Thủ thuật excel thiết lập các công thức đơn giản (phần 2)

Học Excel Thủ Thuật Excel Thiết lập công thức đơn giản (phần 2) Hướng dẫn thiết lập công thức đơn giản (phần 2): Đặt tên cho Công thức Ở : “Dùng tên cho dãy (range name)”, bạn học cách đặt tên cho số thường sử dụng Bạn áp dụng cách tương tự cho công thức thường sử dụng Cũng số, công thức (đã đặt tên sẽ) không xuất ô Nó lưu nhớ làm cho bảng tính bạn dễ đọc Để đặt tên cho công thức, bạn theo bước sau đây: Chọn Formulas, Define Name để hiển thị hộp thoại New Name Gõ tên mà bạn muốn đặt cho công thức khung Name Trong khung Refers To, nhập xác cơng thức giống bạn nhập bảng tính Nhấn OK Bây bạn nhập tên công thức ô bảng tính (thay nhập cơng thức đó) Ví dụ, cơng thức sau tính thể tích hình cầu (với r bán kính hình cầu): Vậy, giả sử bạn có tên Radius (ơ có chứa số bán kính hình cầu, r) nằm bảng tính, bạn tạo cơng thức có tên SphereVolume, nhập công thức sau khung Refers To hộp thoại New Name (với PI() hàm trả giá trị số Pi): = (4 * PI() * Radius ^ 3) / Làm việc với liên kết cơng thức Nếu bạn có liệu bảng tính mà bạn muốn dùng chúng bảng tính khác, bạn thiết lập liên kết chúng Cách làm cho phép công thức bạn sử dụng tham chiếu đến dãy bảng tính khác Khi liệu (ở bảng tính) khác thay đổi, Excel tự động cập nhật liên kết Ví dụ, hình 3.11 minh họa hai bảng tính liên kết Sheet Budget Summary bảng tính 2008 Budget-Summary chứa liệu từ sheet Detail bảng tính 2008 Budget Cụ thể hơn, công thức bạn thấy ô B2 bảng tính 2008 Budget-Summary chứa tham chiếu ngồi dẫn đến R7 bảng tính 2008 Budget Nếu giá trị R7 thay đổi, Excel cập nhật bảng tính 2008 Budget-Summary tức khắc Figure 3.11 (Hình 3.11) Tìm hiểu Tham chiếu ngồi Chẳng có bí ẩn đằng sau liên kết Bạn thiết lập liên kết cách đưa vào liên kết đến dãy bảng tính khác (hay sheet khác bảng tính) Trong ví dụ minh họa hình 3.11, tất tơi làm nhập dấu ô B2 sheet Budget Summary, nhấp chuột vào ô R7 sheet Details Điều bạn cần làm quen cấu trúc tham chiếu Sau cú pháp: ‘path[workbookname]sheetname’!reference · path : Ổ đĩa thư mục chứa bảng tính (cần liên kết tới), đường dẫn cục bộ, đường dẫn mạng, chí địa Internet Bạn cần đưa vào đường dẫn (path) bảng tính (cần liên kết tới) đóng lại · workbookname : Tên bảng tính, kể phần mở rộng Ln ln đặt tên bảng tính cặp dấu ngoặc vng ([ ]) Bạn bỏ qua tên bảng tính bạn tham chiếu đến ô dãy sheet khác bảng tính (và dĩ nhiên không cần đến path) · sheetname : Tên worksheet Bạn bỏ qua tên tham chiếu đến tên định nghĩa bảng tính · reference : Một tham chiếu ô dãy, tên định nghĩa Ví dụ, bạn đóng bảng tính 2008 Budget, Excel tự động thay đổi tham chiếu ngồi minh họa hình 3.11 sau (ví dụ phụ thuộc vào đường dẫn thực tế bảng tính): = ‘D:\GPE\[2008 Budget.xlsx]Details’!$R$7 Cập nhật liên kết Mục đích liên kết tránh lặp lại cơng thức liệu nhiều bảng tính Nếu bảng tính chứa thơng tin mà bạn cần, bạn sử dụng liên kết để tham chiếu liệu mà khơng cần tái tạo bảng tính khác Tuy nhiên, để trở nên hữu ích, liệu bảng tính phụ thuộc (bảng tính có chứa liên kết) ln ln phải phản ánh nội dung thực bảng tính nguồn (bảng tính chứa liệu liên kết) Bạn chắn điều bẳng cách cập nhật liên kết, giải thích sau đây: · Nếu bảng tính nguồn bảng tính phụ thuộc mở, Excel tự động cập nhật liên kết liệu nguồn có thay đổi ·Nếu bảng tính nguồn mở trước bạn mở bảng tính phụ thuộc, Excel tự động cập nhật lại liên kết (trong bảng tính phụ thuộc) · Nếu bảng tính nguồn