QUY TẮC ỨNG XỬ TRONG KINH DOANH

QUY TẮC ỨNG XỬ TRONG KINH DOANH Giá trị Chúng Hoạt động THÁNG NĂM 2018 QUY TẮC ỨNG XỬ TRONG KINH DOANH CỦA SIME DARBY BERHAD Tại Sime Darby Berhad, thành công bạn không đánh giá kết bạn đạt được, mà qua cách thức bạn đạt kết Cư xử hợp đạo đức kinh doanh trách nhiệm cá nhân bạn bạn phải biết, hiểu tuân thủ Quy tắc Ứng xử Kinh doanh (COBC) Khi bạn đọc cẩm nang này, bạn tìm hiểu tiêu chuẩn hành vi mà Tập đồn kỳ vọng bạn cách thức bạn áp dụng tiêu chuẩn sống công việc hàng ngày bạn Quy tắc giúp bạn thể Giá trị Cốt lõi Sime Darby Berhad với người bạn tiếp xúc, tạo mơi trường làm việc tích cực hợp đạo đức hơn, nhờ thúc đẩy Sime Darby Berhad trở thành công ty hàng đầu có uy tín giới Cẩm nang cung cấp số câu hỏi để kiểm tra hiểu biết bạn tiêu chuẩn đạo đức yêu cầu bạn số tình định, để bạn đưa định đắn cho Tập đồn Nếu bạn có quan ngại hành vi vi phạm thực tế tiềm tàng, bạn sử dụng kênh báo cáo liệt kê mục ‘Liên hệ với Chúng tôi’ Trong cẩm nang này, cách diễn đạt "Tập đoàn" “Sime Darby Berhad” sử dụng thay cho để công ty tập đồn Sime Darby Berhad nói chung Tương tự, từ “chúng tôi”, “của chúng tôi” “bạn” dùng để cơng ty tập đồn Sime Darby Berhad bao gồm tất Thành viên Hội đồng Quản trị Nhân viên Khi phù hợp, từ “bạn” dùng để Bên đối tác Đối tác Kinh doanh CÁC GIÁ TRỊ CỐT LÕI CỦA SIME DARBY BERHAD Liêm Duy trì giá trị cá nhân chuyên môn cao tương tác định kinh doanh Tôn trọng & Trách nhiệm Tôn trọng người tiếp xúc môi trường hoạt động (nội bên ngoài) cam kết chịu trách nhiệm hành động Kinh doanh Tìm kiếm nắm bắt hội cách nhanh chóng linh hoạt, thử thách ranh giới đặt Xuất sắc Mở rộng hội phát triển cho thân công ty khát vọng đạt kết cá nhân kinh doanh xuất sắc CÁC NGUYÊN TẮC KINH DOANH CỦA SIME DARBY BERHAD Nền tảng Tập đoàn xây dựng dựa Giá trị Cốt lõi, giúp định hướng hành động cách hoạt động kinh doanh Điều áp dụng Nguyên tắc Kinh doanh chúng tơi: Sức khỏe, An tồn Mơi trường Sức khỏe an tồn đóng vai trị quan trọng Nhân viên chúng tơi cộng đồng nơi hoạt động Chúng tơi đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững, cách chủ động giải thách thức môi trường tôn trọng quyền người mà hy sinh việc tạo giá trị kinh tế lâu dài Tuân thủ Tuân thủ tất luật quy định quốc gia nơi hoạt động Hợp tác với Cộng đồng Địa phương Tham gia đóng góp cho cộng đồng địa phương cách có trách nhiệm với xã hội nơi có hoạt động chúng tơi, mà khơng làm phương hại đến lợi ích bên có quyền lợi liên quan Hoạt động Kinh doanh Công Đảm bảo thúc đẩy hoạt động kinh doanh công cạnh tranh hợp đạo đức kinh doanh Thông điệp Tổng Giám đốc Tập đoàn Thưa Đồng nghiệp, Chào mừng bạn đến với Quy tắc Ứng xử Kinh doanh (COBC) Sime Darby Berhad Rất nhiều điều thay đổi kể từ phát hành COBC vào tháng 12 năm 2011 Để phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi, cần cập nhật COBC Chúng nhận phản hồi từ tất bạn thơng qua nhiều chương trình gắn kết bồi dưỡng nâng cao nhận thức COBC Chương trình Liêm Sime Darby, chúng tơi đưa phản hồi bạn vào lần xuất COBC Bạn nhận thấy COBC có nhìn mẻ với nội dung cập nhật Để dễ dàng tham khảo, phần ấn kèm với hộp ‘Tài nguyên Hữu ích’, liên kết với sách hướng dẫn nội có liên quan Tập đoàn Khi phải đối mặt với lựa chọn kinh doanh khó khăn, nhớ khơng phải người q trình định Trách nhiệm tìm kiếm dẫn