Kếhoạchsángsuốt(wisely)
Các tiêu chuẩn ( hallmerk) quản trị thời gian thành công đang được bổ sung mỗi ngày.
Nhiều người sử dụng một kếhoạch hàng ngày để thúc đẩy mình. Có một kếhoạch
hàng ngày và cam kết ( committing) để thực hiện nó có thể giúp bạn tập trung vào
những việc mang tính ưu tiên của ngày hôm đó một cách cụ thể. Đồng thời, bạn có
nhiều khả năng để có được những điều thực hiện nếu bạn viết ra các kếhoạch của bạn
cho từng ngày.
Tạo sổ tay hiệu suất hàng ngày (Creating Your Productivity Journal)
Về cơ bản, lập kếhoạch ngày không gì dễ hơn là lấy một mảnh giấy và bút và viết ra
những nhiệm vụ và các bước liên quan mà bạn cần phải thực hiện trong ngày để đảm
bảo rằng mục tiêu của bạn sẽ hoàn tất.
Để bắt đầu, hãy lấy một quyển sổ tay xoắn ốc (spyral notebook) và gắn nhãn cho nó
như là sổ tay cá nhân chuyên nghiệp của bạn.(Chúng tôi khuyên bạn nên giữ một sổ
tay riêng biệt cho công việc và cho cuộc sống cá nhân của bạn, để bạn có thể tập trung
vào chúng vào các thời điểm khác nhau, từ đó duy trì sự cân bằng hoạt động tối ưu
của bạn/cuộc sống). Đánh nhãn mỗi trang với ngày tháng và những gì cần làm trong
ngày. Phải thực hiện các ngày cụ thể tiếp theo, mỗi nhiệm vụ ưu tiên theo thứ tự quan
trọng. Nổi bật trong ba việc hàng đầu và tập trung vào những việc đầu tiên. Đánh dấu
tắt những việc bạn vừa hoàn thành. Những việc chưa được hoàn thành nên được
chuyển (carriedover tothe next page) sang trang tiếp theo.
Phát huy tối đa sổ tay hiệu suất hàng ngày của bạn
Chuyên gia phát triển cá nhân (Personal development expert) Brian
Tracy tin rằng khi bạn liệt kê danh sách những hành động của bạn vào
đêm trước, tâm trí tiềm thức của bạn tập trung vào kếhoạch trong khi
bạn ngủ. Nếu lên kếhoạch các đêm trước, bạn cũng sẽ bắt đầu một cách
sáng suốt và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày
hôm sau. Tất nhiên, bạn sẽ muốn xem xét lại danh sách của bạn vào
buổi sáng, nhưng bạn sẽ có một khởi đầu tốt cho ngày làm việc của bạn.
Trong ngày, giữ sổ tay của bạn với bạn để tránh xa đối đầu (sidetracked). Xóa đi
(cross off) các nhiệm vụ hoàn thành sẽ cho tiềm thức (subconscious mind) của bạn
một cảm giác hài lòng to lớn kinh khủng (tremendous amount of satisfaction). Điều
này cũng sẽ giúp duy trì động lực của bạn để hoàn thành các mục còn lại trên danh
sách các hoạt động của bạn.
Nếu bạn tự thấy mình thực hiện nhiệm vụ không đầy đủ hơn vào ngày hôm sau, và
ngày hôm sau đó nữa, thì bạn cần phải hãy tự hỏi tại sao nhiệm vụ được Nếu trên
danh sách của bạn tại thời điểm đầu tiên và những gì nó góp phần có giá trị trong cuộc
sống của bạn. Nếu bạn trì hoãn một nhiệm vụ ba lần, nó sẽ không phù hợp với danh
sách hành động của bạn.
The Glass Jar: Rocks, Pebbles, Sand, and Water The Glass Jar: Rocks, Pebbles,
cát, và nước
Có một câu chuyện về quản lý thời gian: sử dụng một vại thủy tinh, đá, đá nhỏ,sỏi,
cát, và nước để minh họa cách lập kếhoạch hàng ngày của bạn.
Vại thủy tinh tượng trưng cho thời gian bạn có mỗi ngày, và mỗi mục mà ta
đưa vào nó đại diện cho một hoạt động với một ưu tiên tương đối so với kích
thước của nó.
Đá: Ý tưởng chung là đặt vào vại thủy tinh của bạn đầu tiên với các viên đá.
Kế hoạch mỗi ngày của bạn xung quanh các nhiệm vụ quan trọng nhất m
à nó
sẽ đưa bạn về hướng đạt được mục tiêu của bạn. Những viên đá đại diện cho
các dự án ưu tiên cao nhất về giá trị và thời hạn, thường là nhiệm vụ quan
trọng, nhưng không cấp bách hướng bạn về những mục tiêu của bạn.
Sỏi: Tiếp theo, bỏ vào không gian giữa các loại đá bằng những viên sỏi. Những viên
sỏi này đại diện cho các công việc khẩn cấp, và quan trọng, nhưng đóng góp ít hơn
đến mục tiêu quan trọng. Nếu không có quy hoạch hợp lệ, những công việc này
thường là bất ngờ, và không quản lý được (left- unmanaged), có thể nhanh chóng ảnh
hưởng vào kếhoạch làm việc hàng ngày của bạn. Giảm bớt những công việc này sẽ
cho bạn thêm thời gian để làm việc để đạt những mục tiêu của bạn.
