Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá học liên quan đến quy trình xử lý giấy hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản mang tính thực hành. Thực ra quá trình này tương tự như việc ra các quyết định quản lý khác: một quá trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn có cho các hoạt động và các chức năng quan trọng đối với việc tiến hành các nhiệm vụ của cơ quan. Để việc...
Lên kế hoạch đánh giá công tác bảo quản Tiến sĩ Margaret Child Không nên coi việc thiết kế chương trình bảo quản quy trình đặc thù địi hỏi thành thạo chun mơn lĩnh vực hố học liên quan đến quy trình xử lý giấy đòi hỏi kỹ bảo quản mang tính thực hành Thực q trình tương tự việc định quản lý khác: q trình phân bổ nguồn tư liệu sẵn có cho hoạt động chức quan trọng việc tiến hành nhiệm vụ quan Để việc định công tác bảo quản thực rõ ràng, cần phải coi bảo quản khâu quan trọng việc quản lý tư liệu thu thập Giống chương trình khác, mục tiêu ưu tiên chương trình bảo quản cần phải xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ định hướng hoạt động quan Những mục tiêu cần phải xác lập dựa chủ trương rõ ràng vấn đề thu thập tư liệu Nếu định hướng hoạt động chủ trương thu thập tư liệu quan lập kế hoạch lại mang tính chung chung, mơ hồ cần phải viết lại tài liệu cho chúng phản ánh mục tiêu thực quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện phải thể rõ việc thu thập tư liệu giúp cho mục tiêu Việc bảo quản tài sản quan lưu trữ, bảo tàng thư viện chia theo hai tiêu chí Tiêu chí thứ bảo quản dự phòng, loại bảo quản trọng đến việc ngăn chặn xuống cấp toàn tư liệu nói chung Tiêu chí thứ hai biện pháp bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp mặt lý tính hố tính Bảo quản phục chế địi hỏi lượng nhân cơng đơng đảo thường cần đến chun gia có chun mơn cao, bảo quản phục chế tốn thường giới hạn phạm vi chọn lọc toàn vật tư liệu sưu tập Bất quy trình lên kế hoạch phải đưa chương trình có kết hợp hai tiêu chí Phương pháp lập kế hoach Việc lập kế hoạch bảo quản cần phải áp dụng phương pháp lên kế hoạch chiến lược đạt quy chuẩn Hơn nữa, cần phải phát triển hệ thống công cụ chuyên biệt để giúp nhân viên bảo tàng, nhân viên lưu trữ nhân viên thư viện đánh giá yêu cầu bảo quản định chuẩn ưu tiên để phục vụ yêu cầu Tài liệu thực hành “ Lên kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài hạn” Trung tâm bảo quản tư liệu Đơng Bắc có ý định hỗ trợ quan hoàn tất việc đánh giá yêu cầu cho việc soạn thảo kế hoạch dài hạn Hiệp hội thư viện nghiên cứu đưa “Chương trình lên kế hoạch bảo quản” Các chương trình nhằm vào thư viện nghiên cứu có ý định thực hỗ trợ tư vấn nhà quản lý cơng tác bảo quản có kinh nghiệm, chương trình cung cấp thơng tin hữu ích cho việc đánh giá vấn đề mà nơi quan tâm CALIPR chương trình phần mềm trọn gói hỗ trợ quan bảo tàng thư viện California thực việc đánh giá yêu cầu bảo quản đơn giản Các công cụ công cụ khác lĩnh vực giúp nhà quản lý đánh giá yêú tố việc lập kế hoạch bảo quản: mức độ tư liệu lưu trữ gặp rủi ro, nhiều yếu tố khác nhau; sưu tập có giá trị lâu bền nguồn tư liệu; khả mặt thời gian, nhân lực, khả kỹ thuật chun mơn, khả tài chính; khả thực thi mang tính trị số hoạt động cụ thể Kết việc tính tốn phải kết hợp để tạo danh mục quy chuẩn ưu tiên Tính tốn rủi ro Cần phải có liệu đáng tin cậy khía cạnh khó khăn cơng tác bảo