Thủ thuật excel thiết lập các công thức nâng cao (phần 2)

Học Excel Thủ Thuật Excel Thiết lập công thức nâng cao (phần 2) Hướng dẫn thiết lập công thức nâng cao (phần 2) : 4.4 Áp dụng quy tắc Data-Validation cho ô Có điều không may làm việc với bảng tính công thức bạn hoạt động theo liệu mà chúng nhận Đó hiệu ứng GIGO, nhà lập trình thường nói,garbage in, garbage out (nếu ta nạp liệu vào máy sai ta thu kết sai) Đối với lỗi liệu (ví dụ nhập sai ngày tháng, nhập sai số), bạn làm khác việc tự cổ vũ người sử dụng bảng tính bạn phải nhập liệu cách cẩn thận! Nhưng chút may mắn bạn có số khả kiểm soát để ngăn chận việc nhập liệu không Không có nghĩa liệu rơi vào hai loại sau: · Dữ liệu có kiểu nhập không — ví dụ, nhập chuỗi dạng văn vào ô đòi hỏi phải nhập vào số · Dữ liệu nằm giới hạn cho phép — ví dụ, nhập 200 vào ô mà ô cho phép nhập khoảng từ đến 100 Bạn có ngăn chận loại liệu nhập không phạm vi định cách thêm thích nhằm cung cấp chi tiết phép nhập vào ô cụ thể Tuy nhiên điều đòi hỏi người khác phải vừa đọc vừa làm theo thích bạn Một cách khác sử dụng số kiểu định dạng số để “định dạng” ô với thông báo lỗi xuất liệu nhập vào không Điều hữu dụng, có tác dụng với số lỗi nhập liệu định Giải pháp tốt để ngăn ngừa lỗi nhập liệu sử dụng tính datavalidation Excel Với data-validation, bạn tạo quy tắc nhằm xác định xác loại liệu nhập giới hạn cho loại liệu Bạn đưa thông báo xuất có ô chọn, hay nhập liệu không (với quy tắc bạn đưa ra) Để thiết lập quy tắc data-validation, bạn theo bước sau: Chọn dãy ô mà bạn muốn áp dụng quy tắc data-validation Chọn Data, Data Validation Excel mở hộp thoại Data Validation minh họa hình 4.14 Figure 4.14 (Hình 4.14) Trong tab Settings, sử dụng quy tắc danh sách Allow: o Chấp nhận loại giá trị nhập vào dãy (Điều có nghĩa gỡ bỏ quy tắc thiết lập trước Khi bạn gỡ bỏ quy tắc có, bạn nhớ xóa thông báo lỗi, bạn tạo cách làm bước đây.) o Chỉ cho phép nhập số nguyên vào dãy Sử dụng thêm danh sách Data để chọn loại toán tử so sánh (nằm khoảng, bằng, tối thiểu, v.v…), nhập tiêu chuẩn cụ thể (Ví dụ, bạn chọn Between (nằm khoảng), bạn phải nhập giá trị Minimum giá trị Maximum) o Chỉ cho phép nhập giá trị số (số thập phân số nguyên) Sử dụng thêm danh sách Datađể chọn loại toán tử so sánh, nhập tiêu chuẩn cụ thể o Chỉ cho phép nhập giá trị xác định danh sách kèm theo Dùng hộp Source để xác định dãy sheet tên dãy sheet có chứa danh sách giá trị phép nhập (Đặt dấu trước dãy tên dãy) Hoặc, bạn nhập trực tiếp giá trị vào hộp Source (cách dấu phẩy) Nếu bạn muốn người dùng chọn giá trị từ danh sách xổ xuống (drop-down list), bạn kích hoạt tùy chọn In-Cell Drop-Down o Chỉ cho phép nhập giá trị ngày tháng (Nếu người sử dụng nhập vào giá trị thời gian, giá trị không hợp lệ) Sử dụng thêm danh sách Data để chọn loại toán tử so sánh, nhập tiêu chuẩn ngày tháng cụ thể (chẳng hạn ngày bắt đầu ngày kết thúc) o Chỉ cho phép nhập giá trị thời gian (Nếu người sử dụng nhập vào giá trị ngày tháng, giá trị không hợp lệ) Sử dụng thêm danh sách Data để chọn loại toán