Ky nang quan ly theo qua trinh

đoạn Điểm kiểm soát Thiết bị sử dụng Tần suất Tài liệu hướng dẫn Người thực hiện Hồ sơ Đặc tính/ thông số Mức qui định Đo lường Công nghệ... 2.2.8 Xác định phương pháp thử ng[r]

Kỹ kiểm sốt q trình-MBP Part 1

Mục đích

Khi nghiên cứu tài liệu này, giúp bạn:

 Thiết lập phương pháp kiểm soát theo trình.  Phương pháp setup loại tài liệu quản lý sổ tay,

thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu…

XÂY DỰNG CÔNG NGHỆ SETUP QUÁ TRÌNH

1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MBP

1.1 Khái niệm:

1.1.1Quá trình:

+ Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1), quá trình tập hợp hoạt động có quan hệ lẫn và tương tác để biến đầu vào thành đầu ra.

1.1.2 Phương pháp quản lý MBP Phương pháp quản lý theo trình

(management by process) phương

1.1.3 Yêu cầu quản lý trình trong tổ chức:

 Mỗi trình phải tạo GTGT.  Cách tiếp cận theo trình.

 Quản lý chuỗi cung ứng nội bộ.

 Cách tiếp cận theo hệ thống

1.2 Phân biệt MBP MBO

 Hiện nhà quản lý tiếp cận quản lý theo

hai hướng là:

+ Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO). + Quản lý theo trình – MBP.

 Vẫn chưa có quan điểm thống sử dụng

Bảng so sánh MBO – MBP.

Tiêu chí so sánh MBO MBP

Kết công việc + Đảm bảo theo mục tiêu đề ra.

+ Hiệu quả

+ Làm việc.

+ Kiểm soát công việc chi tiết, chưa đảm bảo mục tiêu.

+ Hiệu năng

+ Làm việc đúng. Người sử dụng Thường quản lý cấp

cao cấp trung Thường quản lý cấp trung cấp thấp Ưu điểm Thuận lợi cho công việc

1.3 Ý nghĩa áp dụng MBP:

1.3.1 Xây dựng tài liệu phục vụ cho DN cách hệ thống, thống

1.3.2Kiểm soát chi tiết việc thực công việc thông qua việc xây dựng lưu đồ quy trình, xác định điểm kiểm

soát…

1.3.3 Quản lý tốt cơng việc khó xác định mục tiêu.

1.3.4 Xác định chi tiết nhu cầu khách hàng, phân tích quy trình hành vi

1.3 Ý nghĩa MBP (tt)

1.3.6 Một nhiệm vụ quan trọng của MBP làm sáng tỏ “giao lộ” thông tin phận hay nhân viên với nhau. 1.3.7 Áp dụng MBP nguyên tắc

quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9001:2000:

1.3 Ý nghĩa MBP (tt)

Có tham gia người – Involvement of people. Cách tiếp cận theo trình – Proces approach.

Cách tiếp cận theo hệ thống - System approach to

management.

Cải tiến liên tục – Continual improment.

Quyết định dựa kiện – Fatual approach to

1.4 Yêu cầu hệ thống tài liệu

 Tạo thành hệ thống tài liệu cho DN chuẩn hoá.  Kiểm soát hệ thống tài liệu hành thơng từ

q trình soạn thảo, phân phối, lưu trữ, chỉnh sửa

 Phê duyệt tài liệu trước ban hành.  Xem xét, cập nhật lại cần thiết.

 Đảm bảo nhận biết thay đổi tài liệu.  Đảm bảo tài liệu có sẵn nơi sử dụng.

 Đảm bảo tài liệu rõ ràng, dễ nhận biết.

1.5 Khó khăn việc áp dụng MBP:

 Hệ thống tài liệu không đủ để kiểm soát (SL) Chủ yếu

do tổ chức chưa có kinh nghiệp việc set up quy trình.

 Nội dung hệ thống tài liệu sơ sài Các tài liệu

không phản ánh đủ hoạt động thực tiễn diễn ra.

 Quá biểu mẫu Biểu mẫu hồ sơ phản ánh

1.5 Khó khăn việc áp dụng (tt):

 Thực tế hoạt động không áp dụng tài liệu

đã quy định.

 Hệ thống tài liệu nhiều Công ty

kiểm soát tài liệu mới, lỗi thời.

