Thủ thuật excel nhận biết và xử lý lỗi trong công thức

Học Excel Thủ Thuật Excel Nhận biết xử lý lỗi công thức Cách thức nhận biết xử lý lỗi công thức: Cho dù bạn có cố gắng đến cỡ nào, có lỗi kỳ lạ xuất công thức bạn Những lỗi toán học (ví dụ, chia cho không), Excel dường không hiểu công thức Trong trường hợp thứ hai này, lỗi bắt gặp bạn gõ công thức Ví dụ, bạn cố nhập công thức có dấu ngoặc đơn không cân (thiếu thừa dấu mở đóng ngoặc), Excel không chấp nhận công thức, thay vào đó, hiển thị thông báo lỗi Những lỗi khác mang tính ngấm ngầm Ví dụ, công thức bạn làm việc — nghĩa trả giá trị — kết sai, liệu bị sai sót công thức tham chiếu đến dãy không Cho dù lỗi nguyên nhân gì, điều phiền toái công thức phải giải Nhưng đừng nghĩ bảng tính bạn lỗi Và mô hình (một bảng tính bạn phác thảo ra) phức tạp, khả lỗi xảy nhiều Việc sửa lỗi công thức công việc khó nhọc Với chút hiểu biết công cụ xử lý cố hàng đầu Excel, việc tìm xử lý chứng bệnh (của mô hình) không khó Chương cho bạn thứ mà bạn cần biết Những nội dung chương này:  Tìm hiểu Giá Trị Lỗi Excel  Sửa lỗi công thức khác  Xử lý lỗi công thức Hàm IFERROR()  Sử dụng công cụ kiểm tra lỗi công thức (Formula Error Checker)  Kiểm tra bảng tính 5.1 Tìm hiểu Giá Trị Lỗi Excel Khi bạn nhập hay sửa đổi công thức, thay đổi giá trị nhập liệu công thức, Excel giá trị lỗi kết công thức Excel có giá trị lỗi khác nhau: #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!, #NUM!, #REF!, #VALUE! Các mục cho bạn nhìn chi tiết giá trị đưa gợi ý để giải chúng #DIV/0! Lỗi #DIV/0! có nghĩa công thức ô cố chia (một giá trị) cho (zero), điều có toán học Điều thường tham chiếu dẫn đến ô rỗng ô chứa giá trị Bạn kiểm tra precedent ô (các ô tham chiếu trực tiếp hay gián tiếp công thức) để tìm nguyên nhân có Bạn thấy #DIV/0! bạn nhập đối số không thích hợp số hàm Ví dụ, hàm MOD() trả #DIV/0! đối số thứ hai Việc Excel xem giá trị rỗng dẫn đến vấn đề bảng tính có yêu cầu người dùng điền liệu vào Nếu công thức bạn đòi hỏi phép chia với ô rỗng tạm thời, hiển thị #DIV/0! dạng kết quả, (và điều này) gây bối rối cho người dùng Bạn giải điều cách yêu cầu Excel không thực phép chia ô sử dụng số chia Điều làm với hàm IF(), Ví dụ, bạn xem công thức sau đây, sử dụng ô đặt tên để tính tổng lợi nhuận (gross margin): = GrossProfit / Sales Để ngăn lỗi #DIV/0! xuất ô Sales rỗng (hoặc 0), bạn nên sửa công thức sauu: = IF(Sales = 0, “”, GrossProfit / Sales) Nếu giá trị ô Sales 0, công thức trả chuỗi rỗng (có nghĩa để trống ô đó), không thực phép tính #N/A Giá trị lỗi #N/A viết tắt chữ Not Availablel, có nghĩa công thức trả kết hợp lệ Bạnb thường thấy #N/A bạn sử dụng đối số không thích hợp (hoặc bạn bỏ qua đối số bắt buộc) hàm Ví dụ, hàm HLOOKUP() hàm VLOOKUP() trả #N/A giá trị dò tìm (lookup_value) nhỏ giá trị dãy dò tìm (table_array) Để giải vấn đề này, bạn kiểm tra ô nhập liệu công thức xem có ô hiển thị lỗi #N/A không Nếu có, lý công thức bạn có lỗi đó; vấn đề thực nằm ô liệu Khi bạn tìm thấy nơi xuất phát lỗi, bạn