Lên kế hoạch và đánh øiá công tác bảo quan Tién si Margaret Child
Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá học liên quan đến quy trình xứ lý giấy hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản mang tính thực hành Thực ra quá trình này tương tự như việc ra các quyết định quản lý khác: một quá trình phân bồ các nguôn tư liệu sẵn có cho các hoạt động và các chức năng quan trọng đối với việc tiền hành các nhiệm vụ của cơ quan Đề việc ra các quyết định về công tác bảo quản được thực sự rõ ràng, chúng ta cần phải coi bảo quản như là một khâu quan trọng của việc quản lý các tư liệu thu thập được
Giống như các chương trình khác, mục tiêu và các ưu tiên trong chương trình bảo quản cần phải được xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ và định hướng hoạt động của cơ quan Những mục tiêu này cần phải được xác lập dựa trên các chủ trương rõ ràng về vẫn đề thu thập tư liệu Nếu như định hướng hoạt động hoặc chủ trương thu thập tư liệu của cơ quan lập kế hoạch lại mang tính chung chung, mơ hồ thì cần phải viết lại các tài liệu đó sao cho chúng phản ánh được mục tiêu thực sự của cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện và phải thể hiện rõ việc thu thập tư liệu đã giúp sì cho các mục tiêu đó
Trang 2bảo quản này chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ các tư liệu nói chung Tiêu chí thứ hai là các biện pháp bảo quản phục
chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính Bảo
quản phục chế đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường cần đến các chuyên gia có chuyên môn cao, do đó bảo quản phục chế rất tốn kém và thường chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập Bất cứ một quy trình lên kế hoạch nào cũng phải đưa ra được một chương trình có sự kết hợp của hai tiêu chí trên
Phương pháp lập kê hoach
Trang 3đánh giá các yêu cầu bao quan don giản Các công cụ này cũng như các công cụ khác trong lĩnh vực này giúp các nhà quản lý đánh giá được các yêú tô cơ bản trong việc lập kế hoạch bảo quản: mức độ các tư liệu lưu trữ có thể gặp rủi ro, do nhiều yếu tố khác nhau; các bộ sưu tập có giá trị lâu bên nhất trong các nguôn tư liệu; khả năng về mặt thời gian, nhân
lực, khả năng về kỹ thuật chuyên môn, và khả năng tài chính; khả năng
thực thi mang tính chính trị đối với một số hoạt động cụ thể Kết quả của việc tính toán này phải được kết hợp để tạo ra một danh mục các quy chuan wu tiên
Tink toan rai ro
Cần phải có các dữ liệu đáng tin cậy về mọi khía cạnh khó khăn của công tác bảo quản trong từng cơ quan bảo tàng, thư viện để bước đầu phục vụ cho việc thiết lập các chính sách ưu tiên trong công tác bảo quản của cơ quan đó Cần phải thu thập các thông tin về mức độ và các dạng xuống cấp, về các điều kiện môi trường trong đó các tư liệu được lưu giữ
AQ ?