từ cấp trên, từ đồng nghiệp chúng ta, từ nguồn nội khác, để giúp tìm giải pháp phù hợp Tôi hy vọng tất bạn tìm hiểu tuân theo COBC đưa giá trị vào công việc hàng ngày bạn Jeffri Salim Davidson Tổng Giám Đốc Tập đồn MỤC LỤC MỤC ĐÍCH PHẠM VI CÁC NGUYÊN TẮC CHUNG CỦA COBC TRÁCH NHIỆM VÀ SỰ TUÂN THỦ COBC LÀM VIỆC CÙNG NHAU 10 5.1 Tôn trọng 5.2 Cơ hội Bình đẳng Khơng Phân biệt Đối xử 5.3 Quấy rối Bạo hành 5.4 Các Dược chất Phi pháp 5.5 Các Hoạt động Tội phạm 5.6 Mơi trường, Sức khỏe An tồn Lao động 5.7 Các Quyền Con người 5.8 Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân TRÁNH XUNG ĐỘT LỢI ÍCH 14 6.1 Hướng dẫn chung 6.2 Báo cáo xung đột lợi ích 6.3 Giao dịch với nhà cung cấp, khách hàng, đại diện đối thủ 6.4 Giao dịch cá nhân với nhà cung cấp khách hàng 6.5 Công việc bên hoạt động bên Tập đoàn 6.6 Tư cách thành viên hội đồng quản trị 6.7 Thành viên gia đình mối quan hệ cá nhân gần gũi 6.8 Các hoạt động đầu tư CHỐNG HỐI LỘ VÀ THAM NHŨNG 18 7.1 Hối lộ tham nhũng QUÀ TẶNG, GIẢI TRÍ VÀ ĐI LẠI 20 8.1 Quà tặng 8.2 Giải trí 8.3 Đi lại ĐÓNG GÓP VÀ TÀI TRỢ 23 10 BẢO VỆ TẬP ĐỒN VÀ CỔ ĐƠNG 25 10.1 Bảo vệ tài sản Tập đồn 10.2 Tính xác thơng tin tài 10.3 Thơng tin độc quyền thông tin mật 10.4 Thông tin nội bộ, giao dịch chứng khốn cơng khai 10.5 Cơng nghệ thơng tin 10.6 Quản lý hồ sơ 10.7 Liên lạc kinh doanh 10.8 Truyền thông xã hội 11 GIAO DỊCH VỚI CÁC BÊN ĐỐI TÁC VÀ ĐỐI TÁC KINH DOANH 29 11.1 Các Bên đối tác 11.2 Khách hàng (Đối tác Kinh doanh) 11.3 Các công ty liên doanh liên minh kinh doanh (Đối tác Kinh doanh) 11.4 Luật cạnh tranh chống độc quyền 11.5 Luật thương mại quốc tế 11.6 Môi trường, tiếp cận đất đai phát triển bền vững 12 GIAO DỊCH VỚI CÁC CƠ QUAN CHÍNH PHỦ, CÁC ĐẢNG PHÁI CHÍNH TRỊ VÀ CÁC TỔ CHỨC QUỐC TẾ 33 12.1 Giao dịch với quan quản lý quan phủ 12.2 Các hoạt động trị 12.3 Đóng góp trị 12.4 Chống rửa tiền chống tài trợ khủng bố 13 QUẢN LÝ COBC 36 13.1 Nơi để hướng dẫn 13.2 Nêu lên quan ngại báo cáo vi phạm 13.3 Không trả thù 13.4 Điều tra hành vi vi phạm COBC đáng ngờ biện pháp kỷ luật ĐỊNH NGHĨA 39 LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI 43 MỤC ĐÍCH PHẠM VI CÁC NGUYÊN TẮC CHUNG CỦA COBC TRÁCH NHIỆM VÀ SỰ TUÂN THỦ COBC MỤC ĐÍCH Cẩm nang COBC cung cấp hướng dẫn tiêu chuẩn hành vi mà Tập đoàn kỳ vọng tất Thành viên Hội đồng Quản trị (HĐQT) Nhân viên Sime Darby Berhad, phù hợp Bên đối tác Đối tác Kinh doanh Các tiêu chuẩn hành vi dựa Giá trị Cốt lõi Nguyên tắc Kinh doanh Tập đoàn PHẠM VI COBC áp dụng cho Thành viên HĐQT Nhân viên Tập đoàn, bao gồm Nhân viên biệt phái đến Công ty Liên doanh, chi nhánh công ty liên kết Các Bên đối tác phải tuân thủ cẩm nang Các Đối Tác Kinh Doanh nên áp dụng nguyên tắc tiêu chuẩn hành vi tương tự COBC áp dụng cho doanh nghiệp quốc gia có hoạt động Tập đồn CÁC NGUYÊN TẮC CHUNG CỦA COBC Chúng tự hào uy tín hoạt động cơng bằng, trung thực hợp đạo đức đâu có hoạt động kinh doanh chúng tôi, cam kết chung chúng tơi ủng hộ liêm tồn Tập đồn COBC khơng phải tài liệu tồn diện khơng giải tình xảy Bạn có trách nhiệm tìm hiểu tn thủ sách, thủ tục, luật quy định hành quốc gia nơi Tập đoàn hoạt động Khi có mâu thuẫn quy định cẩm nang này, Chính sách Thẩm quyền Tập đoàn (GPA) quy định quản lý pháp luật, quy định nghiêm ngặt áp dụng Tuy nhiên, thông lệ hoạt động địa phương mâu thuẫn với