Xây dựng quy trình triển khai hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp ERP tại công ty cổ phần xi măng vicem hoàng mai (tt)

BẢN TĨM TẮT LUẬN VĂN Tính cấp thiết đề tài Theo thống kê Bộ Xây dựng, nay, nước có khoảng 100 doanh nghiệp sản xuất kinh doanh lĩnh vực xi măng với công suất 60tr tấn/năm nhu cầu tiêu thụ nước khoảng 50 triệu tấn/năm Như cung vượt cầu lớn nên cạnh tranh khốc liệt vấn đề tất yếu tránh khỏi Công ty Cổ phần xi măng Vicem Hoàng đ ối đặt với cạnh tranh khốc liệt từ 16 đối thủ cạnh tranh trực tiếp địa bàn Nghệ An, Hà tĩnh Với đặc thù công ty sản xuất xi măng, nguyên nhiên liệu đầu vào chủ yếu than, đá, xăng, dầu, điện,v.v… Việc quản lý nguyên nhiên liệu phức tạp lý hao hụt, định mức, phân bổ cho cơng đoạn, phân đoạn mà cần địi hỏi cơng cụ quản lý thực mạnh EBS (E-Business Suite) hệ thống ERP công ty Oracle ứng dụng rộng rãi giới Nếu giải pháp Oracle EBS đầu tư triển khai thành công vào Công ty Cổ phần xi măng Vicem Hồng Mai giúp ích nhiều cho doanh nghiệp trình quản lý vận hành hoạt động hàng ngày Để triển khai thành cơng giải pháp này, cần thiết phải có quy trình triển khai phù hợp với thực tế cơng ty Xuất phát từ thực tế nên tơi chọn đề tài : “Xây dựng quy trình triển khai hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP) Cơng ty Cổ phần xi măng Vicem Hồng Mai” cho luận văn thạc sỹ Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu tổng quát đề tài xây dựng quy trình triển khai hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP) cho công ty Cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai 3 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Quy trình triển khai hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp - Phạm vi nghiên cứu: Quy trình triển khai hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp Công ty Cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai giai đoạn Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp tiếp cận hệ thống: nghiên cứu thực trạng hệ thống quản lý tổng thể thông qua việc thu tập liệu thứ cấp vấn trực tiếp đối tượng liên quan - Nghiên cứu phương pháp quy trình triển khai ERP giới Việt Nam từ xây dựng quy trình triển khai ERP cho cơng ty Cổ phần Xi măng Vicem Hồng Mai - Phương pháp ký pháp lưu đồ kỹ nghệ phần mềm Những đóng góp luận văn Đề xuất quy trình khiển khai hệ thống ERP phù hợp với Cơng ty Cổ phần xi măng Vicem Hồng Mai Qua góp phần cho việc định hướng triển khai thành cơng dự án, giúp doanh nghiệp có lộ trình sở để triển khai dự án thành cơng Qua luận văn người đọc dễ dàng tiếp cận thông tin từ khái niệm ban đầu ERP, chiến lực triển khai mà hầu hết đơn vị triển khai ERP sử dụng, bước làm chi tiết cho giai đoạn dự án, v.v … Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục từ viết tắt, danh mục hình vẽ, tài liệu tham khảo, luận văn gồm có chương: Chƣơng 1: Thực trạng tin học hóa hệ thống quản lý nguồn lực Công ty Cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai Chƣơng 2: Cơ sở lý luận việc xây dựng quy trình triển khai ERP vào doanh nghiệp Chƣơng 3: Xây dựng quy trình triển khai hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP) cho Công ty Cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai CHƢƠNG - THỰC TRẠNG TIN HỌC HÓA HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN LỰC TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HỒNG MAI 1.1 Tổng quan công ty cổ phần xi măng Vicem Hồng Mai Cơng ty cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai thành lập ngày 07/10/1995 Nhà máy xi măng có cơng suất 1,4 triệu xi măng/năm với tổng mức đầu tư 238 triệu USD Là đơn vị thành viên Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam (VICEM) Hình 1.1 Sơ đồ cấu tổ chức cơng ty cổ phần xi măng Vicem Hồng Mai 1.2 Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý tổng thể Công ty Cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai 1.2.1 Thực trạng ứng dụng CNTT vào quản lý tổng thể công ty Hiện Công ty Cổ phần xi măng Vicem Hồng Mai quản lý thơng tin vào mảng cơng việc sau: Quản lý tài kế tốn: Được chia làm cấp cấp cơng ty cấp đơn vị trực thuộc Cả cấp sử dụng phần mềm kế toán Fast để quản lý trực tuyến (online) Quản lý mua sắm: Gồm nội dung yêu cầu mua sắm lập hợp đồng mua sắm Hiện phịng ban, xí nghiệp có nhu cầu sử dụng vật tư yêu cầu quản lý yêu cầu mua sắm Excel Quản lý kho: Việc quản lý tồn kho vật tư phân tách thành phận khác nhau, chưa có liên kết thơng kế thừa thông tin Quản lý sản xuất: Quá trình sản xuất xi măng chia làm công đoạn quản lý xưởng Hiện chưa áp dụng phần mềm vào quản lý sản xuất Quản lý bán hàng: Sử dụng số phần mềm để quản lý trình bán hàng như: Hệ thống đặt hàng online POS; phần mềm cân; Phần mềm ERB để lập in phiếu xuất kho; phần mềm kế toán Fast để thống kê sản lượng doanh thu Quản lý nhân sự: Công ty theo dõi quản lý nhân qua bảng tính điện tử Excel 1.2.2 Những ưu điểm, lợi đạt Với đội ngũ nhân trẻ, sử dụng máy tính thành thạo, nhiều quy trình quản lý hệ thống phần mềm bảng tính Excel Hệ thống phần mềm quản lý bán hàng hoạt động tốt Công ty đầu tư vận hành hệ thống lập kế hoạch Hyperion tiếng giới 1.2.3 Những nhược điểm nguyên nhân Thơng tin qua lại khối văn phịng phân xưởng, xí nghiệp chưa liên tục thơng xuất Bên cạnh việc quản lý q trình sản xuất chưa thực thơng suốt qua công đoạn phần mềm 1.3 Giải pháp khắc phục thực trạng lý chọn đề tài Từ phân tích thực trạng, phân tích điểm mạnh điểm yếu công ty, tác giả nhận thấy đơn vị cần đến giải pháp hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) Để đáp ứng nhu cầu quản lý với nhiều đặc thù riêng biệt xi măng Hồng Mai giải pháp ERP phù hợp cần có khả mở, tùy biến cao Oracle EBS giải pháp đáp ứng nhu cầu đơn vị CHƢƠNG - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VIỆC XÂY DỰNG QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ERP VÀO DOANH NGHIỆP 2.1 Tổng quan ứng dụng hệ thống quản lý tổng thể ERP vào doanh nghiệp 2.1.1 Tổng quan ERP ERP (Enterprise Resource Planning) bật thị trường với mục đích sử dụng quản lý cho doanh nghiệp lớn, có tổ chức kinh doanh phức tạp, chi phí đầu tư tốn FRM Quản lý tài CRM Quản trị quan hệ khách hàng Hệ thống ERP SCM Quản lý chuỗi cung ứng MRP Quản lý sản xuất HRM Quản lý nhân Hình 2.1 Tổng quan hệ thống ERP [14] Quản lý tài Quản lý tồn thơng tin tài kế tốn doanh nghiệp Quản lý nhân Dùng để quản trị nguồn nhân lực bao gồm chấm cơng; tính, trả lương; tuyển dụng; huấn