Kỹ năng quản lý theo quá trình

Kỹ năng quản lý theo quá trình

Kỹ năng kiểm soát quá trình-MBPPart 1Dành cho nhà quản lý Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 2Lời giới thiệu Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 3Mục đíchKhi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:Thiết lập được phương pháp kiểm soát theo quá trình.Phương pháp setup các loại tài liệu quản lý như sổ tay, thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu…XÂY DỰNG CÔNG NGHỆ SETUP QUÁ TRÌNHTài liệu gồm 2 phần: Phần 1 về định nghĩa , cách thức thiết lập và kiểm soát quá trình. Phần 2 dành cho các tài liệu khác (hệ thống tài liệu của DN, kiểm soát tài liệu bộ phận, kiểm soát hồ sơ)./. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 41/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MBP1.1 Khái niệm:1.1.1Quá trình:+ Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1), quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau và tương tác để biến đầu vào thành đầu ra.+ Định nghĩa 2: Ngắn gọn hơn, mọi hoạt động hay tập hợp hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào thành đầu ra có thể xem như một quá trình. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 51.1.2 Phương pháp quản lý MBPPhương pháp quản lý theo quá trình (management by process) là phương pháp quản lý dựa trên việc phân loại các hoạt động theo các quá trình. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 61.1.3 Yêu cầu quản lý quá trình trong tổ chức:Mỗi quá trình phải tạo ra GTGT.Cách tiếp cận theo quá trình.Quản lý chuỗi cung ứng nội bộ.Cách tiếp cận theo hệ thống các quá trình Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 71.2 Phân biệt MBP và MBOHiện nay các nhà quản lý đang tiếp cận quản lý theo hai hướng chính là:+ Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO).+ Quản lý theo quá trình – MBP.Vẫn chưa có quan điểm thống nhất về sử dụng phương pháp quản lý nào hiệu quả hơn, nhưng chúng ta có thể tiếp cận hai phương pháp này qua bảng so sánh sau đây. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 8Bảng so sánh MBO – MBP.Thuận lợi cho công việc khó xác định mục tiêu.Thuận lợi cho công việc khó kiểm soát hoặc đo lường.Ưu điểmThường là quản lý cấp trung và cấp thấpThường là quản lý cấp cao và cấp trungNgười sử dụng+ Kiểm soát được công việc chi tiết, nhưng chưa chắc đã đảm bảo mục tiêu.+ Hiệu năng+ Làm việc đúng.+ Đảm bảo theo mục tiêu đề ra.+ Hiệu quả+ Làm đúng việc.Kết quả công việcMBPMBOTiêu chí so sánh Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 91.3 Ý nghĩa của áp dụng MBP:1.3.1 Xây dựng các tài liệu phục vụ cho DN một cách hệ thống, thống nhất. 1.3.2Kiểm soát được chi tiết việc thực hiện công việc thông qua việc xây dựng lưu đồ quy trình, xác định các điểm kiểm soát…1.3.3 Quản lý tốt các công việc khó xác định mục tiêu.1.3.4 Xác định chi tiết nhu cầu của khách hàng, phân tích quy trình hành vi. 1.3.5 Xây dựng, chuẩn hoá dòng lưu thông sản phẩm hay thông tin trong DN. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 101.3 Ý nghĩa của MBP (tt)1.3.6 Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của MBP là làm sáng tỏ những “giao lộ” thông tin giữa các bộ phận hay nhân viên với nhau.1.3.7 Áp dụng MBP là một trong 8 nguyên tắc quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9001:2000:Hướng vào khách hàng – Customer Focus.Sự lãnh đạo – Leadership. [...]... định bảng kiểm soát quá trình  Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình  Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 28 2.2.7 Xác định bảng kiểm soát quá trình (tt) Stt Công đoạn Điểm kiểm soát Đặc tính/... quy trình:  Hiện nay không có quy chuẩn cho việc xác định bao nhiêu bước công việc là hợp lý  Thực tế, một quy trình có thể từ 5 – 20 bước, tuy nhiên nên từ 8-15 bước là phù hợp  Quy trình có quá nhiều bước sẽ dẫn đến rắc rối trong việc kiểm soát, ngược lại thì sẽ dẫn đến không đủ để kiểm soát Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 22 2.2.4 Xác định số bước công việc trong quy trình: (tt)... trình: (tt) Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau: Input: đầu vào của quy trình gồm những yếu tố nào? Output: đầu ra của quy trình gồm cấu thành của các yếu tố nào? GTGT là gì? Tiếp đề theo dùng phương pháp 5W1H và 5M để làm rõ vấn Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 23 2.2.4 Xác định số bước công việc trong quy trình: (tt) Phương pháp 5W1H:       What?... Quang Thuat 18 2.2.2 Xác định mục đích:  Xác định bản chất của quy trình là gì? Thông thường là GTGT của quy trình  Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu/chính sách của tổ chức ntn?  Ý nghĩa: toàn bộ các bước công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất, thời hạn sẽ dựa trên mục đích setup quy trình  VD: Xác định mục đích của quy trình book xe? Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 19... tả quy trình:  Là mô tả cụ thể các bước trong quy trình  Cách thức thực hiện các bước công việc ntn?  Trường hợp việc diễn giải cách thức (how) thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 32 2.2.10 Hoàn thiện định nghĩa, biểu mẫu kèm theo  Định nghĩa (phần III): giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, ... theo (phần VI): xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số??? Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 33 2.3 Cấu trúc của thủ tục: Cấu trúc của thủ tục gồm: 2.3.1 Header – Footer 2.3.2 Trang bìa 2.3.3 Trang theo dõi kiểm soát thay đổi tài liệu 2.3.4 Phần nội dung chính của tài liệu gồm: + Mục đích + Phạm vi: + Định nghĩa: + Nội dung: + Tài liệu tham khảo + Biểu mẫu kèm theo. .. tài liệu quá nhiều Công ty không thể kiểm soát được tài liệu mới, lỗi thời  Không tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống tài liệu sau một thời gian  Bệnh giấy tờ  ngoại lệ? Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 14 2/ QUÁ TRÌNH SET UP TÀI LIỆU 2.1 Khái niệm và phân biệt tài liệu – hồ sơ: + Tài liệu là những văn bản được ban hành mà mọi thành viên trong tổ chức phải tuân theo + Hồ... Docs Part I by Ngo Quang Thuat 24 2.2.4 Xác định số bước công việc trong quy trình: (tt) – case study  Ví dụ xác định số bước công việc của quy trình book xe Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 25 2.2.5 Xác định điểm kiểm soát:  Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị  Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm... tuân theo quy tắc Pareto 80/20 Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 26 2.2.6 Xác định người thực hiện  Mỗi bước công việc, cần phải xác định bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực hiện  Có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn qua: người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 27 2.2.7 Xác định bảng kiểm soát quá trình. .. liệu phải tuân theo và hồ sơ Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm Mô tả/diễn giải các bước công việc Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 17 2.2.1 Xác định nhu cầu     Áp dụng tiêu chuẩn mới Tái cấu trúc Nâng cấp hệ thống Do yêu cầu của các cấp quản lý Management . nay các nhà quản lý đang tiếp cận quản lý theo hai hướng chính là:+ Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO).+ Quản lý theo quá trình – MBP.Vẫn. tổ chức:Mỗi quá trình phải tạo ra GTGT.Cách tiếp cận theo quá trình. Quản lý chuỗi cung ứng nội bộ.Cách tiếp cận theo hệ thống các quá trình Management