quản quan bảo tàng, thư viện để bước đầu phục vụ cho việc thiết lập sách ưu tiên cơng tác bảo quản quan Cần phải thu thập thông tin mức độ dạng xuống cấp, điều kiện môi trường tư liệu lưu giữ sử dụng, hệ thống chủ trương biện pháp xác định cháy nổ biện pháp an ninh bảo vệ vật tư liệu lưu trữ trước nguy bị huỷ hoại mát Khảo sát điều kiện bảo quản Nhiều thư viện nghiên cứu lớn tiến hành khảo sát tình hình cách kỹ lưỡng quan lưu trữ họ suốt 15 năm qua Các khảo sát đưa liệu đáng tin cậy tỷ lệ giấy axít, độ giịn giấy, mức độ cột chữ, xuống cấp văn hình vẽ tỷ lệ trang bìa bị hỏng thiếu trang bìa phụ để bảo vệ Có nhiều tài liệu liên quan đến điều Hầu hết khảo sát đưa dạng xuống cấp, quan khác khơng cần phải điều tra kỹ trừ quan lưu trữ chủng loại tư liệu khác lưu trữ điều kiện đặc biệt Tuy nhiên, hữu ích quan có mẫu tư liệu nhỏ kho tư liệu riêng mình, vừa để khẳng định mẫu tuân theo dạng mẫu chuẩn quốc gia vừa để làm vật minh hoạ để đăng ký xin ngân sách chuẩn bị để xin dự án tài trợ Khảo sát mơi trường Để có liệu phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch môi trường lưu trữ tư liệu, quan phải đo ghi lại nhiệt độ, độ ẩm tương đối để thấy dao động nhiệt độ độ ẩm ngày năm Có thể nhận hỗ trợ xác lập chương trình giám sát qua chương trình dịch vụ lĩnh vực bảo quản địa phương, qua thư viện bang có chương trình bảo quản qua thư viện trường đại học gần có ban quản lý cơng tác bảo quản Hỗ trợ từ phía nhà tư vấn có lúc cần thiết để diễn giải cách xác liệu thu thập được, nhờ chọn lựa cách phục chế Làm để giám sát cách bao quát thay đổi khí hậu kho tài liệu vấn đề mang tính quản lý, mà vấn đề lại phụ thuộc vào điều kiện chỗ phụ thuộc vào phạm vi nguồn tư liệu kho để tiến hành khảo sát Trong việc khảo sát điều kiện môi trường quan cần phải ý đến nguy thiệt hại tiềm tàng việc tiếp xúc với ánh sáng qua cửa sổ ánh sáng tổng hợp Lý tưởng là, mức độ ô nhiễm phải xem xét, thực tế hầu hết rắc rối nhiễm phải đợi đến có đổi tồn thay hệ thống HVAC Khảo sát hệ thống bảo vệ sử dụng Ngoài ra, lên kế hoạch hiệu cho chương trình bảo quản địi hỏi quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện phải xem xét nhiều hệ thống khác nhau, quy tắc chủ trương sách định, để đề phòng thiệt hại gây cho tư liệu lưu trữ từ việc lưu kho, sử dụng trao đổi từ hiểm họa, phá hoại trộm cắp Đảm bảo thực biện pháp bảo vệ, quy tắc chủ trương cho phép đánh giá mức độ tư liệu xuống cấp tương lai, trước thiệt hại bất ngờ Kết cấu nhà cần phải khảo sát để tiên liệu nguy xảy rị rỉ gây cháy nổ Hệ thống xác định dập cháy cần phải kiểm tra đánh giá Các hệ thống an ninh, gồm đơn giản lẫn phức tạp việc lên kế hoạch đối phó với thảm hoạ cần phải xem xét Cũng cần phải kiểm tra việc đào tạo người sử dụng nhân viên việc trông coi sử dụng tư liệu lưu trữ cần đánh giá thiết bị lưu trữ, hợp đồng đóng sách việc bảo quản microfilm, hình thức hộp để bảo quản, lưu trữ, vật liệu dùng công tác bảo quản phục chế Có thể hữu ích theo dõi số tư liệu, ấn phẩm từ khâu bổ sung thơng qua trang bìa, túi bọc túi đựng, qua ca-ta-lô, qua việc xếp đặt giá, qua việc phát hành qua việc trao đổi thư viện, nhờ xác định tất vấn đề thủ tục việc sử dụng làm hư hại đến tư liệu Tiến hành hoạt động rõ ảnh hưởng thiệt hại tiềm tàng công việc Xác định giá trị Các nhân viên bảo tàng, thư viện cố gắng phát triển kế hoạch chiến lược cho chương