 Không tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống

2/ QUÁ TRÌNH SET UP TÀI LIỆU 2.1 Khái niệm phân biệt tài liệu – hồ

sơ:

+ Tài liệu văn ban hành mà thành viên tổ chức phải tuân theo.

2.1 Khái niệm tài liệu hồ sơ (tt):

 Các loại tài liệu bao gồm:

+ Sổ tay. + Thủ tục. + Quy định. + Hướng dẫn. + Biểu mẫu…

 Ví dụ hồ sơ: biên vi phạm.

 Trong phần I, xem xét đến quy trình setup tài

2.2 Các bước thiết lập THỦ TỤC

 Xác định nhu cầu.  Xác định mục đích.  Xác định phạm vi.

 Xác định số bước công việc.  Xác định điểm kiểm soát.  Xác định người thực hiện.

 Xác định tài liệu phải tuân theo hồ sơ.

 Xác định phương pháp kiểm soát bước công việc.  Xác định điểm cần kiểm tra thử nghiệm.

2.2.1 Xác định nhu cầu

 Áp dụng tiêu chuẩn mới.

 Tái cấu trúc.

 Nâng cấp hệ thống.

2.2.2 Xác định mục đích:

 Xác định chất quy trình gì? Thơng thường

là GTGT quy trình.

 Quy trình cần tn thủ mục tiêu/chính sách tổ

chức ntn?

 Ý nghĩa: tồn bước cơng việc, phương pháp

2.2.3 Phạm vi thủ tục:

 Phạm vi thủ tục hiểu tương tự

như phạm vi điều chỉnh văn bản pháp luật.

 Phạm vi điều chỉnh tồn

2.2.3 Phạm vi thủ tục: tt Ví dụ:

I/ Mục đích: ………

II/ Phạm vi:

2.2.4 Xác định số bước công việc trong quy trình:

 Hiện khơng có quy chuẩn cho việc xác

định bước công việc hợp lý.

 Thực tế, quy trình từ – 20

bước, nhiên nên từ 8-15 bước phù hợp.

 Quy trình có q nhiều bước dẫn đến rắc

2.2.4 Xác định số bước cơng việc trong quy trình:(tt)

Để phân tích bước quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:

Input: đầu vào quy trình gồm yếu tố nào? Output: đầu quy trình gồm cấu thành

yếu tố nào? GTGT gì?

2.2.4 Xác định số bước công việc trong quy trình:(tt)

Phương pháp 5W1H:

 What? Là gì?  Why? Tại sao?

 Who? Ai thực hiện…  When? Khi nào?

 Where? Ở đâu?

 How? Làm

thực hiện.

Phương pháp 5M (xác định nguồn lực):

Man: người. Money: Tài chính. Machine: Máy móc. Material: Nguyên vật

liệu.

Method: Phương pháp

2.2.4 Xác định số bước cơng việc trong quy trình:(tt) – case study

 Ví dụ xác định số bước cơng việc

2.2.5 Xác định điểm kiểm soát:

 Việc xác định điểm kiểm sốt

thực chức kiểm tra nhà quản trị.

 Về nguyên tắc có bước cơng việc,

sẽ có nhiêu điểm kiểm sốt, các nguồn lực không đủ, tổ chức thiết lập điểm kiểm soát trọng yếu.

 Các điểm kiểm soát trọng yếu tuân theo

2.2.6 Xác định người thực hiện.

 Mỗi bước công việc, cần phải xác định

bước phận/cá nhân thực hiện.

 Có nhiều quy trình, cần xác định chặt

2.2.7 Xác định bảng kiểm sốt q trình.

 Bảng kiểm sốt trình tài

liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.

 Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát

quá trình tài liệu hệ thống, nhưng nhiều tổ chức coi

2.2.7 Xác định bảng kiểm soát trình (tt)

Stt Cơng

2.2.8 Xác định phương pháp thử nghiệm

 Mục đích thử nghiệm xác định xem

các cơng việc có thực theo tiêu chuẩn đề hay không?

 Pre – test Đây giai đoạn làm thử, sản

xuất thử, điểm quan nhất phương pháp thử nghiệm.

2.2.8 Xác định phương pháp thử nghiệm (tt).

Stt Cơng đoạn Điểm kiểm sốt Thiết bị

sử dụng Tần suất Tài liệu hướng dẫn Người kiểm tra Hồ sơ Đặc tính/

2.2.9 Mơ tả quy trình:

 Là mơ tả cụ thể bước quy trình.