Cát: Bây giờ đổ thêm cát vào vại của bạn. Nói cách khác, đây là những
nhiệm vụ có tiên độ khẩn cấp chỉ sau khi nhiệm vụ cấp bách quan trọng,
nhưng không quan trọng. Những hoạt động này thường là các công việc
bảo trì định kỳ hoặc không trực tiếp góp phần vào mục tiêu của bạn.
Nước: Cuối cùng, đổ nước vào vại của bạn. Những việc vặt làm lãng phí
thời gian đáng kể, không quan trọng cũng không khẩn cấp nhưng sẽ đưa
bạn đi từ hoạt động hiện tại hướng trở lại việc làm hiệu quả cao và ti
ến đến
mục tiêu của mình.
Nếu bạn áp dụng phương pháp này để lập kếhoạch ngày của bạn, bạn sẽ thấy như
hiệu quả công việc của bạn có thể đạt được nhiều hơn trong khoảng thời gian ít hơn.
Thay vì hoàn thành công việc trong một cơn sốt để đáp ứng đúng thời hạn, mỗi ngày
của bạn sẽ được tổ chức năng suất hơn và có lợi ích hơn. Bạn cũng sẽ thấy mình dành
nhiều thời gian hơn cho các hoạt động có không ít giá trị gia tăng. Và bởi vì bạn có
một tầm nhìn rõ ràng để thích nghi với các ưu tiên cạnh tranh (competing priorities),
mức độ căng thẳng trong cuộc sống của bạn sẽ giảm, và sẽ cho phép bạn trở nên tập
trung hơn và năng suất hơn.
Việc hắc búa, Trở ngại, ngăn chặn (Chunk, Block, và Tackle)
Các dự án lớn đôi khi có thể bị tràn ngập, áp đảo (overwhelme), nó khó thực hiện
ngay cả khi kếhoạch để bắt đầu cho nó. Kỹ thuật quản lý thời gian sau đây là giải
pháp lý tưởng để giải quyết những dự án này. Đơn giản chỉ cần phá vỡ hoặc làm giảm
bớt sự hắc búa, sự trở ngại về thời gian thực hiện của dự án, và sau đó giải quyết nó
với một sự tập trung trọng điểm (singel-mind focus).
1.1.1 Chunk ( Cắt lát):
Chia nhỏ các dự án lớn thành nhiều nhiệm vụ cụ thể mà mỗi nhiệm vụ có thể được
hoàn thành trong vòng 15 phút.
1.1.2 Block( Khối):
Thay vì lập lịch trình toàn bộ dự án cùng một lúc, ta chia chúng thành từng khối và
đặt ra kếhoạch hoàn thành từng khối cụ thể sớm nhất, như trong ngày càng tốt. Điều
này sẽ cho phép bạn bỏ qua phần lớn sự gián đoạn và chỉ tập trung vào công việc này.
1.1.3 Tackle (Giải quyết):
Bây giờ thì giải quyết những nhiệm vụ cụ thể, chỉ tập trung vào công việc này hơn là
các dự án như một tổng thể. Sau khi hoàn thành, bạn sẽ cảm thấy một cảm giác hài
lòng về tiến triển của dự án.
Ready, Fire, Aim!
Chúng tôi đã nghe mọi người nói rằng, "Ready, Aim, Fire!"
Thông thường trong lập kếhoạch quản lý thời gian, rất tốt khi suy nghĩ "Ready, Fire,
Aim!".
Điều này là do hầu hết mọi người nhắm (aim) mục đích cho mục tiêu này,và
sau đó họ giữ nhằm mục tiêu, nhưng họ không bao giờ có vẻ "cháy" (ý nói
khai hỏa, khởi động). Họ có thể bắt kịp (catch up) với quy hoạch trong khi
họ lơ là (fail) hành động! Đây chỉ là một hình thức trì hoãn (procrastination),
mà chúng ta sẽ đề cập trong phần sau. Tốt hơn là hãy "nạp đạn" (shot) và
xem bạn đã nhắm đến mục tiêu như thế nào.
1.1.4 Ready ! (Sẵn sàng)
Không bỏ qua kếhoạch ( over-plan) một hành động nào của bạn. Bởi trong thời gian
bạn bắt đầu ( fire), mục tiêu (target) có thể đã thay đổi.
1.1.5 Fire ! (Khai hỏa)
Hãy nhớ quy tắc 80/20 và tập trung cho hành động. Thậm chí nếu bạn không bắn
trúng hồng tâm ( bull's eye), bạn sẽ vẫn có thể đạt được mục tiêu.
1.1.6 Aim! (Nhắm)
Thực hiện kếhoạch mới dựa trên thông tin mới. Điều chỉnh ( Readjust) lại hướng
nhắm mục đích của bạn dựa trên những gì bạn đạt được trong mục tiêu.
. Kế hoạch sáng suốt (wisely)
Các tiêu chuẩn ( hallmerk) quản trị thời gian thành công đang được bổ sung mỗi ngày.
Nhiều người sử dụng một kế. thức của bạn tập trung vào kế hoạch trong khi
bạn ngủ. Nếu lên kế hoạch các đêm trước, bạn cũng sẽ bắt đầu một cách
sáng suốt và tập trung vào những