TIN HỌC CƠ BẢN: Chương 3 potx

TIN HỌC CƠ BẢN Chương 3 CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Chương này bao gồm Copyright © 2006 Trung tâm nghiên cứu và tư vấn về quản lý Phòng 312, nhà A17, số 17 Tạ Quang Bửu, Hà Nội. • Bài 1: Làm quen với Word • Bài 2: Biên tập tài liệu • Bài 3: Sử dụng khuôn mẫu và trình cài đặt • Bài 4: Định dạng văn bản • Bài 5: Thay đổi cách trình bày tại liệu LÀM QUEN VỚI WORD Microsoft Word là một chương trình xử lý văn bản. Nó cho phép bạn tạo lập một cách nhanh chóng và dễ dàng các bản ghi nhớ, báo cáo, thư từ, sơ đồ và bản tin. Bạn cũng có thể đưa đồ hoạ hoặc chuyển dữ liệu vào trong tài liệu Word. Ngoài ra, Word cũng còn cho phép bạn kiểm tra chính tả và chỉnh sửa lại tài liệu trước khi in. Bài học này giúp bạn làm quen với Microsoft Word thông qua các thao tác cơ bản như: đóng, mở Word, nhập văn bản vào tài liệu Word, lưu văn bản vào đĩa cứng. • Tạo một tài liệu Word đơn giản và lưu tài liệu mới soan dưới dạng một tệp tin trên đĩa cứng để có thể sử dụng về sau. • Khởi động Word. • Các thành phần cửa sổ Word. • Nhập văn bản vào tài liệu. • Lưu tài liệu. • Đóng tài liệu và ra khỏi Word Kết thúc bài học này bạn có thể Mục tiêu 1 Bài Bạn thực hiện các bước sau đây để khởi động Word: 1) Nhấp chuột vào biểu tượng START để hiện thị thực đơn START. 2) Chọn PROGRAMS. 3) Chọn thực đơn con MICROSOFT OFFICE rồi chọn biểu tượng MICROSOFT OFFICE WORD 2003. Chú ý: Phụ thuộc vào phiên bản hệ điều hành mà biểu tượng MICROSOFT OFFICE WORD 2003 có thể được đặt tại các vị trí khác nhau. Bạn cũng có thể khởi động Word bằng cách nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối tắt của Microsoft Office Word 2003 trên màn hình nền. Sau khi khởi động, màn hình làm việc của word được hiển thị như sau. Nội dung 1.1 KHỞI ĐỘNG WORD 1.2 THÁM HIỂM CỬA SỔ WORD Cửa sổ Word gồm các thành phần cơ bản như sau: • Thanh tiêu đề: Hiển thị biểu tượng, tên ứng dụng và tên tài liệu hiện thời. • Thanh thực đơn: chứa các nhóm lệnh: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window và Help. • Các thanh công cụ: chứa các nút được gắn sẵn chức năng lệnh. • Thước: hiển thị độ đo theo đơn vị cm hoặc inch. • Vùng soạn thảo: là nơi hiển thị nội dung tài liệu đang soạn thảo. • Thanh trạng thái: cho biết con trỏ nhập dữ liệu đang ở dòng nào, trang nào, cột nào … của tài liệu. • Thanh cuộn: Gồm thanh cuộn dọc và thanh cuộn ngang, cho phép bạn dễ dàng di chuyển lên xuống hoặc sang ngang trong quá trình soạn thảo. Có nhiều cách để nhập văn bản vào tài liệu, nhưng cách thông dụng nhất là nhập văn bản từ bàn phím. Trong vùng văn bản, điểm chèn (insert point) là một thanh đứng mầu đen, nhấp nháy. Điểm chèn đóng vai trò xác định vị trí ký tự mà chúng ta muốn đưa vào vùng soạn thảo. Vị trí điểm chèn được xác định duy nhất bởi cặp số thứ tự của dòng và cột. Điểm chèn chỉ di chuyển được trong phạm vị vùng soạn thảo. Khi bạn gõ văn bản và điểm chèn đạt tới lề phải, Word sẽ tự động xuống dòng. Khi 1.3 NHẬP VĂN BẢN muốn bắt đầu một đoạn mới hay chèn thêm dòng trống, bạn nhấn phím Enter. Word dùng các lề trang trái và phải cỡ 1,25 inch và lề đỉnh và đáy cỡ 1 inch theo mặc định; tuy nhiên, bạn có