 Cách thức thực bước công việc

ntn?

 Trường hợp việc diễn giải cách thức (how)

2.2.10 Hoàn thiện định nghĩa, biểu mẫu kèm theo.

 Định nghĩa (phần III): giải thích ý

nghĩa thuật ngữ quy trình, diễn giải từ viết tắt.

 Biễu mẫu kèm theo (phần VI): xác

2.3 Cấu trúc thủ tục: Cấu trúc thủ tục gồm:

2.3.1 Header – Footer. 2.3.2 Trang bìa.

2.3.3 Trang theo dõi kiểm soát thay đổi tài liệu. 2.3.4 Phần nội dung tài liệu gồm:

+ Mục đích. + Phạm vi: + Định nghĩa: + Nội dung:

2.3.1 Header – Footer:

 Phần Header:

 Phần Footer:

Logo cty Tên tài liệu Mã số:

2.3.2 Trang bìa

Tên tài liệu

2.3.3 Phần theo dõi chỉnh sửa tài liệu:

Stt Mục chỉnh sửa/Trang

chỉnh sửa

2.3.4 Phần nội dung chính:

 Ghi phần mục đích, phạm vi, định nghĩa

vào tài liệu.

 Xây dựng nội dung cho tài liệu (chủ yếu

vẽ diễn giải lưu đồ) sau:

2.3.4 Phần nội dung (tt): Biểu diễn lưu đồ trình

 Hình thức 1: gồm có 03 cột: trách nhiệm, lưu

đồ, tài liệu/hồ sơ Sau trang lưu đồ đến phấn diễn giải bước quy trình.

 Hình thức 2: Thêm phần mơ tả quy trình nhằm

2.3.4 Phần nội dung (tt): Hình thức #1:

Trách nhiệm thực hiện

Lưu đồ Tài liệu/hồ sơ

2.3.4 Phần nội dung (tt): Hình thức #2:

Trách nhiệm thực hiện

Lưu đồ Tài

liệu/hồ sơ

2.3.4 Phần nội dung (tt): Tài liệu tham khảo

 Ghi rõ tên tài liệu mã tài liệu mà

tham chiếu tới/phải tuân thủ theo trong phần tài liệu tham khảo.

 Các tài liệu tham khảo thường

2.3.4 Phần nội dung (tt): Tài liệu tham khảo (tt)

Ví dụ:

IV/ Nội dung:

………. V/ Tài liệu tham khảo:

 Pháp lệnh hợp đồng kinh tế, 1989.

 Nghị định 17/HDBT hội đồng trưởng 1989

hướng dẫn chi tiết thi hành pháp lệnh kinh tế.

2.3.4 Phần nội dung (tt): Biểu mẫu kèm theo

 Biểu mẫu tài liệu quan

trọng hệ thống quản lý.

 Khi biểu mẫu chưa sử dụng, tài

liệu, sử dụng, hồ sơ.

 Theo ISO 9000:2000 (2.7.2) hồ sơ

2.3.4 Phần nội dung (tt): Biểu mẫu kèm theo (tt) – Ví dụ

V/ Tài liệu tham khảo: …….

VI/ Biểu mẫu kèm theo:

 Phiếu ghi nhận khiếu nại khách hàng

2.4 Thủ tục kiểm soát tài liệu

 Thủ tục kiểm soát tài liệu

trong thủ tục bắt buộc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

 Ngồi ra, mục đích việc xây dựng

2.4.1 Các yêu cầu kiểm soát tài liệu:

 Lãnh đạo cao phải phê duyệt tài liệu

trước ban hành.

 Xem xét, cập nhật tài liệu cần thiết.

 Đảm bảo nhận biết thay đổi tình

2.4.1 Các yêu cầu kiểm soát tài liệu: (tt)

 Đảm bảo tài liệu rõ ràng, dễ nhận biết.  Đảm bảo tài liệu có nguồn gốc bên

được nhận biết việc phân phối chúng được kiểm soát.

 Ngăn ngừa việc sử dụng vơ tình tài liệu

2.4.2 Các biểu mẫu kiểm soát tài liệu:

 Phiếu đề xuất soạn thảo tài liệu mới.  Phiếu đề xuất thay đổi tài liệu.

 Danh mục tài liệu.

2.4.3 hướng dẫn soạn thảo tài liệu.

