Bài giảng Kỹ năng mềm - Bài 4: Kỹ năng thuyết trình (phần 2) với mục tiêu trang bị cho học viên những kiến thức cơ bản về thuyết trình; giúp học viên biết cách thuyết trình thành công một vấn đề cụ thể; giúp học viên tự tin khi nói trước đám đông.
BÀI 4: KĨ NĂNG THUYẾT TRÌNH (PHẦN 2) Giảng viên Lưu Quang Phú Trưởng phận Truyện thông nội - Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng MỤC TIÊU BÀI HỌC 01 Trang bị cho học viên kiến thức thuyết trình 02 Giúp học viên biết cách thuyết trình thành cơng vấn đề cụ thể 03 Giúp học viên tự tin nói trước đám đông CẤU TRÚC NỘI DUNG 4.1 Tiến hành thuyết trình 4.2 Vận dụng kĩ thuyết trình 4.1 TIẾN HÀNH THUYẾT TRÌNH 4.1.1 Trình bày nội dung thuyết trình 4.1.2 Đặt trả lời câu hỏi khán giả 4.1.1 TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH Trình bày phần mở đầu thuyết trình cần gây ấn tượng mạnh mẽ thuyết phục khán giả: • Chào người tham dự giới thiệu thân: mục đích để cung cấp thơng tin xác định rõ vai trị bạn với thuyết trình Ví dụ: Chào người tham dự Xin chào tất bạn, vui chào đón bạn vào buổi sáng ngày hôm nay… Xin chào tất bạn tơi vinh dự có mặt ngày hôm Xin tự giới thiệu tên là… Xin chào buổi sáng tốt lành đến tất quý ông quý bà Tên là… là… Xin chào tất người Tôi … hạnh phúc có hội thuyết trình về… đến bạn Xin chào tất người, cám ơn có mặt bạn ngày hôm Tên là… tơi đến từ… 4.1.1 TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) Trình bày phần mở đầu thuyết trình cần gây ấn tượng mạnh mẽ thuyết phục khán giả: • Đưa cấu trúc thuyết trình: chủ đề mục đích thuyết trình, giới thiệu ngắn gọn cấu trúc thuyết trình Ví dụ: Trong đó, tơi chia thuyết trình thành phần: tơi đề cập với bạn ba phần chính: Điều đầu tiên, tơi đề cập đến sau đó, tơi vào phần… cuối cùng, tơi nói cho bạn • Thơng báo thời gian thuyết trình: Để trì ý khán giả bạn nên thông báo thời gian thuyết trình thời gian ngắn tốt Ví dụ: Bài thuyết trình tơi diễn vịng… Hoặc tơi dùng khoảng thời gian là… cho thuyết trình Ví dụ: Nếu bạn có câu hỏi, xin bạn vui lịng dành đến cuối thuyết; trình tơi trả lời câu hỏi bạn thuyết trình kết thúc 4.1.1 TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) Những điều nên khơng nên mở đầu thuyết trình Nên • • Đưa thông báo thống kê; Chia sẻ cảm nhận chân tình với khán giả; • • • • • Đưa trích dẫn, minh họa phù hợp; Trích dẫn danh ngơn tiếng; Thuật lại câu chuyện có liên quan; Sử dụng tình gây sốc; Khơng nên • • • • • • Bắt đầu lời xin lỗi; Sử dụng câu hỏi thăm dò; Dùng câu hỏi cường điệu hoa mỹ; Đi xa chủ đề; Không biết cách lên bục thuyết trình; Lúng túng khơng biết sử dụng thiết bị hỗ trợ Sử dụng câu hỏi tu từ, câu hỏi bất ngờ 4.1.1 TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) Trình bày phần thân cần rõ ràng, mạch lạc ý liên kết với nhau, có lơgic chặt chẽ • • Phát triển nội dung ý rõ ràng, mạch lạc, không lan man làm người nghe không hiểu Trình bày với ngơn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm gây khó khăn cho bạn lúc đặt trả lời câu hỏi • Giới hạn thời gian phát biểu: thơng báo trước thời dự kiến thuyết trình để cử tọa biết họ cần tập trung Ví dụ, bạn nói: “Chúng ta có 20 phút, cho phép thẳng vào vấn đề…” Sau đó, bạn nhắc lại với cử toạ thời gian thuyết trình diễn dự kiến như: “Chúng ta cịn khoảng phút