Excel là một chương trình linh hoạt có nhiều công dụng, từ việc có chức năng như một cuốn sổ dùng để tính toán, cho đến một hệ thống cơ sở dữ liệu phẳng, một công cụ để giải phương trình, một chương trình tính toán tuyệt vời. Tuy nhiên, với đa số những người sử dụng là những nhà kinh doanh...
Học Excel Thủ Thuật Excel Thiết lập công thức nâng cao (phần 1) Hướng dẫn thiết lập công thức nâng cao (phần 1): Excel chương trình linh hoạt có nhiều cơng dụng, từ việc có chức sổ dùng để tính tốn, hệ thống sở liệu phẳng, cơng cụ để giải phương trình, chương trình tính toán tuyệt vời Tuy nhiên, với đa số người sử dụng nhà kinh doanh, sở trường Excel xây dựng mơ hình cho phép định lượng khía cạnh cụ thể cơng việc kinh doanh Khung sườn mơ hình kinh doanh tạo từ cụm liệu nhập vào chép vào bảng tính Nhưng nhân tố định mơ hình động lực đằng sau tập hợp cơng thức để tổng kết số liệu, trả lời cho câu hỏi đưa dự đốn Ở chương, “Thiết lập cơng thức đơn giản phần phần 2“, bạn thấy với dấu khiêm tốn với tập hợp toán tử toán hạng, bạn tạo nên cơng thức mạnh mẽ, hữu dụng Nhưng Excel cịn có nhiều thủ thuật khác kỹ thuật cho phép tạo cơng thức mạnh mẽ hơn, đưa mơ hình kinh doanh bạn lên tầm cao Những nội dung chương này: Làm việc với mảng Sử dụng lặp lại tham chiếu tuần hoàn Hợp liệu nhiều trang bảng tính Áp dụng quy tắc hiệu lực hóa liệu (data-validation) vào Sử dụng điều khiển hộp thoại bảng tính 4.1 Làm việc với mảng Khi bạn làm việc với dãy ô, dường bạn làm việc với thứ Trong thực tế, Excel xem dãy “đơn vị số” riêng biệt Điều trái với chủ đề phần này: mảng (array) Mảng nhóm giá trị mà Excel xem đơn vị Ví dụ, dãy cấu hình dạng mảng, Excel khơng cịn xử lý cách riêng lẻ Thay vào đó, làm việc với tất ô lúc, nghĩa cho phép bạn làm điều áp dụng công thức vào ô dãy với thao tác Bạn tạo mảng cách chạy hàm mà kết trả mảng (ví dụ hàm LOGEST() cách nhập công thức mảng (array formula), công thức đơn sử dụng mảng làm đối số nhập kết nhiều 4.1.1 Sử dụng cơng thức mảng Sau ví dụ đơn giản minh họa công thức mảng làm việc Trong bảng tính Expenses hình 4.1, tính tổng 2008 BUDGET tính tốn cách sử dụng công thức riêng biệt ô, sau đây: January 2008 BUDGET: =C11*$C$3 February 2008 BUDGET: =D11*$C$3 March 2008 BUDGET: =E11*$C$3 Bạn thay công thức công thức mảng đơn giản, theo bước sau đây: Chọn dãy ô mà bạn muốn dùng công thức mảng Ví dụ bảng tính 2008 BUDGET, bạn chọn dãy C13:E13 Gõ công thức, nơi mà bạn thường nhập tham chiếu đến ô, nhập vào tham chiếu đến dãy bao gồm mà bạn muốn dùng để tính tốn Đừng (tơi nhắc lại, đừng) nhấn Enter sau nhập xong công thức Trong ví dụ này, bạn nhập cơng thức sau: = C11:E11*$C$3 Để nhập công thức dạng công thức mảng, nhấn Ctrl+Shift+Enter Các ô 2008 BUDGET (C13, D13 E13) có chung cơng thức: {=C11:E11*$C$3} Figure 4.1 (hình 4.1) Nói cách khác, bạn nhập cơng thức vào khác với thao tác Điều giúp bạn tiết kiệm lượng thời gian đáng kể so với việc nhập