Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại cửa hàng 1174 Đường láng của công ty cổ phần thế giới số trần anh

Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại cửa hàng 1174 Đường láng của công ty cổ phần thế giới số trần anh

LỜI NÓI ĐẦU

Nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự biết hoạch toán, quản lý chi phí, doanh thu của công ty mình sao cho phù hợp để tăng tính cạnh tranh, đạt được mục đích cuối cùng là tăng cao lợi nhuận Đặc biệt khi Việt Nam gia nhập các tổ chức thương mại lớn trên thế giới như WTO, AFTA, APECT, khi các công ty nước ngoài bắt đầu chú ý tới Việt Nam thì các công ty trong nước sẽ khó khăn hơn trong việc khẳng định vị trí của mình trên thị trường trong mắt người tiêu dùng

Hạch toán doanh thu và xác định kết quả bán hàng là một khâu vô cùng quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp, nhất là đối với các doanh nghiệp thương mại Ngoài việc xác định chính xác đầu vào, các chi phí hoạt động, các chi phí bán hàng thì doanh nghiệp thương mại phải xác định một cách chính xác doanh thu bán hàng, nó là tiền đề quan trọng để doanh nghiệp xác định kết quả hoạt động của mình Hạch toán doanh thu bán hàng là khâu vô cùng quan trọng

để xác định kế hoạch hoạt động sản xuất của doanh nghiệp về lâu về dài

Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh mặc dù mới được thành lập những năm gần đây nhưng công ty đã có những bước phát triển vô cùng quan trọng Từ một công ty trách nhiệm hữu hạn nhỏ công ty đã chuyển mình đi lên công ty cổ phần Tuy nhiên, khi mở rộng quy mô công ty cũng nảy sinh rất nhiều sai sót đã làm giảm uy tín công ty, đặc biệt là trong công tác tổ chức bán hàng Nhận thấy đối với một doanh nghiệp thương mại bán hàng và hạch toán doanh thu bán hàng

là vô cùng quan trọng, công tác bán hàng kém hiệu quả sẽ dẫn đến sự suy giảm

uy tín công ty có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng Do đó, khi thực tập tại công

ty Cổ Phần Thế giới số Trần Anh, em đã nghiên cứu và chọn đề tài: “Hoàn thiện

công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại cửa hàng 1174 Đường Láng của công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh”.

Chuyên đề được chia thành 3 phần:

Chương I.Tông quan về công ty cổ phần thế giới số Trần Anh

Chương III. Đánh giá thực trạng và hương hướng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại cửa hàng 1174 Đường láng – công ty cổ phần thế giới số Trần Anh

Với chuyên đề này em mong muốn được tìm hiểu về tình hình tổ chức bộ máy, tổ chức hạch toán, sổ sách sử dụng của công ty Từ đó em xin mạnh dạn đưa ra ý kiến đóng góp của mình nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hoạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần thế giới số Trần Anh

Em xin chân thành cảm ơn cô PGS.TS Nguyễn Minh Phương đã góp ý giúp em hoàn thiện bài của mình hơn Do quá trình thực hiện vẫn không tránh khỏi thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp và chỉ bảo của cô để em hoàn thiện bài tốt hơn

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh có tên giao dịch tiếng anh là Trần Anh Digital World Joint Stock Company Công ty có trụ sở chính đặt tại số 1174 đường láng, phường láng thượng, quận đống đa, Hà Nội

Tài khoản giao dịch: 0521100040007

Vốn điều lệ: 30 tỷ đồng (ba mươi tỷ đồng)

Người đại diện theo pháp luật: ông Trần Xuân Kiên

Chức danh: Chủ tịch hội đồng quản trị

Người điều hành công ty: bà Đỗ Thị Thu Hường

Chức danh: Giám đốc điều hành

Ngành nghề kinh doanh: buôn bán thiết bị tin học, thiết bị văn phòng; Đại

lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá; Dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng các sản phẩm điện tử, tin học, máy văn phòng; Lắp ráp các sản phẩm điện tử, tin học; Mua bán

Năm 2002 công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Trần Anh mới thành lập với tổng số nhân viên là 5 người làm việc trong một cửa hàng có diện tích hơn 60 mét vuông, sau năm năm hoạt động hiện nay công ty đã có tổng số gần 500 nhân viên với 3 địa điểm kinh doanh có diện tích hơn 4.500 mét vuông Tất cả các nhân viên làm việc tại công ty đều được đào tạo và làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, cởi mở và được hưởng các chế độ đãi ngộ tốt nhất.