Vậy để tóm tắt, cho phép tơi nói rằng…” Nên bám sát nội dung gợi ý thuyết trình Nếu khán giả muốn đặt câu hỏi tỏ khơng đồng tình với quan điểm bạn trình bày, bạn nói với họ trả lời sau tiếp tục thuyết trình cho hết 4.1.1 TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) Trình bày phần thân cần rõ ràng, mạch lạc ý liên kết với nhau, có lơgic chặt chẽ • Sử dụng thiết bị hỗ trợ cách bản, xác, sử dụng thành thạo phương tiện hỗ trợ để giúp người nghe hiểu Ví dụ: Các diễn giả thường dùng phương tiện để nhìn powerpoint, tranh ảnh, đồ thị… Các phương tiện nhìn nên đủ lớn để khán giả thấy rõ Các câu thể slide hình cần đơn giản, ngắn gọn nêu ý Mỗi trang thuyết trình (slide) cần từ đến câu Các câu thể slide giúp người thuyết trình dễ dàng theo sát nội dung theo cách logic giúp người nghe tiện theo dõi • Cần có chuyển ý chủ đề: Những thông tin mà bạn đưa thông qua thuyết trình thơng tin khán giả Chỉ có bạn biết rõ cấu trúc thuyết trình Vì vậy, bạn nên cho khán giả biết bạn chuyển sang ý Điều giúp khán giả tiện theo dõi sẵn sàng nghe ý Việc dùng từ nối cịn giúp cho người nghe tập trung khơng bị bỏ sót ý 4.1.1 TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) Trình bày phần thân cần rõ ràng, mạch lạc ý liên kết với nhau, có lơgic chặt chẽ • Ngắt nhịp trình bày hợp lý: Khi cần nhấn mạnh ý chuyển tiếp từ ý sang ý khác bạn nên có ngắt nhịp lặp lại ý lần • Cần có giao lưu khán giả: giao lưu thể qua câu hỏi mở với khán giả xem kẽ lúc thuyết trình Thỉnh thoảng hỏi xem nắm bắt khán giả tới đâu Hoặc đôi lúc đặt câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả suy nghĩ trước, họ cảm thấy liên quan dễ tiếp thu Khi người thuyết trình phải phản ứng nhanh, dẫn câu chuyện theo ý ban đầu mình, đừng để bị câu trả lời khán giả làm lạc đường 10 4.1.2 ĐẶT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI ĐỐI VỚI KHÁN GIẢ (tiếp theo) Thông báo cách thức thời điểm khán giả đặt câu hỏi Bạn nên nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi (sau đoạn nói, sau kết thúc, hay lúc nào) phù hợp với buổi thuyết trình hơm Cũng giới hạn số câu hỏi yêu cầu người hỏi Những kiểu câu hỏi khán giả thường đặt cho thuyết trình viên Hầu hết câu hỏi cử tọa có mục đích chung, khơng có mục đích cá nhân • • • Câu hỏi dạng tóm tắt; Câu hỏi cung cấp thông tin; Câu hỏi 15 4.2 VẬN DỤNG CÁC KỸ NĂNG TRONG THUYẾT TRÌNH 4.2.1 Kĩ nói thuyết trình 4.2.2 Kĩ giao tiếp phi ngôn ngữ (ngôn ngữ thế) 4.2.3 Kĩ lắng nghe 4.2.4 Kĩ thuyết phục 16 4.2.1 KỸ NĂNG NĨI TRONG THUYẾT TRÌNH Giọng nói/Âm lượng • Trong thuyết trình bạn cần điều tiết âm lượng, giọng nói cho truyền cảm, rõ ràng, có điểm nhấn tạo lơi cuốn; • Tránh âm lượng to làm cho khán giả mệt mỏi, tránh âm lượng nhỏ làm cho khán giả phải căng tai muốn nghe bạn nói; • Cách phát âm cần rõ ràng, mạch lạc, “tròn vành rõ chữ” 17 4.2.1 KỸ NĂNG NÓI TRONG THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) Giọng nói/Âm lượng • Nhịp điệu, tốc độ nói: Việc thay đổi nhịp điệu, tốc độ nói nhấn mạnh ý mà người thuyết trình cần trình bày • Nên vào đối tượng cụ thể để điều chỉnh tốc độ nói Nếu khán giả có trình độ cao chăm lắng nghe nói tốc độ nhanh Ngược lại khán giả có kiến thức hạn chế cần nói chậm • Cần quan sát thái độ khán giả để nói: Tránh nói nhanh làm khán giả khơng kịp tiếp