chưa mở bạn mở bảng tính phụ thuộc, Excel xuất thông báo Security Warning thông báo (nằm chỗ với trạng thái – status bar), nhằm báo cho bạn biết viêc tự động cập nhật liên kết tắt Trong trường hợp này, bạn nhấn Options, nhấn tùy chọn Enable this Content nhấn OK · Nếu bạn không cập nhật liên kết bạn mở bảng tính phụ thuộc, bạn cập nhật liên kết lúc cách chọn Data, Edit Links Trong hộp thoại Edit Links vừa xuất (xem hình 3.12), nhấn vào liên kết nhấn Update Values Figure 3.12 (hình 3.12) Thay đổi nguồn liên kết Nếu tên tập tin nguồn thay đổi, bạn cần phải sửa lại liên kết để cập nhật liệu Bạn sửa trực tiếp tham chiếu ngồi, bạn thay đổi nguồn (của liên kết) cách làm theo bước sau đây: Với bảng tính phụ thuộc kích hoạt, bạn chọn Data, Edit Links để mở hộp thoại Edit Links Chọn liên kết mà bạn muốn sửa Nhấn Change Source Excel hiển thị hộp thoại Change Source Tìm chọn tài liệu nguồn mới, nhấn OK để trở hộp thoại Edit Links Nhấn Close để quay bảng tính Định dạng Số, Ngày Tháng Thời Gian Một cách tốt để làm cho bảng tính bạn trở nên dễ đọc hiển thị liệu theo định dạng logic, quán, đơn giản Định dạng lượng tiền tệ có dấu đơ-la ($) đứng đầu, tỷ lệ phần trăm có dấu phần trăm (%) đứng sau, số lớn phân cách hàng ngàn bẳng dấu phẩy… vài cách mà bạn cải thiện kiểu dáng bảng tính bạn Phần hướng dẫn bạn cách để định dạng số, ngày tháng, thời gian cách dùng tùy chọn định dạng có sẵn Excel Bạn học cách tạo định dạng riêng để có tồn quyền với diện mạo liệu Các định dạng hiển thị Số Khi bạn nhập số bảng tính, Excel loại bỏ số (zero) đứng phía trước (số nguyên) phía sau (số lẻ) Ví dụ, bạn nhập 0123.4500, Excel hiển thị 123.45 Ngoại lệ cho quy tắc xảy bạn nhập số dài chiều rộng ô Trong trường hợp này, Excel thường điều chỉnh độ rộng cột để chứa vừa số Tuy nhiên, số trường hợp, Excel tùy biến số để chứa vừa cách làm trịn vài số hàng thập phân Ví dụ, số 123.45678 hiển thị 123.4568 Chú ý rằng, việc làm tròn số để hiển thị, Excel giữ lại số gốc bên Khi bạn tạo bảng tính, (trong bảng tính này) mặc định sử dụng định dạng này, gọi định dạng số kiểu General Nếu bạn muốn số xuất khác nhau, bạn chọn kiểu định dạng số Excel: Number, Currency, Accounting, Percentage, Fraction, Scientific, Special · Định dạng Số — Các định dạng số có thành phần: có số thập phân (0-30), có sử dụng dấu phân cách hàng ngàn hay không, số âm hiển thị Đối với số âm, bạn hiển thị số với dấu trừ đứng trước, màu đỏ, nằm cặp dấu ngoặc đơn, số màu đỏ nằm cặp dấu ngoặc đơn màu đỏ · Định dạng Tiền Tệ — Các định dạng tiền tệ tương tự định dạng số, ngoại trừ việc dấu phân cách hàng ngàn ln sử dụng, bạn tùy chọn để hiển thị số với dấu đô-la ($) trước ký hiệu đơn vị tiền tệ · Định dạng Kế Tốn — Với định dạng kế tốn, bạn chọn có số hàng thập phân việc có hiển thị dấu đơ-la (hoặc đơn vị tiền tệ khác) trước hay không Nếu bạn sử dụng dấu đơ-la Excel hiển thị sát mép trái ô Tất số âm hiển thị bên cặp dấu ngoặc đơn · Định dạng Phần Trăm — Định dạng phần trăm hiển thị số nhân với 100 có dấu phần trăm (%) cuối Ví dụ, 506 hiển thị dạng 50.6% Bạn sử dụng đến 30 số thập phân · Định dạng Phân Số — Các định dạng phân số cho phép bạn biểu diễn đại lượng thập phân dạng phân số Có tất kiểu định dạng phân số, bao gồm phần hai, phần tư, phần tám, phần mười sáu, phần mười, phần trăm · Định dạng Khoa Học — Các định dạng khoa học hiển thị số có nghĩa nằm bên trái dấu chấm thập phân, đến 30 số thập phân nằm bên phải dấu chấm