và sử dụng, và về hệ thông các chủ trương biện pháp như xác định cháy nồ và các biện pháp an ninh bảo vệ các hiện vật tư liệu lưu trữ trước các nguy cơ bị huỷ hoại hoặc mât mát
Khiáo sát các điều kiện bảo quản
Nhiéu thư viện nghiên cứu lớn đã tiễn hành các khảo sát tình hình một
Trang 4ban và hình vẽ và về tỷ lệ các trang bìa bị hỏng do thiếu các trang bìa phụ để bảo vệ Có khá nhiều tài liệu liên quan đến điều này Hầu hết các khảo sát đều đưa ra cùng một dạng xuống cấp, vì vậy các cơ quan khác không cân phải điều tra kỹ nữa trừ khi cơ quan đó lưu trữ các chủng loại tư liệu khác hoặc lưu trữ trong các điều kiện đặc biệt kém Tuy nhiên, sẽ là hữu ích nếu mỗi cơ quan có ít nhất một mẫu tư liệu nhỏ trong kho tư liệu riêng của mình, vừa để khang định rằng các mẫu đó tuân theo các dạng mẫu chuẩn quốc gia vừa để làm vật minh hoạ để đăng ký xin ngân sách và chuân bị đề xin các dự án tài trợ
Khảo sát môi trường
Đề có được các dữ liệu phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch về môi
trường lưu trữ các tư liệu, mỗi cơ quan phải đo và ghỉ lại nhiệt độ, độ âm tương đối để thấy được sự dao động về nhiệt độ và độ âm trong ngày và trong nam C6 thể nhận được hỗ trợ xác lập chương trình giám sát này qua chương trình dịch vụ trong lĩnh vực bảo quản của địa phương, qua các thư viện cúa bang có chương trình bảo quản hoặc qua các thư viện của các trường đại học gần đó có ban quản lý về công tác bảo quản Hỗ trợ từ phía các nhà tư vấn có lúc cũng cần thiết để có thể diễn giải một cách chính xác các dữ liệu thu thập được, nhờ đó có thể chọn lựa các cách phục chế
Trang 5trong kho để có thể tiến hành các khảo sát như vậy Trong việc khảo sát về điều kiện môi trường của mỗi cơ quan cần phải chú ý đến các nguy cơ thiệt hại tiềm tàng như việc tiếp xúc với ánh sáng qua cửa số hoặc ánh sáng tổng hợp Lý tướng là, mức độ ô nhiễm cũng phải được xem xét, nhưng thực tế thì hầu hết những rắc rối về ô nhiễm đều phải đợi đến khi
có sự đối mới toàn bộ hoặc thay thế hệ thống HVAC Khảo sát hệ thông bảo vệ và sứ dụng
Ngoài ra, lên một kế hoạch hiệu qua cho chương trình bảo quản đồi hỏi cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện phải xem xét rất nhiều các hệ thông khác nhau, các quy tắc và các chú trương chính sách đã định, để đề phòng thiệt hại gây ra cho các tư liệu lưu trữ từ việc lưu kho, sứ dụng và
trao đối cũng như từ các hiểm họa, phá hoại và trộm cắp Đảm bảo thực
hiện đúng các biện pháp bảo vệ, các quy tắc và các chủ trương cho phép đánh giá được mức độ các tư liệu sẽ xuống cấp trong tương lai, cũng như trước các thiệt hại bất ngờ
Trang 6và các vật liệu dùng trong công tác bảo quản và phục chế Có thể cũng hữu ích khi theo dõi một số các tư liệu, ân phẩm ngay từ khâu bồ sung thông qua trang bìa, túi bọc hoặc các túi đựng, qua ca-ta-lô, qua việc xếp đặt trên giá, qua việc phát hành và qua việc trao đổi giữa các thư viện,
nhờ đó có thể xác định được tất cả các vấn đề về những thủ tục hoặc việc
sử dụng có thể làm hư hại đến tư liệu đó Tiến hành các hoạt động như
vậy sẽ chỉ rõ được những ảnh hướng của những thiệt hại tiềm tàng trong các công việc này
Xác định gia tri
Các nhân viên bảo tàng, thư viện có gắng phát triển kế hoạch chiến lược cho chương trình bảo quản cũng cần đánh giá chiều sâu, tầm rộng của các khu khác nhau trong số các tư liệu lưu trữ đề có thể đánh giá được giá trị tri thức của các tư liệu ấn phẩm đó Trong thư viện thì tổng quan phân nhóm các khu vực tra cứu đã chứng tô là một công cụ hữu hiệu
Chương trình phần mềm CALIPR, như đã đề cập trên đây, đã đưa ra
bốn câu hỏi đơn gian với ý định đánh giá giá trị của các tài liệu ấn phẩm dưới khía cạnh là nguồn tài liệu của toàn bộ thư viện của bang
Trang 71 Tâm quan trọng của nội dung mà các tài liệu hoặc ân pham này đề cập đền la gi? Cac tài liệu này có giá trị chú yêu mang tính địa phương, toàn bang, cục bộ, tồn qc hay quôc tê?
