Xây dựng phần mềm kế toán cho Doanh nghiệp nhỏ

Xây dựng phần mềm kế toán cho Doanh nghiệp nhỏ

Mục lục

Lời mở đầu 2

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 4

I- Khảo sát nơi thực tập 4

1 Giới thiệu về công ty 4

2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5

3 Mô tả hoạt động công ty 7

4 Giới thiệu các phần mềm đã triển khai 9

II- Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 9

1 Những ảnh hưởng tích cực của ứng dụng tin học vào doanh nghiệp 9

2 Các điều kiện thuận lợi cho công tác tin học hóa hệ thống 10

3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán 10

III- Phát biểu bài toán 11

1 Phát biểu bài toán 11

2 Mục đích của đề tài 12

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 14

IV- Khảo sát các hoạt động, nghiệp vụ 14

1 Sơ lược về nghiệp vụ kế toán 14

2 Về cơ sở dữ liệu 17

V- Một số mẫu báo cáo thu được 18

VI- Lựa chọn môi trường cài đặt 18

1 Về Microsoft Access 18

2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 20

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 36

I- Biểu đồ phân cấp chức năng 36

1 Vẽ biểu đồ 36

2 Mô tả các chức năng 37

II- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu 37

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 37

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 38

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 38

III- Xây dựng sơ đồ thực thể liên kết 42

2 Mô tả chi tiết các bảng 46

II- Thiết kế giao diện chương trình 60

1 Một số mô hình giao diện khi thiết kế chương trình 60

2 Một số mãu biểu báo cáo 66

III- Một số module chính 68

1 Các chức năng thêm, xóa, sửa trên mỗi form 68

2 Để các báo cáo lấy dữ liệu của form làm đầu vào 70

IV- Hướng dẫn cài dặt và sử dụng hệ thống 73

Kết luận 75

1 Các ưu điểm của chương trình 75

2 Các điểm chưa giải quyết được 75

3 Hướng phát triển của đề tài 75

Tài liệu tham khảo 76

Lời mở đầu

Trong quá trình thực tập tại công ty VESC, em đã có cơ hội để tìm hiểu về quytrình làm phần mềm của một doanh nghiệp chuyên kinh doanh phần mềm Ứngdụng các kiến thức đã học vào thực tế đã giúp em hiểu hơn các lí thuyết đã đượchọc trong trường.

Công ty VESC nơi em thực tập kinh doanh rất nhiều các sản phẩm phần mềm,phần lớn là các phần mềm kế toán Các phần mềm kế toán được thiết kế thườngdùng cho các doanh nghiệp lớn Vì thế, nếu một doanh nghiệp nhỏ sử dụng thì sẽgây ra sự lãng phí cho chi phí đầu tư cho phần mềm Đó là lí do em lựa chọn viết“phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ” làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốtnghiệp của mình.

Sau quá trình thực tập, dưới sự chỉ bảo rất tận tình thày giáo Lưu Minh Tuấn Emxin chân thành cảm ơn các thày cô đã truyền thụ kiến thức, và đặc biệt là thày giáohướng dẫn của em đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này!

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

I-Khảo sát nơi thực tập

1 Giới thiệu về công ty

- Tên tiếng Việt: Công ty phần mềm doanh nghiệp Việt Nam.- Tên giao dịch: Vietnam enterprise sofware.

- Tên giao dịch viết tắt: VESC.

- Trụ sở chính: 76 Nguyễn Lương Bằng, Hà Nội.

Ngành nghề kinh doanh theo đăng kí:

- Sản xuất, buôn bán phần mềm.

- Nghiên cứu phát triển và sản xuất các sản phẩm thuộc lĩnh vực công nghệthông tin, đo lường, điều khiển và tự động hóa.

- Đào tạo tin học.

- Tư vẫn, chuyển giao công nghệ và cung cấp các giải pháp CNTT.- Đào tạo ngoại ngữ.

- Đại lý xuất nhập khẩu hàng hóa.

- Buôn bán các loại thiết bị máy móc, vật tư, vật liệu phục vụ ngành xâydựng, giao thông, điện.

- Xuất, nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh.

Trong đó, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất, buôn bán phầnmềm và các máy móc thuộc lĩnh vực tự động hóa.

2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 1: Bộ máy tổ chức của công ty

Mô hình cơ cấu tổ chức thuộc loại theo chức năng nhiệm vụ GIÁM ĐỐC

PHÒNGKẾ TOÁN

PHÒNG THỊTRƯỜNG

ĐƠN VỊ THÀNHVIÊN

ĐỘI THICÔNG

Văn phòng công ty quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty Các đơn vị cơ sởtrực thuộc quản lý của công ty trực tiếp hoạt động kinh doanh với chế độ tài chính là hạchtoán báo sổ

Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban:

- Giám đốc: Là người có quyền hành cao nhất trong công ty, phụ trách chung, trực tiếpchỉ đạo công tác tổ chức, hoạch định và quyết định chiến lược sản xuất kinh doanh.- Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc và các phòng ban chức năng Trong đó,

một phó giám đốc kĩ thuật: phụ trách khâu kĩ thuật sản xuất, chất lượng sản phẩm (cácphòng ban trực thuộc sự quản lý của phó giám đốc kĩ thuật là phòng kĩ thuật, phòngKCS) và một phó giám đốc kinh doanh: phụ trách khâu thị trường và tiêu thụ củacông ty.

- Phòng kĩ thuật: chịu trách nhiệm sản xuất các sản phẩm phầm mềm theo đơn đặt hàngcủa khách hàng.

- Phòng KCS: kiểm tra chất lượng các sản phẩm phần mềm trước khi bàn giao chokhách hàng.

- Phòng thị trường: Theo dõi, phân tích diễn biến của thị trường thông qua bộ phậnnghiên cứu thị trường, tiếp thị, đại lí Soạn thảo và đề ra các chương trình, kế hoạch,chiến lược, tham gia công tác điều hành hoạt động Marketing, tìm các hình thứcquảng cáo sản phẩm, tham gia triển lãm, hội chợ Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩmtheo từng tháng, quý, năm cho từng thị trường.

Các phòng ban của công ty được tổ chức chặt chẽ, có quan hệ mật thiết với nhau,tương trợ lẫn nhau thực hiện tốt các nhiệm vụ của công ty.

3 Mô tả hoạt động công ty

Dưới đây là một số quy trình chủ yếu trong hoạt động của công ty

- Lên kế hoạch thực hiện:

o Khảo sát chi tiết hệ thống cần thực hiện.