tử so sánh, nhập tiêu chuẩn thời gian cụ thể (chẳng hạn thời gian bắt đầu thời gian kết thúc) o Chỉ cho phép nhập chuỗi text với chiều dài định Sử dụng thêm danh sách Datađể chọn loại toán tử so sánh, nhập tiêu chuẩn độ dài chuỗi cụ thể (chẳng hạn độ dài tối thiểu tối đa chuỗi text) o Dùng tùy chọn để nhập công thức xác định điều kiện Bạn nhập trực tiếp công thức vào hộp Formula (phải chắn có dấu trước công thức), nhập tham chiếu dẫn tới ô chứa công thức Ví dụ, bạn giới hạn ô A2 bạn muốn chắn giá trị nhập vào khác giá trị ô A1, bạn gõ công thức: = A2A1 Để bao gồm giá trị rỗng, ô ô phần thiết lập validation, bạn kích hoạt tùy chọn Ignore Blank Nếu bạn không kích hoạt tùy chọn này, Excel xem ô rỗng có giá trị zero áp dụng quy tắc validation phù hợp với chúng Nếu dãy có quy tắc validation áp dụng cho ô khác, bạn áp dụng quy tắc vào ô khác cách kích hoạt tùy chọn Apply These Changes to All Other Cells with the Same Settings Chọn tab Input Message Nếu bạn muốn có thông báo xuất người dùng chọn ô giới hạn hay ô dãy giới hạn, bạn kích hoạt tùy chọn Show Input Message When Cell Is Selected Xác định nội dung thông báo khung Title and Input Message Ví dụ, bạn cung cấp cho người dùng biết thông tin loại khoảng giá trị phép nhập vào Chọn tab Error Alert Nếu bạn muốn có hộp thoại xuất người dùng nhập liệu không hợp lệ, kích hoạt tùy chọn Show Error Alert After Invalid Data Is Entered Trong danh sách Style, chọn kiểu báo lỗi mà bạn muốn xuất hiện: Stop, Warning, Information Xác định nội dung thông báo khung Title and Input Message Chú ý: Chỉ có loại Stop ngăn cản người dùng cố tình bỏ qua lỗi nhập liệu không hợp lệ giá 10 Nhấn OK để áp dụng quy tắc Data-validation 4.5 Sử dụng nút điều khiển bảng tính Trong phần trước, bạn thấy việc chọn List loại quy tắc Validation cung cấp cho bạn cho người sử dụng chọn giá trị hợp lệ danh sách xổ xuống Nếu bạn không chắn giá trị hợp lệ, để nhập vào, mà phương pháp nhập liệu tốt Một tính hay Excel cho phép bạn mở rộng ý tưởng này, đặt không danh sách mà có thêm công cụ điều khiển (dialog box control) khác chẳng hạn spinner (cái nút nhỏ làm tăng giảm giá trị lên xuống nấc một) check box (cái nút vuông để đánh dấu lựa chọn) trực tiếp bảng tính Sau đó, bạn liên kết giá trị trả từ nút điều khiển đến ô, để tạo phương pháp nhập liệu tốt 4.5.1 Sử dụng Form Controls Trước bạn làm việc với công cụ điều khiển, bạn cần hiển thị tab Develope Ribbon (tab này, theo mặc định cài Excel 2007 vào máy, không hiển thị ra): Chọn Office, Excel Options để mở hộp thoại Excel Options Chọn Popular Nhấn chuột để kích hoạt tùy chọn Show Developer Tab in the Ribbon Nhấn OK Bạn thêm vào bảng tính công cụ điều khiển cách chọn tab Develope, Insert, chọn công cụ từ bảng Form Controls minh họa hình 4.15 Chỉ có số công cụ có sẵn cho công việc với bảng tính Tôi nói chi tiết công cụ điều khiển khác phần sau Figure 4.15 (hình 4.15) 4.5.2 Thêm công cụ điều khiển vào bảng tính Bạn thêm công cụ điều khiển vào bảng tính theo bước tương tự cách mà bạn thường sử dụng để tạo đối tượng đồ họa Đây thủ tục bản: Chọn Developer, Insert nhấp vào công cụ mà bạn muốn tạo Khi trỏ chuột có dạng dấu chữ thập Di chuyển trỏ bảng tính đến điểm mà bạn muốn xuất công cụ điều khiển Nhấn rê chuột để tạo công cụ điều khiển Theo mặc định, Excel gán thích vào Group Boxes (hộp nhóm), Check Boxes (hộp kiểm), Option Buttons (nút tùy chọn) Để sửa lại nội dung thích này, bạn có hai cách để bắt đầu: · Nhấp phải chuột vào công cụ điều khiển chọn Edit Text · Nhấn giữ phím Ctrl nhấp chuột vào công cụ điều khiển để chọn Rồi nhấn thêm vào bên công cụ điều khiển Sửa lại nội dung (chú thích) cho phù hợp Khi xong, nhấp chuột bên công cụ điều khiển 4.5.3 Liên kết công cụ điều khiển với giá trị ô Để sử dụng công cụ điều khiển cho việc nhập liệu, bạn cần phải kết hợp công cụ điều khiển với ô bảng tính Thủ tục sau hướng dẫn cho bạn cách thực điều này: Chọn công cụ điều khiển mà bạn muốn làm việc với (Nhắc lại, để chọn công cụ điều khiển, bạn nhớ nhấn giữ phím Ctrl trước bạn nhấp chuột vào nó) Nhấp phải chuột vào công cụ chọn Format Control (hay nhấn Ctrl+1) để hiển thị hộp thoại Format Control Chọn tab Control nhập tham chiếu ô vào khung Cell Link Bạn nhập tham chiếu tay chọn trực tiếp bảng tính Nhấn OK để quay bảng tính TIP: Một cách khác để tạo liên kết cho công cụ điều khiển tới ô chọn công cụ nhập công thức formula với dạng = cell Ở đây, cell tham chiếu đến ô mà bạn muốn liên kết với công cụ Ví dụ, để liên kết công cụ điều khiển với ô A1, bạn nhập công thức = A1 4.5.4 Tìm hiểu công cụ điều khiển bảng tính Để tận dụng tối đa khả công cụ điều khiển bảng tính, bạn cần biết điểm riêng biệt cách hoạt động công cụ cách bạn sử dụng công cụ cho việc nhập liệu Các mục trình bày chi tiết công cụ điều khiển ■ Group Boxes Bản thân Group Box (hộp nhóm) không làm nhiều Thay vào đó, bạn sử dụng chúng để tạo nhóm có hai nhiều nút tùy chọn (option button) Sau người dùng chọn tùy chọn nhóm Để tạo Group Box, bạn theo bước sau đây: Chọn Developer, Insert, Group Box danh sách Form Controls Nhấn rê chuột để vẽ Group Box bảng tính Chọn Developer, Insert, Option Button danh sách Form Controls Nhấn rê chuột bên Group Box để tạo Option Button Lập lại bước để tạo thêm Option Button khác Luôn nhớ rằng, điều quan trọng tạo Group Box trước, vẽ Option Button bạn bên Group Box NOTE: Nếu bạn có (và một) Option Button nằm nhóm, bạn bao gồm vào Group Box (Nếu bạn có nhiều Option Button nằm Group Box, làm được) Để làm điều này, bạn nhấn giữ phím Ctrl nhấn vào Option Button để chọn Rồi thả phím Ctrl ra, nhấn rê mép Option Button vào bên Group Box ■ Option Button Option button (các nút tùy chọn) công cụ điều khiển thường xuất với nhóm gồm nhiều cái, người sử dụng kích hoạt nhóm (nghĩa phép chọn tùy chọn nhiều tùy chọn) Như nói phần trước, nút tùy chọn làm việc với Group Box người dùng kích hoạt tùy chọn Group Box mà Theo mặc định, Excel vẽ nút tùy chọn trạng thái không chọn (unchecked) Do đó, bạn nên xác định trước nút số nút tùy chọn nút chọn sẵn (checked): Nhấn giữ phím Ctrl nhấp chuột vào