Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh xuất khẩu nông sản Việt Nam sang thị trường các nước ASEAN của công ty xuất nhập khẩu INTIMEX

Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh xuất khẩu nông sản Việt Nam sang thị trường các nước ASEAN của công ty xuất nhập khẩu INTIMEX

Lời nói đầu

Để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trờng, thì việc thờngxuyên nghiên cứu, tìm hiểu cái mới nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộmáy quản lý là một yêu cầu khách quan mang tính cấp thiết đối với bất kìmột doanh nghiệp nào

Qua thời gian nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại công ty cổ phần

đầu t và xây dựng Ba Đình, nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề trên

và đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo, phòng tổ chức lao động

Công ty em đã lựa chọn đề tài: "Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức của Công ty cổ phần đầu t và xây dựng Ba Đình"

làm luận văn tốt nghiệp

Đây là một đề tài mang tính thực tiễn cao, có ảnh hởng trực tiếp

đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần đầu t

và xây dựng Ba Đình và các doanh nghiệp sản xuất nói chung

Nội dung và kết cấu của luận văn gồm 2 phần chính sau:

Phần I: Khái quát chung về công ty cổ phần đầu t và xây dựng Ba

Đình

Phần II Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức

của Công ty cổ phần đầu t và xây dựng Ba Đình

Do trình độ lý luận và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên đề tàicủa em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận đ ợc sự phêbình, đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và bạn đọc để bài viết đ ợc hoànthiện hơn

Phần I Khái quát chung về công ty cổ phần đầu t

và xây dựng ba đình

1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần đầu t và xây dựng Ba Đình

Công Ty Cổ Phần Đầu t và Xây dựng Ba Đình là một doanh nghiệp cổphần đợc thành lập theo quyết định số 3381 QDUB ngày 4/8/2000 của UBNDThành phố Hà nội Công ty cổ phần Đầu t và xây dựng Ba Đình hoạt động chủyếu trong lĩnh vực đầu t và phát triển nhà, xây dựng dân dụng, công nghiệp… Công ty gồm 2 xí nghiệp thành viên với kinh nghiệm lâu năm hoạt độngtrong ngành xây dựng Mục tiêu của công ty là phát huy truyền thống phấn

đấu phát triển mở rộng thị trờng hơn nữa trở thành công ty có tiềm lực kinh tếmạnh tầm cỡ trong ngành xây dựng

Trụ sở chính: 46 Nguyễn Trờng Tộ – Ba Đình – Hà nội Ba Đình – Ba Đình – Hà nội Hà nội

Tên giao dịch quốc tế: Ba Đình – Ba Đình – Hà nội Construction investment joint stock company

Tên viết tắt: Sacisjco

 Chức năng của công ty:

Công ty có trách nhiệm nhận, sử dụng có hiệu quả, bảo quản và pháttriển vốn do nhà nớc giao; nhận và sử dụng có hiệu quả tài nguyên đất đai vàcác nguồn lực khác do nhà nớc giao để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinhdoanh và những nhiệm vụ khác

Tổ chức quản lý, triển khai công tác nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹthuật, thực hiện đầu t chiều sâu, đổi mới khoa học công nghệ tiên tiến và trangthiết bị hiện đại, đổi mới công tác quản lý điều hành sản xuất kinh doanh

 Nhiệm vụ của công ty

+ T vấn đầu t, t vấn xây dựng

+ Cung cấp thông tin về văn bản quy phạm pháp luật, cơ chế chính sách

về đầu t và xây dựng về nhà đất

2

+ T vấn và dịch vụ cho các chủ đầu t về công tác giải phóng mặt bằng.

