Phân tích thiết kế hệ thông thông tin phần mềm nhân sự

1.1. Chức năng quản lý nhân sự 1.1.1. Thông tin về hồ sơ lý lịch: - Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như: Mã số nhân viên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, chức danh công tác, chức danh nghề.... - Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ gia đình. - Quản lý chi tiết về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học, chính trị. - Quản lý việc lưu trữ hồ sơ của người lao động. - Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật. 1.1.2. Thông tin về hợp đồng lao động: - Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động: Hợp đồng thử việc, tập việc, hợp đồng chính thức có xác định thời hạn, không xác định thời hạn. - Theo dõi gia hạn hợp đồng. 1.1.3. Thông tin về đào tạo: Lưu trữ thông tin đào tạo của từng nhân viên trong công ty. 1.1.4. Thông tin về tuyển dụng lao động: - Quản lý chi tiết hồ sơ ứng viên dự tuyển. - Khi ứng viên được tuyển dụng, hồ sơ ứng viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên chính thức của công ty một cách tự động, không phải nhập liệu nhiều lần. 1.1.5. Thông tin về điều chuyển lao động: - Theo dõi quá trình điều chuyển nhân sự trong nội bộ công ty. - Theo dõi được tại thời điểm bất kỳ truy vấn nhân viên đang ở phòng ban nào. 1.1.6. Thông tin quản lý các chính sách cho người lao động: - Hỗ trợ công tác theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. - Theo dõi chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản. 1.2. Chức năng quản lý tiền lương: - Áp dụng tính lương cho các nhân viên văn phòng làm việc theo giờ hành chính. - Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học - Chương trình tự động tính các khoản lương, thưởng ...

Hình 1. Công ty Delta AGF Phần mềm quản lý nhân sự & tiền lương A. GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP  I. Lịch sử hình thành: Hòa chung vào sự phát triển kinh tế từng ngày trên cả nước, Tỉnh An Giang không nằm ngoài vòng xoay này mà luôn hòa mình, tự mình hoặc liên kết với các tỉnh bạn , luôn mạnh dạn đầu tư để tăng năng suất, sản lượng hầu gia tăng mức tiêu thụ nội địa và xuất khẩu để mang đến sự ấm no cho người dân. An Giang là tỉnh luôn có tiềm năng về sản lượng nông nghiệp, thủy hải sản và luôn cần có sự mở rộng, đầu tư lâu dài về xây dựng giao thông, thủy lợi, nhà máy chế biến nông, thủy sản, kho lạnh thủy sản, các công trình thủy lợi dẫn thủy nhập điền, mở rộng và cải tạo cơ sở hạ tầng tại thành thị lẫn nông thôn để cải thiện đời sống nhân dân trong tỉnh. Từ những nhu cầu phát triển thiết thực đó, Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản An Giang (AGIFISH) đã cho ra đời Công Ty Cổ Phần Đầu Tư & Xây Dựng DELTA AGF, tiền thân là Xí Nghiệp Dịch Vụ Kỹ Thuật trực thuộc Công ty AGIFISH. Công Ty Cổ Phần Đầu Tư & Xây Dựng DELTA AGF được Sở Kế Hoạch – Đầu Tư Tỉnh An Giang cấp Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Kinh Doanh số 5203000062 ngày 02/04/2007 (đăng ký lần đầu) và đăng ký thay đổi lần thứ 1 ngày 24/07/2007 với vốn điều lệ ban đầu là 40.000.000.000đ (bốn mươi tỷ đồng), trong đó tỉ lệ góp vốn của Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản An Giang (AGIFISH) là 51%, Công ty Chứng Khoán Sài Gòn SSI Là 5%, Công ty TNHH TM DV & TV Thành Nguyễn là 2%. Số cá nhân góp vốn của còn lại đa số là CB – CNV của Công ty AGIFISH và bạn bè thân quen luôn tín nhiệm vào sự sáng suốt, trong sạch, điều hành hoạt động của công ty 1 cách linh động, hài hòa, hiệu quả cao, luôn làm hài lòng khách hàng với những mặt hàng đượng sản xuất theo tiêu chuẩn đạt chất lượng cao, giá cả hợp lý. Được ra đời đúng thời điểm cao trào của sự phát triển nhanh chóng cá tra, cá basa cho xuất khẩu và tiêu thụ nội địa nên các tỉnh miền tây (nhất là tỉnh An Giang) cần các cơ sở đông lạnh, thức ăn chế biến cho gia súc, gia cầm, phát triển cơ sở hạ tầng phục vụ cho việc vận chuyển nguyên, phụ liệu cho việc sản xuất thủy hải sản. II.Tổng quan: - Tên công ty: Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng DELTA AGF. - Ngày thành lập: 8/4/2007. - Vốn điều lệ: 40 tỉ đồng. - Công ty AGIFISH: 20,4 tỉ: chiếm 51%. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Lan – Lê Thị Thanh Hiền – Lê Phan Nhã Trúc 1 Phần mềm quản lý nhân sự & tiền lương - Đầu tư bên ngoài: 19,6 tỉ: chiếm 49%. - Trụ sở: 18 quốc lộ 91 – phường Mỹ Thạnh – thành phố Long Xuyên – tỉnh An Giang. - Web: deltaagf.com.vn III. Sơ đồ tổ chức: Hình 2. Sơ đồ tổ chức. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Lan – Lê Thị Thanh Hiền – Lê Phan Nhã Trúc 2 Phần mềm quản lý nhân sự & tiền lương B. TỔNG QUAN HỆ THỐNG  I. Giới thiệu hệ thống: Bạn không thể kinh doanh nếu không có nguồn tài chính, nhưng nguồn nhân lực lại là vấn đề quan trọng hơn. Khái niệm nguồn nhân lực được nêu ở đây là toàn bộ vốn kiến thức, kỹ năng và sức người cần đầu tư vào kinh doanh để đạt được thành công. Ở phần lớn các doanh nghiệp, chi phí thuê nhân viên thường chiếm ít nhất 50% tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, đối với mọi doanh nghiệp, để kinh doanh thành công, điều chủ yếu nhất là cần biết cách quản lý nhân sự và các chi phí lương bổng cho nhân viên sao cho có hiệu quả. Nhưng làm sao để quản lý nhân sự có hiệu quả? Đây là một câu hỏi lớn mà các doanh nghiệp luôn quan tâm. Công ty cổ phần đầu tư & xây dựng DELTA AGF cũng rất quan tâm về vấn đề đó. Trước đây khi khoa học chưa phát triển thì việc quản lý nguồn nhân lực và các thông tin liên quan hầu hết được dùng bằng phương pháp thủ công, cổ điển. Điều này làm mất rất nhiều thời gian, công sức và dễ gây ra sai sót. Bên cạnh đó chưa kể đến các các sự cố luôn có thể xảy ra do tai nạn, mối mọt….Do đó, sự ra đời của một chương trình quản lý nhân sự tiền lương là một giải pháp hữu hiệu để giải quyết các vấn đề trên. Để giúp doanh nghiệp thành công hơn trong công tác quản lý nhân sự tiền lương chúng tôi đã xây dựng phần mềm với mục tiêu: - Phần mềm vận hành đơn giản, dễ sử dụng chỉ cần một số lượng rất ít người quản lý nhân sự và tiền lương là có thể vận hành tốt hệ thống. - Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thống máy vi tính làm tăng tính an toàn, bảo mật cao hơn. Trợ giúp nhanh chóng cho người quản lý đưa ra các quyết định có lợi nhất cho doanh nghiệp. - Đơn giản, dễ sử dụng: Giao diện trực quan bằng tiếng Việt, các form nhập liệu đơn giản, dễ thao tác. - Phù hợp với các ứng dụng triển khai trên diện rộng. Không phụ thuộc vào phạm vi ứng dụng. Việc mở rộng ít tốn kém. - Đào tạo sử dụng chương trình ít tốn kém nhất. - Hệ thống dễ dàng bảo trì, phát triển. Với chương trình này, các nhà quản lý có thể kiểm tra, theo dõi tình hình nhân sự tiền lương nhân viên của công ty mình, có thể điều chỉnh thay đổi một cách hợp lý và nhanh chóng. Bên cạnh đó còn giúp cho các nhà quản lý tiết kiệm được khá nhiều thời gian và chi phí để lưu trữ dữ liệu về nhân viên. Giúp cho công ty hoạt động ổn định và hiệu quả. 1. Hiện trạng bài toán Hệ thống Quản lý nhân sự tiền lương của công ty cổ phần đầu tư & xây dựng DELTA AGF bao gồm các chức năng chính sau: SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Lan – Lê Thị Thanh Hiền – Lê Phan Nhã Trúc 3 Phần mềm quản lý nhân sự & tiền lương I.1. Chức năng quản lý nhân sự 1.1.1. Thông tin về hồ sơ lý lịch: - Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như: Mã số nhân viên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, chức