Xây dựng hệ thống thông tin kế toán cho doanh nghiệp nhỏ

Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

- Với doanh nghiệp: kế toỏn theo dừi thường xuyờn tỡnh hỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, như trong khâu sản xuất sản phẩm, khâu tiêu thụ sản phẩm, công tác cung ứng các nguyên liệu, vật liệu đầu vào, quản lí hàng tồn kho. Bên cạnh đó, kế toán còn cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp đề làm cơ sở cho công tác hoạch định tài chính, để xác định các nhu cầu như nhu cầu vốn, nhu cầu nguyên vật liệu. - Đối với chủ doanh nghiệp: Những thông tin kế toán, đặc biệt là các thông tin trên các báo cáo tài chính sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp đánh giá trình độ, cũng như hiệu quả quản lý của những người điều hành doanh nghiệp.

- Với người cấp tín dụng: những người cấp tín dụng rất cần đến những thông tin tài chính của doanh nghiệp để qua đó đánh giá đúng thực trạng, khả năng sinh lợi, khả năng thanh toán. - Với các nhà đầu tư tương lai: các nhà đầu tư tương lai sẽ xem xét khả năng sinh lợi, tiềm lực tài chính,..của doanh nghiệp thông quá các báo cáo tài chính để quyết định xem có nên đầu tư vào doanh nghiệp hay không. - Cơ quan quản lý của nhà nước: Cơ quan thuế xem xét tình hình và kết quả hoạt động để tính thuế; Các cơ quan quản lý dùng để thống kê sản lượng, để có chính sách thích hợp.

Mục đích của đề tài

Còn để đi chuyên sâu về một phần mềm mang tính kế toán thực thụ thì đòi hỏi chương trình phải được cải tiến, bổ sung sao cho chương trình có thể hữu dụng và các doanh nghiệp có thể chấp nhận nó như một phần mềm chính thức cho hầu hết công việc kế toán.

KHẢO SÁT HỆ THỐNG Khảo sát các hoạt động, nghiệp vụ

• Về Microsoft Access 1 Giới thiệu
• Ngôn ngữ lập trình Visual Basic
• PROJECT EXPLORER
• Hàm và thủ tục do người dùng định nghĩa

Access cung cấp những thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện vớI những định nghĩa khoá (Primary key) và khoá ngoại (Foreign key), các loại luật quan hệ (một - một, một-nhiều), các mức kiểm tra mức toàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và những định nghĩa mặc định cho môi trường (Filed) trong một bảng. Theo Bill Gates đã mô tả Visual Basic như một “ công cụ vừa dễ lại vừa mạnh để phát triển các ứng dụng Windows bằng Basic “.Điều này dường như chưa đủ để minh chứng cho tất cả những phô chương trên, trừ khi bạn hiểu ra rằng hiện đang có hàng chục triệu ngườI dùng Microsoft Windows. Cũng như các ngôn ngữ khác, mỗi phiên bản mớI của Visual Basic đều chứa đựng những tính năng mớI chẳng hạn Visual Basic 2.0 bổ sung cách đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất có sẵn, Visual Basic 4.0 bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit.

Visual Basic có sẵn các công cụ như: Các hộp văn bản, các nút lệnh, các nút tuỳ chọn, các hộp kiểm tra, các hộp liệt kê, các thanh cuộn, các hộp thư mục và tập tin… có thể dùng các khung kẻ ô để quản lý dữ liệu theo dạng bảng, liên lạc vớI các ứng dụng Windows khác, truy nhập các cơ sở dữ liệu gọi chung là điều khiển thông qua công nghệ OLE của Microsoft. Sau khi đã tìm hiểu thế nào là hoạt động điều khiển bởI sự kiện và các hỗ trợ của Visual Basic mà phiên bản mới nhất là Visual Basic 6.0, chúng ta sẽ thấy đây là một công cụ lập trình dễ chịu và có xu hướng trở thành môi trường lập trình hoàn hảo cho những năm sắp tới. Điều này có nghĩa là Visual Basic cho phép ta thay đổI kích cỡ và di chuyển vị trí của Form cho đến bất kỳ nơi nào trên màn hình khi chạy một đề án, bằng cách thay đổi các thuộc tính của nó trong cửa sổ thuộc tính đối tượng ( Properties Windows ).

Mã lập trình chung mà tất cả các Form trong ứng dụng chia sẻ có thể được phân thành các Module khác nhau và cũng được lưu trữ tách biệt, gọi là các Module mã Project Explorer nếu tất cả các biểu mẫu tuỳ biến được và các Module chung, tạo nên ứng dụng của ta. Như đã nêu trên đây, tuy các hàm có thể thay đổI các tính chất của một Form, ảnh hưởng đến giá trị của các biến chuyển dướI dạng tham số, hoặc ảnh hưởng đến các biến cấp Form, song không thể làm thế trừ khi sự thay đổI đó có liên quan đến nộI dung thực hiện của hàm.