kiểm tra lại toán hạng (operand) công thức để thay kiểu liệu thích hợp Đặc biệt, bạn nên kiểm tra đối số sử dụng hàm để bảo đảm chúng có nghĩa bạn không bị thiếu đối số bắt buộc #NAME? Bạn thấy lỗi #NAME? Excel không nhận biết tên mà bạn sử dụng công thức, Excel cho chuỗi văn công thức tên chưa xác định Điều có nghĩa lỗi #NAME? xuất nhiều tình khác nhau: · Bạn nhập sai tả (nhập không đúng) tên dãy · Bạn dùng tên dãy mà bạn chưa định nghĩa · Bạn nhập sai tả (nhập không đúng) tên hàm · Bạn sử dụng hàm thuộc Add-in chưa cài đặt (nhất Add-in Analysic ToolPak) · Bạn sử dụng chuỗi mà không đặt chúng cặp dấu nháy kép (“) · Bạn nhập tham chiếu dãy mà vô tình bỏ sót dấu hai chấm (:) · Bạn nhập tham chiếu đến dãy bảng tính khác mà không nhập tên bảng tính cặp dấu nháy đơn (‘) TIP: Khi nhập tên hàm tên (của ô, dãy) định nghĩa, bạn nhập chúng với loại chữ thường Nếu Excel nhận biết tên, tự động chuyển đổi tên hàm thành chữ in hoa tên (của ô, dãy) thành kiểu chữ gốc (mà bạn nhập định nghĩa) tên Nếu Excel không tự chuyển đổi, chắn bạn nhập sai, bạn chưa định nghĩa tên này, bạn sử dụng hàm Add-in chưa cài đặt Đây hầu hết lỗi cú pháp, sửa chúng nghĩa kiểm tra kỹ lại công thức, hiệu chỉnh tên dãy tên hàm bị nhập sai, chèn thêm dấu nháy kép, dấu hai chấm bị thiếu… Bạn phải bảo đảm bạn định nghĩa tên dãy mà bạn sử dụng, cài đặt Add-in thích hợp cho hàm mà bạn dùng #NULL! Excel hiển thị lỗi #NULL! trường hợp riêng biệt: bạn dùng toán tử giao (một khoảng trắng) hai dãy không giao (không có ô chung) Ví dụ, dãy A1:B2 dãy C3:D4 ô chung cả, nên công thức sau trả lỗi #NULL!: = SUM(A1:B2 C3:D4) (Bạn hãy) kiểm tra lại tọa độ dãy để bảo đảm chúng xác Ngoài ra, viêc kiểm tra để xem có phải nguyên nhân làm cho hai dãy công thức bạn không giao có phải hai dãy bị di chuyển (đi chỗ khác) hay không #NUM! Lỗi #NUM! có nghĩa có vấn đề với số công thức bạn Lỗi thường có nghĩa bạn nhập đối số không hợp lệ hàm toán học hay một hàm lượng giác Ví dụ, bạn nhập số âm làm đối số cho hàm SQRT() hay hàm LOG() Hãy kiểm tra lại ô nhập liệu công thức — đặc biệt ô sử dụng làm đối số cho hàm toán học — để bảo đảm giá trị thích hợp Lỗi #NUM! xuất bạn sử dụng lặp lặp lại (hoặc công thức sử dụng lặp lặp lại) mà Excel tính kết Không có giải pháp cho vấn đề bạn sửa lại tham số bị lặp #REF! Lỗi #REF! có nghĩa công thức bạn chứa tham chiếu ô không hợp lệ, điều thường gặp phải hành động sau đây: · Bạn xóa ô mà công thức tham chiếu đến Bạn cần phải trả lại ô (vào bảng tính) điều chỉnh tham chiếu công thức · Bạn cắt (cut) ô dán (paste) vào ô sử dụng cho công thức Bạn cần phải quay lại (undo) việc cắt (nếu cần thì) dán vào ô chỗ khác (Lưu ý rằng, việc copy ô dán vào ô sử dụng cho công thức lại không cả.) · Công thức bạn tham chiếu đến địa ô không hữu, B0 (B zero) Điều xảy bạn cắt copy công thức sử dụng tham chiếu tương đối dán theo cách (nào đó) tạo địa ô không hợp lệ Ví dụ, giả sử công thức bạn tham chiếu đến ô B1 Nếu bạn cắt hay copy ô chứa công thức dán cao hàng, tham chiếu đến