LIÊM CHÍNH KHƠNG BAO GIỜ LỖI THỜI BỘ QUY TẮ C ỨNG X Ử TRONG KINH DO ANH TO ÀN CẦU CỦA CHÚNG TA ĐƯA COBC CỦA CHÚNG TA VÀO THỰC TIỄN Giành chiến thắng ngành bán lẻ xây dựng lòng trung thành khách hàng yêu cầu phải ln cân nhắc kỹ khía cạnh cơng việc Điều bao gồm từ việc ý đến chi tiết tạo sản phẩm trải nghiệm mua sắm mà khách hàng yêu thích cân nhắc kỹ lưỡng xem thu hút giữ chân nhân tài cách Cốt lõi tư cam kết mạnh mẽ liêm Đây quan niệm rõ ràng từ đầu — cách thức tiến hành kinh doanh quan trọng công việc làm kinh doanh Khi Doris Don Fisher khai trương cửa hàng Gap vào năm 1969, họ cam kết thực theo tiêu chuẩn cao kinh doanh Kể từ thời điểm có nhiều thay đổi — phát triển thành nhà bán lẻ toàn cầu với năm thương hiệu bán sản phẩm 90 quốc gia khắp giới — cam kết giữ vững nguyên tắc đạo đức không thay đổi Hoạt động kinh doanh liêm trở thành chìa khóa cho thành công suốt chiều dài lịch sử tiếp tục tảng công việc Bộ quy tắc ứng xử kinh doanh (Code of Business Conduct (COBC)) kim nam việc đưa định kinh doanh sáng suốt có đạo đức tình huống, làm việc phận cơng ty COBC có hướng dẫn rõ ràng để tuân thủ tiêu chuẩn Gap Inc., từ việc tránh mâu thuẫn lợi ích đến đảm bảo an tồn thơng tin cơng ty Đây cam kết với cổ đông, khách hàng với chúng ta — khơng u cầu pháp lý mà việc làm đắn Ứng xử có đạo đức danh tiếng song hành với Bạn làm việc liêm ngày bạn bảo vệ danh tiếng cơng ty bạn Cảm ơn bạn cam kết hành động theo COBC đảm bảo Gap Inc giữ vững giá trị tiếp tục đổi xây dựng cho tương lai Art Peck Giám đốc điều hành, Gap Inc Julie Gruber Phó Giám đốc điều hành, Giám đốc Tuân thủ DANH TIẾNG CỦA CHÚNG TA BẮT ĐẦU VÀ KẾT THÚC DO BẠN Tuân thủ COBC — luật pháp — bắt buộc Hành động liêm ngày Tơn trọng lẫn Tránh cảm giác có mâu thuẫn lợi ích Lên tiếng có việc sai trái MỤC LỤC BỘ QUY TẮC ỨNG XỬ TRONG KINH DOANH TẠI GAP INC. HÃY LÊN TIẾNG! MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA BẠN MÂU THUẪN LỢI ÍCH COBC Vai trị bạn Đường dây nóng COBC Khơng dung thứ hành động trả đũa Khơng khơng — khơng có phân biệt hay quấy rối Sức khỏe an toàn Hướng dẫn an toàn cho bên bán Chấm công Các tiêu chuẩn làm việc khác Trao nhận q hình thức giải trí Tuyển dụng người gia đình bạn bè Xử lý mối quan hệ cá nhân nơi làm việc Làm việc bên ngồi Gap Inc Dịch vụ quản trị CƠNG VIỆC KINH DOANH TỒN CẦU CỦA CHÚNG TA 10 BẢO VỆ THƠNG TIN VÀ DANH TIẾNG CỦA CHÚNG TA 14 HIỂU CÁC HƯỚNG DẪN LIÊN QUAN ĐẾN CHÍNH TRỊ 19 CÁC NGUỒN HỖ TRỢ 20 Liêm sản phẩm Các quy định thương mại quốc tế Chính sách chống tẩy chay Hối lộ tốn khơng đáng (Chống tham nhũng) Luật cạnh tranh (Chống độc quyền) Các giao dịch kinh doanh công trung thực Quyền sở hữu trí tuệ Khiếu nại lên quan quyền u cầu cung cấp thơng tin quyền Bảo vệ mơi trường Bảo vệ thơng tin bí mật thơng tin cá nhân Duy trì bảo mật hệ thống Gap Inc Thông tin quan trọng giao dịch nội gián Các câu hỏi truyền thông Liêm tài Quản lý thơng tin cơng ty Hợp tác với kiểm tốn Tài sản cơng ty Thương hiệu hàng giả Hoạt động trị Đóng góp trị Vận động hành lang Thông tin liên hệ BỘ QUY TẮC ỨNG XỬ TRONG KINH DOANH TẠI GAP INC BỘ Q UY TẮC Ứ NG XỬ TRONG KINH DOANH (COBC) CỦA CHÚNG TA Mỗi người đóng góp phần quan trọng để bảo vệ công ty danh tiếng công ty Điều cốt yếu phân biệt đúng, sai hiểu hệ mặt đạo đức pháp lý lựa chọn thực để làm việc đắn Gap Inc Mỗi người có trách nhiệm áp dụng tiêu chuẩn đề COBC vào công việc mình, hàng ngày, chúng ta kinh doanh đâu tồn cầu VAI TRỊ CỦA BẠN COBC hướng dẫn để bạn làm việc cách liêm chính, giúp bạn làm việc đắn tình huống, hàng ngày, bạn làm việc đâu Công ty xây dựng dựa liêm chính, chất lượng tin cậy — với nhau, với khách hàng đối tác kinh doanh Danh tiếng bắt đầu kết thúc người Mỗi người có trách nhiệm hiểu thực theo COBC sách khác Gap Inc luật pháp quốc gia nơi kinh doanh Một điều quan trọng lên tiếng thấy nghi ngờ có hành vi vi phạm COBC Người quản lý cịn có vai trị quan trọng hơn: • Lãnh đạo hành động liêm • Định kỳ xem lại COBC với nhóm • Khuyến khích nhân viên nêu câu hỏi lo ngại • Đảm bảo nhóm hồn thành tất hoạt động đào tạo tuân thủ theo yêu cầu • Cơng khai ủng hộ Khơng dung thứ hành động trả đũa • Hành động nhanh hiệu cho phù hợp • Tìm kiếm trợ giúp từ phận Liêm tồn cầu địa global_integrity@gap.com cần Khi nghi ngờ, hỏi! COBC đưa lời khuyên cụ thể cho tình Nhưng bạn tránh hầu hết vấn đề cách tham khảo COBC đề nghị giúp đỡ bạn nghi ngờ TỰ HỎI BẢN THÂN Nếu bạn khơng chắn việc có làm nảy sinh mối lo ngại đạo đức hay khơng, tự hỏi mình: • Việc có đắn khơng? • Việc có hợp pháp khơng? • Mình có phép làm việc khơng? • Việc có tn thủ COBC sách khác hay khơng? • Việc có phù hợp với danh tiếng Gap Inc uy tín cá nhân khơng? • Mình có muốn thấy việc bị báo cáo phương tiện truyền thơng khơng? Nếu có câu trả lời KHÔNG, bạn nên Lên tiếng! Bộ quy tắc ứng xử kinh doanh Gap Inc. | HỎI: Chuyện xảy tơi liên hệ với Đường dây nóng COBC? ĐÁP: Khi bạn gọi đến Đường dây nóng COBC, dịch vụ th ngồi đảm bảo bí mật trả lời bạn Một tổng đài viên trực tiếp hỏi bạn loạt câu hỏi để thu thập thông tin lo ngại bạn Bạn hỏi câu hỏi chọn báo cáo lo ngại trực tuyến trang speakup.gapinc com Thông tin bạn cung cấp chia sẻ với phận phù hợp (ví dụ phận Quan hệ nhân viên tồn cầu, phận Liêm tồn cầu phận Ngăn ngừa tổn thất) để xem xét xử lý HÃY LÊN TIẾNG! CHIA SẺ MỌI LO NGẠI Mỗi người có trách nhiệm hành động theo COBC hành động liêm Chúng ta có trách nhiệm việc lên tiếng nêu câu