Mua hồ sơdự thầu

Khảo sát dự án

Đưa ra giádự thầu

Lập hồ sơ dự thầu

Lên kế hoạch thực hiệnGiao việc cho

các phòng chức năng

Trúng thầu

Hình 2: Quy trình dự thầu

o Lập dự toán thi công, chi tiết cho từng module: lượng nhân công,thời gian thực hiện, đưa ra giá thành dự toán.

b Quy trình bán hàng, cụ thể là bán các loại máy móc nhập khẩu

(1) Phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, kiểm nhận lại chủngloại, số lượng, sau đó lập hóa đơn bán hàng.

(2) Hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển đến phòng kế toán Trường hợp thanh toánngay thì hóa đơn sẽ được chuyển đến thủ quỹ làm thủ tục thu tiền, và kế toánthanh toán lập phiếu thu Thu tiền xong, thủ quỹ kí tên đóng dấu “đã thanh toán”ngay trên hóa đơn Trường hợp khách hàng chấp nhận thanh toán nhưng chưa thutiền ngay thì trên hóa đơn sẽ đóng dấu là “đã ghi nợ”.

(3) Hóa đơn được chuyển đến thủ kho.

(4) Căn cứ vào hóa đơn, thủ kho tiến hành xuất kho Sau đó đưa cho khách hàng kí tênvào các liên, giao cho khách hàng 1 liên làm chứng từ ra cổng.

(5) Hai liên còn lại sẽ được chuyển đến phòng kế toán, kế toán thanh toán giữ 1 liên,kế toán tiêu thụ giữ 1 liên Dựa vào hóa đơn, kế toán tiêu thụ sẽ ghi sổ nhật kí để

Đơn đặt hàng hợp đồng

Phòng kinh doanh

Phòng kế toán

Kho hàng hoáKhách hàng

Hình 3: Quy trình bán hàng

theo dõi tình hình tiêu thụ và kế toán thanh toán sẽ theo dõi tình hình thanh toáncủa khách hàng.

4 Giới thiệu các phần mềm đã triển khai

- Phần mềm kế toán cho các công ty: cổ phần quảng cáo Thái Minh, cổ phần SôngBạc,

- Phần mềm quản lý cho một số cửa hàng thuốc trên đường Trần Bình Trọng, HaiBà Trưng…

II-Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

1 Những ảnh hưởng tích cực của ứng dụng tin học vào doanh nghiệp

Thông tin được đánh giá là có vai trò quan trọng trong quản lý, trong kinh tế, nhậnđịnh “Ai nắm được thông tin, người đó sẽ chiến thắng” ngày càng đúng đắn Với sự trợgiúp của computer, các phần mềm trở nên không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực xã hội.Những khái niệm mới như “Kỉ nguyên kĩ thuật số”, “nền kinh tế tri thức” trở nên gầngũi hơn trong cuộc sống, và nó gắn liền với một ngành khoa học hiện đại, là công nghệthông tin.

Tin học hoá trong doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động.Từ đó, có thể nâng cao khả năng cạnh tranh trong mộ nền kinh tế thị trường đầy khốc liệt.Vì việc tin học hoá mang đến cho doanh nghiệp các lợi ích:

- Thông tin nhanh chóng: Thông tin được đem đến một cách nhanh chóng, chính xáccho nhà quản trị, và các bên liên quan.

- Sự thích ứng với môi trường làm việc: Sự lượng hoá các thông tin cho biết khốilượng công việc đã hoàn thành trong từng giai đoạn Điều này trợ giúp nhà quản lýtrong việc ra quyết định, từ các quyết định về tài chính đến các quyết định quản lý

- Sự an toàn: Các thông tin bảo mật của doanh nghiệp chỉ được truy xuất với nhữngngười có đủ thẩm quyền với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp bảo vệ các bí mậtkinh doanh.

2 Các điều kiện thuận lợi cho công tác tin học hóa hệ thống

Hiện nay đa phần các doanh nghiệp ở nước ta, từ các doanh nghiệp có quy mô nhỏtới các doanh nghiệp có quy mô trung bình, lớn, vai trò của thông tin và quản lý thông tincó ý nghĩa đặc biệt quan trọng Việc ứng dụng tin học vào doanh nghiệp không chỉ giúpcho các đơn vị tăng hiệu quả chất lượng điều hành, mà từ đó, còn góp phần quan trọngtrong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Chính vì thế, thị trường phần mềm cơ sở dữ liệu đã chuyển mình và trở thành một thịtrường quan trọng Bên cạnh đó, còn thêm các điều kiện thuận lợi sau:

- Thứ nhất: Số lượng máy móc trang bị trong các công ty nhiều và đa phầnđều được nối mạng để cập nhật, trao đổi thông tin.

- Thứ hai: Với một nền kinh tế thị trường phát triển mạnh mẽ, các doanhnghiệp nước ta phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài, nên hiệuquả sử dụng thông tin càng được chú trọng.

Do đòi hỏi của các điều kiện trên, doanh nghiệp cần thiết phải trang bị hệ thống thôngtin quản lý tiên tiến để phân tích tình hình kinh doanh và trợ giúp nhà quản lý, cổ đông trong việc ra quyết định quản lý, quyết định kinh doanh Vì vậy, các phần mềm quản lýđóng vai trò không thể thiếu, đặc biệt là các phần mềm quản trị dữ liệu về hệ thống kếtoán cho doanh nghiệp.

3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

Kế toán: là việc thu thập, xử lí, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tàichính dưới hình thức giá trị, hiện vật, và thời gian lao động.

Vai trò của kế toán:

- Với doanh nghiệp: kế toán theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp, như trong khâu sản xuất sản phẩm, khâu tiêu thụ sản phẩm,công tác cung ứng các nguyên liệu, vật liệu đầu vào, quản lí hàng tồn kho để kịpthời sản xuất, đáp ứng các nhu cầu của người tiêu dùng Bên cạnh đó, kế toán còncung cấp tài liệu cho doanh nghiệp đề làm cơ sở cho công tác hoạch định tài chính, đểxác định các nhu cầu như nhu cầu vốn, nhu cầu nguyên vật liệu

- Với nhà quản trị: các nhà quản trị có chức năng hoạch định và kiểm soát mọi hoạtđộng của đơn vị Để thực hiện những chức năng của mình, để đưa ra các quyết địnhđúng đắn, nhà quản trị cần rất nhiều thông tin khác nhau Không ít những thông tincần cho các nhà quản trị ra quyết định có thể tìm thấy trong các báo cáo kế toán.- Đối với chủ doanh nghiệp: Những thông tin kế toán, đặc biệt là các thông tin trên các

báo cáo tài chính sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp đánh giá trình độ, cũng như hiệu quảquản lý của những người điều hành doanh nghiệp Bên cạnh đó, họ cần các thồn tin kếtoán để đánh giá và ra các quyết định về phân phối thu nhập,

- Với người cấp tín dụng: những người cấp tín dụng rất cần đến những thông tin tàichính của doanh nghiệp để qua đó đánh giá đúng thực trạng, khả năng sinh lợi, khảnăng thanh toán để quyết định xem có nên cấp tín dụng cho doanh nghiệp haykhông.