- Xây dựng:

+ Xây dựng các công trình dân dụng, thể thao vui chơi giải trí

+ Xây dựng các công trình công nghiệp

- Kinh doanh:

+ Mua bán nhà cửa, dịch vụ chuyển đổi quyền sở hữu

+ Sản xuất kinh doanh cấu kiện vật liệu xây dựng các loại

+ Kinh doanh nhà, khách sạn, dịch vụ du lịch và vui chơi giải trí

+ Liên doanh liên kết với các tổ chức, cá nhân trong nớc và nớc ngoài

để phát triển sản xuất kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật

2 Tình hình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty

2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh

Trong những năm gần đây công ty hoạt động đầu t với một cơ sởvật chất công nghệ hiện đại trong lĩnh vực xây dựng nhằm hoàn thiệnmuc tiêu đẩy lùi tụt hậu, từng bớc củng cố xây dựng công ty trở thànhmột doanh nghiệp vững mạnh trong lĩnh vực xây dựng

Công ty đã gặt hái đợc những thành công đáng khích lệ Công ty đãkhẳng định phơng châm đa dạng hoá mặt hàng thuộc nhiều ngành chútrọng công tác thị trờng vì đây là nền tảng vững chắc cho việc duy trì tốc

độ tăng trởng trong sản xuất kinh doanh Quá trình đổi mới công nghệgắn liên với việc nâng cao tay nghề, khả năng nắm bắt và mở rộng thị tr -ờng của đội ngũ công nhân viên và cán bộ quản lý Tổng doanh thu, lợinhuận và các các chỉ tiêu khác đều tăng đặc biệt là tiền l ơng bình quâncủa cán bộ công nhân viên trong tổng công ty đã tăng lên đáng kể, điềunày có giá trị to lớn trong việc khuyến khích tinh thần hăng hái lao độngcủa cán bộ công nhân viên bởi đời sống vật chất của họ đợc bảo đảm

Và đây cũng chính là nguyên nhân làm cho kết quả sản xuất kinhdoanh của công ty tăng lên Song đòi hỏi phải có sự kết hợp với các côngtác khác nh, kinh doanh tiếp thị, đổi mới công nghệ, chất l ợng sản phẩm,

điều hành sản xuất, quản lý kĩ thuật và công tác nhân sự

Kết quả kinh doanh

3 Thu nhập bình quân (nghìn đồng) 930 1.100 1.270

- Về doanh thu năm 2002 tăng 8,7% so với năm 2001, năm 2003tăng 12,96% đạt 22.106 triệu đồng.

- Về lợi nhuận năm 2002 tăng 13,73% so với năm 2001, năm 2003tăng 28,16% đạt 223 triệu đồng

- Về thu nhập bình quân năm sau đều cao hơn năm trớc

Qua bảng trên ta thấy công ty cổ phần đầu t và xây dựng Ba Đình

đang thực sự đi lên, thực sự đã hoà nhập với nền kinh tế mới Hoạt độngtrong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt, công ty đã từng bớc khẳng

định đợc mình Cùng với chuyển biến của ngành xây dựng nói chung,Công ty cổ phần đầu t và xây dựng đã thu đợc một số kết quả ban đầutrong việc tổ chức lại sản xuất, tiến hành sản xuất không ngừng nâng caohiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp ngày càng nhiều hànghoá cho sản xuất Trong quá trình sản xuất để đạt hiệu quả cao nhất,công ty phải khai thác, tận dụng năng lực sản xuất, quy định khoa học kỹthuật, tiết kiệm chi phí, nâng cao đời sống cho ngời lao động Đó là mộtminh chứng cụ thể trong cách tổ chức quản lý tổ chức sản xuất

Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần

đây có chuyển biến tích cực, tốc độ tăng trởng cao là nhờ công ty đã biết

tự đổi mới về nhiều mặt, từ hình thức đến nội dung Việc bám sát thị tr ờng, phát huy nội lực mạnh dạn đầu t tởng nh thật đơn giản nhng nó lại

-là kết quả của quá trình vận động hết mình từ giám đốc đến toàn thể cán

bộ công nhân viên trong công ty

- Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc

Công ty là một doanh nghiệp nhà nớc, do vậy công ty đợc quyền quản

lý, sử dụng vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác của nhà nớc giaotheo quy định của pháp luật Do đó, Công ty phải có trách nhiệm và nghĩa vụnộp Ngân sách theo quy định của Nhà nớc

Các khoản mà công ty phải nộp là thuế VAT, thuế thu nhập doanhnghiệp, thuế khác và nộp cấp trên