danh công tác, chức danh nghề - Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ gia đình. - Quản lý chi tiết về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học, chính trị. - Quản lý việc lưu trữ hồ sơ của người lao động. - Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật. 1.1.2. Thông tin về hợp đồng lao động: - Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động: Hợp đồng thử việc, tập việc, hợp đồng chính thức có xác định thời hạn, không xác định thời hạn. - Theo dõi gia hạn hợp đồng. 1.1.3. Thông tin về đào tạo: Lưu trữ thông tin đào tạo của từng nhân viên trong công ty. 1.1.4. Thông tin về tuyển dụng lao động: - Quản lý chi tiết hồ sơ ứng viên dự tuyển. - Khi ứng viên được tuyển dụng, hồ sơ ứng viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên chính thức của công ty một cách tự động, không phải nhập liệu nhiều lần. 1.1.5. Thông tin về điều chuyển lao động: - Theo dõi quá trình điều chuyển nhân sự trong nội bộ công ty. - Theo dõi được tại thời điểm bất kỳ truy vấn nhân viên đang ở phòng ban nào. 1.1.6.Thông tin quản lý các chính sách cho người lao động: - Hỗ trợ công tác theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. - Theo dõi chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản. 1.2. Chức năng quản lý tiền lương: - Áp dụng tính lương cho các nhân viên văn phòng làm việc theo giờ hành chính. - Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học - Chương trình tự động tính các khoản lương, thưởng . 1.3. Chức năng quản lý hệ thống: 1.3.1.Quản lý danh mục dung chung: - Danh mục được cập nhật một lần và dùng chung xuyên suốt cho toàn hệ thống. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Lan – Lê Thị Thanh Hiền – Lê Phan Nhã Trúc 4 Phần mềm quản lý nhân sự & tiền lương - Danh mục dùng chung được phân quyền cập nhật tùy theo chức năng, vai trò của từng bộ phận nhằm thống nhất bộ mã danh mục dùng chung cho các đơn vị. - Các danh mục về quản lý nhân sự bao gồm: Danh mục phòng ban, chức vụ, quan hệ gia đình, dân tộc, trình độ chuyên môn, loại hợp đồng, đơn giá tiền lương . 1.3.2.Quản lý phân quyền bảo mật hệ thống: - Quản lý người dùng đăng nhập hệ thống. - Thay đổi mật khẩu người sử dụng. - Phân quyền cập nhật dữ liệu cho từng nhóm, từng người sử dụng. - Phân quyền khai thác chức năng chương trình cho từng nhóm, từng người sử dụng. 1.4. Chức năng báo cáo: 1.4.1.Báo cáo quản lý nhân sự: - Sơ yếu lý lịch - Danh sách trích ngang nhân viên hiện tại - Danh sách nhân viên vào làm việc tại công ty - Danh sách nhân viên được khen thưởng, bị kỷ luật - Danh sách các ứng viên dự tuyển - Báo cáo chi tiết diễn biến lương của từng nhân viên. - Thống kê nhân viên theo phòng ban. - Thống kê nhân viên theo chức vụ. 1.4.2.Báo cáo quản lý tiền lương: - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng các khoản phụ cấp. - Bảng trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. - Báo cáo tổng hợp thanh toán tiền lương cho toàn công ty. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Lan – Lê Thị Thanh Hiền – Lê Phan Nhã Trúc 5 Phần mềm quản lý nhân sự & tiền lương 2. Mô tả phạm vi hệ thống: 2.1. Mô tả: Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương sẽ giúp lưu trữ thông tin về nhân viên, thông tin về lương và các thông tin có liên quan an toàn; tự động tính lương cho nhân viên theo từng tháng và theo từng năm; kết xuất thông tin yêu cầu thống kê, báo cáo, tra cứu. 2.2. Phát biểu vấn đề: Công việc quản lý nhân sự tiền lương phải thực hiện ghi nhận và lưu trữ thông tin sổ sách rất nhiều vì vậy các nhà quản lý muốn tự động hóa hoạt động lưu trữ, xử lý tính toán, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nhằm