nút tùy chọn mà bạn muốn hiển thị trạng thái chọn Nhấn phải chuột vào nút chọn Format Control (hoặc nhấn Ctrl+1) để hiển thị hộp thoạiFormat Control Trong tab Control, kích hoạt tùy chọn Checked Nhấn OK Trong bảng tính, việc kích hoạt nút tùy chọn cụ thể thay đổi giá trị lưu trữ ô liên kết Giá trị lưu trữ phụ thuộc vào nút tùy chọn, cụ thể nút có giá trị 1, nút thứ hai có giá trị 2, v.v… Ưu điểm điều cho phép bạn chuyển đổi tùy chọn dạng text thành giá trị số Ví dụ, hình 4.16 minh họa bảng tính có nút tùy chọn cho người dùng lựa chọn hình thức vận chuyển: Surface Mail, Air Mail, Courier Giá trị tùy chọn lưu trữ ô liên kết, ô E4 Ví dụ, Air Mail chọn, ô E4 có giá trị Figure 4.16 (hình 4.16) ■ Check Box Các Check Box (hộp kiểm) cho phép bạn đưa tùy chọn mà người dùng bật tắt (chọn hay không chọn) Giống Option Button, Excel vẽ Check Box với trạng thái mặc định không chọn Nếu bạn muốn Check Box cụ thể xuất với trạng thái ban đầu chọn, bạn dùng hộp thoại Format Control để kích hoạt tùy chọn Checked nói trước Trên bảng tính, Check Box chọn lưu giữ giá trị TRUE ô liên kết với nó; Check Box bị xóa (không chọn) lưu giữ giá trị FALSE (xem hình 4.17) Điều cho phép bạn thêm chút logic vào công thức Nghĩa là, bạn thử xem Check Box có kích hoạt hay không điều chỉnh công thức cho phù hợp Hình 4.17 minh họa hai ví dụ: Figure 4.17 (hình 4.17)  Use End-Of-Period Payments —Check Box dùng để định xem công thức tính khoản toán tháng cho khoản vay, khoản toán thực cuối kỳ hạn (TRUE) hay đầu kỳ hạn (FALSE)  Include Extra Monthly Payments —Check Box dùng để xác định xem lập công thức để tính toán kế hoạch trả nợ, có bao gồm khoản toán lãi + gốc tháng hay không Trong hai trường hợp, hầu hết công thức có dùng kết Check Box (ở ô liên kết), bạn nên sử dụng hàm IF() để đọc giá trị hành ô liên kết (với Check Box) phân nhánh (chọn đối số hàm IF) cho phù hợp ■ List Box & Combo Box Công cụ List Box tạo danh sách mà từ người dùng chọn mục Các mục danh sách định nghĩa giá trị dãy ô xác định bảng tính, giá trị trả ô liên kết số thứ tự mục chọn danh sách Combo Box tương tự List Box, khác công cụ lần mục danh sách, muốn xem mục khác bạn phải nhấn cho mở List Box Combo Box khác với công cụ điều khiển khác, bạn phải xác định dãy chứa mục xuất danh sách Những bước sau hướng dẫn bạn cách làm điều đó: Nhập danh sách mục dãy (Các mục phải liệt kê hàng đơn cột đơn.) Thêm List Box Combo Box vào trang tính (nếu bạn chưa làm điều này), chọn Nhấn phải chuột vào công cụ nhấn Format Control (hoặc nhấn Ctrl+1) để mở hộp thoạiFormat Control Chọn tab Control, nhập tham chiếu dãy chứa mục danh sách vào khungInput Range Bạn nhập tham chiếu tay chọn trực tiếp bảng tính Nhấn OK để trở bảng tính Hình 4.18 minh họa bảng tính với List Box Combo Box (hoặc gọi mộtDrop-down List – danh sách xổ xuống) Figure 4.18 (hình 4.18) Cả hai công cụ dùng danh sách dãy A3:A10 Chú ý rằng, ô liên kết hiển thị số thứ tự mục chọn danh sách mục chọn Để có (tên của) mục chọn này, bạn sử dụng Hàm INDEX() Ví dụ, để tìm mục chọn Combo