Hiện nay Trần Anh là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ Công ty luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng ở mức cao và vững chắc trên mọi mặt Trần Anh luôn chiếm được sự tin tưởng của khách hàng bởi các chính sách, cam kết, dịch vụ mà rất nhiều công ty máy tính khác không làm được Trần Anh cũng là một trong những thành viên sáng lập ra nhóm máy tính G6

1.2 Quan điểm kinh doanh

Thương hiệu máy tính Trần Anh đã được khẳng định trên thị trường bởi công ty luôn thấu hiểu và luôn quan niệm rằng "Khách hàng mới là người quyết định tương lai, sự tồn tại và phát triển của Trần Anh " Toàn bộ nhân viên của công ty luôn luôn phải tâm niệm và làm việc theo quan một quan niệm: "Hãy phục vụ khách hàng như chúng ta đang phục vụ cho chính bản thân chúng ta"

Công ty luôn làm việc theo những quan điểm kinh doanh:

Không bán hàng kém chất lượng, hàng giả, hàng nhái, hàng không rõ nguồn gốc xuất xứ

Luôn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt với giá cả cạnh tranh nhất kèm với những chế độ dịch vụ hoàn hảo nhất

Luôn đặt chữ tín lên hàng đầu, không vì lợi nhuận mà gian dối, lừa bịp khách hàng

Luôn đặt mình vào địa vị khách hàng để có những quyết định, cư xử phải

lẽ nhất

Luôn làm hài lòng mọi khách hàng đến với Trần Anh bằng việc thấu hiểu

và thực hiện theo quan điểm: Khách hàng luôn luôn đúng

Chính vì đề ra những mục tiêu như trên, công ty đã ngày càng hoàn thiện mình, phát triển và luôn chiếm được tình cảm của khách hàng khi đến với công

ty Công ty luôn cố gắng hoàn thiện các dịch vụ bán hàng, đào tạo đội ngũ nhân viên xây dựng hình ảnh công ty

1.3 Mục tiêu kinh doanh

Công ty mong muốn trở thành công ty có hệ thống siêu thị bán lẻ các thiết

bị số ( máy vi tính, điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số) qui mô, chuyên nghiệp và lớn nhất Việt Nam Phát triển quy mô tăng doanh số bán hàng

Đơn vị: triệu đồng

Gía Vốn 30,645481 16 972,482 20 847,162

Doanh thu 35,130143 19 526,873 24 993,654

Lợi nhuận sau thuế 0,877375 1 569,189 821,596

Bảng 1 Bảng tổng hợp doanh thu lợi nhuận trong 3 năm tại cửa hàng 1174 Đường Láng cũ là của hàng 185 Giảng Võ

Nhìn vào bẳng tổng hợp trên ta thấy được xu hướng phát triển đi lên của Trần Anh, từ một công ty gia đình bắt đầu thành lập với số lượng thành viên ít ỏi, doanh thu chỉ có 35,130143 triệu đồng, lợi nhuận ít hơn tám trăm nghìn nhưng công ty đã ngày càng phát triển đặc biệt những năm gần đây năm 2006 doanh thu là 19526,873 lợi nhuận cũng lớn hơn trước rất nhiền Năm 2007 đặc biệt đánh dấu sự phát triển đi lên đầy hứa hẹn của Trần Anh vơi sự kiện đạt được giải thưởng “hàng Việt Nam tốt nhất” việc mở rộng quy

mô công ty ra địa chỉ mới số 1174 Đường Láng với diện tích rộng hơn, quy

mô hơn với sự đầu tư lơn đó, doanh thu cửa hàng đã tăng đáng kể mới chỉ đến tháng 9 mà doanh thu đã lên tới 24993,654 gấp 1,28 lần năm 2006 nhưng do

Trong thời gian tới đây, công ty tiếp tục đầu tư, mở rộng thị trường, mở rộng quy mô với sự chuẩn bị chuyển đổi địa điểm hai cửa hàng từ số 134 Thái

Hà và 76 Nguyễn Du về địa điểm mới ở Tây Sơn Công ty tiếp tục các chương trình khuyến mại hấp dẫn như mua bộ máy tặng loa và headphone, tặng ổ đĩa và web, khuyến khích khách hàng mua các sản phẩm của công ty như điện thoại, máy tính thương hiệu Trần Anh – Tiger PC, Tiếp tục khuyến khích nhân viên bán những mặt hàng đạt được lợi nhuận cao Quyết tâm đến cuối năm 2007 doanh thu của công ty tăng lên hơn 80 tỷ đồng và cửa hàng

1174 Đường láng là hơn 35 tỷ đồng

Xây dựng Trần Anh trở thành một môi trường làm việc chuyên nghiệp nơi mà mọi cá nhân có thể phát huy tối đa sức sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hội làm chủ thực sự với một tinh thần dân chủ rất cao