B1 trở thành không hợp lệ Excel di chuyển ô tham chiếu lên hàng #VALUE! Khi Excel đưa lỗi #VALUE!, có nghĩa bạn sử dụng đối số không thích hợp hàm Điều thường xảy nhiều bạn sử dụng nhầm kiểu liệu Ví dụ, lẽ phải nhập giá trị số, bạn lại nhập vào giá trị chuỗi Tương tự, bạn sử dụng tham chiếu dãy cho đối số hàm, đối số đòi hỏi phải ô đơn lẻ giá trị đơn lẻ Excel đưa lỗi bạn sử dụng giá trị vượt khả xử lý Excel (Excel làm việc với số khoảng từ -1E-307 1E+307 thôi) Trong tất trường hợp này, bạn giải vấn đề cách kiểm tra kỹ lại đối số công thức sửa lại đối số không phù hợp 5.2 Xử lý lỗi khác công thức Không phải tất lỗi công thức giá trị lỗi Excel Bạn thấy hộp thoại cảnh báo lỗi khác (ví dụ, bạn cố nhập hàm mà không đưa vào đối số bắt buộc) Hoặc, bạn chẳng thấy dấu hiệu báo có không ổn (nhưng công thức bạn có lỗi) Để giúp bạn tình này, phần trình bày số lỗi công thức phổ biến 5.2.1 Quên thiếu dấu ngoặc đơn Nếu bạn thiếu dấu ngoặc đơn nhập công thức, bạn đặt dấu ngoặc đơn sai vị trí, Excel thường hiển thị hộp thoại minh họa hình 5.1 bạn cố xác nhận công thức Nếu thấy công thức (do Excel gợi ý hộp thoại) bạn muốn, bạn nhấnYes để Excel tự động sửa lại công thức cho bạn; thấy công thức sai, bạn nhấn No tự sửa lại công thức Vấn đề với việc sử dụng IF() ISERROR() để xử lý lỗi đòi hỏi bạn nhập biểu thức (expression) hai lần: lần hàm ISERROR() lần dạng kết FALSE hàm IF() Điều không thời gian để nhập mà làm cho công thức khó xử lý hơn, bạn thực thay đổi với biểu thức, bạn phải thay đổi hai trường hợp Excel 2007 làm cho việc xử lý lỗi công thức trở nên dễ dàng cách giới thiệu hàm IFERROR(), mà kết hợp hàm IF() hàm ISERROR() thành hàm nhất: IFERROR(value, value_if_error) Nếu biểu thức value không tạo lỗi, IFERROR() trả kết biểu thức; không, trả value_if_error (là chuỗi rỗng thông báo lỗi) Sau ví dụ: =IFERROR(GrossProfit / Sales), “”) Như bạn thấy đấy, điều tốt cách dùng IF() ISERROR() nhiều, ngắn hơn, dễ đọc hơn, dễ xử lý công thức bạn sử dụng biểu thức có lần 5.4 Sử dụng chức kiểm tra lỗi công thức (Formula Error Checker) Nếu bạn sử dụng Microsoft Word, có lẽ bạn quen với đường gợn sóng màu xanh xanh xuất bên từ cụm từ mà chương trình kiểm tra văn phạm (grammar checker) cho không Grammar checker hoạt động cách sử dụng quy tắc để kiểm tra văn phạm cú pháp Khi bạn nhập văn bản, grammar checker âm thầm theo dõi câu chữ bạn, có thứ bạn nhập không với quy tắc grammar checker, đường gợn sóng xuất để báo cho bạn biết có vấn đề Excel có tính tương tự vậy: chức kiểm tra lỗi công thức (formula error checker) Nó tương tự grammar checker, dùng một quy tắc để kiểm tra phép tính hoạt động cách âm thầm giám sát công thức bạn Nếu phát điều không ổn, hiển thị dấu hiệu báo lỗi — tam giác màu xanh — góc trái phía ô chứa công thức, minh họa hình 5.3 Figure 5.3 (hình 5.3) 5.4.1.Chọn cách xử lý lỗi Khi bạn chọn ô có dấu hiệu báo lỗi, Excel hiển thị smart tag cạnh đó, bạn đặt trỏ chuột lên biểu tượng xuất này, câu thông báo miêu tả lỗi mắc phải lên, minh họa