cẩm nang này, bạn phải tuân thủ COBC Trên hết, bạn phải áp dụng óc phán đoán hợp lý để đưa định đắn TRÁCH NHIỆM VÀ SỰ TUÂN THỦ COBC Ngoài việc hiểu tuân thủ COBC, thành viên Hội đồng Quản trị Nhân viên, bạn cịn có trách nhiệm: • • • Đảm bảo cấp bạn hiểu tuân thủ COBC; Tăng cường tuân thủ giá trị đạo đức tốt đẹp khả lãnh đạo, gương mẫu; Hướng dẫn người khác người nêu lên quan ngại hay thắc mắc COBC Mọi Thành viên HĐQT Nhân viên Tập đoàn phải đọc tuyên bố tuân thủ COBC định gia nhập Tập đồn bị kỷ luật, đến mức bao gồm chấm dứt hợp đồng tuyển dụng sa thải, vi phạm COBC Hành vi vi phạm COBC liên quan đến hành vi phạm tội dẫn đến bị truy tố sau chuyển lên quan hữu quan Là Bên đối tác, bạn phải hiểu tuân thủ khía cạnh liên quan COBC Sự vi phạm COBC dẫn đến việc Tập đoàn đưa bạn vào danh sách đen Các Đối tác Kinh doanh nên áp dụng nguyên tắc tiêu chuẩn hành vi tương tự Việc quản lý COBC thuộc trách nhiệm Trưởng Phòng Pháp chế Tập đoàn (GC) LÀM VIỆC CÙNG NHAU Hãy tự hỏi mình:  Bạn đối xử không công không tôn trọng cấp chưa?  Bạn có lời nói đùa hay nhận xét khơng thích hợp đồng nghiệp chưa?  Bạn có chân thành trung thực cơng việc khơng?  Bạn có ln tn thủ thủ tục an toàn nơi làm việc hay không? 11 GIAO DỊCH VỚI CÁC BÊN ĐỐI TÁC VÀ ĐỐI TÁC KINH DOANH Tập đoàn nỗ lực xây dựng củng cố mối quan hệ với Bên đối tác Đối tác Kinh doanh Thành viên HĐQT Nhân viên phải thực hoạt động có hành vi ứng xử kinh doanh hợp đạo đức, chia sẻ giá trị đạo đức kinh doanh nguyên tắc quy định COBC với Bên đối tác Đối tác Kinh doanh Các giao dịch kinh doanh phải cơng bằng, khách quan khơng có ảnh hưởng nào, hay Tập đoàn Về vấn đề này, Thành viên HĐQT Nhân viên phải tránh giao dịch kinh doanh với người có khả làm tổn hại đến uy tín Tập đoàn người vi phạm pháp luật quy định ví dụ luật an tồn, mơi trường, chống hối lộ chống tham nhũng 11.1 Các Bên đối tác Tập đoàn lựa chọn Bên đối tác cách cơng dựa phẩm chất kết hợp với việc cân nhắc giá cả, chất lượng, dịch vụ, liêm tiêu chuẩn đạo đức yếu tố khác  Bạn phải đảm bảo định thu mua đưa lợi ích cao Tập đồn tn thủ sách thủ tục Thu Mua Tập đồn  Các khoản tốn thực phải tương xứng với dịch vụ sản phẩm cung cấp  Các khoản toán hoa hồng thường cho phép theo luật pháp quy định quốc gia sở bị điều chỉnh điều khoản điều kiện hợp đồng ràng buộc pháp lý Tập đoàn Bên đối tác Mức hoa hồng phí trả cho đại lý bán hàng, nhà phân phối, đại diện hay bên tư vấn phải hợp lý tương xứng với giá trị sản phẩm hay công việc thực thực tế phải dựa thông lệ ngành Điều quan trọng cần lưu ý đề nghị/ khoản tốn cho cơng ty cá nhân biện pháp bảo vệ mặc nhiên; kiểm tra tương tự phải thực cách nghiêm ngặt Nếu có nghi ngờ việc đề nghị/ khoản toán có phù hợp tuân thủ thủ tục tốn hoa hồng Tập đồn hay khơng, bạn phải tham khảo ý kiến Trưởng Phòng Pháp chế Tập đồn, người tham khảo ý kiến Phịng Pháp lý Tập đồn Tập đồn mong muốn kinh doanh với đối tác tuân thủ tất yêu cầu pháp lý hành hành động phù hợp với COBC Tập đoàn xây dựng COBC dành cho Nhà cung cấp, tài liệu đưa tiêu chuẩn hành vi mà Tập đoàn yêu cầu Nhà cung cấp (bao gồm nhà cung cấp, nhà tư vấn, đại diện, nhà thầu nhà cung cấp hàng hóa/ dịch vụ Tập đồn, bên có giao dịch trực tiếp với Tập đoàn) Các nhà cung cấp phải đọc cam kết tuân thủ COBC dành cho Nhà cung cấp thông qua Thư Cam kết Nhà cung cấp 30 