- Với các nhà đầu tư tương lai: các nhà đầu tư tương lai sẽ xem xét khả năng sinh lợi,tiềm lực tài chính, của doanh nghiệp thông quá các báo cáo tài chính để quyết địnhxem có nên đầu tư vào doanh nghiệp hay không.

- Cơ quan quản lý của nhà nước: Cơ quan thuế xem xét tình hình và kết quả hoạt độngđể tính thuế; Các cơ quan quản lý dùng để thống kê sản lượng, để có chính sách thíchhợp.

III-Phát biểu bài toán

1 Phát biểu bài toán

Đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ”.

Phạm vi của đề tài

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu nói chung,và phần mềm kế toán nói riêng Tuy vậy, tùy theo từng doanh nghiệp mà phần mềm pháthuy các tác dụng khác nhau, một phần mềm tối ưu với doanh nghiệp này, nhưng có thểkhông tối ưu với doanh nghiệp khác

Với một doanh nghiệp vừa và nhỏ, một phần mềm kế toán nhỏ gọn, phù hợp lạicàng quan trọng, vì phần mềm lớn vừa phải bỏ nhiều chi phí, vừa không sử dụng hết cáctính năng Do vậy, phần mềm này hướng tới các doanh nghiệp có quy mô sản xuất, dịchvụ nhỏ, các nghiệp vụ kế toán diễn ra ít.

Đối tượng hướng tới là doanh nghiệp nhỏ, nên mục tiêu của phần mềm này là:

- Thay thế việc ghi chép vào sổ sách bằng cách nhập, xuất và lưu trữ lượng thôngtin lớn một cách nhanh chóng, chính xác Đồng thời đảm bảo an toàn dữ liệu, saocho:

o Đáp ứng kịp thời khi người kế toán cần đến.

o Tránh sai sót và giảm thiểu về thời gian công việc nhằm nâng cao hiệu quả kinhdoanh của từng giai đoạn, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong từng giaiđoạn, chu kì sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Cung cấp giao diện gần gũi với người sử dụng Cụ thể:

o Giao diện của chương trình sử dụng font chữ tiếng Việt, thuận tiện cho người sửdụng không thành thạo tiếng Anh.

o Người sử dụng có thể tham khảo danh mục tài khoản doanh nghiệp bất cứ khinào cần đến.

o Cho biết các mặt hàng nhập- xuất trong một khoảng thời gian nhất định.

Tuy nhiên, chương trình chỉ đáp ứng một phần nào công việc Còn để đi chuyênsâu về một phần mềm mang tính kế toán thực thụ thì đòi hỏi chương trình phảiđược cải tiến, bổ sung sao cho chương trình có thể hữu dụng và các doanh nghiệpcó thể chấp nhận nó như một phần mềm chính thức cho hầu hết công việc kế toán.Do vậy, đề tài chỉ mang tính tham khảo và phát triển.

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

IV-Khảo sát các hoạt động, nghiệp vụ

1 Sơ lược về nghiệp vụ kế toán

Ở nước ta, hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống các côngcụ quản lý kinh tế, tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành,kiểm soát các hoạt động kinh tế.

Các bước thực hiện cơ bản của kế toán doanh nghiệp

Lập chứng từ gốc để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh

Phân tích nghiệp vụ kế toán trên cơ sở chứng từ gốc để:-Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Cập nhật chứng từ vào máy như: chứng từ nhập xuất, chứng từ ủy nhiệm thu, chứng từ ủy nhiệm chi

- In ra các báo cáo: báo cáo nhập xuất trong kì, tổng hợp thu chi trong kì, báo cáo hàng tồn kho

Ghi chép các nghiệp vụ vào sổ nhật kí chung theo hình thức chứng từ ghi sổ hoặc nhật kí chung

Ghi chép các tài khoản đối ứng để bảo đảm cân đối tài khoản trên bảng cân đối phát sinh

Kết chuyển các số liệu tạm thời để: Tính giá thành sản phẩm, xem xét kết quả kinh doanh

Tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết tài khoản và các tài liệu liên quan để đưa ra: - Bảng cân đối kế toán.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Chuyển các số liệu từ sổ nhật kí vào sổ cái các tài khoản

Kiểm tra đối chiếu số liệu các tài khoản tổng hợp trên sổ sách kế toán đã lập

Hiện nay, trên thế giới, xuất phát từ yêu cầu quản lý chung của nhà nước, một số quốc giađã quy định hệ thống tài khoản kế toán thống nhất Hệ thống tài khoản kế toán doanhnghiệp Việt Nam đã nhiều lần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với sự phát triển ngày càngđa dạng của các loại hình doanh nghiệp, phù hợp với sự thay đổi cơ chế quản lý kinh tế,chế độ quản lý tài chính Đến nay, hệ thống tài khoản đang được áp dụng rộng rãi cho cácdoanh nghiệp có danh mục:

- Tài khoản loại 1: Tài sản lưu động.- Tài khoản loại 2: Tài sản cố định.- Tài khoản loại 3: Nợ phải trả.

- Tài khoản loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu.- Tài khoản loại 5: Doanh thu.

- Tài khoản loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh.- Tài khoản loại 7: Thu nhập khác.

- Tài khoản loại 8: Chi phí khác.

- Tài khoản loại 9: Xác định kết quả kinh doanh.- Tài khoản loại 0: Tài khoản ngoại bảng.

Hệ thống tài khoản này có 77 tài khoản cấp I, các tài khoản cấp I có 3 chữ số.

TỔNG CHI PHÍ

TỔNG THU NHẬP

LOẠI 9: XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ

Mọi hoạt động kinh tế phát sinh đều liên quan đến một hoặc nhiều mối quan hệ khácnhau Nguyên tắc của việc ghi sổ kép là ghi vào bên nợ của tài khoản này, đồng thời ghivào bên có của tài khoản khác với cùng một số tiền.