luyện kiểm soát sử dụng nhân lực Quản lý sản xuất Phân hệ quản lý hoạt động sản xuất gồm kế hoạch sản xuất, kế hoạch yêu cầu nguyên liệu, theo dõi hoạt động sản xuất Quản lý chuỗi cung ứng Phân hệ quản lý toàn hoạt động đầu vào doanh nghiệp Quản trị quan hệ khách hàng Phân hệ với hỗ trợ Internet để quản lý quan hệ khách hàng với doanh nghiệp Một số hệ thống ERP lớn, thống trị thị trường SAP, Oracle EBS, PeopleSoft, Baan, J.D.Edwards, Microsoft Dynamics ERP 2.1.2 Ứng dụng hệ thống quản lý tổng thể ERP vào doanh nghiệp Việt Nam Tại Việt Nam hầu hết doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm cách rời rạc, khơng có tích hợp ERP lời giải cho tốn đó, với hệ thống nhất, ERP tổ chức thành phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ, kế thừa hoạt động Số lượng doanh nghiệp Việt Nam quan tâm tới việc triển khai ERP có xu hướng gia tăng, hầu hết nhắm tới giải pháp SAP ERP Oracle ERP Theo kết khảo sát tình hình ứng dụng CNTT tập đồn, tổng cơng ty ngân hàng Nhà nước ông Phạn Tấn Công , Chánh Văn phịng Đảng ủy khối Doanh nghiệp Trung ương cơng bố năm 2013, có 5/19 doanh nghiệp tham gia khảo sát cho biết triển khai ứng dụng ERP (tương đương 28%) song nhìn tương lai, 7/19 doanh nghiệp cho biết triển khai ứng dụng ERP thời gian tới (37%) Tuy nhiên Việt Nam không doanh nghiệp triển khai ERP không thành công thành công mức khiêm tốn 2.2 Tổng quan chiến lƣợc triển khai ERP vào doanh nghiệp Trong số chiến lược triển khai ERP có chiến lược sử dụng phổ biến có tầm bảo phủ lên chiến lược khác Big Bang, Phased rollout Parallel adoption cụ thể là: Big Bang: Triển khai ERP môi trường nhất, tất người dùng vào sử dụng hệ thống ngày quy định Phased rollout: Triển khai hệ thống ERP giai đoạn khác nhau, khoảng thời gian dài Người dùng vào sử dụng hệ thống thông qua số giai đoạn định Parallel adoption: Triển khai hệ thống ERP song song với việc chạy hệ thống cũ Người dùng tìm hiểu, làm việc hệ thống ERP làm việc hệ thống cũ 2.3 Tổng quan quy trình triển khai hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP) 2.3.1 Một số quy trình triển khai hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp giới Phương pháp triển khai ASAP (Phương pháp luận triển khai SAP) đươ ̣c chia làm giai đoa ̣n : Chuẩn bị dự án; Thiết kế quy trình nghiệp vụ; Thực hiện; Chuẩn bị cuối cùng; Chạy thật hỗ trợ Phương pháp triển khai AIM phương pháp luận triển khai ứng dụng Oracle AIM bao gồm giai đoạn :Xác định yêu cầu nghiệp vụ; Phân tích vận hành; Thiết kế giải pháp; Xây dựng; Chuyển đổi; Vận hành thức 2.3.2 Quy trình triển khai hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP)tại đơn vị triển khai Pythis Tại Việt Nam có số cơng ty đóng vai trị cơng ty tư vấn triển khai ERP, nhiên công ty chưa ban hành quy trình rõ ràng, thức cho trình triển khai ERP Dưới tác giả đề cập đến quan điểm quy trình triển khai ERP công ty Cổ phần Công nghệ Kim tự tháp Việt Nam (Pythis) Theo Pythis đa phần dự án triển khai ERP qua giai đoạn sau: Giai đoạn Chuẩn bị; Giai đoạn phân tích yêu cầu; Giai đoạn Thiết kế Giải pháp & Triển khai; Giai đoạn Chuyển giao; Giai đoạn hỗ trợ đưa vào họat động CHƢƠNG - XÂY DỰNG QUY TRÌNH TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP (ERP) CHO CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HỒNG MAI 3.1 Quy trình đề xuất triển khai hệ thốngquản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP) cho Công ty Cổ phần Xi măng Vicem Hoàng Mai Qua nghiên cứu, tìm hiểu giai đoạn để xây dựng hệ thống thông tin quản lý kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP tác giả, kết hợp với nhu cầu thực trạng Công ty Cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai, tác giả đề xuất quy trình triển khai ERP cho cơng ty gồm giai đoạn Hình 3.1 : Lập kế hoạch khảo sát Xây dựng quy trình nghiệp vụ Kiểm tra chấp nhận Chuyển đổi Vận hành thức hỗ trợ vận hành Hình 3.1 Quy trình triển khai ERP cho Công ty Cổ phần xi măng Vicem Hồng Mai Quy trình triển khai tác giả đề xuất vào thực tế Công ty Cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai chọn lựa giải pháp ERP hãng Oracle 3.2 Lập kế hoạch khảo sát 3.1.1 Lập kế hoạch Đối với dụ án triển khai ERP nói chung việc lập kế hoạch bước làm sau xác định thực dự án Về dự án lớn kế hoạch cần chi tiết Đề xuất nội dung kế hoạch khung dự án, kế hoạch khung bao gồm tối thiểu cột thông tin: Số thứ tự; Giai đoạn/ Công việc; Ngày bắt đầu công việc; Ngày kết thúc công việc; Trạng thái; Nguồn lực đội dự án cho công việc; Nguồn lực Cơng ty Cổ phần xi măng Vicem Hồng Mai cho cơng việc; Kết đạt gì? 3.1.2 Khảo sát Bước sâu vào tìm hiểu nội dung công việc người dùng làm hàng ngày Nội dung công việc cần phân loại theo luồng chức phận thực Phương thức khảo sát vấn trực tiếp người dùng có liên quan ghi chép đầy đủ lại nội dung, kết hợp với thu thập tài liệu liên quan để nghiên cứu tham chiếu Việc khảo sát Công ty Cổ phần xi măng Hoàng Mai chia làm nhóm, nhóm gồm tối thiểu thành viên trưởng nhóm trợ lý Trưởng nhóm đảm nhận việc trao đổi trực tiếp qua câu hỏi chuẩn bị trước, trợ lý thực ghi chép nội dung trao đổi 3.3 Xây dựng quy trình nghiệp vụ tƣơng lai Thời gian thực giai đoạn tháng Trong thiết kế mơ hình quy trình chiếm khoảng thời gian tháng, tuần thực thiết lập hệ thống phục vụ trình bày quy trình tương lai, tuần thực hội thảo nhóm phân hệ theo quy trình để đến quy trình chấp nhận thống ERP hệ thống đóng gói sẵn hết chức năng, sở liệu thiết kế trước, nhiên triển khai phải phát triển thêm số chức bổ sung (gọi chức customize) để phù hợp với đặc thù riêng Trong giai đoạn cần thực phân tích, thiết kế chức thêm vào hệ thống Tác giả sử dụng phương pháp ký pháp lưu đồ kỹ nghệ phần mềm để sâu vào xây dựng số quy trình quản lý mua hàng tiêu biểu 3.4 Kiểm thử chấp nhận hệ thống Thời gian để thực giai đoạn tháng Trong tuần đầu đội dự án tiến hành trình bày, đào tạo người dùng sử dụng phần mềm theo hướng thống giai đoạn quy trình tương lai Hai tuần hướng dẫn người dùng thực hành hệ thống thực kiểm thử theo nội dung tài liệu kịch kiểm thử Tuần tổng hợp lại tài liệu kịch kiểm thử, ghi nhận giải vấn đề mà người dùng thực kiểm thử phát Mỗi phân hệ cần xây dựng tài liệu kịch kiểm thử cho chức năng, nghiệp vụ Nội dung kịch kiểm thử cần bảo phủ hết chức năng, nghiệp vụ, tình xẩy 3.5 Chuyển đổi liệu Dữ liệu chuyển đổi liệu số dư cuối kỳ liệu danh mục cần sử dụng Thời gian thực giai đoạn tháng Chi tiết công đoạn chuyển đổi