Xây dựng Trần Anh trở thành một ngôi nhà chung thực sự cho mọi cán bộ nhân viên trong công ty bằng việc cùng nhau chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ một cách công bằng và minh bạch nhất

1.4 Khái quát chung về cửa hàng 1174 Đường Láng

Cửa hàng là cũng là trụ sở chính của công ty nằm tại số 1174 đường Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa, Hà Nội Ngày 1/8/2007 công ty bắt đầu chuyển trụ sở chính từ số 76 Nguyễn Du về địa điểm trên cửa hàng bắt đầu đi vào làm việc vào ngày 8/8/2007 Cửa hàng có bốn tầng, có sân rộng trước làm bãi gửi xe, tổng diện tích 1500 m2

Tầng một được bố trí bán các sản phẩm: usb, điện thoại, máy ảnh, máy tính xách tay

Tầng hai được bố trí bán tất cả các các sản phẩm: linh kiện máy tính, các loại máy thiết bị văn phòng

Cửa hàng có 4 kho chính mỗi kho quản lý các loại sản phẩm khác nhau:

Kho tầng hai: quản lý các sản phẩm nhỏ như chuột, bàn phím, main, ổ đĩa,

Tầng bốn là cơ quan quản lý của công ty bao gồm phòng giám đốc và các phòng ban, phòng ăn và phòng họp

II Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty, cửa hàng

2.1 Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần thế giới số Trần Anh

Hội đồng quản trị: quản lý điều hành công ty, ra các quyết định, chính sách kinh doanh lớn của công ty, định hướng phát triển về lâu dài của công ty, chỉ định các chức vụ lớn trong công ty

Giám đốc: là người giúp việc cho hội đồng quản trị, là người có quyền chỉ đạo và điều hành hoạt động ở công ty, có quyền cao nhất trong công ty ra các kế hoạch trong hiện tại và tương lai

Phòng hành chính tổng hợp: tham mưu giúp việc cho giám đốc về các công tác: tổ chức quản lý đào tạo, tổ chức cán bộ lao động, công tác lao động tiền lương, công tác thi đua khen thưởng, công tác văn hoá xã hội và thực hiện chức năng đầu mối thông tin của công ty với các cơ quan bên ngoài

Phòng kinh doanh: Thực hiện các công việc kinh doanh bán lẻ, chào hàng, cạnh tranh tìm và xác định rõ thị trường mục tiêu Tìm kiếm khách hàng tiềm năng để tìm ra các chính sách phục vụ hợp lý Nắm bắt nhu cầu thị trường, phối hợp với các phòng ban, đơn vị liên quan trong việc để ra những chính sách mới lên giám đốc Tư vấn cho lãnh đạo, tham gia soạn thảo, triển khai thực hiện,

Hình 1.Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh

Phòng kế toán: tham mưu cho giám đốc và ban lãnh đạo công ty về chế độ

kế toán hiện hành Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kế toán theo yêu cầu quản lý của công ty, đồng thời tuân thủ theo các nguyên tắc, chế độ kế toán, chuẩn mực và luật kế toán do nhà nước ban hành

Phòng tổ chức pháp chế: giúp việc cho ban giám đốc trong việc quản lý thưởng phạt trong công ty, đề xuất quy chế mới, tuyển dụng nhân sự

Trung tâm bảo hành: thực hiện công tác bảo hành, bảo trì sửa chữa máy móc đối với các loại máy, các linh kiện được bảo hành tại Trần Anh

HÀNH CHÍNH

TỔ CHỨC PHÁP CHẾ

BẢO HÀNH

GIAO NHẬN -

III Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần thế giới số Trần Anh

Hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụ quản

lý tài chính, nó có vai trò tích cực trong việc điều hành, kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính Tuy nhiên để hạch toán kế toán đạt kết quả thì việc lựa chọn tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với tính chất, quy mô, đặc điểm và chức năng hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty là yêu cầu có tính chất quyết định

Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh là một doanh nghiệp thương mại, hoạt động với quy mô vừa, số lượng, chủng loại mặt hàng kinh doanh đa dạng, địa bàn kinh doanh phân tán ra ba cửa hàng tại Hà nội Do đó, để đạt hiệu quả cao nhất trong công tác kế toán, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo

mô hình kế toán tập trung phân tán Theo mô hình này thì toàn bộ công việc kế toán tổng hợp như thu thập, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh doanh đều do phòng kế toán tổng hợp thực hiện Ở các cửa hàng có tổ chức công tác kế toán bán hàng riêng.Kế toán bán hàng làm nhiệm vụ hạch toán bán hàng, nhập mua, thu thập, kiểm tra, tổng hợp

và phân loại chứng từ phát sinh tại cửa hàng sau đó gửi chứng từ về phòng kế toán tổng hợp công ty Hình thức này tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, đảm bảo sự chỉ đạo của công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán

Nhiệm vụ chức năng của bộ máy kế toán là tổ chức công tác kế toán, thực hiện việc ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và

sử dụng tài sản, nguồn vốn, phản ánh quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Để đảm bảo tính chính xác, kịp thời, phục vụ cho yêu cầu quản lý của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty máy tính Trần Anh bao gồm các nhân viên đều có trình độ đại học, có kinh nghiệm và chuyên môn cao và được tổ chức cụ thể như sau:

Kế toán trưởng: Là người giúp việc cho Giám đốc chỉ đạo tổ chức tổng

hợp công tác kế toán, thống kê của công ty đồng thời cung cấp các thông tin kế toán cho Giám đốc và các cơ quan hữu quan, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các số liệu đã cung cấp

Kế toán trưởng có nhiệm vụ:

- Kiểm tra, giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán từ khâu ghi chép ban đầu

- Kiểm tra việc chấp hành chế độ báo cáo thống kê định kỳ

- Tổ chức bảo quản tốt hồ sơ tài liệu kế toán và tổ chức công tác kế toán ngày càng hợp lý, chặt chẽ hơn

- Tổng hợp tài liệu từ các bộ phận kế toán để xác định kết quả hoạt động theo từng háng và hàng quý lập báo cáo định kỳ, lập bảng tổng hợp, bảng kê và

KẾ TOÁN CÁC NGUỒN VỐN, CÁC KHOẢN THANH TOÁN

PHÒNG NHẬP HÀNG

THỦ QUỸ

KẾ TOÁN CÁC CỬA HÀNG

các báo cáo tài chính cho công ty: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ,

Kế toán tổng hợp thuế: Có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán,

thiết lập và lưu trữ hệ thống sổ sách kế toán theo quy định của pháp luật, lập báo cáo tài chính định kỳ theo quy định của Nhà nước, tổng hợp,chọn lọc và hạch toán các số liệu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh phù hợp theo quy định của pháp luật

Hằng ngày, kế toán tổng hợp thuế kiểm trả đối chiếu số liệu trên các hóa đơn tài chính, dữ liệu đổ trên phần mềm Fast tập hợp so sánh với số liệu hàng hóa xuất bán ra với dữ liệu trên phần mềm VIP Tập hợp và ghi chép lại số lượng hoàng hóa bán ra trong kỳ trên các tài khoản 511, 512, 3311, 711, 133, 811,515 vào sổ cái các tài khoản

Kế toán thanh toán(tiền gửi, công nợ phải thu, phải trả):Có nhiệm vụ

kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của toàn bộ các hồ sơ thông tin Lập ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, các khoản thanh toán qua hệ thống ngân hàng dựa trên các quy định của Nhà nước và các nguyên tắc của Công ty Tập hợp, bóc tách và phân loại các chi phí theo đúng đối tượng và vụ việc Theo dõi và đôn đốc các khoản thanh toán, tạm ứng của cán bộ công nhân viên Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác các khoản phải thu nội bộ, các khoản phải thu tạm ứng, số dư nợ tạm ứng bao gồm trong hạn và quá hạn trong quy định bảo lãnh, ký quỹ, lãi vay

Theo dõi tài khoản 131, 112, 311, 228, 336, 515, 341,342, 331 các tài khoản dự phòng (139, 229, 352) vào sổ cái các tài khoản, ghi sổ kế toán chi tiết

Kế toán vật tư( kiêm kế toán tài sản cố định, chi phí): Về tài sản cố

định: có nhiệm vụ quản lý và kiểm soát toàn bộ khối tài sản của Công ty Ghi chép, phản ánh, kịp thời, chính xác TSCĐ hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty và nguồn vốn hình thành tài sản đó, tình hình tăng giảm TSCĐ, sửa chữa nâng cấp TSCĐ Ghi nhận phản ánh số tăng giảm trên tài khoản 211, 212,213, 214 Hàng tháng, sau mỗi đợt kiểm kê tài sản cố định, kế toán lập báo cáo kiểm kê tài sản cố định, ghi nhận, kiểm tra lại số liệu đối chiếu với số liệu đã có

Về tập hợp chi phí: hàng ngày kế toán nhận, tập hợp, cập nhật và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ nhập xuất hàng hoá cùng các hồ sơ kèm theo Kiểm tra, kiểm soát lại quá trình nhập xuất kho Tập hợp hóa đơn mua hàng, hoá đơn bán hàng để theo dõi hàng nhập xuất và làm cơ sở dữ liệu đối

632, 811, Theo dõi trên chứng từ và trên phần mềm sự thay đổi của từng loại hàng, từng mặt hàng Cuối tháng, sau khi có số liệu kiểm kê hàng hóa ở các kho, tập hợp và kiểm tra đối chiếu phân loại hàng - mặt hàng lỗi đưa vào kho B và kho bảo hành, hàng bán được cố định ở kho A.