trình bảo quản cần đánh giá chiều sâu, tầm rộng khu khác số tư liệu lưu trữ để đánh giá giá trị tri thức tư liệu ấn phẩm Trong thư viện tổng quan phân nhóm khu vực tra cứu chứng tỏ công cụ hữu hiệu Chương trình phần mềm CALIPR, đề cập đây, đưa bốn câu hỏi đơn giản với ý định đánh giá giá trị tài liệu ấn phẩm khía cạnh nguồn tài liệu toàn thư viện bang Một sở thư viện không chọn lựa cơng cụ nêu câu hỏi sau giúp thiết lập nghiên cứu lâu dài giá trị giáo dục tài liệu ấn phẩm mặt ưu tiên sở toàn tài liệu đề cập đến vấn đề này: Tầm quan trọng nội dung mà tài liệu ấn phẩm đề cập đến gì? Các tài liệu có giá trị chủ yếu mang tính địa phương, tồn bang, cục bộ, toàn quốc hay quốc tế? Các tài liệu ấn phẩm có liên quan đến tài liệu chủ đề lưu trữ thư viện? Các tài liệu có liên quan đến tài liệu đề tài thư viện khác? Thông tin tài liệu hay chép lại thông tin ghi chép, phát hành lưu giữ thư viện khác? Cơ sở thư viện có cam kết tiếp tục thu thập tài liệu đề tài không? Tại lại cần phải đầu tư vào việc bảo quản tài liệu thu thập tài liệu mới? Việc phá huỷ tài liệu có ảnh hưởng đến việc minh chứng hiểu biết vấn đề này? Thơng qua tiến trình này, dễ dàng nhận đa số tài liệu lưu trữ hầu hết thư viện khơng có giá trị lâu dài Tuy vậy, tài liệu lại lưu tâm, chúng cần phải bảo vệ để tránh xuống cấp hư hỏng để sử dụng lâu tốt Các nhà đánh giá cần phải xác định liệu tài liệu ấn phẩm có giá trị thực khơng thơng qua việc xem xét giá trị tượng trưng, giá trị tiền tệ giá trị cổ Các giá trị nội ảnh hưởng đến ưu tiên cơng tác bảo quản Thường thường điều xác định liệu chấp nhận việc in ấn lại tư liệu việc chọn biện pháp bảo quản thích hợp hay khơng Các nguồn vốn có sẵn Tất thơng tin thu tình trạng tư liệu thu thập được, tình hình điều kiện mơi trường, yếu tố khác liên quan đến việc lưu trữ, ước tính giá trị chúng, cuối cần phải cân nguồn vốn mà sở huy động cân khả kỹ thuật đội ngũ nhân viên đảm đương yêu cầu định Về điểm tiến trình lên kế hoạch phải áp dụng phải xác định hành động cần thiết thực Các nhà hoạch định cần nhận thức áp dụng số sáng kiến đóng góp đáng kể cho việc tăng tuổi thọ tư liệu sưu tầm mà không cần phải bổ sung ngân sách tăng thêm khoản ngân sách có Ví dụ tồn việc đào tạo nhân viên người sử /dụng công tác trông coi quản lý, việc xem xét hợp đồng đóng sách theo dẫn Các tiêu chuẩn đóng sách thư viện Viện đóng sách thư viện, việc thực lưu trữ có hệ thống bảo dưỡng kệ sách, việc chuẩn bị kế hoạch phòng rủi ro, việc thực theo tiêu chí mua thiết bị lưu trữ, việc cộng tác với nhà phụ trách xây dựng thư viện để làm ổn định nhiệt độ độ ẩm, việc kết hợp dự định bảo tồn chủ trương thủ tục thực tốt khn khổ nhân nguồn phân bổ ngân sách có Đây chưa phải tất việc mà số ví dụ cải tiến đạt nhờ thay đổi cách làm việc theo hướng tôn trọng công tác bảo quản Ngược lại, thường tăng ngân sách áp dụng cho việc thay lượng đáng kể thiết bị lưu trữ hay thiết bị bảo tồn kèm, cải thiện điều kiện môi trường xấu cách tân trang nhà lắp đặt hệ thống điều chỉnh khơng khí, thiết lập chương trình xếp lại tư liệu theo hệ thống, đưa biện pháp bảo quản chỗ hay thuê Hơn nữa, ba việc cuối địi hỏi trình độ chun sâu nhân viên công tác quản lý bảo quản vấn đề bảo quản qua tới mà đạt điều qua hội thảo khoá đào tạo ngắn hạn cho dù cho đấu thầu công việc Mơi trường lãnh đạo Bất q trình lập kế hoạch phải tính đến mơi trường lãnh