PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ

TRƯỜNG CAO ĐẴNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Công ty: JABIL Nhóm 3: Hồ Thái Quyền Nơng Trung Anh I Bảng kế hoạch tổng quan hệ thống bảng vấn cụ thể chủ đề: 1.Bảng kế hoạch vấn tỏng quan hệ thống: STT NỘI DUNG YÊU CẦU THỜI GIAN Quản lý tuyển dụng Cần biết yêu cầu tuyển dụng công ty, thơng tin mà phịng quản lý cần lƣu trữ 10 phút Quản lý chấm công Cần biết cách châm công để trả lƣơng tƣơng ứng cho nhân viên 10 phút Quản lý lƣơng Quản lý khoản tiền lƣơng, tiền trợ cấp, tiền thƣởng, tiền phạt, tiền tăng ca… 15 phút Quản lý cácbộ phận làm việc Biết đƣợc cách phân bổ nhân viên, quản lý theo phòng ban, phận làm việc 15 phút Bảng kế hoạch vấn chi tiết Kế hoạch vấn Ngƣời hỏi: Hồ Thái Quyền Thời gian: Ngƣời đƣợc vấn: Hồ Thị Hồng Luyến Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò, kinh nghiệm ngƣời vấn Đối tƣợng đƣợc hỏi : phòng quản lý nhân cơng ty _ Thơng tin hình thức quản lý sơ yếu lí lịch nhân viên, quản lý trình độ chun mơn , làm tiền lƣơng nhân viên trao đổi cách thức tra cứu thơng tin nhân viên Chƣơng trình: - Giới thiệu - tổng quan dự án: - Tổng quan vấn đề cập chủ đề - Chủ đề khái quát 1-2: câu hỏi trả lời - Tổng hợp nội dung - Ý kiến ngƣời đƣợc hỏi - Kết thúc Thời lƣợng: - phút - phút Địa - 30phút - phút phút phút Giới thiệu công ty: Dự kiến tổng cộng 38 phút công ty JABIL cơng ty phân phối lớn cơng ty có nguồn góc từ mỹ có chi nhánh Hồ Chí Minh Lĩnh vực bao gồm thiết kế, sản xuất cung cấp giải pháp vi điện tử công nghệ thông tin Chuyên lắp ráp kiểm tra mạch in, chế tạo mẫu khn nhựa xác sản xuất mạch công cụ, sản xuất lắp ráp máy in, lƣu trữ liệu 2.1 kế hoạch vấn quản lý tuyển dụng nhân viên: Ngƣời hỏi: tuyển dụng nhân viên, công ty có yêu cầu nào? Ngƣời trả lời: Khi có đợt tuyển dụng, nhân viên phải nộp đầy đủ hồ sơ Đảm bảo than đáp ứng đƣợc nhu cầu công ty phải vấn hẹn hồ sơ tuyển dụng nhân viên cần có gì? Hồ sơ bao gồm  Đơn xin việc  sơ yếu lí lịch cơng chứng  giấy khám sức khoẻ  Cmnn sổ hộ cơng chứng  hình thẻ  Bằng cấp cơng ty có u cầu Công ty lƣu trữ tất thông tin Ngồi thơng tin hồ sơ xin việc cần lƣu trữ thêm phận làm việc, vị trí làm việc, mức lƣơng, thời gian làm việc Khi nhân viên công ty, thông tin nhân viên cần đƣợc lƣu trữ gì? Thơng tin nhân viên đƣợc sử dụng nhƣ nào? -Đầu tiên, thơng tin nhân viên đƣợc nhân viên tra cứu, cách sử dụng tài khoản mật riêng để truy cập vào phần mềm cơng ty -thứ hai, quản lý, giám đốc có quyền tra cứu thông tin nhân viên dƣới quyền quản lý -thứ ba, văn phịng quản lý nhân nới nhân có quyền tra cứu thêm, sủa đổi, xố… thơng tin nhân viên để tránh trƣờng hợp xấu quản lý muốn thay đổi thơng tin nhân viên phải thơng qua phịng quản lý nhân ngồi việc lƣu trữ thơng tin phần mềm cơng ty cịn quản lý nhân viên dƣới dạng Mỗi nhân viên đƣợc cung cấp thẻ nhân viên Có ghi thơng tin: -mã nhân viên -tên nhân viên -ngày sinh -bộ phận làm việc -chức vụ làm việc -anh thẻ ( để nhân dạng) BIỄU MẪU HỒ SƠ TUYỄN DỤNG: DANH MỤC HỒ SƠ TUYỂN DỤNG Họ tên ứng viên: Đơn vị tuyển dụng: Số điện thoại liên hệ: Hồ sơ gồm: Đơn xin việc  Sơ yếu lý lịch (có xác nhận địa phƣơng)  Bằng cấp (có cơng chứng) - Trung cấp  - Cao đẳng  - Đại học  - Thạc sỹ  - Tiến sĩ  Học bạ bảng điểm - Trung cấp  - Cao đẳng  - Đại học  - Thạc sỹ  Giấy khám sức khỏe  Bản giấy khai sinh  Hộ (có cơng chứng)  Tạm trú (nếu ứng viên hộ TPHCM)  CMND (có cơng chứng)  10 03 hình 3x4  Ghi chú: Nếu ứng viên tốt nghiệp Đại học, Thạc sỹ, Tiến sĩ nước ngoài, nộp hồ sơ tuyển dụng phải nộp văn bằng tiếng nước ngồi bảng dịch tiếng việt (có cơng chứng) 2.2 kế hoạch vấn quản lý chấm công Ngƣời hỏi: Hồ Thái Quyền Ngƣời đƣợc hỏi: Hồ Thị Hồng Luyến 1.công ty quản lý làm nhân viên Thẻ nhân viên thẻ dƣới hình thức chấm công mà nhân viên phải mang theo làm Nhân viên phải để quẹt thẻ vào máy để định làm tan ca 2.nhân viên phải làm để quên thẻ Nếu phát sai sót việc nhân viên trể, quên chấm chấm công Nhân viên phải viết đề công xuất chấm công gửi lên phân quản lý nhân phân thông qua bảo vệ camera giám sát để định có thêm lƣơng nhân viên ngày hơm hay không trƣờng hợp tái diễn nhiều lần nhân viên bị trừ 50% số lƣơng ngày hom kiểm tra thật hay không 3.giờ làm nhân viên đƣợc ấn định -Cái cịn tùy thuộc vào nhân viên nhƣ làm việc vị trí Cơng việc đòi hỏi làm lịch làm khác Nhân viên quản lý nhƣ chẳng hạn làm ca tiếng tuần làm ngày Hoặc ca 12 tiếng tuần làm ngày Nhƣng phần lớn nhân viên làm vào hành nhƣ sau Ca tiếng, từ 7h30 tới 17h nghỉ trƣa từ 12h tới 13h30 -Giờ nghỉ ngơi ca ngày ca đêm giống tiếng rƣỡi nhân viên ăn uống ngồi làm việc riêng, nhƣng ca đêm làm ca 12h 2h làm việc nghỉ ngơi chút 4.cơng ty có cho nhân viên tăng ca hay khơng, có khác so với làm việc ca thức 5.khi có nhân viên nghỉ phép phận phân bổ công việc khơng đồng phải làm nào? Khi cơng ty nhiều việc, có thơng báo tăng ca phịng quản lý lập danh sách dƣới dạng phần mềm cho nhân viên đăng kí ghi làm mình.giờ làm tăng ca đƣợc ghi riêng với làm thức Nếu cơng việc khơng nhiều, đợi nhân viên làm tiếp tục cịn cần phải làm quản lý phải bố trí báo cáo cho phịng nhân Kế hoạch vấn Ngƣời hỏi: Nông Trung Anh Thời gian: ngày 6/9/2016 Ngƣời đƣợc vấn: Nông Quế Mừng Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò, kinh nghiệm ngƣời vấn Đối tƣợng đƣợc hỏi : phịng quản lý nhân cơng ty _ Thơng tin hình thức quản lý sơ yếu lí lịch nhân viên, quản lý trình độ chun mơn , làm tiền lƣơng nhân viên trao đổi cách thức tra cứu thông tin nhân viên Chƣơng trình: - Giới thiệu - tổng quan dự án: - Tổng quan vấn đề cập chủ đề - Chủ đề khái quát 3-4: câu hỏi trả lời - Tổng hợp nội dung - Ý kiến ngƣời đƣợc hỏi - Kết thúc Thời lƣợng: - phút - phút Địa quận 9/ Hồ Chí Minh - 30phút - phút phút phút Giới thiệu công ty: Dự kiến tổng cộng 38 phút công ty JABIL công ty phân phối lớn cơng ty có nguồn góc từ mỹ có chi nhánh Hồ Chí Minh Lĩnh vực bao gồm thiết kế, sản xuất cung cấp giải pháp vi điện tử công nghệ thông tin Chuyên lắp ráp kiểm tra mạch in, chế tạo mẫu khn nhựa xác sản xuất mạch công cụ, sản xuất lắp ráp máy in, lƣu trữ liệu - Trả lƣơng ngồi Và cịn nhiều phúc lợi khác Các khoản mà nhân viên bị phát Nhân viên trể nhiều lần bị trừ nào? 50% lƣơng ngày Nhân viên làm khơng đáp ứng đƣợc yêu cầu bị trừ từ đến ngày lƣơng Tuỳ vào mức độ Nhân viên làm sai sót bị trừ theo mức độ Nhân viên vi phạm nội quy: đồng phục, thiếu ý thức làm việc bị trừ 25% lƣơng ngày vi phạm Với nhân viên chƣa có kinh Với nhân viên đƣợc bố trí vị trí cần nghiệm cơng việc lƣơng đƣợc kinh nghiệm mà chƣa có kinh xếp nhƣ nào? nghiệm mức lƣơng đƣợc trả mức lƣơng thử việc tay nghề đủ cao Lƣơng đƣợc tăng nhƣ nào,có Ngồi khoản lƣơng thức phải dựa vào suất làm việc công ty có mức lƣơng gọi lƣơng khơng? kinh nghiệm, dành cho nhân viên lâu năm đƣợc đề xuất dành cho nhóm làm việc đạt hiệu suất cao Từ triệu đến triệu BẢNG KÊ CHI TIẾT TIỀN LƯƠNG Tháng Họ tên: Nguyễn Văn A STT I II II III CƠ CẤU LƯƠNG Đơn vị: SỐ TIỀN Phòng Nhân GHI CHÚ Lƣơng Các khoản phụ cấp + Thƣởng Khu vực Độc hại Tăng ca Trách nhiệm Cơng tác phí Thâm niên Chức vụ Tiền ăn Tiền thƣởng Các khoản khấu trừ BHXH - YT Cơng đồn Đồn phí Đảng phí Thuế thu nhập Tạm ứng Thu nhập cịn lại (III) = (I) + (II) - (III) NGƢỜI LẬP 2.4 Kế hoạch vấn quản lý phận làm việc Ngƣời hỏi :Nông Trung Anh công ty gồm phận nào, chức phận sao? Ngƣời đƣợc hỏi :Nơng Quế Mừng (Phó phòng quản lý nhân ) Gồm phận làm việc -nhân viên phân tuỳ chỉnh thiết kế mức lƣơng: đảm bảo hàng nhập đạt chất lƣợng, chỉnh sửa thiết kế phù hợp với nhu cầu thị trƣờng yêu cầu khách hàng -nhân viên phận quản lý xuất nhập hàng: làm việc với bên cung cấp hàng hoá, quản lý kho hàng, lập phiếu xuất nhập kho, kirm tra hàng tồn -Bộ phận phân phối dịch vụ hậu mãi:  Phấn phối: tìm kiếm khách hàng, tƣ vấn, cung cấp thông tin để bán hàng  Dịch vụ: đảm bảo hài long cho khách hàng mua hàng, bảo hành, tƣ vấn trực tuyến -Bộ phận cung cấp thiết bị điện tử: chế tạo sản phẩm mới, cung cấp thiết bị công ty sản xuất, nghiên cứu chế tạo sản phẩm -Bộ phận quản lý nhân sự: điều hành nhân cho cong ty để đáp ứng lƣợng công việc phận số lƣợng nhân viên cơng ty thiếu hụt nhân viên số cơng việc q nhiều cần giải nào?  Nhân viên phận tuỳ chỉnh thiết kế 38 nhân viên, đó:  Nhân viên phận quản lý xuất nhập hàng 20  Nhân viên phận phân phối dịch vụ hậu 46  Nhân viên phận cung cấp thiết bị điện tử 35 Trong công ty, phận tuỳ chỉnh thiết kế phận cung cấp thiết bị điện tử vố hai phận có nhiệm vụ tƣơng đồng nhân viên đề kỹ thuật viên thiết bị điện tử, phận bổ sung nhân lực cho nhau, k đáp ứng đƣợc 100% suất nhƣng có Dựa vào đâu để phịng quản lý điều hành xác đƣợc nhân viên phù