* Ưu điểm

Một là: Quá trình sản xuất kinh doanh ở Công ty đã chọn đ ợc

h-ớng đi đúng đắn, phù hợp với nhiệm vụ thực tại, chiến l ợc phát triển củaTổng công ty trong tơng lai và nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội của đấtnớc Ngay từ năm đầu thành lập cho đến nay hàng năm Công ty đều đạtmức lợi nhuận khá cao so với các đơn vị cùng ngành

Hai là, Công ty có đội ngũ lãnh đạo có trình độ, nhạy bén với thị

trờng Đội ngũ lãnh đạo từ Giám đốc, Phó giám đốc, các tr ởng, phó cácphòng, ban đều có bằng đại học Đồng thời bộ máy quản lý của Công tykhông ngừng đợc kiện toàn, công tác tuyển dụng và công tác đào tạo và

đào tạo lại đội ngũ lao động đợc chú trọng, từng bớc đã chấn chỉnh côngtác định mức lao động, định mức nguyên nhiên vật liệu và khoán tiền l -

ơng theo sản phẩm, sắp xếp bố trí lực lợng lao động phù hợp với trình độtay nghề và yêu cầu của công việc, có chế độ bồi d ỡng kịp thời đối vớingời lao động làm thêm giờ góp phần khuyến khích ng ời lao động hănghái sản xuất, tự nguyệnlàm thêm giờ đối với những công trình trọng điểmcần hoàn thành trớc tiến độ thi công nhằm phục vụ cho các mục đíchchính trị xã hội hoặc chuyển sang thi công các công trình mới thắngthầu

Ba là: công ty luôn chú trọng tới chất lợng sản phẩm, có biện pháp

tổ chức thi công tiên tiến, có đội ngũ công nhân lành nghề có tráchnhiệm cao với công việc Công ty đã áp dụng nhiều tiến bộ khoa kỹ thuậtvào sản xuất, mua sắm đợc nhiều máy móc thiết bị phục vụ cho thi cônghiện đại đáp ứng kịp thời những đòi hỏi của các công trình thi công, đồngthời khuyến khích đợc cán bộ công nhân viên phát huy nhiều sáng kiếncải tiến kỹ thuật góp phần nâng cao năng lực thi công cho Công ty và tiếtkiệm đợc nhiều chi phí qua đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty

Bốn là; công ty đã chấp hành đầy đủ các quy định của Nhà n ớc và

Tổng công ty về chế độ báo cáo thống kê và báo cáo trong lĩnh vực tàichính, công tác hạch toán kế toán theo đúng quy định của Nhà n ớc, thựchiện nghiêm chỉnh nghĩa vụ nộp Ngân sách với Nhà nớc và cấp trên

* Tồn tại, hạn chế

Bên cạnh những mặt tích cực trong công tác quản lý điều hành sảnxuất kinh doanh của mình, hiện nay Công ty vẫn còn một số mặt tồn tạicần sớm đợc khắc phục:

Một là, công tác đấu thầu, tìm kiếm việc làm cha đáp ứng đợc với

nhiệm vụ đợc giao, với tiềm lực máy móc thiết bị, con ng ời của công ty.Thể hiện sự quan tâm cha đúng mức tới công tác tiếp thị, công tác đốingoại… Các công trình xây dựng chủ yếu là do Tổng công ty giao thầu.Công tác đấu thầu thi công các công trình đạt hiệu quả thấp Bài thầu ch a

có khả năng thuyết phục chủ đầu t

Hai là, công tác kế hoạch cha đáp ứng đợc yêu cầu đề ra Đội ngũ

làm công tác kế hoạch còn yếu, hầu hết là nhân viên trẻ mới ra tr ờng,kinh nghiệm còn thiếu, cha có khả năng tổng hợp dẫn tới trong công việccòn nhiều lúng túng, sai sót, hiệu quả công việc ch a cao, còn đuổi theocông việc Lực lợng làm công tác kế hoạch còn mỏng, cha tự giác họchỏi phấn đấu