thập phân, sau số mũ Vậy, 123000 hiển thị 1.23E+05 · Định dạng đặc biệt — Các định dạng đặc biệt tập hợp thiết kế sẵn để xử lý trường hợp đặc biệt Đây danh sách định dạng đặc biệt (kiểu Mỹ), với vài ví dụ: Thay đổi định dạng số Cách nhanh để định dạng số xác định kiểu định dạng bạn nhập liệu Ví dụ, bạn bắt đầu số tiền tệ với dấu đô-la ($), Excel tự động định dạng số với dạng tiền tệ Tương tự, bạn nhập dấu phần trăm (%) sau số, Excel tự động định dạng số dạng tỷ lệ phần trăm Sau vài ví dụ kỹ thuật Chú ý rằng, bạn nhập giá trị âm cách sử dụng dấu âm (-) nhập số cặp dấu ngoặc đơn Nếu dùng chuột, bạn sử dụng nút điều khiển nhóm Number tab Home phương pháp khác để chọn kiểu định dạng số Danh sách Number Format (xem hình 3.13) liệt kê tất định dạng Sau nút điều khiển khác nhóm này: · Accounting Style button: Định dạng kiểu Tiền tệ kế tốn (có hai chữ số thập phân, sử dụng dấu đô-la) · Percent Style button: Định dạng kiểu Phần trăm (khơng có chữ số thập phân) · Comma Style button: Định dạng kiểu Số (có hai chữ số thập phân, dùng dấu phân cách hàng ngàn) · Increase Decimal button: Tăng số chữ số thập phân định dạng hành · Decrease Decimal button: Giảm số chữ số thập phân định dạng hành (tương đương với viêc làm tròn số lên) Tùy biến định dạng số Các định dạng số (có sẵn) Excel cho bạn lựa chọn nhiều kiểu định dạng số, chúng có giới hạn Ví dụ, khơng có định dạng có sẵn cho phép hiển thị số 0.5 mà khơng có số đứng đầu (.5), hiển thị nhiệt độ có thêm ký kiệu nhiệt độ sau Để khắc phục giới hạn giới hạn khác nữa, bạn cần tạo kiểu định dạng số riêng Bạn làm điều cách sửa định dạng có cách tạo định dạng bạn từ đầu Cú pháp định dạng ký hiệu giải thích chi tiết phần sau Mỗi loại định dạng số Excel, có sẵn tự tạo, có chung cú pháp sau đây: positive format;negative format;zero format;text format Bốn phần này, tách biệt dấu chấm phẩy (;), định số khác trình bày Phần định nghĩa cách hiển thị số dương; phần thứ hai định nghĩa cách hiển thị số âm; phần thứ ba định nghĩa cách hiển thị số (zero) phần thứ tư định nghĩa cách hiển thị text Nếu bạn bỏ qua hay nhiều thành phần, cú pháp định dạng số theo sau đây: Số thành phần dùng / Cú pháp định dạng: · Three (3 thành phần): positive format;negative format;zero format · Two (2 thành phần): positive and zero format; negative format · One (1 thành phần): positive, negative, and zero format Bảng 3.7 liệt kê ký hiệu đặc biệt mà bạn sử dụng để định nghĩa phần này: Table 3.7 – Numeric Formatting Symbols Bảng 3.7 – Các ký hiệu định dạng số Trước xem số ví dụ, bạn lướt qua bước Để tùy biến kiểu định dạng số, bạn chọn dãy mà bạn muốn định dạng sau theo bước sau: Chọn Home, Number Format (hoặc nhấn Ctrl+1) chọn tab Number tab chưa hiển thị Trong danh sách Category, chọn Custom Nếu bạn muốn sửa lại kiểu định dạng có, bạn chọn danh sách Type Sửa lại nhập mã định dạng bạn Nhấn OK Excel đưa bạn quay trở lại bảng tính với kiểu định dạng tùy ý áp dụng Excel lưu giữ kiểu định dạng mục Custom Nếu bạn sửa kiểu định dạng có sẵn, kiểu định dạng gốc giữ nguyên vẹn kiểu định dạng thêm vào danh sách Bạn chọn kiểu định dạng tùy biến giống cách bạn chọn kiểu định dạng có sẵn Để dùng kiểu định dạng tùy biến bảng tính khác, bạn chép có chứa kiểu định dạng sang bảng tính Hình 3.15 sau minh họa 12 ví dụ kiểu định dạng tùy biến Figure 3.15 (Hình 3.15) Giải thích sơ qua ví dụ: · Example — Các kiểu định dạng cho bạn cách viết gọn lại số (từ số dài trở