hỏi lo ngại Nếu bạn tin khơng hành động theo COBC, sách khác theo pháp luật, có câu hỏi lo ngại bạn khơng chắn cách xử lý tình việc bạn cần làm: • Sử dụng quy trình Cửa mở trao đổi với người giám sát, người quản lý bạn phận Nhân • Nếu bạn thấy khơng thoải mái sử dụng quy trình Cửa mở, gửi email tới phận Liêm tồn cầu theo địa global_Integrity@gap.com liên hệ với Đường dây nóng COBC Đồng thời, xem phần Các nguồn hỗ trợ trang 20 để biết thêm thông tin người cần liên hệ có câu hỏi cụ thể ĐƯỜNG DÂY NĨ NG COBC Đường dây nóng COBC miễn phí, đảm bảo bí mật, ln mở trực tuyến qua đường dây điện thoại, 24 giờ/ngày, ngày/tuần, toàn cầu (có phiên dịch viên) Bạn chọn báo cáo lo ngại ẩn danh Bất báo cáo lo ngại bảo vệ để không bị trả đũa • Trực tuyến: speakup.gapinc.com • Điện thoại: – Bắc Mỹ Puerto Rico: Quay số miễn phí 1-866-GAP-CODE (1-866-427-2633) HỎI: Tơi liên hệ với Đường dây nóng COBC tơi khơng nói tiếng Anh khơng? ĐÁP: Có, bạn gọi đến Đường dây nóng COBC từ nơi toàn cầu dịch vụ phiên dịch cung cấp – Ngoài Bắc Mỹ: Để sử dụng dịch vụ gọi miễn phí, truy cập speakup.gapinc.com để hướng dẫn thêm Nếu bạn gọi điện, gửi email tới phận Liêm tồn cầu theo địa global_integrity@gap.com KHÔ NG DUNG THỨ HÀNH ĐỘNG TRẢ ĐŨA Chúng ta không chấp nhận hành động trả đũa chống lại nhân viên báo cáo có thiện chí hành vi nghi ngờ vi phạm COBC, sách luật pháp hành động trả đũa chống lại người tham gia điều tra việc vi phạm bị nghi ngờ Những người quản lý bị cấm có hành động bất lợi cơng việc nhân viên nhân viên nêu lo ngại COBC pháp lý Những hành động trả đũa bị cấm bao gồm không giới hạn giáng chức, giảm tiền lương, chấm dứt hợp đồng, bổ nhiệm lại không cho thăng chức Nếu bạn thấy bị trả đũa bạn tin bạn chứng kiến việc nơi làm việc, vui lòng báo cáo cho người quản lý bạn, phận Nhân Đường dây nóng COBC Mọi khiếu nại điều tra cách cơng bằng, nhanh chóng kỹ lưỡng, đồng thời chúng tơi có hành động phù hợp, đến mức bao gồm chấm dứt hợp đồng, để ngăn chặn hành vi vi phạm sách 2 | Hãy lên tiếng! Chia sẻ lo ngại HỎI: Tơi có cảm giác bị người quản lý phân biệt đối xử, tơi nên làm gì? ĐÁP: Tất nhân viên Gap Inc phải làm việc mơi trường khơng có phân biệt đối xử, quấy rối trả đũa Nếu bạn cảm thấy bị người quản lý phân biệt đối xử, bạn nên sử dụng quy trình Cửa mở trao đổi với người quản lý cấp cao đại diện phận Nhân Bạn liên hệ với Đường dây nóng COBC chúng tơi HỎI: Trong họp, đồng nghiệp thường xun có câu đùa khiếm nhã làm tơi thấy khó chịu Tơi nên làm gì? ĐÁP: Hành vi xúc phạm, có câu đùa khơng phù hợp, không chấp nhận Nếu bạn không thoải mái việc nêu vấn đề trực tiếp với đồng nghiệp việc khơng có tác dụng, bạn nên trao đổi với người quản lý đại diện phận Nhân liên hệ với Đường dây nóng COBC chúng tơi MƠI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA BẠN Tại Gap Inc., muốn làm tốt việc tuân thủ pháp luật Làm việc liêm tơn trọng lẫn tảng mơi trường khuyến khích sáng tạo đạt nhiều kết tốt KHÔ NG LÀ KHÔ NG — KHƠNG CĨ SỰ PHÂN BIỆT ĐỐI XỬ HAY QUẤY RỐI Chúng ta cam kết mang đến cho người lao động môi trường làm việc mà người cảm thấy tôn trọng đề cao Chúng ta không dung thứ việc phân biệt đối xử, quấy rối trả đũa Tất định việc làm, bao gồm không hạn chế ở, tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến, lương bổng, lập lịch trình, kỷ luật chấm dứt hợp đồng thực mà không phân biệt chủng tộc, sắc tộc, màu da, độ tuổi, giới tính, nhận diện giới tính, biểu giới tính, khuynh hướng tính dục, tơn giáo, tín ngưỡng, tình trạng nhân, tình trạng mang thai, thơng tin gen, tình trạng y tế, tình trạng bà mẹ ni nhỏ, nguồn gốc quốc gia/tổ tiên, tư cách công dân, khuyết tật thể chất/tinh thần, tình trạng quân ngũ cựu chiến binh dựa sở khác bị pháp luật sách Gap Inc nghiêm cấm (“trạng thái bảo vệ”) Quấy rối hành vi gây khó chịu, tạo nên mơi trường mang tính de dọa, thù địch xúc phạm trạng thái bảo vệ người khác Bất kỳ hành vi không mong muốn và/hoặc gây khó chịu — dù thể chất, lời nói, tác động trực tiếp, văn qua email, tin nhắn văn bản, phương tiện xã hội phương tiện khác — bị cấm Các ví dụ bao gồm khơng giới hạn ở: sử dụng biệt danh, lối nói nhịu từ xúc phạm, lăng mạ, đùa cợt, bình luận xúc phạm, trêu trọc hành vi khác lời nói, khơng lời nói, hình ảnh, phương tiện điện tử hành vi tác động đến thể chất Ngoài ý trên, “quấy rối tình dục” bao gồm: • Lời tán tỉnh đề nghị quan hệ tình dục khơng mong muốn • Đề nghị lợi ích liên quan đến cơng việc để quan hệ tình dục • Trả đũa đe dọa trả đũa sau tán tỉnh tình dục bị từ chối • Hành vi qua hình ảnh: Liếc mắt đưa tình, thực cử gợi dục, trưng bày vật tranh, tranh biếm họa áp phích, hình ảnh thiết bị điện tử mang tính gợi dục phát tán vật • Hành vi qua lời nói: Nhận xét sử dụng lời nhận xét, biệt danh, lối nói nhịu đùa cợt mang tính xúc phạm • Lạm dụng ngơn từ mang tính chất tình dục, lời bình luận mang tính hình ảnh thể người, dùng từ ngữ đánh giá thấp liên quan đến tình dục để mơ tả người, thư từ, thư nhắn lời mời gạ gẫm khiêu dâm • Hành vi tác động đến thể chất: Các hành động đụng chạm, cưỡng dâm, cản trở chặn đường Cách báo cáo mối lo ngại: Chúng giúp bạn giải vấn đề phân biệt đối xử quấy rối bạn không cho chúng tơi biết Mọi người có trách nhiệm chia sẻ mối lo ngại để chúng tơi tiến hành bước phù hợp để giải vấn đề Nếu bạn thấy bị trả đũa quấy rối bạn chứng kiến việc nơi làm việc, vui lòng báo cáo cho người quản lý bạn, phận Nhân sự, phận Liêm tồn cầu Đường