thể đặt lại các lề trang. Khi bạn gõ văn bản, điểm chèn chuyển đi, chỉ ra vị trí cho kí tự tiếp. Nếu bạn nhầm, nhấn Backspace để xoá các kí tự ở bên trái của điểm chèn, hay nhấn Delete để xoá kí tự ở bên phải điểm chèn. Trong quá trình soạn thảo, nội dung tài liệu được lưu trong bộ nhớ trong của máy tính. Để giữ tài liệu này cho việc sử dụng trong tương lai, bạn phải cất giữ tài liệu vào đĩa cứng. Mỗi tài liệu Word được lưu trên đĩa cứng dưới một tệp tin có phần mở rộng là .doc. Bạn thực hiện các bước sau để lưu tài liệu: 1) Chọn lệnh SAVE trong thực đơn FILE hoặc nhấp nút SAVE trên thanh công cụ. Hộp thoại Save as xuất hiện. 2) Định vị thư mục lưu tài liệu thông qua thực đơn thả xuống Save in. 3) Nhập tên cho tài liệu vào ô File Name. 4) Nhấp nút ok. Chú ý : Sau khi đã lưu tài liệu, nếu bạn thực hiện bất kì thay đổi nào đối với một tài liệu và nhấp nút Save, word sẽ tự động lưu phiên bản mới nhất của tài liệu mà không hiển thị hộp thoại Save As nữa. Sau khi soạn thảo xong tài liệu, bạn có thể đóng nó lại để làm việc với các tài liệu khác 1.4 IN TÀI LIỆU hoặc đóng cửa sổ Word. Bạn thực hiện một trong 2 cách sau để đóng tài liệu Word: 1) Chọn lệnh CLOSE trong thực đơn FILE. 2) Nhấp nút CLOSE WINDOWS nằm ở góc trên bên phải màn hình và nằm dưới thanh tiêu đề. 1.5 ĐÓNG TÀI LIỆU VÀ RA KHỎI WORD Trong bài học này, bạn đã học: • Cách khởi động Word. • Các thành phần chính của cửa sổ Word. • Cách nhập văn bản vào tài liệu Word. • Cách lưu tài liệu. TỔNG KẾT BÀI CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Hãy liệt kê hai cách bạn có thể sử dụng để đóng tài liệu Word. 2. Làm thế nào để lưu bản sao của tài liệu hiện thời mà không làm thay đổi bản gốc. 3. Khởi động word. Soạn thảo một tài liệu mới gồm vài dòng văn bản. Lưu tài liệu vào thư mục My Documents trong tệp tin có tên Bai1.doc. 4. Mở tài liệu thứ hai. Quan sát tên mặc định mà Word tự đặt. BIÊN TẬP TÀI LIỆU Bài này giúp bạn làm quen với các thao tác cơ bản khi bắt đầu việc soạn thảo văn bản, chẳng hạn cách mở một tệp văn bản đã có, cách di chuyển qua lại trong tài liệu Word và cách cuộn văn bản. • Mở một tệp văn bản đã có, chẳng hạn cuốn Luận văn tốt nghiệp. • Sử dụng bàn phím, chuột để di chuyển qua lại trong một tài liệu nhiều trang. • Biết cách chọn văn bản, chẳng hạn chọn một từ, chọn một câu, chọn một đoạn văn …, để có thể thực hiện các thao tác định dạng. • Phân biệt được sự khác nhau giữa hai chế độ nhập văn bản, đó là: chế độ chèn và chế độ ghi đè. • Biết cách xóa văn bản sử dụng hai phím: Delete và Backspace trên bàn phím. • Biết cách sử dụng hai chức năng thường sử dụng khi soạn thảo là: Làm lại (Undo) và hoàn tác (Redo) để hủy bỏ thao tác vừa thực hiện và thực hiện lại một thao tác vừa hủy bỏ. • Biết cách lưu văn bản dưới một tên khác để có thể giữ lại phiên bản cũ của văn bản. • Mở một tệp văn bản đã có. • Di chuyển qua lại trong tài liệu Word. • Cuộn qua văn bản. • Nắm được các chế độ nhập văn bản. • Lựa chọn văn bản. • Biên tập tài liệu bằng việc xoá và khôi phục văn bản. Kết thúc bài học này bạn có thể Mục tiêu 2 Bài Để mở một tài liệu Word đã có, bạn thực hiện các bước sau: 1) Nhấp chuột vào biểu tượng OPEN trên thanh công cụ hoặc chọn lệnh OPEN trong thực đơn FILE. Hộp thoại Open xuất hiện. 2) Định vị thư mục chứa tài liệu thông qua thực đơn thả xuống LOOK IN. 3) Nhấp đúp vào tệp tin cần mở hoặc chọn tệp tin rồi nhấp OPEN. Để thay đổi văn bản hay để soạn thảo, bạn phải di chuyển điểm chèn về vị trí bạn muốn thay đổi. Con trỏ chuột, các phím mũi tên trên bàn phím và các thanh cuộn là các công cụ điều hướng giúp bạn di chuyển qua lại trong tài liệu. Để di chuyển điểm chèn bằng chuột, bạn di chuột (con trỏ chuột trông như chữ I hoa) đến vị trí cần thay đổi rồi nhấp chuột. Bạn cũng có thể sử dụng bàn phím để di chuyển điểm chèn. Bảng sau liệt kê từng phím hay tổ hợp phím có thể được dùng để di chuyển nhanh chóng điểm chèn. Nội dung 2.1 MỞ TỆP TIN 2.2 DI CHUYỂN QUA LẠI TRONG TÀI LIỆU Cửa sổ tài liệu thông thường chỉ hiển thị được một phần nội dung của trang tài liệu. Do vậy, để xem được các phần hoặc trang khác, bạn phải cuộn tài liệu bằng thanh cuộn ngang và cuộn dọc. Bảng dưới đây liệt kê các công cụ cuộn sẵn có và chức năng của chúng. Phím/tổ hợp phím Tác dụng Phím mũi tên trái Sang trái một kí tự. Phím mũi tên phải Sang phải một kí tự. Phím mũi tên xuống Xuống một dòng. Phím mũi tên lên Lên một dòng. Ctrl+Mũi tên trái Sang trái một từ. Ctrl+Mũi tên phải Sang phải một từ. Home Về đầu dòng hiện thời. End Về cuối dòng hiện thời. Ctrl+Home Về đầu tài liệu. Ctrl+End Về cuối tài liệu. Page Up Lên một màn hình đầy. Page Down Xuống một màn hình đầy. Ctrl+Page Up Về đầ u trang trước. Ctrl+Page Down Về đầu trang tiếp. 2.3 CUỘN VĂN BẢN [...]... thể thay đổi thư mục lưu tài liệu thông qua thực đơn thả xuống Save in 3) Nhấp SAVE TỔNG KẾT BÀI Trong bài học này, bạn đã học: • Cách mở một tài liệu word đã có • Cách di chuyển qua lại trong tài liệu • Chế độ chèn và chế độ ghi đè • Cách chọn văn bản trong tài liệu • Cách xóa và khôi phục văn bản • Cách lưu tài liệu bằng tệp tin khác • Cách đóng tài liệu và ra khỏi Word CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1 Bạn... hiện 3) Chọn khuôn mẫu sẵn có 4) Trong ô Create New, chọn Template 5) Nhấp nút OK 6) Thực hiện các thay đổi trên khuôn mẫu sẵn có 7) Lưu khuôn mẫu đã sửa đổi dưới một tên khác 3. 3 SỬ DỤNG TRÌNH CÀI ĐẶT Bạn có thể tạo tự động một văn bản bằng cách sử dụng một trong các trình cài đặt của Word Điểm khác biệt giữa trình cài đặt và khuôn mẫu là trình cài đặt hoạt động thông qua quá trình hỏi và nhận thông tin. .. dưới, và nghiêng, và bạn sẽ học cách đổi kích cỡ và kiểu dáng phông chữ của văn bản Khi bạn soạn thảo một tài liệu, bạn thường cần di chuyển hay sao chép văn bản hoặc các đối tượng từ chỗ này sang chỗ nọ Trong bài học này, bạn sẽ học các phương pháp khác nhau để cắt và dán văn bản và đối tượng Bạn sẽ thực hành sao chép và dán văn bản giữa các tài liệu khác nhau Bạn cũng sẽ học cách sửa đổi dáng vẻ của... trong cửa sổ soạn thảo mới TỔNG KẾT BÀI Trong bài học này, bạn đã học: • Cách tạo tài liệu từ một khuôn mẫu sẵn có • Cách lưu tài liệu dưới dạng khuôn mẫu và tạo một khuôn mẫu mới từ khuôn mẫu sẵn có • Cách tạo văn bản từ trình cài đặt sẵn có CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1 Hãy kể tên năm khuôn mẫu sẵn có của word 2 Sự khác