ, chức vụ, công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, địa e-mail, liên kết Web site Hãy người nhận lựa chọn cách liên lạc với bạn để biết thêm thông tin 13 Chọn thời điểm gửi thư điện tử cách cẩn thận Hầu hết người làm công việc kinh doanh thường giành thời gian xử lý thư điện tử, thư tín cú điện thoại tồn đọng từ thứ sáu tuần trước vào buổi sáng thứ hai tuần sau Hẳn bạn không muốn thư điện tử bị hồ lẫn hàng tá hay chí hàng trăm giao tiếp mà người nhận thư thực 14 Chuẩn bị kỹ lưỡng dòng chủ đề bạn Sau dòng địa người gửi, dòng chủ đề mà người nhận thư điện tử B2B nhìn vào Nó na ná điều mà bạn nói điện thoại vịng đến 10 giây Dòng chủ đề cần liên quan trực tiếp đến lợi ích mà sản phẩm hay dịch vụ bạn cung cấp 15 Sử dụng hình ảnh cách khôn ngoan Những người làm công việc kinh doanh quan tâm đến lợi ích, chi tiết, khách hàng khác, v.v… Trừ phi hình ảnh làm bật thư bạn cách có ý nghĩa, đừng sử dụng chúng 16 Hãy chắn liên kết thư điện tử bạn hiển thị làm việc đắn Khi bạn liệt kê liên kết "xem thêm thông tin chi tiết", chắn chúng kích vào để người nhận thư cắt dán lại vào trình duyệt Đồng thời liên kết dẫn họ tới trang mà bạn muốn trang cung cấp thông tin bạn muốn gửi tới người nhận Không nên dẫn người đến trang chủ bạn để mặc họ tự tìm hiểu xem tiếp 17 Thận trọng với việc gửi thứ đính kèm Hầu bạn khơng biết người nhận có phần mềm hay thiết lập lọc kích hoạt Gửi file PDF, Word hay bảng tính Excel khơng phải ý tưởng hay, bạn khơng biết liệu người nhận đọc, hay chí nhận, mà bạn gửi Tốt bạn liên kết tới trang Web có hiển thị thơng tin chứa tệp đính kèm 18 Kiểm tra Việc kiểm tra lại nội dung dòng tiêu đề thư điện tử B2B quan trọng khơng thư điện tử B2C 19 Viết hoàn thiện Hầu hết người nhận thư điện tử B2B đưa số kết luận sơ sản phẩm dịch vụ bạn trước họ gửi thư hồi đáp Họ định xem liệu thư điện tử bạn có đáp ứng nhu cầu họ khơng Đó lý việc cung cấp chi tiết thơng tin hồn thiện quan trọng, nhằm cung cấp cho người nhận chi tiết mà họ cần để đưa định thông báo với bạn họ nhận lời 20 Đừng viết giống người khác Giành chút thời gian xem lại thư điện tử B2B mà bạn nhận để xem người khác viết Tham khảo danh sách thư điện tử đối thủ cạnh tranh bạn xem họ liên lạc Phân tích tất tìm cách viết riêng bạn không lẫn với thư khác  ... nói Viết thư điện tử thư? ?ng mại thư thực thụ, quảng cáo Trong giới B2B, liên lạc trực tiếp dạng thư tín hiệu nhiều so với thư điện tử trông quảng cáo Không nên vội vàng Giống với thư điện tử B2C... đề thư điện tử B2B quan trọng khơng thư điện tử B2C 19 Viết hoàn thiện Hầu hết người nhận thư điện tử B2B đưa số kết luận sơ sản phẩm dịch vụ bạn trước họ gửi thư hồi đáp Họ định xem liệu thư điện. .. thêm thông tin 13 Chọn thời điểm gửi thư điện tử cách cẩn thận Hầu hết người làm công việc kinh doanh thư? ??ng giành thời gian xử lý thư điện tử, thư tín cú điện thoại tồn đọng từ thứ sáu tuần trước