Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại ban quản lý dự án vicem của tổng công ty công nghiệp xi măng việt nam (tt)

TĨM TẮT LUẬN VĂN Tổng Cơng ty Cơng nghiệp Xi măng Việt Nam (VICEM), doanh nghiệp nhà nước hoạt động lĩnh vực sản xuất phân phối xi măng có cơng suất 20 triệu xi măng/năm, chiếm 34% thị phần xi măng nước VICEM đảm nhận vai trị điều tiết thị trường xi măng, bình ổn giá, hỗ trợ công xây dựng phát triển kinh tế đất nước Để thực hai dự án đầ u tư xây dựng công trin ̀ h tr ọng điểm: Trung tâm điều hành giao dịch Vicem và Khu t hợp Vĩnh Tuy, Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam (VICEM) quyế t đinh ̣ thành lập Ban quản lý dự án VICEM Tuy nhiên, thành lập, cơng tác quản lý dự án của Ban quản lý dự án Vicem đã gặp phải rấ t nhiều khó khăn Xuất phát từ tình hình thực tế tơi định chọn đề tài “Hồn thiện Cơng tác Quản lý dự án Tại Ban Quản lý dự án VICEM Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam”, vận dụng phương pháp thống kê, phân tích, so sánh, dự báo đề tài làm rõ vai trò , phương pháp quản lý dự án của Ban, từ đề xuất biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác đầu tư xây dựng thơng qua việc hồn thiện cơng tác quản lý dự án ta ̣i Ban quản lý dự án Vicem I Tổng quan nghiên cứu có liên quan đến đề tài Nhìn chung nước ta thời gian qua đã nhiều nghiên cứu công tác quản lý dự án Trên sở lý luận quản lý đầu tư, nghiên cứu đã phân tích thực trạng công tác quản lý đầu tư và xây dựng cơng trình Bộ, đơn vị, doanh nghiệp để thấy tồn tại, vấn đề cịn hạn chế mơi trường pháp lý, hệ thống tổ chức, trình độ lực chun mơn lực điều hành dự án để đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực hiệu của công tác quản lý dự án đầu tư của chủ đầu tư, Ban quản lý II Cơ sở lý luâ ̣n về quản lý dư ̣ án đầ u tư xây dưṇ g Dự án đầu tư xây dựng cơng trình là tập hợp đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng cải tạo cơng trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, trì, nâng cao chất lượng cơng trình sản phẩm, dịch vụ thời hạn và chi phí xác định Quản lý dự án đầu tư xây dựng trình lập kế hoạch, điều phối thời gian nguồn lực giám sát trình phát triển của dự án đầu tư xây dựng nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt và đạt yêu cầu đã định kỹ thuật chất lượng sản phẩm dịch vụ, phương pháp và điều kiện tốt cho phép Quản lý dự án đầ u tư xây dựng có vai trò rấ t lớn , quyế t đinh ̣ tín h hiê ̣u quả của dự án thông qua việc liên kết tất hoạt động, công việc của dự án, tăng cường hợp tác thành viên, tạo điều kiện phát sớm khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước thay đổi điều kiện khơng dự đốn để tạo sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao Theo đó , có hình thức tổ chức quản lý dự án chin ́ h là : Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án, chìa khóa trao tay, chủ nhiệm điều hành dự án, và tổ chức chuyên trách quản lý dự án Mỗi hiǹ h thức sẽ có những ưu điể m , nhươ ̣c điể m khác nhau, vâ ̣y chủ đầ u tư cầ n lựa cho ̣n hình thức quản lý dự án phù hơ ̣p với quy mơ , tính chất của dự án mà đầu tư để đa ̣t hiê ̣u quả quản lý tố t nhấ t Hiện nay, có nhiều cơng cụ kỹ thuật quản lý dự án nhằm hỗ trợ người quản lý dự án nhiều khía cạnh của quản trị dự án Một số công cụ kỹ thuật đươ ̣c sử dụng thường xuyên : Công cụ giám sát, đánh giá, cấu phân tách công việc, kỹ thuật tổng quan, đánh giá dự án và phương pháp đường găng (PERT/CPM) hay phương pháp biểu đồ GANTT Nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng có thể đươ ̣c xem xét ở phương diê ̣n, đó là qu ản lý dự án