biệt giữa khuôn mẫu và trình cài đặt là gì? 3 Khi tạo một văn bản mới từ một khuôn mẫu, làm... bản đó? 4 Dùng Fax Wizard và các thông tin sau để tạo một bản fax sẽ được in ra với nội dung gồm một tờ bìa với một ghi nhớ và có thể gửi tới các máy fax khác nhau Địa chỉ gửi fax tới Ông Nguyễn Văn B, số fax (04) 8546568 Chọn bìa có dạng Chuyên nghiệp (professinal) bao gồm tên và địa chỉ theo địa danh sau: Name: Nguyễn Văn B Company: Trung tâm Viễn thông tin học Mailing address: Số 26 – Nguyễn Văn... Fax01.doc 5 Mở tài liệu Fax01.doc Xóa các thông tin cụ thể Lưu tài liệu dưới dạng khuôn mẫu với tên Fax Template 01 4 Bài • Định chữ dạng ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN phông • Căn lề văn bản • Cắt, sao chép và dán văn bản • Tìm và thay thế văn bản • Chèn ký tự đặc biệt vào văn bản • Áp dụng kiểu dáng cho văn bản • Xem trước tài liệu • In ấn tài liệu Trong bài học này, bạn sẽ học cách áp dụng định dạng để làm cho văn... trong khi khuôn mẫu hiển thị và cho phép thay thế thông tin trên từng vùng điền thông tin của văn bản Trong ví dụ dưới đây, bạn sử dụng trình cài đặt sẵn có Memo Wizard để tạo một bản ghi nhớ: 1) Mở thực đơn FILE Chọn NEW Một tài liệu mới xuất hiện 2) Chọn On my computer trong phần Templates của ô tác vụ New document Hộp thoại Templates xuất hiện 3) Chọn thẻ Memos 4) Nhấp đúp vào biểu tượng Memo wizard... sao chép văn bản • Sao chép văn bản: Bạn thực hiện các bước sau: 1) Chọn khối văn bản muốn sao chép 2) Nhấp chuột vào biểu tượng COPY lệnh COPY trong thực đơn EDIT 3) Chuyển điểm chèn đến vị trí cần bản sao trên thanh công cụ standard hoặc chọn 4) Nhấp chuột vào biểu tượng PASTE trên thanh công cụ standard hoặc hoặc chọn lệnh PASTE trong thực đơn EDIT • Di chuyển văn bản: Bạn thực hiện các bước sau:... được phân tách nhau bởi dấu phẩy (,), ví dụ: 1 ,3, 5-10 - Để in nhiều bản, nhập số bản sao cần in vào ô Number of copies trong vùng Copies - Để in các trang chẵn hoặc lẻ, chọn Even pages hoặc Old pages trong thực đơn thả xuống Print (nằm ở góc trái, bên dưới của hộp thoại) - Nhấp OK để in - Để hủy bỏ lệnh in chọn Cancel TỔNG KẾT BÀI Trong bài học này, bạn đã học: • Cách định dạng phông chữ • Cách căn lề... TEMPLATES Hộp thoại Templates xuất hiện cung cấp nhiều mẫu tài liệu và được chia thành 8 nhóm: General, Legal Pleading, Letters & Faxes, Mail Merge, Memos, Publications, Report, Web pages 3) Chọn khuôn mẫu tài liệu rồi nhấp OK 3. 2 TẠO KHUÔN MẪU • Tạo khuôn mẫu riêng Bạn có thể tạo một khuôn mẫu của riêng mình, chẳng hạn tạo mẫu tiêu đề chung cho các tài liệu của công ty rồi lưu tài liệu này dưới dạng khuôn . TIN HỌC CƠ BẢN Chương 3 CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Chương này bao gồm Copyright © 2006 Trung tâm nghiên cứu và tư vấn về quản lý Phòng 31 2, nhà A17, số 17 Tạ Quang. 2) Định vị thư mục chứa tài liệu thông qua thực đơn thả xuống LOOK IN. 3) Nhấp đúp vào tệp tin cần mở hoặc chọn tệp tin rồi nhấp OPEN. Để thay đổi văn bản hay để soạn thảo, bạn phải di. dụng trình cài đặt sẵn có Kết thúc bài học này bạn có thể Mục tiêu 3 Bài Mọi tài liệu Word đều dựa trên một khuôn mẫu. Khuôn mẫu này xác định cấu trúc cơ bản của tài liệu và các thiết lập