Box hình 4.18, bạn dùng công thức sau (như minh họa ô E12): =INDEX(A3:A10,E10) ■ Scroll Bar & Spin Box Công tụ Scroll Bar giống cuộn cửa sổ Bạn dùng Scroll Bar để chọn số từ dãy giá trị Nhấp chuột vào mũi tên (ở hai đầu) rê hộp cuộn (cái nút hình vuông Scroll Bar) thay đổi giá trị Giá trị kết trả ô liên kết Bạn tạo cuộn ngang cuộn dọc Trong hộp thoại Format Control Scroll Bar, tab Control có tùy chọn sau đây: · Current Value —Giá trị ban đầu Scroll Bar · Minimum Value —Giá trị Scroll Bar hộp cuộn nằm vị trí tận bên trái (của cuộn ngang) vị trí (của cuộn dọc) · Maximum Value —Giá trị Scroll Bar hộp cuộn nằm vị trí tận bên phải (của cuộn ngang) vị trí (của cuộn dọc) · Incremental Change —Lượng giá trị thay đổi Scroll Bar người dùng nhấp (một cái) vào mũi tên Scroll Bar · Page Change —Lượng giá trị thay đổi Scroll Bar người dùng nhấp vào vị trí mũi tên hộp cuộn Scroll Bar Cong cụ Spin Box tương tự Scroll Bar, nghĩa là, bạn dùng Spin Box để chọn số giá trị lớn nhấn giá trị nhỏ cách nhấp vào mũi tên Con số trả ô liên kết Các tùy chọn Spin Box giống hệt tùy chọn Scroll Bar, ngoại trừ việc bạn đặt giá trị Page Change Hình 4.19 minh họa ví dụ Scroll Bar Spin Box Chú ý số Scroll Bar cho biết giá trị lớn nhỏ (số số 100) số mà nhập vào tay (trong ô C4) Đây sáng kiến hay cho người dùng biết giá trị giới hạn công cụ Figure 4.19 (hình 4.19) [...]... hình 4.17) Điều này cho phép bạn thêm một chút logic vào trong các công thức của mình Nghĩa là, bạn có thể thử xem Check Box có được kích hoạt hay không và điều chỉnh công thức cho phù hợp Hình 4.17 minh họa hai ví dụ: Figure 4.17 (hình 4.17)  Use End-Of-Period Payments —Check Box này có thể được dùng để quyết định xem trong công thức tính các khoản thanh toán hằng tháng cho một khoản vay, thì những... để xác định xem khi lập công thức để tính toán một kế hoạch trả nợ, có bao gồm khoản thanh toán lãi + gốc hằng tháng hay không Trong cả hai trường hợp, và trong hầu hết các công thức có dùng kết quả của Check Box (ở ô liên kết), bạn nên sử dụng hàm IF() để đọc giá trị hiện hành ở ô liên kết (với Check Box) và phân nhánh (chọn đối số trong hàm IF) cho phù hợp ■ List Box & Combo Box Công cụ List Box tạo... sử dụng Hàm INDEX() Ví dụ, để tìm mục đang được chọn trong Combo Box ở hình 4.18, bạn dùng công thức sau đây (như minh họa ở ô E 12): =INDEX(A3:A10,E10) ■ Scroll Bar & Spin Box Công tụ Scroll Bar giống như một thanh cuộn của một cửa sổ Bạn dùng Scroll Bar để chọn một con số từ một dãy các giá trị Nhấp chuột vào các mũi tên (ở hai đầu) hoặc rê hộp cuộn (cái nút hình vuông ở giữa Scroll Bar) sẽ thay đổi... khác, bởi vì bạn phải xác định một dãy chứa các mục xuất hiện trong danh sách Những bước sau đây hướng dẫn bạn cách làm điều đó: 1 Nhập danh sách các mục trong một dãy (Các mục này phải được liệt kê trong một hàng đơn hoặc một cột đơn.) 2 Thêm một List Box hoặc một Combo Box vào trang tính (nếu bạn chưa làm điều này), và rồi chọn nó 3 Nhấn phải chuột vào công cụ và nhấn Format Control (hoặc nhấn Ctrl+1)... tính có các nút