dây nóng COBC Mọi khiếu nại điều tra công bằng, nhanh chóng kỹ lưỡng Mối lo ngại báo cáo giữ bí mật phạm vi việc tiết lộ thông tin bị hạn chế, tiết lộ cho người “cần biết” Chúng mong tất nhân viên hoàn toàn hợp tác với việc điều tra liên quan đến vi phạm Chính sách Khơng khơng Việc khơng hợp tác dẫn đến việc kỷ luật, bao gồm chấm dứt hợp đồng Nếu nhân viên bị phát vi phạm Chính sách Khơng khơng, thực hành động điều chỉnh phù hợp, bao gồm chấm dứt hợp đồng Mơi trường làm việc bạn | S Ứ C KHỎ E V À S Ự AN TOÀN Chúng ta cam kết tạo môi trường làm việc an toàn lành mạnh cho nhân viên, khách hàng, nhà thầu bên bán HỎI: Tôi lo ngại việc làm người quản lý mà tin vi phạm COBC Tơi nên làm gì? Tơi sợ việc báo cáo lo ngại ảnh hưởng đến việc đánh giá kết làm việc tơi ĐÁP: Với quy trình Cửa mở, người quản lý bạn thường cấp bạn nêu lên mối lo ngại Tuy nhiên, lo ngại bạn hành vi người quản lý nên bạn cần liên hệ với người quản lý cấp cao hơn, đại diện phận Nhân Đường dây nóng COBC Hãy ghi nhớ, hành động trả đũa nêu lên mối lo ngại liên quan đến COBC không chấp nhận 4 | Môi trường làm việc bạn Không dung thứ cho bạo lực nơi làm việc: Gap Inc không dung thứ cho bạo lực nơi làm việc Bất hành động đe dọa bạo lực thể chất, có dọa dẫm, quấy rối và/hoặc áp nhân viên người khơng phải nhân viên mà có liên quan ảnh hưởng tới nhân viên chúng ta, Công ty tài sản Công ty không dung thứ kỳ vọng việc báo Hành vi đe dọa bạo lực bao gồm hành vi xác định có đủ tính nghiêm trọng, xúc phạm đe dọa mức độ tạo môi trường làm việc ngược đãi thù địch nhiều nhân viên Chính sách ma túy rượu bia: Bạn không phép sử dụng, bán, sở hữu, mua vận chuyển loại ma túy trái pháp luật — bán, vận chuyển phân phối loại ma túy theo toa kê cá nhân — sở Gap Inc., xe công ty làm việc Bạn không phép để thân bị ảnh hưởng chất làm việc làm giảm khả làm việc an toàn gây nguy cho an tồn bạn, an tồn người khác cho tài sản công ty Bạn không phép uống rượu bia để thân bị ảnh hưởng rượu bia làm việc sở Gap Inc với ngoại lệ: Nếu bạn đủ tuổi hợp pháp để uống rượu bia, bạn uống rượu bia kiện tiệc tùng công ty tài trợ Phó Chủ tịch cấp cao phê duyệt HƯỚNG DẪN V Ề AN TOÀN CHO BÊN BÁN Điều quan trọng bên bán tuân thủ quy định hành sức khỏe an toàn Các bên bán hàng phải tuân thủ hướng dẫn đề Bộ quy tắc ứng xử dành cho bên bán Gap Inc Một số ngoại lệ quà tặng: Các bữa ăn hợp tác kinh doanh: HỎI: Một bên bán đề nghị cử đến hội thảo mà khơng tính chi phí cho Gap Inc Tơi chấp nhận lời mời này khơng? ĐÁP: Nếu phận Liêm tồn cầu chấp thuận trước, bạn chấp nhận đề nghị để bên bán tốn phí đăng ký hội thảo cho bạn Đi lại, lưu trú chi phí khác có liên quan tới hội thảo phải Gap Inc chi trả trừ bạn tham gia với tư cách diễn giả HỎI: Anh trai tơi nộp đơn xin việc cho vị trí tuyển dụng phận tơi khơng? ĐÁP: Có, với điều kiện vị trí không thuộc hệ thống điều hành bạn bạn khơng có ảnh hưởng đến định tuyển dụng Các bữa ăn khơng thường xun khơng phung phí khơng coi q tặng hình thức giải trí chấp nhận Tuy nhiên, điều then chốt bữa ăn hợp tác kinh doanh không tạo cảm giác nghĩa vụ mang đến kết việc đãi ngộ ưu tiên với bên bán đối tác kinh doanh Quà tiền tặng dịp lễ: Với điều kiện bạn chia sẻ với phận mình, bạn phép nhận q tặng lễ giỏ quà tặng, bánh quy, sô cô la, hoa, bánh trung thu, quà tặng năm cuối năm, q khơng phải tiền mặt khác, kể quà có vượt giới hạn quà tặng 50 đô la Mỹ (hoặc tương đương) Đào tạo bên thứ ba: Một số hội thảo đào tạo bên thứ ba tiến hành chấp thuận phận Liêm tồn cầu chấp thuận trước Cộng đồng Trung Hoa: Trong ngày Tết âm lịch, bạn nhận quà tặng tiền dạng “Lì xì” với giá trị danh nghĩa tối đa 100 Nhân dân tệ, 100 đô la Hồng Kông tương đương TUY Ể N DỤNG NG ƯỜ I TRONG GIA ĐÌNH VÀ BẠN BÈ Ngay bạn cẩn trọng việc làm việc trực tiếp với vợ/chồng, người yêu, họ hàng bạn bè tạo mâu thuẫn lợi ích có thực nhận thấy Bạn phải nhận văn phê duyệt Giám đốc Tuân thủ Phó Chủ tịch cấp cao trước thực công việc kinh doanh công ty với họ hàng, bạn bè, vợ/chồng bạn đời bạn Tất nhiên, trường hợp nào, bạn không ép người khác tuyển dụng họ hàng, bạn bè, vợ/chồng bạn đời bạn làm nhân viên, nhà cung cấp, bên bán công ty chủ cho thuê nhà đất HÃY NHỚ TỰ HỎI BẢN THÂN MÌNH Nếu bạn làm việc với thành viên gia đình bạn bè thành viên gia đình bạn bè muốn tìm cách hợp tác với Gap Inc., cân nhắc: • Các bạn có giám sát cấp trên, cấp trực tiếp khơng? • Các bạn có gợi ý hay đưa ý kiến kết làm việc cơng việc người khơng? • Bạn có tham gia vào việc tuyển dụng quy trình xét thầu có liên quan đến người khơng? Nếu câu trả lời CĨ bạn nên trao đổi với người quản lý bạn đại diện phận Nhân 8 | Mâu thuẫn lợi ích X Ử LÝ CÁC MỐ I Q U AN HỆ CÁ NHÂN TẠI NƠ I LÀM VIỆC HỎI: Do có thay đổi tổ chức, làm việc trực tiếp với đồng nghiệp mà hẹn hị Chúng tơi khơng phải nhân viên cấp hay cấp trực tiếp Việc có khơng? ĐÁP: Những nhân viên có quan hệ gần gũi quan hệ bạn bè thân thiết phải tiếp tục khéo léo tế nhị để đảm bảo mối quan hệ khơng ảnh hưởng tiêu cực đến nơi làm việc, họ có mối quan hệ cấp hay cấp Tránh biểu tình cảm, trao đổi tranh cãi riêng tư, thiên vị hành vi tạo môi trường làm việc không thoải mái cho người khác Chúng công nhận tôn trọng quyền bạn việc hòa nhập xây dựng mối quan hệ cá nhân với đồng nghiệp Bạn nên suy xét cách hợp lý để đảm bảo mối quan hệ không ảnh hưởng bất lợi đến kết làm việc, khả giám sát người khác môi trường làm việc bạn Những nhân viên có mối quan hệ gần gũi quan hệ bạn bè cần khéo léo tế nhị để đảm bảo họ không tạo môi trường làm việc gây khó chịu cho người khác Thiên vị, cơng khai thể tình cảm định cơng việc dựa cảm tính quan hệ bạn bè — không dựa lợi ích cao công ty — ví dụ hành xử không đắn Các định cá nhân trở nên khó khăn bạn giám sát người mà bạn có quan hệ tình cảm, sống có họ hàng — dẫn đến mâu thuẫn lợi ích có thực nhận thấy Nếu bạn có quan hệ họ hàng, hẹn hị, sống có quan hệ tình cảm với người thuộc chuỗi báo cáo bạn, bạn phải thông báo cho người quản lý đại diện phận Nhân Trong sách này, chuỗi báo cáo tồn bạn quản lý có ảnh hưởng đến trạng thái cơng việc nhân viên khác (ví dụ lương, làm việc, ca kíp, v.v.) dù có mối quan hệ cấp trên, cấp trực tiếp hay không Ví dụ: bạn giám sát người giám sát nhân viên có quan hệ họ hàng, sống có quan hệ tình cảm với bạn, người giám sát coi nằm chuỗi báo cáo bạn Hoặc bạn gây ảnh hưởng tới số làm việc lịch làm việc nhân viên mà bạn có quan hệ họ hàng, hẹn hị, sống có quan hệ tình cảm, nhân viên coi nằm chuỗi báo cáo bạn nhân viên cấp trực tiếp người khác khơng phải bạn Chính sách không áp dụng cho mối quan hệ tồn mà áp dụng có thay đổi tổ chức, di chuyển cửa hàng đưa bạn vào chuỗi báo cáo định nghĩa vị trí có ảnh hưởng LÀM V I Ệ C BÊ N NG ỒI GAP INC HỎI: Tơi kết bạn mạng xã hội với cộng mà giám sát không? ĐÁP: Bạn nên suy xét cách hợp lý giao tiếp với nhân viên khác trang web mạng xã hội Phát triển mối quan hệ cá nhân với cộng mà bạn giám sát làm lu mờ ranh giới công việc sống cá nhân, điều tạo mâu thuẫn lợi ích có thực nhận thấy và/hoặc gây khó khăn cho bạn cần đảm bảo cơng khách quan định nơi làm việc Nếu tình bạn phát triển thành mối quan hệ gần gũi, bạn phải thông báo cho người quản lý cấp người quản lý nhân Bạn bắt buộc phải xin phê duyệt người giám sát phận Nhân trước chấp nhận công việc khác làm việc bên Gap Inc Bạn cần có văn chấp thuận Giám đốc Tuân thủ trước làm việc cho nhà cung cấp, bên bán, đối thủ cạnh tranh chủ cho thuê nhà đất Gap Inc Hãy ghi nhớ bạn không sử dụng tài nguyên công ty (thời gian, thiết bị, nhân viên, sở vật chất, v.v) để hỗ trợ công việc bên Ngoại lệ: Nếu bạn làm việc cửa hàng trung tâm phân phối không giám sát nhân viên khác, bạn chấp thuận trước để làm việc cho chủ lao động khác (bao gồm nhà bán lẻ) với điều kiện cơng việc khơng ảnh hưởng tới trách nhiệm lịch làm việc bạn Gap Inc DỊ CH V Ụ Q UẢN TRỊ Các tổ chức lợi nhuận: Bạn cần Giám đốc điều hành Giám đốc Tuân thủ chấp thuận trước làm giám đốc cán cơng ty lợi nhuận khác Và lưu ý rằng, bạn không làm giám đốc cán đối thủ cạnh tranh, đối thủ cạnh tranh tiềm Gap Inc cơng ty có dịng sản phẩm lớn cạnh tranh với dòng sản phẩm Gap Inc cung cấp Các tổ chức phi lợi nhuận: Chúng tơi khuyến khích bạn làm giám đốc, ủy viên quản trị cán tổ chức phi lợi nhuận thời gian riêng bạn Tuy nhiên, bạn đại diện cho Gap Inc., bạn phải thông báo cho Giám đốc Tuân thủ Nếu bạn làm giám đốc cán tổ chức phi lợi nhuận thời gian riêng bạn, ghi nhớ bạn không sử dụng tài nguyên công ty để hỗ trợ cho hoạt động tổ chức phi lợi nhuận Mâu thuẫn lợi ích | CƠNG VIỆC KINH DOANH TOÀN CẦU CỦA CHÚNG TA COBC phản ánh cam kết mang lại kết cách liêm làm việc theo tiêu chuẩn đạo đức tuân thủ cao Đưa COBC vào thực tế có nghĩa chịu trách nhiệm hành động tạo chất lượng LI Ê M CHÍ NH V Ề S Ả N PHẨM Chúng ta tự hào mang lại sản phẩm chất lượng cao Ngồi việc đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng nội bộ, sản phẩm phải sản xuất, kiểm tra, đóng gói ghi nhãn mác theo luật hành LUẬT PHÁP ĐỊA PHƯƠNG VÀ TẬP QUÁN KINH DOANH TẠI ĐỊA PHƯƠNG • Nếu luật địa phương mâu thuẫn với COBC bạn phải tn thủ luật • Nếu tập qn kinh doanh địa phương mâu thuẫn với COBC bạn phải tuân thủ COBC Nếu bạn có câu hỏi đâu việc làm đắn, liên hệ phận Liêm tồn cầu theo địa global_integrity@gap.com Đường dây nóng COBC Các quy định thương mại quốc tế Nếu bạn có liên quan đến việc xuất nhập hàng hóa nhiều nước, bạn bắt buộc phải hiểu tuân thủ quy định pháp lý có liên quan Nếu bạn có câu hỏi quy định xuất/nhập vấn đề thương mại quốc tế khác, vui lòng liên hệ phận Pháp chế để tránh khả vi phạm luật pháp (xem Các nguồn hỗ trợ trang 20 để biết thông tin liên hệ) LÀM VIỆC ĐÚNG ĐẮN DÙ KINH DOANH Ở BẤT CỨ ĐÂU: CÁC LUẬT HIỆN HÀNH Chúng ta hiểu quốc gia khác luật pháp tập quán địa phương khác Đôi khi, COBC khắt khe lỏng lẻo quy định pháp luật Vì cam kết đáp ứng tiêu chuẩn cao ứng xử kinh doanh dù nơi đâu, tất phải tuân thủ khía cạnh COBC, dù pháp luật địa phương khơng u cầu Có thể có luật cụ thể quốc gia không COBC đề cập đến lại có hướng dẫn khác sách Gap Inc Hãy đảm bảo bạn biết tuân thủ tất luật sách liên quan đến cơng việc bạn Tuân thủ luật pháp quốc gia nơi kinh doanh việc đương nhiên Không tuân thủ luật pháp dẫn đến hành động xử lý (bao gồm chấm dứt hợp đồng), khắc phục thiệt hại cáo buộc hình 10 | Cơng việc kinh doanh tồn cầu Chính sách chống tẩy chay HỎI: Cửa hàng xin giấy phép quan có thẩm quyền địa phương Người quản lý cửa hàng đề xuất ưu đãi giảm giá mua hàng hạng VIP cho người đứng đầu quan có thẩm quyền Việc có chấp nhận khơng? ĐÁP: Không COBC cấm nhân viên tặng quà với giá trị cho viên chức quyền Tặng ưu đãi giảm giá mua hàng hạng VIP cho người đứng đầu quan có thẩm quyền viên chức quyền mang biểu chủ ý tác động đến quan có thẩm quyền Theo luật, nhân viên đại lý Gap Inc không hỗ trợ hợp tác với việc tẩy chay quốc gia khác thân cận với Hoa