- Đinh khoản: Là việc xác định số tiền ghi nợ, ghi có vào các tài khoản liênquan đến một nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Bút toán: Là việc ghi chéo một định khoản vào tài khoản kế toán hay sổ kếtoán.

2 Về cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp thể hiện dưới dạng các chứng từ, hóa đơn củadoanh nghiệp Đó có thể là hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn thuế giá trịgia tăng, chứng từ hải quan cho các hàng nhập khẩu, chứng nhận của các cơ quan môitrường, bảo hiểm,

Với một cơ sở dữ liệu nhiều như vậy, sẽ là rất lộn xộn và khó khăn cho doanhnghiệp nếu chúng không được sắp xếp theo một trình tự, quy định

Chính vì thế, phần mềm kế toán của doanh nghiệp cũng tương ứng phải sắp xếp, bố tríphù hợp, thông qua việc tổ chức thành các phân hệ kế toán Mỗi phân hệ sẽ chịu tráchnhiệm thực thi một chức năng nhất định.

V-Một số mẫu báo cáo thu được

Phiều chi tiền:

VI-Lựa chọn môi trường cài đặt

Chương trình được viết bằng Visual Basic, với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access.

Họ và tên: Nguyễn Hương QuỳnhĐịa chỉ: Công ty Huyền Anh, Hà NộiLý do: Mua thiết bị văn phòngSố tiền: 80.000.000

Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

nhiều nhiệm vụ khác Việc sử dụng Access, chúng ta có thể phát triển cho các ứng dụngmột cách nhanh chóng.

Access cũng là một ứng dụng mạnh trong môi trường Windows Ngày từ đầuAccess cũng là một sản phẩm của CSDL trong Microsoft Windows BởI vì cả Windowvà Access đều xuất phát từ Microsoft nên cả hai sản phẩm này làm việc rất tốt cùng nhau,Access chạy trên nền Windows cũng thể hiện được trong Access Bạn có thể cắt, dán dữliệu từ bất cứ ứng dụng nào trong môi trường Windows nào cho Access và ngược lại Bạncó thể liên kết các đốI tượng nào đó ví dụ như: OLE trong Excel, Paintbrush và Word forWindows vào môi trường Access.

Dù sao Access là một hệ quản trị dữ liệu rất tốt trong cơ sở dữ liệu, đồng thờI nó cóthể giúp chúng ta truy nhập tới tất cả các dạng dữ liệu Nó có thể làm việc vớI nhiều hơnmột mảng (Table) tại cùng một thời điểm để giảm bớt sự rắc rốI của dữ liệu và làm chocông việc dễ dàng thực hiện hơn Chúng có thể liên kết một bảng trong Paradox và mộtbảng trong dbase, có thể lấy kết quả của việc liên kết đó và kết nốI dữ liệu này vớI nhữngbảng làm việc trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng.

1.2 Các công cụ của Access

Access cung cấp những thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện vớInhững định nghĩa khoá (Primary key) và khoá ngoại (Foreign key), các loại luật quan hệ(một - một, một-nhiều), các mức kiểm tra mức toàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạngvà những định nghĩa mặc định cho môi trường (Filed) trong một bảng Bằng việc thựchiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mức database engine, Access ngăn chặn được sự cập nhật vàxoá thông tin không phù hợp.

Access cung cấp tất cả các kiểu dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm văn bản(text), kiểu số (number), kiểu tiền tệ (currency), kiểu ngày/tháng (data/time), kiểu meno,kiểu có/không (yes/no) và các đốI tượng OLE.Nó cũng hỗ trợ cho các giá trị rỗng ( Null)khi các giá trị này bị bỏ qua.

Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏI vớI kiến trúc mềmdẻo của nó Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo mô hình

Client/ Server Thông qua ODBC (Open Database Connectivity), chúng ta có thể kết nốIvớI nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, ví dụ như: Oracle, Sybase, thậm chí vớI cả nhữngCSDL trên máy tính lớn như DB/2.

VớI Access chúng ta cũng có thể phân quyền cho ngườI sử dụng và cho các nhómtrong việc xem và thay đổI rất nhiều các kiểu đốI tượng dữ liệu.

Tóm lạI: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác vớI ngườI sửdụng chạy trên môi trường Windows, nó tăng thêm sức mạnh trong công tác tổ chức, tìmkiếm và tổ chức thông tin Các quy tắc kiểm tra dữ liệu, giá trị mặc định, khuôn nhập dữliệu … của Microsoft Access hoàn toàn đáp ứng yêu cầu Khả năng kết nốI và công cụtruy vấn mạnh của nó giúp ta tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng Nó cho phép tathiết kế được các biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng các yêu cầu đề ra ĐốI vớInhững yêu cầu quản lý dữ liệu ở mức độ chuyên môn cao

2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt động theo kiểu điềukhiển bởI sự kiện ( Event – Driven programming language ) nhưng lạI giống ngôn ngữthảo chương có cấu trúc ( Structured programming language )

Theo Bill Gates đã mô tả Visual Basic như một “ công cụ vừa dễ lại vừa mạnh đểphát triển các ứng dụng Windows bằng Basic “.Điều này dường như chưa đủ để minhchứng cho tất cả những phô chương trên, trừ khi bạn hiểu ra rằng hiện đang có hàng chụctriệu ngườI dùng Microsoft Windows

Visual Basic đã từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chí dễ dùng hơn Visual Basic1.0 Visual Basic 3 bổ sung các cách thức đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnhnhất sẵn có Visual Basic 4 lại bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit và bắt đầu tiếntrình chuyển Visual Basic thành một ngôn ngữ lập trình hướng đốI tượng đầy đủ VisualBasic 5 đã bổ sung khả năng tạo các tập tin thi hành thực sự, thậm chí có khẳ năng sángtạo các điều khiển riêng Và bây giờ, Visual Basic 6.0 bổ sung một số tính năng ngôn ngữ

đã được mong đợi từ lâu, tăng cường năng lực Internet, và cả các tính năng cơ sở dữ liệumạnh hơn Quả thật, Visual Basic đã trở thành mạnh nhất và trôi chảy nhất chưa từngthấy.

Mặt khác, lợi điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và côngchức so vớI ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng.

Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan ( Visual ), nghĩa là khi thiếtkế một chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chươngtrình thực hiện Đây là thuận lợi lớn so vớI các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic chophép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đốItượng trong ứng dụng.