hình 5.4 Bên góc phải biểu tượng có nút nhấn để mở danh sách cách xử lý lỗi cho bạn chọn: · Help on This Error —Tìm hiểu thông tin lỗi qua hệ thống Help Excel · Show Calculation Steps —Chạy chức Evaluate Formula (đánh giá công thức) · Ignore Error —Bỏ qua, giữ nguyên công thức sai · Edit in Formula Bar —Hiển thị công thức chế độ chỉnh sửa (Edit) công thức (formula bar) Chẳng qua bạn tự sửa lại công thức · Error-Checking Options —Hiện tùy chọn chức Error Checking từ hộp thoạiOption để bạn chọn (sẽ nói chi tiết sau) Figure 5.4 (hình 5.4) 5.4.2 Thiết lập tùy chọn cho việc kiểm tra lỗi Cũng giống việc kiểm tra ngữ pháp Word, chức kiểm tra lỗi công thức (Formula Error Checker) có số tùy chọn để quy định cách làm việc đánh dấu lỗi Để xem tùy chọn này, bạn có hai cách: · Chọn Office, Excel Options để hiển thị hộp thoại Excel Options, chọn Formulas · Chọn Error-Checking Options danh sách xổ xuống biểu tượng báo lỗi (như nói trước) Cả hai cách mở tùy chọn cho Error Checking Error Checking Rules minh họa hình 5.5: Figure 5.5 (hình 5.5) Sau tóm tắt tùy chọn: · Enable Background Error Checking —Check box bật tắt chế độ tự động chức Formula Error Checker Nếu bạn tắt chế độ này, bạn muốn kiểm tra lỗi công thức, bạn chọn Formulas, Error Checking · Indicate Errors Using This Color —Chọn màu cho dấu báo lỗi (cái tam giác nhỏ xíu góc bên trái ô có lỗi) · Reset Ignored Errors —Nếu bạn bỏ qua nhiều lỗi, bạn cho hiển thị lại lỗi cách nhấn nút · Cells Containing Formulas That Result in an Error —Khi tùy chọn kích hoạt, chức Formula Error Checker đánh dấu vào ô công thức có kết giá trị lỗi #DIV/0!, #NAME?, hay giá trị lỗi sử dụng trước · Inconsistent Calculated Column Formula in Tables — (Tùy chọn phiên Excel 2007) Khi tùy chọn kích hoạt, Excel kiểm tra công thức cột dùng để tính toán Table (một dạng bảng đặc biệt Excel), đánh dấu vào ô có công thức mà cấu trúc công thức không giống với công thức khác cột Trong smart tag ô có lỗi, có kèm thêm lệnh Restore to Calculated Column Formula, cho phép bạn cập nhật lại công thức để quán với công thức phần lại cột · Cells Containing Years Represented as Digits —Khi tùy chọn kích hoạt, chức Formula Error Checker đánh dấu vào công thức có bao gồm giá trị ngày tháng mà số năm có chữ số (một tình mơ hồ, không rõ ràng, chuỗi tham chiếu đến ngày năm 1900 lẫn năm 2000) Với trường hợp này, danh sách tùy chọn smart tag có chứa hai lệnh — Convert XX to 19XX vàConvert XX to 20XX — cho phép bạn chuyển đổi số năm có chữ số thành số có chữ số · Numbers Formatted as Text or Preceded by an Apostrophe —Khi tùy chọn kích hoạt, chức Formula Error Checker đánh dấu vào ô có chứa số định dạng dạng text có dấu nháy đơn (‘) trước Với trường hợp này, danh sách tùy chọn smart tag có thêm lệnh Convert to Number để chuyển số thành số thật (định dạng theo kiểu số) · Formulas Inconsistent with Other Formulas in the Region —Khi tùy chọn kích hoạt, chức Formula Error Checker đánh dấu vào công thức có cấu trúc khác với công thức tương