nhận; Tránh nói chậm gây buồn ngủ nhạt nhẽo; Tránh tiếng đệm: Ừ, à, ờ,…; Tránh lặp lại từ nhiều lần 18 4.2.1 KỸ NĂNG NĨI TRONG THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) Giọng nói/Âm lượng • Nói đều: Đa số người giọng đọc đều lo lắng Khi người nói cảm thấy hồi hộp ngực cổ họng trở nên linh hoạt khơng khí khó lưu thơng Dẫn đến giọng nói tính linh hoạt tự nhiên nói chuyện giọng đọc đều Để khắc phục tình trạng bạn cần thả lỏng giảm bớt tình trạng căng thẳng cách thực động tác đơn giản siết tay, đẩy cổ, kéo căng thể kéo căng xương sống; • Nói q nhanh: Mức độ nói trung bình giao tiếp 125 từ/phút Khi bạn lo lắng bạn bị nói nhanh Nói q nhanh cịn xảy bạn bị nói vấp Khi điều xảy bạn nên nói chậm lại nghỉ nói hết câu chuyển sang câu khác 19 4.2.2 KĨ NĂNG GIAO TIẾP PHI NGƠN NGỮ (NGƠN NGỮ CƠ THẾ) • Con người giao tiếp, biểu đạt tình cảm truyền thơng tin cho đa phần qua dấu hiệu phi ngơn ngữ; • Giao tiếp phi ngơn ngữ công cụ quan trọng để biểu đạt tâm trạng, tình cảm, cảm xúc người; • Vận dụng tốt phương thức giao tiếp phi ngôn ngữ thuyết trình giúp bạn thuyết trình thành cơng 20 4.2.2 KĨ NĂNG GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ (NGÔN NGỮ CƠ THẾ) Giao tiếp mắt thuyết trình • • Ánh mắt tạo thiện cảm, rút ngắn khoảng cách xa lạ thuyết trình viên khán giả Giao tiếp mắt để đạt hiệu cao? Bắt đầu việc đưa ánh mắt trìu mến quan sát xung quanh phịng để lôi ý khán giả; Đưa ánh mắt ý đến nhóm khán giả bạn nói câu nói đầu tiên; Trong nói, di chuyển ánh mắt đến tất khán giả có mặt buổi thuyết trình; Khơng nên nhìn chằm chằm vào khán giả mà quan sát họ, tìm kiếm cá nhân ý lắng nghe bạn; Khơng nên nhìn liên tục vào tài liệu, chiếu chớp mắt liên tục 21 4.2.2 KĨ NĂNG GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ (NGÔN NGỮ CƠ THẾ) (tiếp theo) Cử Trong thuyết trình khơng có cử gây nhàm chán, khơng truyền đạt trọn vẹn thông điệp đến khán giả Tuy nhiên sử dụng cử không cách sử dụng nhiều gây phản cảm với khán giả Vậy người thuyết trình cần tránh cử chỉ: • • • • • • Nhún vai nhiều; Lắc lư đầu vung tay nhiều; Trỏ tay, chắp tay sau lưng; Khoanh tay, để tay túi; Siết tay, tay chống hông; Rụi mắt, mân mê đồ vật 22 4.2.2 KĨ NĂNG GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ (NGÔN NGỮ CƠ THẾ) (tiếp theo) Dáng điệu, tư thế, phong thái Thuyết trình viên cần thể gần gũi, cởi mở, nồng nhiệt đĩnh đạc: • • Đứng thẳng hướng phía trước để tạo gần gũi, cởi mở với khán giả; Tránh: Đầu lắc lư, trùng chân, dựa vào bàn điểm tựa đó; Đứng che khuất tầm nhìn quay lưng phía khán giả • • Thẳng đầu, ánh mắt nhìn phía khán giả; Lưng, bụng chân thẳng, tạo tự nhiên 23 4.2.2 KĨ NĂNG GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ (NGÔN NGỮ CƠ THẾ) (tiếp theo) Di chuyển Người thuyết trình nên chủ động di chuyển khơng gian định: • • • • Di chuyển nhịp nhàng, kết hợp hướng ánh mắt vào khán giả, vào bảng biểu minh họa thuyết trình liên tục; Chỉ nên di chuyển đến khoảng cách 1m với khán giả; Di chuyển đến nhiều vị trí khán giả khác Tránh: Di chuyển nhanh liên tục; Di chuyển đến gần khán giả; Tránh va chạm vào khán giả 24 4.2.3 KĨ NĂNG LẮNG NGHE Nghe chủ động • Là tập trung nghe cách cẩn thận có cảm nhận mà bạn nghe thấy; Trong thuyết trình, bạn cần vừa trình bày, vừa lắng nghe phản hồi khán giả thông