Các Bên đối tác bị đưa vào danh sách đen không tuân thủ COBC dành cho Nhà cung cấp 31 11.2 Khách hàng (Đối tác Kinh doanh) Bạn phải đối xử với khách hàng cách trung thực tôn trọng Bạn phải cung cấp cho họ thơng tin xác chân thực sản phẩm dịch vụ Bạn phải nỗ lực nâng cao chất lượng độ tin cậy sản phẩm dịch vụ việc khơng ngừng cải thiện đổi quy trình Các hành vi cố ý truyền đạt thông tin sai lạc, bỏ qua thông tin quan trọng, tuyên bố sai lạc dịch vụ Tập đoàn đối thủ Tập đoàn bị nghiêm cấm 11.3 Các Công ty Liên doanh Liên minh Kinh Doanh (Đối tác Kinh doanh) Tập đoàn nỗ lực hợp tác liên kết với công ty chia sẻ giá trị đạo đức kinh doanh Tập đoàn nguyên tắc COBC Như phần nỗ lực tuân thủ chúng tôi, chủ động tìm cách để liên kết với ban quản lý công ty liên doanh việc xây dựng COBC chặt chẽ dành cho Công ty Liên doanh (JV COBC) Chúng mong muốn hỗ trợ công ty liên doanh việc áp dụng, phạm vi khả thi, nguyên tắc trình bày COBC chúng tơi 11.4 Luật Cạnh tranh Chống Độc quyền Tập đoàn cam kết cạnh tranh hợp đạo đức kinh doanh thị trường Bạn phải tuân thủ luật cạnh tranh chống độc quyền quốc gia có hoạt động Tập đoàn Bạn phải biết hành vi vi phạm luật làm phát sinh trách nhiệm pháp lý dân hình cho bạn lẫn Tập đồn Ngồi ra, bạn khơng sử dụng phương pháp bất hợp pháp phi đạo đức để cạnh tranh thị trường, bao gồm không giới hạn hành vi sau:  Trao đổi thông tin cạnh tranh với đối thủ;  Ấn định giá điều khoản liên quan đến giá cả;  Phân chia thị trường, lãnh thổ khách hàng;  Sắp đặt quy trình đấu thầu cạnh tranh (bao gồm biện pháp xếp để nộp hồ sơ đấu thầu giả);  Áp dụng chiến lược để loại bỏ đối thủ khỏi thị trường cách phi pháp, chẳng hạn như, không giới hạn ở, giá trọn gói chống cạnh tranh bán phá giá Bạn không chiếm dụng thông tin độc quyền sở hữu bí mật kinh doanh có mà khơng có đồng ý chủ sở hữu cách gây áp lực tiết lộ từ Nhân viên công ty khác 11.5 Luật Thương mại Quốc tế Là tập đoàn đa quốc gia hoạt động kinh doanh toàn cầu, Tập đoàn phải tuân thủ luật quy định điều chỉnh hoạt động thương mại quốc tế Nhân viên Bên đối tác mà ngành nghề họ bị ảnh hưởng luật phải nắm rõ tuân thủ luật quy định hành đặc biệt liên quan đến (nhưng không hạn chế) hoạt động kiểm soát xuất nhập khẩu, rào cản thương mại thuế nhập 32 11.6 Môi trường, Tiếp cận Đất đai Phát triển Bền vững Tập đoàn nỗ lực giảm thiểu rủi ro sức khỏe môi trường cách ứng dụng tài nguyên thiên nhiên cách có trách nhiệm giảm thiểu rác thải khí thải, trường hợp Quý vị phải ủng hộ cam kết cách tuân thủ sách thủ tục Tập đồn Bạn phải thơng báo cho Tổng Giám đốc Tập đoàn Trưởng Ban chất nguy hiểm tiếp xúc với môi trường xử lý hay vứt bỏ không cách Ngồi luật hành giấy phép có liên quan đến đất đai, Tập đồn cơng nhận có tuyên bố khác đất đai quyền sở hữu tổ tiên truyền lại, quyền sở hữu người địa xứ Cần tham khảo ý kiến đối tượng quan phù hợp nhóm có chung lợi ích, người dân địa phương quan phủ để làm rõ quyền tuyên bố liên quan đến quyền sở hữu đất đai cho trì hài hịa Tài ngun Hữu ích       GPA No E4 – Thu mua Chính sách Thu Mua Tập đồn & Thẩm quyền (GPPA) COBC Khung dành cho Liên doanh Cẩm nang Tuân thủ Luật Cạnh tranh GPA No A9 – Sức khỏe, An tồn & Mơi trường COBC dành cho Nhà cung cấp & Thư Cam kết Nhà cung cấp 33 GIAO DỊCH VỚI CÁC CƠ QUAN CHÍNH PHỦ, CÁC ĐẢNG PHÁI CHÍNH TRỊ VÀ CÁC TỔ CHỨC QUỐC TẾ Hãy tự hỏi mình:  Một người bạn bạn ứng cử vào vị trí trị Bạn giúp thực chiến dịch không?  