Kế toán nguyên vật liệu

Kế toán nguyên vật liệu

Lời mở đầu

Trong điều kiện cơ chế thị trờng hiện nay, nói đến kinh doanh là một ngành không thể thiếu đợc, chính vì thế mà mỗi doanh nghiệp phải luôn sản xuất nâng cao chất lợng, cải tiến mẫu mã, nhng với điều kiện chi phí càng nhỏ càng tốt Vì nó đóng vai trò yếu tố đầu vào trong khâu sản xuất, nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quyết định đến vấn đề đó Chính vì thế mà doanh nghiệp phải có kế hoạch quản lý tốt nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp vật t đầy đủ kịp thời cả về số lợng lẫn chất lợng.

Một trong những yếu tố giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt nguyên vật liệu đạt hiệu quả, đó là kế toán Với cách thức khoa học hợp lý, bên kế toán sẽ đa ra những thông tin chính xác giúp cho lãnh đạo công ty nắm đợc tình hình, để có những quyết định đúng đắn có lợi cho công ty.

Trong quá trình viết chuyên đề này, em đã gặp rất nhiều khó khăn, nhng đã đợc sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo Tuy nhiên với trình độ còn hạn chế, cho nên em viết chuyên đề này không khỏi những sai sót Vì vậy mà em kính mong những ý kiến đóng góp, các ý kiến của thầy cô giáo để em có đợc những kiến thức cơ bản trong con đờng lập nghiệp.

Phần I

Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu và quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong các

doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

1 Vai trò của tổ chức nguyên vật liệu

1.1 Đặc điểm và vị trí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là 1 trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là đối tợng chính tạo nên sản phẩm Trong quá trình sản xuất, các loại đối tợng lao động đợc chuyển hoá toàn bộ vào sản phẩm mới và tạo nên chi phí trực tiếp.

Chi phí nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố quan trọng nhất trong giá thành sản phẩm, giá trị NVL không chỉ là đầu vào của khâu sản xuất, mà còn là một bộ phận của hàng tồn kho đợc bảo quản dự phòng khi cần thiết.

Từ các nội dung trên cho thấy NVL chiếm vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất, nó ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Do đó mà doanh nghiệp phải làm tốt công tác kế toán NVL, quản lý và sử dụng NVL một cách thiết thực không đợc lãng phí.

1.2 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL

Kế toán vật liệu là phải ghi chép và phản ánh đầy đủ và kịp thời số liệu hiện có và tình hình luân chuyển NVL dự trữ Thông qua các số liệu bên kế toán mà ta có thể biết đợc chất lợng, số lợng, giá trị từng loại NVL, để đa ra đợc biện pháp quản lý tốt nhất, hạn chế mọi lãng phí để hạ đợc giá thành sản phẩm.

Muốn làm tốt công việc kế toán và quản lý NVL cần làm tốt những yêu cầu sau:

- Ghi chép đầy đủ để phản ánh kịp thời số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của vật liệu, về giá trị và hiện vật, phải tính đúng giá NVL nhập - xuất, nhằm cho việc quản lý và sản xuất một cách tốt nhất.

- Kiểm tra quá trình thu mua NVL một cách chặt chẽ đúng với các hoá đơn chứng từ.

- Sử dụng kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho.

- Kiểm kê vật liệu, tìm ra mạnh yếu và kết quả sử dụng NVL, lập đầy đủ và báo cáo nhập xuất, và tồn sử dụng theo quy định.

Trên đây là nhiệm vụ của tổ chức kế toán NVL, muốn làm tốt các yêu cầu trên thì doanh nghiệp phải:

- Có đầy đủ kho tàng bảo quản tốt vật liệu, các công cụ cân, đong, đếm cần thiết.- Vật liệu phải đợc sắp xếp khoa học để thuận tiện cho việc xuất - nhập và kiểm kê.

- Xây dựng đợc các định mức dự trữ và định mức tiêu hao.

- Mở sổ danh điểm nhằm tạo điều kiện cho việc quản lý một cách tốt nhất, thuận lợi và đơn giản hoá giữa kho và phòng kế toán.