hợp Cơng ty có thời gian thực tập cho nhân viên chƣa có kinh nghiệm khơng thời gian đƣợc tính thời gian làm việc thức hay sao? 6.nhân viên khơng đạt u cầu q trình làm việc sao? Quyết định phịng nhân có phải báo cáo cấp để điều hành không? thể giải phần khó khăn lúc phận lại phân phối & dịch vụ hậu phận quản lý xuất nhập hàng phận khơng địi hỏi tay nghề kinh nghiệm cao, dể tuyển dụng đào tạo thêm nhân cơng, phận quản lý nhân hầu nhƣ khơng gặp khó khăn vấn đề Phòng quản lý dựa báo cáo đánh giá phận xin phép cấp điều hành -Cơng ty có thời gian để đào tạo lại nhân viên kể nhân viên có kinh nghiệm chƣa có kinh nghiệm -Tùy thuộc vào trình độ hiểu biết nhân viên công việc Thời gian thực tập đào tạo đƣợc công ty nêu hợp đồng ký kết hợp đồng lao động nhân viên Nhân viên phải học lại nghiệp vụ bị cho nghỉ việc.khi phải học nghiệp vụ, nhân viên nhận lƣơng với nhân viên thử việc Có Phịng quản lý phải lập báo cáo hàng tuần việc điều hành nhân viên dựa theo biễu mẫu có sẵn thơng qua việc nhận thơng tin từ báo cáo phần mềm làm việc công ty BÁO CÁO TÌNH HÌNH NHÂN SỰ Tuần… Tuần từ đến Đơn vị:……… Phòng/Ban:………… , ngày tháng năm Stt Công việc Đƣơng Thời gian hiệu lực Lý Bỗ nhiệm Miễn nhiệm Tuyển Nghỉ việc Khen thƣởng Kỹ luật Điều chỉnh lƣơng Luân chuyển Các công việc khác thuộc lĩnh vực nhân : Ngƣời báo cáo II TỔNG QUAN VỀ ĐÁNH GIÁ PHỎNG VẤN: Sau vẩn, ngƣời vấn thu đƣợc nhiều thông tin cần thiết vấn diễn suôn sẽ, ngƣời đƣợc vấn tỏ thoải mái vui vẻ đáp ứng câu hỏi phù hợp Thơng tin xác, cụ thể, có hình ảnh III MƠ TẢ, PHÂN TÍCH HỆ THỐNG MIÊU TẢ HỆ THỐNG - Công ty bao gồm phận Hệ thống quản lý nhân quản lý phận: phận tuỳ chỉnh thiết kế phận quản lý xuất nhập hàng phận phân phối dịch vụ hậu phận cung cấp thiết bị điện tử - Nhân viên vào làm việc công ty phải nộp hồ sơ đầy đủ, phịng quản lý lƣu trữ thơng tin nhân viên cấp cho nhân viên mã nhân viên tài khoản để đăng nhập vào phần mềm cơng ty nhằm tra cứu thơng tin - Mỗi phận làm việc có mức lƣơng khác Dựa mức lƣơng bản, mức lƣơng tăng ca đƣợc tính thêm vào lƣơng nhân viên 200% đến 300% lƣơng - Dựa vào báo cáo trƣởng phận hoạt động máy chấm công Hệ thống quản lý nhân liệt kê khoản tiền thƣởng khấu trừ nhân viên thêm vào bảng lƣơng hàng tháng - Tiền lƣơng cộng với khoản tiền phụ cấp, tiền thƣởng (nếu có), trừ khoản tiền nhân viên bị khấu trừ số tiền lƣơng nhân viên nhận hàng tháng Ngồi nhân viên cịn nhận đƣợc phiếu lƣơng mình, bao gồm đầy đủ khoản cộng trừ - Quản lý nhân điều hành nhân viên, tuyển dụng thêm cắt giảm số lƣợng nhân viên dựa báo cáo trƣởng phận tình hình cơng việc cơng ty - Dựa báo cáo từ phần mềm quản lý, phòng quản lý phải lập báo cáo dựa biễu mẫu có sẵn nộp lên cấp muốn điều hành BIỂU DỒ DBF BIỂU ĐỒ BDF QUẢN LÝ NHÂN SỰ QUẢN LÝ QUẢN LÝ QUẢN LÝ QUẢN LÝ BỘ PHÂN LÀM VIỆC TUYỂN DỤNG CHẤM CÔNG TIỀN LƢƠNG Kiểm tra hồ sơ tuyển dụng Giờ làm chức vụ Mức lƣơng phận