Phòng nhập hàng: Thống kê lượng hàng hóa bán ra và nhập vào trong

ngày, tháng, năm Dự trù lượng hàng bán ra để có kế hoạch đặt hàng Lên báo cáo lượng hàng tiêu thụ, liên hệ với nhà cung cấp, thỏa thuận về các điều khoản hợp đồng Dựa vào số liệu về hàng hóa của kế toán vật tư, tập hợp yêu cầu đặt hàng của kinh doanh phòng nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp thỏa thuận về giá cả và số lượng hàng hóa

Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt, thu chi vào sổ quỹ theo phiếu thu, phiếu

chi Lập báo cáo hàng ngày về kết quả giao dịch với khách hàng, báo cáo quỹ Đóng chứng từ theo quy định, báo cáo công việc cho kế toán trưởng, lập biên bản kiểm kê quỹ định kỳ hàng tháng

Theo dõi tài khoản 111, 131, 331, 112 chi tiết cho từng ngân hàng để có

kế hoạch luân chuyển tiền hợp lý Hằng ngày thủ quỹ nhận tiền gửi của cửa hàng, ghi nhận số tiền, theo dõi các khoản đã nộp tiền mặt vào ngân hàng

IV.Chính sách kế toán áp dụng tại công ty CP Thế giới số Trần Anh

Công ty thực hiện tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong công ty là Việt Nam đồng (VNĐ) và đô

la mỹ (USD)

Niên độ kế toán tại Công ty được tính theo năm từ 01/01 đến 31/12 Cuối mỗi niên độ kế toán, giám đốc và kế toán trưởng tổ chức kiểm tra công tác kế toán trong công ty đồng thời đối chiếu số liệu giữa sổ sách với các chứng từ kế toán Đồng thời tổ chức quản lý và phân tích báo cáo kế toán nộp lên Tập đoàn

Phương pháp kế toán TSCĐ: Theo nguyên giá và giá trị còn lại Phương pháp khấu hao áp dụng và các trường hợp khấu hao đặc biệt theo quy định của Nhà nước

2.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán:

Cơ sở để ghi sổ kế toán của Công ty là các chứng từ được lập theo mẫu quy định của Bộ tài chính Tất cả các chứng từ đều được tập hợp tại phòng kế toán, sau đó kế toán viên sẽ xử lý tương ứng với từng phần hành mà họ quản lý Các chứng từ sử dụng là các chứng từ thông dụng như: Phiếu thu, phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng, Hoá đơn giá trị gia tăng, Hợp đồng cung cấp, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy báo Nợ ( Có) của ngân hàng, Biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho, Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Hoá đơn bán hàng thông thường, Hoá đơn thu mua hàng, Hoá đơn bán lẻ, Biên lai thu tiền, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao thiết bị của công ty…

4.2.Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán

Cơ sở để ghi số kế toán của công ty là các chứng từ được lập theo mẫu quy định của bộ tài chính – Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh đã đưa kế toán máy vào

sử dụng để giảm bớt công việc cũng như để đảm bảo tính chính sác của thông tin

kế toán Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhân viên kế toán sẽ kiểm tra chứng từ, tuỳ vào mảng nghiệp vụ kế toán mà mình phụ trách sẽ cập nhập giữ liệu vào máy Kế toán viên phải chịu trách nhiệm về tính chính sác của dữ liệu mình cập nhập.Máy tính sẽ tự động thực hiện các bút toán phân bổ,kết chuyển đồng thời lên báo cáo sổ sách :

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Bảng cân đối số phát sinh

- Thuyết minh báo cáo tài chính

Ngoài ra công ty còn sử dụng báo cáo nhanh hợp đồng sản xuất kinh doanh

Từ đặc điểm kinh doanh của mình công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ để ghi chép.Hình thức này hoàn toàn phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh và trình độ kế toán của nhân viên công ty.Hình thức này đã giúp cho kế toán công ty nâng cao hiệu quả kế của toán viên, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số liệu cho quản lý Đặc điểm của hình thức

kế toán chứng từ ghi sổ là các hoạt động kinh tế tài chính đã được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại và ghi vào các chứng từ ghi sổ Cuối tháng tổng hợp các số liệu ở sổ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản.Công

ty tổ chức hệ thống sổ sách theo nguyên tắc tổng hợp và hệ thống hoá các nghiệp

vụ phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo tài khoản đối ứng (Tổ chức nhật ký chứng từ theo bên có và tổ chức phân tích chi tiết theo bên nợ của tài khoản đối ứng)

Sơ đồ: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty

Sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ.