Ba là, Công tác tiền lơng còn có bất cập, quản lý cha chặt chẽ

thống nhất và việc phối hợp chấm công giữa các bộ phận chức năng vớicác đội tới việc trả lơng cha thật chính xác, trùng lặp và có trờng hợp chacông bằng

Công tác thu hồi công nợ, công tác hạch toán còn kém Công tácquyết toán định kỳ thực hiện cha tốt

Bốn là, sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng có hiệu quả cha

cao Chẳng hạn sự phối hợp giữa phòng kinh tế kế hoạch và phòng tài vụkhông tốt dẫn đến tình trạng nợ đọng quá nhiều trong thanh toán hợp

đồng với khách hàng, cũng nh thu hồi từ các chủ đầu t

Năm là, các biện pháp kích thích tạo động lực cho ng ời lao động

còn đơn điệu, ít tác dụng, nhiều biện pháp còn mang tính hình thức….Ngoài ra Công ty cha tạo đợc môi trờng thuận lợi đầy đủ cho ngời lao

động phấn khởi, yên tâm lao động

6

3 Năng lực lao động của công ty

Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên của công ty bao gồm: 117

ng-ời Trong đó 11 cán bộ quản lý còn lại 106 công nhân sản xuất thuộc các Xínghiệp

Bảng cơ cấu lao động của công ty

Lao động quản lý có tỷ lệ đại học là 30%

Lao động kỹ thuật có tỷ lệ đại học là 41%

Nhân viên lao động khác có tỷ lệ đại học là 20%

Qua bảng cơ cấu lao động khác có tỷ lệ lao động trực tiếp làm việc là77% là tơng đối thấp trong khi lao động quản lý là 23% Đây cũng là tìnhtrạng chung của các doanh nghiệp Do đó công ty cũng cần xem xét và bố trílại lực lợng lao động cho phù hợp

Phần II Thực trạng và giải pháp hoàn thiện

bộ máy tổ chức tại công ty cổ phần đầu t

và xây dựng Ba Đình

1 Thực trạng tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần đầu t và xây dựng Ba Đình

Công ty cổ phần đầu t và xây dựng Ba Đình là một đơn vị hạchtoán kinh doanh độc lập thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh do Nhànớc giao Do vậy bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty cũng có những điểm giống với nhiều đơn vị khác Căn cứ vàochức năng của từng bộ phận trớc hết mỗi thành viên phải ý thức đợc vaitrò của mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Muốn chomột bộ máy quản lý hoạt động dài lâu liên tục, nhẹ nhàng đạt hiệu quảkinh tế cao, thì trớc hết từng ngời phải làm tròn trách nhiệm công việccủa mình trên cơ sở đó nắm vững mối quan hệ hữu cơ để cung cấp và thunhận các thông tin một cách chính xác và kịp thời đầy đủ cho các bộphận có liên quan Xuất phát từ quan điểm đó, các bộ phận công ty đã tạo

đợc mối quan hệ mật thiết luôn hỗ trợ cho nhau giải quyết các vấn đềphát sinh kịp thời chính xác

1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty:

8

Ban kiểm soát Giám đốc

Hội đồng quản trị

P DA

+ Hội đồng quản trị: do Đại hội đồng cổ đông công ty bầu ra Hội

đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đềliên quan đến mục đích quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộcthẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Hội đồng có nhiệm vụ:

 Quyết định chiến lợc phát triển công ty

 Quyết định huy động thêm vốn theo các hình thức

 Quyết định phơng án đầu t

 Quyết định giải pháp phát triển thị trờng, tiếp thị và công nghệ;thông qua hợp đồng mua, bán, cho vay và hợp đồng khác có giátrị lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản đợc ghi trong sổ kế toán củacông ty

 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc và cán bộ quản lýquan trọng khác của công ty; quyết định mức lơng và lợi ích củacán bộ quản lí đó

 Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty,quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh văn phòng đạidiện và việc góp vốn mua cổ phần của doanh nghiệp khác

 Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty

 Chịu trách nhiệm trớc đại hội đồng cổ đông về những sai phạmtrong quản lý, vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật, gây thiệt hạicho công ty…