Kỳ mà chưa phê chuẩn Công ty phải báo cáo thông tin yêu cầu hỗ trợ tẩy chay cho phủ Hoa Kỳ Bạn nhận loại yêu cầu thư mời thầu, hợp đồng mua bán, thư tín dụng yêu cầu lời Nếu bạn biết việc tẩy chay quốc gia khác “có quan hệ tốt” với Hoa Kỳ, liên hệ với phận Pháp chế (xem Các nguồn hỗ trợ trang 20 để biết thông tin liên hệ) HỐ I LỘ V À THANH TỐN KHƠNG CHÍNH ĐÁNG (CHỐNG THAM NHŨNG) Đưa hối lộ, lại khoản tốn tiền mặt khơng đáng khác (hoặc vật khác có giá trị) cho viên chức quyền, cơng chức khác nhằm gây ảnh hưởng tới định và/hoặc dịch vụ quyền bị cấm phi pháp theo Đạo luật chống tham nhũng nước (FCPA) Hoa Kỳ luật quốc tế tương tự chống hối lộ Việc bao gồm ưu đãi trực tiếp gián tiếp hứa hẹn tốn Kể hối lộ thông lệ địa phương chấp nhận quốc gia điều trái pháp luật nhân viên Gap Inc bị cấm tham gia vào thơng lệ Là cơng ty giao dịch đại chúng, phải nghiêm túc tuân thủ sách Chống tham nhũng cơng ty quy trình có liên quan, quy trình Thẩm định chống tham nhũng, FCPA luật chống hối lộ địa phương Việc khơng tn thủ dẫn đến khoản tiền phạt lớn tập đoàn, hành động pháp lý phạt tù cá nhân, làm tổn hại danh tiếng cơng ty Gap Inc nghiêm cấm khoản tốn để tạo điều kiện, bôi trơn xúc tiến việc thực chức thơng thường phủ, ngoại trừ dịch vụ phủ xuất biên nhận Ví dụ: bạn khơng trả tiền nhằm tránh phải xếp hàng chờ để nhận dịch vụ phê duyệt phủ Nếu bạn nhận thấy có khả xảy vi phạm luật chống hối lộ, có trả tiền bơi trơn, liên hệ với phận Liêm tồn cầu theo địa global_integrity@gap.com Cũng giống vậy, liên hệ với phận Liêm tồn cầu cơng chức quyền u cầu đề nghị hối lộ lại HÃY NHỚ TỰ HỎI BẢN THÂN MÌNH Có báo hiệu cờ đỏ khơng? • Kinh doanh quốc gia có tiếng tham nhũng • Các mức phí u cầu cao cách bất hợp lý • Các hình thức tốn khơng bình thường, u cầu tốn tiền mặt • Khơng minh bạch khoản ghi chép chi phí kế tốn • Kết tốt so với thực tế Công việc kinh doanh toàn cầu chúng ta | 11 LUẬT CẠNH TRANH (CHỐNG ĐỘC QUYỀN) Nhiều quốc gia nơi kinh doanh có luật cạnh tranh luật “chống độc quyền” Các luật hỗ trợ thêm cho tiêu chuẩn — khơng phải kinh doanh giá người cần cạnh tranh công thị trường tự Các luật thường cấm tập quán kinh doanh ảnh hưởng đến việc cạnh tranh, bao gồm ấn định giá phân chia thị trường bên bán Các nhân viên giám đốc Gap Inc bắt buộc phải tuân thủ Chính sách luật cạnh tranh cơng ty luật pháp địa phương Bất kể nhân viên vi phạm sách phải chịu xử lý kỷ luật, bao gồm chấm dứt hợp đồng, bồi thường phạt khoản tiền lớn chí phạt tù Ngồi ra, Gap Inc cịn bị truy tố bị phạt hàng triệu la, phải trả tiền bồi thường chi phí luật sư lịng tin cổ đông niềm tin công chúng vi phạm luật cạnh tranh Đọc sách đầy đủ Gapweb Nếu bạn có lo ngại việc cơng ty, nhân viên hay đối thủ cạnh tranh vi phạm luật cạnh tranh, liên hệ với phận Pháp chế (xem Các nguồn hỗ trợ trang 20) HÃY ĐẢM BẢO: VÀ KHƠNG: • Xem lại Chính sách luật cạnh tranh Gap Inc để biết thêm chi tiết luật ví dụ hoạt động bị cấm • Nói chuyện với đối thủ cạnh tranh giá cả, thông lệ tiếp thị, đối thủ cạnh tranh khác, bên bán, phân bổ thị trường khu vực địa lý • Tham vấn với phận Pháp chế Gap Inc trước bắt đầu thảo luận tham gia họp với đối thủ cạnh tranh • Hãy thận trọng hoạt động thảo luận hiệp hội thương mại, triển lãm thương mại nỗ lực hợp tác tương tự có đối thủ cạnh tranh tham gia • Hãy liên hệ phận Pháp chế Gap Inc để báo cáo hoạt động nhân viên đối thủ cạnh tranh mà bạn tin khơng đắn • Tìm cách làm ảnh hưởng đến đại lý nhượng quyền bên thứ ba khác bán lại sản phẩm • Đưa tuyên bố ghi chép văn nào, đùa, gợi ý loạt hành động đề xuất loại trừ cạnh tranh (ví dụ “kế hoạch đập tan cạnh tranh” “việc mua lại loại trừ đối thủ”) CÁC G I AO DỊ CH KINH DOANH CÔNG BẰNG VÀ TRUNG THỰC Làm việc đắn hành động liêm ln phần văn hóa Nhân viên, khách hàng đối tác kinh doanh biết họ tin tưởng cơng trung thực Gap Inc Sự tin tưởng vô quan trọng Bạn phải cư xử công với khách hàng, nhà cung cấp, bên bán, đối thủ cạnh tranh đồng nghiệp Bạn không lợi dụng cách bất công cách thao túng, che giấu, lạm dụng thơng tin bí mật, giả mạo, khai báo sai số liệu quan trọng hoạt động giao dịch không công khác có chủ ý Q UY Ề N S Ở HỮ U TRÍ TUỆ Vì kỳ vọng bên khác công nhận quyền hợp pháp nhãn hiệu thiết kế nên tôn trọng quyền hợp pháp bên khác Bạn không chép trái phép tài liệu từ sách, tạp chí, báo, phim, băng video, thu âm nhạc, trang web, sản phẩm hay chương trình máy tính Nếu bạn có câu hỏi việc bạn có hay khơng sử dụng tài liệu nào, gửi email đến phận Pháp chế theo địa ip@gap.com 12 | Công việc kinh doanh toàn cầu KHI Ế U NẠI LÊ N CÁ C CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN Đơi khi, ứng viên, khách hàng nhân viên tại/trước gửi đơn — dọa gửi đơn — khiếu nại Gap Inc với quyền Nếu bạn liên hệ khiếu nại lên quyền, liên hệ với Đường dây nóng COBC Người giám sát bạn công ty không phép thực hành động chống lại bạn khiếu nại báo cáo việc khiếu nại lên quyền Y Ê U CẦU CUNG CẤP THƠNG TIN CỦA CHÍNH QUYỀN Chúng ta ln hợp tác cách phù hợp với yêu cầu điều tra đáng quyền Nếu bạn viên chức quyền u cầu cung cấp thơng tin công ty (bằng văn lời) cho điều tra quyền — đại diện quyền tới thăm nơi làm việc bạn yêu cầu xem hồ sơ, tài liệu công ty thông tin khác — thông báo cho phận Nhân phận Pháp chế (xem Các nguồn hỗ trợ trang 20 đọc Kế hoạch phúc đáp phủ Gapweb) Bạn phải cung cấp thông tin trung thực, xác khơng tìm cách cản trở, làm ảnh hưởng tới trì hỗn u cầu cung cấp thông tin