Sổ tổng hợp( chi tiết).

Sổ cái tài khoản liên quan

Bảng cân đối số phát sinh. Báo cáo kế toán.

Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ

Ghi chú:

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chứng từ gốc Từ bảng tổng hợp chứng từ gốc sẽ ghi vào chứng từ ghi sổ Cuối tháng, trên cơ sở Sổ kế toán chi tiết, dữ liệu được máy tính tổng hợp vào Sổ tổng hợp tài khoản Đối với các chứng từ thu, chi tiền mặt, hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, sổ này được đối chiếu với Sổ cái tài khoản liên quan Cuối quý, từ chứng từ ghi sổ sẽ được vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái tài khoản liên quan Đồng thời từ Sổ cái tài khoản sẽ vào bảng cân đối số phát sinh

và từ bảng cân đối số phát sinh và sổ tổng hợp sẽ ghi vào hệ thống Báo cáo kế toán

Đặc biệt do việc sử dụng máy vi tính và phần mềm kế toán trong công tác

kế toán nên việc ghi sổ kế toán đều do máy tính thực hiện, người làm kế toán chỉ việc kiểm tra chứng từ và nhập chứng từ vào máy là máy sẽ tự động xử lý và ghi

sổ kế toán Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán căn cứ vào chứng từ để nhập dữ liệu vào máy tính( Tuỳ loại chứng từ khác nhau mà có những dữ liệu đặc thù riêng Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…) Máy tính tự động kết chuyển dữ liệu( Nợ, Có Tài khoản liên quan, diễn giải, mã chứng từ, số chứng từ…) vào Sổ chi tiết tài khoản, Sổ tổng hợp tài khoản

Công ty đã trang bị hệ thống máy tính, cài đặt phần mềm kế toán VIP hỗ trợ các bộ phận qua hệ thống mạng internet giúp cho việc ghi chép, tính toán và

xử lý thông tin kịp thời, nhanh chóng, chính xác nâng cao hiệu quả công tác kế toán Xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết về công việc tổng hợp số liệu trên máy Xây dựng hệ thống mã hoá: danh mục vật tư, tài khoản, khách hàng… Tổ chức đào tạo đội ngũ kế toán sử dụng thành thạo máy tính

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CỦA HÀNG

1174 ĐƯỜNG LÁNG – CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ

TRẤN ANH

I Đặc điểm công tác bán hàng tại của hàng 1174 Đường Láng

1.Hàng hoá kinh doanh tại cửa hàng

Hiện nay số lượng mặt hàng tại cửa hàng rất đa dạng với nhiều chủng loại mặt hàng khác nhau , do công ty mua từ các nhà cung cấp lớn từ thị trường, cụ thể các mặt hàng : Máy tính đồng bộ Tiger Computer – máy thương hiệu Việt Nam của Trần Anh, máy tính đồng bộ của các hãng khác như: HP, Acer, IBM, Dell,

Các linh kiện, phụ kiện máy tính: bộ vi xử lý (CPU), ổ cứng (HDD), bộ nhớ trong (RAM), ổ lưu trữ di động (USB), thiết bị nghe nhạc, máy quay kỹ thuật số, bo mạch chủ (MAIBOARD), chuột (mouse), bàn phím (key), màn hình, nguồn (power), vỏ máy tính (case), ổ đĩa (CDRom, CDRW, DVD, DVDRW), cạc âm thanh (Sound Card), loa (Speaker), cạc đồ hoạ (VGA Card), thiết bị mạng, TV Box,card kỹ xảo,

Các thiết bị và phụ kiện: máy in, máy fax, thiết bị đọc mã vạch, thiết bị mạng không dây, bộ lưu điện, Fax Modem, webcam, thiết bị liên lạc qua hệ thống internet, thiết bị mạng không dây,

Các loại thiết bị lưu trữ: MemoryCard, ReaderCard

Máy ảnh kỹ thuật số của các hãng: Canon, FujiFilm, Nikon, Sony,

Các loại máy tính xách tay của các hãng: Acer Notebook, Compaq, Hp notebook, IBM, Dell, Nec, Sony,

2.Các phương thức bán hàng và chính sách giá

a Phương thức bán hàng

Lưu chuyển hàng hoá bán trong cửa hàng được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau như bán buôn ; bán lẻ hàng hoá ;ký gửi, đại lý Trong mỗi

phương thức lại được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau :trực tiếp,chuyển hàng, chờ chấp nhận …