công thức vào nhiều ô khác Chú ý công thức đặt cặp dấu ngoặc {} Điều cho ta biết cơng thức mảng (Khi bạn nhập công thức mảng, bạn không tự tay nhập cặp dấu này, mà Excel tự thêm vào, sau bạn nhấn Ctrl+Shift+Enter (Nói thêm, bạn nhấn F2 để sửa công thức, bạn thấy cặp dấu {} tự động biến mất; nhớ rằng, sau sửa công thức, bạn phải nhấn Ctrl+Shift+Enter khơng phải nhấn Enter bình thường.) NOTE: Như nói trên, Excel xem mảng đơn vị, nên bạn khơng thể di chuyển hay xóa thành phần mảng Nếu bạn cần phải làm việc với mảng, bạn phải chọn toàn mảng Nếu bạn muốn thay đổi kích thước mảng, bạn chọn nó, kích hoạt cơng thức (formula bar), nhấn Ctrl+Enter để chuyển công thức trở thành cơng thức bình thường Bây bạn chọn lại dãy nhỏ (hoặc lớn hơn) nhập lại công thức mảng Ghi thêm: Bạn chọn nhanh mảng cách kích hoạt mảng nhấn Ctrl+/ (dấu gạch chéo) ■ Tìm hiểu cơng thức mảng Để hiểu Excel xử lý mảng nào, bạn cần ghi nhớ Excel luôn thiết lập tương ứng ô mảng ô dãy mà bạn nhập vào cơng thức mảng Trong ví dụ 2008 BUDGET, mảng bao gồm ô C13, D13 E13; dãy sử dụng công thức bao gồm ô C11, D11, E11 Excel thiết lập tương ứng ô mảng C13 với ô nhập liệu C11, ô D13 với ô D11, ô E13 với E11 Ví dụ, để tính giá trị ô C13 (January 2008 BUDGET), Excel việc lấy giá trị nhập liệu từ ô C11 thay giá trị cơng thức Hình 4.2 minh họa biểu đồ tiến trình Figure 4.2 (hình 4.2) Các cơng thức mảng làm cho bạn bối rối, bạn nhớ điểm tương ứng tơi vừa nói này, bạn khơng gặp khó khăn hiểu điều xảy ■ Các công thức mảng thao tác nhiều dãy Trong ví dụ trước, cơng thức mảng thao tác dãy đơn, công thức mảng thao tác nhiều dãy Ví dụ, xem bảng tính Invoice Template minh họa hình 4.3 Các tổng cột Extension (từ ô F12 đến ô F16) tạo chuỗi công thức lấy giá hàng nhân với số lượng đặt hàng: F12 = B12*E12 F13 = B13*E13 F14 = B14*E14 F15 = B15*E15 F16 = B16*E16 Figure 4.3 (Hình 4.3) Bạn thay tất cơng thức cách nhập công thức mảng sau vào dãy F12:F16: = B12:B16*E12:E16 Một lần nữa, bạn tạo công thức mảng cách thay tham chiếu ô dãy tương ứng (và cách nhấn Ctrl+Shift+Enter sau nhập xong công thức) NOTE: Bạn không cần phải nhập cơng thức mảng vào nhiều Ví dụ, bạn khơng muốn tính tổng cột Extension bảng tính Invoice Template, mà bạn cần tính giá trị Subtotal, bạn nhập công thức sau vào ô F17: = SUM(B12:B16*E12:E16) 4.1.2 Sử dụng mảng Trong cơng thức mảng mà tơi trình bày từ đầu topic đến giờ, đối số mảng dãy Bạn sử dụng giá trị số để làm đối số mảng Thủ tục cho phép bạn nhập thẳng giá trị vào công thức mà không làm xáo trộn bảng tính Để nhập mảng vào công thức, bạn nhập giá trị công thức ý đến quy tắc sau đây: Đặt giá trị cặp dấu ngoặc {} Nếu bạn muốn Excel xem giá trị nằm hàng, bạn tách biệt giá trị dấu chấm phẩy (;) Nếu bạn muốn Excel xem giá trị nằm cột, bạn tách biệt giá trị dấu phẩy (,) Ví dụ, mảng sau tương đương với việc nhập giá trị riên lẻ cột bảng tính: {1;2;3;4} Tương tự, mảng sau tương đương với việc