2 Phân loại và đánh giá NVL2.1 Phân loại vật liệu

Tuỳ thuộc vào mỗi doanh nghiệp, do tính chất sản xuất kinh doanh khác nhau mà sử dụng các loại vật liệu khác nhau, phân loại vật liệu và sắp xếp chúng theo từng nội dung cụ thể cả về công dụng lẫn tính chất Có nhiều cách phân loại nh theo công dụng kinh tế, theo nguồn hình thành,

Tuỳ theo tình hình sử dụng mà phân loại vật liệu theo cách này hay cách khác Trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu thờng đợc phân loại theo công dụng kinh tế.

Theo cách phân loại này đợc chia ra thành các loại sau:

- NVL chính: Trong các doanh nghiệp khác nhau thì việc sử dụng các loại vật liệu cũng khác nhau, nh: sắt, xi măng, gạch, trong xây dựng cơ bản, vải trong doanh nghiệp may đó là những vật liệu cấu tạo nên thực thể sản phẩm NVL chính dùng vào sản xuất nên chi phí trực tiếp.

- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu đợc sử dụng làm tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm nh bao bì, đóng gói,

- Nhiên liệu: Dùng để phục vụ cho công việc sản xuất sản phẩm, cho ơng tiện, máy móc thiết bị hoạt động nh: xăng, than, ga,

ph Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất,

- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị cần lắp và không cần lắp, công cụ, khí cụ, dùng cho công tác xây dựng cơ bản.

- Vật liệu khác: là các loại vật liệu không đợc xếp vào các loại kể trên, vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra nh phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ.

NVL trong doanh nghiệp thì có 2 loại, đó là NVL mua ngoài, NVL tự gia công.

Nếu căn cứ cả vào NVL mục đích sử dụng NVL chia thành NVL trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh và NVL dùng cho các nhu cầu khác nh quản lý phân xởng,

2.2 Đánh giá NVL

2.2.1 Nguyên tắc đánh giá

Vật liệu hiện có ở doanh nghiệp đợc phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có đợc số vật liệu đó.

2.2.2 Các cách đánh giá vật liệu

• Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế:

- Giá vật liệu nhập kho:+ Đối với vật liệu mua ngoài:

_ Nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế: = + + -

_Nếu vật liệu mua vào dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT hay dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, dùng vào các hoạt động sự nghiệp, văn hoá, phúc lợi mà đợc trang trải bằng nguồn kinh phí:

= + + -

_ Nếu vật liệu mua vào dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh hàng hoá chịu thuế GTGT mà không thể hạch toán riêng đợc thì giá vật liệu là không có thuế GTGT, phần vật liệu mua vào dùng để sản xuất hàng hoá không chịu thuế GTGT sẽ đợc tính khấu trừ theo tỷ lệ doanh thu.

+ Đối với vật liệu tự gia công chế biến: = +

+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: = + +

+ Giá vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá thoả thuận do các bên xác định (giá do hội đồng liên doanh xác định và giá theo biên bản).

+ Phế liệu thu hồi: là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu.

- Giá vật liệu xuất kho:

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau để tính giá thực tế vật liệu

xuất dùng theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.

+ Theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc:

Theo phơng pháp này, ngời ta giả thiết số vật liệu nào nhập kho sau thì xuất kho trớc Vật liệu xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính.

+ Theo giá thực tế đích danh:

Theo phơng pháp này, căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng xuất kho để tính.

+ Tính trị giá mua vật liệu xuất kho theo phơng pháp cân đối:

Theo phơng pháp này, trớc hết tính trị giá mua thực tế của vật liệu còn lại cuối kỳ bằng cách lấy số lợng vật liệu còn lại cuối kỳ nhân với đơn giá mua lần cuối cùng trong tháng Sau đó dùng công thức cân đối để tính trị giá mua thực tế của vật liệu xuất kho.

+ Tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ:

Theo phơng pháp này, trị giá mua thực tế của hàng xuất kho đợc tính bằng công thức:

= x

• Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán:

Đối với các doanh nghiệp mua vật liệu thờng xuyên có sự biến động về giá cả, khối lợng và chủng loại vật liệu nhập xuất kho nhiều thì có thể sử dụng giá hạch toán để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho Giá hạch toán là loại giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng, giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài Việc nhập, xuất kho hàng ngày đợc thực hiện theo giá hạch toán Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp Để tính đợc trị giá thực tế của vật liệu xuất kho, trớc hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu luân chuyển trong kỳ (H).