Kiêm tra báo cáo Cấp mã nhân viên Giờ làm thức Mức lƣơng thức Điều hành vị trí làm việc Lƣu trữ thông tin nhân viên Giờ làm tăng ca Mức lƣơng tăng ca Tuyển thêm nhân viên Cấp tài khoản cho nhân viên Giờ làm ngày lễ Lƣơng trợ cấp Cắt giảm nhân viên Tiền phạt, khoản khấu trừ Cho học nghiệp vụ chức vụ làm việc, thử việc Lập báo cáo MƠ HÌNH ERD MƠ HÌNH QUAN HỆ - NHANVIEN(MaNV, TenNV, SoCMT, NgaySinh, SoTaiKhoan, DiaChi, SoDT, NgayLamViec) - BOPHAN (MaBP, TenBP, DiaDiem, SDT, #MaNV) - CHUCVU (MaCV, TenCV, HeSoLuong, NgayNhanChuc, #MaNV) - KHAUTRU (MaKT, TenKT, MucKT, NgayKhauTru, #MaNV) - CALAMVIEC (MaCLV, TenCLV, LuongCaLV, SoCaLV, NgayLamViec, #MaVN) - KTHUONGKLUAT(MaKTKL, TenKTKL, MucKTKL, NgayKTKL, #MaNV) TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU a nhân viên STT NAME DATA TYPE CAPTION MaNV Text Mã nhân viên TenNV Text Tên nhân viên SoCMT Number Số chứng minh thư SDT Number Số điện thoại NgaySinh Date time Ngày sinh SoTaiKhoan Number Số tài khoản DiaChi Text Địa NgayLamViec Date time Ngày làm việc b phận STT NAME DATA TYPE CAPTION MaBP Text Mã phận TenBP Text Tên phận DiaDiem Text Địa điểm SDT Number Dố điện thoại MaNV Text Mã nhân viên c chức vụ STT NAME DATA TYPE CAPTION MaCV Text Mã chức vụ TenCV Text Tên chức vụ HeSoLuong float Hệ số lương MaNV Text Mã nhân viên NgayNhanChuc Date time Ngày nhận chức STT NAME DATA TYPE CAPTION MaKT Text Mã khấu trừ TenKT Text Tên khấu trừ MucKT Number Mức khấu trừ MaNV Text Mã nhân viên NgayKhauTru Date time Ngày khấu trừ STT NAME DATA TYPE CAPTION MaCLV Text Mã ca làm việc TenCLV Text Tên ca làm việc MucLuongCLV Number Mức lương ca SoCaLV Number Số ca làm việc MaNV Text Mã nhân viên NgayLamViec Date time Ngày làm việc d khấu trừ e ca làm việc f khen thưởng – kỹ luật STT NAME DATA TYPE CAPTION MaKTKL Text Mã khen thưởng kỹ luật TenKTKL Text Tên khen thưởng kỹ luật MucKTKL Number Mức khen thưởng kỹ luật MaNV Text Mã nhân viên NgayKTKL Date time Ngày khen thưởng kỷ luật RANG BUỘC TOÀN VẸN A Ràng buộc toàn vẹn liên Ɐ t1,t2 € Ʈ.nhanvien t1 ≠ t2 => t1.MaNV ≠ t2.MaNV cuối Ɐ R1 Thêm Sửa Xoá Ʈ.MaNV + -(*) - Ɐ t1,t2 € Ʈ.bophan t1 ≠ t2 => t1.MaBP ≠ t2.MaBP cuối Ɐ R2 Thêm Sửa Xoá Ʈ.MaNV + -(*) - Ɐ t1,t2 € Ʈ.chucvu t1 ≠ t2 => t1.ChucVu ≠ t2.ChucVu cuối Ɐ R3 Thêm Sửa Xoá Ʈ.MaNV + -(*) - B Ràng buộc toàn vẹn miền giá trị Ɐ t € Ʈ.CHUCVU t.HeSoLuong >=1 cuối Ɐ R1 Thêm Sửa Xoá Ʈ.CHUCVU + + - R2 Thêm Sửa Xoá Ʈ.KHAUTRU + + - R3 Thêm Sửa Xoá Ʈ.PHUCAP + + - Ɐ t € Ʈ.KHAUTRU t.MucKhauTru >0 cuối Ɐ Ɐ t € Ʈ.PHUCAP t.MucPhuCap >0 cuối Ɐ C Ràng buộc toàn vẹn lien thuộc tính Ɐ t € Ʈ.NhanVien t.NgaySinh < NgayVaoLam cuối Ɐ R3 Thêm Sửa Xoá Ʈ.NHANVIEN + + - D Ràng buộc toàn vẹn Phụ thuộc tồn E Ràng buộc tồn vẹn liên thuốc tính – lien quan hệ Ɐt € Ʈ.NHANVIEN , t2 € ƮCHUCVU Nếu t1.MaNV = T2.MaNV t1.NgayVaoLam< = t2.NgayNhanChuc cuối Ɐ R1 Thêm Sửa Xoá Ʈ.NHANVIEN - + - Ʈ.CHUCVU + + -