nhập giá trị riêng lẻ dãy bảng tính gồm có cột hàng: {1,2,3;4,5,6} Hình 4.4 minh họa hai ví dụ công thức mảng khác công thức bên trái (trong dãy E4:E7) tính khoản vay phải toán với lãi suất khác dãy C5:C8 Cịn cơng thức bên phải (trong dãy F4:F7) tính tốn tương tự, giá trị lãi suất nhập trực tiếp dạng mảng cơng thức Figure 4.4 (Hình 4.4) Hàm PMT() 4.1.3 Những hàm sử dụng mảng trả kết mảng Có nhiều hàm bảng tính Excel địi hỏi đối số phải mảng trả kết mảng (hay hai) Bảng 4.1 liệt kê danh sách số hàm giải thích hàm sử dụng mảng Bảng 4.1 – Một số hàm sử dụng mảng Excel Khi bạn sử dụng hàm trả kết mảng, bạn nhớ chọn dãy đủ lớn để chứa mảng kết tạo ra, sau nhập hàm dạng cơng thức mảng 4.2 Sử dụng lặp lại tham chiếu tuần hoàn Một vấn đề kinh doanh thường gặp tính tốn đóng góp kế hoạch chia sẻ lợi nhuận dạng phần trăm lợi nhuận ròng năm cơng ty Đây khơng phải tốn nhân đơn giản, lợi nhuận rịng định phần số chia sẻ lợi nhuận Ví dụ, cơng ty có thu nhập $1,000,000 chi phí hết $900,000, để lại tổng lợi nhuận $100,000 Cơng ty dành riêng 10% lợi nhuận rịng cho việc chia sẻ lợi nhuận Lợi nhuận rịng tính tốn cơng thức sau: (Lợi nhuận rịng = Tổng lợi nhuận – Khoản đóng góp chia sẻ lợi nhuận) Đây gọi cơng thức tham chiếu tuần hồn có số hạng vế trái vế phải dấu lệ thuộc vào Cụ thể, Profit Sharing Contribution (khoản đóng góp chia sẻ lợi nhuận) tính cơng thức sau đây: (Khoản đóng góp chia sẻ lợi nhuận = (Lợi nhuận rịng)*0.1) Một cách để giải loại công thức vầy đoán câu trả lời xem bạn đạt gần đến Ví dụ, viêc chia sẻ lợi nhuận 10% lợi nhuận rịng, điều đốn trước tiên 10% tổng lợi nhuận, tức $10,000 Nếu bạn đưa số vào cơng thức, bạn có lợi nhuận rịng $90,000 Tuy nhiên, điều sai, 10% $90,000 $9,000 Do đó, việc đốn số tiền dùng để chia sẻ lợi nhuận ròng lệch $1,000 Vậy, bạn thử lại Lần này, dùng $9,000 làm số chia sẻ lợi nhuận ròng Đem giá trị vào cơng thức, bạn có lợi nhuận rịng $91,000 Con số đưa đến số chia sẻ lợi nhuận rịng $9,100 — lệch có $100 so với số đoán Nếu bạn tiếp tục tiến trình đốn mị này, ước đốn số chia sẻ lợi nhuận ròng ngày gần với giá trị tính tốn (tiến trình gọi hội tụ) Khi tiên đoán đủ gần (ví dụ, lệch vịng đơ-la) bạn ngừng lại tìm lời giải Tiến trình gọi lặp lại Nhưng mà, bạn (hoặc công ty bạn) lại bỏ số tiền cực khổ kiếm để mua máy tính, lại làm cơng việc tay? Excel giúp bạn làm cho phép tự động lập lập lại cách dễ dàng, bạn thấy sau đây: Thiết lập bảng tính bạn nhập cơng thức tham chiếu tuần hồn vào Hình 4.5 minh họa bảng tính cho ví dụ mà tơi vừa trình bày Nếu Excel mở hộp thoại báo khơng thể phân tích tham chiếu tuần hồn, bạn nhấn OK (có thể phải đóng cửa sổ Help mở đó) sau chọn Formulas, Remove Arrows (trong nhómFormula Auditing) Figure 4.5 (hình 4.5) Chọn Office, Excel Options để mở hộp thoại Excel Options Chọn Formulas Kích hoạt tùy chọn Enable Iterative Calculation Sử dụng hộp spin Maximum Iterations để xác định số lần lặp lại mà bạn