H =

Sau đó tính trị giá thực tế của vật liệu xuất trong kỳ:

= x

3 Kế toán tăng, giảm NVL3.1 Kế toán tổng hợp NVL

Để tính đợc trị giá vật liệu theo phơng pháp này phải tổng hợp các hoá đơn xuất kho trong kỳ hoặc tính theo các phơng pháp đã trình bày trên.

Ưu điểm của phơng pháp này là giám đốc chặt chẽ tình hình tăng giảm vật t hàng hoá giá trị vật t tồn kho trên sổ kế toán có thể đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Tuy nhiên, do việc phản ánh thờng xuyên liên tục tình hình biến động tăng giảm vật liệu nên khối lợng hạch toán nhiều và phức tạp.

• Phơng pháp kiểm kê định kỳ: không phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất kho vật liệu ở tài khoản hàng tồn kho (152) Tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Hàng ngày việc nhập NVL đợc phản ánh ở tài khoản 611 - Mua hàng cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho theo công thức sau:

= + -

Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản, giảm nhẹ khối lợng kế toán ng độ chính xác của giá trị vật liệu không cao trong trờng hợp bị hao hụt Do đó phải tăng cờng công tác quản lý bến bãi kho tàng chặt chẽ và nghiêm ngặt.

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

- Biên bản kiểm kê vật t (mẫu 08-VT)- Phiếu mua hàng (mẫu 13-BH)

Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hớng dẫn nh:- Biên bản kiêm nghiệm (mẫu 05-VT)

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)- Chứng từ hoá đơn thuế GTGT.

Để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm vật t - kế toán sử dụng các tài khoản dới đây:

(1) TK 151 - Hàng mua đang đi đờng - tài khoản này phản ánh giá trị vật liệu doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nh-ng cha nhập kho và hàng đang đi đờng cuối tháng trớc, tháng này đã nhập kho.

Kết cấu chủ yếu của tài khoản này nh sau:- Bên Nợ ghi:

+ Trị giá vật liệu đang đi đờng (hàng đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp).+ Kết chuyển trị giá vật t đang đi đờng cuối tháng từ TK 611 sang (phơng pháp kiểm kê định kỳ).

+ Trị giá vốn thực tế của NVL tăng trong kỳ.

+ Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá lại.

+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ từ TK 611 sang (phơng pháp kiểm kê định kỳ).

- Bên Có ghi:

+ Trị giá vốn thực tế của NVL giảm trong kỳ do xuất dùng.+ Số tiền giảm giá, trả lại NVL khi mua.

+ Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại.

+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn đầu kỳ sang TK 611 (phơng pháp kiểm kê định kỳ).

- Số d nợ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ.

Phơng pháp kế toán tăng vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

nh sau:

- Nếu NVL mua có hoá đơn cùng về trong tháng, kế toán căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho ghi theo giá mua cha có thuế GTGT đầu vào:

Nợ TK 152 - Nguyên vật liệuCó TK 111 - Tiền mặt

Có TK 331 - Phải trả ngời bánCó TK 141 - Tạm ứng

Các doanh nghiệp đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải có hoá đơn thuế GTGT, phần thuế GTGT đợc khấu trừ - kế toán ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừCó TK 111 - Tiền mặt

Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

Các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế trực tiếp, ghi trị giá vật t nhập kho theo giá thanh toán ghi trên hoá đơn.

- Nếu NVL về trớc, hoá đơn cha về trong tháng, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán Khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh theo trị giá thực tế.

- Trờng hợp vật t nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp cho ngân sách Nhà nớc Theo quy định hiện hành thuế GTGT của vật liệu nhập khẩu phải nộp theo từng lần nhập khẩu.

+ Căn cứ vào phiếu nhập kho vật liệu nhập khẩu - kế toán ghi:Nợ TK 152

Có TK 331 - Phải trả cho ngời bán

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3333 - Thuế xuất nhập khẩu)+ Tính thuế GTGT của hàng nhập khẩu - kế toán ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ (13312)

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3331- Thuế GTGT phải nộp).+ Khi dùng tiền gửi ngân hàng nộp thuế GTGT - kế toán ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừNợ TK 151 - Hàng mua đang đi đờng

Có TK 151 - Hàng mua đang đi đờng.