tự xung quanh Ví dụ, xem bảng tính minh họa hình 5.6 Trong hàng SALES TOTAL (hàng 7), tổng cho Jan, Feb Mar (ô B7, C7 D7) tính tổng ô phía trên, chẳng hạn công thức ô D7 là: =SUM(D4:D6), công thức tính tổng ô F7, G7 H7 y Tuy nhiên, công thức ô E7 =SUM(B7:D7), hay nói cách khác, ô tính tổng giá trị hàng giá trị cột Điều không đúng, không quán dẫn đến vấn đề (ví dụ có lỡ tay AutoFill ô E7 sang bên phải sang bên trái) Với trường hợp này, danh sách tùy chọn smart tag có thêm lệnh Copy Formula from Left (copy công thức ô bên trái sang đây) để làm cho công thức quán với công thức xung quanh Figure 5.6 (hình 5.6) · Formulas Which Omit Cells in a Region —Khi tùy chọn kích hoạt, chức năngFormula Error Checker đánh dấu vào công thức (mà công thức này) bỏ qua hàng gần kề với dãy tham chiếu công thức · Unlocked Cells Containing Formulas —Khi tùy chọn kích hoạt, chức Formula Error Checker đánh dấu vào công thức nằm ô không khóa (unlocked) Đây lỗi mà cảnh báo người khác sửa đổi công thức, sau bạn bảo vệ (protect) bảng tính Với trường hợp này, danh sách tùy chọn trongsmart tag có thêm lệnh Lock Cell dùng để khóa ô lại ngăn không cho người dùng khác thay đổi công thức sau bạn bảo vệ bảng tính · Formulas Referring to Empty Cells —Khi tùy chọn kích hoạt, chức Formula Error Checker đánh dấu vào công thức tham chiếu đến ô rỗng Với trường hợp này, danh sách tùy chọn smart tag có thêm lệnh Trace Empty Cell phép bạn tìm ô rỗng mà công thức tham chiếu đến (và bạn nhập liệu vào ô rỗng đó, điều chỉnh công thức cho không tham chiếu đến ô nữa) · Data Entered in a Table Is Invalid —Khi tùy chọn kích hoạt, chức Formula Error Checker đánh dấu vào ô vi phạm quy tắc hiệu lực hóa liệu (data-validation rules) Table Điều xảy bạn thiết lập quy tắc Data-validation với kiểu Warning Information, người dùng chọn nhập liệu không hợp lệ trường hợp này, Formula Error Checker đánh dấu vào ô chứa liệu không hợp lệ Danh sách tùy chọn smart tag có thêm lệnh Display Type Information, hiển thị quy tắc Datavalidation mà ô vi phạm 5.5 Kiểm tra bảng tính Như bạn thấy, số lỗi công thức kết việc tham chiếu tới ô chứa giá trị lỗi giá trị không thích hợp Bước việc xử lý loại lỗi công thức tìm cho ô (hoặc nhóm ô) gây lỗi Điều đơn giản công thức tham chiếu đến ô, nó trở nên phức tạp số tham chiếu tăng lên (Một yếu tố phức tạp khác việc sử dụng tên dãy, không dễ biết dãy ứng với tên dãy tham chiếu đến) Để tìm ô gây lỗi cho công thức bạn, bạn dùng chức kiểm tra Excel để hình dung truy tìm dấu vết liệu nhập công thức nguồn gốc lỗi 5.5.1 Tìm hiểu việc Kiểm tra bảng tính Chức Kiểm tra công thức (formula-auditing) Excel hoạt động cách tạo cáctracer — mũi tên hai đầu ô có liên quan công thức Bạn sử dụng tracer để tìm ba loại ô sau: · Precedents —Đây ô tham chiếu trực tiếp gián tiếp công thức Ví dụ, ô B4 chứa công thức =B2; B2 sau lại precedent trực tiếp B4 Bây giả sử ô B2 chứa công thức =A2/2; điều làm cho A2 trở thành precedent trực tiếp B2 đồng thời precedent gián tiếp B4 · Dependents —Đây ô tham chiếu trực tiếp gián tiếp công thức nằm ô khác Trong ví dụ đây, ô B2 dependent trực tiếp A2, B4 mộtdependent gián tiếp A2 · Errors —Đây ô chứa giá trị lỗi tham chiếu trực tiếp gián tiếp công thức (và gây lỗi tương tự công thức này) Hình 5.7 minh họa bảng tính với ba ví dụ mũi tên tracer: Figure 5.7 (hình 5.7) · Ô B4 chứa công thức =B2, B2 chứa công thức =A2/2 Những mũi tên (màu xanh) precedent (trực tiếp gián tiếp) B4 · Ô D4 chứa công thức =D2, D2 chứa công thức =D1/0, gây lỗi #DIV/0!, đó, lỗi xuất ô D4 Mũi tên (màu đỏ) nguồn gốc lỗi · Ô G4 chứa công thức =Sheet2!A1 Excel hiển thị mũi tên đứt khúc với biểu tượng bảng tính đuôi mũi tên precedent dependent nằm trang tính (worksheet) khác 5.5.2 Truy tìm Precedent ô Để tìm precedent ô, theo bước sau: Chọn ô chứa công thức mà bạn muốn truy tìm precedent Chọn Formulas, Trace Precedents Excel thêm mũi tên vào precedent trực tiếp Tiếp tục lập lại bước để thêm cấp precedent (nếu có) NOTE:Bạn truy tìm precedent cách nhấn đúp vào ô, với điều kiện bạn phải tắt chức sửa trực tiếp ô Bạn làm điều cách chọn Office, Excel Options để mở hộp thoại Options, nhấn Advanced, xóa dấu kiểm tùy chọn Allow Editing Directly in Cells Bây giờ, bạn nhấn đúp vào ô, Excel chọn precedent công thức 5.5.3 Truy tìm Dependent ô Đây bước để truy tìm precedent ô: Chọn ô mà bạn muốn truy tìm dependent Chọn Formulas, Trace Dependents Excel thêm mũi tên vào dependent trực tiếp Tiếp tục lập lại bước để thêm cấp dependent (nếu có) 5.5.4 Truy tìm nguyên nhân lỗi ô Để tìm nguồn gốc gây lỗi cho ô, theo bước sau Chọn ô có chứa lỗi mà bạn muốn truy tìm nguồn gốc lỗi Chọn Formulas, Error Checking, Trace Error Excel thêm mũi tên (màu đỏ) vào ô nguồn gốc lỗi 5.5.5 Gỡ bỏ mũi tên Tracer Để gỡ bỏ mũi tên tracer, bạn có ba lựa chọn: · Để gỡ bỏ tất cảc mũi tên tracer, chọn Formulas, Remove Arrows · Để gỡ bỏ mũi tên precedent lần cấp, chọn Formulas, nhấn danh sách xổ xuốngRemove Arrows, chọn Remove Precedent Arrows · Để gỡ bỏ mũi tên dependent lần cấp, chọn Formulas, nhấn danh sách xổ xuốngRemove Arrows, chọn Remove Dependent Arrows 5.5.6 Lượng giá công thức Trong trước, bạn học để xử lý cố cho công thức bị lỗi lượng giá phần công thức Bạn làm điều cách chọn phần công thức bạn muốn lượng giá nhấn F9 Việc có tác dụng tốt, thời gian với công thức dài phức tạp, luôn có rủi ro bạn vô tình xác nhận (nhấn Enter) công thức lượng giá phần làm cho bạn công (phải làm lại từ đầu) Chức Evaluate Formula Excel giải pháp tốt Nó hoạt động giống kỹ thuật nhấn F9, dễ an toàn Sau cách làm việc: Chọn ô chứa công thức mà bạn muốn lượng giá Chọn Formulas, Evaluate Formula Excel hiển thị hộp thoại Evaluate Formula Số hạng hành công thức gạch hộp Evaluation Tại bước, bạn chọn từ đến nhiều nút sau đây: o Nhấn nút để hiển thị giá trị hành số hạng gạch o Nhấn nút để hiển thị dependent số hạng gạch Nếu cáidependent có dependent, nhấn tiếp nút để xem (xem hình 5.8) Figure 5.8 (hình 5.8) o Step Out —Nhấn nút để che bớt dependent lượng giá precedent