+ Giám đốc: do HĐQT bổ nhiệm là ngời điều hành hoạt động hàngngày của công ty và chịu trách nhiệm tr ớc HĐQT về việc thực hiện cácquyền và nhiệm vụ để giao, giám đốc công ty có quyền và nghĩa vụ sau:

 Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngàycủa công ty

 Tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT

 Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh về phơng án đầu t củacông ty

 Kiến nghị phơng án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội

bộ công ty

+ Phó giám đốc công ty: do HĐQT bổ nhiệm

 Tham mu cho giám đốc trong hoạt động điều hành sản xuất kinhdoanh

 Ngoài các công tác đợc phân công cụ thể thì cần có sự trao đổinắm bắt nội dung công việc có liên quan để giải quyết công việckhi cần, đảm bảo mọi hoạt động tiến độ nhịp nhàng và sự điềuhành của giám đốc

 Tổ chức thực hiện quản lý các nguồn lực của công ty Xây dựngquy chế điều hành sản xuất kinh doanh của công ty

Giúp ban giám đốc công ty phụ trách hoạt động kinh tế và hoạt

động đối ngoại của công ty

- Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về việc chỉ đạo giámsát giải quyết các công việc hàng ngày của các đơn vị về:

- Kế toán, thống kê tài chính

- Kế hoạch kinh doanh

- Ban th ký hội đồng kinh doanh

- Ban đấu thầu định giá

- Chỉ đạo việc thực hiện các phơng án đấu thầu, các mối quan hệkinh doanh trong và ngoài nớc

- Thay mặt giám đốc ký các hợp đồng kinh tế có giá trị đến 200triệu đồng

- Đề xuất các phơng án tổ chức sắp xếp lại lao động, sửa đổi bổsung các quy chế quy định của công ty về lĩnh vực mình phụ trách

Trình độ ban giám đốc

10

Qua biểu trên ta thấy ngành nghề đào tạo của ban giám đốc là phùhợp với tính chất ngành xây dựng bởi vì ng ời lãnh đạo công ty xây dựng

mà không hiểu biết về kỹ thuật xây dựng thì sẽ khó có thể lãnh đạo đ ợc.Mặt khác Ban giám đốc đã đợc đào tạo qua các trờng lớp quản lý, chuyênmôn nghiệp vụ, lý luận chính trị

Qua sơ đồ tổ chức quản lý của công ty chúng ta thấy rõ tổ chức củaCông ty cổ phần đầu t và xây dựng Ba Đình đợc xây dựng theo kiểu trựctuyến chức năng

1.2 Tình hình thực hiện chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty

Căn cứ vào quy mô hoạt động và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh củacông ty mà ban lãnh đạo công ty đã quy định chức năng, nhiệm vụ rất rõràng cho các bộ phận đơn vị sản xuất kinh doanh trong toàn công ty

Căn cứ vào nội dung quy định chức năng nhiệm vụ của các bộ phận

và căn cứ vào tình hình thực tiễn của công ty, ngoài những điểm tốt,nhiều điểm đã đạt đợc trong quy định đó tất nhiên vẫn còn những điểmcha tốt

- Trình độ quản lý của các cán bộ quản lý cha đợc đào tạo có hệthống, trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhiều lĩnh vực còn yếu dẫn đếntình trạng ỷ lại vào cấp trên và gây ách tắc trong sản xuất

- Các quy định về báo cáo, kiểm tra đã đợc nêu rõ ràng nhng nhiềukhi vẫn bị lầm lỗi, nhiều khi có báo cáo nhng lại không chặt chẽ, nóichung cha đi vào nền nếp, lối làm việc của ngời quản lý cha có tác phongcông nghiệp

- Việc kiểm tra giám sát công việc của cấp dới có làm nhng changhiêm túc, nhiều khi buông lỏng dẫn đến hậu quả tai hại

- Thái độ làm việc nhiều khi cha thực sự tự nguyện, nguyên nhân là

do vấn đề phân phối lao động cha thật đúng mức vì:

- Đánh giá sức lao động của bộ phận quản lý nhân lực cha tốt

- Việc điều hành thực hiện tiến độ các công trình nhiều lúc không

ổn định, có lúc thừa, lúc thiếu lao động

Vì vậy các cán bộ lãnh đạo đang cố gắng tìm kiếm hợp đồng chiếmlĩnh thị trờng, tạo nguồn thu, tăng mức lơng bình quân của công nhânlên, ngoài ra công ty cũng quyết định thởng cho ngời phát minh, sángchế, cải tiến kỹ thuật, chế độ ăn uống, nghỉ ngơi cho cán bộ công nhânlàm ca, kíp

- Việc chồng chéo nhiệm vụ giữa các nhân viên trong phòng làkhông có nhng chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban này với phòngban khác thì đã xảy ra, tình trạng này đang dần đ ợc khắc phục bởi vì dosinh ra nhiều phòng ban.

- ảnh hởng của việc thu thập thông tin qua các phòng có liên quannhiều khi có sai xót tại một phòng nào đó sẽ dẫn đến sai xót dây chuyềnlàm hỏng cả quá trình thu thập thông tin bởi vì nhiều khi kết quả ghichép của phòng này là con số, t liệu cho hoạt động của phòng kia và ng-

ợc lại Nh vậy vấn đề đặt ra là phải đòi hỏi sự nỗ lực trong công việc

1.3 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban công ty

Phòng ban là đơn vị chuyên môn nghiệp vụ có trách nhiệm tham

mu giúp việc cho giám đốc trong việc điều hành quản lý doanh nghiệp vàthực hiện chức năng chuyên môn, nhằm chấp hành cũng nh thực hiện tốtcác chế độ quản lý kinh tế, chủ trơng, chính sách của Đảng, Nhà nớc vàcơ quan chủ quản theo đúng pháp luật

 Phòng tài chính kế toán.

- Chức năng:

Giúp giám đốc công ty chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toánthống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế trong doanh nghiệp theocơ chế quản lý mới

- Nhiệm vụ:

- Tổ chức bộ máy kế toán, thống kê, ghi chép, tính toán một cáchchính xác trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kếtquả sản xuất kinh doanh

- Tính toán và trích nộp đầy đủ, đúng, kịp thời các khoản nộp ngânsách, nộp cấp trên, để lại công ty các quỹ, thanh toán đúng hẹn tiền vay,các khoản công nợ phải thu, phải trả

- Xác định và phản ánh chính xác kịp thời kiểm kê tài sản hàng kỳ,chuẩn bị kịp thời, đầy đủ thủ tục và tài liệu cho việc xử lý các khoản mấtmát, h hỏng, đồng thời đề xuất các biện pháp xử lý

- Tổ chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán thống kê của các

đơn vị cấp dới gửi lên

- Tổ chức phổ biến, hớng dẫn thi hành kịp thời các chế độ thể lệ tàichính thống kê của Nhà nớc và cấp trên gửi xuống

- Tổ chức bảo quản lu trữ tài liệu, giữ bí mật các số liệu tài chínhtheo quy định bảo mật Nhà nớc ban hành

12

 Phòng tổ chức lao động

+ Chức năng: giúp giám đốc ra các quyết định, quy định về nộiquy, quy chế về lao động tiền lơng, tổ chức nhân sự, và giải quyết nhữngvấn đề chính sách xã hội theo quyết định của giám đốc

+ Nhiệm vụ: Soạn thảo các văn bản về tổ chức nhân sự, bổ nhiệmmiễn nhiệm, điều động, tuyển dụng, xây dựng nội quy, quy chế về lao

động tiền lơng và liên hệ với các cơ quan bảo hiểm làm thủ tục giải quyếtcác chế độ chính sách sau khi đã đợc giám đốc quyết định cho thi hành

 Phòng kế hoạch đầu t:

Tham mu cho HĐQT và giám đốc công ty tổ chức, triển khai, chỉ đạo

và chịu trách nhiệm về công tác kế hoạch, vật t, thiết bị

2 Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần đầu t và xây dựng Ba Đình