Bạn không thay đổi, làm sai lệch, cắt xén, che giấu, đặt tiêu hủy tài liệu hồ sơ liên quan đến yêu cầu quyền, điều tra thủ tục pháp lý BẢO V Ệ MÔ I TRƯ Ờ NG Gap Inc cam kết giảm thiểu tác động tiêu cực hoạt động kinh doanh đến môi trường Tất nhân viên có trách nhiệm tn thủ luật mơi trường sách Cơng ty áp dụng Cơng việc kinh doanh tồn cầu chúng ta | 13 HỎI: Tôi nên vứt bỏ tài liệu chứa thông tin bí mật thơng tin cá nhân nào? ĐÁP: Hãy sử dụng thùng rác có khóa máy hủy giấy Không sử dụng thùng rác thông thường cho loại tài liệu HỎI: Tôi hứng khởi với chiến dịch quảng cáo tới cho nhãn hàng Tơi tiết lộ thơng tin chiến dịch với bạn bè thành viên gia đình khơng? ĐÁP: Khơng Các chiến dịch quảng cáo chưa cơng bố thơng tin bí mật khơng tiết lộ ngồi cơng ty BẢO VỆ THÔNG TIN VÀ DANH TIẾNG CỦA CHÚNG TA Mỗi người có trách nhiệm bảo vệ tài sản Gap Inc., tài sản vơ hình, bao gồm nhãn hiệu, danh tiếng, thơng tin bí mật thơng tin cá nhân khách hàng, nhân viên bên khác; tài sản vật chất hàng hóa, thiết bị máy tính BẢO V Ệ THƠ NG TI N BÍ MẬT VÀ THƠNG TIN CÁ NHÂN Đơi khi, bạn có quyền truy cập truy cập vào thông tin không công khai, thông tin bí mật cơng ty thông tin thiết kế sản phẩm chưa công bố, kế hoạch kinh doanh chiến lược, thông tin tài chính, sơ đồ tổ chức tài liệu khác Bạn có quyền truy cập vào thông tin cá nhân đồng nghiệp, khách hàng, nhà tư vấn, bên bán cá nhân khác Thông tin cá nhân thông tin liên quan đến cá nhân nhận diện nhận diện, tên, địa chỉ, địa email, số điện thoại, số định danh phủ cấp (như số An sinh xã hội), số ID nhân viên, thơng tin thẻ tín dụng tài khoản ngân hàng Thơng tin cá nhân bao gồm chủng tộc, giới tính, tuổi, khuynh hướng tính dục, tơn giáo, tình trạng y tế thơng tin tương tự Thơng tin bao gồm mã định danh máy tính thiết bị di động, lịch sử giao dịch khách hàng, q trình làm việc thơng tin nhân học Mỗi người có trách nhiệm bảo vệ giữ an tồn thơng tin bí mật thơng tin cá nhân Gap Inc theo sách luật hành, nhân viên sau chấm dứt cơng việc Khơng làm làm tổn hại đến mối quan hệ với nhân viên, khách hàng nhà cung cấp danh tiếng cơng ty dẫn đến trách nhiệm pháp lý Sử dụng, tiết lộ trái phép hành động ảnh hưởng đến tính bí mật thơng tin dẫn đến việc xử lý kỷ luật, có chấm dứt hợp đồng HỎI: Máy tính xách tay tơi bị lấy cắp, tơi khơng máy có thơng tin bí mật thơng tin cá nhân khơng — tơi nên làm gì? ĐÁP: Tất máy tính xách tay bị phải báo lên phận An ninh Tập đồn HỎI: Tơi nhận gọi từ hội từ thiện địa phương hỏi xin danh sách tên địa nhân viên cửa hàng làm việc Tôi chia sẻ thơng tin khơng? ĐÁP: Khơng, chia sẻ liệu nhân viên Gap Inc vi phạm sách cơng ty 14 | Bảo vệ thông tin danh tiếng DUY TRÌ BẢO MẬT CÁC HỆ THỐNG CỦA GAP INC HỎI: Tơi nhận email từ phận Nhân Gap Inc có đường dẫn link tới khảo sát, nói tơi nhận q miễn phí tham gia Tơi có nên nhấp vào liên kết không? ĐÁP: Không Không nhấp vào liên kết tài liệu đính kèm email bạn khơng chắn email đáng tin cậy, người gửi người công ty Hãy xác minh địa email người gửi Nếu email đáng ngờ, xóa HỎI: Tơi nên làm tơi khơng biết thơng tin có quyền truy cập có phải thơng tin bí mật thơng tin cá nhân không? ĐÁP: Hãy gửi email tới privacy@gap.com Trong công việc mình, bạn có quyền truy cập vào hệ thống mạng Gap Inc., bao gồm email, ổ cứng dùng chung, máy tính xách tay, thiết bị di động ứng dụng phần mềm Mỗi người có trách nhiệm sử dụng công nghệ công ty cách đắn bảo đảm hệ thống không bị truy cập trái phép Các vụ xâm phạm liệu cố an ninh mạng xảy theo nhiều cách, bao gồm máy tính xách tay, chia sẻ mật khẩu, kết nối với mạng WiFi lạ, tải xuống phần mềm độc hại tổn hại khác hệ thống công ty biện pháp bảo mật HÃY ĐẢM BẢO: VÀ KHÔNG: • Chỉ chia sẻ liệu bí mật liệu cá nhân theo sách Gap Inc • Sử dụng thơng tin bí mật thơng tin cá nhân trừ có mục đích kinh doanh đáng • Chỉ chia sẻ thơng tin bí mật thông tin cá nhân với đồng nghiệp cần biết thơng tin để thực cơng việc họ • Sử dụng thơng tin bí mật thơng tin cá nhân lợi ích riêng bạn lợi ích người khác • Ln đảm bảo an tồn cho máy tính xách tay thiết bị khác • Báo cáo việc mà bạn nghi ngờ sử dụng không mục đích tiết lộ thơng tin bí mật thông tin cá nhân cách liên hệ với phận An ninh Tập đoàn, sử dụng quy trình Cửa mở liên hệ Đường dây nóng COBC • Báo cáo với Trung tâm vận hành an ninh tập đoàn làm việc 24/7 Gap Inc bạn nghi ngờ hành vi truy cập trái phép xâm phạm hệ thống mạng cơng ty • Chia sẻ thơng tin bí mật thông tin cá nhân với người bên ngồi cơng ty mà khơng có đồng ý phù hợp phận Pháp chế phê duyệt • Thảo luận thơng tin bí mật thơng tin cá nhân nơi công cộng, bao gồm phương tiện truyền thơng xã hội • Chia sẻ mật bạn với người • Nhấp vào liên kết tệp email bạn không chắn email có đáng tin cậy hay khơng kết nối thiết bị bạn với mạng không xác định Phải thu thập, lưu trữ, truyền, truy cập, sử dụng chia sẻ thông tin cá nhân theo sách Gap Inc pháp luật hành Bạn phải tham vấn nhóm Quyền riêng tư Bảo mật thông tin trước thực quy trình cơng nghệ có thu thập sử dụng thông tin cá nhân Chúng ta cần bảo vệ thơng tin bí mật thơng tin cá nhân cơng ty khác Ví dụ: bạn không lấy sử dụng thông tin bí mật thơng tin cá nhân từ chủ lao động trước Bạn không hỏi thơng tin từ nhân viên nhà cung cấp công ty khác Bảo vệ thông tin danh tiếng chúng ta | 15 THÔ NG TI N Q UAN TRỌNG VÀ GIAO DỊCH NỘI GIÁN Bạn biết thơng tin quan trọng cơng ty trước thơng tin cơng khai Thơng tin gọi “thông tin quan