Lặp lại bước bạn hoàn tất việc lượng giá Nhấn Close 5.5.6 Theo dõi giá trị ô Trong ví dụ precedent tracer minh họa hình 5.7, công thức ô G4 tham chiếu đến ô worksheet khác, trình bày tracer biểu tượng có hình bảng tính Nói cách khác, bạn thấy ô công thức ô precedent lúc Điều xảy precedent nằm bảng tính khác chí nằm nơi khác trang tính bảng tính bạn lớn Vấn đề cách dễ dàng để định nội dung hành giá trị precedentmà không thấy Nếu bạn gặp vấn đề đó, việc xử lý cố đòi hỏi bạn phải theo dõi precedent nằm xa lắc để xem có phải nguyên nhân gây lỗi hay không Chừng đủ mệt rồi, bạn làm công thức tham chiếu đến 10 ô vậy? Và phải làm ô nằm phân tán trang tính hay bảng tính khác nhau? Mức độ phiền toái — giới bảng tính — chắn nguồn cảm hứng nằm sau giải pháp tinh tế: Watch Window Cửa sổ cho phép bạn theo dõi giá trị lẫn công thức nằm trang tính bảng tính mở Sau cách thiết lập “theo dõi”: Kích hoạt bảng tính chứa ô ô mà bạn muốn theo dõi Chọn Formulas, Watch Window Excel hiển thị cửa sổ Watch Window Nhấn Add Watch Excel hiển thị hộp thoại Add Watch Chọn ô mà bạn muốn theo dõi, hay nhập công tức tham chiếu đến ô (ví dụ, =A1) Chú ý bạn chọn dãy ô để thêm lần nhiều ô vào Watch Window Nhấn Add Excel thêm ô ô vửa chọn vào cửa sổ Watch Window, minh họa hình 5.9 Figure 5.9 (hình 5.9) [...]... (đóng và mở) cùng một màu nào đó 5.2.2 Sai sót ở các kết quả của công thức Cho dù một công thức không tạo ra các cảnh báo hoặc giá trị lỗi, kết quả của nó vẫn có thể bị lỗi Sau đây là một số kỹ thuật giúp bạn tìm hiểu và khắc phục những lỗi ở kết quả của công thức:  Tính toán các công thức phức tạp mỗi lần một số hạng Trong thanh công thức (formula bar), chọn biểu thức mà bạn muốn tính, và nhấn F9 Excel. .. phức tạp nhất của việc xử lý các sự cố trong công thức là hiểu được những công thức dài Kỹ thuật tôi nói ở trên (lượng giá các công thức) có thể giúp bạn, nhung tốt nhất, bạn nên giữ cho công thức của bạn lúc ban đầu càng ngắn càng tốt Khi bạn đã nắm vững tốt rồi, bạn có thể kết hợp những công thức với nhau trong một mô hình hiệu quả hơn  Tính toán lại tất cả các công thức Một công thức cụ thể có thể... phiên bản Excel 2007) Khi tùy chọn này được kích hoạt, Excel kiểm tra các công thức trong cột dùng để tính toán của một Table (một dạng bảng đặc biệt của Excel) , và đánh dấu vào những ô có công thức mà cấu trúc của công thức này không giống với những công thức khác trong cột Trong smart tag ở ô có lỗi, có kèm thêm lệnh Restore to Calculated Column Formula, cho phép bạn cập nhật lại công thức để nó... Jan, Feb và Mar (ô B7, C7 và D7) đều là tính tổng của những ô phía trên, chẳng hạn như công thức trong ô D7 là: =SUM(D4:D6), và công thức tính tổng trong các ô F7, G7 và H7 cũng y như vậy Tuy nhiên, công thức trong ô E7 là =SUM(B7:D7), hay nói cách khác, ô này tính tổng của các giá trị trong hàng chứ không phải là các giá trị trong cột Điều này không phải là không đúng, nhưng nó không nhất quán và có... dependent trực tiếp của A2, và B4 là mộtdependent