Qua sơ đồ quản lý của công ty ta thấy rõ cơ cấu tổ chức của Công

ty Cổ phần đầu t và xây dựng Ba Đình đợc xây dựng theo kiểu trực tuyếnchức năng Theo kiểu cơ cấu này giám đốc công ty đ ợc các phòng banchức năng tham mu trớc khi ra một quyết định về các vấn đề có liên quan

đến nhiệm vụ của công ty

Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh trong công ty gọi là hệthống quản lý theo tuyến Mối quan hệ các cấp trong hệ thống này làquan hệ theo chiều dọc từ Ban giám đốc xuống các phòng ban và từ Bangiám đốc xuống các đội, xí nghiệp Việc bố trí các cấp theo ngành dọc

nh vậy có các u và nhợc điểm sau:

* Ưu điểm:

- Giúp giám đốc công ty nắm sát đợc các hoạt động của công ty

- Tất cả các đơn vị trong công ty đều chị sự chỉ đạo của ban giám

đốc nên hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty đều thống nhất

- Ban giám đốc kiểm soát mọi hoạt động của đơn vị

Nhợc điểm:

- Giám đốc công ty còn phải xử lý quá nhiều công việc do phảiquản lý tất cả các đơn vị, thiếu sự phân cấp uỷ quyền Nh vậy nhiệm vụcủa ban giám đốc quá nặng nề, trong khi nhiệm vụ của các đơn vị phòngban lại đơn giản Các phòng ban không trực tiếp chỉ đạo các đơn vị d ớimình Cách xử lý này làm cho các phòng ban không chủ động đ ợc khithực hiện các nhiệm vụ của mình, đồng thời không có điều kiện để pháthuy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật Nguy hiểm hơn là nếu các phòng bantrong công ty không phối hợp chặt chẽ, ăn khớp sẽ dẫn đến chồng chéo,thậm chí trái ngợc nhau giữa các chỉ thị hớng dẫn.

- Phối hợp giữa các phòng ban trong công ty cha tốt Thời gian xử

lý các thông tin thờng chậm, cha phát huy đợc tính năng động sáng tạocủa các phòng ban Nh vậy ở đây nên chăng có một mô hình quản lý mớitheo kiểu phân cấp ở đó quyền và trách nhiệm không chỉ tập trung ở banlãnh đạo và bộ phận chức năng mà phải đợc mở rộng đến từng cá nhân,từng bộ phận nhỏ, làm sao mọi ngời đều có quyền, có trách nhiệm sửdụng tốt các nguồn lực của mình phục vụ cho lợi ích của mình và lợi íchcủa toàn công ty

- Việc tổ chức bộ máy quản lý trong công ty cũng cha tốt Nguyênnhân là do thiếu sự phân công trách nhiệm, quyền hạn một cách chínhxác và rõ ràng giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý Cơ sở của chứcnăng tổ chức là mối quan hệ tồn tại trong mọi xã hội Một nhà phê bình

đã nói "Để quản lý có hiệu quả, ngoài việc biết thuyết phục còn phảibiết tổ chức thực hiện nữa"

Việc cải tiến tổ chức hoàn toàn không nhất thiết đòi hỏi phải chiphí thêm các thiết bị và sức lao động mà nên chăng là đi theo hớng sửdụng có hiệu quả các nguồn vật t lao động hiện có hoặc thay đổi tỷ lệgiữa chúng trong nội bộ các nguồn đó Do đó điều quan trọng là phảinhận thức đợc sâu sắc thực chất của quy luật khách quan đó là phải biếttiết kiệm thời gian, tránh lãng phí, nhất là phải làm việc theo tác phongcông nghiệp

2.1 Mối liên hệ giữa các phòng ban

Theo kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng giám đốc công ty đ

-ợc 2 phó giám đốc tham mu về từng chức năng trớc khi ra quyết định.Giám đốc công ty chịu trách nhiệm về mọi mặt và toàn quyền quyết địnhcác vấn đề có liên quan trong nội bộ công ty Với kiểu cơ cấu này có mốiquan hệ theo chiều dọc và chiều ngang

14