Một khả năng khác của Visual Basic chính là khả năng kết hợp các thư viện liên kếtđộng DLL ( Dynamic Link Library ) DLL chính là phầm mở rộng cho Visual Basic tứclà khi xây dựng một ứng dụng nào đó đã có một số yêu cầu mà Visual Basic chưa đápứng đủ, ta viết thêm DLL phụ trợ.

Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phảI qua hai bước:Thiết kế giao diện ( Visual Programming )

Viết lệnh ( Cade Programming )Nó cùng hỗ trợ các cấu trúc:- Cấu trúc IF… THEN …ELSE- Các cấu trúc lặp (Loops).

- Cấu trúc rẽ nhánh ( Select Case )

- Hàm ( Function ) và chương trình con ( Subroutines )

Visual Basic đưa ra phương pháp lập trình mớI, nâng cao tốc độ lập trình.

Cũng như các ngôn ngữ khác, mỗi phiên bản mớI của Visual Basic đều chứa đựngnhững tính năng mớI chẳng hạn Visual Basic 2.0 bổ sung cách đơn giản để điều khiểncác cơ sở dữ liệu mạnh nhất có sẵn, Visual Basic 4.0 bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển32 bit và chuyển sang ngôn ngữ lập trình hướng đốI tượng đầy đủ, hiện nay ngôn ngữmớI nhất là Visual Basic 6.0 hỗ trợ nhiều tính năng mạnh hữu hạn OLE DB để lập trìnhdữ liệu Các lập trình viên đã có thể dùng Visua Basic 6.0 để tự mở rộng Visual Basic.

Visual Basic có sẵn các công cụ như: Các hộp văn bản, các nút lệnh, các nút tuỳchọn, các hộp kiểm tra, các hộp liệt kê, các thanh cuộn, các hộp thư mục và tập tin… cóthể dùng các khung kẻ ô để quản lý dữ liệu theo dạng bảng, liên lạc vớI các ứng dụngWindows khác, truy nhập các cơ sở dữ liệu gọi chung là điều khiển thông qua công nghệOLE của Microsoft

Hệ trợ giúp trực tuyến đầy đủ giúp tham khảo nhanh chóng khi phát triển một ứngdụng Tuy nhiên việc này trên VB 6.0 đòi hỏI phảI có CD ROM.

Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chất của đối tượngmỗI khi ta định dùng đến nó Đây là điểm mạnh của ngôn ngữ lập trình hiện đại.

* Các bước thiết kế một ứng dụng Visual Basic:- Xây dựng các cửa sở mà người dùng sẽ thấy

- Quyết định những sự kiện mà các điều khiển trên cửa sổ sẽ nhận ra.* Các nộI dung diễn ra khi ứng dụng đang chạy:

- Visual Basic giám sát các cửa sổ và các điều khiển trong từng cửa sổ cho tất cảmọI sự kiện mà từng điều khiển có thể nhận ra ( các chuyển động chuột, các thao tácnhắp chuột, di chuyển, gõ phím …)

- Khi Visual Basic phát hiện một sự kiện, nếu không có một đáp ứng tạo sẵn cho sựkiện đó, Visual Basic sẽ xem xét ứng dụng để kiểm tra ngườI dùng đã viết thủ tục cho sựkiện đó hay chưa.

- Nếu đã viết rồi, Visual Basic sẽ thi hành và hình thành nên thủ tục sự kiện đó vàquay trở lạI bước đầu tiên.

* Các bước này quay vòng cho đến khi ứng dụng kết thúc.

Sau khi đã tìm hiểu thế nào là hoạt động điều khiển bởI sự kiện và các hỗ trợ củaVisual Basic mà phiên bản mới nhất là Visual Basic 6.0, chúng ta sẽ thấy đây là một côngcụ lập trình dễ chịu và có xu hướng trở thành môi trường lập trình hoàn hảo cho nhữngnăm sắp tới.

Để hiểu rõ phần trên, phần sau sẽ trình bày cụ thể hơn về ngôn ngữ lập trình VisualBasic 6.0.

1.2 Thiết kế giao diện với Visual Basic

Do Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng nên việc thiết kế giao diệnrất đơn giản bằng cách đưa các đốI tượng vào Form và tiến hành thay đổI một số thuộctính của các đốI tượng đó.

1 FORM

Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic Ta dùng Form (như là mộtbiểu mẫu ) nhằm định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các phần giao tiếpvớI ngườI dùng.

Ta có thể xem Form như là bộ phận mà nó có thể chứa các bộ phận khác Formchính của chúng tạo nên giao tiếp cho ứng dụng Form chính là giao diện chính của ứngdụng, các Form khác có thể chứa các hộp thoại, hiện thị cho nhập dữ liệu và hơn thế nữa.

Trong nhiều ứng dụng Visual Basic, kích cỡ và vị trí của biểu mẫu vào lúc hoàn tấtthiết kế ( thường mệnh danh là thờI gian thiết kế, hoặc lúc thiết kế ) là kích cỡ và hìnhdáng mà ngườI người dùng sẽ gặp vào thờI gian thực hiện, hoặc lúc chạy Điều này cónghĩa là Visual Basic cho phép ta thay đổI kích cỡ và di chuyển vị trí của Form cho đếnbất kỳ nơi nào trên màn hình khi chạy một đề án, bằng cách thay đổi các thuộc tính của

nó trong cửa sổ thuộc tính đối tượng ( Properties Windows ) Thực tế, một trong những

tính năng thiết yếu của Visual Basic đó là khả năng tiến hành các thay đổI để đáp ứng cácsự kiện của ngườI dùng.

2 TOOLS BOX ( Hộp công cụ )

Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều khiển mà tacó thể bổ sung vào biểu mẫu là bảng chứa các đốI tượng được định nghĩa sẵn của VisualBasic Các đối tượng này được sử dụng trong Form để tạo thành giao diện cho cácchương trình ứng dụng của Visual Basic Các đối tượng trong thanh công cụ sau đây làcông dụng nhất:

a Scroll Ba: (Thanh cuốn)

Các thanh cuốn được dùng để nhận nhập liệu hoặc hiện thị kết xuất khi ta khôngquan tâm đến giá trị chính xác của đốI tượng nhưng lại quan tâm sự thay đổi đó nhỏ hay

lớn Nói cách khác, thanh cuốn là đốI tượng cho phép nhận từ người dùng một giá trị tuỳ

theo vị trí con chạy (Thumb ) trên thanh cuốn thay cho cách gõ giá trị số.