Bán buôn hàng hoá là : phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại các doanh nghiệp sản xuất Theo phương thức này chủ yếu hàng hoá chủ yếu được bán buôn qua kho :hàng hoá mua về rồi nhập kho rồi mới được bán cho khách hàng, khách hàng trực tiếp đến làm hợp đồng với nhà kinh doanh Hoạt động bán hàng này do bộ phận kinh doanh thực hiện

Bán lẻ hàng hoá : Theo phương thưc này hàng hóa sẽ được bán trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế mang tính chất tiêu dùng Hình thức này chủ yếu ở các cửa hàng, nhân viên kế toán thu tiền của cửa hàng sẽ trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao bộ phận nhận và kỹ thuật sẽ giao hàng cho khách Hết ngày bán hàng nhân viên kế toán chiết tiền ,kiểm tra ,soát lại số tiền mình thu.Hôm sau sẽ nộp lại cho ngân hàng

II Kế toán bán hàng tại cửa hàng 1174 Đường Láng

1.Chứng từ sử dụng

Các chứng từ sử dụng

- Hợp đồng mua bán : Áp dụng với việc bán buôn hàng hoá, bán với số lượng lớn hoặc theo yêu cầu của khách hàng Hợp đồng này được lập khi khách hàng gửi đơn đặt hàng tới công ty

- Hoá đơn giá trị gia tăng hay hoá đơn bán hàng : được lập khi công ty chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá cho người mua

* Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

* Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

*Báo cáo bán hàng, phiếu thu tiền hàng

* Các chứng từ khác có liên quan

* Phiếu báo giá kiêm biên bản bàn giao thiết bị

* Báo cáo công nợ

* Phiếu xuất của nhân viên kinh doanh

2.Kế toán bán hàng tại cửa hàng 1174 Đường láng

Công ty Cổ phần thế giới số Trần Anh là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại thì việc tiêu thụ hàng hoá là điều kiện tiên quyết ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của công ty Để việc tiêu thu hàng hoá diễn ra nhanh chóng và khối lượng hàng hoá bán ra ngày càng nhiều công ty đã thực hiện chế độ giao khoán doanh thu cho từng của hàng và từng phòng kinh doanh Kế toán bán hàng có nhiệm vụ theo dõi doanh thu bán hàng trên tài khoản

511 “Doanh thu bán hàng” trên cơ sở giá trị thực tế (số tiền ghi trên hợp đồng, phiếu xuất bán, hoặc hoá đơn giá trị gia tăng hay hoá đơn bán hàng)

2.2.1 Kế toán bán hàng trực tiếp

Khách hàng đến có yêu cầu mua hàng, nhân viên kinh doanh sẽ chỉ ra loại mặt hàng mà khách hàng yêu cầu với giá cả phù hợp, kiểu dáng mà khách hàng ưng ý nhất Nhân viên kinh doanh lập phiếu yêu cầu xuất hàng trong đó ghi nhận đầy đủ thông tin chủng loại hàng mà khách hàng yêu cầu, các khuyến mại được hưởng, thông tin người mua hàng, tên nhân viên kinh doanh

Hình 1.Phiếu yêu cầu xuất hàng thông tin người mua hàng

Hình 2.Phiếu yêu cầu xuất hàng thông tin hàng hoá

Sau khi nhận được phiếu yêu cầu từ khách hàng, kế toán lập phiếu cập nhập thông tin và phần mềm VIP Yêu cầu của quá trình cập nhập này là chính xác và nhanh chóng, đầy đủ thông tin đã ghi của nhân viên kinh doanh

Hình 2 Màn hình cập nhập

Hình 4.Phiếu báo giá kiêm biên bản bàn giao thiết bị

Máy tính tự động cập nhập vào sổ cái tài khoản 632 giá vốn

Nội dung: Gía vốn hàng bán

Tài khoản ghi Nợ: TK632

Chứng từ gốc

Số Hiệu Ngày Tháng Diễn giải

TK Đối ứng

Nội dung: Doanh thu bán hàng

Tài khoản ghi Có: TK5111

trang web chính của công ty, khách hàng có nhu cầu mua hàng, chỉ cần liên hệ với kinh doanh online, làm thủ tục đặt hàng

Hình 7 Đặt hàng khách

Phiếu đặt hàng này được kế toán lập phiếu chuyển trạng thái trở thành

“Phiếu báo giá kiêm biên bản bàn giao thiết bị” Hầu hết các phiếu đặt hàng này đều đựơc kỹ thuật chuyển đến tận nhà cho khách và về thanh toán lại cho kế toán thu tiền.Những phiếu đặt hàng của khách chuyển trạng thái được kế toán thu tiền theo dõi trên TK131