cần Trong hầu hết trường hợp, số mặc định 100 đủ 6 Nhập số vào khung Maximum Change Excel biết bạn muốn kết xác đến cỡ Con số nhỏ lặp lặp lại lâu, phép tính xác Cũng trên, số mặc định 0.001 lựa chọn hợp lý hầu hết tình Nhấn OK, Excel bắt đầu lặp lại dừng lại tìm thấy lời giải (xem hình 4.6) Figure 4.6 (hình 4.6) TIP: Nếu bạn muốn xem Excel thực tiến trình nào, bạn kích hoạt tùy chọnManual khung Calculation options (khi bạn làm xong bước trước nhấn OK), nhập số khung Maximum Iterations Khi bạn quay bảng tính, bạn nhấn F9, Excel thực bước lặp lại 4.3 Tổng hợp liệu nhiều bảng tính Nhiều doanh nghiệp tạo bảng tính cho cơng việc cụ thể sau phân phối chúng cho phận khác Phổ biến việc lập ngân sách Bộ phận kế tốn tạo khn mẫu ngân sách chung, phận công ty phải điền vào đó, xong gửi lại Những loại bảng tính tương tự mà bạn thường thấy bảng tính việc kiểm kê, dự đoán doanh số, khảo sát liệu, kết thử nghiệm, v.v… Tạo bảng tính vậy, phân phối chúng, điền vào chúng việc đơn giản Phần khó bảng tính trả phận ban đầu, tất liệu tổng hợp thành báo cáo, trình bày tổng số tồn cơng ty Tác vụ gọi tổng hợp liệu thường chuyện dễ dàng, bảng tính lớn Tuy nhiên, bạn thấy sau đây, Excel có số tính mạnh mẽ nhằm giúp bạn thực cơng việc khó khăn Excel tổng hợp liệu cách sử dụng phương pháp sau đây: · Tổng hợp theo vị trí — Với phương pháp này, Excel tổng hợp liệu từ nhiều bảng tính cách sử dụng tọa độ dãy giống bảng tính Bạn sử dụng phương pháp bảng tính mà bạn tổng hợp có một cách trình bày · Tổng hợp theo hạng mục — Phươn g pháp yêu cầu Excel tổng hợp liệu cách tìm theo tiêu đề hàng cột bảng tính Ví dụ, có bảng tính liệt kê doanh số Gizmo tháng hàng 1, bảng tính khác liệt kê doanh số Gizmo tháng hàng 5, bạn tổng hợp liệu miễn hai bảng tính có tiêu đề “Gizmo” đầu hàng Trong hai trường hợp, bạn xác định hay nhiều dãy nguồn (dãy chứa liệu mà bạn muốn tổng hợp) dãy đích (dãy mà bạn tổng hợp liệu vào đó) Các trình bày chi tiết hai phương pháp tổng hợp 4.3.1 Tổng hợp theo vị trí Nếu bảng tính mà bạn dùng để tổng hợp có khn mẫu, việc tổng hợp theo vị trí lựa chọn dễ thực Ví dụ, kiểm tra bảng tính — Division I Budget, Division II Budget, Division III Budget — minh họa hình 4.7 Như bạn thấy, bảng tính sử dụng tiêu đề cột tiêu đề hàng giống nhau, chúng hồn tồn thích hợp để tổng hợp theo vị trí Figure 4.7 (Hình 4.7) Hãy bắt đầu cách tạo bảng tính có khn mẫu bảng tính mà bạng tổng hợp Hình 4.8 minh họa bảng tính có tên Consolidation mà bạn dùng để tổng hợp bảng tính ngân sách nói Figure 4.8 (Hình 4.8) Như ví dụ, bạn xem bắt đầu tổng hợp liệu doanh số (sales) bảng tính ngân sách minh họa hình 4.7 Bạn bắt đầu làm việc với dãy nguồn: ‘[Division I Budget]Details’ !B4:M6 ‘[Division II Budget]Details’ !B4:M6 ‘[Division III Budget]Details’ !B4:M6 Bạn kích hoạt bảng tính tổng hợp (Consolidate.xlsx) làm theo bước sau để tổng hợp theo vị trí: Chọn bên trái dãy đích Trong trang tính