đáp ứng được một khối lượng lớn về xử lý thông tin và tính chính xác của thông tin. Vì vậy có phần mềm cho các nhà quản lý sử dụng là phù hợp với mong muốn cấp thiết đó. 2.3. Mục tiêu: Giúp nhân viên phòng nhân sự hành chính: - Quản lý thông tin về hồ sơ lý lịch nhân viên. - Quản lý danh sách các phòng ban. - Quản lý danh sách nhân viên của từng phòng ban. - Quản lý các thông tin có liên quan đến nhân viên. - Quản lý các thông tin về tuyển dụng lao động. - Quản lý các thông tin về ứng viên và các thông tin liên quan đến ứng viên. - Quản lý các quá trình điều chuyển công tác, khen thưởng, kỹ luật…. - Quản lý các danh mục liên quan… Giúp nhân viên phòng kế toán: - Quản lý bảng lương nhân viên. - Quản lý nhật ký lương của nhân viên, SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Lan – Lê Thị Thanh Hiền – Lê Phan Nhã Trúc 6 Thông tin đầu vào: thông tin liên quan đến nhân viên, lương nhân viên… Thông tin đầu ra: báo cáo tình hình nhân viên và lương HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG Phần mềm quản lý nhân sự & tiền lương - Quản lý các khoản thu nhập và nghĩa vụ của nhân viên - Quản lý các vấn đề liên quan đến lương: hệ số lương, phụ cấp… - Thay thế các loại sổ sách. Giúp tra cứu, chỉnh sửa thông tin một cách nhanh chóng Lập báo cáo tháng, năm một cách nhanh chóng, hiệu quả. 2.4. Lợi ích mang lại: - Truy xuất thông tin nhanh chóng (khi cần xem tình hình nhân viên, tình hình lương nhân viên và các thông tin liên quan). Tra cứu thông tin nhân viên, bảng lương . - Lập báo cáo hiệu quả, nhẹ nhàng. - Giảm tối đa công sức quản lý, tiết kiệm thời gian công sức làm báo cáo. 2.5. Các bước thực hiện: - Khảo sát hiện trạng và phỏng vấn. - Phân tích. - Thiết kế. - Lập trình. - Biên soạn tài liệu. 2.6. Thời gian ước tính: 2 tháng. 3. Ràng buộc tổng quan hệ thống - Ngày hoàn thành dự án triển khai không quá 2 tháng. - Hệ thống phải hoạt động ổn định sau 1 tháng kể từ ngày triển khai hệ thống. - Chi phí phần cứng không quá 50 triệu. - Chi phí phần mềm không quá 20 triệu. - Không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, quản lý làm việc của công ty triển khai. - Hệ thống sau khi triển khai phải đáp ứng được nhu cầu tự động hóa các công việc hiện tại hơn 70% số lượng các công việc liên quan. - Những hoạt động thay đổi ảnh hưởng về nhân sự tiền lương phải được cập nhật ghi nhận ngay. - Hổ trợ in ấn cho các hoạt động sổ sách, báo cáo. - Chỉ có trưởng phòng hoặc người quản lý phần mềm mới có quyền thay đổi các thông tin về quyền sử dụng của nhân viên. 4. Hạn chế trong khi phát triển hệ thống - Thiếu kiến thức về cơ chế quản lý, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. - Chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ quản lý của công ty. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Lan – Lê Thị Thanh Hiền – Lê Phan Nhã Trúc 7 Phần mềm quản lý nhân sự & tiền lương - Thời gian thực hiện và phát triển dự án chỉ trong một thời gian ngắn. 5. Hạn chế trong quá trình thu thập thông tin phục vụ yêu cầu - Thời gian vào thực tập là đầu năm mới 2009 cũng là thời gian mà công ty đang xây dựng các báo cáo số liệu về tình hình nhân sự của công ty năm 2008 nên không phỏng vấn được hoặc rất ít, thông tin thu được không nhiều. Bên cạnh đó vấn đề tổ chức và nhân sự của công ty đang được xắp xếp lại nên chưa có sự ổn định. - Do tính bảo mật của công ty, nhóm không được xem qua các biểu mẫu, sưu liệu mẫu gây khó khăn cho việc phân tích thiết kế hệ thống. - Bản thân các thành viên trong nhóm còn có sự hạn chế về kỹ năng giao tiếp, kiến thức xã hội và ứng xử. 6. Đánh giá khả thi: 6.1. Khả thi kinh tế - Không cao vì phần mềm hỗ trợ phải mua. 6.2. Khả thi kỹ thuật: 6.2.1. Độ lớn của dự án - Số lượng thành viên tham gia dự án: 3 người. - Thời gian thực hiện dự án: gần 2 tháng. - Kích thước phần lập trình: Khá lớn. 6.2.2. Cấu trúc dự án - Hệ thống được xây dựng hoàn toàn mới. - Về mặt nhân sự: không có sự thay đổi 6.2.3. Công cụ phát triển Các công cụ sử dụng trong quá trình hoạt động của dự án gồm: - Hệ điều hành: Windows XP Service Pack 2 - Công cụ lập trình: Microsoft Visual Studio 2005 - Công cụ phân tích, thiết kế: Microsoft SQL server 2000, MS Visio 2003, Visual Paradigm. - Công cụ viết báo cáo: Microsoft Word 2003, MS Paint. - Cùng các công cụ tạo Help, Demo, Install khác. 6.2.4. Người dùng chủ yếu Ban giám đốc công ty, nhân viên phòng tổ chức có nghiệp vụ thành thạo, kiến thức vững vàng, trình độ tin học khá. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Lan – Lê Thị Thanh Hiền – Lê Phan Nhã Trúc 8 Phần mềm quản lý nhân sự & tiền lương 6.2.5. Bảng tổng hợp độ rủi ro của tính khả thi kỹ thuật Bảng 1. Bảng tổng hợp độ rủi ro của tính khả thi kỹ thuật Dự án: Phần mềm Quản Lý Nhân Sự Tiền Lương Đánh giá: Nguyễn Thị Ngọc Lan Lê Thị Thanh Hiền Lê Phan Nhã Trúc Ngày:15/03/2009 Nhân tố Rủi ro Đánh giá Mô tả đánh giá Mô tả khắc phục Nhân viên Tâm lý chưa quen sử dụng ứng dụng mới Thấp Các nhân viên đã làm quen với nhiều phần mềm tương tự Áp dụng ứng dụng mới thường xuyên hơn Chưa quen thuộc nghiệp vụ hệ thống với người dùng Thấp Hầu hết đã sử dụng quen thuộc các nghiệp vụ Tạo điều kiện cho tất cả nhân viên tiếp cận hệ thống Khả năng ứng dụng hệ thống mới Thấp Nhân viên đã từng sử dụng nhiều chương trình quản lý. Thay đổi tổ chức, cơ cấu Không ảnh hưởng Nhóm phát triển Sự quen thuộc của nhóm phát triển trong quá trình phát triển Trung bình Đã từng tham gia phát triển các hệ thống tương tự nhưng nhỏ hơn Cố gắng thích ứng Kích thước hệ thống Khá lớn Kế hoạch không thể hoàn thành theo đúng thời gian đưa ra Cố gắng sắp xếp thời gian, phân chia công việc để hoàn thành yêu cầu. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Lan – Lê Thị Thanh Hiền – Lê Phan Nhã Trúc 9 Phần mềm quản lý nhân sự & tiền lương 6.3. Khả thi hoạt động Bảng 2. Bảng tổng hợp độ rủi ro của tính khả thi hoạt động. Dự án: Phần mềm Quản Lý Nhân Sự Tiền Lương Người đánh giá: Nguyễn Thị Ngọc Lan Lê Thị Thanh Hiền Lê Phan Nhã Trúc Ngày:15/03/2009 Nhân tố Rủi ro Đánh giá Mô tả đánh giá Mô tả khắc phục Nhân viên Khó khăn về thủ tục quản lý thông tin và tính lương cho nhân viên của hệ thống mới Rất thấp Không làm gia tăng thủ tục mà còn giảm bớt được công việc trong quá trình lưu trữ và tính toán. Nhập liệu sai, hiệu chỉnh dữ liệu. Cao Trong quá trình nhập liệu, do số lượng dữ liệu khá phức tạp nên có thể dẫn đến sai sót. Ràng buộc đầy đủ hơn. Test kỹ hơn. Sự quen thuộc với hệ thống mới Thấp Mô phỏng như công việc làm bình thường trước đây các nhân viên đã làm Nhóm phát triển Mở rộng qui mô công ty với các chi nhánh khác ở trong tỉnh Trung bình Khi có dự án sẽ quản lý nhanh hơn Tạo điều kiện nâng cao trình độ mỗi thành viên nhóm phát triển dự án Mở thêm các tính năng quản lý mới Cao Khi cần mở thêm các tính năng mới cho chương trình. Nhóm phát triển phần mềm phải đảm bảo tính tiến hóa và dễ dàng nâng cấp hệ thống tương lai trong quá trình phát triển phần mềm. II.Yêu cầu hệ thống: SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Lan – Lê Thị Thanh Hiền – Lê Phan Nhã Trúc 10 . ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản An Giang (AGIFISH) là 51 %, Công ty Chứng Khoán Sài Gòn SSI Là 5% , Công ty TNHH TM DV & TV Thành Nguyễn là 2%. Số cá. Dram 51 2MB, HDD: 80GB. - Cấu hình gợi ý: CPU Pentium IV 3.0GHz, Ram 1GB, HDD: 200GB. Máy client: - Cấu hình tối thiểu: CPU Pentium III 800MHz, Dram 256 MB,