- Trong quá trình mua vật liệu, nếu doanh nghiệp thanh toán sớm tiền hàng theo quy định thoả thuận giữa hai bên, sẽ đợc hởng số tiền chiết khấu tính theo tỷ lệ % trên giá mua hoặc hàng mua kém phẩm chất sẽ đợc bên bán giảm giá hay doanh nghiệp trả lại hàng mua Trờng hợp này - kế toán ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả ngời bán (hoặc TK 111, 112 )Có TK 152 - Nguyên vật liệu

Có TK 721 - Thu nhập bất thờng (phần chiết khấu mua hàng)Có TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ.

- Tăng NVL do doanh nghiệp tự sản xuất gia công, kế toán ghi:Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu

Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.- Tăng NVL do nhận góp vốn liên doanh - kế toán ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu

Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.

- Tăng NVL do đã xuất ra sử dụng nay không sử dụng hết nhập lại kho - kế toán ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu

Có TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp.

3.1.3 Kế toán giảm NVL

Mọi trờng hợp giảm vật liệu phải lập đầy đủ thủ tục chứng từ để làm cơ sở ghi sổ kế toán Các chứng từ giảm vật liệu bao gồm các chứng từ bắt buộc sau:

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT)

Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ hớng dẫn nh biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT).

Kế toán giảm vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nh sau:

- Khi xuất vật liệu sử dụng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm, dịch vụ hoặc cho công tác quản lý doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi:

Nợ TK 621 - Chi phí NVL trực tiếpNợ TK 627 - Chi phí sản xuất chungNợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Khi xuất kho vật liệu để góp vốn liên doanh kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo giá Hội đồng liên doanh xác định, phần chênh lệch giữa trị giá vốn ghi sổ với trị giá vốn góp đợc phản ánh TK 412 - Chênh lệch do đánh giá lại:

Nợ TK 222 - Góp vốn liên doanhNợ TK 128 - Đầu t tài chính ngắn hạn

Nợ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản (chênh lệch giảm)Có TK 152 - Nguyên vật liệu.

Nếu chênh lệch tăng ghi phần chênh lệch đó ở bên có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản.

Kế toán NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Để ghi chép kế toán NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng TK 611 - Mua hàng: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn có của hàng luân chuyển trong tháng.

Kết cấu cơ bản TK 611 nh sau:- Bên Nợ ghi:

+ Trị giá vốn thực tế của hàng mua nhập kho.

+ Kết chuyển trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ từ TK 152 sang.- Bên Có ghi:

+ Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho.

+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ sang TK 152.

Tài khoản này không có số d và gồm 2 tài khoản cấp 2.- TK 6111 - Mua nguyên vật liệu

- TK 6112 - Mua hàng hoá.

Phơng pháp kế toán ở TK 611 - Mua hàng nh sau:

- Đầu kỳ, kết chuyển trị giá vật liệu đang đi đờng và vật liệu tồn kho cuối kỳ trớc sang TK 611 - Mua hàng.

Nợ TK 611 - Mua hàngCó TK 111, 112, 331

Phần thuế GTGT ở đơn vị áp dụng phơng pháp khấu trừ ghi ở bên Nợ TK 133-Thuế GTGT đợc khấu trừ.

- Khoản tiền chiết khấu, giảm giá và hàng mua trả lại - ghi:Nợ TK 331 - Phải trả ngời bán

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 611 - Mua hàng.

- Các trờng hợp tăng vật liệu do nhận vốn góp liên doanh - kế toán ghi:Nợ TK 611 - Mua hàng

Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.

- Cuối kỳ tính giá trị vật t xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh hoặc gửi bán - kế toán ghi:

Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếpNợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệpNợ TK 157 - Hàng gửi bán

Có TK 611 - Mua hàng.

- Trị giá vật t kiểm kê cuối kỳ đợc chuyển sang TK 152.Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu

Có TK 611 - Mua hàng.

3.1.4 Kế toán chi tiết NVL

Kế toán chi tiết vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tổ chức hạch toán chi tiết ở từng kho và ở bộ phận kế toán ở doanh nghiệp.- Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm, thứ của NVL cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị.

- Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tơng ứng giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết ở kho; giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp.

- Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày, tuần kỳ theo yêu cầu quản trị hàng tồn kho.

Doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết NVL theo một trong các phơng pháp sau:

3.1.5 Phơng pháp ghi thẻ song song.

- ở kho:

Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất lu kho của từng danh điểm vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lợng Thẻ kho do kế toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trớc khi giao cho thủ kho ghi chép Thẻ kho đợc bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn, trong đó thẻ kho đợc sắp xếp theo loại, nhóm, thứ của vật liệu, đảm bảo dễ tìm kiếm khi sử dụng.

Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu thực tế phát sinh thủ kho thực hiện việc thu phát vật liệu và ghi số lợng thực tế nhập xuất.

Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lợng thực tế nhập xuất vật liệu vào thẻ kho của vật liệu có liên quan Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lợng hàng lu kho để ghi vào cột "Tồn" của thẻ kho Sau khi đợc sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập xuất kho đợc sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán.

- ở phòng kế toán:

Hàng ngày hay định kỳ 3 đến 5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán hàng tồn kho kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào thẻ (sổ) chi tiết NVL, mỗi chứng từ đợc ghi một dòng Thẻ (sổ) chi tiết NVL đợc mở cho từng danh điểm NVL tơng tự thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất lu kho theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu thành tiền Số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết đợc sử dụng để lập báo cáo nhanh về vật liệu theo yêu cầu quản trị hàng tồn kho.

Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên các thẻ (sổ) chi tiết NVL Sau đó căn cứ vào số liệu dòng cộng ở thẻ (sổ) chi tiết hàng tồn kho để ghi vào bảng kê,

nhập, xuất, lu kho theo thứ, nhóm, loại NVL để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp hàng tồn kho.

- Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng:+ Ưu điểm:

Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho.

+ Nhợc điểm:

Khối lợng ghi chép lớn (đặc biệt trờng hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại NVL), ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lợng giữa kế toán và thủ kho.

+ Điều kiện áp dụng:

Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lợng các NVL nhập - xuất ít, phát sinh không thờng xuyên, trình độ nhân viên kế toán cha cao.

3.1.6 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Sổ đối chiếu luân chuyển đợc kế toán mở cho cả năm và đợc ghi vào, cuối mỗi tháng sổ đợc dùng để ghi chép tình hình nhập - xuất, lu kho của từng thứ NVL cả về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu thành tiền Mỗi thứ NVL đợc ghi một dòng trên sổ Sau khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.

- Ưu, nhợc điểm và phạm vi ứng dụng:+ Ưu điểm:

Với phơng pháp này khối lợng ghi chép có giảm bớt so với phơng pháp ghi thẻ song song.

+ Nhợc điểm:

Vẫn trùng lặp chỉ tiêu số lợng giữa chi chép của thủ kho và kế toán.

Nếu không lập bảng kê nhập, xuất NVL thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn.

Việc kiểm tra đối chiếu chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.

Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này.

3.1.7 Phơng pháp sổ số d

- ở kho:

Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tơng tự 2 phơng pháp trên, thủ kho còn sử dụng sổ số d để ghi chép số lu kho cuối tháng của từng thứ NVL theo chỉ tiêu số lợng.

Sổ số d do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm Cuối mỗi tháng sổ số d đợc chuyển cho thủ kho để ghi số lợng NVL trên cơ sở số liệu từ các thẻ kho.

- ở phòng kế toán:

Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó tổng hợp giá trị (giá hạch toán) của hàng tồn kho theo từng nhóm, loại hàng nhập, xuất để ghi vào cột "thành tiền" của phiếu giao nhận chứng từ Số liệu thành tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) NVL theo từng nhóm, loại hàng đợc ghi vào bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất NVL.

Các bảng này mở theo từng kho hoặc nhiều kho (nếu các kho đợc chuyên môn hoá) Vào cuối tháng sau khi nhận đợc sổ số d từ thủ kho chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán của hàng lu kho để ghi vào sổ số d cột "thành tiền" Sau đó cộng theo nhóm, loại vật liệu trên sổ số d, số liệu này phải khớp với số liệu cột "lu kho cuối tháng" của nhóm, loại vật liệu tơng ứng trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất lu kho cùng kỳ.

- Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng.+ Ưu điểm:

Giảm bớt đợc khối lợng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của NVL theo nhóm và theo loại.

Kế toán thực hiện đợc việc kiểm tra thờng xuyên việc bảo quản hàng trong kho.

+ Nhợc điểm:

Do ở phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm và loại hàng tồn kho, vì vậy để có thông tin về tình hình nhập, xuất hiện còn thứ vật liệu nào đó phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho.

Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa số liệu trên sổ số d với số liệu tơng ứng trên bảng kê nhập, xuất lu kho thì việc tìm kiếm tra cứu sẽ rất phức tạp.