Consolidate By Position, bạn chọn ô B4 Chọn Data, Consolidate Excel mở hộp thoại Consolidate Trong danh sách xổ xuống Function, bạn chọn phép tính dùng cho việc tổng hợp Thường bạn dùng hàm Sum (tính tổng), Excel có 10 phép tính khác cho bạn chọn, bao gồm Count (đếm), Average (trung bình), Max (lớn nhất), Min (nhỏ nhất) Trong khung Reference, bạn nhập tham chiếu cho dãy nguồn Sử dụng phương pháp sau đây: o Nhập tay tọa độ dãy Nếu dãy nguồn bảng tính khác, bạn phải nhập tên bảng tính cặp dấu ngoặc vng Nếu bảng tính nằm ổ đĩa khác thư mục khác, phải bao gồm đường dẫn đầy đủ cho bảng tính o Nếu trang tính (nguồn) mở, bạn kích hoạt (bằng cách nhấn vào nhấn vào tabView, chọn menu Switch Windows), dùng chuột để chọn dãy nguồn o Nếu bảng tính (nguồn) chưa mở sẵn, chọn Browse, chọn file hộp thoại Browse, nhấnOK Excel tự động thêm đường dẫn đầy đủ vào khung Reference Bạn điền thêm tên trang tính (sheet) tọa độ dãy nguồn Nhấn Add, Excel thêm dãy nguồn vào khung All References (xem hình 4.9) Figure 4.9 (Hình 4.9) Lập lại bước bước cho tất dãy nguồn Nếu bạn muốn số liệu tổng hợp tự cập nhật bạn thay đổi liệu gốc, bạn để nguyên tùy chọn Create Links to Source Data trạng thái kích hoạt Nhấn OK Excel thu thập liệu, tổng hợp chúng, thêm chúng vào dãy đích (xem hình 4.10) Figure 4.10 (Hình 4.10) Nếu bạn chọn không tạo liên kết với liệu nguồn bước 7, Excel điền vào dãy đích liệu tổng hợp Nhưng bạn chọn tạo liên kết với liệu nguồn, Excel làm điều sau đây: Thêm công thức liên kết với dãy đích vào dãy nguồn mà bạn chọn Tổng hợp liệu cách thêm hàm SUM() (hoặc phép tính mà bạn chọn danh sách Function) để tính tổng kết cơng thức liên kết Bao quanh bảng tính tổng hợp vào ẩn công thức liên kết, bạn thấy hình 4.10 Nếu bạn hiển thị liệu cấp độ (Level 1), bạn thấy cơng thức liên kết Ví dụ, hình 4.11 minh họa chi tiết doanh số tổng hợp cho Books January (ô B7) Chi tiết ô B4, B5, B6 chứa công thức liên kết đến tương ứng bảng tính ngân sách (ví dụ, =’D:\GPE\[Division I Budget.xlsx]Details’!$B$4) Figure 4.11 (hình 4.11) 4.3.2 Tổng hợp theo hạng mục Nếu bảng tính mà bạn dùng để tổng hợp khơng có khuôn mẫu, bạn cần sử dụng phương pháp tổng hợp theo hạng mục Trong trường hợp này, Excel kiểm tra dãy nguồn tổng hợp liệu cột hàng có chung tiêu đề Ví dụ, hình 4.12, bạn xem kỹ hàng nhóm Sales bảng tính Figure 4.12 (Hình 4.12) ...Học Excel Thủ Thuật Excel Thiết lập công thức nâng cao (phần 1) Hướng dẫn thiết lập công thức nâng cao (phần 1): Excel chương trình linh hoạt có nhiều cơng... nhập xong công thức Trong ví dụ này, bạn nhập cơng thức sau: = C11:E11*$C$3 Để nhập công thức dạng công thức mảng, nhấn Ctrl+Shift+Enter Các ô 2008 BUDGET (C13, D13 E13) có chung cơng thức: {=C11:E11*$C$3}... BUDGET tính tốn cách sử dụng công thức riêng biệt ô, sau đây: January 2008 BUDGET: =C11*$C$3 February 2008 BUDGET: =D11*$C$3 March 2008 BUDGET: =E11*$C$3 Bạn thay công thức công thức mảng đơn giản,