2 Các tài liệu ân phầm này có liên quan øì đến các tài liệu cùng chủ đề đang lưu trữ tại thư viện?
3 Các tài liệu này có liên quan øì đên các tài liệu cũng cùng đề tài ở các thư viện khác?
4 Thông tin trong các tài liệu này là duy nhất hay sao chép lại thông tin đã được ghi chép, phát hành hoặc lưu giữ tại các thư viện khác?
5 Cơ sở thư viện có cam kết sẽ tiếp tục thu thập tài liệu về đề tài này không?
6 Tại sao lại cần phải đầu tư vào việc bảo quản các tài liệu này hơn là thu thập các tài liệu mới?
7 Việc phá huỷ các tài liệu này có ảnh hướng øì đên việc minh chứng và hiéu biét vé van dé nay?
Trang 8Các nhà đánh giá cũng cần phải xác định được liệu các tài liệu ấn phẩm này có giá tri thực sự không thông qua việc xem xét các giá trị tượng trưng, giá trị tiền tệ và giá trị cổ của nó Các giá trị nội tại này sẽ ảnh hưởng đến các ưu tiên trong công tác bảo quản Thường thường điều đó cũng sẽ xác định liệu có thể chấp nhận việc in ấn lại các tư liệu hoặc việc chọn các biện pháp bảo quản thích hợp hay không
Đạo
Các nguồn vốn có sẵn
Tất cả các thông tin thu duoc vé tình trạng của các tư liệu thu thập
được, tình hình điều kiện môi trường, các yếu tô khác liên quan đến việc lưu trữ, và sự ước tính giá trị của chúng, cuối cùng đêu cân phải được cân đối với nguồn vốn mà cơ sở có thể huy động được và cân đối với khả năng kỹ thuật của đội ngũ nhân viên có thể đảm đương được các yêu cầu đã định đó Về điểm này thì tiến trình lên kế hoạch phải được áp dụng và phải xác định được các hành động cần thiết thực hiện
Trang 9ồn định nhiệt độ và độ âm, cũng như việc kết hợp các dự định bao ton
trong các chủ trương và thủ tục đều có thé duoc thực hiện tốt trong
khuôn khổ nhân sự và nguồn phân bồ ngân sách hiện có Đây chưa phải là tất ca các việc mà chỉ là một số ví dụ cải tiến có thể đạt được nhờ thay đổi cách làm việc hiện tại theo hướng tôn trọng công tác bảo quản
Ngược lại, thường thì tăng ngần sách chỉ áp dụng cho các việc như thay thế một lượng đáng kế các thiết bị lưu trữ hay các thiết bị bảo tồn đi kèm, cải thiện điều kiện môi trường xấu băng cách tân trang toà nhà
hoặc lắp đặt hệ thông điều chỉnh không khí, thiết lập chương trình sắp
xếp lại tư liệu theo hệ thống, và đưa ra các biện pháp bảo quản tại chỗ hay thuê ngoài Hơn nữa, ba việc cuối đòi hỏi trình độ chuyên sâu của nhân viên trong công tác quản lý bảo quản cũng như trong các vẫn đề bảo quản đã qua và sắp tới mà có thể đạt được điều này qua các hội thảo hoặc các khoá đào tạo ngắn hạn ngay cho dù rút cục cũng cho đấu thâu công việc
Môi trường lãnh đạo
Trang 10phải được duy trì qua các báo cáo về việc triển khai và kiểm tra qua đó thông qua các việc khuyên làm Việc đảm bảo cơ sở tiếp tục cho một số
nguôn vốn cân thiết sẽ được cấp cũng rất quan trọng, có thể là việc phan