trọng” thơng tin ảnh hưởng đến định mua bán cổ phiếu công ty Thông tin quan trọng bao gồm thơng tin tài (lợi nhuận biên, doanh thu, doanh số hàng tồn kho), vụ mua lại quan trọng đề xuất thay đổi quản lý, cổ tức dự kiến chia tách cổ phiếu thơng tin khác có thể ảnh hưởng tới giá cổ phiếu Gap Inc công ty khác TỰ HỎI BẢN THÂN Khi định thơng tin có phải thông tin quan trọng hay không, cân nhắc xem thơng tin có khiến bạn suy nghĩ việc mua hay bán cổ phiếu Gap Inc công ty khác hay không Nếu câu trả lời CĨ thơng tin có tác động tương tự người khác thơng tin quan trọng Mua bán dựa vào thông tin quan trọng trước thông tin cơng khai, cịn gọi “giao dịch nội gián”, phi pháp, trái đạo đức gây hậu nghiêm trọng Ủy ban Chứng khoán Sàn giao dịch Hoa Kỳ quan tương tự ủy quyền đệ đơn kiện dân công ty giao dịch dựa thông tin nội gián (hoặc cung cấp thông tin nội gián cho người khác) Giao dịch nội gián hành động phạm tội phải chịu phạt hình sự, có án phạt tù Bạn không phép mua bán cổ phiếu (hoặc chứng khốn khác) Gap Inc cơng ty khác biết thông tin quan trọng mà chưa công bố Bạn không phép chia sẻ thơng tin với người khác (trừ yêu cầu để thực công việc) tư vấn cho họ mua bán cổ phiếu công ty thơng tin cơng bố Khi thơng tin quan trọng công bố công khai đầy đủ, bạn giao dịch cổ phiếu cơng ty Việc công bố công khai đầy đủ yêu cầu công bố thông tin rộng rãi (như tới dịch vụ truyền thơng quốc gia qua thơng cáo báo chí) khoảng thời gian chờ đủ để phổ biến thông tin Trong khơng có quy định thức khoảng thời gian vừa đủ, khái niệm thường có nghĩa đủ ngày giao dịch sau thông tin công bố rộng rãi Nếu bạn khơng chắn thơng tin có quan trọng hay không công bố công khai hay chưa, liên hệ phận Quản lý vốn cổ phần toàn cầu trước giao dịch (xem Các nguồn hỗ trợ trang 20) CÁC CÂU HỎ I CỦA TRUYỀN THƠNG Bộ phận Truyền thơng Tập đồn giải câu hỏi truyền thông dành cho Gap Inc Theo sách truyền thơng cơng ty chúng ta, nhân viên khơng phát ngơn với phóng viên thay mặt cho Gap Inc trừ ủy quyền Nếu bạn nói chuyện trực tiếp với phóng viên mà chưa thơng qua phận Truyền thơng Tập đồn trước, bạn gặp phải rủi ro cung cấp thông tin khơng xác, tiết lộ chiến lược độc quyền làm tổn hại đến danh tiếng công ty Thay vào đó, chuyển tất câu hỏi truyền thơng đến nhóm Truyền thơng Tập đoàn (xem Các nguồn hỗ trợ trang 20 để biết thông tin liên hệ) 16 | Bảo vệ thông tin danh tiếng LI Ê M CHÍ NH V Ề TÀI CHÍNH Hồ sơ kinh doanh xác thiết yếu để quản lý thành công công ty yêu cầu pháp luật Mọi nhân viên có trách nhiệm đảm bảo tất hồ sơ, thông tin hồ sơ tài cơng ty rõ ràng, trung thực xác Ví dụ: báo cáo chi phí, bảng chấm cơng, khoản tốn giao dịch khác bạn phải lập chứng từ cách xác, có giải trình phê duyệt Là công ty đại chúng, điều cốt yếu công khai báo cáo thông tin cơng ty, có kết tài tình hình tài chính, cách đầy đủ, cơng bằng, xác, kịp thời dễ hiểu Tất nhân viên phải tuân thủ sách, quy trình biện pháp kiểm sốt cơng ty Việc báo cáo kế tốn tài giao dịch dự báo phải tuân thủ sách kế toán Gap Inc tất quy tắc luật kế toán chấp thuận chung Nếu bạn có lo ngại việc kiểm sốt tài chính, kế tốn, báo cáo tài kiểm tốn cơng ty, liên hệ theo địa global_integrity@gap.com Đường dây nóng COBC Q UẢN LÝ THÔ NG T IN CỦA CÔNG TY Mỗi ngày, Gap Inc tạo lượng lớn hồ sơ thông tin dạng điện tử giấy Hồ sơ bạn làm việc phải quản lý theo Chính sách tuân thủ hồ sơ chúng ta, đồng thời lưu giữ khoảng thời gian xác định Kế hoạch lưu giữ hồ sơ trước bị tiêu hủy Trong trường hợp bạn nhận thông báo lưu giữ từ phận Pháp chế Thuế nhằm phục vụ kiện tụng, kiểm toán điều tra quyền, hồ sơ phù hợp cần lưu giữ lâu thời gian lưu giữ thông thường không thay đổi tiêu hủy lệnh lưu giữ bãi bỏ Đồng thời, hồ sơ vật có giá trị kế thừa phải chuyển tới phận Lưu trữ Tập đoàn HỢP TÁC V ỚI KI Ể M TỐN Tất phải hồn tồn hợp tác với kiểm tốn viên nội bên ngồi Bạn khơng có hành động để ép buộc, điều chỉnh, lừa dối gian lận gây ảnh hưởng đến kế tốn cơng tham gia vào kiểm toán xem xét báo cáo tài Gap Inc TÀI S ẢN CỦA CƠ NG TY Tài sản Gap Inc (ví dụ hàng hóa, hàng mẫu, hàng cung cấp thiết bị) sử dụng cho mục đích kinh doanh khơng phép sử dụng cho mục đích cá nhân Lấy sử dụng tài sản công ty mang giá trị để phục vụ cho mục đích cá nhân không phép hành vi trộm cắp Việc bao gồm hàng mẫu (đọc Chính sách quản lý hàng mẫu để biết thêm thông tin cách xử lý hàng mẫu) Không sử dụng tài sản Gap Inc cho mục đích phi pháp Bạn bị cấm làm việc có liên quan đến gian lận, trộm cắp, tham ô biển thủ tài sản công ty Nếu bạn nghi ngờ thấy hoạt động cửa hàng, trung tâm phân phối sở khác gây thất thoát tài cho cơng ty (ví dụ: trộm cắp), trao đổi với người quản lý bạn liên hệ với Đường dây nóng COBC Bảo vệ thơng tin danh tiếng chúng ta | 17 THƯ ƠNG HI Ệ U V À HÀNG GIẢ Các thương hiệu (như Gap, Banana Republic, Old Navy, Athleta Intermix) tài sản quý giá công ty Khi công ty ngày tiếng toàn giới, gặp phải nhiều vấn đề với “những kẻ giả mạo” bán hàng giả sử dụng thương hiệu mà không phép Các bên bán bị cấm “bán lý” phân phối hàng hóa mang thương hiệu cơng ty cho mà không chấp thuận Bạn phải báo cáo trường hợp bán lý bán hàng việc sử dụng thương hiệu mà không ủy quyền tới Bộ phận Pháp chế theo địa ip@gap.com NHỮNG VIỆC BẠN NÊN LÀM NẾU BẠN THẤY SỰ VIỆC NGHI LÀ BÁN THANH LÝ, BÁN HÀNG GIẢ HOẶC SỬ DỤNG THƯƠNG HIỆU CỦA CÔNG TY MÀ KHÔNG ĐƯỢC ỦY QUYỀN Nếu bạn thấy hàng hóa mang thương hiệu trưng bày sản phẩm, nhãn