 Là tài liệu kèm theo thủ tục kiểm soát tài

liệu.

 Hướng dẫn chi tiết trình soạn thảo tài

liệu.

 Nội dung quy định: chữ, fonts, lề,

biểu tượng lưu đồ, mã số, hình thức tài liệu, quy định đóng dấu tài liệu…

I -MANAGEMENT BY PROCESS

Buổi 2:

II - Các tài liệu thuộc hệ thống tài liệu cơng ty. III - Kiểm sốt tài liệu phận.

PHẦN II: HỆ THỐNG TÀI LIỆU CỦA DN

Sổ tay

Thủ tục

Hướng dẫn công việc, Quy định, tiêu chuẩn

Biểu mẫu/hồ sơ

 Cấp 1

 Cấp 2

 Cấp 3

Bảng so sánh hệ thống tài liệu DN và hệ thống pháp luật

Hiện pháp/luật Nghị định

Thông tư/Chỉ thị/Hướng dẫn Mẫu văn bản

Sổ tay Thủ tục

Hướng dẫn công việc, Quy định, tiêu chuẩn

Diễn giải

 Tài liệu cấp cao có hiệu lực cao tài

liệu cấp thấp.

 Diễn giải sổ tay quy trình, quy định,

hướng dẫn.

 Biểu mẫu phải kèm với tài liệu

1 Sổ tay 1.1 Khái niệm:

+ Theo ISO 9000:2000, sổ tay chất lượng tài liệu cung cấp thông tin

quán, cho nội bên ngoài, hệ thống quản lý chất lượng tổ chức.

1.2 Mục đích sổ tay:

 Cung cấp thông tin giới thiệu cho bên liên quan:

khách hàng, cổ đông chiến lược, Ban Giám đốc…

 Giới thiệu triết lý kinh doanh, sứ mạng, mục tiêu, văn

hoá DN…

 Cung cấp thông tin hệ thống quản lý

của DN.

1.3 Phân loại:

1.3.1 Sổ tay chất lượng:

 Đây loại sổ tay hệ thống quản lý ISO

9000 (phiên ISO 9001:2000).

 Về nội dung, toàn nội dung sổ

1.3.1 Sổ tay chất lượng: (tt)

Chương IV: Hệ thống quản lý chất lượng. 4.1 Đáp ứng yêu cầu chung.

4.2 Tài liệu hệ thống.

+ Giới thiệu loại tài liệu hệ thống. + Thủ tục kiểm soát tài liệu.

1.3.1 Sổ tay chất lượng: (tt)

Chương V: Lãnh đạo

5.1 Cam kêt lãnh đạo. 5.2 Hướng vào khách hàng. 5.3 Chính sách chất lượng. 5.4 Hoạch định.

1.3.1 Sổ tay chất lượng: (tt)

Chương VI: quản lý nguồn lực. 6.1 Cung cấp nguồn lực.

6.2 Nguồn nhân lực. 6.3 Cơ sở hạ tầng.

1.3.1 Sổ tay chất lượng: (tt)

Chương VII: Thực sản phẩm dịch vụ. 7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm.

7.2 Các trình liên quan đến khách hàng. 7.3 Thiết kế phát triển.

7.4 Mua hàng.

7.5 Sản xuất cung cấp dịch vụ.

1.3.1 Sổ tay chất lượng: (tt) Chương VIII: Đo lường, phân tích, cải tiến 8.1 Khái quát.

8.2 Theo dõi đo lường.

8.3 Kiểm soát sản phẩm khơng phù hợp. 8.4 Phân tích liệu.

1.3.2 Các loại sổ tay khác:

 Sổ tay chức Ví dụ:

+ sổ tay phận nhân sự. + sổ tay kinh doanh.

+ sổ tay kế toán…

 Sổ tay HACCP, SA 8000, ISO 14000.

 Sổ tay hoạt động (hệ thống nhượng quyền)

1.4 Hiện trạng xây dựng sổ tay các DN nay.

 Mới dừng lại việc phát triển sổ tay theo yêu cầu của tiêu chuẩn mà DN áp dụng Chưa bao quát toàn hoạt động DN.

 Nội dung sổ tay khô cứng, áp dụng cứng nhắc theo nguyên văn tiêu chuẩn tương ứng.