Bạn yêu cầu toán cho người khác, quốc gia khác đến tài khoản ngân hàng có mã số toán tiền mặt chưa? 34 12 GIAO DỊCH VỚI CÁC CƠ QUAN CHÍNH PHỦ, CÁC ĐẢNG PHÁI CHÍNH TRỊ VÀ CÁC TỔ CHỨC QUỐC TẾ Tập đoàn nỗ lực xây dựng mối quan hệ minh bạch cơng với quan phủ, cơng chức tổ chức quốc tế Hành động thích hợp phải thực nhằm tuân thủ luật quy định hành quốc gia có hoạt động Tập đồn, sách thủ tục liên quan Tập đoàn 12.1 Giao dịch với Cơ quan Quản lý Cơ quan Chính phủ Phịng ban đơn vị hoạt động bạn phải đáp ứng thẩm vấn thức khơng thức, kiểm tra đột xuất, điều tra khám xét quan quản lý quan phủ Trong trường hợp nói trên, Nhân viên cần cơng nhận quy trình phù hợp việc liên kết với bên có lợi ích liên quan chúng tơi, bao gồm thông báo yêu cầu phê chuẩn cần thiết, trường hợp áp dụng 12.2 Các Hoạt động Chính trị Bạn có quyền tham gia hoạt động trị với tư cách cá nhân Việc tham gia bạn phải hồn tồn theo ý nguyện bạn, theo ý chí bạn, thời gian bạn nguồn lực bạn Quan điểm trị bạn phải truyền đạt rõ ràng quan điểm cá nhân không đại diện cho quan điểm Tập đoàn Bất kỳ Nhân viên muốn nắm giữ vị trí quan trọng với tư cách quan chức đảng phái trị phải tiết lộ xin ý kiến phê chuẩn trước Tổng Giám đốc Tập đoàn Những người muốn tích cực tham gia hoạt động trị tồn thời gian đề cử làm ứng viên bầu cử bầu làm đại diện Cơ quan Lập pháp Liên bang Tiểu bang phải từ nhiệm Tập đoàn Bất kỳ Thành viên HĐQT muốn nắm giữ vị trí quan trọng với tư cách quan chức đảng phái trị phải tiết lộ ý định cho Chủ tịch Hội đồng Quản trị 12.3 Đóng góp Chính trị Tập đoàn tuân thủ tất luật quy định hành đóng góp trị quốc gia nơi hoạt động Bạn không sử dụng tiền tài nguyên công ty để thực khoản đóng góp trị trực tiếp hay gián tiếp nhân danh Tập đồn chưa có đồng ý Hội đồng Quản trị Bạn cần tránh việc tạo cảm giác bạn thực khoản đóng góp tài trợ cho đảng phái trị, ứng cử viên hay chiến dịch trị Đóng góp trị công ty quy định chặt chẽ phải Hội đồng Quản trị phê duyệt Nếu bạn muốn đóng góp thời gian tiền cho 35 hoạt động trị nào, điều coi định hoàn toàn mang tính chất cá nhân tự nguyện Các khoản đóng góp tài trợ trị bao gồm, khơng giới hạn ở:  Chi trả cho quảng cáo chi phí vận động trị khác;  Mua bàn cho tiệc gây quỹ đảng phái trị tổ chức; và/hoặc  Cho Nhân viên vay để ủng hộ cho kiện trị hành 12.4 Chống Rửa tiền Chống Tài trợ Khủng bố Rửa tiền quy trình che giấu chất nguồn gốc thật khoản tiền thu cách bất hợp pháp (chẳng hạn từ hoạt động buôn bán ma túy khủng bố) lút đưa qua kênh kinh doanh hợp pháp cách ký gửi ngân hàng, đầu tư, chuyển từ nơi (hoặc người này) sang nơi khác (hoặc người khác) Các quy định chống rửa tiền lập để giúp ngăn chặn hoạt động kinh doanh hợp pháp bị tội phạm sử dụng mục đích này, để giúp quan thực thi pháp luật theo dõi thu hồi tài sản phạm tội tiền tài trợ khủng bố Tập đoàn cấm bạn tham gia hoạt động rửa tiền, trực tiếp gián tiếp Các hoạt động bao gồm, không giới hạn trường hợp sau đây: • Các khoản tốn thực loại tiền tệ khác với hóa đơn; • Tìm cách tốn tiền mặt tương đương tiền mặt (ngồi hoạt động kinh doanh bình thường); • Các khoản toán thực bên thứ ba bên hợp đồng;  Các khoản toán cho tài khoản bên thứ ba bên hợp đồng Tài nguyên Hữu ích   GPA No A8 - Cam