mác, nhãn treo, nhãn giá xuất bao bì nơi khơng phải cửa hàng bán buôn trang web thuộc sở hữu công ty, công ty nhượng quyền ủy quyền, báo cáo việc tới Bộ phận Pháp chế theo địa ip@gap.com Hãy nêu thơng tin sau: • Tên địa vị trí cửa hàng trang web • Số lượng hàng ước tính bán, bao gồm (các) nhãn hiệu loại sản phẩm • Ảnh mặt trước cửa hàng, biển hiệu quảng cáo ảnh chụp hình trang web Nếu bạn thấy lượng hàng bán lý hàng giả có số lượng lớn địa điểm mà người khác khó quay lại được, bạn nên: • Mua làm mẫu loại hàng (ví dụ: áo sơ mi quần jean) Bạn hoàn lại số tiền • Lấy danh thiếp tài liệu khuyến Nếu bạn thấy cửa hàng trang web chép hình dáng nhãn hiệu sử dụng nhãn mác quảng cáo có kiểu chữ logo điển hình nhãn mác cơng ty chúng ta, báo cho Bộ phận Pháp chế theo địa ip@gap.com 18 | Bảo vệ thông tin danh tiếng HIỂU RÕ CÁC HƯỚNG DẪN LIÊN QUAN ĐẾN CHÍNH TRỊ Chúng ta khuyến khích nhân viên Giám đốc tham gia vào kiện quan trọng doanh nghiệp cộng đồng Tuy nhiên, hoạt động trị phải tuân theo quy định pháp luật cách kỹ có hướng dẫn nghiêm cấm nhân viên tham gia vào hoạt động trị thay mặt cho Gap Inc Vì lý đó, tất hoạt động trị thay mặt cho công ty phải phận Quan hệ phủ khởi xướng chấp thuận trước (xem Các nguồn hỗ trợ trang 20 để biết thông tin liên hệ) HO ẠT ĐỘ NG CHÍ NH TRỊ Bạn phải thực hoạt động trị cá nhân vào thời gian riêng, với nguồn hỗ trợ riêng bạn Để tôn trọng người khác, bạn khơng tun truyền quan điểm đức tin trị cá nhân (trong có đăng tải phát tán thông báo tài liệu khác) sở Gap Inc Bạn không nên đề xuất bạn phát ngôn thay cho công ty Gap Inc ủng hộ quan điểm cá nhân bạn ĐĨ NG G Ĩ P V Ề CHÍNH TRỊ Gap Inc tạo điều kiện cho nhân viên công dân Hoa Kỳ đủ điều kiện có hội đóng góp cho Gap Inc Ủy ban hoạt động trị (GPAC) GPAC thực thể pháp lý độc lập, tài trợ riêng đóng góp tự nguyện nhân viên Giám đốc đủ điều kiện Tất đóng góp cho GPAC thực theo luật pháp quy định Hoa Kỳ quản lý ủy ban hoạt động trị Bạn khơng phép đóng góp tài trực tiếp cho ứng cử viên trị thay mặt cho Gap Inc V ẬN ĐỘ NG HÀNH LANG Vận động hành lang thường định nghĩa liên hệ với viên chức chọn vấn đề liên quan đến pháp lý quy định có ảnh hưởng tới Gap Inc Vì bắt buộc phải tuân thủ yêu cầu báo cáo nghiêm ngặt xung quanh việc vận động hành lang, nhóm Quan hệ phủ phải phê duyệt hoạt động vận động hành lang thay mặt cho cơng ty, có việc trì người vận động hành lang bên ngồi cơng ty vận động hành lang Hiểu hướng dẫn hoạt động trị | 19 CÁC NGUỒN HỖ TRỢ TÌM HIỂU THÊM VỀ CÁC CHÍ NH SÁCH CỦ A C H Ú N G TA B Ằ N G C Á C H T R U Y C Ậ P Gapweb > Dịch vụ tập đồn > Liêm tồn cầu Nếu có câu hỏi cụ thể Bộ quy tắc ứng xử kinh doanh, sách khác Gap Inc để nêu lên lo ngại nào: • Xem thơng tin liên hệ đây, • Gửi email cho phận Liêm tồn cầu theo địa global_integrity@gap.com • Liên hệ Đường dây nóng COBC trực tuyến trang web speakup.gapinc.com gọi theo số 1-866-GAP-CODE (1-866-427-2633) CÂU HỎI VỀ LIÊN HỆ THÔNG TIN LIÊN HỆ Tẩy chay Bộ phận Pháp chế legal@gap.com Hối lộ tốn khơng đáng Bộ phận Liêm tồn cầu global_integrity@gap.com Luật cạnh tranh Bộ phận Pháp chế legal@gap.com Thơng tin bí mật Quyền riêng tư Bộ phận Quyền riêng tư privacy@gap.com Mâu thuẫn lợi ích (quà tặng, hình thức giải trí, làm việc với bạn bè gia đình) Bộ phận Liêm tồn cầu global_integrity@gap.com Bộ phận Lưu trữ Tập đoàn Bộ phận Lưu trữ Tập đoàn corporate_archive@gap.com Phân biệt đối xử, quấy rối trả đũa Người quản lý bạn, phận nhân phận Liêm tồn cầu global_integrity@gap.com u cầu cung cấp thơng tin của chính quyền Người quản lý bạn, phận nhân Pháp chế legal@gap.com Giao dịch nội gián Thông tin quan trọng Bộ phận Quản lý vốn cổ phần tồn cầu global_equity_administration@gap.com Sở hữu trí tuệ Bộ phận Pháp chế ip@gap.com Các quy định thương mại quốc tế Bộ phận Pháp chế legal@gap.com Máy tính xách tay thiết bị công ty bị mất/đánh cắp Bộ phận An ninh Tập đoàn corporate_security@gap.com Các câu hỏi truyền thơng Bộ phận Truyền thơng Tập đồn press@gap.com Email lừa đảo Bộ phận Bảo mật thông tin reportphish@gap.com Hoạt động trị Bộ phận Quan hệ phủ govtaffairs@gap.com Quản lý hồ sơ Bộ phận Tuân thủ hồ sơ records_compliance@gap.com Vi phạm thương hiệu Bộ phận Pháp chế ip@gap.com Sử dụng tài liệu bên thứ ba Bộ phận Pháp chế ip@gap.com Quy tắc ứng xử bên bán Bộ phận Bền vững toàn cầu global_sustainability@gap.com Theo thời gian, chúng tơi cần soạn sách sửa đổi sách cũ Chúng tơi nắm quyền thực thay đổi mà không thông báo trước cố gắng thông báo cho bạn biết thay đổi ảnh hưởng đến cơng việc bạn sớm Các điều khoản COBC Giám đốc Tuân thủ Gap Inc miễn trừ trường hợp cán điều hành, giám đốc Người điều hành tập đồn Hội đồng quản trị Ban quản trị Việc miễn trừ COBC cán điều hành, giám đốc Người điều hành công khai theo yêu cầu pháp luật quy định giao dịch chứng khoán © 2016 Gap Inc ... góp trị Vận động hành lang Thơng tin liên hệ BỘ QUY TẮC ỨNG XỬ TRONG KINH DOANH TẠI GAP INC BỘ Q UY TẮC Ứ NG XỬ TRONG KINH DOANH (COBC) CỦA CHÚNG TA Mỗi người đóng góp phần quan trọng để bảo... ip@gap.com Quy tắc ứng xử bên bán Bộ phận Bền vững toàn cầu global_sustainability@gap.com Theo thời gian, chúng tơi cần soạn sách sửa đổi sách cũ Chúng tơi nắm quy? ??n thực thay đổi mà không thông... động kinh doanh liêm trở thành chìa khóa cho thành cơng suốt chiều dài lịch sử tiếp tục tảng công việc Bộ quy tắc ứng xử kinh doanh (Code of Business Conduct (COBC)) kim nam việc đưa định kinh doanh