Ngày 18/10/07 Số: 11

Nội dung: Phải thu khách hàng

Tài khoản ghi Nợ: TK131

Hình 9.Thu tiền

Hình 10.Sổ cái TK111

SỔ CÁI NĂM: 2007

Tên tài khoản: 111

Số tiền

Ghi chú

Đối với những khoản khách đặt trước tiền, kế toán thu tiền chỉ vào phần mềm thu số tiền khách đặt trước

Ví dụ: Tổng số tiền trên “Phiếu báo giá kiêm biên bản bàn giai thiết bị” là

8 316 000 nhưng khách hàng không thanh toán hết mà chỉ đặt trước một phần số tiền là 2 000 000.Kế toán thu tiền vào phiếu thu trên phần mềm là 2 000 000, phần còn lại phần mềm sẽ tự động cập nhập số tiền còn lại vào công nợ và phần mềm tự động định khoản:

Nợ TK 111: 6 316 000

Có TK 131: 6 316 000

Đối với những mặt hàng không có tại thời điểm khách hàng yêu cầu, do phần mềm không thể xuất những mặt hàng không có trong tồn, do vậy khách chỉ

Trong thời gian khách đợi lấy hàng kế toán hoá đơn viết hoá đơn Gía trị gia tăng trên phần mềm Fast cho khách Hoá đơn giá trị gia tăng của công ty là hoá đơn đặt in tại nhà in, đã được cục thuế chấp nhận, trên hoá đơn có lôgô và tên công ty hoá đơn giá trị gia tăng gồm ba liên:

Liên 1: (màu trắng): Dùng để lưu

Liên 2: (màu hồng): Giao cho khách hàng

Liên 3: (màu xanh): Dùng để luân chuyển

Hình 11 Màn hình viết hoá đơn

Hình 12 Hoá đơn giá trị gia tăng

tồn để quản lý hàng hoá cả về số lượng và giá trị hàng Việc theo dõi biến động hàng hoá để đặt hàng được phòng kinh doanh thị trường theo dõi, nếu thiếu hàng, phòng kinh doanh thị trường liên hệ với nhà cung cấp để có kế hoạch nhập hàng mới về.

Việc theo dõi các khoản thu nợ trên công nợ còn có nhân viên của phòng

kế toán tổng hợp theo dõi, đối với các vụ thu nợ do nhân viên kế toán tổng hợp thu phải liên lạc với kế toán bán hàng và gửi cho kế toán thu tiền những khoản

mà mình thu được khi nhận được giấy báo có hoặc uỷ nhiệm chi của ngân hàng

Mười triệu năm mươi chín nghìn năm trăm đồng

Nội dung: Công ty TNHH Hoà Tân thanh toán tiền hàng theo HĐ 0017594

GIẤY BÁO CÓ

Số tiền

25 15/7/07 chị Hằng mua Bộ máy tiger 5111 5,222,879.52

25 15/7/07 chị Hằng mua Bộ máy tiger 3331 248,708.55

25 28/7/07 chị Hương mua ram 512 5111 753,160.07

25 28/7/07 chị Hương mua ram 512 3331 35,864.77

26 5/8/07 Thu tiền bán hàng chị Hằng ngày 10/7 111 4,715,000.00

25 5/8/07 anh Thanh mua màn hình 5111 1,483,039.19

25 5/8/07 anh Thanh mua màn hình 3331 70,620.91

25 7/8/07 anh Đăng mua nobookte 5111 1,805,438.87

25 7/8/07 anh Đăng mua nobookte 3331 85,973.28

25 8/8/07 anh Thành mua usb 5111 225,679.44

25 8/8/07 anh Thành mua usb 3331 10,746.64

25 10/8/07 Công ty Mặt trời vàng - Điện thoại 5111 6,157,839.60

25 10/8/07 Công ty Mặt trời vàng - Điện thoại 3331 293,230.46

Bảng công nợ được kế toán thu tiên cập nhập hàng ngày từ việc đổ công

nợ trên phần mềm VIP và chứng từ ghi sổ TK131, với đầy đủ thông tin về phiếu xuất, ngày tháng bán hàng, nhân viên kinh doanh, số tiền còn nợ

Ngày tháng Phiếu xuất Khách hàng Số tiền NV Kinh doanh Ghi chú

28/7/07 DL14053 công ty CP Mặt trời vàng 187,409.58 Linh

8/8/07 DL14211 công ty TNHH chuyển giao công nghệ 5,883,359.43 Bích

10/8/07 DL14382 công ty TNHH Anh Ngọc 6,299,520.90 cúc