 Theo quan điểm mới, cần xây dựng sổ tay đáp ứng

1.5 Xây dựng sổ tay công ty. 1.5.1 Các thay đổi so với yêu cầu kiểm soát tài liệu:

 Trang bìa, phần Header Footer, trang chỉnh sửa tài

liệu tuân theo Thủ tục kiểm soát hướng dẫn biên soạn tài liệu.

 Phần biểu mẫu (tài liệu diễn giải không ghi vào phần

VI mà ghi trực tiếp phần liên quan).

 Có thể phát triển thêm phần mục đích, phạm vi, tài

1.5.2 Cơ cấu nội dung sổ tay

1.5.2.1 Phần mở đầu (chương I).

 Giới thiệu lịch sử hình thành cơng ty.  Ban lãnh đạo công ty.

 Cơ cấu tổ chức.

1.5.2.2 Chương II: Hệ thống tài liệu:

 Giới thiệu mơ hình tài liệu.  Kiểm soát tài liệu.

1.5.2.3 Chương III: Quản trị

 Cơ cấu tổ chức.

 Uỷ quyền.

 Quản lý thông tin nội bộ.

1.5.2.4 Quản trị nhân sự:

 Tuyển dụng.  Đào tạo.

 Đánh giá công việc  Lương thưởng.

1.5.2.4 Quản trị nhân sự: (tt) Ví dụ:

Chương Quản trị nhân sự …….

3.7 Kỷ luật:

Việc kỷ luật công ty tuân theo quy định pháp luật lao động hành.

1.5.2.5 Các chương khác

 Marketing.  Bán hàng  Dịch vụ.

2 Thủ tục

3 Quy định

3.1 Khái niệm:

 Toàn phần nội dung hình thức tài liệu tuân theo

thủ tục kiểm soát tài liệu.

 Phân biệt khái niệm quy định thông thường khái niệm

quy định hệ thống tài liệu.

+ Theo cách hiểu thông thường, quy định tất nhửng mà thành viên tổ chức phải thực Như

3.2 Các loại quy định DN:

 Thực chế độ kế tốn tài theo quy định

pháp luật.

 Thực quy định lao động.

 Thực sách DN kinh doanh, nhân

sự như:

+ Quy định thưởng doanh số. + Nội quy.

3.3 Chức nhiệm vụ, mô tả công việc

3.3.1 Khái quát:

+ Chức năng, nhiệm vụ mô tả công việc một loại quy định đặc thù tổ chức.

+ Cần phân biệt hai khái niệm chức nhiệm vụ:

3.3.2 Mơ hình CN-NV-MTCV

Chức 1

Quy trình 1 Quy trình 2…

Nhiệm vụ 1.1 Nhiệm vụ 1.2 Nhiệm vụ 1.3

3.3.2 Mơ hình CN-NV-MTCV (tt)

 Bước 1: Xác định chức chính.

 Bước 2: Xây dựng quy trình cho chức

năng.

 Bước 3: Lập list nhiệm vụ Trong phần

3.3.3 Nội dung MTCV:

 Mục tiêu cơng việc:  Nhiệm vụ:

+ Hầu hết tổ chức liệt kê NV nhân viên mà khơng thể NV thực nào.

+ Chúng ta thiết kế phần nhiệm vụ làm nhiều cột như nhiệm vụ, tài liệu, yêu cầu

 Quyền hạn.

4 Tiêu chuẩn:

 Hiện DN tồn hai loại tiêu

chuẩn là:

+ Tiêu chuẩn cơng việc. + Tiêu chuẩn sản phẩm.

 Nội dung hình thức xây dựng tiêu

5 Hướng dẫn công việc:

 HDCV thường chi tiết nội dung sổ tay, thủ tục

hoặc quy định Đối với yêu cầu loại tài liệu này, phát sinh quy tắc: 5W1H HDCV chi tiết chữ How quy tắc này.

 HDCV phân làm hai loại chính: theo loại cơng việc theo

người sử dụng.

 Thông thường HDCV dùng cho loại công việc

tương ứng với người sử dụng thuận lợi việc tiếp cận.

 Nội dung hình thức HDCV tuân theo thủ tục kiểm

6 Hướng dẫn vận hành: 6.1 Đối tượng sử dụng:

6.2 Cơ cấu nội dung tài liệu:

6.2.1 Chuẩn bị: + Nhiên liệu.

+ Hệ thống điện.

6.2.2 Thao tác mở máy. 6.2.3 Thao tác vận hành.

6.2 Cơ cấu nội dung tài liệu:

6.2.4 Tắt máy.

+ Thao tác tắt máy.