kết bên có quyền lợi liên quan Khung Thông báo & Báo cáo (NRF) 36 QUẢN LÝ COBC 37 13 QUẢN LÝ COBC 13.1 Nơi để Hướng dẫn Bạn tìm kiếm tư vấn từ Phòng Pháp chế Tập đồn bạn khơng chắn việc diễn giải áp dụng cẩm nang 13.2 Nêu lên Quan ngại Báo cáo Vi phạm Mỗi người Tập đồn có trách nhiệm đảm bảo trường hợp vi phạm thực tế đáng ngờ COBC phải báo cáo Tập đoàn áp dụng sách cởi mở khuyến khích bạn chia sẻ thắc mắc, quan ngại hay đề nghị với người giải thích hợp Trong hầu hết trường hợp, cấp trực tiếp bạn người phù hợp để giải quan ngại Vui lòng tham khảo định sau để có tùy chọn cho việc nêu lên quan ngại: Bạn nói chuyện trực tiếp với cấp trực tiếp bạn thắc mắc hay quan ngại bạn hay không? Bạn liên hệ với phận có chức hỗ trợ hay khơng? Bạn có báo cáo với Trụ sở Tập đồn khơng? reporting to Group Head Office? Hãy báo cáo với cấp trực tiếp bạn Hãy báo cáo miệng/ văn cho Trưởng Phòng Pháp chế (GC) Trưởng Phòng Bảo đảm Rủi ro Doanh nghiệp (GCA), Pháp lý Nhân Tập đồn Bạn có báo cáo với Ban bạn không? Hãy báo cáo miệng/ văn cho Trưởng Ban tương ứng Trưởng phận chức sau Pháp chế, Bảo đảm Rủi ro Doanh nghiệp, Pháp lý Nhân Nếu không tùy chọn tùy chọn khả dụng với bạn, sử dụng kênh Tố giác bảo mật Tập đoàn (xem trang 44) 38 Tất trường hợp vi phạm COBC đáng ngờ mà Trưởng Ban/ Bộ phận Chức năng/ Trưởng Phịng Trụ sở Tập đồn nhận phải báo cáo vượt cấp cho Phòng Pháp chế để Phòng Pháp chế hợp tác với Bộ phận Bảo đảm Rủi ro Doanh nghiệp điều tra Tuy nhiên, bạn khơng hài lịng với câu trả lời quan ngại bạn khơng giải quyết, bạn nêu quan ngại cho Trưởng Ban liên quan Tổng giám đốc Tập đoàn Kênh Tố giác bảo mật, thông tin chi tiết kênh cung cấp trang 43 cẩm nang Khi bạn nêu lên quan ngại hay báo cáo vi phạm, danh tính bạn bảo mật Tuy nhiên, xin phép bạn cần tiết lộ danh tính bạn mục đích điều tra Vui lịng lưu ý điều tra bị ảnh hưởng bạn không cho phép bạn muốn ẩn danh Tập đoàn hi vọng tất bên phải hành động thiện chí có hợp lý báo cáo quan ngại hay vấn đề Nếu cáo buộc chứng minh có ý đồ xấu, bên chịu trách nhiệm phải chịu biện pháp thích hợp đến mức bao gồm biện pháp pháp lý, phù hợp 13.3 Khơng Trả thù Tập đồn khơng tha thứ cho hành động trả thù lại cá nhân báo cáo vi phạm thực tế đáng ngờ thiện chí Bạn khơng bị quấy rối, trả thù chịu hậu bất lợi cơng việc nói thật hợp tác điều tra Thành viên HĐQT Nhân viên trả thù người khác (bao gồm Bên đối tác Đối tác Kinh doanh) báo cáo với thiện ý bị kỷ luật tới mức bao gồm hình thức chấm dứt hợp đồng lao động sa thải 13.4 Điều tra Hành vi Vi phạm COBC Đáng ngờ Biện pháp Kỷ luật Tập đoàn xem xét nghiêm túc báo cáo trường hợp vi phạm có COBC điều tra kỹ lưỡng theo quy trình điều tra tương ứng Các biện pháp kỷ luật thích hợp áp dụng hành vi vi phạm chứng minh Đối với Thành viên HĐQT Nhân viên bị phát vi phạm COBC, Tập đoàn xử lý theo sách quy trình liên quan Tập đoàn Mọi báo cáo lập hành vi vi phạm đáng ngờ bảo mật tiết lộ nhằm mục đích tiến hành điều tra đầy đủ hành vi bị cáo buộc Việc tiết lộ báo cáo cho cá nhân không tham gia điều tra xem hành vi vi phạm kỷ luật nghiêm trọng, dẫn đến biện pháp kỷ luật, đến mức bao gồm chấm dứt hợp đồng tuyển dụng sa thải Tài nguyên Hữu ích   GPA No B5 – Tố giác www.simedarby.com/operating-responsibly/ whistleblowing 39 ĐỊNH NGHĨA Các thuật ngữ sử dụng cẩm nang COBC định nghĩa