theo vòng đời dự án và quản lý dự án theo liñ h vự c của dự án Trên phương diê ̣n vòng đời của dự án , nô ̣i dung của quản lý dự án thể hiê ̣n qua giai đoa ̣n : giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực đầu tư và giai đoạn vận hành kết đầu tư Trên phương diê ̣n các lĩnh vực của dự án, nô ̣i dung quản lý dự án thể hiê ̣n ở lĩnh vực chính, bao gờ m: quản lý tiến độ dự án, quản lý chi phí dự án và quản lý chất lượng dự án Để đánh giá hiệu kinh tế kỹ thuật của công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình, ta có thể dựa tiêu chí sau: - Sử dụng hiệu nguồn vốn - Cơng trình đạt chất lượng sau đưa vào sử dụng - Hoàn thành dự án thời gian quy định - Hoàn thành dự án chi phí cho phép - Sử dụng nguồn nhân lực, vật liệu hiệu hữu hiệu Như hoạt động kinh tế- xã hội nào, công tác quản lý dự án chịu nhiều ảnh hưởng từ nhân tố chủ quan khách quan Các nhân tố tác động ảnh hưởng tích cực tiêu cực tới bước, nội dung cơng việc quản lý dự án, từ đó, ảnh hưởng đến kết chung của dự án Các nhân tố khách quan bao gồm : môi trường văn hóa xã hội, chế quản lý của nhà nước, yếu tố thị trường và điều kiện tự nhiên Các nhân tố chủ quan bao gồ m : Những yếu tố từ phía chủ đầu tư lực của chủ đầu tư, đường hướng mục tiêu của dự án, khâu lập kế hoạch dự án; cấu trúc tổ chức quản lý dự án của Ban QLDA ; nguồn lực phục vụ cho công tác quản lý dự án, công cụ quản lý dự án áp dụng trình quản lý dự án Nắm nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng, nhà quản lý có biện pháp để phát huy nhân tố tích cực, hạn chế nhân tố tiêu cực dự phịng rủi ro III Thư ̣c tra ̣ng cơng tác quản lý dư ̣ án của Ban quản lý dư ̣ án Vicem ta ̣i Tổ ng công ty Công nghiêp̣ xi măng Viêṭ Nam Ban quản lý dự án Trung tâm điều hành VICEM khu tổng hợp Vĩnh Tuy sau gọi Ban quản lý dự án VICEM trực thuộc chủ đầu tư là Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, thành lập theo định số: 737/QĐ-XMVN ngày 08/05/2009 của Hội đồng quản trị Tổng Công ty Công Nghiệp Xi măng Việt Nam Ban QLDA chịu trách nhiệm quản lý, điều hành thực dự án Trung tâm điều hành – Giao dịch VICEM, khu tổng hợp Vĩnh Tuy theo quy định nhà nước, địa phương VICEM Giám đốc Phó Giám đốc Phịng tổng hợp Phịng kế hoạch Phịng kế tốn – TKTC Phịng Kỹ thuật – Giám sát Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức Ban QLDA Vicem Nguồn: Phòng tổng hợp Như vâ ̣y, cùng với Giám đốc ban quản lý điều hành chung toàn Ban QLDA, công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng của Ban QLDA cịn 01 Phó giám đốc ban trực tiếp điều hành Các phòng chức của Ban quản lý dự án VICEM giúp lãnh đạo Ban QLDA công tác quản lý và điều hành dự án Ngoài đặc trưng chung của dự án đầu tư xây dựng cơng trình, dự án mà Ban QLDA VICEM quản lý mang đặc điểm riêng như: - Là dự án đầu tư xây dựng cao ốc văn phịng quy mơ lớn , diê ̣n tić h đấ t dự án sử du ̣ng từ 8.450 m2 đến 40.981,63 m2, diê ̣n tích xây dựng từ 2.800 m2 đến 16.114 m2 Chiề u cao của các toà nhà từ 19 đến 31 tầ ng nổ i, tầ ng hầ m - Hoạt động đầu tư xây dựng dự án tiến hành kho ảng thời gian mà mà luật pháp đầu tư, xây dựng quản lý đầu tư xây dựng có nhiều thay đổi - Có điều kiện ban đầu thuận lợ i: địa điểm thực dự án thuô ̣c nô ̣i thành Hà Nô ̣i, mặt xây dựng dự án đươ ̣c nhà nước phân trước , nguồ n vố n đầ u tư phầ n lớn là nguồ n vố n nhà nước ngoài ngân sách (khoảng 80%) Nô ̣i dung công tác quản lý dự án xây d ựng Ban quản lý dự án Vicem chịu ảnh hưởng khá nhiề u từ các đă ̣c điể m Xét theo phương diện vòng đời của dự án , công tác quản lý dự ta ̣i Ban QLDA Vicem cũng trải qua giai đoa ̣n: chuẩ n bi ̣đầ u tư , thực hiê ̣n đầ u tư và vận hành kết đầ u tư Ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư , phòng ban của Ban phối hợp đánh giá yếu tố kinh tế, quy mô đầu tư, yếu tố kỹ thuật xây dựng, yếu tố tài để xác định tính hiê ̣u quả của dự án Kết thúc của giai đoạn phê duyệt của Chủ tịch hội đồng thành viên có hay không thực dự án đầu tư Ở giai đoạn thực đầu tư, công tác quản lý dự án của Ban trải qua các bướ:cThiết kế, lập kế hoạch đầu tư; khảo sát, thiết kế kĩ thuật xây dựng cơng trình, dự tốn; chuẩn bị mặt xây dựng; đấu thầu lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng cơng trình; thi cơng Giám sát thi cơng cơng trình Giai đoa ̣n này BQLDA Vicem thực hiê ̣n quản lý khá sát sao, đă ̣c biê ̣t ln đảm bảo có tham gia của đơn vị tư vấ n, khảo sát, thiết kế công trình Tuy nhiên việc châ ̣m tiế n đơ,̣ sai sót thi cơng cơng trình là khơng tránh khỏi, nhiề u lỗi kỹ thuật vẫn xảy Ở giai đoạn vận hành kết đầu tư, Ban quản lý VICEM đã xác đinh ̣ mục tiêu của dự án, quy mơ của hoạt động q trình vận hành dự án, từ đó đã tiến hành xây dựng và đào tạo số cán bô ̣ vâ ̣n hành, chuẩ n bi ̣các kênh marketing Xét theo phương diện lĩnh vực quản lý dự án, công tác quản lý tiến độ dự án ta ̣i Ban quản lý Vicem cũng đươ ̣c thể hiê ̣n qua lĩnh vực chính: tiế n ̣ dự án , chi phí dự án và chất lượng dự án Đối với công tác quản lý tiến độ dự án, công cụ quản lý tiến độ chủ yếu của Ban qua biểu đồ GANTT hệ thống báo cáo tiến độ theo dõi qua tuần, tháng, quý, năm Ban quản lý dự án Vicem thường xuyên tổ chức buổi họp báo cáo thẩm định tiến độ, tiến hành kiểm điểm gói thầu có dấu hiệu chậm trễ Tuy nhiên, rấ t nhiề u gói thầ u, đă ̣c biê ̣t là các gói thầ u thi công bi ̣châ ̣m tiế n đô ̣ Đối với công tác quản lý chi phí xây dựng , ban đã xây dựng quy trình quản lý chi phí đầu tư xây dựng, từ đó thường xun có kiểm tốn vốn đầu tư hàng năm, thấy có phát sinh thêm chi phí phải làm báo cáo Tổng Công ty Tuy nhiên thực tế, tác động của nguyên nhân khách quan chủ quan, nên trình Ban quản lý dự án ln có gia tăng thêm chi phí phát sinh tất cơng việc Công tác Quản lý chất lượng dự án đươ ̣c thể hiê ̣n qua viê ̣c quản lý chất lượng khảo sát thiết kế, quản lý chất lượng công tác đấu thầu lựa chọn nhà thầu và quản lý chất lượng công tác thi công xây dựng, thực gói thầu Việc đảm bảo chất lượng của phần việc giúp Ban QLDA đảm bảo thời gian thi cơng, chi phí chất lượng của cơng trình Từ đó, Ban QLDA tránh sai sót khơng đáng có, đồng thời dễ dàng sửa chữa phát sai sót Tuy nhiên, bên cạnh thành đạt trình quản lý dự án, Ban quản lý dự án cịn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc, gây ảnh hưởng tới kết của dự án như: mô ̣t số công tác thực hiê ̣n dự án còn chưa có quy trình quản lý , chất lượng mơ ̣t sớ nhà thầu trúng thầu cịn kém, tiến độ thi cơng cịn chậm so với kế hoạch., Vì Ban quản lý dự án cầ n tìm cho biện pháp khắc phục, bù đắp thiếu sót, định hướng đắn cho công tác quản lý dự án sau IV Gải pháp hồn thiện cơng tác quản lý dự án tại Ban quản lý dự án Vicem của Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam Mục tiêu của Ban quản lý dự án Vicem đến năm 2020 là đảm bảo hoàn thành tiến độ dự án “Trung tâm điều hành giao dịch Vicem” đến quý III-2017 hạn mức chi phí đã duyệt; phấn đấu thi công dự án “Khu tổng hợp Vĩnh Tuy” vào quý I năm 2018 và quản lý xây dựng hiệu dự án này Để thực hiê ̣n mu ̣c tiêu đó , giải pháp mà Ban quản lý dự án Vicem áp dụng bao gồm: - Nâng cao chấ t lươ ̣ng máy quản lý nguồn nhân lực của Ban Cùng với thay đổi của luật pháp và văn pháp quy thời gian qua, xây dựng quy