gián tiếp của A2 · Errors —Đây là những ô chứa một giá trị lỗi và đang được tham chiếu trực tiếp hoặc gián tiếp trong một công thức (và do đó nó gây ra một lỗi tương tự trong công thức này) Hình 5.7 minh họa một bảng tính với ba ví dụ của các mũi tên tracer: Figure 5.7 (hình 5.7) · Ô B4 chứa công thức =B2, và B2 chứa công thức =A2/2 Những cái mũi tên... 5.2) Khi bạn nhấn OK, Excel sẽ hiển thị ra các mũi tên tracer, liên kết các ô liên quan trong tham chiếu tuần hoàn Biết các ô nào có liên quan với nhau sẽ cho phép bạn sửa công thức ở một trong các ô đó để giải quyết vấn đề 5.3 Xử lý lỗi công thức bằng hàm IFERROR() Ở bài trước, bạn đã thấy cách dùng hàm IF() để tránh lỗi #DIV/0!, bằng cách kiểm tra giá trị của số chia trong công thức xem nó có bằng... Arrows, và chọn Remove Precedent Arrows · Để gỡ bỏ các mũi tên dependent mỗi lần một cấp, chọn Formulas, nhấn danh sách xổ xuốngRemove Arrows, và chọn Remove Dependent Arrows 5.5.6 Lượng giá các công thức Trong các bài trước, bạn đã học để có thể xử lý sự cố cho một công thức bị lỗi hoặc lượng giá các phần của công thức Bạn làm điều này bằng cách chọn một phần nào đó của công thức bạn muốn lượng giá và. .. bạn muốn xử lý lỗi một cách tinh tế trong các bảng tính, tốt nhất bạn nên giả định rằng bất kỳ lỗi nào cũng có thể xảy ra Điều này không có nghĩa là bạn phải tạo các phép thử phức tạp bằng cách sử dụng hàm IF() lồng bên trong công thức để kiểm tra mọi loại lỗi (#DIV/0!, #N/A, v.v…), vì Excel có cung cấp sẵn cho bạn một phép thử đơn giản cho mọi loại lỗi Trong các phiên bản trước của Excel (từ Excel 2003... còn làm cho các công thức khó xử lý hơn, bởi vì nếu bạn thực hiện các thay đổi với các biểu thức, bạn phải thay đổi cả hai trường hợp Excel 2007 làm cho việc xử lý các lỗi công thức trở nên dễ dàng hơn bằng cách giới thiệu hàm IFERROR(), mà về cơ bản chính là kết hợp giữa hàm IF() và hàm ISERROR() thành một hàm duy nhất: IFERROR(value, value_if_error) Nếu biểu thức value không tạo ra một lỗi, IFERROR()... chuyển đổi biểu thức thành giá trị của nó Hãy chắc chắn rằng bạn nhấn Esc khi hoàn tất, để tránh việc nhập công thức mà chỉ có những giá trị tính toán  Lượng giá công thức Tính năng này cho phép bạn lướt qua các phần của khác nhau của một công thức (xem nó chạy như thế nào, nhất là đối với các công thức lồng ghép phức tạp hay các công thức mảng)  Phân chia các công thức dài hoặc phức tạp Một trong những ...Học Excel Thủ Thuật Excel Nhận biết xử lý lỗi công thức Cách thức nhận biết xử lý lỗi công thức: Cho dù bạn có cố gắng đến cỡ nào, có lỗi kỳ lạ xuất công thức bạn Những lỗi toán học... chạy nào, công thức lồng ghép phức tạp hay công thức mảng)  Phân chia công thức dài phức tạp Một khía cạnh phức tạp việc xử lý cố công thức hiểu công thức dài Kỹ thuật nói (lượng giá công thức) ... thôi) Trong tất trường hợp này, bạn giải vấn đề cách kiểm tra kỹ lại đối số công thức sửa lại đối số không phù hợp 5.2 Xử lý lỗi khác công thức Không phải tất lỗi công thức giá trị lỗi Excel