Object only

Điều khiển ADODC ((Microsoft ADO Data Control 6.0 (OLEDB) )

ADO (Dữ liệu đối tượng ActiveX - ActiveX Data Object) là giao diện dựa trên đối tượng cho công nghệ dữ liệu mới nổi gọi là OLED DB. Trên thực tế, phần lớn những người lập trình Visual Basic không tương tác trực tiếp với OLEDB. Thay vì vậy, họ lập trình với ADO, mô hình đối tượng cung cấp giao diện với OLEDB.

ADO được xem là kĩ thuật để truy cập cơ sở dữ liệu từ Web Server, vì ADO được cung cấp dưới dạng thư viện ActiveX Server (tương tự DAO, RDO), nên ADO rất thuận lợi với các ứng dụng Visual Basic. Thực tế đã chứng minh rằng sử dụng ADO để làm việc với cơ sở dữ liệu Client/Server thì dễ sử dụng, đơn giản hơn các kĩ thuật khác. Do vậy, ta dùng ADO không chỉ để truy cập dữ liệu thông qua trang Web mà còn có thể dùng nó để lấy dữ liệu từ ứng dụng viết bằng Visual Basic.

Khi dùng ADO, thì chỉ cần lập trình với phần giao diện người sử dụng ở phía Client. Đó là do việc truy cập dữ liệu trên cả trình duyệt Web và ứng dụng Visual Basic được chuyển hết về phía ActiveX Server, nên chương trình luôn bảo đảm tính logic, tính nhất quán, bất kể loại ứng dụng nào đang được sử dụng. Dùng phương thức Open của đối tượng Connection để thiết lập kết nối với nguồn dữ liệu.

Để thông báo cho ADO cách nối với nguồn dữ liệu, ta phải cung cấp thông tin dưới dạng chuỗi kết nối (dùng thuộc tính ConnectionString) của ODBC. Cách sử dụng ADO và OLEDB để tăng cường truy nhập thông tin trong một cơ sở dữ liệu. Cấu trúc truy nhập cơ sở dữ liệu ODBC dùng trình cung cấp OLEDB cho phép dùng thành phần ActiveX thông dụng trên cả trình duyệt Web và ứng dụng Client Visua Basic.

Cách thức của điều khiển ADO Data kết nối với cơ sở dữ liệu trong ứng dụng.

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG I- Biểu đồ phân cấp chức năng

• Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
• Xây dựng sơ đồ thực thể liên kết 1. Xác định các thực thể và các liên kết

- Quản lý tài khoản: quản lý tất cả các tài khoản, từ số dư đầu kì, tới các biến động trong kì. Ứng với mỗi tài khoản có trong danh mục, sẽ có các thông tin về thay đổi tên tài khoản, thay đổi số liệu của mỗi tài khoản. - Quản lý lượng tiền mặt: các chứng từ thu chi, với các hình thức thanh toán khác nhau là đối tượng để quản lý về tiền mặt của doanh nghiệp.

- Quản lý hàng hóa kinh doanh: các hàng hóa được mua về, bán ra hay nhập kho, xuất kho, và lượng tồn trong kho sẽ được thống kê qua các chứng từ nhập hàng, xuất hàng, và ảnh hưởng tới các tài khoản liên quan. Chức năng tổng quát của hệ thống là hoạt động kế toán, đối tác của hệ thống là các nghiệp vụ phát sinh. Các nghiệp vụ phát sinh, tùy theo tính chất của nghiệp vụ mà một trong ba phân hệ kế toán sẽ được sử dụng.

Quản lý tài khoản liên quan tới việc quản lý số dư của tài khoản trong từng kì kế toán. Do vậy, các nghiệp vụ phát sinh tương ứng, thông qua quá trình định khoản, các số dư tài khoản trong từng kì kế toán sẽ được cập nhật tương ứng. Do đó, phân hệ quản lý tài khoản có mối liên hệ mật thiết với các phân hệ khác: Sự thay đổi của bất kì phân hệ nào, có liên quan tới việc thay đổi số liệu của mỗi tài khoản, đều làm thay đổi dữ liệu của phân hệ tài khoản.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh luôn liên quan tới việc lượng tiền của doanh nghiệp được tăng hay giảm. Các hình thức thanh toán có thể là chuyển khoản, có thể là trả bằng tiền mặt, hoặc là các khoản mua chịu, hoặc phải thu. Do vậy, căn cứ theo chứng từ, các nghiệp vụ kinh tế sẽ làm tăng hay giảm lượng tiền mặt của doanh nghiệp.

Với một doanh nghiệp thương mại hoặc sản xuất, hàng hóa, vật tư được nhập vào trong kho, sau đó được đem xuất cho khách hàng, cho các đơn vị khác,… Tùy theo nghiệp vụ nhập hàng hay xuất hàng, sẽ tiến hành ghi nhận vào chứng từ nhập hay chứng từ xuất.