liệu bao gồm: Định nghĩa yêu cầu chuyển đổi liệu: Thời gian thực tuần, phận tư vấn làm việc trực tiếp với người dùng cuối để đưa yêu cầu liệu cần chuyển đổi Phương pháp thủ tục chuyển đổi: Nội dung đơn vị tư vấn thực hiện, tùy theo loại liệu khác mà có phương pháp chuyển đổi khác Hệ thống Oracle EBS cho phép thực chuyển đổi liệu qua chức import từ excel theo mẫu biểu (Web ADI), qua bảng trung gian thiết kế sẵn (Interface) Chuyển đổi liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Sau xác định phương pháp loại liệu cần chuyển đổi, đơn vị tư vấn triển khai thực chuyển đổi liệu từ hệ thống sang hệ thống cũ Kiểm tra xác nhận liệu hệ thống mới: Khi liệu chuyển đổi thành công vào hệ thống mới, liệu cần kiểm tra kỹ xem khớp với liệu hệ thống cũ chưa 3.6 Vận hành thức hỗ trợ vận hành Do mơ hình Cơng ty Cổ phần xi măng Vicem Hồng Mai khơng có nhiều đơn vị con, chi nhánh tách biệt giai đoạn kiểm thử thực cẩn thận mà dự án không trải qua giai đoạn triển khai thí điểm (pilot) mà thực vận hành thức (golive) Giai đoạn chi tiết làm phần: Chạy thức: Thời gian cho giai đoạn tháng tính từ bắt đầu hệ thống chạy thức, tồn thời gian tháng đội dự án hỗ trợ trực tiếp đơn vị, sẵn sàng hỗ trợ phát sinh vấn đề cần giải Kiểm toán hệ thống đánh giá chất lượng:Sau thời gian tháng kể từ thời điểm bắt đầu vận hành thức thời điểm để kiểm tốn hệ thống đánh giá chất lượng Chuyển giao cho phận hỗ trợ: Đội dự án bàn giao đầy đủ tài liệu hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn vận hành hệ thống, tài liệu đặc tả vấn đề kỹ thuật, tài liệu thiết lập hệ thống, v.v … KẾT LUẬN Trong khuôn khổ luận văn tác giả đạt kết sau: - Trình bầy cách có hệ thống ERP, đặc điểm giải pháp ERP lớn, chiến lược triển khai ERP, sơ lược đơn vị sử dụng ERP đơn vị triển khai ERP Việt Nam - Tổng hợp số nghiên cứu quy trình xây dựng hệ thống thơng tin nhà nghiên cứu khoa học Việt Nam, quy trình triển khai ERP đơn vị triển khai ERP Việt Nam - Xây dựng vận dụng quy trình đề xuất triển khai ERP cho Công ty Cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai - Xây dựng số mẫu biểu, hình vẽ để áp dụng trực tiếp vào giai đoạn dự án triển khai ERP Từ trình nghiên cứu, thu thập liệu để thực luận văn, tác giả bổ sung củng cố nhiều kiến thức ERP giải pháp ERP lớn, tác giả hiểu rõ chiến lược chiển khai ERP, công việc chi tiết phải làm cho giai đoạn Tác giả hy vọng đề tài tiếp tục nghiên cứu sâu giải pháp ERP khác loại hình doanh nghiệp khác để nội dung có tính kham khảo hưu ích cho doanh nghiệp có nhu cầu tìm kiếm triển khai ERP  ... tượng: Quy trình triển khai hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp - Phạm vi nghiên cứu: Quy trình triển khai hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần xi măng Vicem Hồng Mai giai... hệ thống quản lý nguồn lực Cơng ty Cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai Chƣơng 2: Cơ sở lý luận việc xây dựng quy trình triển khai ERP vào doanh nghiệp Chƣơng 3: Xây dựng quy trình triển khai hệ thống. .. thống quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP) cho Công ty Cổ phần xi măng Vicem Hồng Mai CHƢƠNG - THỰC TRẠNG TIN HỌC HĨA HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HOÀNG MAI 1.1 Tổng