tùy chọn cho người dùng lựa chọn 3 hình thức vận chuyển: Surface Mail, Air Mail, và Courier Giá trị của tùy chọn được lưu trữ trong ô được liên kết, là ô E4 Ví dụ, nếu Air Mail được chọn, thì ô E4 sẽ có giá trị là 2 Figure 4.16 (hình 4.16) ■ Check Box Các Check Box (hộp kiểm) cho phép bạn đưa ra các tùy chọn mà người dùng có thể bật hoặc tắt (chọn hay không chọn) Giống như các Option... nhấp (một cái) vào các mũi tên của Scroll Bar · Page Change —Lượng giá trị thay đổi trên Scroll Bar khi người dùng nhấp vào vị trí giữa cái mũi tên và cái hộp cuộn của Scroll Bar Cong cụ Spin Box cũng tương tự như Scroll Bar, nghĩa là, bạn có thể dùng một Spin Box để chọn một con số giữa giá trị lớn nhấn và giá trị nhỏ nhất bằng cách nhấp vào các mũi tên Con số được trả về ở ô liên kết Các tùy chọn của... một mục Các mục trong danh sách này được định nghĩa bởi những giá trị trong một dãy ô đã được xác định trong bảng tính, và giá trị trả về tại ô liên kết là số thứ tự của mục được chọn trong danh sách Combo Box cũng tương tự như List Box, cái khác là công cụ này chỉ hiện ra mỗi lần một mục trong danh sách, muốn xem những mục khác thì bạn phải nhấn cho nó mở ra List Box và Combo Box khác với những công. .. button (các nút tùy chọn) là những công cụ điều khiển thường xuất hiện với một nhóm gồm 2 hoặc nhiều cái, và người sử dụng chỉ có thể kích hoạt được 1 cái trong nhóm đó (nghĩa là chỉ được phép chọn một tùy chọn trong nhiều tùy chọn) Như tôi đã nói trong phần trước, nút tùy chọn làm việc cùng với Group Box và người dùng chỉ có thể kích hoạt được một tùy chọn trong Group Box mà thôi Theo mặc định, Excel. .. sẽ có giá trị là 2 Figure 4.16 (hình 4.16) ■ Check Box Các Check Box (hộp kiểm) cho phép bạn đưa ra các tùy chọn mà người dùng có thể bật hoặc tắt (chọn hay không chọn) Giống như các Option Button, Excel vẽ các Check Box với trạng thái mặc định là không được chọn Nếu bạn muốn một Check Box cụ thể nào đó xuất hiện với trạng thái ban đầu là được chọn, bạn dùng hộp thoại Format Control để kích hoạt tùy... tab Control, rồi nhập tham chiếu của dãy chứa các mục trong danh sách vào khungInput Range Bạn có thể nhập tham chiếu bằng tay hoặc chọn trực tiếp nó trên bảng tính 5 Nhấn OK để trở về bảng tính Hình 4.18 minh họa một bảng tính với một List Box và một Combo Box (hoặc có thể gọi là mộtDrop-down List – danh sách xổ xuống) Figure 4.18 (hình 4.18) Cả hai công cụ đều dùng danh sách ở dãy A3:A10 Chú ý rằng, .. .Thiết lập công thức nâng cao (phần 2) Hướng dẫn thiết lập công thức nâng cao (phần 2) : 4.4 Áp dụng quy tắc Data-Validation cho ô Có điều không may làm việc với bảng tính công thức bạn... Dùng tùy chọn để nhập công thức xác định điều kiện Bạn nhập trực tiếp công thức vào hộp Formula (phải chắn có dấu trước công thức) , nhập tham chiếu dẫn tới ô chứa công thức Ví dụ, bạn giới hạn... nhập công thức = A1 4.5.4 Tìm hiểu công cụ điều khiển bảng tính Để tận dụng tối đa khả công cụ điều khiển bảng tính, bạn cần biết điểm riêng biệt cách hoạt động công cụ cách bạn sử dụng công