sau: THUẬT NGỮ MÔ TẢ Luật Chống Hối lộ Các luật nghiêm cấm hành vi cho/tặng/biếu tiền, hàng hóa dịch vụ cho cá nhân để thuyết phục người thực hành động, nhiều trường hợp mang tính bất hợp pháp, lợi ích người đưa hối lộ Luật Chống Độc quyền Các luật nhằm thúc đẩy cạnh tranh tự thị trường cách nghiêm cấm hành vi độc quyền Tài sản Tài ngun hữu hình vơ hình doanh nghiệp kiểm soát nhờ giao dịch kiện trước từ dự kiến đem lại lợi ích kinh tế tương lai cho doanh nghiệp Các tài nguyên bao gồm tòa nhà, sở, thiết bị, công cụ, vật tư, thiết bị truyền thông, vốn, tài khoản, chương trình máy tính, thơng tin, công nghệ, giấy tờ, sáng chế, thương hiệu, quyền, bí tài nguyên hay tài sản khác Tập đoàn Vi phạm Hành vi dẫn đến hình thức kỷ luật người hay nhiều người Hối lộ Hối lộ khoản tiền đút lót tưởng thưởng (tài khác) đề nghị, hứa hẹn đưa, trực tiếp hay gián tiếp, nhằm có lợi thương mại, hợp đồng, quản lý, cá nhân hay lợi khơng đáng khác Đối tác Kinh doanh Bất kỳ bên mà Tập Đồn có quan hệ thương mại khơng vị gây ảnh hưởng đáng kể ảnh hưởng kiểm soát đối với, chẳng hạn khách hàng, Công ty Liên doanh (khơng có quyền kiểm sốt) liên minh thương mại Tương đương Tiền mặt Một tài sản, chẳng hạn bất động sản hay cổ phiếu, có giá trị đổi thành tiền mặt tương đương với số tiền cụ thể, tài sản dễ dàng chuyển thành tiền mặt, chẳng hạn, tín phiếu Kho bạc Quy tắc Ứng xử Kinh doanh (COBC) Một tập hợp hướng dẫn nhằm chi phối hành vi ứng xử kinh doanh Thành viên HĐQT, Nhân viên Bên đối tác Đối thủ Đối thủ cá nhân tổ chức cung cấp dịch vụ hay dịch vụ tương tự cung cấp 40 THUẬT NGỮ MÔ TẢ sản phẩm hay sản phẩm tương tự dịch vụ sản phẩm Tập đoàn hay số mơi trường kinh doanh Thơng tin Mật Người có liên quan  Bất kỳ thông tin hình thức mà cơng chúng khơng biết, độc quyền Tập đồn bao gồm khơng giới hạn thông tin liên quan đến quy trình, hoạt động, thương mại, sản phẩm, nghiên cứu, phát triển, sản xuất, thu mua, kinh doanh, triển vọng kinh doanh, giao dịch, thương vụ, hoạt động, bí quyết, Tài sản Trí tuệ, liệu kế tốn, tài chính, hoạch định, điều hành, liệu khách hàng, thông tin kỹ thuật, tiếp thị, bán hàng, thông tin thương mại độc quyền, số liệu tiền lương, liệu cá nhân Nhân viên, danh sách khách hàng, hồ sơ, thỏa thuận thông tin, thông tin kỹ thuật thông tin liên quan khác, sổ sách, sổ sách kế toán hồ sơ khác Tập đồn lưu giữ mục đích kinh doanh  Mọi thông tin tiết lộ cho thành viên Hội đồng Quản trị Nhân viên thông tin mà Thành viên HĐQT hay Nhân viên tiếp cận nhiệm kỳ Thành viên HĐQT hay Nhân viên có lý hẳn có lý cho thơng tin mật bao gồm (nhưng không giới hạn ở) biểu giá, phương pháp kinh doanh, lịch sử khách hàng, hồ sơ, thông tin phát minh;  Bất kỳ thông tin nêu mục (a) (b) trên, liên quan đến nhà cung cấp, đại diện, nhà phân phối khách hàng Tập đoàn  Thành viên gia đình Đối tác Kinh doanh hay quan chức, bao gồm vợ/chồng, cha mẹ, Đối tác Kinh doanh hay quan chức (bao gồm nuôi riêng), anh em trai, chị em gái vợ/chồng cái, anh chị em họ;  Pháp nhân liên kết với Đối tác Kinh doanh hay quan chức đó;  Ủy viên quản trị quỹ tín thác (ngoại trừ ủy viên quản trị cho chương trình cổ phiếu chương trình hưu trí cho Người lao động) mà Đối tác Kinh doanh hay quan chức thành viên gia đình họ người hưởng phúc lợi;  Thành viên Đối tác Kinh doanh hay quan chức vợ/chồng người