+ Thu dọn, xếp lại nơi làm việc.

6.2.5 Các cố thường gặp cách xử lý.

7 Biểu mẫu

 Hầu tồn hoạt động cơng ty thể

hiện qua biểu mẫu.

 Biểu mẫu ghi chép

chứng khách quan việc thực công việc NV.

 Vì tầm quan trọng BM, số công ty

7 Biểu mẫu

 Danh sách biểu mẫu thường phịng HC

quản lý Lý do, liên quan đến việc cấp phát, sử dụng cho phòng ban chức

năng

 BM không đứng độc lập mà

kèm tài liệu quy định diễn giải cho nó, thủ tục, quy định, hướng dẫn…

PHẦN III:

1 Phát sinh tài liệu mới.

 Lập giấy đề nghị soạn thảo tài liệu (theo mẫu thủ

tục kiểm soát tài liệu).

 Soạn thảo tài liệu theo hướng dẫn soạn thảo tài liệu.  Chuyển tài liệu cho phận có ý kiến (nếu tài liệu

liên quan đến phòng ban khác).

2 Thay đổi tài liệu:

 Lập giấy đề nghị thay đổi tài liệu.

 Chuyển phòng ban khác cho ý kiến, tập

hợp.

 Trình GD xem xét phê duyệt.

 Phòng HC chỉnh sửa tài liệu hệ thống

3 Phân phối huấn luyện:

 Bộ phận liên quan nhận

copy tài liệu từ phịng HC Bản copy phải có đóng dấu kiểm sốt.

 Khi nhận tài liệu, trưởng BP có trách

nhiệm giải thích, huấn luyện cho nhân viên về quy trình mới.

 Trưởng phận lập biên huấn luyện,

4 Danh mục tài liệu nội bộ.

 Danh mục tài liệu nội bao gồm tất

cả tài liệu phát sinh nội công ty.

 Mỗi phận phải lập danh mục

4 Danh mục tài liệu nội (tt)

Mã số Phân loại Chủ đề Tên tài liệu

Thời gian ban hành

Bộ phận ban hành

Lần ban hành

5 Tài liệu bên ngoài:

5.1 Khái niệm: Tài liệu bên tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi.

5.2 Phân loại:

 Văn pháp luật.

 Tài liệu kỹ thuật khách hàng.  Sách hướng dẫn chuyên môn.

5.2 Phân loại: (tt)

 Tài liệu bên ngồi cịn phân làm loại có

tính chất bắt buộc tài liệu tham khảo.

 Tài liệu có tính chất bắt buộc ví dụ văn

bản pháp luật, tài liệu kỹ thuật khách hàng để hướng dẫn cho đơn hàng cụ thể Những tài liệu phải kiểm soát tương tự tài liệu nội công ty.

5.3 Kiểm sốt tài liệu bên ngồi.

 Bộ phận phải trì danh mục

tài liệu bên với mẫu tương tự danh mục tài liệu nội bộ.

 Khi phát sinh tài liệu bên ngoài,

phận lập phiếu đề nghị áp dụng tài liệu bên ngồi, trình GD phê duyệt

1 Yêu cầu:

 Xác định chứng trình thực

hệ thống tài liệu.

 Đảm bảo tính rõ ràng, dễ nhận biết, dễ sử

dụng.

2 Ý nghĩa:

 Giảm rủi ro nhân viên nghỉ việc,

nghỉ đột xuất.

 Thuận lợi cho q trình bàn giao cơng

việc.

3 Phân loại hồ sơ:

 Hồ sơ máy/ổ cứng/server.

 Hồ sơ giấy.

 Hồ sơ mạng/email.

4 Danh mục hồ sơ. Stt Tên hồ

sơ Người quản lý Người đọc hồ sơ Vị trí để hồ sơ

Dạng hồ sơ Cách phân loại xếp Ngày phát sinh hồ sơ Ngày cất hồ sơ Thời gian lưu Phương pháp huỷ bỏ Văn

bản Trong ổ cứng

5 Quản lý hồ sơ phận.

 Cơng ty phải có danh mục hồ sơ chung

Danh mục chủ yếu nêu nguyên tắc quản lý loại hồ sơ.

 Danh mục hồ sơ phận

phận tự quản lý.

 Trong loại hồ sơ, việc quản lý