bo quỹ thời gian hoặc khả năng điều chỉnh lại một số dòng trong ngân sách hoặc cấp dòng ngân sách bố sung Điều đó có nghĩa là cần phải làm cho các nhà quan lý hàng đầu của các cơ sở tham gỉa và ủng hộ quá trình này Điều này cũng phụ thuộc nhiêu vào sự hợp tác của các nhân viên khác của cơ sở Trong chừng mực có thể thì việc lập kế hoạch cần ngăn chặn được sự mất đoàn kết nội bộ băng cách liên kết và thuyết phục mọi nhân viên có công việc bị thay đối thấy được tầm quan trọng của sự thay đối đó Tương tự như vậy, nhiều phân trong chương trình bảo quản đòi hỏi sự hợp tác của các nhân viên bên ngoài cơ sở như các nhà quản lý hoặc các kỹ sư xây dựng Một lần nữa, việc giúp họ thấy được tầm quan trọng của việc nâng cấp hệ thong xây dựng hay sửa chữa để bảo tôn các tư liệu ân phầm, cũng râầt cần thiệt
Trong mọi trường hợp, nên chuẩn bị các dữ kiện chính xác về những tác
hại khi không tiến hành thay đổi, nếu có thể thì bao gồm cả chỉ phí tiền
mặt cho việc phục hồi hư hồng và xuống cấp, cũng như đưa ra các ước
tính sát giá về chỉ phí cho việc tiến hành các thay đổi đó Việc thực hiện chương trình theo kiểu đưa ra mục tiêu cho từng giai đoạn cũng rất cần thiết, nhò vậy mỗi khó khăn sé được xác định rõ ràng, và có thể tìm kiếm nhiều nguồn vồn trong vòng vài năm hoặc theo từng øiai đoạn
Trang 11Khi chuyển từ việc thu thập thông tin và lên kế hoạch chương trình bảo quản sang việc xác định các ưu tiên và thực hiện, cần ghi nhớ trách nhiệm đâu tiên của nhà quản lý là đảm bảo rằng toàn bộ các tư liệu ẫn phẩm lưu trữ có thời hạn sử dụng lâu nhất Điều này hoàn toàn đúng vì không có một lý do nào khác ngoài việc bảo toàn vốn đầu tư vào các tài liệu lưu trữ của cơ sở Biện pháp tiết kiệm nhất để kéo dài tuôi thọ của tư liệu là thực hiện các biện pháp dự phòng ngăn chặn sự xuống cấp ở mức tôi đa Công tác bảo quản dự phòng cũng đóng vai trò quan trọng đối với thư viện và các tư liệu lưu trữ như các biện pháp y tế dự phòng đối với con người vậy Hầu hết các hoạt động được coi là công tác bao quản dự
phòng là các hoạt động mà mỗi cơ sở bình thường vẫn làm: thu thập,
đóng sách, xử lý các tư liệu không phải dạng in ấn, đưa lên giá, luân
chuyền và lau chùi các phương tiện của thư viện cũng như các tư liệu thu giữ, sao chép, sửa chữa nhó, và không cho phép sử dụng Tuy nhiên, là các phân việc trong chương trình bảo quản, giờ đây các công việc nay được thực hiện với nhận thức mới về ảnh hưởng của việc sử dụng lâu dài các tư liệu này và với sự phù hợp với các chỉ dẫn và tiêu chuẩn bảo quản hiện hành Tuy vậy, không nên nhìn nhận chương trình bảo quản dự phòng như là một chương trình bố sung mà là một phần trọn vẹn của công tác và trách nhiệm hàng ngày của cơ sở
Trang 12quốc gia lại rất đắt tiền Khi phát triển một kế hoạch bao quan, cần phải cân nhắc giữa chỉ phí cho việc đảm bảo một môi trường lý tưởng với việc không làm øì cả Cụ thể là khi đặt ra các ưu tiên, cần phải hiểu răng điều chỉnh môi trường phù hợp là mẫu chốt của toàn bộ công tác bảo quản và lưu trữ Tất cả những gi ma cơ sở làm để ngăn chặn sự xuống cấp của các tư liệu lưu trữ hay sửa chữa các hư hỏng về mặt lý hố sẽ trở nên vơ dụng nếu các tư liệu đó vẫn tiếp tục bị bảo quản trong các điều kiện môi trường xấu Vì vậy rất quan trọng khi hợp nhất tồn bộ cơng việc bảo quản nguôn tư liệu lưu trữ có giá trị lâu dài của cơ sở với toàn bộ các hoạt động của nó Đạt được một môi trường tốt nhất trong điều kiện hiện có cũng quan trong không kém, đồng thời nỗ lực cao nhất ưu tiên công tác bảo quản để có thể nâng cấp môi trường sao cho việc lưu giữ tư liệu tuần thủ theo các tiêu chuân quoc gia