Thanh cuốn có các thuộc tính quan trọng nhất là:

- Thuộc tính Min: Xác định cận dướI của thanh cuốn- Thuộc tính Max: Xác định cận trên của thanh cuốn

- Thuộc tính Value: Xác định giá trị tạm thờI của thanh cuốn

b Option Button Control ( Nút chọn )

Đối tượng nút chọn cho phép người dùng chọn một trong những lựa chọn đưa ra.Như vậy, tạI một thời điểm chỉ có một trong các nút chọn được chọn.

c Check Box (Hộp kiểm tra )

ĐốI tượng hộp kiểm tra cho phép người dùng kiểm tra một hay nhiều điều kiệncủa chương trình ứng dụng Như vậy, tại một thời điểm có thể có nhiều hộp kiểm trađược đánh dấu

d Label ( Nhãn )

Đối tượng nhãn cho phép người dùng gán nhãn một bộ phận nào đó của giao diệntrong lúc thiết kế giao diện cho chương trình ứng dụng Dùng các nhãn để hiện thị thôngtin không muốn người dùng thay đổi Các nhãn thường được dùng để định danh một hộpvăn bản hoặc một điều khiển khác bằng cách mô tả nộI dung của nó Một công cụ phổbiến nhất là hiện thị thông tin trợ giúp.

ĐốI tượng Command Button cho phép quyết định thực thi một công việc nào đó

i Directory List Box, Drive List Box, File List Box

Đây là các đốI tượng hỗ trợ cho việc tìm kiếm các tập tin trên một thư mục của ổ đĩanào đó

j List Box ( Hộp danh sách)

Đối tượng List Box cho phép xuất các thông tin về chuỗi

Trên đây là những đốI tượng được sử dụngthường xuyên nhất trong phần thiết kếgiao diện cho một chương trình ứng dụng của Visual Basic.

3 PROPERTIES WINDOWS (Cửa sổ thuộc tính)

Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của đốI tượng cụ thể Cácthuộc tính này có thể thay đổi được để phù hợp với yêu cầu về giao diện của các chươngtrình ứng dụng.

4 PROJECT EXPLORER

Do các ứng dụng của Visual Basic thường dùng chung mã hoặc Form đã tuỳ biếntrước đó, nên Visual Basic tổ chức các ứng dụng thành các Project MỗI Project có thể cónhiều Form sẽ được lưu trữ chung vớI Form đó trong các tập tin riêng biệt Mã lập trìnhchung mà tất cả các Form trong ứng dụng chia sẻ có thể được phân thành các Modulekhác nhau và cũng được lưu trữ tách biệt, gọi là các Module mã Project Explorer nếu tấtcả các biểu mẫu tuỳ biến được và các Module chung, tạo nên ứng dụng của ta.

1.3 Viết lệnh cho các đối tượng trong Visual Basic

Điểm mẫu chốt cần phải nhận thức rõ trong khâu lập trình Visual Basic là: VisualBasic xử lý mã chỉ để đáp ứng các sự kiện Thực vậy, không như nhiều ngôn ngữ lậptrình khác, các dòng mã thi hành trong một chương trình Visual Basic phảI nằm trong cácthủ tục hoặc các hàm, các dòng mã bị cô lập sẽ không làm việc

1 CỬA SỔ CODE

Của sổ Code luôn là nơi để viết mã Cửa sổ Code có một thanh tách (Split bar ) nằm

bên dướI thanh tiêu đề, tại đầu thanh cuộn dọc Thanh cuộn này có tác dụng tách cửa sổCode thành hai cửa sổ Code con để có thể xem cả hai phần cửa sổ Code cùng một lúc.

Hộp liệt kê Object

Hộp liệt kê bên trái cửa sổ Code là hộp Object, nó liệt kê mọI đốI tượng trên Form,cùng vớI một đối tượng trên General lưu trữ mã chung mà tất cả mọI thủ tục dính kèmvớI Form có thể sử dụng.

Hộp liệt kê Procedure

Hộp liệt kê bên phảI cửa sổ Code là hộp liệt kê Procedure Hộp liệt kê này cung cấpmọI sự kiện mà đốI tượng đã lựa trong hộp liệt kê Object nhận ra.

Intellisense là một công nghệ bổ sung hoàn thành phức hợp của hãng Microsoft, nócho phép đỡ mất công gõ và tra cứu Intellisense bật ra các hộp nhỏ vớI các thôg tin hữuích về đốI tượng mà ta đang làm việc Nó có ba thành phần như mô tả dướI đây:

- QuickInfo: Đây là nơi có thông tin về cú pháp của một toán tử Visual Basic MỗIkhi nhập một khoá theo sau là một dấu cách hoặc dấu ngoặc đơn mở, một gợI ý thủ thuậthiện ra cung cấp cú pháp của thành phần đó

- List Properties/ Methods: Tính năng Intellisense này đưa ra một danh sách các tínhchất và phương pháp của một đốI tượng ngay sau khi bạn gõ dấu chấm.

- Available Constants: Tính năng Intellisense tiện dụng này cung cấp một danh sáchcác hằng sẵn có.

Trong khi đó, các thủ tục Sub là những : chương trình trợ lực nhỏ, được dùng khicần Như vậy các thủ tục Sub là những phần tổng quát hoá của các thủ tục sự kiện mà tađã quen thuộc Khác với hàm, thường trả về một giá trị, các thủ tục đơn giản thực hiệncác việc.

Tóm lại, dẫu chọn thủ tục Function hay thủ tục Sub, điểm chủ yếu vẫn là: các thủtục Function và Sub thực hiện một hay nhiều nộI dung dướI đây:

- Giúp tách nhỏ các công việc lớn thành các phần việc nhỏ.- Tự động hoá các tác vụ lặp lại.

- Làm rõ nộI dung mà ta đang gắng hoàn tất bằng cách “ Nêu tên” một đoạn mã.Các tính năng này giúp giảm bớt đáng kể thờI gian gỡ rốI chương trình.

a Hàm ( FUNCTION)

Khi phải dùng một biểu thức phức hợp nhiều lần trong một đề án thì cũng là lúc tanên nghĩ đến phương án định nghĩa các hàm riêng Ta có thểvận dụng một cách nào đó đểtựu động hoá tiến trình, nghĩa là để Visual Basic thực hiện một phần nào đó để tự độnghoá tiến trình, nghĩa là để Visual Basic thực hiện một phần công việc Đây là vai trò củachương trình con, muốn trả về một giá trị, ta phảI tạo một thủ tục Function, tức là hàm dongườI dùng định nghĩa Như thường lệ, Cửa sổ Code vẫn là nơi để tạo mã cho các thủ tụcFunction.