qua câu hỏi khán giả đặt âm phát xung quanh khán phịng; • Bạn cần kiên nhẫn nghe người khác chia sẻ kinh nghiệm đặt câu hỏi cho bạn Đối với câu hỏi lan man, bạn nên chọn ý chính, hỏi lại trực tiếp khán giả để khẳng định ý khán giả muốn hỏi; • Cần thể tự tin bạn cách không bộc lộ cảm xúc sợ hãi, bực bội, khó chịu,… câu hỏi thái độ phản đối khán giả 25 4.2.3 KĨ NĂNG LẮNG NGHE • Một số hình thức đối nghịch cách xử lý: Sự đối nghịch khán giả Khán giả đưa nhận xét tiêu cực hay ngắt lời diễn giả trình bày Khán giả bác bỏ điều diễn giả trình bày Các khán giả xảy bất đồng khiến buổi thuyết trình bị gián đoạn Cách xử lý Trả lời lịch kiên Cần khéo léo tế nhị Tránh tranh cãi Đưa kiện, chứng để làm sáng tỏ vấn đề Bạn phải đóng vai trị hịa giải Nhắc lại người nhớ lại mục đích buổi thuyết trình Cố gắng giảm bớt căng thẳng, đảm bảo người phát biểu Khán giả đặt câu hỏi không liên quan tới Bạn chuẩn bị sẵn số câu trả lời để né tránh như: thuyết trình câu hỏi chuẩn bị sẵn sàng “Hôm nay, khơng định đề cập đến khía cạnh vấn để vạch điểm yếu lập luận, nhằm đề…”, hay: “Đây vấn đề hoàn toàn tách biệt với vấn đề thuyết làm khó diễn giả hạ thấp giá trị thuyết trình trình tơi khơng có thời gian để thảo luận nó…” Khán giả im lặng không hưởng ứng với thuyết trình Suy đốn ngun nhân tự khắc phục Có thể ngun nhân thuyết trình khơng tạo hứng thú khơng đem lại hiệu cử tọa thuộc tuýp người 26 4.2.3 KĨ NĂNG LẮNG NGHE Nghe chủ động • Lắng nghe có phân tích: Trong thuyết trình bạn cần tôn trọng người nghe, tập trung nghe xử lý thơng tin, phân tích giữ liệu; • Việc lắng nghe có phân tích khơng liên quan đến tai nghe mà liên quan đến não đơi mắt bạn Để trả lời xác, bạn phải nghe mà khán giả nói, đọc ngôn ngữ thể họ xử lý tốt tình xảy 27 4.2.4 KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC • Thuyết phục hoạt động tâm lý xảy có nhiều quan điểm vấn đề tồn người muốn quan điểm có ảnh hưởng người khác; • • Để thuyết phục người nghe, bạn cần đưa thơng tin thực tế, có chứng xác đáng; • Cần chuẩn bị tâm lý trước thực tế dù bạn có chuẩn bị thuyết trình tốt đến đâu bạn khó thuyết phục tồn người nghe; • Sẽ có số ý kiến đối lập với bạn mà bạn thực thay đổi quan điểm họ lúc; • Vì chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi thuyết trình để tăng độ tự tin hướng vào đa số khán giả nghe bạn Cách truyền đạt thông tin quan trọng vấn đề thuyết phục Những thơng tin đưa phải súc tích, dễ xử lý tăng tính hiệu thuyết phục; 28 TỔNG KẾT CUỐI BÀI Tiến hành thuyết trình: • • Trình bày nội dung thuyết trình Đặt câu hỏi trả lời câu hỏi khán giả Vận dụng kỹ thuyết trình: • • • • Kỹ nói Ngơn ngữ thể Kỹ nghe Kỹ thuyết phục 29 ... Câu hỏi 15 4. 2 VẬN DỤNG CÁC KỸ NĂNG TRONG THUYẾT TRÌNH 4. 2.1 Kĩ nói thuyết trình 4. 2.2 Kĩ giao tiếp phi ngôn ngữ (ngôn ngữ thế) 4. 2.3 Kĩ lắng nghe 4. 2 .4 Kĩ thuyết phục 16 4. 2.1 KỸ NĂNG NĨI TRONG... hành thuyết trình 4. 2 Vận dụng kĩ thuyết trình 4. 1 TIẾN HÀNH THUYẾT TRÌNH 4. 1.1 Trình bày nội dung thuyết trình 4. 1.2 Đặt trả lời câu hỏi khán giả 4. 1.1 TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH Trình... TỔNG KẾT CUỐI BÀI Tiến hành thuyết trình: • • Trình bày nội dung thuyết trình Đặt câu hỏi trả lời câu hỏi khán giả Vận dụng kỹ thuyết trình: • • • • Kỹ nói Ngơn ngữ thể Kỹ nghe Kỹ thuyết phục