Bao quan nhục chê
Hiện nay có nhiều hạn chế đối với các nhân viên trông coi nguôn tư liệu, những người mong muốn tăng cường thời hạn sử dụng các tư liệu lưu
trữ Nếu họ xử lý loại giấy nhiễm axít thì có thể khử axít từng tờ một
hoặc đưa toàn bộ tài liệu vào máy khử axít hàng loạt Nhưng việc khứ axít hàng loạt phải được thực hiện có tính toán Nó có thể vẫn rất hiệu quả và làm chậm quá trình hoá tính gây hỏng giấy Tuy nhiên, nên nhớ rằng việc khử axít hàng loạt không phải là một quá trình làm cho giấy được bên, nó không đảm bảo độ đàn hồi và độ chắc cho giấy đã bị giòn
Nó chỉ hữu hiệu khi áp dụng với giấy mới bị nhiễm axít, khi quá trình
Trang 13Một biện pháp khác là in lại các tài liệu hay sách để lưu giữ càng nhiều thông tin mà nó chứa đựng Hâu hết công việc này thường được xử lý băng cách chụp vi phim hoặc bằng cách chụp lại trên giấy kiềm Cũng có một số dự án thử nghiệm việc số hoá Khi tiến hành các phương pháp này cũng cân lưu ý đến một số điều kiện nhất định Việc sao chụp lưu giữ phải tuân thú các yêu cầu kỹ thuật đã được tiêu chuẩn hoá, và bất cứ một cơ sở nào tham gia vào dự án đều phải tuân theo nghiêm ngặt các tiêu chuẩn này Việc chụp phim cũng cân phải được tiến hành phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia hiện hành và phim âm bản lưu giữ cũng phải được cất giữ dưới những điều kiện môi trường có kiểm soát nếu như bản phim đó được coi là một vi phim bảo quản thực thụ Quản lý các dự án chụp phim bảo quản cũng đòi hói kiến thức đáng kể, và cũng nên tham khảo các nhà tư vẫn có kiến thức khi lập hay giám sát một dự án như vậy Cuối cùng thì chỉ trừ các cơ sở thư viện có quy mô lớn có các chuyên gia được đào tạo cao còn lại các cơ sở khác vẫn còn xa lạ với công tác bảo quản số hoá Trong khi còn nhiêu điều phải học hỏi qua các dự án, thì một thư viện bình thường vẫn còn biết quá ít về các chỉ phí lưu trữ, khả năng chuyền đổi dữ liệu và các yếu tố khác để có thể coi đó như một
lựa chọn khả thi
Cuỗi cùng, có nhiều cách xử lý lưu trữ Việc xử lý này bao gém rất nhiều quy trình cần phải có các nhà bảo quản chuyên nghiệp thực hiện Một số các bảo tàng và thư viện tra cứu lớn có các phòng thí nghiệm về bảo
quản và các nhân viên bảo quản chuyên nghiệp tại chỗ Hau hết các cơ
Trang 14hoặc các nhân viên bảo quan hành nghề tư nhân đề xứ lý các công tác bảo quản lưu trữ
Nói chung khi cân nhắc các cách xử lý bảo quản mọi loại, thì nhà quản lý công tác bảo quản trước tiên phải có thông tin đầy đủ về bản chất của việc hư hỏng cần sửa và đặc tính của các tư liệu cần xử lý để biết được có
thể làm những øì với trình độ chuyên môn sẵn có của cơ sở Nói cách
khác, phải nhận ra rằng những người tình nguyện được các chuyên gia bảo quản có kinh nghiệm hướng dẫn có thể sửa chữa các tài liệu lưu hành nhưng không thể cho họ sửa chữa các tài liệu có giá trị lâu dài Hơn nữa, người quản lý công tác bảo quản phải trang bị day đú kiến
thức để có thể chọn lựa cách xứ lý thích hợp, nghĩa là biết được khi nào
cân chụp băng máy photo và khi nào cần chụp phim hay khi nào không can in lai vi anh hướng đên việc mât thong tin