thành số ngắn hơn), dễ đọc hơn, cách dùng dấu phân cách hàng ngàn Ví dụ, định dạng 0,000.0 hiển thị số 123000 thành 12,300.0 Nếu bạn bớt ba số zero dấu phẩy dấu chấm thập phân (để có định dạng 0,.0), Excel hiển thị số dó 12.3 (nhưng giữ nguyên số gốc việc tính tốn) Bản chất việc bạn bảo Excel hiểu đơn vị tính số hàng ngàn Để dùng đơn vị tính số hàng triệu, bạn cần thêm dấu phân cách hàng ngàn (xem hàng ví dụ 1, kiểu định dạng này, có thêm thích đơn vị tính) · Example — Dùng loại định dạng bạn không muốn hiển thị số không (ở đầu cuối số, sau dấu chấm thập phân) · Example — Đây ví dụ cách dùng phần thứ tư cú pháp định dạng Ba phần đầu xác định cách Excel hiển thị số dương, số âm số không Phần thứ tư hiển thị thông báo “Enter a number” (nhập vào số) người dùng lỡ nhập khơng phải số ô · Example —Trong ví dụ này, ký hiệu tiền xu (¢) dùng sau giá trị Để nhập ký hiệu này, bạn nhấn Alt+0162 nhóm phím số bên phải bàn phím (dùng phím số phía bàn phím khơng có tác dụng) · Example — Ví dụ thêm chữ “Dollars” vào định dạng · Example — Trong ví dụ này, chữ M nối vào sau số, dùng để đơn vị tính số megabyte · Example —Ví dụ thêm ký hiệu độ (°) để hiển thị số nhiệt độ (Mã ANSI dấu ° Atl+0176) · Example — Ba dấu chấm phẩy (;;;) dùng ví dụ cho kết không số hiển thị (là cách để dấu số) (Bạn yên tâm, dù không thấy số ô định dạng kiểu diện đó, dùng để tính tốn bình thường) · Example — Ví dụ cho thấy bạn hiển thị ký tự # định dạng cách đặt ký tự # sau dấu gạch chéo lùi (\) · Example 10 — Ở ví dụ này, bạn thấy mẹo để tạo chuỗi dấu chấm Xin nhắc lại ký hiệu dấu (*) lấp đầy ô ký tự đứng sau Do đó, để tạo chuỗi dấu chấm, bạn việc thêm “*.” vào cuối cú pháp định dạng · Example 11 — Ví dụ kỹ thuật tương tự để tạo môt chuỗi dấu chấm Có dấu chấm phẩy (;) để khơng số nào, đến “*.”, để tạo chuỗi dấu chấm chạy từ đầu ô đến trước văn (đại diện dấu @) (Ví dụ tạo chuỗi dấu chấm hướng ngược lại với ví dụ 10) · Example 12 — Ví dụ kiểu định dạng hữu ích cho việc nhập số dạng phân số Ẩn số không Các bảng tính trơng bề bộn dễ đọc bạn ẩn số không (0) không cần thiết Excel cho phép bạn ẩn số tồn bảng tính ô chọn Để ẩn tất số 0, bạn chọn Office, Excel Options; chọn tab Advanced hộp thoạiExcel Options; bỏ tùy chọn Show a Zero In Cells That Have Zero Value Để ẩn số ô chọn, bạn tạo kiểu định dạng tùy biến với cú pháp sau: positive format;negative format; Dấu chẩm phẩy phụ cuối có tác dụng giữ chỗ cho định dạng số (phần thứ ba cú pháp định dạng chuẩn) Bởi khơng có định nghĩa cho định dạng số 0, nên chả có hiển thị Ví dụ, định dạng $#,##0.00_);($#,##0.00); hiển thị giá trị tiền đô chuẩn, để trống có giá trị TIP: Nếu bảng tính bạn chứa tồn số ngun (khơng có phân số số thập phân), bạn dùng kiểu định dạng #,### để ẩn số Sử dụng điều kiện định dạng Cho tới lúc này, bạn biết cách tự tạo kiểu định dạng để hiển thị số số dương, số âm, số khơng hay có chứa thêm giá trị text Mặc dù ổn cho hầu hết ứng dụng, bạn cần định dạng ô dựa theo điều kiện khác Ví dụ, bạn muốn (nhập vào) số đặc biệt, hay số nằm phạm vi định, dựa kiểu định dạng đặc biệt Bạn làm điều cách sử dụng ký hiệu định dạng [condition value] Với ký hiệu này, bạn tạo mệnh đề điều kiện cách sử dụng ký tự logic =, , =, , số thích hợp Và bạn đặt điều kiện vào phần cú pháp định dạng Ví dụ, giả sử bạn có bảng tính mà liệu phải nằm khoảng -1,000 đến 1,000 Để đánh dấu số nằm khoảng này, bạn tạo kiểu định dạng sau: [>=1000]“Error: Value >= 1,000″;[