Tên hàm cũng linh hoạt như tên biến, do đó ta nên chọn các tên có ý nghĩa Nhờvậy, chương trình sẽ minh bạch hơn và cũng dễ gỡ rốI hơn Lưu ý, trừ khi gán cho nó mộtdấu định danh kiểu rõ rệt ở cuốI tên hoặc thông qua mệnh đề As, kiểu của hàm sẽ ngầmđịnh theo kiểu dữ liệu Variant DướI đây là một dạng định nghĩa hàm, tuy đơn giản nhấtnhưng khá phổ biến.

Pulic Function FunctionName (parameter 1, paratemeter 2, …)Staterments

FunctionName = expressionStaterments

FunctionName = expressionStaterments

Vân vân

END FUNCTION

Ở đó, parameter 1, paratemeter 2, vân vân …, đều là biến Các biến này được xemnhư những tham số hay đốI số của hàm Kiểu của tham số có thể được chỉ định bởI cácthẻ gán khai báo kiểu hoặc bằng các cụm từ As.

Khi một điều lệnh Visual Basic sử dụng một hàm, thường có: gọI hàm và chuyểncác biểu thức cho các tham số Hàm được xem là trả về giá trị của nó.

Kiểu giá trị mà hàm trả về sẽ được chỉ định bằng một thẻ gán khai báo biến (%, !, &, #hoặc $) được chắp vào tên hàm, hoặc tên dùng trong mệnh đề As ở cuối dòng Function,hoặc một điều lệnh DefType xuất hiện bên trên phần định nghĩa Function Ngoài ra, vớImột ngoạI lệ ta chỉ có thể gọi một hàm khi dùng cùng với số lượng đối số như các thamsố trong phần định nghĩa hàm Từng biến muốn gởI cho tham số phảI thuộc cùng kiểu( số nguyên, số nguyên dài, v.v ) vớI tham số tương ứng Ngoài ra, có thể dùng bất kỳbiến nào nếu như tham số thuộc kiểu Variant.

Có nghĩa là, chỉ có thể chuyển một đốI số biến số nguyên cho một tham số sốnguyên Ta không thể trực tiếp chuyển nó cho một tham số số nguyên dài của một hàm.

Như ta đã biết Visual Basic từ chốI chuyển một biến có kiểu số nguyên cho một

tham số kiểu long, cho dù trong hầu hết các trường hợp một số nguyên sẽ làm việc tạI

mọI nơi số nguyên dài làm việc.

Cuối cùng, đừng quên rằng trong tất cả các hàm, chúng ta chưa thay đổI các biếnbằng cách đưa biến tham số vào bên trái của một điều lệnh gán bên trong thân hàm.Nghĩa là, ta chưa thực hiện phép gán nào cho các tham số trong thân hàm Tuy nhiên,trong thực tế, hiếm khi phảI thay đổI giá trị của một tham số trong thủ tục Function Nóichung, một hàm sẽ đơn giản điều tác các giá trị hiện có và trả về một giá trị mới

b Thủ tuc ( SUB)

Các thủ tục Function được thành lập để thực hiện hầu như mọI thứ, chỉ cần nộI dungmuốn thực hiện chính là để có một đáp số - một giá trị - rút ra từ các hàm đó Như đã nêutrên đây, tuy các hàm có thể thay đổI các tính chất của một Form, ảnh hưởng đến giá trịcủa các biến chuyển dướI dạng tham số, hoặc ảnh hưởng đến các biến cấp Form, songkhông thể làm thế trừ khi sự thay đổI đó có liên quan đến nộI dung thực hiện của hàm

được thiết kế Trong mọi trường hợp, một hàm sẽ nhận dữ liệu thô, điều tác nó, rồI trả vềmột giá rị.

Để tránh gõ lặp các điều lệnh gán vô bổ và làm rốI tung vấn đề, ta có một cấu trúcmớI: thủ tục Sub Thủ tục Sub là công cụ chọn lựa trong trường hợp chỉ muốn viết mộtkhốI mã thực hiện một nội dung nào đó, cũng tương tự như thủ tục Event.

Giống như trong thủ tục Function, ta thường dùng Tools/ Add Procedure báo choVisual Basic biết muốn định nghĩa một thủ tục Sub Nhưng có trường hợp, ta nhắp núttuỳ chọn Sub DướI đây là cấu trúc đơn giản nhất của thủ tục Sub – song vẫn đủ mạnh đểphiên dịch đề cương:

Puclic Sub Chorus ()‘ Nhiều điều lệnh inEnd Sub.

Cũng như các hàm khác, dòng đầu tiên của thủ tục Sub có tên là phần đầu Cũngnhư các hàm do ngườI dùng định nghĩa, phần đầu này có thể có các từ chỉ định truy cập( chẳng hạn là Pulic ) Sau đó là từ khoá Sub rồi đến thủ tục Tên thủ tục Sub cũng phảItheo các qui tắc như trong biến Kế tiếp là danh sách tham số, được bao trong các dấungoặc đơn, dành cho các thông tin mà hàm sẽ dùng Chẳng hạn, thủ tục sự kiện Click ()và thủ tục Chorus Sub không dùng tham số nào cả Lưu ý, cho dù thủ tục không dùngtham số, song vẫn phải có dấu ngoặc đơn trống trong Sub Sau Sub là các dòng chứa cácđiều lệnh tạo thành thủ tục Các điều lệnh này còn gọi là thân ( của thủ tục ) CuốI cùng,Ta có các từ khoá End Sub nằm ở tên các dòng riêng biệt Cũng như trong các thủ tục sựkiện, các từ khoá này được dùng để nêu rõ điểm cuốI của một thủ tục chung Ngoài ra, tacần một phương cách để chuyển giao thông tin giữa chương trình chính và thủ tục Sub.Để thực hiện, ta theo cùng cách thức như các hàm: dùng danh sách tham số Danh sáchtham số được dùng để liên lạc giữa chương trình chính và thủ tục, khi gọI thủ tục Sub tadùng tên của nó theo sau là các đối số (tham số), được tách biệt bởI các dấu phẩy.