đạo tiến hành chương trình dự định thực Vì cần phải tỉnh táo trước trở ngại mặt quản lý lãnh đạo trước thiếu hụt kỹ thuật không đủ nguồn vốn Đa phần thành công kế hoạch bảo quản phụ thuộc vào tâm nguyện ủng hộ nhà quản lý sở trước thay đổi cần thiết Sự ủng hộ cần phải thể rõ ràng từ bắt đầu trình lập kế hoạch cần phải trì qua báo cáo việc triển khai kiểm tra qua thơng qua việc khun làm Việc đảm bảo sở tiếp tục cho số nguồn vốn cần thiết cấp quan trọng, việc phân bổ quỹ thời gian khả điều chỉnh lại số dòng ngân sách cấp dịng ngân sách bổ sung Điều có nghĩa cần phải làm cho nhà quản lý hàng đầu sở tham gia ủng hộ trình Điều phụ thuộc nhiều vào hợp tác nhân viên khác sở Trong chừng mực việc lập kế hoạch cần ngăn chặn đoàn kết nội cách liên kết thuyết phục nhân viên có cơng việc bị thay đổi thấy tầm quan trọng thay đổi Tương tự vậy, nhiều phần chương trình bảo quản địi hỏi hợp tác nhân viên bên sở nhà quản lý kỹ sư xây dựng Một lần nữa, việc giúp họ thấy tầm quan trọng việc nâng cấp hệ thống xây dựng hay sửa chữa để bảo tồn tư liệu ấn phẩm, cần thiết Trong trường hợp, nên chuẩn bị kiện xác tác hại khơng tiến hành thay đổi, bao gồm chi phí tiền mặt cho việc phục hồi hư hỏng xuống cấp, đưa ước tính sát giá chi phí cho việc tiến hành thay đổi Việc thực chương trình theo kiểu đưa mục tiêu cho giai đoạn cần thiết, nhờ khó khăn xác định rõ ràng, tìm kiếm nhiều nguồn vốn vịng vài năm theo giai đoạn Công tác bảo quản dự phịng Khi chuyển từ việc thu thập thơng tin lên kế hoạch chương trình bảo quản sang việc xác định ưu tiên thực hiện, cần ghi nhớ trách nhiệm nhà quản lý đảm bảo toàn tư liệu ấn phẩm lưu trữ có thời hạn sử dụng lâu Điều hồn tồn khơng có lý khác việc bảo toàn vốn đầu tư vào tài liệu lưu trữ sở Biện pháp tiết kiệm để kéo dài tuổi thọ tư liệu thực biện pháp dự phòng ngăn chặn xuống cấp mức tối đa Công tác bảo quản dự phịng đóng vai trị quan trọng thư viện tư liệu lưu trữ biện pháp y tế dự phòng người Hầu hết hoạt động coi cơng tác bảo quản dự phịng hoạt động mà sở bình thường làm: thu thập, đóng sách, xử lý tư liệu khơng phải dạng in ấn, đưa lên giá, luân chuyển lau chùi phương tiện thư viện tư liệu thu giữ, chép, sửa chữa nhỏ, không cho phép sử dụng Tuy nhiên, phần việc chương trình bảo quản, cơng việc thực với nhận thức ảnh hưởng việc sử dụng lâu dài tư liệu với phù hợp với dẫn tiêu chuẩn bảo quản hành Tuy vậy, không nên nhìn nhận chương trình bảo quản dự phịng chương trình bổ sung mà phần trọn vẹn công tác trách nhiệm hàng ngày sở Điều khơng có nghĩa thực chương trình dự phịng khơng tốn Thực phận quan trọng nhất, hệ thống điều chỉnh khơng khí đảm bảo mơi trường ổn định suốt ngày đêm quanh năm phạm vi dao động nhỏ định theo tiêu chuẩn quốc gia lại đắt tiền Khi phát triển kế hoạch bảo quản, cần phải cân nhắc chi phí cho việc đảm bảo mơi trường lý tưởng với việc khơng làm Cụ thể đặt ưu tiên, cần phải hiểu điều chỉnh môi trường phù hợp mấu chốt tồn cơng tác bảo quản lưu trữ Tất mà sở làm để ngăn chặn xuống cấp tư liệu lưu trữ hay sửa chữa hư hỏng mặt lý hoá trở nên vơ dụng tư liệu tiếp tục bị bảo quản điều kiện môi trường xấu Vì quan trọng hợp tồn cơng việc bảo quản nguồn tư liệu lưu trữ có giá trị lâu dài sở với tồn hoạt động Đạt mơi trường tốt điều kiện có quan trọng không kém, đồng thời nỗ lực cao ưu tiên cơng tác bảo quản để nâng cấp môi trường cho việc lưu giữ tư liệu tuân thủ theo tiêu chuẩn quốc gia Bảo quản phục chế Hiện có nhiều hạn chế nhân viên trông coi nguồn tư liệu, người mong muốn tăng cường thời hạn sử dụng tư liệu lưu trữ Nếu họ xử lý loại giấy nhiễm axít khử axít tờ đưa tồn tài liệu vào máy khử axít hàng loạt Nhưng việc khử axít hàng loạt phải thực có tính tốn Nó hiệu làm chậm q trình hố tính gây hỏng giấy Tuy nhiên, nên nhớ việc khử axít hàng loạt khơng phải q trình làm cho giấy bền, khơng đảm bảo độ đàn hồi độ cho giấy bị giịn Nó hữu hiệu áp dụng với giấy bị nhiễm axít, q trình giịn chưa xảy Một biện pháp khác in lại tài liệu hay sách để lưu giữ nhiều thơng tin mà chứa đựng Hầu hết công việc thường xử lý cách chụp vi phim cách chụp lại giấy kiềm Cũng có số dự án thử nghiệm việc số hoá Khi tiến hành phương pháp cần lưu ý đến số điều kiện định Việc chụp lưu giữ phải tuân thủ yêu cầu kỹ thuật tiêu chuẩn hoá, sở tham gia vào dự án phải tuân theo nghiêm ngặt tiêu chuẩn Việc chụp phim cần phải tiến hành phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia hành phim âm lưu giữ phải cất giữ điều kiện mơi trường có kiểm sốt phim coi vi phim bảo quản thực thụ Quản lý dự án chụp phim bảo quản đòi hỏi kiến thức đáng kể, nên tham khảo nhà tư vấn có kiến thức lập hay giám sát dự án Cuối trừ sở thư viện có quy mơ lớn có chun gia đào tạo cao lại sở khác cịn xa lạ với cơng tác bảo quản số hố Trong cịn nhiều điều phải học hỏi qua dự án, thư viện bình thường cịn biết q chi phí lưu trữ, khả chuyển đổi liệu yếu tố khác để coi lựa chọn khả thi Cuối cùng, có nhiều cách xử lý lưu trữ Việc xử lý bao gồm nhiều quy trình cần phải có nhà bảo quản chun nghiệp thực Một số bảo tàng thư viện tra cứu lớn có phịng thí nghiệm bảo quản nhân viên bảo quản chuyên nghiệp chỗ Hầu hết sở thư viện, bảo tàng ký kết với phịng thí nghiệm địa phương nhân viên bảo quản hành nghề tư nhân để xử lý công tác bảo quản lưu trữ Nói chung cân nhắc cách xử lý bảo quản loại, nhà quản lý cơng tác bảo quản trước tiên phải có thơng tin đầy đủ chất việc hư hỏng cần sửa đặc tính tư liệu cần xử lý để biết làm với trình độ chun mơn sẵn có sở Nói cách khác, phải nhận người tình nguyện chuyên gia bảo quản có kinh nghiệm hướng dẫn sửa chữa tài liệu lưu hành cho họ sửa chữa tài liệu có giá trị lâu dài Hơn nữa, người quản lý công tác bảo quản phải trang bị đầy đủ kiến thức để chọn lựa cách xử lý thích hợp, nghĩa biết cần chụp máy photo cần chụp phim hay không cần in lại ảnh hưởng đến việc thơng tin Thiết kế chương trình bảo quản tư liệu địi hỏi phải đưa loạt định Các định khơng dễ đưa ra, cần thiết tìm kiếm hỗ trợ từ nhà cố vấn Cần lưu ý qua việc lập kế hoạch bảo quản đầy đủ hoàn chỉnh đưa phương thuốc hữu hiệu giúp phục hồi tài liệu có giá trị sử dụng lâu dài có nguy bị hỏng ... nhân viên thư viện đánh giá yêu cầu bảo quản định chuẩn ưu tiên để phục vụ yêu cầu Tài liệu thực hành “ Lên kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài hạn” Trung tâm bảo quản tư liệu Đơng... tàng thư viện California thực việc đánh giá yêu cầu bảo quản đơn giản Các công cụ công cụ khác lĩnh vực giúp nhà quản lý đánh giá yêú tố việc lập kế hoạch bảo quản: mức độ tư liệu lưu trữ gặp rủi... Xác định giá trị Các nhân viên bảo tàng, thư viện cố gắng phát triển kế hoạch chiến lược cho chương trình bảo quản cần đánh giá chiều sâu, tầm rộng khu khác số tư liệu lưu trữ để đánh giá giá trị