Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu tham khảo tin học căn bản _ Chương Cơ sở dữ liệu ( Database) dành cho các bạn sinh viên mới làm quen với vi tính.
Chương IV CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE) I MÔ TẢ: Là tập hợp thông tin, liệu đực tổ chức theo cấu trúc hàng, cột để khai thác, truy cập nhanh chóng - Dịng dùng để chứa tên vùng tin hay gọi trường (Field) CSDL Tên vùng tin phải kiểu chuỗi - Những dòng dùng để chứa nội dung CSDL Mỗi hàng gọi mẩu tin hay ghi (Record) II THAO TÁC VỚI CSDL: Sắp xếp liệu: - Chọn phạm vi cần xếp (xem ví dụ) - Chọn lệnh Data - Sort, xuất hộp thoại: + Sort by: Chọn cột (Field) làm tiêu chí để xếp + Chọn kiểu xếp: ü Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần ü Descerding: Sắp xếp theo thứ tự giảm giần + Then by: Chọn cột làm tiêu chí xếp phụ (Excel xếp dựa vào tiêu chí phụ tiêu chí mục Sort by bị trùng) + My List has: Tùy chọn cho dòng tiêu đề CSDL: ü Header row: Chọn mục phạm vi chọn có dịng tiêu đề (khơng xếp dòng đầu tiên) ü No Header row: Chọn mục phạm vi chọn khơng có dịng tiêu đề (sắp xếp tất dòng) Tạo tổng cấp (Subtotals): Lệnh dùng để nhóm liệu theo nhóm đồng thời chèn vào cuối nhóm dịng thống kê tính tốn (gọi tổng - Subtotals) dòng tổng kết cuối phạm vi (gọi tổng lớn - GrandTotal) Thao tác sau: - Sắp xếp CSDL theo cột làm khoá (muốn nhóm theo cột cột gọi cột làm khố) - Đặt trỏ vào vùng CSDL, chọn lệnh Data - Subtotals, xuất hộp thoại: + At each change in: Chọn trường làm khoá để xếp + Use Function: Chọn hàm sử dụng để thống kê + Add SubTotal to: Đánh dấu vào cột cần thống kê giá trị + Replace current Subtotals: Thay hàng Subtotal tạo trước hàng Subtotal + Page Break Between Groups: Tự động động tạo dấu ngắt trang nhóm liệu + Sumary Below data: Tạo dịng thống kê phía nhóm liệu + Chọn xong ấn OK Lọc liệu (Filter) Chức giúp trích ghi sở liệu thoả mãn yêu cầu đặt Có cách lọc: Lọc tự động lọc theo bảng điều kiện tạo trước a Lọc tự động (AutoFilter): Là cách lọc làm cho bảng liệu hiển thị ghi thỏa mãn điều kiện đưa ra, cịn ghi khơng thỏa mãn điều kiện bị ẩn Thao tác sau: - Chọn CSDL muốn lọc (chọn dòng CSDL) - Chọn lệnh Data – Filter - Autofilter Lúc tiêu đề cột xuất biểu tượng lọc Menu DropDown - Muốn lọc theo điều kiện cột kích chuột vào biểu tượng lọc cột để chọn mục có sẵn Trong gồm: + All: Cho hiển thị tất ghi + Top 10: Lọc nhóm ghi có giá trị lớn nhỏ cột xét Mục có giá trị liệu kiểu số + Custom: Cho phép người sử dụng tự chọn điều kiện theo hộp thoại ü Chọn phép toán so sánh cần dùng hộp danh sách bên trái: Ø equals: Ø does not equal: không (khác) Ø is greater than: lớn Ø is greater than or equal to: lớn Ø is less than: nhỏ Ø is less than or equal to: nhỏ Ø begins with: bắt đầu Ø does not begin with: không bắt đầu Ø ends with: kết thúc Ø does not end with: không kết thúc Ø contains: chứa Ø does not contain: không chứa ü Gõ chọn giá trị làm điều kiện hộp danh sách bên phải Có thể kết hợp thêm điều kiện lọc cách chọn tương tự hai hộp danh sách phía phải thơng qua hai phép tốn And (và) Or (hoặc) • Để huỷ lệnh lọc ta chọn lại lệnh Data - Filter - AutoFilter lần b Lọc theo bảng điều kiện tạo trước (Advanced Filter): Dùng để lọc liệu có điều kiện trích liệu đến nơi khác Với cách lọc này, ta phải nhập vào bảng điều kiện riêng trước gọi lệnh lọc * Cách tạo bảng điều kiện(Criteria) Để tạo bảng điều kiện, thiết bảng điều kiện phải có ô, ô chứa tên trường (Field) làm điều kiện lọc, ô chứa điều kiện lọc Tên trường làm điều kiện lọc thường chép từ CSDL để tránh sai sót xác Ví dụ: Để lọc nhân viên thuộc phịng Kế tốn tạo bảng điều kiện sau: Phịng ban Kế tốn - Điều kiện đơn xác: + Dữ liệu chuỗi: Ghi xác chuỗi làm điều kiện (như ví dụ trên) + Dữ liệu số: Ghi xác số làm điều kiện Ví dụ: Để lọc nhân viên có Lương CB 1.100.000 Lương CB 1.100.000 - Điều kiện đơn khơng xác: + Dữ liệu số: Sử dụng toán tử so sánh để ghi điều kiện Ví dụ: Để lọc nhân viên có Lương CB từ 1.000.000 trở lên Lương CB >=1.000.000 + Dữ liệu chuỗi: Sử dụng dấu đại diện (*,?) Ví dụ: Để lọc nhân viên có tên phòng bắt đầu chữ K Phòng ban K* - Điều kiện kết hợp: + VÀ: gõ điều kiện hàng Ví dụ: Để lọc nhân viên thuộc phịng Kinh doanh có Lương CB 1.000.000 tạo bảng điều kiện sau: Phịng ban Kinh doanh Lương CB