+ Điều kiện áp dụng:

Nên áp dụng doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại vật liệu, sử dụng giá hạch toán, trình độ chuyên môn của kế toán và thủ kho cao.

3.1.8 Kiểm kê, đánh giá lại và kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê NVL

Kiểm kê vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng của vật liệu mà các phơng pháp kế toán cha phản ánh đợc Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm đợc thực trạng của vật liệu cả về số lợng và chất lợng, ngăn ngừa hiện tợng tham ô, lãng phí vật t, có biện pháp xử lý kịp thời những hiện t-ợng tiêu cực, nhằm quản lý tốt NVL.

Đánh giá lại NVL thờng đợc thực hiện trong trờng hợp đem vật liệu đi góp vốn liên doanh và trong trờng hợp Nhà nớc quy định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi có sự biến động về giá cả.

Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể đợc thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị: kiểm kê định kỳ hay bất thờng Khi kiểm kê doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng hoặc Ban kiểm kê Hội đồng hoặc Ban kiểm kê phải có thành phần đại diện lãnh đạo, những ngời chịu trách nhiệm vật chất về bảo quản NVL, phòng kế toán và cán bộ nhân viên doanh nghiệp Khi kiểm kê phải thực hiện cân, đong, đo, đếm và phải lập biên bản kiểm kê (mẫu 08-VT), xác định chênh lệch giữa số liệu thực kiểm kê với số liệu ghi trong sổ kế toán, trình bày ý kiến đề xuất xử lý các chênh lệch.

Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nh sau:

- Căn cứ vào biên bản kiểm vật liệu, trờng hợp phát hiện thừa cha rõ nguyên nhân - kế toán ghi:

Có TK 152.

- Khi kiểm tra nhận vật t mua về nhập kho, nếu số kiểm nhận thực tế lớn hơn hoặc nhỏ hơn số ghi trên hoá đơn, Hội đồng hoặc Ban kiểm nhận phải lập biên bản kiểm nghiệm và xác định nguyên nhân cụ thể để ghi sổ kế toán.

+ Nếu thừa với khối lợng lớn do bên bán giao nhầm kế toán phải ghi vào TK 002 - Vật t, hàng hoá nhận giữ hộ, gia công hộ và phải có trách nhiệm báo cho bên bán biết để xử lý Trong quá trình này doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản số vật liệu đó.

+ Nếu thừa hoặc thiếu với khối lợng ít do tính chất thơng phẩm của vật liệu gây nên, kế toán phản ánh trong sổ kế toán giống nh các trờng hợp thừa thiếu khi kiểm kê đã trình bày ở trên.

- Trờng hợp đánh giá vật t, doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng hoặc Ban đánh giá lại.

Căn cứ vào biên bản đánh giá lại vật t - kế toán ghi sổ nh sau:

+ Nếu đánh giá lại lớn hơn giá ghi sổ kế toán, phần chênh lệch đợc ghi vào bên Có TK 412 - Chênh lệch do đánh giá lại tài sản:

Nợ TK 152Có TK 412

+ Nếu đánh giá lại nhỏ hơn giá ghi sổ kế toán phần chênh lệch đợc ghi ở bên Nợ TK 412:

Nợ TK 412Có TK 152.

Công ty đợc đặt tại 29 - Trơng Định - Hà Nội, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu bao gồm (theo giấy phép kinh doanh 25/4/1992):

- Kinh doanh các loại bánh kẹo.- Kinh doanh mì ăn liền.

- Kinh doanh bột gia vị.

- Kinh doanh sản phẩm nớc uống có cồn và không cồn.

- Xuất nhập khẩu trực tiếp với nớc ngoài những mặt hàng mà công ty kinh doanh.

1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và công tác kế toán ở công ty Bánh kẹo Hải Hà

Xuất phát từ điều kiện sản xuất kinh doanh của đơn vị là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa, số lợng và chủng loại mặt hàng đa dạng địa bàn sản xuất tập trung, các phân xởng ở gần nhau và gần với phòng kế toán Do đó, hiện nay công ty đang áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập chung tại phòng Tài vụ (còn gọi là phòng Tài chính - Kế toán).

Tại các phân xởng chỉ có các nhân viên thống kê làm nhiệm vụ hớng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ định kỳ gửi về phòng Tài chính - Kế toán Việc sử dụng hình thức kế toán này tạo điều kiện thuận lợi