trình quản lý nội Ban quản lý dự án công việc cần thiết Ban lập quy trình riêng cho cơng tác cịn thiếu như: lập phê duyệt dự án đầu tư xây dựng cơng trình; phê duyệt thiết kế, dự toán; lập duyệt hồ sơ mời thầu; kiểm sốt cơng tác chuẩn bị thi cơng, phát lệnh khởi công; Đối vớ i nguồ n nhân lực , Ban quản lý cần tiêu chuẩn hoá cán tổ chức tốt công tác đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán quản lý cho phù hợp Đồng thời, cần chuyển từ hình thức trả lương theo hệ số sang hình thức KPI -Key Performance Indicator - có nghĩa số đánh giá thực công việc - Nâng cao chất lượng công tác đấu thầu Ban cầ n đơn gi ản hoá thủ tục hành đấu thầu, đổi thủ tục xét thầu, mở rộng hình thức đấu thầu để lựa chọn nhà thầu tốt thực dự án, nên lựa chọn hình thức đấu thầu rộng rãi tư vấn thi công - Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý tiến độ dự án Ban QLDA cần phải vận dụng tối đa biện pháp sơ đồ mạng, phương pháp PERT, CPM, GANTT để quản lý thứ tự công việc Đồng thời, khai thác phần mềm Microsoft Office Project Ban cầ n có kế hoa ̣ch t iến hành bàn giao cơng việc nhanh chóng, giám sát nhà thầu chặt chẽ thực dự án và thường xuyên đôn đốc và động viên kịp thời nhân viên cũng nhà thầ u tham gia thực hiê ̣n dự án - Giải pháp hoàn thiện cơng tác quản lý chi phí dự án Trong quá trình dự toán , Ban cầ n x ác định chi phí dự phịng yếu tố trượt giá vào độ dài thời gian xây dựng cơng trình số giá xây dựng và đưa vào tính hiệu đầu tư xây dựng Ban cũng nên b ổ sung thêm cơng cụ quản lí chi phí đầu tư xây dựng phù hợp với thị trường như: Chỉ số giá xây dựng; điều kiện lực của tổ chức; quản lý chặt chẽ danh mục tài nguyên, danh mục công việc dựa tiên lượng dự toán; kiểm soát nghiêm ngặt nhà thầu, đồng thời q trình quản lý chi phí cần có kết hợp song song với quản lý tiến độ chất lượng dự án - Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý chất lượng dự án Ban cầ n đ ổi chế quản lý chất lượng công trình theo hướng gắn chặt trách nhiệm của người tư vấn giám sát thi công Quán triệt thực nghiêm quy trình quản lý chất lượng Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng năm 2015 của phủ Ban quản lý dự án cần phải có kiểm tra trường cách thường xuyên, liên tục để sớm phát sai sót Mặt khác, với bám sát trường cách thường xuyên làm cho công tác xây dựng thực theo trình tự, quy trình, quy phạm hạn chế việc thoả thuận giá, khống khối lượng người giám sát nhà thầu cắt bớt công đoạn thi công ảnh hưởng đến chất lượng cơng trình xây dựng - Chú trọng cơng tác xử lý rủi ro quản lý dự án Ban nên định người chịu trách nhiệm cho rủi ro mối đe dọa định xảy trình thực dự án Ban cần phải trọng phòng tránh liên quan đến rủi ro hợp đồng pháp lý, đồ ng thời cần có biện pháp phù hợp để xác đinh chi phí đầu tư xây dựng Nếu thực tế cơng trình có yếu tố đầu vào khác với yếu tố cầu thành đã thành lập, cần phải làm việc với chuyên gia tư vấn, nhà thầu để xác định xác, phù hợp cơng khai thay đổi cho bên liên quan biết  ... dự án; cấu trúc tổ chức quản lý dự án của Ban QLDA ; nguồn lực phục vụ cho công tác quản lý dự án, công cụ quản lý dự án áp dụng trình quản lý dự án Nắm nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý. .. án Vicem ta ̣i Tổ ng công ty Công nghiêp̣ xi măng Viêṭ Nam Ban quản lý dự án Trung tâm điều hành VICEM khu tổng hợp Vĩnh Tuy sau gọi Ban quản lý dự án VICEM trực thuộc chủ đầu tư là Tổng công. .. gờ m: quản lý tiến độ dự án, quản lý chi phí dự án và quản lý chất lượng dự án Để đánh giá hiệu kinh tế kỹ thuật của công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình, ta có thể dựa tiêu