có liên quan với Đối tác Kinh doanh hay quan chức 41 THUẬT NGỮ MÔ TẢ Hợp đồng Một thỏa thuận có giá trị ràng buộc pháp lý theo bên có nghĩa vụ phải thực hiện, khơng thực hiện, việc định Ví dụ hợp đồng bao gồm hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ hợp đồng khác Bên đối tác Các Cơng ty Liên doanh (có quyền kiểm sốt), Bên tư vấn, đại diện, nhà thầu nhà cung cấp hàng hóa/ dịch vụ Tập đồn, bên có giao dịch trực tiếp với Tập đoàn Khách hàng Khách hàng cá nhân tổ chức mà Tập đoàn cung cấp sản phẩm dịch vụ bao gồm khách hàng tiềm Thành viên HĐQT Thành viên HĐQT bao gồm tất Thành viên HĐQT độc lập không độc lập, Thành viên HĐQT điều hành khơng điều hành Tập đồn ngồi cịn bao gồm Thành viên HĐQT dự khuyết thay Nhân viên Nhân viên bao gồm toàn nhân viên bao gồm ban quản lý cấp cao, cán quản lý, cán điều hành cán không điều hành làm việc cho Tập đoàn Nhân viên bao gồm nhân viên tạm thời thực tập sinh Đạo đức Có nghĩa tiêu chuẩn đạo đức, cho biết cách ứng xử, dựa nghĩa vụ đạo đức giá trị đạo đức bắt nguồn từ nguyên tắc sai Đạo đức liên quan đến hai khía cạnh khả phân biệt sai cam kết thực điều đắn Thành viên Gia đình Bao gồm vợ/chồng, cha mẹ, (bao gồm nuôi kế tự), anh chị em Thành viên HĐQT Nhân viên vợ/chồng cái, anh chị em họ Gian lận Hành vi trình bày sai kiện, cho dù lời hay hành vi, cáo buộc giả sai lạc, cách che giấu thông tin lẽ phải tiết lộ, để lừa đảo có ý định lừa đảo người khác Quan chức Chính phủ Quan chức Chính phủ định nghĩa rộng gồm có cán nhân viên thay mặt cho quan hay tổ chức phủ cơng Thuật ngữ dùng để cán nhân viên tổ chức quốc tế phủ, chẳng hạn Liên Hiệp Quốc Thuật ngữ bao gồm quan chức trị nhân viên 42 THUẬT NGỮ MÔ TẢ đảng phái trị ứng viên cho vị trí trị Quấy rối Bất kỳ hành động, ứng xử hay hành vi trực tiếp hay gián tiếp mà cá nhân hay nhóm cá nhân cho mang tính xúc phạm, lăng nhục, đe dọa hay thù địch, cho dù lời, thân thể hay hình ảnh Tài sản Trí tuệ Thơng tin kinh doanh kỹ thuật độc quyền có giá trị bảo vệ luật sáng chế, thương hiệu, quyền, bí kinh doanh Đảng phái Chính trị Một nhóm người tổ chức để có thực thi quyền hạn trị Thơng tin Độc quyền Thơng tin Độc quyền thông tin cá nhân hay tổ chức nắm giữ liên quan đến bí quyết, bí mật kinh doanh thông tin khác hình thức nào, dù hình thức in hay định dạng điện tử, bao gồm không giới hạn quyền Sở hữu Trí tuệ, thơng tin kỹ thuật, quy trình kinh doanh, dự báo doanh thu, chiến lược tiếp thị, danh sách khách hàng thông tin khách hàng tiềm năng, hồ sơ hoạt động tài xem có tính chất bảo mật (dù có hay khơng có ghi nhãn bảo mật) thuộc quyền sở hữu Tập đoàn Trả thù Hành vi trả đũa không công bằng, phi pháp khơng thích hợp khác thực để trả đũa thương tổn hay hành vi xâm phạm thực tế xem thương tổn hay xâm phạm 43 LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI Mẫu Đơn Tố giác Điện tử http://www.simedarby.com/operatingresponsibly/whistleblowing Thư điện tử: Thành viên HĐQT Độc lập Cấp cao: seniordirector@simedarby.com Đơn vị Tố giác GC: whistleblowing@simedarby.com Gọi đến số điện thoại miễn phí (Trong hành Malaysia; GMT+8 giờ): Malaysia 1-800-88-8880 Các Quốc gia Khác 800-8008-8000 Gọi đến Đường dây nóng số: +6019-2688-295 Gửi thư đến Đơn vị Tố giác thuộc Phòng Pháp chế Tập đoàn tại: Sime Darby Berhad P.O Box 10494, 50714, Kuala Lumpur, Malaysia 44