Các giá trị (mà thực tế là các vị trí bộ nhớ) của các đốI số sẽ được chuyển cho cáctham số tương ứng trong thủ tục, và các điều lệnh bên trong thủ tục Sub được thi hành.Khi đạt đến điều lệnh End_ Sub, việc thi hành sẽ tiếp tục với các dòng theo sau lệnh gọI

đến thủ tục Sub Cũng như các thủ tục Function, ta phải dùng cùng số lượng tham số nhưsố lượng tham số đã định nghĩa trong thủ tục Sub, và chúng phảI có cùng kiểu tươngthích.

1.4 Giới thiệu về các đối tượng để truy nhập cơ sở dữ liệu trong Visual Basic2.4.1 Điều khiển DAO (Data Access Object)

DAO Cho phép thi hành các câu truy vấn, cập nhật dữ liệu trong bảng cơ sở dữ liệuvà cho phép tạo cấu trúc cơ sở dữ liệu bao gồm: các bảng, các câu truy vấn, và các mốiquan hệ giữa các bảng.

DAO có rất nhiều ưu điểm, đó là:

- Giao diện của DAO rất mạnh mẽ và dễ sử dụng.

- Với các cơ sở dữ liệu Jet của Microsoft, qua DAO có thể truy cập các tính năngkhông có sẵn của SQL hay ADO (đối tượng dữ liệu ActiveX – ActiveX DataObject) DAO có thể sử dụng để truy nhập các cơ sở dữ liệu trên máy cá nhân hayClient/Server.

Tuy vậy, nhược điểm của mô hình DAO là khá phức tạp.

Object and collection

Hình 4: Mô hình phân cấp DAO, trình bày mối quan hệ giữa các đối tượng của cơ sở dữ liệu

Thông qua tập hợp các sở hữu, đối tượng Database có thể thao tác trên dữ liệu và cấu trúccủa một cơ sở dữ liệu, tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu mới, kiểm tra cấu trúc và dữ liệuchứa trong một cơ sở dữ liệu.

Trong lập trình DAO, có một tập hợp cốt lõi gồm các kĩ thuật thông dụng được sử dụnggần như cho mọi chương trình, bao gồm các công việc sau:

- Thi hành câu truy vấn SELECT để lấy các dữ liệu từ cơ sở dữ liệu.

- Thi hành câu truy vấn hành động (bao gồm các câu truy vấn Update, Delete,Append).

- Duyệt từng mẩu tin trong một RecordSet.- Xử lí lỗi phát sinh bởi truy cập cơ sở dữ liệu.- Sửa đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu.

2.4.2 Điều khiển ADODC ((Microsoft ADO Data Control 6.0 (OLEDB) )

ADO là đối tượng không thể thiếu trong ứng dụng cơ sở dữ liệu ADO (Dữ liệuđối tượng ActiveX - ActiveX Data Object) là giao diện dựa trên đối tượng cho công nghệdữ liệu mới nổi gọi là OLED DB

Trên thực tế, phần lớn những người lập trình Visual Basic không tương tác trực tiếp vớiOLEDB Thay vì vậy, họ lập trình với ADO, mô hình đối tượng cung cấp giao diện vớiOLEDB.

ADO được xem là kĩ thuật để truy cập cơ sở dữ liệu từ Web Server, vì ADO được cungcấp dưới dạng thư viện ActiveX Server (tương tự DAO, RDO), nên ADO rất thuận lợivới các ứng dụng Visual Basic Thực tế đã chứng minh rằng sử dụng ADO để làm việcvới cơ sở dữ liệu Client/Server thì dễ sử dụng, đơn giản hơn các kĩ thuật khác.

Do vậy, ta dùng ADO không chỉ để truy cập dữ liệu thông qua trang Web mà còn có thểdùng nó để lấy dữ liệu từ ứng dụng viết bằng Visual Basic.

Khi dùng ADO, thì chỉ cần lập trình với phần giao diện người sử dụng ở phía Client Đólà do việc truy cập dữ liệu trên cả trình duyệt Web và ứng dụng Visual Basic đượcchuyển hết về phía ActiveX Server, nên chương trình luôn bảo đảm tính logic, tính nhấtquán, bất kể loại ứng dụng nào đang được sử dụng.

Đối tượng Connection của ADO để kết nối với nguồn dữ liệu Dùng phương thức Open

của đối tượng Connection để thiết lập kết nối với nguồn dữ liệu Để thông báo cho ADOcách nối với nguồn dữ liệu, ta phải cung cấp thông tin dưới dạng chuỗi kết nối (dùng

thuộc tính ConnectionString) của ODBC ADO hỗ trợ một số kiểu con trỏ.

Đối tượng Recordset của ADO để thao tác với dữ liệu Là phương pháp truy cập thông

tin được trả về từ trình cung cấp dữ liệu Ở đây ta dùng trình cung cấp Microsoft Jet OLEDB Đối với trình cung cấp Jet, chuỗi kết nối là đường dẫn và tập tin MDB.

Client Application

Remote DataObjects

ODBC Driver

ODBC DriverManager

Activex DataObjects

OLEDB DataProvider

Relational Database

EmailServer

Cấu trúc truy nhập cơ sở dữ liệu ODBC dùng trình cung cấp OLEDB cho phép dùngthành phần ActiveX thông dụng trên cả trình duyệt Web và ứng dụng Client Visua Basic.

Client Application

Activex Data Objects

OLEDB ODBC Provider

ODBC Driver

Relational Database

Client Workstation

ODBC Driver Manager

OLEDB

Để kết nối với cơ sở dữ liệu, ADO Data sử dụng cách thức:

Kết nối vớiChứa

Kết nối với

Biểu mẫu VB

Các thuộc tính DataSource, DataField của điều khiển ràng buộc dữ

Các thuộc tính ConnectionString, RecordSource của điều khiển ADO

Cơ sở dữ liệu

Cách thức của điều khiển ADO Data kết nối với cơ sở dữ liệu trong ứng dụng

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I- Biểu đồ phân cấp chức năng

1 Vẽ biểu đồ

Quản lý ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế

Quản lý tài khoản

Quản lý lượng tiền mặt

Quản lý hàng hóakinh doanh

Quản lý tài khoản đối ứng

Quản lý danh mụctài khoản

In các danh mục tài khoản

Quản lý số dư tài khoản

Quản lý số dư đầukì kế toán

Quản lý các chứng từ thu/chi

Quản lý các danhmục chứng từ

Quản lý các hìnhthức thanh toán

Quản lý các ngoại tệ sử dụng

Quản lý tồn kho hàng hóa

Quản lý nhập hàng hóa

Quản lý xuất hàng hóa

Quản lý các danhmục liên quanQuản lý tháng,

năm đầu kì kế